Dự án ca nhạc rock xuân sang của coca cola

Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh
-Project CharterGVHD: TS. Lưu Trường Văn

Time: 10/11/2011 – 14/01/2012

TP Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 11 năm 2011


2012
1. Nền tảng và nhu cầu:
 Mô tả tình trạng thị trường nước ngọt hiện nay :
Nước giải khát có gas được xem là một ngành có tốc độ tăng trưởng cao bất chấp
các cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới.
Nhiều nhãn hiệu nước giải khát có doanh thu tăng tới 800%/năm. Với 2 tỷ lít
nước giải khát đạt được trong năm 2010, bình quân đầu người Việt Nam tiêu thụ hơn 23 lít. Điều
đáng chú ý là trong những năm gần đây xu thế chung của thị trường nước giải khát là sự sụt giảm
mạnh mẽ của nước giải khát có gas và sự tăng trưởng của các loại nước không có gas.Theo khảo
sát của một công ty nghiên cứu thị trường hàng năm, thị trường nước giải khát không gas tăng
10% trong khi đó nước có gas giảm 5%. Như vậy ta có thể thấy mức tiêu thụ nước có gas trên thị
trường đã đạt đến ngưỡng "bão hòa" và dự kiến sẽ giảm khoảng 5-6% trong các năm tới. Tuy vậy
nước giải khát có gas vẫn là một ngành hấp dẫn vì đem lại mức lợi nhuận cao.
Theo một báo cáo nghiên cứu về “Nhu cầu sử dụng nước ngọt có gas của học sinh sinh
viên”:
Nhãn hiệu thường sử dụng

 Kết quả nghiên cứu này cho ta thấy được vị thế của các nhãn hiệu nước ngọt có gas trên
thị trường Việt Nam: Pepsi là sản phẩm được yêu thích nhất, xếp sau là Coca Cola, Sting và
7Up.
 Tuy vậy Trong danh sách 100 thương hiệu có giá trị lớn nhất thế giới năm 2011 của
Interbrand, Coca-Cola tiếp tục là thương hiệu có giá trị nhất thế giới.

Nhóm 10 | GVHD: TS. Lưu Trường Văn

2


2012

Nhu cầu thị trường:
Tết luôn là mùa bán hàng cao điểm nhất trong năm. Nếu xem sự cạnh tranh giữa
các thương hiệu như là một cuộc chạy marathon thì mùa tết chính là “chặng về đích”. Chính vì
vậy việc đầu tư cho các chiến dịch tăng tốc để gặt hái doanh số luôn là ưu tiên hàng đầu của các
doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết, Cocacola thường được dẫn chứng như một trường hợp điển
hình cho “thương hiệu của mùa Tết”. Trong những năm qua, ở chặng về đích này Cocacola luôn
bứt phá quyết liệt để khẳng định vị trí và sức mạnh số một. Vì vậy, để chuẩn bị cho sự bứt phá
trong dịp Tết Nhâm Thìn, các chiến dịch tiếp thị và quảng cáo tưng bừng ấn tượng của Cocacola
sắp sửa được tung ra thị trường.
Bên cạnh đó, để “đánh” mạnh vào yếu tố tâm lý của người Việt: “Tết là mùa của
Ân nghĩa và Lễ hội vui chơi”, năm nay Cocacola còn tung ra một chiến dịch “Cùng Cocacola
rộn ràng đón xuân sang” với một chương trình ca nhạc hoành tráng được Cocacola tổ chức tại
sân vận động Hoa Lư vào tối 14/1/2012 (nhằm 21 tháng 12 năm Tân Mão). Điểm đặc biệt của
chương trình là vé vào cổng sẽ là những thẻ cào nằm trong những thùng Cocacola (24 lon) được
thiết kế như những món quà tặng nhân dịp Xuân về.
2. Mục tiêu để hoàn thành dự án:
 Chủ yếu:
- Thông qua buổi biểu diễn nhạc Rock đầy ấn tượng này, Cocacola muốn tăng 30%
sản lượng sản phẩm bán ra dịp Tết.
- Đảm bảo vị trí dẫn đầu thị trường và vị trí số một trong lòng người tiêu dùng Việt
Nam.
- Dự án sẽ được hoàn thành trong Ngân sách dự trù: 1.000.000.000 VNĐ
- Thời gian diễn ra dự án từ lúc thiết kế sơ bộ đến lúc hoàn thành: 10/11/2011–

