Hệ thống thông tin quản lý quán Trà sữa

Phần mềm quản lý quán trà sữa

MỤC LỤC

1


Phần mềm quản lý quán trà sữa

PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN TRÀ SỮA
WONCHA

A.

I.

PHẦN MỞ ĐẦU

Mục tiêu:


Củng cố kiến thức về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Sql Server xây dựng phần
mềm quản lý để có thể nâng cao kỹ năng, kỹ xảo về lập trình và ứng
dụng quản lý cơ sở dữ liệu, tạo nền tảng và cơ sở để phát triển các ứng
dụng thông tin.



Với việc phân cấp quyền đăng nhập thì chủ cơ sở, nhân viên là các lao
động thủ công có thể giảm tải áp lực trong công việc như cập nhật, lưu
trữ sổ sách…



Giúp cho chủ quán có thể quản lý thông tin 1 cách dễ dàng và có thể xử
lý công việc một cách nhanh chóng, gọn gàng và chính xác.



Quản lý bán hàng theo một quy trình suyên suốt từ khâu nhập hàng, bán
hàng cho đến khâu tìm kiếm , thống kê báo cáo và đánh giá tình hình thu

II.

nhập của quán để thuận tiện cho việc kinh doanh.
Tên đề tài:
Phần mềm quản lý quán trà sữa Won cha.

III.

Lý do chọn đề tài:
Ngày nay, nhu cầu vui chơi giải trí ngày càng phát triển. Trong đó,
nhu cầu ăn uống cũng phát triển không kém, đặc biệt là giới trẻ. Trong
điều điện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có
thông tin chính xác nắm bắt thông tin kịp thời về thị hiếu của người
dùng… Từ đó đưa ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh

2


Phần mềm quản lý quán trà sữa

hợp lý để nhằm giảm chi phí, thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động
kinh doanh và có nhiều cơ hội phát triển,
Để làm được việc này, việc ứng dụng tin học hóa vào vấn đề quản lý
là rất cần thiết. Trước đây khi chưa có phần mềm công việc quản lý đều
gặp rất nhiều khó khăn đòi hỏi phải có một lượng nhân lực lớn mà hiệu
quả không cao, khi ta muốn tra cứu tìm hiểu thông tin thì mất rất nhiều
thời gian vì tất cả đều thông qua giấy tờ. Giờ đây nhờ có các phần mềm
quản lý, tin học hóa được thao tác thủ công mà việc làm việc ở các cửa
hàng, quán xá trở nên thuận lợi hơn vì chúng ta không phải tìm kiếm và
lưu trữ thông tin trên xấp hóa đơn dày cộm. Chúng ta có thể làm trong
chốc lát hoặc có khi chỉ mất vài giây truy cập thông tin.
Chính vì lý do trên nên em đã quyết định chọn đề tài để nghiên cứu là:
“xây dựng và thiết kế phần mềm quản lý quán trà sữa Won cha”
IV.

Nhiệm vụ nghiên cứu:
Tìm

hiểu cách thức quản lý của một cửa hàng, khảo sát quy trình, nghiệp

vụ mua bán của đại lý
Xây

dựng được chương trình trên đáp ứng những yêu cầu cơ bản về chức

năng trong việc quản lý
Phân

tích và thiết kế hệ thống, thiết kế giao diện của chương trình.

Thiết

kế cơ sở dữ liệu, thiết kế các form chương trình và tạo các liên kết

dữ liệu.
Lập

trình, cài đặt chương trình ứng dụng đáp ứng được yêu cầu quản lý đã

đặt ra.

3


Phần mềm quản lý quán trà sữa

4


Phần mềm quản lý quán trà sữa

V.

Phương pháp nghiên cứu
+ Tìm hiểu, nghiên cứu lý thuyết dựa trên giáo trình, tài liệu của giáo
viên hướng dẫn và các tài liệu có được.
+ Tìm hiểu thực tế.

VI.

