Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và củng cố bộ máy quản lý của công ty xây dựng II thanh hoá

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và củng cố bộ máy
quản lý của Công ty xây dựng II Thanh Hoá

Lời nói đầu

Hoàn

thiện tổ chức bộ máy quản lý là một đòi hỏi

khách quan đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong
cơ chế thị trờng nh hiện nay. Đây là một vấn đề khó khăn
do lực lợng lao động làm công tác quản lý là lao động có
trình độ cao, mỗi hoạt động của họ đều gắn liền với quá
trình sản xuất kinh doanh và hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp. Trong một Công ty, bộ máy quản lý đóng vai trò
quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty đó.
Nếu một bộ máy đợc đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt, có trình
độ thì chắc chắn bộ máy đó sẽ làm cho Công ty phát triển
nhanh chóng.
Xuất phát từ thực tế là bộ máy quản lý của công ty xây
dựng II_Thanh hoá mới đợc hình thành do sự sát nhập hai bộ
máy của hai Công ty sau qúa trình sát nhập giữa Công ty với
Công ty Đờng C, nên còn có nhiều vấn đề tồn tại cần phải
khắc phục trong thời gian tới. Vì vậy, hoàn thiện bộ máy
quản lý là một điều cần thiết. Có nh vậy, bộ máy mới phát
huy đợc vai trò của nó trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty, song để làm đợc công tác nay hoàn toàn không
phải là đơn giản bởi vì trong quá trình hoàn thiện tất yéu
khong tránh khỏi sự đụng chạm tới quyền lợi vị trí của nhiều
cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Trong quá trình nghiên cứu thực tập tốt nghiệp tại Công

ty, tôi đã nhận thấy sự cần thiết phải thực hiện đề tài này.

1


Lý do chính xuất phát từ thực té bộ máy của Công ty còn có
sự cồng kềnh, bố trí lao động cha hợp lý, thời gian làm việc
của các cán bộ công nhân viên cha đảm bảo...Đây thực sự là
những lý do cơ bản làm cho bộ máy quản lý của Công ty hoạt
động cha có hiệu quả trong giai đoạn hiện nay.
Trên cơ sở tình hình thực tế về bộ máy quản lý của
Công ty, bằng các phơng pháp nghiên cứu nh khảo sát, thống
kê, phân tích tổng hợp số liệu... bài viết của tôi đã đi sâu
nghiên cứu thực trạng tổ chức bộ máy quản lý, nghiên cứu các
kinh nghiệm đã thành công trong công tác tổ chức bộ máy
của một công ty và kết hợp với lý thuyết đã đợc tích lũy trong
quá trình học tập vận dụng vào trong thực tế để đa ra
những kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy
quản lý của Công ty. Tôi hi vọng rằng với những hiểu biết,
những ý kiến của bản thân có thể đóng góp đợc cho Công
ty những điều cần thiết trong quá trình hoàn thiện công tác
quản lý nhằm xây dựng đợc một bộ máy quản lý năng động,
sáng tạo và đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh
doanh chung của Công ty, đa Công ty trở thành một công ty
hàng đầu trong ngành xây dựng.
Luận văn tốt nghiệp của tôi gồm các phần sau:
Chơng I - Cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy quản lý
trong công ty.
Chơng II - Phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý của công ty xây dựng II_Thanh hoá.

Chơng III - Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và củng cố
bộ máy quản lý của Công ty.

2


.

Chơng i

cơ sở lý luận về bộ máy quản lý
trong một công ty

I Những khái niệm cơ bản và một số mô hình tổ chức
quản lý.

A. Những khái niệm cơ bản.
1. Khái niệm về tổ chức, quản lý tổ chức và vai trò
của tổ chức quản lý.
Tổ chức: Để thực hiện một công việc, một mục tiêu xác
định thì cần phải có sự tổ chức các cá nhân trong tổ chức
đó thành những thành viên có chức năng nhiệm vụ nhất
định để cùng thực hiện nhiệm vụ chung của tổ chức. Việc
tổ chức nh vậy sẽ biểu thi công việc mà mỗi ngời làm có một

