Hướng dẫn sử dụng EPIDATA

CÀI ĐẶT VÀ LÀM QUEN VỚI EPIDATA
1. Giới thiệu về phần mềm Epidata
EpiData là phần mềm hỗ trợ nhập và quản lý số liệu miễn phí, được lập trình bởi
Bác sĩ Jens M.Lauritsen, người Đan Mạch. Phần mềm này đã được sử dụng lần đầu tiên
cho một nghiên cứu dịch tễ học “Phòng chống tai nạn”.
Ưu điểm của phần mềm epidata
Epidata được phát triển nhằm phục vụ cho mục đích nghiên cứu và học tập, hỗ trợ
cho quy trình quản trị số liệu.
- Epidata có giao diện người dùng thân thiện và tạo ra tiến trình làm việc đơn giản.
Những người sử dụng có trình độ Tin học khác nhau đều có thể dễ dàng học tập và sử
dụng được phần mềm này trong một thời gian rất ngắn.
- EpiData là sản phần hoàn toàn miễn phí, người sử dụng có thể tải chương trình cài
đặt từ trang Web .
- Epidata có thể xuất số liệu sang nhiều dạng khác nhau để sử dụng cho phân tích
số liệu bằng các phần mềm như Stata, Spss, .v.v.
Hạn chế: Epidata không có phiên bản hỗ trợ tiếng Việt, vì vậy, người dùng nên sử
dụng tiếng Việt không dấu khi làm việc với Epidata.
2. Cài đặt Epidata
2.1. Tải tệp chương trình cài đặt
Bộ cài của Epidata là tệp chương trình setup_epidata.exe, được đăng tải trên trang
web www.epidata.dk, người sử dụng có thể tự do truy nhập trang web này và tải về máy
tính của mình.
Bước 1: Mở cửa sổ trình duyệt vào trang web www.epidata.dk, vào mục Download

Bước 2: Kéo thanh công cụ, tìm đến mục EpiData Entry, trong phần ngôn ngữ cài
English, chọn mục Complete Setup

1


Bước 3: Lưu file cài đặt đã chọn vào máy tính

2.2. Cài đặt Epidata
Bước 1: Mở thư mục chứa bộ cài vừa được tải về và kích đúp chuột trái vào tệp cài
đặt để chạy tệp chương trình cài đặt setup_epidata.exe. Hộp cài đặt sẽ hiện ra như sau:

- Chọn nút lệnh Next
Bước 2: Chương trình cài đặt đưa ra một số thông tin về tác giả và nguồn gốc của
phần mềm. Để có thể chuyển qua bước này, ta tích vào mục “I accept the agreement” và
chọn Next.

Bước 3: Thư mục Program Files được chương trình cài đặt mặc định là nơi các tệp
chương trình Epidata sẽ được cài đặt (mặc định ở ổ đĩa C). Sau đó, trên hộp thoại Setup
Epidata Entry, chọn Next để chuyển qua bước tiếp theo.

2


Bước 4: Chương trình cài đặt mặc định là sẽ tạo ra thư mục Epidata trên thanh Start
và đồng thời cũng cho phép người sử dụng bỏ qua việc này. Nếu không muốn tạo ra thư
mục Epidata trên thanh thực đơn Start, người sử dụng có thể chọn “Don’t create a Start
Menu Folder” trên hộp thoại. Để chuyển sang bước cài đặt tiếp theo, chọn Next.

Bước 5: Chương trình cài đặt đưa ra các tùy chọn để người sử dụng lựa chọn. Các
tùy chọn bao gồm:
- Create a Desktop icon: tạo biểu tượng lối tắt (Shortcut) trên màn hình Desktop.
- Create a Quick Launch icon: tạo biểu tượng trên thanh công cụ Quick launch.
- Field/variable names option set to: nếu được chọn là “Standard field naming “thì
khi khai báo bộ câu hỏi tên biến được Epidata hiểu là từ đầu tiên của dòng khai báo, và
nếu được chọn là “Automatic field naming” thì 10 ký tự đầu tiên của dòng khai báo sẽ là
tên biến.

3


Sau khi chọn các tùy chọn, ta chọn Next để chuyển sang bước tiếp theo
Bước 6: Sau khi các tùy chọn đã được người sử dụng xác định, chương trình cài đặt
đưa ra thông báo là đã sẵn sàng để cài đặt Epidata và yêu cầu người sử dụng nhấn nút
Install để cài đặt chương trình

Bước 7: Khi tiến trình cài đặt Epidata kết thúc, chương trình cài đặt đưa ra các
thông tin cần lưu ý về chương trình Epidata như địa chỉ trang web Epidata, địa chỉ Email
của tổ chức cung cấp phần mềm Epidata. Để chuyển qua bước tiếp theo, người sử dụng
phải nhấn nút lệnh Next
Bước 8: Tiến trình cài đặt phần mềm Epidata đã kết thúc, chương trình cài đặt đưa
ra thông báo hoàn thành tiến trình cài đặt. Nếu người sử dụng muốn xem tài liệu hướng
dẫn sử dụng chương trình thì tích vào mục “See intro” và nếu muốn chương trình cài đặt
khởi động chương trình Epidata thì tích vào “Launch Epidata”. Sau cùng chọn nút Finish
để kết thúc cài đặt.

