Khảo sát các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền tại khách sạn hương giang

Báo cáo thực tập giáo trình

MỤC LỤC

MỤC LỤC.....................................................................................................i
DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU............................................................ii
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ..............................................................................1
1.2. Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền...................................................................................6

CHƯƠNG 2 - TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN HƯƠNG GIANG...............12
2.1. Thông tin chung về khách sạn Hương Giang...........................................................................12
2.2. Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị:......................................................................12
2.3. Đặc điểm về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.......................................................................13
2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý................................................................................................14
2.4.2. Nhiệm vụ của các bộ phận...................................................................................................14
2.5. Nguồn lực của Khách sạn.........................................................................................................15

CHƯƠNG 3 – THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRONG CHU
TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN HƯƠNG GIANG........20
3.2. Giai đoạn xét duyệt bán chịu...................................................................................................30
3.4. Khi khách đang lưu trú tại khách sạn:....................................................................................33
3.5. Check out:................................................................................................................................37
3.6. Lập hóa đơn chứng từ và thu tiền:..........................................................................................37
3.7. Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:.....................................................................................................40
3.8. Thu tiền qua ngân hàng đối với các hãng lữ hành:.................................................................41
3.9. Gửi tiền vào ngân hàng:...........................................................................................................41

CHƯƠNG 4 – MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN....................................42
4.1. So sánh sự giống và khác nhau giữa thực tế ở Hương Giang và lý thuyết.
................................................................................................................................. 42
4.2. Đánh giá ưu, nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền....43

4.3. Đánh giá kết quả của báo cáo..................................................................................................47

i


Báo cáo thực tập giáo trình

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý tại khách sạn Hương Giang Resort & Spa
.....................................................................................................................................
Sơ
đồ
2:
Sơ
đồ
xử
lý
đơn
đặt
buồng
.....................................................................................................................................
Sơ
đồ
3:
Quy
trình
ghi
sổ
kế
toán

.....................................................................................................................................
Bảng 1: Bảng tóm tắt tình hình Tài sản – Nguồn vốn của khách sạn
.....................................................................................................................................
Bảng 2: Báo cáo kết quả kinh doanh (Qúy III / 2011)
.....................................................................................................................................
Bảng
3:
Công
thức
tính
số
buồng
còn
có
thể
bán
.....................................................................................................................................
Hình
1:
Biểu
đồ
chiếm
dụng
phòng
trực
quan
.....................................................................................................................................
Hình
2:
Mẫu

phiếu
đặt
buồng
của
khách
lẻ
.....................................................................................................................................
Hình
3:
Mẫu
phiếu
đặt
buồng
của
khách
đoàn
.....................................................................................................................................
Hình
4:
Mẫu
INVOICE
.....................................................................................................................................
Hình
5:
Mẫu
SERVICES’
INVOICE
.....................................................................................................................................
Hình
6:

Mẫu
PAYMENT
REPORT
.....................................................................................................................................

ii


Báo cáo thực tập giáo trình

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Sự cần thiết của đề tài.
Kinh tế ngày càng phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn tìm cách nâng cao
hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Trong đó, hoạt động kinh
doanh khách sạn mang tính chất của loại hình kinh doanh dịch vụ, ẩn chứa nhiều rủi
ro, dễ xảy ra gian lận và sai sót.Vì vậy, để đảm bảo đạt được hiệu quả cao và ngăn
chặn những tổn thất hay rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh
khách sạn thì trước hết, bản thân khách sạn phải có những biện pháp hữu hiệu và một
trong những biện pháp quan trọng đầu tiên là phải thiết lập được một hệ thống Kiểm
soát nội bộ đầy đủ và có hiệu quả.
Khách sạn Hương Giang là một đơn vị có truyền thống lâu đời trong lĩnh vực khách
sạn, nhà hàng, với đặc trưng của một doanh nghiệp dịch vụ, các chu trình được thiết kế
sao cho hoạt động liên kết với nhau, song song, bổ trợ nhau với nhiều công đoạn, trình
tự phức tạp. Vì vậy để nghiên cứu một cách đầy đủ và chi tiết các thủ tục kiểm soát
phải cần rất nhiều thời gian. Vì lí do hạn chế về thời gian và khả năng thực hiện, chúng
tôi chọn chu trình “Bán hàng - Thu tiền” được xem là chu trình rất quan trọng đối với
tình hình kinh doanh của công ty để tiến hành nghiên cứu. Do đó, nhóm chúng tôi thực
hiện đề tài là “Khảo sát các thủ tục kiểm soát trong chu trình Bán hàng - Thu tiền
tại khách sạn Hương Giang” nhằm tìm hiểu các thủ tục kiếm soát trong chu trình bán
hàng thu tiền hiện có tại đây.

2. Mục tiêu nghiên cứu.
a) Mục tiêu tổng quát: Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát trong chu trình Bán hàng thu tiền tại khách sạn Hương Giang nhằm tìm ra ưu nhược điểm của các thủ tục này, từ
đó có thể rút ra được những thủ tục có thể rút gọn hay bổ sung thêm để hoàn thiện các
thủ tục kiểm soát trong chu trình Bán hàng - thu tiền.
b) Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống lý luận chung về các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền.
- Tìm hiểu thực trạng thực hiện các thủ tục kiểm soát trong chu trình Bán hàng Thu
tiền tại khách sạn Hương Giang.
- Đánh giá thực trạng để rút ra những ưu, nhược điểm và đề xuất một số các giải pháp
hoàn thiện các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền tại khách sạn Hương
Giang.
3. Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đưa ra các lý luận cơ bản cho đề tài.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp tại đơn vị nhằm tìm hiểu về nội dung của các bước
trong quy trình thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát liên quan đến đề tài thực
hiện.
- Phương pháp đối chiếu, so sánh để tìm ra những điểm khác biệt giữa lý thuyết với
thực tế thực hành các thủ tục kiểm soát của khách sạn Hương Giang.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
1


Báo cáo thực tập giáo trình

+ Đối tượng nghiên cứu: Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng - thu tiền tại
khách sạn Hương Giang.
+ Phạm vi nghiên cứu:
- Thời gian nghiên cứu: Tài liệu được thu thập để thực hiện đề tài được tìm hiểu trong
khoảng thời gian tháng 10 và tháng 11 năm 2011.
- Không gian: khách sạn Hương Giang – Huế.