3


mục đích hoặc có một mục tiêu nhất định song lại phải tạo
ra sự ăn khớp với cả nhóm, những thành viên khác để cùng kết

hợp nhằm hoàn thành nhiệm vụ chính do đó mà nảy sinh tổ
chức.
Vậy, tổ chức đợc hiểu là sự liên kết những cá nhân,
những quá trình, những hoạt động trong hệ thống nhằm
thực hiện những mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ
sở các nguyên tắc và quy tắc quản trị.
Quản lý: Đó là sự tác độngcó hớng đích của chủ thể
quản lý lên đối tợng quản lý, nhằm duy trì hoạt động của hệ
thống sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng sẵn có, các
cơ hội để đa hệ thống đến mục tiêu đã đề ra trong điều
kiện biến động của môi trờng.
Qua khái niệm trên ta thấy:
Quản lý đợc tiến hành trong một tổ chức hoặc một
nhóm nhất định trong xã hội. Tức là hoạt động quản lý chỉ
tồn tại trong một nhóm ngời.
Quản lý gồm công việc chỉ huy tạo điều kiện cho
những ngời khác thực hiện công việc và đạt mục đích của
cả nhóm.
Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp
đều nhằm thực hiện một số mục tiêu nhất định. Để thực
hiện đợc những mục tiêu đó, mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải
có lực lợng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện.
Lực lợng này chính là lực lợng quản lý doanh nghiệp và hình
thành nên bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Nhng để đảm

4


bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều hành sản xuất kinh

doanh thì trong doah nghiệp phải có ngời điều hành trực
tiếp chỉ đạo lực lợng quản lý, thực hiện nhiệm vụ bố trí,
sắp xếp sao cho phù hợp với mỗi nhân viên quản lý vào từng
nhiệm vụ có thể đảm bảo sự phối kết hợp nhịp nhàng giữa
các thành viên trong cơ cấu nhằm khai thác tối u tiềm năng
chuyên môn, trí sáng tạo của mỗi ngời trong việc thực hiện
những mục tiêu đã đề ra nh năng suất, chất lợng, doanh thu,
lợi nhuận
Nh vậy, mỗi doanh nghiệp nếu nh không có một bộ máy
quản lý thì không một lực lợng

nào có có thể tiến hành

nhiệm vụ quản lý đợc. Ngợc lại, không một quá trình tổ chức
nào lại có thể thực hiện đợc nếu nh không có bộ máy quản lý.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp.
a. Cơ cấu tổ chức.
Đó chính là hình thức tồn tại của tổ chức, nó nói lên sự
sắp đặt theo trật tự nào đó của bộ phận của tổ chức cùng
các mối quan hệ giữa chúng.
Trong nội bộ tổ chức tồn tại hai mối liên hệ chủ yếu giữa
các yếu tố cấu thành nên tổ chức, đó là:
- Mối liên hệ dọc của tổ chức cấp trên và cấp dới.
- Mối liên hệ ngang của các yếu tố ngang cấp.
Cơ cấu tổ chức trực tiếp quyết định hệ thống chỉ
huy và mạng lới thông suốt trong tổ chức. Do đó, cơ cấu tổ
chức thích hợp là hết sức quan trọng đối với việc thực hiện
có hiệu quả những mục tiêu của tổ chức.

5

Tóm lại, cơ cấu tổ chức là một kết cấu phân tầng lớp từ
trên xuống dới thể hiện hình thức lãnh đạo theo hình chóp,
đứng đầu là ngời lãnh đạo cao nhất sau đó đến các bộ
phận lãnh đạo thấp hơn cho đến tầng cuối cùng.
Do có nhiều nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức nên
việc tổ chức cơ cấu của tổ chức phải hết sức hợp lý, xử lý
xác đáng mối quan hệ giữa các cấp của tổ chức và mức độ
quản lý. Cần có sự phân định rõ ràng giữa quyền hạn chức
năng và nhiệm vụ của các cấp trong tổ chức nhằm phát huy
hiệu suất của các cá nhân từ đó làm lợi cho việc nâng cao
hiệu quả công tác nói chung.
b. Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp.
Tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan
hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những
trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những
cấp, từng khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức
năng quản lý và thực hiện mục đích chung đã xác định của
doanh nghiệp đợc gọi là cơ cấu tổ chức bộ máy tổ chức của
doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân
công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó có tác động đến
quá trình hoạt động của tổ chức quản lý. Cơ cấu tổ chức
quản lý một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi ngời
trong hoạt động sản xuất, mặt khác nó có tác động tích cực
trở lại đến việc phát triển sản xuất.
c. Bộ máy quản lý doanh nghiệp.

6

Bao gồm tập hợp những ngời có trình độ có chức năng
và nhiệm vụ rõ ràng trong quá trình tiến hành hoạt động
quản lý doanh nghiệp.
3. Những yêu cầu đối với tổ chức quản lý.
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức
quản lý phải đảm bảo những yêu cầu sau:
a. Tính tối u.
Giữa các khâu và các cấp quản lý ( khâu quản lý phản
ánh cách phân chia chức năng quản lý theo chiêù ngang, cấp
quản lý lại thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo
chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lợng
cấp quản lý ít nhất trong hệ thống cho nên cơ cấu quản lý
mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích
đề ra của doanh nghiệp.
b. Tính linh hoạt.
Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo khả năng thích
ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống
cũng nh ngoài môi trờng.
c. Tính tin cậy.
Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác
của mọi thông tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo
sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của
tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.
d. Tính kinh tế.