4


3. Khởi động và làm quen với Epidata
3.1. Khởi động chương trình
Nháy đúp chuột trái vào biểu tượng Epidat trên màn hình desktop
Cửa sổ chương trình Epidata sau khi được khởi động có hình ảnh như sau:

Khi Epidata được khởi động lần đầu tiên, chương trình sẽ đưa ra một hộp thoại chào
mừng. Nút Close trên hộp thoại được sử dụng để đóng hộp thoại, nếu người sử dụng
muốn hộp thoại này không xuất hiện vào những lần khởi động Epidata sau đó thì phải
tích vào mục “Don’t show this window again” trước khi chọn nút Close đóng hộp thoại.

Cửa sổ chương trình Epidata có hình ảnh như sau:

5


Thanh thực đơn: Thanh thực đơn bao gồm các danh mục thể hiện đầy đủ các chức
năng chương trình của Epidata. Các danh mục trên thanh thực đơn của phần mềm như
sau:

File: Nhóm các chức năng New (tạo mới tệp .QES), open (mở tệp .QES đã có sẵn)
và Option (thiết lập các lưu chọn)
Check: Chức năng Add/Advise (thêm ràng buộc số liệu)
Data In/out: Chức năng vào/ra số liệu như lệnh nhập/xuất tệp số liệu, …
Document: Chức năng hỗ trợ làm báo cáo như chức năng codebook (tạo báo cáo
giải thích ý nghĩa các trường và ý nghĩa của số liệu), chức năng đếm bản ghi theo trường
số liệu (count record), …
Tools: Các chức năng tiện ích như QES file from REC file (sinh tệp .qes từ tệp .rec),
clear checks (loại bỏ ràng buộc nhập liệu), …
Help: Sách điện tử hướng dẫn sử dụng phần mềm.
Thanh công cụ tiến trình 6 bước
Sáu bước của tiến trình làm việc với Epidata gồm định nghĩa dữ liệu (1.Define
Data), tạo tệp dữ liệu (2.Make Data File), thiết lập các kiểm tra lỗi số liệu (3.Checks),
nhập dữ liệu (4.Enter Data), tạo các báo cáo mô tả dữ liệu (5. Document), xuất tệp số liệu
sang các định dạng khác (6. Export Data).
Thanh công cụ soạn thảo: Thanh công cụ soạn thảo chứa các nút lệnh gọi đến các
chức năng liên quan đến soạn thảo như mở tệp, ghi tệp, copy, cắt dán nội dung tệp .v.v.

3.2. Thiết lập tùy chọn chương trình
Chức năng thiết lập tùy chọn chương trình của Epidata sẽ cung cấp những tham số
tùy chọn cho phép người sử dụng thiết lập lại các thuộc tính của chương trình để thỏa

mãn yêu cầu sử dụng. Để thiết lập các tham số tùy chọn chương trình, chọn File, chọn
Options trên thanh thực đơn.

6


Hộp thoại Option có nhiều thẻ, mỗi thẻ là một nhóm các tham số tùy chọn chương
trình liên quan. Các nhóm tham số liên quan trên các thẻ như sau:
- Editor: các tham số liên quan đến hiển thị màu nền màu chữ, phông chữ của cửa
sổ soạn thảo của chương trình.

Tùy chọn hiện tại

Cài đặt font chữ

Cài đặt màu nền

Khoảng cách tab

- Show data form: các tham số tùy chọn liên quan đến hiển thị của Mẫu biểu nhập
liệu.

7


Kiểu hiện thị trường nhập liệu

Khoảng cách dòng

Màu trường nhập liệu

Khoảng cách tab
Màu trường đang nhập

- Create data file: Thiết lập tham số tùy chọn liên quan đến việc tạo tệp số liệu
 How to generate field names: tên trường được sinh ra khi tạo tệp số liệu là
do phần mềm tự động tạo ra hay ngầm định là từ đầu tiên của dòng khai báo. Nếu
chọn tham số được thiết lập là “First word in question is field name” thì tên trường
sẽ là từ đầu tiên của dòng khai báo, và nếu là “Automatic field names” thì tên
trường sẽ được Epidata tự động tạo ra.
 Letter case of field names: tham số mặc định tên trường được Epidata
chuyển sang chữ hoa (Upper-case), hoặc chữ thường (Lower-case), hoặc được giữ
nguyên (Leave as is) như được khai báo.
 Update question to actual field name: mặc định 10 ký tự đầu tiên trong từ
đầu tiên của dòng khai báo trường số liệu được chọn làm tên trường nếu từ đầu
tiên đó dài hơn 10 ký tự.
- Document: các tham số liên quan đến hiển thị các báo cáo.
Các tham số tùy chọn được đưa ra trên thẻ này gồm tham số liên quan phông chữ và
màu nền. Cách thiết lập các tham số này tương tự như với thiết lập các tham số liên quan
chức năng soạn thảo (Editors).
- Advance: số đầu tiên trong trường ID Number, tham số về các thông báo của
chương trình.