14/01/2012
- Chương trình thu hút sự tham gia nhiệt tình của hơn 3,000 khán giả và khách mời.
 Thứ yếu:
- Tạo sân chơi cho giới trẻ vào dịp Tết.
- Cam kết an toàn suốt chương trình.
- Mang Rock đến gần hơn khán giả.
3. Báo cáo quy mô:
- Chương trình “Cào lấy vé” sẽ được tung ra trong 10,000 thùng Cocacola (24 lon)
phân phối tại các điểm bán trong TP. Hồ Chí Minh.
- Diễn ra tại sân vận động Hoa Lư với sức chứa hơn 10,000 người
- Dự kiến sẽ có hơn 3,000 người tham gia và khoảng 10 khách mời.
- Hơn 10 ca sĩ nhạc Rock nổi tiếng sẽ trình diễn trong đêm nhạc.
- Phát tặng miễn phí hơn 3,000 sản phẩm Cocacola (lon 330ml).
4. Các ràng buộc:
- Những thùng nước ngọt có vé cào chỉ được phân phối trong phạm vi TPHCM.

-

Chi phí dự án không vượt quá 1.000.000.000 VNĐ (1 tỷ VNĐ)
Yêu cầu pháp lý: Xin được giấy phép tổ chức biểu diễn, quảng cáo.
Sự kiện được tổ chức ngoài trời nên có thể xảy ra những tình huống bất ngờ, sự cung
cấp điện ở địa điểm tổ chức là không ổn định  cần có thiết bị dự phòng.
Nhóm 10 | GVHD: TS. Lưu Trường Văn

3


2012
-

Khi thiết kế sân khấu đã được phê duyệt, kích thước và hình dạng sân khấu không thể
thay đổi.
- Chương trình “Coca-Cola” phải được tổ chức vào tối 14/01/2012, tại sân vận động
Hoa Lư.
5. Các loại trừ:
Dự án không bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Tập luyện các tiết mục văn nghệ.

-

Lắp ráp và vận chuyển sân khấu.

-

Dự án văn nghệ.

Không bán các sản phẩm Coca-Cola dành làm quà tặng cho khách tại buổi diễn.

Chuẩn bị và thiết kế các hệ thống âm thanh, ánh sáng, đài phun nước.
6. Dự án có liên quan:
- Dự án truyền thông quảng bá cho chương trình khuyến mãi và đêm ca nhạc.
Dự án thiết kế, lắp ráp và vận chuyển sân khấu.
Dự án thiết kế và in thẻ cào.
Dự án thiết kế hệ thống phun nước.

Dự án phân phối các thùng nước ngọt có vé cào trong TPHCM.
7. Giao tiếp:
- Liên hệ với SVĐ Hoa Lư, các nhà báo, cơ quan truyền thông, các khách mời về việc
tổ chức chương trình và mời tham gia.
- Họp các thành viên tổ chức chương trình vào mỗi tuần.

-

Ban Quản lý dự án giám sát chương trình.
8. Các giả định:
- Thời tiết thuận lợi ( không mưa ), An ninh tốt ( không xảy ra các tệ nạn)

-

Các ca sĩ và khách mời tham gia đầy đủ.
Kế hoạch chương trình không thay đổi vào giờ chót.

Chương trình được tổ chức theo đúng những quy định của pháp luật về tổ chức sự
kiện.
9. Ngân sách sơ bộ: (Đơn vị tính:VNĐ)
STT
1
2
3
4
5
6
7

Nội dung
Xin giấy phép
Nước ngọt
In vé cào
In poster
In thiệp mời cho khách

Đăng ký phát sóng chương trình
Đăng quảng cáo trên báo

Đơn giá
5,000
5,000
250,000
20,000
50,000,000
65,000,000

Số lượng

ĐVT

3,200
10,000
100
10
3.5
4

lon
cái
cái
cái
phút
ngày

Thành tiền

20,000,000
16,000,000
50,000,000
25,000,000
200,000
175,000,000
260,000,000

Nhóm 10 | GVHD: TS. Lưu Trường Văn

4


2012
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

Thuê địa điểm để diễn

50,000,000
1
ngày
50,000,000
Thuê sân khấu (set - up)
15,000,000
1
ngày
15,000,000
Thuê công ty thiết kế sân khấu
200,000,000
200,000,000
Thiết kế đài phun nước
20,000,000
2
bộ
40,000,000
Thuê bàn
60,000
3
cái
180,000
Thuê ghế
15,000
10
cái
150,000
Thuê bảo vệ
200,000
20

người
4,000,000
Công an, dân phòng
100,000
10
người
1,000,000
Thuê nhân viên dán poster
80,000
5
người
400,000
Thuê MC
2,000,000
1
đêm
2,000,000
Thuê ca sĩ
85,000,000
1
85,000,000
Đạo diễn chương trình
20,000,000
1
người
20,000,000
Quà tặng khách mời
200,000
10
người