7


Cơ cấu bộ máy quản lý phải sử dụng với chi phí quản lý

thấp nhất nhng đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét
yêu cầu này là mối tơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và
kết quả sẽ thu về.
e. Tính bí mật.
Trong giai đoạn hiện nay, sự khốc liệt trong cạnh tranh
của cơ chế thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải kiểp
soát chặt chẽ thông tin mang tính chiến lợc. Điều đó đòi hỏi
giữ gìn đợc nội dung hoạt động của mỗi bộ phận và của cả
bộ máy, chống sự rò rỉ mất cắp thông tin do các đối thủ
cạnh tranh luôn có sự kình địch và thờng xuyên theo dõi
bám sát nhau trên thơng trờng.
4. Những nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý
doanh nghiệp.
Mục đích của việc phân tích các yếu tố ảnh hởng tới
tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là nhằm tìm ra một
mô hình tổ chức quản lý góp phần nâng cao hiệu quả của
doanh nghiệp. Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết
định mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty, mà tổ
chức bộ máy quản lý của công ty chịu ảnh hởng của nhiều
yếu tố và các yếu tố này lại thay đổi tùy theo từng trờng hợp.
a. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay, một điều đợc chấp nhận chung là nhiệm vụ
sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý là hai mặt
không thể tách rời nhau

trong công tác quản lý doanh

nghiệp.

8

Chendler đã tiến hành nghiên cứu nhiều doanh nghiệp
lớn ở Hoa Kỳ nh: Dupond, Scars, Standart Oil,... đã đi đến
kết luận là khi có sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
cấp công ty thì bộ máy quản lý cũng phải thay đổi theo. Lý
do chính khiến các công ty phải thay đổi bộ máy quản lý là
vì bộ máy quản lý cũ gây ra sự kém hiệu quả trong việc
phấn đấu đạt đợc những nhiệm vụ của công ty khi có sự
thay đổi trong sản xuất kinh doanh . Tuy nhiên, không phải
bao giờ cũng có sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh cũng có sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý.
Song, các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý tởng bộ máy
quản lý cần đi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
b. Quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp.
Ban lãnh đạo phải nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý
sao cho có thể quản lý đợc toàn bộ các hoạt động của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn và phức tạp thì
các hoạt động của doanh nghiệp cũng càng nhiều và phức
tạp. Do đó bộ máy quản lý càng phải đợc tổ chức một cách
hợp lý, sao cho vẫn đảm bảo quản lý đợc toàn bộ các hoạt
động của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo bộ máy quản lý
không bị cồng kềnh và quá phức tạp về cơ cấu.
c. Địa bàn hoạt động.
Việc mở rộng địa bàn hoạt động hoặc phân tán địa
bàn hoạt động cũng đòi hỏi có sự bố trí lại lao động nói
chung và lao động quản lý nói riêng, do đó sẽ dẫn đến sự
xuất hiện của một cơ cấu tổ chức quản lý mới. Nh vậy, sự
thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hởng đến bộ máy quản lý.

9


d. Công nghệ.
Đặc điểm chung và mức độ phức tạp của công nghệ
mà doanh nghiệp đang sử dụng có thể ảnh hởng đến việc
tổ chức bộ máy quản lý. Cụ thể là các doanh nghiệp chú
trọng đến công nghệ cao thì thờng có định mức quản lý
thấp, bộ máy quản lý phải đợc bố trí sao cho tăng cờng khả
năng của doanh nghiệp và có thể thích ứng kịp thời trớc sự
thay đổi nhanh chóng của công nghệ. Các doanh nghiệp
khai thác công nghệ mới thờng có xu hớng sử dụng cán bộ có
trình độ học vấn cao và có kinh nghiệm về kỹ thuật, các
cán bộ quản lý có chủ trơng đầu t cho các dự án hớng vào
hậu thuẫn và việc duy trì sức mạnh về công nghệ của doanh
nghiệp, hệ thống cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công
nghệ và đảm bảo sự phối hợp một cách chặt chẽ trong việc
ra các quyết định liên quan đến kinh doanh và công nghệ.
e. Mức độ phức tạp của môi trờng kinh doanh.
Mức độ phức tạp của môi trờng kinh doanh cũng có ảnh
hởng tới bộ máy tổ chức quản lý. Trong điều kiện môi trờng
kinh doanh ổn định thì các doanh nghiệp cũng có một bộ
máy quản lý ổn định, trong đó việc đa ra các quyết định
thờng mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc
cứng rắn, đều có thể quản lý tốt. Ngợc lại, những doanh
nghiệp có đợc thành công trong môi trờng kinh doanh thay
đổi nhanh chóng thờng phải tổ chức bộ máy quản lý có mối
liên hệ gắn bó hữu cơ, trong đó việc ra quyết định có tính
chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng linh hoạt, các phòng
ban có sự liên kết chặt chẽ với nhau và với các tổ đội đa chức

năng.