8


Cài đặt số tự động đầu
tiên
(mặc định số 1)

Cài đặt âm báo

khi nhập

Hiện thông báo khi
nhập lỗi

- File associations: các tham số xác định các loại tệp liên đới
Các tệp liên đới là các tệp lưu kết quả làm việc với Epidata của người sử dụng. Các
tệp liên đới có thể gồm tệp .REC, .QES, .CHK, .LOG và .NOT. Việc thiết lập tham số hết
sức đơn giản, người sử dụng chỉ cần tích vào các loại tệp liên đới và sau đó nhấn nút
Associate file type để mặc định liên đới hoặc nhấn nút Remove association để loại bỏ liên
đới.

9


THIẾT LẬP BỘ CÂU HỎI
1. Khai báo bộ câu hỏi
Khai báo bộ câu hỏi là viết lại cấu trúc bộ câu hỏi trong tệp QES theo quy tắc của
chương trình Epidata. Để có thể khai báo bộ câu hỏi với Epidata, người sử dụng cần xác
định được những thông tin cần lưu tương ứng với mỗi câu hỏi và những trường số liệu
nào cần được tạo ra để lưu những thông tin đó. Với mỗi trường số liệu, người sử dụng
phải đặt tên, xác định kiểu, định dạng và độ rộng cho trường số liệu đó. Người sử dụng
cũng cần nắm được cách viết một dòng khai báo trường số liệu theo quy tắc của Epidata
gọi là cú pháp khai báo trường dữ liệu.
PHIẾU PHỎNG VẤN VỀ TIÊM PHÒNG UNG THƯ CỔ TỬ CUNG Ở
SINH VIÊN NỮ
A. THÔNG TIN CHUNG
Mã Câu hỏi
Trả lời
ID

Mã số phiếu
A1 Ngày điều tra
………………………………….
A2 Ngành học
1.
Bác sỹ đa khoa 6 năm
2.
Bác sỹ y học dự phòng
3.
Bác sỹ RHM
4.
Dược sỹ chính quy
5.
Điều dưỡng chính quy
6.
Cử nhân xét nghiệm y học
7.
Bác sỹ đa khoa liên thông 4 năm
8.
Dược sỹ liên thông
9.
Cử nhân điều dưỡng VLVH
A3 Tuổi( tính theo năm dương)……………….
A4, Dân tộc
1.
2.
A41
3.
4.
A5 Tình trạng quan hệ hiện nay của 1.

2.
bạn ?
3.
….
4.
5.
A6 Bạn có kinh nguyệt năm bao nhiêu 1.
2.
tuổi?
3.
4.

Kinh
Tày
Nùng
Khác (ghi rõ)…………………
Chưa có bạn trai
Đã /đang có bạn trai
Đã kết hôn
Đã ly hôn/ly thân
Góa
Dưới 13 tuổi
13-15 tuổi
16-20 tuổi
20 tuổi trở lên

10


A71A75

Tính chất kinh nguyệt của bạn?
(câu hỏi nhiều lựa chọn)

A8

Thời gian hành kinh của bạn kéo
dài bao lâu?

A9

Thời gian giữa các lần hành kinh
của bạn thế nào?
A10, Bạn đã mắc bệnh phụ khoa bao giờ
A101 chưa?
A11

Gia đình bạn hiện đang sống ở đâu?

1.
Màu nâu
2.
Màu đỏ thẫm
3.
Hỗn hợp dịch, máu không đông
4.
Hỗn hợp dịch, máu đông.
5.
Khác (ghi rõ)..…………….
1.

Dưới 3 ngày
2.
3-5 ngày
3.
5-7 ngày
4.
Trên 7 ngày
1.
Đều
2.
Không đều
1.
Chưa bao gờ
2.
Đã
từng
(ghi
rõ
bệnh:
…………….)
1.
Nông thôn
2.
Thị xã/thị trấn
3.
Thành phố

A12

Trung bình 1 tháng thu nhập được

khoảng bao nhiêu tiền?
…………………………………………
…
A13, Trong gia đình/họ hàng/người quen
A131 bạn đã từng có ai bị ung thư cổ tử 1.
Có (ghi rõ:………………………)
cung chưa?
2.
Không
1.1. Tạo tệp bộ câu hỏi (.QES)
Để tạo tệp QES, trên cửa sổ chương trình Epidata đang mở, chọn 1.Define data và
chọn New .QES file trên thanh công cụ.