2,000,000
Thuê nhân viên hậu cần
100,000
10
người
1,000,000
TỔNG CỘNG
966,930,000
10. Họp và báo cáo tiến độ:
1) Thời điểm họp: sáng thứ 2 hàng tuần.
2) Địa điểm họp: văn phòng họp, trụ sở chính của công ty Coca -Cola Việt Nam (235 Đồng
Khởi, Q.1, Tp.HCM, Việt Nam)
3) Mục đích cuộc họp: báo cáo tiến độ thực hiện dự án và lên kế hoạch cho tuần mới.
4) Thành phần tham gia:
 Ban giám đốc công ty.
 Trưởng ban quản lý dự án.
 Trưởng phòng marketing.
 Trưởng phòng kế toán của công ty.
 Trưởng phòng nhân sự.
 Đại diện các tổ thực hiện dự án và một số thành viên liên quan khác của dự án.
5) Nội dung họp:
 Đại diện các tổ thực hiện dự án sẽ báo cáo lên ban giám đốc về tiến độ công việc
của mình và các tài liệu sẽ được phát mỗi người 1 bản để theo dõi.
 Ban giám đốc sẽ nghe các thành viên dự án trình bày: phần nào được hoàn thành
thì Ban quản lý dự án sẽ lưu vào biên bản họp và phần nào gặp khó khăn sẽ cùng
đưa ra để mọi người bàn bạc và thảo luận để đưa ra được giải pháp.
6) Tiêu chí cuộc họp:
 Mọi thành viên tham gia cuộc họp đều có quyền góp ý như nhau vào dự án, ý kiến
nào hay mọi người sẽ ghi nhận và cùng nhau khắc phục và sửa chữa các thiếu sót.
 Làm viêc theo tiêu chí công bằng văn minh.

11. Rủi ro:
STT
1.

Rủi ro
Thời tiết khó khăn
(mưa, bão…)

Đánh giá
H

Tác động
Gây hư hỏng thiết

Phương án
Sử dụng hệ thống bạt

bị và khó khăn

che

Nhóm 10 | GVHD: TS. Lưu Trường Văn

5


2012
2.
3.
4.

5.

6.

Mất điện
Ca sĩ bỏ show vào giờ
chót
Mất an ninh trong buổi
diễn
Hệ thống phun nước
không hoạt động
Không được cấp phép

L
L
H

trong biểu diễn.
Gây gián đoạn

Chuẩn bị hệ thống phát

chương trình
Giảm hiệu quả

điện
Chuẩn bị các tiết mục

chương trình

Gây gián đoạn

phụ
Liên lạc với công an,

chương trình

dân phòng
Kiểm tra kỹ lưỡng

Không tạo ra điểm
L

L
tổ chức chương trình
Ghi chú:
L – Low: Thấp
H – High: Cao
M – Medium: Trung bình
12. Các giai đoạn/mốc thời gian
 Công tác lập – duyệt Kế hoạch
 Lên chương trình
 Công tác truyền thông
 Công tác nhân sự
 Công tác hậu cần
13. Tiến độ công việc
14. WBS
15. Ma trận trách nhiệm

nhấn trong chương

trình
Hủy buổi diễn

trước khi diễn vả bố trí
nhân viên trực suốt buổi
diễn
Xin cấp giấy phép sớm

10 – 18/11/2011 (7 ngày)
18/11/2011 – 18/01/2012 (41 ngày)
05/12/2011 – 14/01/2012 (31 ngày)
29 – 30/12/2011 (2 ngày)
06 – 14/01/2012 (7 ngày)

