Quy trình mô tả công việc của trưởng phòng công nghệ sản xuất của nhà máy đạm phú mỹ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH


ĐỀ TÀI MÔN HỌC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CỦA TRƯỞNG PHÒNG CÔNG NGHỆ SẢN
XUẤT – NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ

Giáo viên hướng dẫn:

Nhóm sinh viên thực hiện (Nhóm 8):

PGS.TSKH. PHẠM ĐỨC CHÍNH
TH.S MAI THU PHƯƠNG

1. Phạm Thanh Bình

K104071675

2. Nguyễn Tố Oanh

K104071224

3. Nguyễn Thị Kiều Oanh K104071223
4. Mai Anh Tài

K104071239

5. Lê Ngọc Vũ

K104071274

TP. HỒ CHÍ MINH – 2013


MỤC LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, vai trò và tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được
mọi người, mọi tổ chức thừa nhận. Điều này được khẳng định qua công tác quản lý
nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Con người là yếu tố
mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người là nguồn lực của mọi
nguồn lực”. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn
nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định
sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề ra
thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất
lượng và phải tổ chức quản lý người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tác
quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm
năng, lợi thế của nguồn nhân lực. Muốn vậy, mỗi tổ chức hay doanh nghiệp cần
phải thực hiện cho tốt việc phân tích công việc để có thể tạo ra sự đồng bộ giữa các
bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, đồng thời để đánh giá chính xác yêu cầu công
việc cũng như đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên.
Hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải thích nghi với sự biến động không
ngừng của thị trường, từ khâu sản xuất, nguồn hàng, giá thành sản phẩm,… đến đội
ngũ lao động luôn đặt trong tình trạng cấp thiết. Trong cơ chế sản xuất của các
doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, vẫn phụ thuộc rất nhiều vào chính nguồn lực từ
chính doanh nghiệp, trong đó yếu tố quan trọng chính là con người, đặc biệt là đội

ngũ quản lý sản xuất trực tiếp. Do đó, vai trò của những nhân viên sản xuất là rất
quan trọng, đặc biệt là trưởng phòng sản xuất. Để có thể hiểu tìm hiểu rõ hơn về
công việc, trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng phòng sản xuất cũng như những vấn
đề khác liên quan đến vị trí này, nhóm chúng tôi chọn đề tài nghiên cứu: “Quy trình
mô tả công việc của Trưởng phòng Công nghệ Sản xuất của Nhà máy Đạm Phú
Mỹ”.

3


Chương 1: CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ LÝ THUYẾT MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1.1.

Phân tích công việc
1.1.1. Khái niệm
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện
tốt công việc.
Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu chính đó là bản
mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc mà nội dung cụ thể sẽ dược chúng
tôi trình bày bên dưới.
1.1.2. Ý nghĩa
Thứ nhất, phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu,
đặc điểm của công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện,
thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ nào
cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng
nghiệp trong thực hiện công việc. Không biết phân tích công việc, nhà quản trị
sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh
nghiệp, không thể đánh giá chính xác yêu cầu của các công việc, do đó không

thể tuyển dụng đúng nhân viên cho công việc, không thể đánh giá đúng năng
lực thực hiện công việc của nhân viên và do đó, không thể trả lương, kích thích
họ kịp thời, chính xác.
Thứ hai, phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức,
doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu
tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

1.1.3. Mục đích
Doanh nghiệp thực hiện phân tích công việc của một vị trí nào đó là có
nhiều mục đích nhưng mục đích chính cốt lõi là:

Hiểu rõ nội dung vai trò ý nghĩa của phân tích công việc
4


Xây dựng hai tài liệu cơ bản là Bản mô tả công việc và Tiêu chuẩn



•

nghiệp vụ nhân viên
Bản mô tả công việc:
- Nội dung chính của bản này chính là liệt kê các chức năng, nhiệm
vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu
cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được trước khi
-

•

thực hiện công việc.
Mục đích: Hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu

được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc:
- Bản này liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ
học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ
-

năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
Mục đích: Để doanh nghiệp hiểu được dạng nhân viên nào cần để



thực hiện công việc tốt nhất.
Biết được xu hướng của phân tích công việc trong quản trị nhân sự hiện



đại
Xác định được chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban,
bộ phận trong bộ máy quản lý.

1.2.

Mô tả công việc
1.2.1. Khái niệm
Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các
mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu, kiểm tra, giám
sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công

việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công
việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó.
Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các doanh
nghiệp và do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không
có biểu mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc. Tuy nhiên, các bản mô tả
công việc thường có các nội dung chính sau:
- Nhận diện công việc: tên công việc, mã số công việc, người, cán bộ cấp
bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, người giám sát và phê duyệt
-

bản mô tả công việc.
Tóm tắt công việc: tóm tắt thực chất là công việc gì.
5


-

Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: là các mối quan hệ của người
thực hiện công việc với những người khác ở cả trong và ngoài doanh

-

nghiệp.
Chức năng trách nhiệm trong công việc: nên ghi rõ ràng từng chức năng,

-

nhiệm vụ chính và giải thích cụ thể công việc cần thực hiện.
Thẩm quyền của người thực hiện công việc: nên xác định rõ phạm vi quyền

-

hành trong các quyết định về tài chính và nhân sự.
Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: chỉ rõ công
việc thực hiện cần đạt các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng sản phẩm
trong đơn vị thời gian. Ví dụ như doanh số bán hàng, chi phí tiêu hao

-

nguyên vật liệu…
Điều kiện làm việc: ghi rõ những điều kiện làm việc đặc biệt như ca ba,
thêm giờ, ô nhiễm, may rủi trong công việc.