Cửa sổ soạn thảo bộ câu hỏi
Quy tắc khai báo trường số liệu
“Tên biến” “Dấu cách” “Nhãn biến” “Dấu cách” “Code kiểu biến”
Tên biến: viết liền không dấu, nên đặt ngắn dưới 10 ký tự và mã hóa theo cấu trúc
bộ câu hỏi. Tên biến nên bắt đầu bằng chữ cái và không nên chứa các ký tự đặc biệt (có
thể sử dụng dấu _ )
Nhãn biến: hiển thị thông tin của biến, nhãn biến được xác định là các ký tự sau dấu
cách và trước Code kiểu biến

11


Code kiểu biến: Sử dụng các chuỗi định dạng theo chương trình để đặt cho mỗi kiểu
biến. Trên phần mềm Epidata chúng ta có các tùy chọn kiểu biến như sau:
Số tự động: Auto ID number
- Chuỗi định dạng là <IDNUM>
- Một trường số liệu được khai báo kiểu ID number thì giá trị số liệu của trường sẽ

được tự động nhập khi nhập số liệu. Người sử dụng không được nhập giá trị cho trường
này.
- Kiểu ID number thường được sử dụng để khai báo cho trường khóa. Trường khóa
là trường chứa số liệu định danh cho bản ghi. Đặc điểm của trường khóa là trong tất cả
các bản ghi của một tệp dữ liệu sẽ không có cặp bản ghi nào có cùng giá trị tại trường
khóa. Dựa vào số liệu của trường khóa, ta luôn tìm được bản ghi duy nhất tương ứng với
nó trong tệp số liệu.
Ví dụ: ID So thu tu phong van <IDNUM>
Kiểu số: Numeric
Kiểu Numeric là kiểu dữ liệu số dùng để khai báo cho các trường số liệu dạng số
như tuổi, thu nhập, chiều cao, cân nặng. Đặc điểm của kiểu này như sau:
- Chuỗi định dạng sử dụng kí tự #, ví dụ ###, hoặc ###.###, hoặc ########, hoặc
##.#### .v.v.
- Trường được khai báo kiểu số chỉ chấp nhận số liệu nhập vào ở dạng số.
- Độ rộng của trường được xác định bằng số kí tự # được khai báo.
- Kích cỡ lớn nhất số liệu nhập vào một trường có kiểu số là 14 chữ số gồm cả ký tự
(“.”)ngăn cách phần số nguyên và phần thập phân với số thập phân.
Ví dụ: c1 can nang ###.#
Kiểu ký tự: Text
Kiểu Text là kiểu dữ liệu văn bản (còn gọi là kiểu chuỗi ký tự), thường được sử
dụng khai báo cho các trường số liệu dạng văn bản như họ và tên, địa chỉ, ghi chú .v.v.
- Chuỗi định dạng là sử dụng ký tự “_” hoặc >
- Chuỗi văn bản nhập vào có thể gồm các ký tự a, b, c, … và kể cả các chữ số.
- Độ rộng của trường lớn nhất là 80 kí tự.
- Khi khai báo mỗi dấu “_” tương ứng với khai báo cho một kí tự.
Ví dụ: c2 ho ten ____________________
Kiểu Upper-case text
Đây cũng là một kiểu dữ liệu văn bản, kiểu này có các đặc tính sau:
- Chuỗi định dạng là <AAA>, hoặc <A >

- Trường được khai báo kiểu Upper-case text thì số liệu nhập vào trường này được
hiểu là dạng văn bản và được tự động chuyển sang dạng kí tự viết hoa.
- Độ rộng của trường tương ứng với số kí tự “trống” (dấu cách) giữa hai dấu “<” và
“>”.
Kiểu Boolean (kiểu logic)
Đây là kiểu dữ liệu logic. Trường được khai báo kiểu này chỉ chấp nhận giá trị Y
hoặc N (cũng có thể chấp nhận số 1 và 0).
- Chuỗi định dạng là <Y>.
- Dùng để khai báo cho biến nhị phân

12


Ví dụ: c4 Gioi tinh <Y>
Kiểu Date
Được sử dụng để khai báo cho các trường số liệu dạng ngày tháng, có các đặc điểm
sau:
- Chuỗi định dạng là <dd/mm/yyyy>, hoặc <mm/dd/yyyy>, hoặc <yyyy/mm/dd>
Trường được khai báo kiểu Date chỉ chấp nhận giá trị nhập vào dạng ngày tháng
theo định dạng đã khai báo.
- Kiểu số liệu ngày tháng có độ rộng là 10 kí tự gồm cả ký tự ngăn cách (“/” hoặc
“-“) giữ các thành phần ngày, tháng và năm.
Ví dụ: c5 Ngay sinh <dd/mm/yyyy>
Kiểu today’s date
Đây cũng là một kiểu dữ liệu thể hiện số liệu ngày tháng. Một trường được khai báo
kiểu Today’s date sẽ được tự động điền vào giá trị ngày hiện tại (ngày của máy tính) khi
nhập liệu
- Chuỗi định dạng là <today> hoặc <today-dmy>, hoặc <today-mdy>, hoặc <todayymd>
Ví dụ: c6 Ngay nhap lieu <today-dmy>
Kiểu soundex