10


f. Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ
của cán bộ quản lý.
Nhân tố này ảnh hởng rất lớn tới tổ chức bộ máy quản lý.
Khi cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý (máy vi tính, điện
thọai) đầy đủ hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao
có thể đảm nhiệm đợc nhiều công việc thì nó sẽ góp phần
giảm đợc cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý. Các cán bộ
quản lý theo phơng cách truyền thống thờng thích sử dụng
những cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu truyền
thống nh tổ chức bộ máy, quản lý theo bộ phận chức năng và
ít khi vận dụng các hình thức tổ chức mới khác nh tổ chức
bộ máy quản lý theo mô hình ma trận. Các cán bộ quản lý
theo phong cách truyền thống cũng thích sự kiểm soát tập
trung, do đó họ thờng không thích những mô hình tổ chức
bộ máy quản lý mang tính phân tán, càng nhiều nhân viên
hơn.
g. Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên cũng ảnh hởng đến tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Công nhân
viên có trình độ học vấn cao và đã qua đào tạo thờng rất có
ý thức với công việc đợc giao và họ có thể hoàn thành tốt
khối lợng công việc của mình. Nh vậy, sẽ không cần nhiều lao
động quản lý để đôn đốc chỉ huy họ làm việc và số lợng
lao động trong bộ máy quản lý đợc tinh giảm. Tuy nhiên, cũng
có những cán bộ công nhân viên có thái độ làm việc thiếu
tinh thần trách nhiệm, thờng không hoàn thành công việc đợc giao, đối với các cán bộ công nhân viên nh vậy thì cần

phải có đủ lao động quản lý để đôn đốc, kiểm soát công

11


việc của họ. Điều đó làm tăng số lợng cán bộ quản lý trong
doanh nghiêp.
B - Một số mô hình tổ chức bộ máy quản lý.
Cùng với sự phát triển của các hệ thống đã hình thành
những cơ cấu tổ chức quản lý khác nhau. Mỗi kiểu chứa
đựng những đặc điểm, u điểm, nhợc điểm và đợc áp
dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định.
1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đờng thẳng)
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một
cấp trên và một số cấp dới. Toàn bộ vấn đề đợc giải quyết
theo một kênh liên hệ đờng thẳng. Cấp lãnh đạo trực tiếp
điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại của hệ thống.
Cơ cấu này đợc áp dụng phổ biến cuối thế kỷ 19 trong
những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính
chất sản xuất liên tục.
Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc Thống nhất chỉ huy
trong mọi hoạt động" theo học giả H.FASOL, đờng trực tuyến
cần phải thống nhất, một ngời, một thủ trởng.
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị theo
trực tuyến: Cấp trên lãnh đạo trực tiếp cấp dới, cấp dới tiếp
nhận, chấp hành chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên. Các mối
liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức đợc thực hiện theo
đờng thẳng (ngời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh qua
một cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành theo lệnh của ngời đó
thôi).

+ Ưu điểm:

12


- Đơn giản, rõ ràng do thống nhất chỉ huy.
- Khả năng tách biệt rõ ràng các ký hiệu.
- Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn.
+ Nhợc điểm:
-

Không có sự phân công hợp lý, không có sự điều

hành theo chiều ngang.
-

Dễ đi đến độc đoán do cá nhân ra quyết định.

-

Đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện,

tổng hợp đồng thời không tận dụng đợc sự giúp đỡ của các
chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị và khi
cần thiết liên hệ giữa hai thành viên của các tuyến thì
thông tin phải đi đờng vòng.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Thủ
Thủtr
trởng

ởngcơ
cơ
quan
quan
Ng
ờiờiđiều
Ng
điều
hành
trực
hành trực
tuyến
tuyến11

2. Cơ cấu chức năng.

Ng
ờiờiđiều
Ng
điềuhành
hành
trực
tuyến
trực tuyến22

Ng
ờiờiđiều
Ng
điều
hành

trực
hành trực
tuyến
tuyến33

Cơ cấu chức năng đầu tiên đợc áp dụng với thủ lĩnh các
mảng công việc của các đảng phái chính trị và chế độ đốc
công của các doanh nghiệp, sau đó đợc ứng dụng rộng rãi và
phù hợp với khối lợng công tác quản lý ngày càng lớn. Những vụ
quản lý đợc phân công cho các đơn vị riêng biệt theo các
chức năng quản lý và hình thành nên những ngời đứng đầu
các phân hệ đợc chuyên môn hoá chỉ đảm bảo chức năng