1.2.2. Ý nghĩa
Bản mô tả công việc có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý
nguồn nhân lực ở các đơn vị doanh nghiệp. Nó không chỉ dùng cho người sử
dụng lao động mà còn dùng cho người lao động. Bản mô tả công việc giúp
chúng ta hiểu được nội dung yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn,
trách nhiệm khi thực hiện công việc. Đây là công cụ cơ bản để đáp ứng một
loạt các nhu cầu khác nhau như: tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá
hiệu quả làm việc, đánh giá nhân viên, xác định giá trị công việc, đánh giá lại
cơ cấu tổ chức bộ máy, lương và phúc lợi.
Ngoài ra, Bản mô tả công việc cũng giúp tổ chức xác định các thông tin
liên quan đến tình trạng an toàn và sức khỏe cho từng vị trí công việc để có
những biện pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro trong lao động cho nhân
viên. Bản mô tả công việc cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc thực hành Luật Lao
động trong doanh nghiệp. Chính các Bản mô tả công việc cũng góp phần vào
việc xây dựng các quy trình, chính sách để định hướng các hoạt động mang
tính khách quan liên quan đến con người như đề bạt, thuyên chuyển, bãi
nhiệm...

6


1.2.3. Quy trình mô tả công việc
Quy trình mô tả công việc là một quy trình hết sức phức tạp, đòi hỏi sự
phối hợp chặt chẽ và ăn ý của Phòng nhân sự và các phòng ban liên quan. Để
có được một bản mô tả công việc hoàn chỉnh, phục vụ tốt cho nhu cầu tuyển
dụng của công ty, đó là tìm đúng người cho đúng công việc, đảm bảo năng
suất làm việc được cao nhất và đồng thời tiết kiệm chi phí cho chính doanh
nghiệp, thì các công ty Nhà nước và các doanh nghiệp tư nhân lựa chọn và
thiết lập cho mình một bản mô tả công việc phù hợp. Tuy nhiên để quá trình
phân tích công việc và bản mô tả công việc được hoàn chỉnh và đầy đủ những
thông tin căn bản thì nhìn chung các doanh nghiệp Nhà nước và tư nhân đều
dựa vào một số chuẩn nhất định. Một số văn bản, tài liệu quan trọng do Nhà
nước ban hành có liên quan đến nội dung phân tích công việc và lập bản mô tả
công việc là:
-

Bản phân loại ngành nghề.
Bản tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức Nhà nước.
Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công việc.
Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân.
Qua tham khảo một số công ty và nguồn thông tin trên các website,

đồng thời dựa trên tiêu chí khả thi, đơn giản và hiệu quả, nhóm chúng tôi xin
đưa ra quy trình mô tả công việc chung, được áp dụng rộng rãi ở các doanh
nghiệp hiện nay như sau:
Bước 1: Xác định mục đích
Xác định mục đích của phân tích công việc để từ đó xác định các hình thức thu

thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản sẵn có
Các thông tin dựa trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích,
yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc
sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt
7


Chọn các công việc đặc trưng để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm
bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự
như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin
Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập,
tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể
sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công
việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát.
Bước 5: Kiểm tra
Các thông tin thu thập cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ
thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo giám
sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc
Sau bước kiểm tra kỹ càng các thông tin và nhận được sự chấp nhận của cấp
trên và các phòng ban liên quan thì Phòng Nhân sự sẽ trực tiếp xây dựng bản
mô tả công việc.
Sau khi phác thảo bản mô tả công việc có thể phát cho nhân viên đang trực
tiếp đảm nhận chức danh để lấy ý kiến bổ sung những vấn đề còn chưa chính
xác hoặc thiếu sót để hoàn thiện bản mô tả công việc.
Sau khi thu thập các phản hồi, những người có chức năng họp lại để chỉnh sửa
và thống nhất nội dung chính thức của bản mô tả công việc.

Trình lên Ban Giám đốc thông qua và ban hành thực hiện trong đơn vị, doanh
nghiệp.

8


Chương 2: QUY TRÌNH MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG
CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT – NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ
2.1.

Giới thiệu chung về Nhà máy Đạm Phú Mỹ
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Nhằm đảm bảo sự ổn định và chủ động cung cấp nguồn phân đạm cho
phát triển nông nghiệp, mang lại những hiệu quả tích cực trong nhiều phương
diện kinh tế, xã hội, chính trị góp phần đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa
và hiện đại hóa đất nước, ngày 20/2/2001 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định
số 166/QĐ-TTg v/v phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi dự án đầu tư nhà
máy sản xuất phân đạm Phú Mỹ và triển khai thực hiện dự án nhà máy sản
xuất phân đạm Phú Mỹ (công văn số 529/CP-CN ngày 14/6/2001).
Chủ đầu tư dự án là Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam (Petrovietnam).
Ban Quản lý dự án nhà máy Đạm Phú Mỹ được thành lập, thay mặt cho Chủ
đầu tư quản lý thực hiện dự án và chuẩn bị vận hành nhà máy đúng tiến độ và
đảm bảo chất lượng.
Dự án xây dựng nhà máy sản xuất phân đạm Phú Mỹ được thực hiện
theo hình thức “Hợp đồng chìa khóa trao tay” EPCC được ký kết giữa
Petrovietnam với Tổ hợp Nhà thầu Technip Italy S.p.A (Ý) và Samsung
Engineering (Hàn Quốc) (tổng thầu thiết kế, mua sắm, xây lắp và chạy thử nhà
máy, do Technip đứng đầu). Với Tư vấn trợ giúp quản lý dự án là đơn vị SNC
– Lavalin Europe và Cơ quan cấp chứng chỉ Quốc tế là Bureau Veritas.
Quy mô và công suất của Nhà máy :



Dự án được thực hiện theo hình thức tự đầu tư để xây dựng
mới nhà máy sản xuất phân đạm trên tổng diện tích đất sử dụng là 63 ha
(trong đó diện tích xây dựng đợt 1 là 35 ha).



Sản phẩm chính của nhà máy là Urea, ngoài ra còn có
thêm Ammonia lỏng, chất lượng nhà máy đạt tiêu chuẩn Quốc tế.

9




Nguyên liệu chính dùng cho nhà máy là khí đồng hành Bạch
Hổ, Rạng Đông…, sau đó nguồn khí bổ sung là khí thiên nhiên từ bồn
trũng Nam Côn Sơn và các bể khác thuộc thềm lục địa phía Nam.