5. Những đóng góp của đề tài:
- Giúp sinh viên hệ thống một cách tổng quát lý thuyết về kiểm soát nội bộ đối với chu
trình bán hàng thu tiền.
- Cung cấp những kiến thức thực tế về thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng - thu
tiền trong một doanh nghiệp điển hình về loại hình kinh doanh dịch vụ.
- Giúp sinh viên có thể so sánh giữa lí thuyết và thực tế trong việc kiểm soát trong chu
trình bán hàng - thu tiền. Đề xuất, kiến nghị một số thay đổi để khách sạn có thể hoàn
thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ.
6. Kết cấu của đề tài.
Phần I: Đặt vấn đề nghiên cứu.
Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu:
Chương 1: Các cơ sở lý luận về thủ tục kiểm soát
Chương 2: Tổng quan về khách sạn Hương Giang
Chương 3: Thực trạng các thủ tục kiểm soát trong chu trình Bán hàng - Thu tiền tại
khách sạn Hương Giang
Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện.
Phần III: Kết luận.

2


Báo cáo thực tập giáo trình

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1 – CÁC CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT.
1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ:
1.1.1. Khái niệm:
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để
đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có

thể hiểu đơn giản là hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một
tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.
Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như
ISO, TQM, QA/QC đảm bảo cho sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức đã được xây
dựng.
Như vậy, bất kỳ hoạt động nào của tổ chức cũng có thể là đối tượng của kiểm soát
nội bộ, kể cả kiểm toán nội bộ - một hệ thống kiểm tra, đo lường, đánh giá tính xác
thực của các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý trong nội bộ
doanh nghiệp. Có nhiều trường hợp, hoạt động kiểm toán nội bộ có thể mở rộng sang
các lĩnh vực khác nhưng quan trọng nhất vẫn là các hoạt động tài chính - kế toán.
Trong khi kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của Luật kiểm toán, hệ
thống kiểm soát nội bộ vận hành theo các chuẩn mực do tổ chức tự ban hành phù hợp
với phông pháp luật chung.
* ISO (International Organization for Standardization): là Tổ chức tiêu chuẩn hoá
quốc tế, thiết lập tiêu chuẩn quốc tế bao gồm các đại diện từ các tổ chức tiêu chuẩn các
quốc gia.
* TQM (Total Quality Management): là phương pháp quản lý của một tổ chức doanh nghiệp, định hướng vào chất lượng dựa trên sự tham gia của mọi thành viên
nhằm đem lại sự thành công dài hạn thông qua sự cải tiến không ngừng của chất lượng
nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của công ty cũng
như tham gia vào lợi ích cho xã hội.
* QA/QC:
- QC (Quality Control): Kiểm tra và kiểm soát chất lượng sản phẩm. Đây là khâu
kiểm tra được đặt xen kẽ giữa các công đoạn sản xuất và ở khâu thành phẩm để kiểm
tra chất lượng của các sản phẩm. Các khâu kiểm tra chất lượng này sẽ phân sản phẩm
ra ít nhất là 3 loại: Chính phẩm, thứ phẩm, và phế phẩm.
- QA (Quality Assurance): Giám sát, quản lý và ban hành chất lượng. Đây là bộ
phận có quyền và có trách nhiệm quy định sẽ đặt khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm ở
công đoạn nào, kiểm tra sản phẩm theo phương pháp, tiêu chuẩn nào, sẽ dùng dụng cụ
gì để kiểm tra, và sản phẩm phải đạt được mức độ nào thì sẽ được công nhận là chính
phẩm hoặc mắc phải khuyết tật nào sẽ quy ra là thứ phẩm,v.v..

Những định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ:

3


Báo cáo thực tập giáo trình

(1) Theo IAS 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ
tục kiểm soát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt
chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.
2) Theo COSO: Kiểm soát nội bộ là 1 qui trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng Quản
trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của 1 tổ chức, được thiết kế để cung cấp sự
đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hội đồng quản trị, các nhà quản
lý mong muốn là:
- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.
- Tính chất đáng tin cậy của các báo cáo tài chính.
- Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành.
3) Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ
thống chính sách và thủ tục đựơc thiết lập nhằm đạt đựơc 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài
sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế
độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
− Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột của người sử dụng lao động
với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ,
làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều
thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao biết
được tổ chức đang phải đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn nào? Làm thế nào có thể
phân quyền, uỷ nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ
không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?…
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công

ty:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên
của công ty gây ra.
- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty.
- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty.
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội
bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc
giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp
của bản thân. Đối với những công ty có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ
đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao
của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân
tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối
với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho
những công ty có rủi ro thấp hơn.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành của một hệ thống kiểm soát nội bộ (theo COSO):

4


Báo cáo thực tập giáo trình

Ủy ban các tổ chức bảo trợ của Ủy ban Treadway (COSO) là một tổ chức khu vực
tư nhân tự nguyện, được thành lập tại Hoa Kỳ, chuyên cung cấp hướng dẫn để quản lý
điều hành và các tổ chức quản lý nhà nước về các khía cạnh quan trọng của quản trị tổ
chức, đạo đức kinh doanh, kiểm soát nội bộ , doanh nghiệp quản lý rủi ro, gian lận, và
báo cáo tài chính. COSO đã thành lập một mô hình kiểm soát nội bộ phổ biến đối với
những công ty và các tổ chức có thể đánh giá hệ thống kiểm soát của họ.
a) Môi trường kiểm soát (Control Environment): là những yếu tố của tổ chức

ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một
môi trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng
của hệ thống kiểm soát nội bộ hay không.
Ví dụ: nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của liêm chính và đạo
đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy
nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế,
quy trình SXKD...
Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả
của hệ thống kiểm soát nội bộ.
b) Đánh giá rủi ro (Risk Assessment): Nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan
đến mục tiêu kinh doanh của công ty.
Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào
khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác
động:
- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề
nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết
bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở
rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát
thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...
- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi
thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất
hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành
của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định
rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và
xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
c) Hoạt động kiểm soát (Control Activities): Là các biện pháp, quy trình, thủ tục
đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức
đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức.
Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm

soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã quy định, theo
đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành…
d) Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and Communication): Là
hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công
5


Báo cáo thực tập giáo trình

ty, nó cho phép từng nhân viên cũng nhưng từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ
của mình.
e) Hệ thống giám sát (Monitoring): Là một quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ
thống kiểm soát nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một
cách trơn tru, hiệu quả.
Ví dụ: thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động
của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả
nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay
không.
1.2. Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền.
1.2.1. Định nghĩa chu trình bán hàng – thu tiền:
Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình
trao đổi hàng ngang tiền. Nó bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc
bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền.
1.2.2. Vai trò, chức năng chu trình bán hàng – thu tiền.
Chu trình bán hàng và thu tiền có vai trò rất to lớn, là một bộ phận có liên quan đến
rất nhiều chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết
quả của một chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình kiểm toán này sẽ tiết kiệm
được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị hợp lý
và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh; tiêu thụ của đơn vị.

Đối với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho ban lãnh đạo thấy được những sai sót,
yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng như quản lý phần hành này, góp phần nâng
cao hiệu quả kinh doanh.
Đối với nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn trách nhiệm của
doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, có chính sách hợp lý hơn để
phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
−

Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng - thu tiền gồm:

a) Xử lý đặt hàng của người mua:
Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu
cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hoá, dịch vụ…
Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác định.
Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý này,
người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn
bán hàng.
6


Báo cáo thực tập giáo trình

b) Xét duyệt bán chịu:
Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay từ
thoả thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịu một phần
hoặc toàn bộ lô hàng. Chức năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thất thu do khách
hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận
ban đầu.
c) Chuyển giao hàng:
Là chức năng vận chuyển hàng hoá đến người mua, chuyển giao quyền sở hữu. Đây

là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt với các công ty bán buôn) nên thường là điểm
chấp nhận được ghi sổ bán hàng.
- Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:
Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá
gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật
thuế giá trị gia tăng. Việc gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán
hàng vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của
từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
- Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:
Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền
bán hàng nhằm tránh khả năng bỏ sót hoặc dấu giếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt
trực tiếp.
- Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá:
Bộ phận này có chức năng đưa ra quyết định nhận lại hàng hoặc bớt giá khi người
mua không thỏa mãn về hàng hóa, trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký
hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ.
- Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được:
Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả
năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả kháng”,
cần xem xét xoá sổ khoản phải thu đó.
- Dự phòng nợ khó đòi:
Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả
năng thu được trong tương lai. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dự phòng này là số dư do
điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu được tiền.
1.2.3. Mục tiêu kiểm toán bán hàng - thu tiền:

7


Báo cáo thực tập giáo trình

Chức năng của kiểm toán đã được cụ thể hóa thành các mục tiêu kiểm toán. Do chu
trình bán hàng và thu tiền được cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành
các khoản mục trên các báo cáo tài chính nên các mục tiêu đặc thù của kiểm toán bán
hàng và thu tiền cần cụ thể hóa cả mục tiêu kiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán
nghiệp vụ, phù hợp với các đặc điểm của phần hành kiểm toán này. Mặt khác, mặc dù
các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có quan hệ chặt chẽ và tạo nên chu trình xác định,
song mỗi loại nghiệp vụ này lại có yêu cầu riêng và phản ánh cụ thể vào sổ sách kế
toán riêng theo trình tự độc lập tương đối. Do đó, mục tiêu đặc thù cho các khoản mục,
nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền cần có định hướng cụ thể qua các mục tiêu
kiểm toán đặc thù riêng biệt.
1.2.4. Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền.
a) Đối với việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách.
- Không nhận được đơn đặt hàng của khách vì đơn đặt hàng do người không có nhiệm
vụ nhận hoặc không biết chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận nào.
- Đơn đặt hàng của khách hàng không được xử lý do giao không đúng bộ phận.
- Bán hàng cho khách hàng chưa được phê duyệt.
- Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho.
b) Đối với việc xét duyệt bán chịu.
- Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt.
- Bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong việc
thanh toán.
c) Đối với việc điền vào phiếu xuất kho và việc chuyển giao hàng hóa.
- Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng.
- Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt.
- Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua.
- Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng.
- Giao hàng không kịp thời cho khách hàng.
- Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm.
d) Đối với việc lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng.

- Hóa đơn bán hàng được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiều hóa đơn
bán hàng cho mỗi lần vận chuyển.
- Số hàng đã vận chuyển không được lập hóa đơn.
8


Báo cáo thực tập giáo trình

- Hóa đơn bán hàng ghi số tiền không đúng.
- Việc ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người có thẩm quyền.
e) Đối với việc ghi sổ nghiệp vụ bán hàng.
- Hóa đơn bán hàng có thể không được ghi sổ nhật ký và sổ chi tiết phải thu khách
hàng.
- Hóa đơn bán hàng có thể ghi sổ chi tiết sai khách hàng.
f)

Đối với việc thu tiền.