Kiểu Soundex là kiểu dữ liệu mã hóa. Số liệu nhập vào trường này sẽ được Epidata
tự động mã hóa (chuyển sang một giá trị khác) theo quy luật mã hóa của Epidata trước
khi lưu vào cơ sở dữ liệu.
- Chuỗi định dạng là >
- Trường số liệu kiểu Soundex chấp nhận tất cả các kí tự. Trừ kí tự đầu tiên, các kí
tự còn lại sẽ được tự động mã hóa.
- Khuôn dạng của chuỗi mã hóa là A-999, tức là chuỗi mã hóa gồm một kí tự đầu và
tiếp theo là dấu “-“ và ba chữ số. Khi chuỗi nhập vào là HOLMES, chữ H được giữ lại và
chuỗi “OLMES” được mã hóa thành 452 và ta có chuỗi sau mã hóa là H-452.
Chú ý: để việc nhập liệu được nhanh và tránh nhầm lẫn chúng ta nên mã hóa
các câu trả lời trong câu hỏi lựa chọn dưới dạng số cho từng đáp án sau đó sử dụng
kiểu số để khai báo cho trường này. Thông thường việc này ta nên thực hiện từ
bước thiết kế bộ câu hỏi nghiên cứu.
Ví dụ: khai báo trường ngành học
A2 Ngành học
1.
Bác sỹ đa khoa 6 năm
2.
Bác sỹ y học dự phòng
3.
Bác sỹ RHM
4.
Dược sỹ chính quy
5.
Điều dưỡng chính quy
6.
Cử nhân xét nghiệm y học
7.
Bác sỹ đa khoa liên thông 4 năm

8.
Dược sỹ liên thông
9.
Cử nhân điều dưỡng VLVH

13


Chúng ta có thể khai báo dưới dạng kiểu text như sau:
A2 nganh hoc ________________________________
Tuy nhiên ta không nên dùng lệnh này vì trong trường hợp này ta phải đánh lại nội
dung của từng đáp án và trường nhập liệu, nhưng cách này sẽ tốn thời gian và dễ nhầm
lẫn, thay vào đó ta sẽ sử dụng kiểu số để mã hóa cho trường này, vì có 9 đáp án nên độ
rộng của trường là 1 ký tự #
A2 nganh hoc #
Như vậy ta chỉ cần nhập số từ 1-9 theo đáp án trả lời chứ không cần nhập toàn bộ
nội dung của đáp án.
Chú ý: Đối với câu hỏi có thể chọn nhiều đáp án: Trong trường hợp này ta
không nên chỉ tạo ra 1 trường nhập liệu mà với mỗi đáp án đưa ra ta sẽ quy định là
1 trường, trường này để dưới dạng numberic hoặc Yes/No. Sau đó với đáp án được
chọn ta điền số 1 không chọn điền số 0 (tùy cách quy định).
Ví dụ:
B1 Theo chị, UTCTC có thể gây ra hậu quả gì? (câu hỏi nhiều lựa chọn)
1. Tử vong nếu không được phát hiện sớm và điều trị kịp thời theo phác đồ.
2. Vô sinh
3. Ảnh hưởng đến kinh tế gia đình
4. Gánh nặng tâm lý cho bản thân và gia đình
5. Không biết/không nhớ
Ta mã hóa như sau:
B11 Tu vong neu khong duoc phat hien som va dieu tri kip thoi theo phac do #

B12 Vo sinh #
B13 Anh huong den kinh te gia dinh #
B14 Ganh nang tam ly cho ban than va gia dinh #
B15 Khong biet/khong nho #
Chú ý: để các dòng căn lề thẳng tự động, ta làm như sau: đặt con trỏ vào 1
dòng cần căn (thường là dòng có ký tự đầu tiên của chuỗi định dạng kiểu biến nằm
ở xa nhất so với lề trái), sau đó chọn vào Edit, chọn Align Fields
Ví dụ: trong trường hợp này ta đặt con trỏ vào dòng biến a9

Sau đó chọn Edit, chọn Align Fields sẽ cho kết quả:

14


Lưu ý:
- Trong trường hợp thao tác 1 lần không được như mong muốn, ta thực hiện lại thao
tác này 2-3 lần.
- Trong 1 số trường hợp như khi thay đổi font chữ của Epidata hoặc khi copy văn
bản từ các phần mềm khác sang sẽ không thực hiện được lệnh Align Fields. Vì vậy ta nên
gõ trực tiếp và để font chữ mặc định của Epidata.
1.2. Lưu tệp QES
Sau khi soạn thảo nội dung tệp QES, người sử dụng cần ghi tệp để kết thúc việc
khai báo. Để ghi tệp, ta chọn biểu tượng Save trên thanh công cụ hoặc chọn File, chọn
Save trên thanh thực đơn.
Nút lệnh Save được nhấn sẽ mở hộp thoại Save As. Trên hộp thoại Save As, người
sử dụng phải nhập tên tệp vào mục File name, chọn nơi chứa tệp ở mục Save in, chọn
kiểu tệp là .qes ở mục Save as type và chọn nút Save để ghi tệp.

Tập QES được tạo ra sẽ có phần mở rộng là .qes
Chú ý: Để mở một tệp QES đã tồn tại ta có thể chọn File và chọn Open hoặc

chọn 1.Define Data và chọn Open QES file sau đó chỉ ra tệp QES và chọn Open
trên hộp thoại Open để mở tệp.