13


nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên trong hệ thống
rất phức tạp. những ngời thừa hành nhiệm vụ ở cấp dới nhận
mệnh lệnh chẳng những từ ngời lãnh đạo cao nhất của hệ
thống mà còn cả từ những ngời lãnh đạo ở các chức năng khác
nhau. (nguyên tắc này do Taylor đề xuất và áp dụng trong
tổ chức lao động khoa học ở các xí nghiệp của mình)
+ Ưu điểm:
-Thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải
quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn.
-Giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho ngời lãnh
đạo cao nhất của hệ thống.
+ Nhợc điểm:
Ngời lãnh đạo hệ thống phải phối hợp hoạt động của
những ngời lãnh đạo chức năng nhng do khối lợng công tác

quản lý, ngời lãnh đạo cả hệ thống khó có thể phối hợp đợc
tất cả các mệnh lệnh của họ nên dễ dẫn tới tình trạng cấp dới
cùng lúc phải thi hành nhiều mệnh lệnh. Thêm vào đó là sự
không duy trì đợc tính kỷ luật, kiểm tra phối hợp.
Mô hình này phù hợp với xí nghiệp loại nhở hoặc đơn
vị hành chính sự nghiệp.
Cơ cấu chức năng :
Lãnh đạo
doanh

Chức
Chứcnăng
năng
11

Chức
Chứcnăng
năng
22

Cấp
Cấpddớiới

Cấp
Cấpddớiới

Chức
Chứcnăng
năng
33

Cấp
Cấpddớiới 14


3. Cơ cấu trực tuyến - tham mu.
Vẫn là cơ cấu trực tuyến, nhng lãnh đạo đã có bổ sung
thêm một bộ phận tham mu giúp việc. Đây là một hình thức
quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh
đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ
của các nhân viên chức năng các cấp.
+ Ưu điểm:
Cơ cấu này vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trởng nhng bớc đầu đã biết khai thác kiến thức của các chuyên
gia giúp việc.
+ Nhợc điểm:
Tốc độ ra quyết định thờng chậm vì có thêm nhiều
ngời để bàn khiến lãnh đạo phải cân nhắc lâu hơn. cho
nên kiểu cơ cấu này có phạm vi sử dụng không lớn lắm, nó
chỉ dùng cho hệ thống có phạm vi hẹp.
Cơ cấu trực tuyến tham mu
Lãnh
Lãnh
đạo
đạo
Tham
Thamm
muu

Cấp
Cấpddớiới

4. Cơ cấu trực tuyến - chức năng.

15


Mô hình này kết hợp giữa chỉ huy trực tiếp của các cấp
lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp
vụ của các bộ phận chức năng do đó vừa giữ đợc u điểm của
các cơ cáu trực tuyến và chức năng đồng thời khắc phục đợc
nhợc điểm của từng cơ cấu riêng lẻ.
Theo cơ cấu này ngời lãnh đạo đợc sự giúp đỡ của các
phòng ban chức năng trong việc ra quyết định và hớng dẫn
kiểm tra. Mệnh lệnh đợc truyền theo hớng quy định. Ngời
lãnh đạo các phòng ban không trực tiếp ra quyết định cho
ngời thừa hành ở các tuyến.
+ Ưu điểm:
Phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phận chức
năng, đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống
trực tiếp.
+ Nhợc điểm:
Do có quá nhiều bộ phận chức năng nên lãnh đạo phải tổ
chức họp hành nhiều, gây căng thẳng và lãng phí thời gian.
Thêm vào đó là sự mâu thuẫn trong nội bộ có thể xảy ra do
không thống nhất quyền hạn và quan điểm.
Cơ cấu trực tuyến chức năng:
Lãnh
Lãnhđạo
đạodoanh
doanh
nghiệp

nghiệp
Lãnh
Lãnh
đạo
đạo
tuyế
tuyế
nn11

Lãnh
Lãnh
đạo
đạo
chức
chức
năng
năng

Tham
Thamm
muu

Lãnh
Lãnh
đạo
đạo
chức
chức
năng
năng

Lãnh
Lãnh
đạo
đạo
tuyế
tuyế
nn22

16
Cấp
Cấp
dới

Cấp
Cấp
dới

Cấp
Cấp
dới

Cấp
Cấp
dới

Cấp
Cấp
dới

Cấp
Cấp
dới


Ngoài những cơ cấu đã trình bày ở trên, hiện nay còn
tồn tại một số mô hình tổ chức quản lý khác nh cơ cấu ma
trận, cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức
Xã hội ngày càng phát triển dẫn tới sự thay đổi mạnh mẽ
trong các đơn vị. Sự phát triển này gắn liền với sự chuyên
môn hoá cao đòi hỏi pgải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các
bộ phận trong quá trình tổ chức hoạt động. Vì vậy, hoàn
thiện bộ máy quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
của tổ chức là một điều tất yếu.
II - Lao động quản lý