Nhà máy được thiết kế với công suất 2.200 tấn Urea/ngày
(tương đương 740.000 tấn/năm) và 1.350 tấn Ammonia/ngày (tương
đương 422.598 tấn/năm).



Công nghệ: sản xuất Urea của Snamprogetti, Ý, sản xuất
Ammonia của Haldo-Topsoe, Đan Mạch.



Thiết bị: nhập khẩu.
Nhà máy Đạm Phú Mỹ được đầu tư với tổng mức đầu tư là 445 triệu
USD, trong đó:



Vốn tự có: 216 triệu USD.



Vốn vay: 229 triệu USD (nguồn trong nước).
Thời gian thực hiện: dự án xây dựng nhà máy Đạm Phú Mỹ được triển

khai từ tháng 8/2001 và đến ngày 21/9/2004 hoàn thành chạy thử và bàn giao
cho Công ty Phân đạm và Hóa chất Dầu khí trực tiếp quản lý.
Các mốc phát triển:
-

12/03/2001: Khởi công xây dựng Nhà máy Đạm Phú Mỹ

-

01/01/2004: Công ty Phân đạm và Hóa chất Dầu khí chính thức đi vào hoạt
động, với chức năng và nhiệm vụ ban đầu là quản lý và tham gia điều hành
Nhà máy Đạm Phú Mỹ cùng tổ hợp nhà thầu Technip-Samsung.

-

21/9/2004: Tổ hợp nhà thầu technip-Samsung bàn giao Nhà máy Đạm Phú Mỹ
cho Công ty Phân đạm và Hóa chất Dầu khí.

-

Quý IV/2004: Lô hàng đầu tiên được đưa ra thị trường.

-

15/12/2004: Khánh thành Nhà máy Đạm Phú Mỹ

-

31/08/2007: Chuyển thành Công ty Cổ phần Phân đạm và Hóa chất Dầu khí
10


-

05/11/2007: Cổ phiếu của PVFCCo chính thức được niêm yết và giao dịch trên
Sàn Giao dịch Chứng khoán TP. HCM với mã chứng khoán DPM.

-

5/05/2008: PVFCCo chính thức chuyển đổi thành Tổng Công ty Phân bón và
Hóa chất Dầu khí – CTCP.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức, cơ chế điều hành Phòng Công nghệ sản xuất
(CNSX) - Nhà máy Đạm Phú Mỹ
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức

Mô hình tổ chức quản lý tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ theo kiểu cơ
cấu trực tuyến - chức năng. Mô hình tổ chức này khá hợp lý, đáp ứng
được các nhiệm vụ chủ yếu gồm quản lý - điều hành, trực tiếp sản xuất,
bảo dưỡng sửa chữa Nhà máy. Qua đó sơ đồ cũng thể hiện được mối
quan hệ hữu cơ giữa các phòng ban với nhau, giữa bộ phận này với bộ
phận kia.

Ban Giám đốc Nhà máy

Ban Lãnh đạo Phòng CNSX

Bộ phận điều độ

Tổ công nghệ, nghiên cứu phát
Tổtriển
định mức, thống kê – kế hoạch & đà

11


2.1.2.2.

Cơ chế điều hành

Giám đốc Nhà máy

Phó Giám đốc Sản xuất

Trưởng phòng CNSX

Phó phòng điều độ

Phó phòngTổ
Công
trưởng
nghệ
tổ định mức, thống kê – KH, đào tạo kiêm

Nhà máy hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của Giám
đốc nhà máy - kiêm Phó Tổng giám đốc Tổng Công ty phân bón và Hóa
chất Dầu khí - cty cổ phần, tham mưu cho Giám đốc là Phó Giám đốc nội
chính, Phó Giám đốc vận hành sản xuất, Phó Giám đốc bảo dưỡng và Kế
toán trưởng.
Cơ cấu tổ chức Nhà máy Đạm Phú Mỹ bao gồm 18 đơn vị trực thuộc,
trong đó : 09 phòng, 01 Đội và 08 phân xưởng.
2.1.2.3.

Các phòng ban chức năng



Phòng An toàn - bảo vệ
Phòng Tổ chức



nhân sự
Phòng Kế toán



Phòng Kế hoạch



vật tư

12

Phòng Giao nhận


Phòng



Hành

chính:
Đội Bảo vệ hoàn





Xưởng Sản phẩm



Xưởng Đo lường

cầu

- Tự động hóa



Phòng KCS



Phòng kỹ thuật



Phòng Công nghệ



Xưởng Điện



Xưởng sửa chữa
Cơ khí

sản xuất

2.2.

Xưởng Phụ trợ



Xưởng Gia công





Xưởng Amonia



Xưởng Urê

chế tạo

Quy trình mô tả công việc của Trưởng phòng CNSX thuộc Nhà máy
Đạm Phú Mỹ
2.2.1. Quy trình xây dựng bản mô tả công việc của Trưởng phòng Công
nghệ Sản xuất Phân công công việc
Lưu đồ:

Lập bản hỏi phân tích công việc

Lập bản mô tả chức danh công việc

Kiểm tra

Phê duyệt

13

Triển khai, thực hiện


Bước 1: Phân công công việc
Giám đốc nhà máy dựa vào ma trận phân tích chức năng nhiệm vụ của đơn vị
mình để gửi bản phân công công việc đến Trưởng phòng CNSX.
Mục đích của bản phân công công việc là giúp xác định nhiệm vụ, chức năng,
khối lượng công việc của Trưởng phòng CNSX.
Bước 2: Lập bảng hỏi phân tích công việc
Trưởng phòng CNSX có trách nhiệm liệt kê, phân tích công việc của vị trí
mình đang đảm nhận vào bảng hỏi phân tích công việc và chuyển gửi đến Phó
Giám đốc sản xuất (cấp trên quản lý trực tiếp của Trưởng phòng CNSX) để rà
soát kiểm tra.
Bảng hỏi phân tích công việc là một biểu mẫu được công ty xây dựng nhằm
mục đích thu thập thông tin từ nhân viên để phân tích công việc.
Bước 3: Lập bản mô tả chức danh công việc
Phó Giám đốc sản xuất có trách nhiệm kiểm tra bảng hỏi phân tích công việc
và thảo luận trực tiếp với Trưởng phòng CNSX để thống nhất các nội dung
phân tích công việc và tiến đến lập bản dự thảo Mô tả chức danh công việc.
Phó Giám đốc sản xuất báo cáo kết quả bản dự thảo Mô tả chức danh công
việc cho Giám đốc nhà máy để xem xét, đánh giá:
•