15


2. Tạo tệp nhập liệu (.REC) từ tệp QES
Tệp qes mà ta vừa tạo ra sẽ có chứng năng lưu trữ thông tin của bộ câu hỏi, để tạo
có thể nhập số liệu ta phải tạo ra 1 tệp có phần mở rộng là .REC từ tệp QES ban đầu.
Trước khi sinh tệp REC ta có thể chọn tùy chọn xem trước giao diện của tệp REC bằng
cách chọn “2. Make data file” trên thanh công cụ và chọn “Preview Data Form”

Giao diện của sổ hiện lên sẽ cho chúng ta xem trước nội dung hiển thị của file REC,
chú ý rằng ta không thể nhập vào cửa sổ này, nếu không chỉnh sửa gì thêm ta đóng của sổ
này và tạo 1 file REC thực sự để có thể nhập liệu.
Để sinh ra tệp REC từ một tệp QES, ta chọn “2. Make data file” trên thanh công cụ
và chọn “Make data file” hộp thoại tạo tệp số liệu xuất hiện như sau:

16


Hộp thoại có hai mục “Name of .QES file” và “Name of data file”. Ta có thể nhấn
nút
để chọn tệp QES và nhập tên tệp REC vào mục “Name of data file”, chọn thư mục
cần lưu và nhấn OK để kết thúc tạo tệp REC. Một hộp thoại hiện ra báo cho ta biến file
REC đã được tạo

Chú ý: Tùy chọn của phần mềm sẽ tự động lưu đặt tên tệp REC giống với tệp
QES và lưu 2 tệp vào cùng 1 thư mục. Điều này rất thuận tiện cho các thao tác tùy
chọn tiếp của ta, vì vậy trong trường hợp không hiện ra mặc định này thì ta cần đặt

tên tệp REC giống hệt với tệp QES (kể cả chữ in và chữ thường) và lưu 2 tệp này
trên cùng 1 thư mục
3. Thiết lập ràng buộc và hạn chế lỗi nhập liệu
Trong bộ số liệu có thể xảy ra lỗi do nhập thiếu số liệu hoặc nhập nhầm số liệu so
với phiếu điều tra. Các lỗi này có thể phát sinh từ giai đoạn thu thập số liệu cho đến khi
số liệu được nhập vào phần mềm. Vì vậy 1 điều quan trọng trước khi nhập số liệu và
phần mềm đó là chúng ta cần làm sạch phiếu điều tra (làm sạch tức là kiểm tra các thông
tin còn thiếu và logic trong bộ câu hỏi). Phần này chúng ta sẽ chỉ đề cập đến việc hạn chế
lỗi trong quá trình nhập liệu, tức là cần chắc chắn rằng phiếu điều tra đã được làm sạch.
Các lỗi có thể gặp trong quá trình nhập liệu
- Nhập thiếu số liệu: tức là trường số liệu bị trống
- Nhập sai giá trị so với giới hạn đáp án: ví dụ câu hỏi có 4 đáp án được mã hóa từ
1-4 nhưng ta nhập ngoài khoảng này
- Sai logic giữa các câu hỏi: trong bộ câu hỏi có những câu chứa bước nhảy, tức là
nếu trả lời 1 trong những đáp án thì sẽ chuyển sang câu khác chứ không theo thứ tự bộ
câu hỏi
Trên phần mềm Epidata chúng ta có 1 công cụ để hạn chế những lỗi này bằng cách
tạo 1 tệp ràng buộc có phần mở rộng là CHK (tệp check). Các bước tạo tệp này như sau:

17


Bước 1: chọn 3.Checks trên thanh công cụ tiến trình sáu bước. Sau đó hộp thoại
“Select data file for checks” sẽ xuất hiện yêu cầu người sử dụng chọn tệp REC. Sau đó ta
chọn thư mục chứa tệp REC cần thiết lập ràng buộc ở mục Look in, sau khi mở của sổ sẽ
hiện ra như sau:

Trên cửa sổ chương trình có một hộp thoại nhỏ. Hộp thoại này là công cụ cho phép
thiết lập các thuộc tính và ràng buộc số liệu cho trường (biến).
Tùy chọn

Chức năng
Cú pháp
Tùy chọn trường dữ
liệu

Thiết lập giới hạn cho Chỉ cho nhập các giá trị
các giá trị được nhập trong khoảng 1 đến 4: 1-4
vào trường
Cho phép nhập các giá trị
khác nhau, sử dụng dấu
phẩy giữa các giá trị: 1,2,4
Tạo bước nhảy
“Đáp án” “>” “Trường cần
nhảy”
1>a6 : chọn đáp án 1 sẽ
nhảy đến câu a6
1>WRITE: chọn đáp án 1 sẽ
kết thúc và lưu bản ghi
Bắt buộc nhập vào Chọn Yes trong thanh tùy
trường này mới được chọn
chuyển qua trường
khác

18


Lặp lại giá trị: giá trị ở
bản ghi trước sẽ tự
động lặp lại ở bản ghi
tiếp theo

Tạo nhãn cho các giá
trị trong trường nhập.
Việc mã hóa này
thường theo bộ câu hỏi
Ví dụ trường giới tính
có 2 đáp án được mã
hóa: 1 là nam, 2 là nữ

Chọn Yes trong thanh tùy
chọn

Nhấn vào
sau đó đánh
dòng
lệnh
sau:

Sau khi hoàn thành chọn
Accept and Close
Tùy chọn lệnh mở rộng

19


NHẬP DỮ LIỆU
1. Nhập số liệu
Việc nhập số liệu là đánh máy thông tin lấy từ bộ câu hỏi (phiếu phỏng vấn) vào các
mục tương ứng trên Mẫu biểu nhập liệu. Các thao tác với phần mềm mà nhập liệu viên
cần nắm được là mở Mẫu biểu nhập liệu, thêm bản ghi, xóa bản ghi, tìm sửa số liệu và
đóng Mẫu biểu nhập liệu.