Nhóm 10 | GVHD: TS. Lưu Trường Văn

6


Tiến độ mạng___________________


Công tác
chuẩn bị

Chương trình

Kế hoạch

Tìm ý tưởng

Lập kế
hoạch

Duyệt kế
hoạch

Vé cào

Thiệt kế,
in

Phân
phối tới
KH

Phun nước

Ca
nhạc

Sản
phẩm
tặng

Xin
giấy
phép
TC

TK sân
khấu

Tìm
địa
điểm

Thuê CT
TCSK lên
ý tưởng

Duyệt ý
tưởng

Lắp đặt

Nhân
sự

Truyền thông

Tiết mục

Thuê ca
sĩ

Thuê
MC, đạo
diễn

Khách
mời

Quảng
cáo

Thuê CT
thiết kế mô
hình cocacola

Truyền
hình

Lắp đặt hệ
thống
phun
nước

TK, thực
hiện phim
QC

TK
quảng
cáo

Đăng trên
truyền
hình

Đăng
báo

Báo
chí

Lập DS
khách
mời

Chuẩn bị
thư mời

Tuyển
bảo vệ

Thuê công
an dân
phòng

Chuẩn bị
bàn ghế

Chuẩn bị
hoa, quà
tằng

Tuyển
hậu cần
Chuẩn bị

đồ ằn, thức
uống

Gửi thư
mời

Liên lạc
xác nhận

Tổng dợt
chương
trình

Work –Breakdown- Structure_____

Poster,
pannel

Hậu cần

Thiết kế

Xin giấy phép sở
VHTT

In ấn

Treo

Ma trận trách nhiệm______
PERSON
PHASE
Tìm ý tưởng - Lập kế hoạch, nội dung chương trình
Duyệt Kế hoạch
Chuẩn bị sản phẩm tặng
Thiết kế và In vé cào
Phân phối đến người tiêu dùng
Khảo sát, tìm địa điểm
Xin giấy phép tổ chức chương trình ca nhạc
Thuê Cty tổ chức sự kiện lên ý tưởng thiết kế sân khấu
Duyệt ý tưởng
Thuê ca sỹ, M.C, đạo diễn
Tổng dợt chương trình
Thiết kế mô hình Cocacola
Lắp đặt hệ thống phun nước
Thiết kế và thực hiện phim quảng cáo
Đăng trên các kênh thu hút người xem
Thiết kế trang quảng cáo
Đăng báo
Thiết kế Poster, pannel
Xin giấy phép và chờ kiểm duyệt của Sở VHTT
In ấn
Treo
Lập danh sách khách mời
Chuẩn bị thư mời
Gửi thư mời
Liên lạc xác nhận
Tuyển bảo vệ
Thuê công an dân phòng

Tuyển hậu cần
Chuẩn bị bàn ghế cho khách mời
Chuẩn bị hoa và quà tặng

Tổ Kế hoạch
- Thiết kế
T
H
H
H
H
H
H
H
H
H

Tổ chuẩn bị
chương
trình vé cào
– sản phẩm
tặng
H
T
T
T
H
H

H

Tổ chuẩn bị
chương
trình ca
nhạc

Tổ truyền
thông

Tổ Nhân sự
- Hậu cần

Ban quản lý
dự án

H

H

H

H

H

H

T
T
T

H
H
H

H

T
T
T
T

H
H

G
T
G
G
G
G
G
G
T
G
G
G

H
H

H
H

H
H

H

H
H

H
H

H
H

H

H
H

H
H

T
T
T
T
T

T
T
T
T
T
T
T

H
H
H
H
H
H
T
T
T
T
T

G
G
G
G
G
G
G
G
G
G

G
G
G
G
G
G
G


2012
Chuẩn bị đồ ăn thức uống cho nhân viên

H

Nhóm 10 | GVHD: TS. Lưu Trường Văn

T

10

G


Ghi chú:

•

T : chịu trách nhiệm thực hiện
H: Hỗ trợ thực hiện
G: Giám sát thực hiện

Bảng mô tả công việc:

Chức danh công việc

Tóm tắt công việc
-Chịu trách nhiệm chung về dự án.
-Làm project charter, hợp đồng nhóm.
-Giám sát tiến độ thực hiện dự án.
-Tổng hợp dự án.
-Báo cáo kết thúc dự án.