Trường hợp bản Mô tả chức danh công việc chưa đạt yêu cầu thì Giám
đốc nhà máy yêu cầu Phó Giám đốc sản xuất điều chỉnh, bổ sung lại

•

bản dự thảo Mô tả chức danh công việc.
Trường hợp bản Mô tả chức danh công việc đạt yêu cầu thì Giám đốc
nhà máy chuyển bản dự thảo Mô tả chức danh công việc cho bộ phận
nhân sự.

Bước 4: Kiểm tra
Bộ phận nhân sự thực hiện rà soát, kiểm tra lần cuối nội dung đầu vào của bản
dự thảo Mô tả chức danh công việc:
14


•

Trường hợp bản Mô tả chức danh công việc chưa đạt yêu cầu thì bộ
phận nhân sự phản hồi lại Giám đốc nhà máy để điều chỉnh bổ sung lại

•

bản dự thảo Mô tả chức danh công việc.
Trường hợp bản Mô tả chức danh công việc đạt yêu cầu thì bộ phận
nhân sự phản hồi cho Giám đốc nhà máy biết để chuyển bản dự thảo
Mô tả chức danh công việc thành bản chính thức.

Bước 5: Phê duyệt bản Mô tả chức danh công việc
Sau khi thống nhất các nội dung của bản Mô tả chức danh công việc, bộ phận
nhân sự và Giám đốc nhà máy ký xác nhận vào bản Mô tả chức danh công việc
chính thức và trình lên Tổng Giám Đốc để phê duyệt ban hành.
Bước 6: Triển khai thực hiện

Sau khi bản Mô tả chức danh công việc được phê duyệt ban hành Phó Giám
đốc sản xuất có trách nhiệm:
•

Phổ biến tuyên truyền bản Mô tả chức danh công việc cho Trưởng
phòng CNSX để hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của mình và hiểu được

•

quan điểm quản trị điều hành của người lãnh đạo.
Sử dụng bản Mô tả chức danh công việc để: tuyển dụng, đào tạo, phân

•

công công việc, đánh giá công việc,…
Thường xuyên rà soát cập nhật, điều chỉnh bản Mô tả chức danh công
việc khi có sự thay đổi cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị,
phân công công việc giữa các cá nhân trong đơn vị.

Bộ phận nhân sự có trách nhiệm giám sát, xây dựng, điều chỉnh, bổ sung bản
Mô tả chức danh công việc.
2.2.2. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Công nghệ Sản xuất
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc:
Tên:
Trưởng phòng
Mã chức danh:
Cấp trên trực tiếp:
Phòng ban, Đơn vị:
NMPM-PCN-TP Phó Giám đốc Sản xuất

Phòng Công nghệ sản xuất
Mã (ID) của bộ phận:
Ngạch lương hiện tại:
PCN
B1.C.13.1
15


Lần ban hành:
01

Ngày hiệu lực:
04.01.2011

MỤC ĐÍCH CHÍNH CỦA CÔNG VIỆC
- Tham mưu cho lãnh đạo Nhà máy về công tác quản lý kỹ thuật công nghệ,
nghiên cứu và phát triển thiết kế công nghệ.
- Quản lý phòng CNSX nhằm đảo bảo công tác vận hành sản xuất ổn định, an
toàn, đạt hiệu suất cao nhất.
II. NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG
Nhiệm vụ
Các hoạt động
Tầm quan
trọng
Tham mưu cho Giám • Nắm bắt tình hình sản xuất của nhà
Rất quan
đốc nhà máy, Phó
trọng
máy
Giám đốc nhà máy về • Tham gia các cuộc họp

công tác quản lý kỹ
• Chỉ đạo việc thực hiện sản xuất và
thuật công nghệ,
quản lý các điều kiện công nghệ, tuổi
nghiên cứu và phát
thọ của các thiết bị, xúc tác, định mức
triển thiết kế công
tiêu hao hóa chất và chất lượng các sản
nghệ.
phẩm.
• Chỉ đạo việc thực hiện nghiên cứu đa
dạng hóa sản phẩm, nâng cao hiệu quả
sản xuất của nhà máy.
• Chủ trì điều tra, phân tích sự cố, đề
xuất và chỉ đạo thực hiện các biện pháp
xử lý, ngăn ngừa sự cố.
• Xét duyệt công tác sáng kiến/ cải tiến
khối công nghệ, vận hành.
Điều hành quản lý các • Phân công công việc cho các tổ.
Rất quan
công việc của Phòng • Nắm bắt được tiến độ công việc của
trọng
theo đúng chức năng
Phòng.
và nhiệm vụ được
• Quản lý về mặt hành chính, chuyên
phân công.
môn, nghiệp vụ đối với các nhân viên
trong Phòng.
• Phối hợp chặt chẽ với các Phòng,

xưởng chức năng thuộc Nhà máy triển
khai khi thực hiện công việc có liên
quan đến nhiệm vụ được giao.
Tổ chức quản lý, kiểm • Chỉ đạo việc thực hiện công tác đào tạo Quan trọng
soát các xưởng công
và kiểm tra sát hạch định kỳ cho đội
nghệ thực hiện công
ngũ vận hành.
tác vận hành Nhà máy • Chỉ đạo việc ban hành các quy trình
an toàn, hiệu quả.
vận hành, các phương án công nghệ.
• Quản lý, đánh giá và triển khai các
sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong nhà
máy.
• Chỉ đạo chung về việc phối hợp giữa
I.