1. Lao động quản lý, sự phân loại lao động quản lý.
a. Lao động quản lý
Khái niệm:lao động quản lý đợc hiểu là tất cả những
ngời lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia
vào thực hiện các chác năngquản lý.
Theo C. Mac lao động quản lý là một dạng lao động
đặc biệt của ngời lao động sản xuất, để hoàn thành
những chức năng sản xuất khác nhau cần phải có quá trình
đó
Doanh nghiệp là một hệ thống đợc tạo bởi hệ thống bộ
phận là hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý. Hệ thống
quản lý bao gồm hệ thống các chức năng quản lý, hệ thống
các bộ phận quản lý (phòng, ban) và những cán bộ nhân viên
làm việc trong đó. Hệ thống bị quản lý là hệ thống sản xuất

bao gồm các phân xởng, bộ phận sản xuất và toàn bộ lc lợng

17


lao động, vật t máy móc và phơng tiện sản xuất và phơng
pháp công nghệ đợc bố trí và sử dụng trong đó. Sự tác động
của hệ thống quản lý lên hệ thống bị quản lý trong quá trình
sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp đợc thông qua
quá trình hoạt động lao động của cán bộ công nhân viên
làm việc trong bộ máy quản lý và những ngời thực hiện các
chức năng quản lý.
Trong doanh nghiệp, lao động quản lý bao gồm những
ngời lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và những ngời thực hiện các chức năng quản lý, đó là: Ban giám đốc, lãnh
đạo phòng ban..các nhân viên làm việc trong trong các
phòng ban chức năng và một số ngời phục vụ khác.
Lao động quản lý đóng vai trò quan trọng bởi vì nó
ảnh hởng rất lớn đến quá trình hoạt động của toàn bộ doanh
nghiệp.
b. Sự phân loại quản lý.
+ Theo chức năng, vai trò của họ đối với quản lý toàn bộ
quá trình sản xuất.
Theo cách phân loại này lao động quản lý đợc phân
chia thành nhân viên quản lý kỹ thuật, nhân viên quản lý
kinh tế và nhân viên quản lý hành chính.
-Nhân viên quản lý kỹ thuật: là ngời đợc đào tạo tại các
trờng kỹ thuật hoặc đã qua thực tế có trình độ kỹ thuật tơng đơng, đợc cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn
bản đồng thời là ngời trực tiếp chỉ đạo hoặc trực tiếp làm
công tác kỹ thuật. Đó là giám độc, phó giám đốc, quản đốc

18


phụ trách kỹ thuật, kỹ s, kỹ thuật viên, nhân viên... ở các
phòng ban.
-Nhân viên quản lý kinh tế: Là những ngời làm công tác
lãnh đạo, tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh
nh giám đốc, phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trởng, cán bộ công nhân viên... công tác tại các phòng ban kế
hoạch, tài chính, kế toán, cung tiêu
-Nhân viên quản lý hành chính: Là những ngời làm
công tác tổ chức nhân sự, thi đua khen thởng, quản trị kinh
doanh, văn th lu trữ, bảo vệ..
+ Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý.
Lao động quản lý đợc chia thành:
- Cán bộ lãnh đạo: Là những ngời lao động quản lý trực
tiếp thực hiện các chức năng lãnh đạo bao gồm: Giám đốc,
phó giám đốc, các trởng phó phòng ban trong bộ máy quản lý.
Đây là những ngời chịu trách nhiệm trực tiếp đến các hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các chuyên gia: là những ngời lao động quản lý trực
tiếp thực hiện những công việc chuyên môn bao gồm các cán
bộ kinh tế, kỹ thuật viên, những nhà khoa học... Đây là lực lợng tham mu cho lãnh đạo trong việc điều hành các hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nhân viên thực hành kỹ thuật: đây là các cán bộ quản
lý thực hiện các công việc giản đơn bao gồm các nhân viên
làm công tác hạch toán kiểm tra nh nhân viên kiểm định, kế
toán, thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên làm công tác văn th,
bảo vệ, lái xenhiệm vụ của họ là tiếp nhận và xử lý thông