Mở Mẫu biểu nhập liệu: Khi khởi động chức năng nhập liệu, Epidata sẽ yêu cầu
chọn tệp REC để sinh Mẫu biểu nhập liệu tương ứng. Để khởi động chức năng nhập liệu
chọn nút 4.Enter Data trên thanh công cụ. Khi hộp thoại Open xuất hiện, việc tiếp theo
là chọn tệp REC và chọn Open để bắt đầu nhập liệu.

Cửa sổ nhập liệu sẽ hiện ra như sau:

20


Nhập số liệu
Nhập liệu viên đọc các thông tin lần lượt của từng câu hỏi trên bộ câu hỏi và nhập vào
các câu hỏi (ô hoặc mục) tương ứng trên Mẫu biểu nhập liệu. Khi câu hỏi cuối cùng được
nhập đủ thông tin, Epidata đưa ra hộp thoại yêu cầu xác nhận ghi lại thông tin vừa nhập.
Nếu đồng ý ghi thông tin thì chọn nút Yes và chọn No nếu muốn bỏ qua không ghi bản
ghi này.
Sau khi bản ghi được lưu, phần mềm sẽ tự động chuyển sang bản ghi mới.
Thêm bản ghi Có ba cách để thêm bản ghi:
Dùng phím nóng: trên Mẫu biểu nhập liệu nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
Dùng thực đơn: chọn Goto và chọn New Record trên thanh thực đơn
Sử dụng nút lệnh thêm bản ghi: trên thanh công cụ chuyển bản ghi

Khi thực hiện một trong ba thao tác trên, Epidata sẽ đưa ra yêu cầu xác nhận ghi lại bản
ghi đã nhập và tạo bản ghi mới.
Xóa bản ghi
Tại một bản ghi hiện tại trên Mẫu biểu nhập liệu, người nhập có thể sử dụng một trong ba
cách sau để xóa bản ghi đó:
- Dùng phím nóng: trên Mẫu biểu nhập liệu nhấn tổ hợp phím Shift+Del.
- Dùng thực đơn: chọn Goto (phím nóng Ctrl+G) và chọn Delete Record trên thanh thực
đơn. Sau đó đánh số bản ghi cần tìm và nhấn OK

- Sử dụng nút lệnh thêm bản ghi: trên thanh công cụ quản lý danh sách bản ghi chọn nút .
Chú ý: Bản ghi bị xóa chưa được xóa hẳn khỏi tệp REC mà chỉ được đánh dấu xóa, bản
ghi sẽ bị xóa hản khi người sử dụng lệnh đóng gói số liệu.
- Sau khi đánh dấu bản ghi đã xóa, ta đóng form nhập liệu lại bằng cách chọn File, sau đó
chọn Close form.
- Trên thanh thực đơn chọn Tool, Pack Data File

- Chọn file nhập liệu cần chỉnh sửa, sau đó trong hộp thoại hiện ra chọn OK

Tìm và sửa bản ghi

21


Để tìm và sửa bản ghi, có thể sử dụng một trong hai cách sau:
- Sử dụng thanh công cụ để di chuyển đến bản ghi cần sửa

Bản ghi đầu tiên

Bản ghi trước đó Bản ghi sau đó

Bản ghi cuối cùng

- Sử dụng hộp thoại tìm kiếm: Chọn Goto, -> Find record (Ctrl+F)

22


Nhập giá trị cần tìm
Tên biến cần

tìm

Giới hạn
giá trị cần
tìm

2. Xem dữ liệu
Chức năng xem dữ liệu liệt kê dữ liệu tệp REC ở dạng bảng, tên cột của bảng là tên
trường và mỗi dòng là một bản ghi. Để xem dữ liệu chọn 5. Document, chọn View data
và sau đó chọn tệp REC ở hộp thoại Open và chọn Open.
3. Liệt kê số liệu
Chức năng này cho phép liệt kê số liệu trong tệp REC theo các bản ghi dạng các quan sát
(observation). Để liệt kê dữ liệu chọn 5. Document và chọn List data, sau đó trong hộp
thoại Open chọn tệp cần REC và chọn Open.
4. Xem mô tả số liệu
Chức năng này cho phép người sử dụng đưa ra thông tin mô tả tệp số liệu REC. Thông
tin mô tả tệp REC gồm tên trường, nhãn, kiểu và các thông tin thống kê khác về số liệu
theo từng trường trong tệp REC. Đây là những thông tin cần thiết cho người sử dụng khi
làm việc với tệp số liệu. Để đưa ra các thông tin mô tả tệp số liệu, người sử dụng chọn 5.
Document, chọn Codebook. Khi hộp thoại Open xuất hiện, chọn tệp REC và chọn Open,
màn hình xuất hiện hộp thoại Codebook như sau:
Bản mô tả số liệu sẽ cho chúng ta biến số lượng biến số, số lượng bản ghi đã nhập, kiểu
dữ liệu của từng biến và số lượng missing của từng biến số