1.

2.

3.

16


4.

Tham mưu cho Giám
đốc nhà máy, Phó

Giám đốc sản xuất về
công tác xây dựng và
thực hiện kế hoạch

•

•

các đơn vị sản xuất.
Chỉ đạo Nhân viên thuộc Phòng xây
dựng kế hoạch của năm và theo giai
đoạn.
Giám sát việc thực hiện kế hoạch đã đề
ra và đưa các giải pháp để đảm bảo
việc thực hiện kế hoạch.
Thực hiện các công việc theo phân
công của Ban Giám đốc thuộc phạm vi
chức năng của Phòng.

Quan trọng

Thực hiện các công
•
Ít quan trọng
việc khác theo sự
phân công GĐNM/
PGĐSX
III. CÁC QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH, HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC LIÊN
QUAN
Nộ Bên

Tên tài liệu
Ký
Ghi chú
i
ngoà
hiệu
bộ
i
X
Các quy trình phương án trong Nhà máy
Xem danh
Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trong Nhà
mục tài
máy.
liệu của
Sổ tay vận hành.
Phòng
X
Các sách và tạp chí chuyên ngành công nghệ
hóa học.
Thông tin từ các trang web.
Các tài liệu, thông tin liên quan đến công tác
quản trị sản xuất.
IV. TRÁCH NHIỆM BÁO CÁO
Báo cáo cho
Tần suất
Mục đích/nội dung báo cáo
Ban Giám đốc
Hàng ngày
Các báo cáo liên quan đến nhiệm vụ

Nhà máy
Hàng tháng
chức năng của Phòng
Hàng quý/đột xuất
V. TRÁCH NHIỆM GIÁM SÁT
• Phó Phòng Điều độ.
• Phó Phòng công nghệ.
• Trưởng ca nhà máy, trưởng ca nhà máy dự phòng.
• Tổ trưởng tổ công nghệ, nghiên cứu phát triển, Tổ Định mức, thống kê – KH,
đào tạo kiêm chuyên viên KH.
• Kỹ sư chuyên khu NH3, chuyên khu ure, sản phẩm, chuyên khu phụ trợ.
• Kỹ sư tổng hợp.
• Kỹ sư định mức.
• Kỹ sư đào tạo.
VI. QUYỀN HẠN
Quản lý nhân viên Phân công giao việc và giám sát nhân viên thuộc phòng.
Công việc
Được đề suất cải tiến về thông số công nghệ, công suất vận
hành nhà máy, kế hoạch sản xuất sao cho phù hợp với tình
hình thực tế.
Yêu cầu các đơn vị phối hợp và cung cấp thông tin về tình
hình sản xuất để nắm rõ tình hình hoạt động của Nhà máy.
5.

17


Khác

Các quyền khác theo quy định Nhà máy.

VII. QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Nộ Bên
Với bộ phận
Cấp/chức danh
Mục đích
i
ngoà
liên hệ
bộ
i
X
Các đơn vị trong Nhà
Trưởng/phó đơn
Trao đổi thông tin
máy
vị
Hợp tác trong công việc
X
Các đơn vị trong TCT Trưởng/phó đơn
Trao đổi thông tin
vị
Hợp tác trong công việc
X
Phòng kỹ thuật của
Quản lý
Trao đổi thông tin
Nhà bản quyền, cung
Yêu cầu được tư vấn
cấp hóa chất
VIII. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

• Làm việc trong điều kiện an toàn và thoải mái. Thỉnh thoảng làm việc trong
điều kiện nóng, ồn, độc hại (khi đi xuống khu vực sản xuất)
• Công việc chủ yếu là ngồi một chỗ và thường xuyên làm việc với máy tính
IX. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC
Loại phương tiện/dụng cụ
Mức độ/tần suất sử dụng
Xe đạp
Thường xuyên  Thỉnh thoảng  Ít khi
Máy tính để bàn, máy tính xách tay
Thường xuyên  Thỉnh thoảng  Ít khi
Máy in, máy photocopy, máy chiếu
Thường xuyên  Thỉnh thoảng  Ít khi
Điện thoại di động, điện thoại bàn
Thường xuyên  Thỉnh thoảng  Ít khi
Trang phục BHLĐ
Thường xuyên  Thỉnh thoảng  Ít khi
X. TIÊU CHUẨN VỀ TRÌNH ĐỘ, KIẾN THỨC, KỸ NĂNG
Yêu cầu
• Trình độ và lĩnh vực liên quan: chuyên ngành Hóa
Đại học
chung
05 năm
• Kinh nghiệm làm việc: trong lĩnh vực liên quan
Trình độ C
• Yêu cầu về ngoại ngữ: Tiếng anh
Kiến thức
• Kiến thức chuyên môn:
o Lý thuyết công nghệ hóa học
o Lý thuyết về dây chuyền công nghệ sản xuất và
kinh nghiệm vận hành thực tế

o Ứng dụng các phần mềm tính toán và mô phỏng
o Lập dự án
Kỹ năng
• Kỹ năng chuyên môn: vận hành nhà máy đạm, tính
toán và mô phỏng các quy trình hóa học.
• Kỹ năng quản lý: Thực hiện các nhiệm vụ phức tạp
đòi hỏi phải hiểu rõ mối quan hệ với các công việc
của người khác.
• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng hiểu rõ người khác và
tạo ảnh hưởng tới người khác. Kỹ năng thuyết
phục, tự tin cũng như nhạy cảm đối với quan điểm
người khác để tạo ảnh hưởng đối với hành vi, thay
đổi quan điểm hoặc xem lại vấn đề
• Kỹ năng trình bày
• Kỹ năng tổng hợp vấn đề
• Kỹ năng phân tích và suy luận logic
• Kỹ năng sử dụng máy tính: word, excel,
18


powerpoint, phần mềm mô phỏng công nghệ hóa
học, hệ thống vận hành mô phỏng nhà máy đạm.
Khả năng
• Sáng tạo
• Khả năng làm việc nhóm
Tính cách
• Trung thực
• Nhiệt tình
XI. TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC
Mô tả kết quả