Ban quản lý dự án

Tổ Kế hoạch – Thiết kế

Tổ chuẩn bị chương trình
vé cào – sản phẩm

-Lên ý tưởng, lập kế hoạch, nội dung chương trình.
-Lập WBS và hoạch định về nhân sự thực hiện dự án.
-Lên kế hoạch khắc phục các rủi ro có thể xảy ra trong
suốt quá trình thực hiện dự án.
-Thiết kế vé cào, sân khấu, poster và pannel quảng cáo.
-Hỗ trợ các tổ khác thực hiện công việc theo ma trận
trách nhiệm.
-Phụ trách công việc thiết kế, in ấn vé cào và phân phối
đến người tiêu dùng.
-Phụ trách chuẩn bị sản phẩm tặng trong Chương trình
ca nhạc.
-Hỗ trợ các tổ khác thực hiện công việc theo ma trận

trách nhiệm.

Trách nhiệm công việc
-Lên kế hoạch thực hiện dự án, đề xuât mục tiêu cùng tiến độ
thực hiện công việc, phân công công việc cụ thể cho từng
thành viên.
-Xây dựng Project Charter cho nhóm hoạt động, xây dựng
quy trình quy phạm kỹ thuật làm cơ sở hoạt động của nhóm.
-Lập chỉ tiêu ngân sách hoạt động cho dự án.
-Ước lượng chi phí và phụ trách tài chính cho dự án.
-Hỗ trợ, hướng dẫn thành viên nhóm trong suốt quá trình
thực hiện dự án, tổng hợp công việc của các thành viên nhóm
thành báo cáo nhóm, đánh giá hoạt động, quá trình làm việc
cùng thành tích của các thành viên.
-Đánh giá kết quả thực hiện dự án.
-Chịu trách nhiệm chính về những thiếu sót khi lập kế hoạch
chương trình.
-Hạn chế các rủi ro xảy ra ở mức thấp nhất.
-Đảm bảo các công việc được phân công rõ ràng giữa các tổ
thực hiện.
-Đảm bảo phối hợp với các tổ để dự án hoàn thành theo đúng
tiến độ đã đề ra.
-Đảm bảo vé cào được phân phối hợp lý đến tay người têu
dùng trong khu vực TP. Hồ Chí Minh.
-Đảm bảo chất lượng và số lượng các sản phẩm tặng diễn ra
trong Chương trình ca nhạc.
-Đảm bảo phối hợp với các tổ để dự án hoàn thành theo đúng
tiến độ đã đề ra.

Chức danh công việc

Tóm tắt công việc
-Phụ trách chính các nội dung công việc liên quan đến
việc chuẩn bị tổ chức chương trình ca nhạc.
-Lên nội dung, ý tưởng, thiết kế sân khấu.
Tổ chuẩn bị chương trình -Thuê nhân sự chính cần thiết cho buổi diễn.
ca nhạc
-Chuẩn bị thiết kế Tiết mục đinh, tạo điểm nhấn cho
chương trình.
-Hỗ trợ các tổ khác thực hiện công việc theo ma trận
trách nhiệm.
-Thực hiện các kế hoạch truyền thông trên truyền hình,
báo chí và các quảng cáo ngoài trời.
-Liên lạc khách mời và các ca sĩ, MC phục vụ trong
Tổ truyền thông
chương trình ca nhạc.
-Hỗ trợ trong việc xin giấy phép tổ chức chương trình
và giấy phép treo pannel, poster; và các công việc đã
nêu trong ma trận trách nhiệm
-Thuê tuyển nhân sự cần thiết cho dự án.
-Chuẩn bị những nội dung hậu cần: hoa, quà tặng, nước
Tổ Nhân sự - Hậu cần
uống…
-Hỗ trợ các tổ khác thực hiện công việc theo ma trận
trách nhiệm.
• Bảng mô tả công việc (tt):

-Hết-

Trách nhiệm công việc
-Đảm bảo chương trình được diễn ra theo đúng kế hoạch đã
đề ra.
-Đảm bảo phối hợp với các tổ để dự án hoàn thành theo đún
tiến độ đã đề ra.

-Lên kế hoạch chi tiết về truyền thông.
-Thu hút sự tham gia của người tiêu dùng.
-Thu hút sự quan tâm chú ý của giới truyền thông.
-Đảm bảo dự án diễn ra không vi phạm các điều Luật pháp
về tổ chức sự kiện.
-Đảm bảo phối hợp với các tổ để dự án hoàn thành theo đún
tiến độ đã đề ra.
-Đảm bảo đủ nhân lực theo yêu cầu, quy mô dự án.
-Đảm bảo phối hợp với các tổ để dự án hoàn thành theo đún
tiến độ đã đề ra.