23


CÁC CHỨC NĂNG TIỆN ÍCH VÀ MỞ RỘNG TRÊN EPIDAT

1. Sửa tên trường

Thực tế, khi tệp REC được tạo ra, số liệu đã được nhập vào thì người sử dụng lại muốn
sửa lại tên biến (trường). Người sử dụng có thể sửa lại tên trường trong tệp QES và tạo
lại tệp REC từ tệp QES. Tuy nhiên, số liệu đã nhập sẽ bị mất nếu ta làm theo cách này.
Epidata có tính năng sửa tên trường (Rename fields) hỗ trợ đổi tên trường trực tiếp trên
tệp REC, không làm mất số liệu đã nhập. Để sửa tên trường, ta chọn tools, chọn rename
fields trên thanh thực đơn chương trình. Khi hộp thoại Open xuất hiện, ta chọn tệp REC
và chọn Open, hộp thoại change field names sau đó được mở có hình ảnh như sau:

Hộp thoại trên có ba cột Field name, Label và New field name. Cột Field name chứa tên
hiện tại của các trường số liệu trong tệp REC, cột Label chứa nhãn biến và cột New field
name cho phép nhập vào tên mới của các trường số liệu. Để sửa tên trường nào, người sử
dụng chỉ cần nhập tên mới của các biến vào cột New field name trên cùng dòng, tương
ứng với tên biến cũ và sau đó chọn Save and close để ghi lại tên biến mới và đóng hộp
thoại.
2. So sánh hai tệp dữ liệu
Chức năng này cho phép người sử dụng đưa ra báo cáo về các thông tin giống và khác
nhau của số liệu trong hai tệp REC. Đây là tính năng hữu ích giúp chúng ta hạn chế lỗi
trong nhập liệu. Số liệu sẽ được nhập vào file nhập liệu bởi 2 nhóm nhập liệu độc lập.
Sau đó ta sử dụng chức năng này để xem có sự khác biệt giữa 2 file nhập hay không.
- Khởi động chức năng: ta chọn 5.Document, chọn chọn Validate duplicate files. Chọn
tệp REC Trên hộp thoại Validate files, ta chọn các tệp và chọn OK để chuyển sang bước
tiếp theo.

24


- Chọn các tham số tùy chọn và kết thúc: Trong bước này, người sử dụng phải chọn các
trường khóa (select key fields) và các tham số tùy chọn khác (option) như bỏ qua các bản
ghi được đánh dấu xóa (ignore deleted records), trường kiểu Text (ignore text fields), .v.v.
và nhấn OK để đưa ra báo cáo.

3. Tạo tệp QES từ tệp REC
Chức năng này được sử dụng để sinh ra một tệp QES từ một tệp REC. Thực tế, người sử
dụng có thể muốn sinh ra tệp REC có cấu trúc gần giống với tệp REC đang có, nhưng lại
chưa có hoặc mất tệp QES. Để có thể tạo nhanh ra một tệp REC như vậy, người sử dụng
có thể sử dụng chức năng này sinh ra tệp QES từ tệp REC, sửa lại nội dung tệp QES và
sinh ra tệp REC mong muốn. Để sinh tệp QES từ tệp REC, ta chọn Tool trên thanh thực
đơn, chọn QES file from REC file, chọn tệp REC trên hộp thoại Create QES file from
data file và chọn OK để kết thúc.
4. Ghép tệp số liệu
Chúng ta sử dụng chức năng này trong 2 trường hợp
- Số liệu trên cùng bộ câu hỏi có thể được nhập trên nhiều máy tính khác nhau, do nhiều
người nhập. Kết quả là có nhiều tệp số liệu thành phần của một bộ số liệu. Để có một bộ
số liệu hoàn chỉnh, người sử dụng phải ghép các tệp số liệu này lại với nhau. Tệp được
ghép sẽ có tổng số bản ghi bằng tổng số các bản ghi của các tệp số liệu thành phần.
- Khi chúng ta thu thập các thông tin khác nhau, nhiều lần trên cùng 1 đối tượng. Ví dụ
như đầu tiên chúng ta thu thập thông tin chung và các chỉ số xét nghiệm của bệnh nhân,
ta đưa vào 1 file câu hỏi. Sau đó hẹn bệnh nhân đến để phỏng vấn thêm những thông tin
khác ta lại có thêm 1 file câu hỏi mới. Trong trường hợp này ta mã hóa 1 trường khóa
(thường là ID) cho mỗi bệnh nhân. Tức là cùng 1 bệnh nhân sẽ có mã giống nhau ở 2 file
câu hỏi
Ta thực hiện việc ghép số liêu như sau:
- Trong cửa sổ của Epidata, chọn Data in/out, chọn Append/Merge
- Khi chức năng Append/Merge được kích hoạt, hộp thoại Append/Merge xuất hiện có
hình ảnh như sau

Ta chọn 2 file số liệu cần ghép, sau đó nhấn OK

25