Tiêu chí đo lường
Tiêu chuẩn/định mức
1. Phòng hoạt động đúng
• Chất lượng công
• Số lượng NC qua các đợt
chức năng và nhiệm vụ
việc
đánh giá của các bên liên
quan.
• Xếp hạng thi đua/ đánh giá
của phòng.
• Tỷ lệ % hoàn thành mục
tiêu chất lượng của phòng
2. Các thông tin, quy trình,
• Sự phù hợp của hệ • Số NC về tài liệu công nghệ
báo cáo hỗ trợ cho
thống tài liệu quản
qua đánh giá
GĐNM, PGĐSX về công
lý công nghệ
tác quản lý kỹ thuật công
nghệ nghiên cứu và phát
triển thiết kế công nghệ
3. Các số liệu, báo cáo, tư
• Chất lượng
• Tỷ lệ báo cáo bị trả lại vào
vấn cho GĐNM, PGĐSX • Thời gian
lần trình duyệt đầu tiên
về công tác xây dựng và
• Số báo cáo lập đúng hạn/

thực hiện kế hoạch
tổng số báo cáo được lập
• Số NC về báo cáo
4. Các báo cáo về điều độ
• Chất lượng
• Chính xác 100%
sản xuất
• Thời hạn
• Kịp thời
5. Vận hành công nghệ ổn
• Chất lượng
• Thời gian ngừng máy đột
định
xuất
6. Kết quả đào tạo nhân
• Chất lượng đào tạo • Tỷ lệ hoàn thành KH đào
viên
tạo nội bộ
7. Sự hài lòng của nhân viên • Mức độ hài lòng
• Tỷ lệ nhân viên hài lòng/
của nhân viên
nhân viên được khảo sát

19


Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA QUY TRÌNH
Tổng công ty Phân bón và Hoá chất Dầu khí là một trong những đơn vị dẫn
đầu cả nước trong việc thực hiện sản xuất kinh doanh, đem lại nguồn thu lớn cho
quốc gia và góp phần không nhỏ thúc đẩy nền nông nghiệp nước nhà ngày càng

phát triển. Nhà máy Đạm Phú Mỹ cùng Tổng công ty có lịch sử hình thành tuy
không phải là dài, nhưng chặng đường gần 10 năm xây dựng và phát triển, đặc biệt
là dưới sự dìu dắt của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, là nền tảng cho sự phát
triển bền vững. Từ doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thì đến năm giữa năm 2007,
Tổng công ty chính thức trở thành công ty cổ phần, đi cùng với đó là sự thay đổi về
cơ cấu tổ chức và bộ máy làm việc để phù hợp với yêu cầu cũng như quy mô của
doanh nghiệp. Sự chuyển đổi này ít nhiều gây ảnh hưởng đến quy mô và nội dung
của từng chức danh công việc, là thách thức không hề nhỏ mà đội ngũ lãnh đạo và
nhân viên phòng Tổ chức nhân sự của Nhà máy Đạm Phú Mỹ cũng như Tổng công
ty phải đối mặt.
Để xây dựng được Bản mô tả Chức danh công việc thì bộ phận Nhân sự đã
phối hợp với các phòng ban cụ thể, mà ở trường hợp này là Phòng CNSX, để đưa ra
quy trình mô tả một cách phù hợp, từ đó có thể xây dựng Bản mô tả công việc hiệu
quả nhất, giúp doanh nghiệp tìm kiếm được những nhân tài cho mình. Để giúp Nhà
máy Đạm Phú Mỹ có thể hoàn thiện hơn quy trình mô tả công việc của mình, nhóm
chúng tôi xin nhận xét đánh giá Bản mô tả chức danh công việc Trưởng phòng
CNSX của Nhà máy Đạm Phú Mỹ, từ đó đưa ra những ưu và khuyết điểm của quy
trình mô tả công việc. Đồng thời nhóm cũng xin đề xuất một số hướng giải pháp để
khắc phục những hạn chế và phát huy những điểm mạnh của quy trình.
3.1.

Đánh giá Bản mô tả công việc và quy trình mô tả công việc
3.1.1. Ưu điểm
•

Bản mô tả công việc của Trưởng phòng CNSX nhìn chung đầy đủ
các nội dung cần thiết, gồm có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
trách nhiệm và các hoạt động, điều kiện và phương tiện làm việc,
20

tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của Trưởng phòng
•

CNSX.
Nội dung của bản mô tả công việc trình bày rất rõ ràng, chi tiết, dễ
hiểu và theo một trình tự rất logic, giúp người đọc dễ dàng hình

•

dung ra toàn bộ bức tranh công việc của một vị trí.
Phần “Các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc liên quan” là
một điểm mạnh trong bản mô tả này, đây cũng là một nội dung
không thể thiếu, giúp Trưởng phòng CNSX biết được các nguồn tài
liệu, thông tin tham khảo quan trọng và thường xuyên sử dụng để
hoàn thành công việc của mình một cách khoa học và hiệu quả hơn.
Đồng thời, đây cũng là nguồn kiến thức quý báu để Trưởng phòng
CNSX có thể trau dồi và tích luỹ để không ngừng nâng cao tay nghề

•

và trình độ quản lý của mình.
Bản mô tả công việc của Trường phòng CNSX có mục “Đánh giá
mức độ quan trọng của các nhiệm vụ, hoạt động”. Điều này sẽ
giúp cho Trưởng phòng CNSX biết được tầm quan trọng của những
công việc mà mình đang làm, để có thể sắp xếp các công việc hợp lý
và hình dung ra được quá trình, khoảng thời gian, tần suất của các
công việc đó. Từ đó Trưởng phòng SX có thể thực hiện nhiệm vụ
của mình theo một trình tự và mức độ hợp lý nhất nhằm mang lại
hiệu quả tối ưu cho công việc.