+ Thu tiền mặt trực tiếp.
- Tiền mặt bị biển thủ trước khi ghi sổ.
- Số tiền thu được không đúng với giá bán.
+ Thu tiền qua ngân hàng:
- Gửi nhầm tài khoản.
- Gửi nhầm số tiền.
g) Đối với việc ghi sổ số tiền thu được.
- Một số phiếu thu có thể không được ghi sổ.
- Ghi sổ sai số tiền đã thu được.
- Phiếu thu ghi sổ chi tiết sai khách hàng.
1.2.5. Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng – thu tiền:
a) Xử lý đơn đặt hàng của khách:

- Xác minh lại đơn đặt hàng.
- Phê chuẩn các phương thức bán chịu.
-Kiểm tra dự trữ hàng tồn kho.
- Trường hợp các đơn đặt hàng đặc biệt phải có sự phê duyệt riêng.
- Trong tất cả các trường hợp, việc phê chuẩn phải để lại dấu vết như làm dấu, ký nháy,
hay lập Phiếu xác nhận đơn đặt hàng, phiếu xác nhận đơn đặt hàng phải được đánh số
thứ tự trước, được lập nhiều liên.
b) Xét duyệt bán chịu:
- Quyết định hạn mức tín dụng và lưu thành văn bản.
- So sánh đơn đặt hàng và hạn mức tín dụng của từng khách hàng.
- Làm dấu, ký tên để xác nhận việc phê duyệt bán chịu trên Đơn đặt hàng.
9


Báo cáo thực tập giáo trình

c) Điền vào phiếu xuất kho và chuyển giao hàng hóa:
- PXK được gửi đến cho thủ kho điền số lượng thực xuất.
- Thủ kho chỉ được xuất kho khi PXK đã có sự phê duyệt.
- Việc ghi sổ và kiểm tra việc ghi sổ phải tách biệt với việc bảo quản hàng hóa.
- Phòng vận chuyển khi nhận được hàng từ kho phải kiểm tra sự khớp đúng giữa số
hàng nhận được với Đơn đặt hàng và PXK đã được phê duyệt.
- Phân ly trách nhiệm vận chuyển hàng với việc phê duyệt và điền Phiếu xuất kho
- Phiếu vận chuyển được lập làm nhiều liên và được đánh số thứ tự trước.
d) Gửi hóa đơn cho khách:
- Trước khi lập hóa đơn phải kiểm tra sự khớp đúng giữa đơn đặt hàng với phiếu xuất
kho, Phiếu vận chuyển đã được phê duyệt do các bộ phận khác gửi tới.
- Ghi các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn.
- Trước khi hóa đơn được gửi đi, cần có sự kiểm tra độc lập về giá và sự chính xác của
hóa đơn.

- Đối chiếu số tổng cộng trên Phiếu vận chuyển với số tổng cộng trên hóa đơn bán
hàng.
- Tất cả hóa đơn được lập phải đánh số thứ tự trước.
e) Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:
- Bộ phận kế toán ghi sổ phải tách biệt với các bộ phận còn lại.
- Việc ghi sổ Nhật ký bán hàng và người ghi sổ Chi tiết Phải thu khách hàng phải do 2
người thực hiện.
- Khi ghi sổ phải có đầy đủ chứng từ gốc.
- Hóa đơn bán hàng được đánh số trước. Đồng thời kế toán phải kiểm tra sự khớp đúng
giữa HĐBH với các nghiệp vụ trên Nhật ký bán hàng.
- Độc lập đối chiếu số dư định kỳ trên Sổ cái tổng hợp với sổ chi tiết.
- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ và đúng đắn.
- Một người độc lập lập Bảng đối chiếu tiền hàng và gửi đến cho mỗi khách hàng.
f)

Thu tiền mặt trực tiếp:

- Phân cách nghiệp vụ bán hàng và thu tiền.
- Sử dụng thiết bị thu tiền.
- Đối chiếu các chứng từ gốc trước khi lập Phiếu thu.
10


Báo cáo thực tập giáo trình

- Phiếu thu được đánh số thứ tự trước và có nhiều liên.
- Phiếu thu phải được phê duyệt bởi kế toán trưởng và giám đốc. Cuối ngày, kế toán có
trách nhiệm lập bảng kê thu tiền để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu đã được duyệt, tiến hành thu tiền và ghi số thực tế đã
nhập quỹ trước khi ký tên và yêu cầu người nộp ký tên.

- Có sự kiểm tra độc lập giữa số tiền trên Bảng kê với Sổ quỹ.
g) Thu tiền qua ngân hàng:
- Đính kèm chứng từ chứng minh nghiệp vụ đó vào giấy báo.
- Phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự
liên tục ghi trên giấy báo.
- Thực hiện đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với các chứng từ gốc đính kèm.
h) Gửi tiền vào ngân hàng:
- Tất cả tiền mặt thu được phải kịp thời gửi vào ngân hàng (hàng ngày, vài ngày…).
- Ghi sổ số tiền nộp vào ngân hàng sẽ xác minh nghiệp vụ thu tiền đã xảy ra.
- Có một nhân viên độc lập kiểm tra sự khớp đúng giữa tiền gửi vào ngân hàng với số
tiền ghi trong Bảng kê, giữa Phiếu nộp tiền với Bảng kê hàng ngày (định kỳ).
i)

Ghi sổ kế toán:

- Phân cách nhiệm vụ ghi sổ Sổ quỹ với kế toán thu tiền.
- Có nhân viên độc lập kiểm tra việc khớp đúng giữa số tiền đã ghi sổ với Bảng kê tiền
mặt và Bảng sao kê của ngân hàng.
- Lập bảng cân đối thu tiền và gửi cho khách hàng đều đặn (từng tuần, tháng hay quý).

11


Báo cáo thực tập giáo trình

CHƯƠNG 2 - TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN HƯƠNG GIANG
2.1. Thông tin chung về khách sạn Hương Giang
- Tên khách sạn:
Spa

Khách sạn Hương Giang Resort &

- Tên giao dịch quốc tế: Huong Giang Hotel Resort & Spa

- Website:

- Trụ sở giao dịch:

51 Lê Lợi, TP Huế

- Điện thoại:

(054) 3822122



Khách sạn Hương Giang là một chi nhánh của công ty cổ phần du lịch Hương
Giang, hoạt động độc lập dưới sự điều hành của công ty. Với sự kết hợp hài hòa giữa
kiến trúc hiện đại và nội thất được trang trí theo kiểu truyền thống Huế - Việt Nam,
cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, phong cách phục vụ lịch thiệp và tận tình
chu đáo khách sạn Hương Giang đã để lại nhiều ấn tượng sâu đậm trong lòng mỗi du
khách mỗi khi xa Huế.
2.2. Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị:
−