19

tin ban đầu, truyền tới nơi nhận cũng nh nơi chuẩn bị và
giải quyết các thủ tục hành chính đối với các loại văn bản
khác nhau của lãnh đạo doanh nghiệp.
Nh vậy, một doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức
năng quản lý đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng của cả
ba loại hoạt động trên. Mặt khác, sự phân loại này giúp cho
doanh nghiệp tổ chức đợc bộ máy quản lý có hiệu quả hơn.
2. Nội dung của hoạt động quản lý.
Các loại lao động quản lý khác nhau có nhiệm vụ lao
động khác nhau do đó có nội dung lao động rất khác nhau.
Nguyên nhân dẫn đến sự khác nhau này là do tính chất
chức năng quản lý quy định. Tuy nhiên, nội dung lao động
của tất cả các loại lao động đều đợc hợp thành từ các yếu tố
thành phần sau:
- Yếu tố kỹ thuật: thể hiện ở sự thực hiệncác công việc
mang tính chất thiết kế và mang tính chất chuyên môn nh
thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới phân tích thiết kế và áp
dụng các phơng pháp mới nhằm cải tiến công nghệ sản xuất,
tổ chức lao động
- Yếu tố tổ chức hành chính:thể hiện ở các công việc
nhằm tổ chức thực hiện các phơng án thiết kế, các quyết
định nh lập kế hoạch, hớng dẫn công việc, điều chỉnh kiểm
tra việc thực hiện và đánh giá công việc.
- Yếu tố sáng tạo: thể hiện ở việc thực hiện công việc
nh t duy, suy nghĩ, tìm tòi, phát minh vấn đề mới, cách thức
mới để nâng cao hiệu quả công việc.

20

- Yếu tố thực hành đơn giản: thể hiện ở việc thực hiện
các công việc đơn giản đợc thực hiện theo các quy định, hớng dẫn có sẵn nh công việc có liên quan đến thu thập xử lý
thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ
- Yếu tố hội họp và sự vụ: thể hiện ở sự tham giavề các
cuộc họp về chuyên môn hoặc ra quyết định giải quyết
công việc mang tính thủ tục.
Những yếu tố trên đều có mặt trong nôi dung của các
lao động quản lý song tỷ trọng khác nhauvà làm cho nội
dung lao động của họ cũng khác nhau.
3. Đặc điểm của lao động quản lý.
a. Hoạt động lao động quản lý là hoạt động lao động
trí óc mang nhiều đặc tính sáng tạo.
Lao động trí óc là lao động cơ bản nhất trong hoạt
động lao động quản lý nói chung. Đặc trng này tạo ra tính
phức tạp trong công tác xây dựng định mức lao động trong
lĩnh vực quản lývà nó đặt ra những nhu cầu cần đợc lu ý
trong quá trình tổ chức lao động quản lý các loại.
Lao động trí óc đợc định nghĩa:đó là sự tiêu hao sức
lao động dới tác động chủ yếu về khả năng trí tuệ và thần
kinh tâm lý đối với con ngời trong quá trình lao động. Do
đó hoạt động quản lý mang tính sáng tạo nhiều hơn so với
hoạt động chân tay. Nó thể hiện:
- Sáng tạo độc lập:tạo ra những kiến thức, tri thức mới.
- Sáng tạo trong phạm vi nhiệm vụ đã đợc quy định trớc,sáng tạo về cách thức thực hiện công việc.

21

b. Hoạt động lao động quản lý là hoạt động mang tính
tâm lý xã hội cao.
Do là loại lao động trí óc nên hoạt động lao động quản
lý đặt ra các yêu cầu cao về yếu tố tinh thần và tâm lý đối
với ngời lao động. Đó là khả năng nhận biết khả năng thu
nhận thông tin và các phẩm chất tâm lý cần thiết khác. Đồng
thời trong quá trình giải quyết nhiệm vụ lao động quản lý
các cán bộ công nhân viên phải thực hiện nhiều mối quan hệ
giao tiếp qua lại với nhau. Do đó yếu tố tâm lý xã hội đóng
vai trò quan trọng trong hoạt động lao động ảnh hởng tới quá
trình chất lợng công việc, nhiệt tình hay tiến trình làm
việcthêm vào đó là do đối tợng quản lý là ngời lao động và
tập thể lao động nên đòi hỏi hoạt động lao động quản lý
phải mang tính tâm lý xã hội giữa những ngời lao động với
nhau.
c. Thông tin kinh tế vừa là đối tợng lao động kết quả
lao động vừa là phơng tiện lao động của lao động quản lý.
Trong quá trình lao động quản lý, đối tợng lao động
quản lý không phải là các yếu tố vật chất thông thờng mà là
các thông tin kinh tế. Khi các thông tin kinh tế cha đợc xử lý
là đối tợng của lao động quản lý còn những thông tin đã đợc
xử lý chính là kết quả của hoạt động lao động của họ. Mặt
khác, thông tin kinh tế là phơng tiện để hoàn thành nhiệm
vụ của tất cả các loại lao động quản lý.
d. Hoạt động lao động quản lý có nội dung đa dạng,
khó xác định và kết quả lao động không biểu hiện dới dạng
hiện vật một cách trực tiếp.