Những ưu điểm trên của Bản mô tả công việc có được là nhờ vào việc
quy trình được xây dựng một cách có khoa học. Trong đó nhóm chúng tôi đánh
giá quan trọng nhất đó là việc thu thập dữ liệu để xây dựng Bản mô tả, nằm
trong bước 2 của quy trình. Ở bước này có rất nhiều phương pháp để thu thập
thông tin như phỏng vấn, sử dụng nhật ký ngày làm việc và quan sát tại nơi
làm việc. Tuy nhiên công ty ở trường hợp này đã sử dụng hình thức thu thập
dữ liệu thông qua bảng câu hỏi.
Bảng câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập
thông tin. Bảng này liệt kê những câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước
và phân phát cho nhân viên điền các câu trả lời. Ưu điểm của phương pháp này
đó là dễ thực hiện và cung cấp các thông tin nhanh hơn phương pháp phỏng
vấn trực tiếp. Hơn nữa nó có thể nâng cao chất lượng của thông tin bằng cách
21


cho nhân viên thực hiện tại chính môi trường làm việc quen thuộc của mình, từ
đó họ sẽ trả lời đúng với thực tế công việc của mình hơn và không phải chịu
nhiều áp lực về thời gian cũng như những hạn chế của việc giao tiếp trực tiếp.
Chính vì vậy, phương pháp sử dụng bảng câu hỏi đã bao hàm một số nội dung
của phương pháp quan sát tại nơi làm việc, là sự kết hợp hoàn hảo của các
phương pháp, giúp công ty tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả cao nhất.
3.1.2. Những hạn chế
•

Ở phần “II. Nhiệm vụ và Hoạt động”, các nhiệm vụ chưa được sắp
xếp một cách hợp lý, tạo sự không liền mạch và gây lúng túng giữa

•

những phạm vi thực hiện nhiệm vụ.
Bên cạnh đó, nhóm chúng tôi nhận thấy Bản mô tả công việc của
Trưởng phòng CNSX còn thiếu sót về mặt thời gian và ca làm việc
của Trường phòng trong mục “VIII. Điều kiện làm việc”. Đây cũng
là thông tin rất quan trọng đối với tất cả các nhân viên trong công ty
nói chung và với Trưởng phòng CNSX nói riêng. Dựa vào thông tin
này thì nhân viên sẽ biết chính xác số giờ và ngày làm việc của mình
để có thể phân bổ thời gian hợp lý. Bên cạnh đó đối với Trưởng
phòng CNSX thì thông tin này đặc biệt quan trọng, vì tính chất công
việc của họ có thể yêu cầu về việc làm ngoài giờ và tăng ca trong
những trường hợp cần thiết. Hơn nữa đối với những trường hợp
khẩn cấp về vận hành nhà máy hay khắc phục những lỗi kỹ thuật
công nghệ, đòi hỏi có sự giám sát quản lý chặt chẽ của Trưởng
phòng CNSX thì họ cần được biết rõ để có thể chuẩn bị và sắp xếp

•

công việc ngoài giờ.
Mục “X. Tiêu chuẩn về trình độ, kiến thức, kỹ năng và khả
năng” còn mô tả sơ sài, nhìn tổng quát chỉ là các điều kiện chung
chung, chưa thể hiện đúng tính chất của công việc. Đặc biệt là ở
phần cấp độ, tiêu chuẩn chưa thể hiện cụ thể các yêu cầu cho từng
trình độ, kiến thức, kỹ năng và khả năng. Đối với chức danh
Trưởng phòng CNSX của Nhà máy Đạm Phú Mỹ thì cần có những
chỉ tiêu cụ thể hơn, chính xác hơn, thể hiện đúng năng lực thực sự.

22


Với những thiếu sót như trên của Bản mô tả công việc, nhóm chúng tôi

cho rằng nguyên nhân chủ yếu nằm ở các bước xây dựng quy trình mô tả công
việc. Việc thống nhất các nội dung phân tích công việc để tiến hành lập bản dự
thảo Mô tả chức danh công việc thay vì chỉ dựa vào sự thảo luận giữa Phó
Giám đốc sản xuất và Trưởng phòng CNSX thì Công ty nên tiến hành lấy thêm
ý kiến phản hồi từ các cấp dưới của Trưởng phòng CNSX, đó là các Phó
phòng, Tổ trưởng, Trưởng ca,… Bởi vì như chúng ta cũng biết, ở một vị trí
trong Công ty luôn có mối quan hệ tương tác ba chiều, đó là tương tác với cấp
trên, với những đồng nghiệp ngang cấp và cả với cấp dưới. Công ty nên lấy
thêm ý kiền từ các cấp dưới vì có nhiều trường hợp Phó Giám đốc sản xuất có
thể không nắm hết tình hình phối hợp hoạt động giữa Trưởng phòng CNSX
với các cấp dưới, có thể dẫn đến thiếu sót thông tin hay phản ảnh không đúng
tính chất của công việc. Nếu có được ý kiến đóng góp của các cấp đó liên quan
thì bản mô tả công việc sẽ đảm bảo được tính đầy đủ và khách quan hơn.
3.2.

Một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế
Để quy trình mô tả công việc của Trưởng phòng CNSX – Nhà máy Đạm Phú

Mỹ được hoàn thiện hơn, nhóm chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp khắc phục
những hạn chế, từ đó giúp Bản mô tả công việc được đầy đủ thông tin hơn:
•

Ở phần “II. Nhiệm vụ và Hoạt động”, để các nhiệm vụ được sắp xếp
một cách hợp lý, tạo sự liền mạch giữa những phạm vi thực hiện nhiệm
vụ thì phần nội dung nhiệm vụ có thể được sắp xếp theo thứ tự như sau:
1.

Các nhiệm vụ có tính chiến lược:
1.1.
Tham mưu cho Giám đốc nhà máy, Phó Giám đốc nhà máy

về công tác quản lý kỹ thuật công nghệ, nghiên cứu và phát
1.2.