Công ty cổ phần du lịch Hương Giang:

Ngày 3/10/1994 Công ty khách sạn Hương Giang được thành lập.
Ngày 2/11/1996 Công ty khách sạn Hương Giang đổi tên thành Công ty du lịch
Hương Giang. Công ty bao gồm 19 đơn vị thành viên hoạt động trong những lĩnh vực

kinh doanh khách sạn, nhà hàng, lữ hành quốc tế… trong đó khách sạn Hương Giang
là đơn vị kinh doanh lớn nhất.
−

Khách sạn Hương Giang:

Tọa lạc tại số 51 đường Lê Lợi, khách sạn được khởi công vào năm 1960 do kiến
trúc sư Ngô Viết Thụ thiết kế. Lúc đầu khách sạn được dùng làm cơ sở của hội liên
hiệp phụ nữ miền Trung và từ 1963 chuyển thành câu lạc bộ sỹ quan vùng 1 của quân
ngụy.
Sau năm 1975, cơ sở này được Sở Thương Mại Bình Trị Thiên cũ chuyển giao với
tên gọi khách sạn Hương Giang chuyên thực hiện chức năng như một nhà khách của
tỉnh.
Với chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước, vào năm 1990, khách sạn đã trở
thành một đơn vị hạch toán kinh doanh trực thuộc của Công ty du lịch Thừa Thiên
Huế.

12


Báo cáo thực tập giáo trình

Với sự nỗ lực và phấn đấu của mình, sản phẩm của khách sạn Hương Giang đã
được hội đồng chất lượng quốc gia trao giải bạc năm 1996 và giải vàng năm 1999,
được hội đồng Tổng cục du lịch bình chọn 1 trong 10 khách sạn hàng đầu Việt Nam ba
năm liền 1999, 2000 và 2001. Đặc biệt là sự kiện khách sạn Hương Giang được Tổng
Cục Du Lịch Việt Nam công nhận là khách sạn đạt tiêu chuẩn 4 sao vào ngày
21/10/2002 là thành quả to lớn mà khách sạn đã đạt được trong suốt chặn đường dài
phấn đấu của mình.
2.3. Đặc điểm về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.

Kinh doanh khách sạn là hoạt động đòi hỏi vốn đầu tư lớn, chi phí cho bảo dưỡng
cao, sử dụng nhiều lao động. Chính vì những đặc thù đó mà chất lượng sản phẩm do
Hương Giang cung cấp cho khách hàng trong và ngoài nước ngày càng được nâng cao
và đa dạng hóa về hình thức. Tính đến thời điểm này, hệ thống sản phẩm của khách
sạn có thể kể đến là:
−Dịch vụ lưu trú:
Với tổng cộng 165 phòng ngủ đạt tiêu chuẩn quốc tế 4 sao hiện được đưa vào phục
vụ. Khách sạn có nhiều loại phòng ngủ khác nhau, với kiểu trang trí nội thất mang đậm
phong cách Á Đông rất tiện nghi và sang trọng đáp ứng tối đa nhu cầu của khách.
− Dịch vụ ăn uống:
Khách sạn có 4 nhà hàng với các kiểu kiến trúc khác nhau. Bộ phận nhà hàng có
thể đáp ứng và phục vụ nhiều món ăn, từ món ăn Huế đến món ăn Âu, Á. Ngoài ra
khách sạn còn tổ chức rất thành công các cuộc hội hội nghị, hội thảo, liên hoan, đám
cưới…
− Dịch vụ vận chuyển:
Với đội ngũ hơn 25 xe du lịch lớn nhỏ, hiện đại và đầy đủ tiện nghi, phục vụ 24/24,
cùng với đội ngũ lái xe nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm, chịu trách nhiệm đưa đón khách
từ khách sạn đến sân bay cũng như các điểm tham quan du lịch trong và ngoài tỉnh.
− Dịch vụ bổ sung:
Khách sạn có đầy đủ các dịch vụ bổ sung để tận dụng hiệu quả các nguồn lực của
mình cũng như để phục vụ các nhu cầu giải trí và thư giản của khách như: casino,
massage, sauna, spa…
Là khách sạn 4 sao, nhìn chung khách sạn Hương Giang có hệ thống sản phẩm từ lưu
trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung khá đa dạng và phong phú, phục vụ 24/24 đảm bảo
phục vụ khách mọi lúc cần thiết, đáp ứng cho nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

13


Báo cáo thực tập giáo trình

2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
2.4.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Trong quá trình hoạt động, khách sạn Hương Giang đã không ngừng hoàn thiện cơ
cấu bộ máy tổ chức của đơn vị mình. Cho đến nay, hệ thống hoạt động kinh doanh của
khách sạn đã được thiết lập theo sơ đồ sau:
2.4.2. Nhiệm vụ của các bộ phận

- Tổng giám đốc: là người trực tiếp chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động kinh
doanh của khách sạn, theo dõi việc kiểm tra thực hiện các nhiệm vụ được đưa xuống
cho các bộ phận thực hiện.
- Phó tổng giám đốc: giúp Tổng giám đốc điều hành, quản lý kinh doanh, vạch ra
phương hướng kinh doanh và chịu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra tiến độ thực hiện
công việc của các bộ phận.
- Phòng Tổ chức hành chính: chịu trách nhiệm quản lý về hồ sơ nhân sự, ký kết hợp
đồng lao động, phân công công việc, theo dõi các hoạt động thi đua, khen thưởng, tiền
lương tiền công.
- Phòng Kế hoạch – Vật tư: trên cơ sở kế hoạch của các phòng ban và của các bộ phận
trong khách sạn tiến hành tổng hợp và xây dựng kế hoạch tổng thể cho khách sạn.
- Phòng kế toán: thực hiện công tác quản lý tài chính, đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ và
đúng nguyên tắc; kết hợp với lãnh đạo và các phòng ban khác để tiến hành kiểm tra
đánh giá và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh.
- Phòng Sale: có nhiệm vụ triển khai các kế hoạch kinh doanh, thực hiện các chương
trình marketing cho khách sạn, đảm bảo công tác nghiên cứu và phát triển thị trường.
- Bộ phận lễ tân: là nơi liên hệ chính của khách khi ở khách sạn. Làm thủ tục nhận trả
phòng, chịu trách nhiệm giải quyết các phàn nàn, thắc mắc của khách trong phạm vi có
14