22

Đây là một đặc điểm nổi bật của hoạt động lao động
quản lý và là một khó khăn cho công tác tổ chức lao động.
Do nội dung công việc đa dạng, khó xác định và kết
quả lao động không biểu hiện dới dạng vật chất trực tiếp nên
hoạt động lao động quản lý là hoạt động lao động khó theo
dõi, khó đánh giá và khó định mức nên tiến hành tổ chức
lao động cần có những phơng pháp nghiên cứu, phơng án tổ
chức phù hợp, các dạng mức lao động phù hợp.
e. Hoạt động lao động quản lý là các thông tin các t liệu
phục vụ cho việc hình thành và thực hiện các quyết định
quản lý.
Do vậy, đòi hỏi tinh thần trách nhiệm của các cán bộ
công nhân viên phải cao. Tính chất công việc của lao động
quản lý là phức tạp và đa dạng nên cán bộ công nhân viên
cũng cần năng động, sáng tạo trong quá trình giải quyết
nhiệm vụ. Đặc điểm này dẫn tới yêu cầu đặc biệt khi tuyển
chọn và bồi dỡng cán bộ công nhân viên, lu ý khi định mức
lao động và yêu cầu xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn
trong phân công lao động.
4. Yêu cầu đối với lao động quản lý.
Do đặc trng của hoạt động quản lýlà lao động trí óc
mang tính chất phức tạp, đa dạng cho nên lao động quản lý
cần có những phẩm chất tơng ứng. Đó là:
- Lao động quản lý là loại lao động có trình độ cao,
kiến thức chuyên môn vững vàng. Có nh vậy mới giúp cho lao
động quản lý thực hiện công việc một cách tốt đợc, đáp ứng
đợc các yêu cầu công việc.

23

- Lao động quản lý là những ngời có đầu óc quan sát
và nắm đợc cả cái tổng quát và các chi tiết để tổ chức cho
hệ thống mà mình hoạt động. Cần phải xác định đợc
mình phải làm gì và làm nh thế nào.
- Đối với năng lực tổ chức cần phải biết tiếp cận với con
ngời, chan hoà, cởi mở, chân thành và trung thực. Đồng thời
cần phải tháo vát, có sáng kiến và không chịu bó tay trớc mọi
khó khăn.
- Dám chịu trách nhiệm đối với công việc mình làm.
- Có ý trí và quyết tâm trong quá trình công tác, lờng
trớc đợc các tình huống có thể xảy ra và tìm ra giải pháp
giải quyết vấn đề một cách đungs đắn, tận dụng tốt thời
cơ.
- Có phơng pháp t duy khoa học để quan sát, phân
tích và giải quyết vấn đề:
+ Nhạy cảm với cái mới
+ Có t duy hệ thống.
+ Biết dùng đúng ngời đúng việc
+ Cần phải dũng cảm nhận sai lầm, rút kinh nghiệm
trong công tác khi mắc phải.
+ Có cách làm việc khoa học, hợp lý và hiệu quả trong
quá trình làm việc
- Trong công tác cần thể hiện sự quan tâm giúp đỡ mọi
ngời để tạo nên bầu không khí tâm lý thoải mái nhằm đạt
hiệu quả cao trong công tác chung của đơn vị.

24

- Cuối cùng, tuyệt đối phục tùng quyết định của cấp
trên. cố gắng trong công việc đợc giao. Nghiên cứu tham
khảo đề nghị cấp trên giải quyết những khâu những bộ
phận...cha hợp lý và cha hiệu quả.
Tóm lại, trong tổ chức bộ máy quản lý, ngời lãnh đạo cần
xem xét tỉ mỉ công việc cũng nh những phẩm chất và khả
năng của cán bộ sẽ đợc giao công việc đó để tránh tình
trạng không đúng ngời, đúng việc gây thiệt hại do không
đảm bảo hiệu quả công việc.
III- Hoàn thiện bộ máy quản lý- một biện pháp quan trọng
để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh.

1. Hoàn thiện bộ máy quản lý theo hớng chuyên tinh
gọn nhẹ và có hiệu lực.
Để đáp ứng đợc những yêu cầu của hoạt động sản xuất
kinh doanh trong cơ chế thị trờng khắc nghiệt nh hiện nay
cũng nh để phát huy đựơc hết vai trò, năng lực lãnh đạo và
quản lý của bộ máy quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất
kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy quản lý
theo hớng chuyên tinh, gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo hiệu quả
cao là một đòi hỏi tất yếu.
Hoàn thiện bộ máy quản lý trên có thể giải thích chuyên
tinh là thờng xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc. Gọn nhẹ thể
hiện sự vừa đủ, chi tiết thành phần không rờm rà, không
thừa không thiếu và có tỷ trọng nhỏ. Có hiệu lực thể hiện
khả năng đi đến kết quả, đợc mọi ngời chấp nhận một cách
nghiêm chỉnh. ý nghĩa của việc hoàn thiện bộ máy đối với
việc nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống.

25