2.

triển thiết kế công nghệ
Tham mưu cho Giám đốc nhà máy, Phó Giám đốc sản xuất

về công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch
Công việc tác nghiệp:
2.1.
Tác nghiệp với các đồng nghiệp, bộ phận khác:
2.1.1. Điều hành quản lý các công việc của Phòng theo đúng
chức năng và nhiệm vụ được phân công.

23


2.2.

2.1.2.

Tổ chức quản lý, kiểm soát các xưởng công nghệ thực

2.1.3.

hiện công tác vận hành Nhà máy an toàn, hiệu quả.
Tổ chức quản lý, kiểm soát các xưởng công nghệ thực

hiện công tác vận hành Nhà máy an toàn, hiệu quả.

Tác nghiệp với bên ngoài:
2.2.1. Chủ động liên hệ và phối hợp chặt chẽ với Phòng kỹ
thuật của Nhà bản quyền, cung cấp hoá chất, đảm bảo
2.2.2.

•

nguồn nguyên liệu đầu vào ổn định cho sản xuất.
Phối hợp với các đối tác cung cấp dây chuyền công

nghệ trong việc vận hành và sửa chữa máy móc thiết bị.
Để phần “VIII. Điều kiện làm việc” có đầy đủ thông tin về giờ và ca làm
việc của Trưởng phòng CNSX thì công ty nên bổ sung thêm phần câu hỏi
về thời gian và ca làm việc trong Bản hỏi phân tích công việc hoặc có thể
được bổ sung thêm trong quá trình rà soát kiểm tra của Phó Giám đốc sản

•

xuất, Giám đốc nhà máy hay Phòng nhân sự.
Để có phần miêu tả tiêu chuẩn được hoàn chỉnh hơn, qua tham khảo bộ
phận Nhân sự của Tổng công ty thì nhóm chúng tôi kiến nghị xây dựng
Khung năng lực hay Bộ từ điển năng lực trước khi xây dựng Bản Mô tả
chức danh công việc. Dựa vào đó Nhà máy có thể xây dựng bản hỏi một
cách đầy đủ hơn về các tiêu chí tiêu chuẩn năng lực của Trưởng phòng
CNSX và xây dựng Bản Mô tả chức danh công việc dựa trên những
thông tin bổ sung như trên. Qua đó nhóm cũng có nhận xét là các phòng
ban liên quan chưa có sự phối hợp chặt chẽ ở bước 2 và bước 4 trong quy
trình xây dụng bản Mô tả chức danh công việc. Ở bước số 4, Phòng nhân
sự nên phối hợp với phòng CNSX hơn nữa để đưa ra các ý kiến bổ sung
kịp thời.

BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Qua phần phân tích Quy trình mô tả công việc của Trưởng phòng Công nghệ
Sản xuất của Nhà máy Đạm Phú Mỹ, chúng ta có thể hiểu rõ hơn các bước để có
được một Bản mô tả công việc hoàn chỉnh tại một doanh nghiệp cụ thể. Bên cạnh
đó, nội dung phân tích cũng chỉ ra được sự cần thiết của tất cả các bước trong quy
trình, nếu thiếu đi một trong các bước trên thì sẽ dẫn đến những thiếu sót cho Bản
24


mô tả công việc, làm cho nội dung và tính chất của một chức danh công việc có thể
bị sai lệch, gây ra những hậu quả khó lường. Do bản mô tả công việc có tính chất
đặc thù riêng đối với từng lĩnh vực ngành nghề cũng như từng chức danh công việc
nên mức độ cụ thể và chi tiết cũng như độ chính xác về thông tin luôn được đặt lên
hàng đầu. Cũng chính vì vậy, nhóm chúng tôi xin đưa ra một số lưu ý về quy trình
xây dựng Bản mô tả công việc để giúp cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung
và Nhà máy Đạm Phú Mỹ nói riêng có thể hoàn thiện Bản mô tả công việc của
mình nhằm hạn chế những thiếu sót một cách tối đa và tiết kiệm chi phí cũng như
thời gian cho doanh nghiệp.
Thứ nhất, các doanh nghiệp cần lưu ý xác định được mục đích của việc lập
Bản mô tả công việc. Vì chỉ khi hiểu rõ được mục đích thì chúng ta mới có thể vẽ
nên một bức tranh toàn cảnh về chức danh công việc đó. Đây là tiền đề để có thể
thực hiện các bước sau một cách đầy đủ và hiệu quả nhất.
Thứ hai, việc thu thập thông là một trong những bước quan trọng nhất của
toàn bộ quy trình. Thông tin có thể được thu thập theo nhiều cách, nhưng nhóm
chúng tôi nhận định cách hiệu quả nhất đó là doanh nghiệp có thể tổng hợp thông
tin có sẵn trong các văn bản hướng dẫn hay các Bản mô tả công việc cũ, từ đó có
thể phát triển lên bằng cách bổ sung những thông tin còn thiếu sót. Điều này tiết
kiệm cho các doanh nghiệp được rất nhiều thời gian quý báu nhưng không kém
phần hiệu quả. Để bổ sung thông tin thiếu sót thì doanh nghiệp có thể xây dựng Bản

câu hỏi và phối hợp với các nhân viên thực hiện công việc để đưa ra những điều
chỉnh kịp thời dựa vào những góp ý của họ. Đây được coi là một trong những
phương pháp hữu dụng nhất cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, để nâng cao tính chính
xác cũng như sự đa dạng của thông tin thì các doanh nghiệp có thể quan sát tại nơi
làm việc hay sử dụng nhật ký làm việc để thu thập thông tin. Tuy nhiên hai cách này
đòi hỏi cả một quá trình và tốn nhiều thời gian hơn. Đối với những vị trí cấp cao
hay những công việc mang tính chất tỉ mỉ, thủ công từng giai đoạn thì các doanh
nghiệp có thể thu thập thông tin bằng cách phỏng vấn trực tiếp. Phương pháp này
tuy cầu kỳ, phức tạp và khó thực hiện hơn các phương pháp trên nhưng cho kết quả
thông tin đáng tin cậy và chính xác nhất. Do đó tuỳ thuộc vào mục đích cũng như

25