Báo cáo thực tập giáo trình

thể, kết hợp thường xuyên với các bộ phận buồng nhằm đảm bảo đón tiếp khách kịp
thời.
- Bộ phận nhà hàng: phục vụ khách ăn uống tại nhà hàng, đảm bảo công tác vệ sinh an
toàn thực phẩm cũng như phục vụ theo yêu cầu của khách hàng khi có sự đặt trước.
- Bộ phận bếp: chuẩn bị và cung cấp thức ăn cho khách trong thời gian khách lưu trú
theo thực đơn và số lượng khách đã đặt trước hoặc được yêu cầu trực tiếp từ khách.
- Bộ phận buồng phòng: phục vụ khách trong quá trình lưu trú tại khách sạn, giặt là,
làm vệ sinh buồng cho khách. Quản lý tài sản trang thiết bị vật tư trong phòng ngủ.
- Bộ phận giải trí và spa: phục vụ khách trong và ngoài khách sạn khi khách có nhu
cầu về giải trí và làm đẹp.
- Bộ phận bảo vệ: giữ gìn an ninh trật tự, bảo vệ tài sản chung cho khách sạn cũng như
cho khách hàng trong suốt thời gian lưu trú.
- Bộ phận IT: đảm bảo cho hệ thống thông tin liên lạc trong khách sạn hoạt động tốt,
thuận lợi để liên lạc với nhau giữa các bộ phận cũng như trong khách sạn và bên ngoài.
- Bộ phận bảo trì: có nhiệm vụ bảo trì và sữa chữa toàn bộ các trang thiết bị máy móc
trong khách sạn khi các trang thiết bị này gặp sự cố và trục trặc kĩ thuật.
2.5. Nguồn lực của Khách sạn.
2.5.1.Vị trí:
Trong kinh doanh khách sạn, vị trí đóng vai trò rất quan trọng. Nó là một trong
những yếu tố tạo lợi thế của doanh nghiệp, tác động đến khả năng thu hút khách. Với
vị trí ở trung tâm thành phố, bên cạnh sông Hương thơ mộng, cùng với lối kiến trúc
độc đáo mang kiểu dáng phương Đông, khách sạn Hương Giang đã tạo nên sức hút đối
với du khách, tạo nên thế mạnh cạnh tranh cho khách sạn.
2.5.2. Tình hình tài sản – nguồn vốn :
Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh, khách sạn Hương Giang đã không
ngừng đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất kỷ thuật hiện đại. Bên cạnh sử dụng nguồn
vốn tự có khách sạn còn vay vốn để tăng cường khả năng kinh doanh, nâng cao vị thế
cạnh tranh, chất lượng sản phẩm, và tăng trưởng thị phần của mình trên thị trường.
Từ một đơn vị có cơ sở vật chất khiêm tốn, đến nay khách sạn đã có 165 phòng ngủ

với 315 giường phân bổ ở các khu: khu A 34 phòng, khu B 50 phòng và khu C 81
phòng. Trong đó có 16 phòng giường đôi, 149 phòng 2 giường đơn, và 01 phòng 1
giường đơn, 105 phòng tiêu chuẩn, 45 phòng tiêu chuẩn hướng sông, 04 phòng gia
đình, 09 phòng đặc biệt và 2 phòng đặc biệt cao cấp.
- Về nhà hàng: Tổng số ghế phục vụ khoảng 520 ghế, phân bổ:
15


Báo cáo thực tập giáo trình

- Nhà hàng Cung Đình: 150 ghế
- Nhà hàng Riverside: 200 ghế
- Nhà hàng Hoa Mai: 120 ghế
- Nhà hàng Hàn Quốc: 50 ghế
- Phòng hội nghị, hội thảo: 550 ghế - gồm phòng họp lớn, phòng nhánh và phòng VIP
tại tầng 5 khu C.
- Về dịch vụ bổ sung: có các quầy bar, dịch vụ Massage, beauty salon, phòng tập thể
dục, bể bơi, dịch vụ vận chuyển và dịch vụ trò chơi có thưởng dành cho khách nước
ngoài.
Có thể nói với một cơ sở vật chất, trang thiết bị như trên, khách sạn Hương Giang
cơ bản đã được hoàn thiện, đủ khả năng cạnh tranh và phát triển trong thị trường kinh
doanh du lịch trên địa bàn, tạo việc làm và ổn định thu nhập cho 237 người lao động.
ĐVT: đồng
Khoản mục

30/09/2011

01/01/2011

Tài sản ngắn hạn

46.369.678.584

109.291.765.892

Tài sản dài hạn

256.906.422.766

261.751.533.011

Nợ phải trả

79.372.806.233

143.131.613.497

Vốn chủ sở hữu

223.903.295.117

227.911.705.406

Tổng tài sản

303.276.101.350

371.043.318.903

Bảng 1: Bảng tóm tắt tình hình Tài sản – Nguồn vốn của khách sạn

2.5.3. Tình hình lao động.
Có thể nói lao động trong kinh doanh du lịch có những đặc trưng riêng biệt thể hiện
rõ nét ở đối tượng và sản phẩm của lao động. Muốn tạo ra một dịch vụ được người tiêu
dùng chấp nhận và đánh giá cao thì người phục vụ du lịch phải tìm cách điều chỉnh
hành vi của mình cho phù hợp với hành vi của người tiêu dùng. Đối với những đặc thù
riêng vừa đề cập ở trên, trong hoạt động kinh doanh du lịch đòi hỏi một lượng lao
động cao. Khách sạn Hương Giang cũng không nằm ngoài quy luật đó. Lao động trực
tiếp của khách sạn hằng năm chiếm khoảng hơn 90% và khoảng 10 % là lao động gián
tiếp ở các bộ phận kế toán, bộ phận quản lý tài chính..
Tổng số: 273 lao động.
- Về giới tính: lao động nam và nữ chiếm gần tương đương nhau, không có sự biến
động lớn qua các năm.
16


Báo cáo thực tập giáo trình

- Về trình độ học vấn: trình độ học vấn của cán bộ công nhân viên trong khách sạn
tương đối cao, trình độ đại học gần 40% tổng lao động.
Nói chung với cấp hạng 4 sao, có quy mô và khả năng đáp ứng như hiện nay, số
lượng lao động của khách sạn như vậy là tương đối hợp lý, sự cân đối giữa lao động
trực tiếp và lao động gián tiếp cũng như sự hợp lý giữa các bộ phận, tạo nên sự phối
hợp nhịp nhàng đã đưa hoạt động các bộ phận tạo thành quỹ đạo thống nhất.

17


Báo cáo thực tập giáo trình

2.6. Kết quả hoạt động kinh doanh quý III năm 2010 và 2011

Đơn vị báo cáo: Công ty cổ phần du lịch Hương Giang.
Địa chỉ:

Số 2 Nguyễn Công Trứ, TP Huế, Thừa Thiên Huế.

BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH (QUÝ III/2011)
Mã số

Thu
yết
minh
(3)
VI.2

CHỈ TIÊU
(1)
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

(2)
01

ĐVT: Đồng
Quý III/2011

Quý III/2010

(4)
12.834.785.768

(5)

9.416.606.094

32.052.392
12.802.760.376

23.283.585
9.393.322.509

11.039.852.188

8.495.674..728

1.762.908.188

897.647.781

VI.2

111.097.070

29.514.218

VI.2

9.731.398

5
2. Các khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung
cấp dịch vụ (10 = 01 - 02)

4. Giá vốn hàng bán

02
10
11

VI.2
7

5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp
dịch vụ (20 = 10 - 11)
6. Doanh thu hoạt động tài chính

20
21
6

7. Chi phí tài chính

22
8

- Trong đó: Chi phí lãi vay
8. Chi phí bán hàng
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh {30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)}
11. Thu nhập khác
12. Chi phí khác
13. Lợi nhuận khác (40 = 31- 32)

14. Tổng LN kế toán trước thuế (50 = 30 +
40)
15.Chi phí thuế TNDN hiện hành
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại

23
24
25
30

1.653.340.584
210.933.276

2.018.539.718
(1.091.377.791)

31
32
40
50

458.289.477
439.053.412
19.236.065
230.169.341

18.800.531
80.104.667
(61.304.136)
(1.152.681.885)

51
52

VI.3

52.779.835

0
VI.3
0

17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh
nghiệp (60 = 50 – 51 - 52)
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*)

60

177.389.506

(1.152.681.855)

70

Lập, ngày 15 tháng 10 năm 2011
Người lập biểu Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Bảng 2: Báo cáo kết quả kinh doanh (Qúy III / 2011)

18


Báo cáo thực tập giáo trình

Qua bảng số liệu trên ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn tăng qua
các năm, quy mô ngày càng lớn. Quý III/2010 doanh thu của khách sạn là
9.416.606.094 đồng, quý III/2011, doanh thu của khách sạn là 12.834.785.768 đồng,
tăng hơn 3 tỷ đồng. Quý III/2010 khách sạn kinh doanh bị lỗ, nhưng đến quý III/2011,
lợi nhuận của công ty đã tăng lên rõ rệt.

19


Báo cáo thực tập giáo trình

CHƯƠNG 3 – THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRONG CHU
TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN HƯƠNG GIANG.
Đối với một đơn vị kinh doanh dịch vụ thì chu trình bán hàng – thu tiền rất quan
trọng, và việc quản lý và hạch toán thế nào để đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề cần đặc
biệt chú trọng, quan tâm. Với Hương Giang, khách sạn cũng đã xây dựng cho mình
một quy trình thực hiện phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế.
Mỗi khách sạn đều khi hoạt động kinh doanh đều có những đối tượng khách hàng

riêng. Với Hương Giang, khách hàng được chia thành 3 đối tượng:
- Khách đã biết đến khách sạn, tự đến đặt buồng: lễ tân sẽ giới thiệu, chào giá.
- Khách chưa xác định chỗ lưu trú, do taxi,... chở tới: lễ tân cũng sẽ giới thiệu, chào
giá cho họ nhưng sau đó khách sạn sẽ phải trả tiền môi giới cho người đưa khách đến
(tiền này có thể trả ngay hoặc lễ tân sẽ xin tên tuổi, địa chỉ của người môi giới để khi
khách check out sẽ thông báo với họ tới lấy tiền môi giới). Cụ thể, một cá nhân hay tập
thể nào đó giới thiệu cho Công ty một đoàn khách đạt doanh thu ở ngưỡng tối thiểu
quy định thì sẽ được hưởng % hoa hồng trên doanh thu đó, phần trăm hoa hồng sẽ
được trích là 5% đối với doanh thu phòng và 10% doanh thu ăn.
- Khách do các công ty lữ hành đặt trước với khách sạn.
Trước khi đặt quan hệ chính thức với bất kỳ hãng lữ hành nào, khách sạn đều có quá
trình tìm hiểu thông tin về hãng lữ hành đó. Khách sạn sẽ cử nhân viên Sales đến trụ
sở của hãng lữ hành, tham gia 1 tour du lịch của hãng lữ hành đó để xem xét tình hình
hoạt động của hãng như thế nào, tìm hiểu các thông tin khác về hãng lữ hành: tình hình
tài chính, tình hình kinh doanh, lượng khách bình quân, chất lượng các tour, quan điểm
của nhà quản lý… Sau khi tìm hiểu đầy đủ thông tin, khách sạn mới quyết định có đặt
mối quan hệ kinh doanh với hãng hay không.
Nếu quyết định sẽ hợp tác với nhau, 2 bên cùng ngồi lại, thỏa thuận các điều khoản
trong hợp đồng sẽ được ký kết. Trong hợp đồng sẽ không quy định giá cụ thể mà chỉ
đưa ra mức giá bình quân, sau đó căn cứ trên điều kiện thị trường mà mỗi lần hợp tác,
khách sạn sẽ thông báo mức giá chính thức. Tùy hãng lữ hành mà khách sạn sẽ tái ký
hợp đồng 1 năm 1 lần. Khi ký hợp đồng, 2 bên có thể ngồi lại cùng nhau để ký hợp
đồng hoặc giám đốc mỗi bên sẽ ký và gửi hợp đồng chính thức qua bưu điện cho đối
tác.
Theo nguyên tắc, 3 loại khách trên đều có 2 dạng:
- Khách lẻ (là cá nhân).
- Khách đoàn (gồm nhiều người).

20

Báo cáo thực tập giáo trình

Tuy nhiên, khách tự đến với khách sạn hoặc do môi giới đưa đến thường ít người và
khách do công ty lữ hành đặt trước với khách sạn thường là đoàn nhiều người. Vì vậy,
trong bài thống nhất sử dụng từ “khách lẻ” để chỉ khách tự đến với khách sạn và do
môi giới đưa đến, và từ “khách đoàn” để chỉ khách do các công ty lữ hành đặt trước
với khách sạn.
3.1. Giai đoạn khách đặt buồng:

Nhận
Nhậnyêu
yêucầu
cầuđặt
đặtbuồng
buồng
Xác
Xácđịnh
địnhkhả
khảnăng
năngđáp
đápứng
ứng
Chấp
Chấp

nhận
nhận

Thỏa

Thỏathuận
thuậnvàvàthuyết
thuyếtphục
phục
khách
đặt
buồng
khách đặt buồng

Từ chối và hẹn
Từ chối và hẹn
dịp khác
dịp khác

Khách sạn khẳng định đặt
Khách sạn khẳng định đặt
buồng
buồng

Lập danh sách
Lập danh sách
khách chờ
khách chờ

Lưu
Lưuthông
thôngtin
tinđặt
đặtbuồng
buồng

Sửa
Sửa
đổi
đổi

Tiếp nhận thông tin thay đổi
Tiếp nhận thông tin thay đổi
(nếu có) từ khách
(nếu có) từ khách

Hủy
Hủybỏ
bỏ

Tổng hợp tình hình khách đến
Tổng hợp tình hình khách đến
hàng ngày chuyển cho bộ
hàng ngày chuyển cho bộ
phận lễ tân
phận lễ tân

Hình 2: Sơ đồ xử lý đơn đặt buồng
3.1.1. Nhận yêu cầu đặt buồng:
Tùy từng nguồn khách đặt buồng mà khách sạn có bộ phận xử lý khác nhau.
 Nguồn khách đặt buồng trực tiếp:
Khách (khách lẻ hoặc khách đoàn) trực tiếp đặt buồng với khách sạn. Đối tượng khách
này có thể sử dụng các cách thức đặt buồng sau:
- Trực tiếp đến khách sạn
- Gọi điện thoại
- Gửi thư tín, fax, thư điện tử…

21


Báo cáo thực tập giáo trình

 Nguồn khách này do bộ phận lễ tân xử lý.
 Nguồn khách đặt buồng qua các đại lý trung gian (thường là khách đoàn):
Khách đặt buồng của khách sạn thông qua các đại lý trung gian như:
- Đại lý du lịch
- Hãng lữ hành
- Văn phòng du lịch địa phương, văn phòng đại diện nước ngoài…
 Nguồn khách này do bộ phận Sales xử lý.
+ Khi nhận yêu cầu đặt buồng của khách nhân viên đặt buồng phải ghi nhận đầy đủ
những thông tin sau:
- Tên khách (tên đoàn khách), tên người đăng ký
- Địa chỉ, số điện thoại hoặc fax của người đặt buồng
- Số khách cùng đi trong đoàn
- Ngày giờ đến, và số đêm lưu trú
- Số lượng buồng và loại buồng
- Giá buồng và hình thức thanh toán
- Loại đặt buồng (bảo đảm hay không đảm bảo)
- Các yêu cầu đặc biệt của khách (nếu có)
 Nếu là khách lẻ, bộ phận nhận đặt buồng (lễ tân hoặc phòng Sales) sẽ hỏi trực
tiếp khách hoặc trao đổi qua điện thoại.
 Nếu là khách đặt buồng qua các đại lý thì khách sạn yêu cầu phải gửi fax đặt
buồng trước một khoảng thời gian để khách sạn có thời gian chủ động trong việc sắp
xếp, lên kế hoạch.

22

Báo cáo thực tập giáo trình

3.1.2. Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn:
Trong khi tiếp nhận yêu cầu đặt buồng của khách, nhân viên đặt buồng phải kiểm
tra xem số lượng buồng và loại buồng còn trống của khách sạn có đáp ứng yêu cầu của
khách hay không.
Nhân viên nhận đặt buồng cần kiểm tra các dữ liệu về tình hình buồng trống của
khách sạn qua các biểu bảng trên máy vi tính để xác định khả năng tiếp nhận đặt
buồng. Tuy nhiên, trong giai đoạn cao điểm (Festival, các dịp nghỉ lễ...) khách sạn có
thể nhận số buồng đặt trước nhiều hơn so với số buồng thực trống của mình phòng
trường hợp khách báo huỷ đột xuất nhằm tối đa hoá công suất sử dụng buồng.
Vì thế, số buồng có khả năng đáp ứng của khách sạn vào ngày cao điểm có thể lớn
hơn số buồng thực trống và được tính theo công thức sau:
Tổng số buồng của khách sạn
– Số buồng có thể đón khách
Trừ đi

– Số buồng đang có khách ở
– Số buồng đã đặt trước
+ Số buồng đặt trước không chắc chắn (tính
theo xác suất)

Cộng thêm

+ Số buồng mới bị hủy bỏ
+ Số buồng khách trả sớm hơn dự định

Bằng

= Số buồng còn có thể bán

Hệ thống phần mềm SMILE có hỗ trợ việc xác định khả năng đáp ứng của
khách sạn thông qua “Biểu đồ chiếm dụng phòng trực quan”.

23