+ Sử dụng phần mềm visio, SQL Server và ngôn ngữ lập trình C# để thực
hành
+ Trao đổi, tham khảo ý kiến với giáo viên hướng dẫn.
Đối tượng sử dụng
+ Người chủ cửa hàng có toàn quyền sử dụng hệ thống.
+ Nhân viên: có thể nhập thông tin về hàng hóa, tra cứu thông tin về hàng
về khách hàng, xử lý số liệu và hóa đơn, lập báo cáo thu chi, doanh thu
theo tháng.

VII.

Phạm vi ứng dụng của đề tài
+ Phục vụ cho việc quản lý bán hàng của đại lý bán vật liệu xây dựng.
+ Công việc chỉ quản lý việc liên quan đến bán hàng, kiểm tra hàng còn
trong kho, hàng xuất, giá thành, hóa đơn… thống kê doanh thu theo kì.
Để phục vụ cho việc tổng kết hoạt động bán hàng của đại lý.

5


Phần mềm quản lý quán trà sữa

B.

PHẦN NỘI DUNG

PHẦN I: MÔ TẢ
I.
Giới thiệu:

Quán trà sữa Won cha được đặt tại 159 Bà Triệu, thành phố Huế. Quán
chuyên bán các loại đồ ăn, thức uống nhằm phục vụ nhu cầu vui chơi, ăn
uống của giới trẻ hiện nay. Là địa điểm thú vị cho các cuộc gặp gỡ, họp
lớp, liên hoan sinh nhật.

6


Phần mềm quản lý quán trà sữa

Một số hình ảnh liên quan:

7


Phần mềm quản lý quán trà sữa

8


Phần mềm quản lý quán trà sữa

9


Phần mềm quản lý quán trà sữa

II.

STT

1

2

Bảng câu hỏi khảo sát hệ thống:
Câu hỏỉ
Đối tượng
Trả lời
Quán quản lí những gì? Nhân viên Quán quản lý món ăn, nước
uống, nhập hàng bán, nhà
cung cấp, nhân viên, báo cáo
và thống kê
Khách hàng vào mua
Nhân viên Không cần thiết. Vì lượng
có lưu thông tin khách
khách mỗi ngày rất đông, và
hàng không? Vì sao?
thông tin khách hàng lưu lại
không được sử dụng cho sau
này.

10


Phần mềm quản lý quán trà sữa

2

Công việc bán hàng
diễn ra như thế nào?

Nhân viên

Quản lý lập bảng giá cho từng
món, khách hàng đến mua sẽ
tham khảo bảng giá và quyết
định đặt món hay không. Nếu
mua thì nhân viên sẽ lập hóa
đơn và khách hàng nhận thẻ số
gọi món.

3

Quán có sử dụng phần
mềm hỗ trợ bán hàng
hay không?
Món ăn, thức uống
được quản lý theo
những thông tin gì?
Các thông tin của món
được quản lý như thế
nào?

Nhân viên

Có

Nhân viên

Mã món, tên món, đơn giá,

kích thước món.

Nhân viên

Khi lập bảng báo giá
cho các sản phẩm quán
có tham khảo giá trên
thị trường hay không?
Một nguyên liệu do
một hay nhiều nhà
cung cấp?
Các nhà cung cấp các
nguyên liệu cho quán
có cố định hay không
Một nhà cung cấp có
thể cung cấp bao nhiêu
loại nguyên liệu?
Khi nhập nguyên liệu
nhà cung cấp có lập
hóa đơn nhập hay
không? Mấy bản hóa
đơn
Nguyên liệu nhập được
quản lý bởi những
thông tin gì?

Quản lý

Khi có sự thay đổi về giá cả,
những món mới, quản lý tiến

hành thay đổi, bổ sung thông
tin của món.
Có

Nhân viên

Nhiều nhà cung cấp.

Nhân viên

Thường thì cố định nhưng một
số trường hợp có thể thay đổi.

Nhân viên

Một nhà cung cấp có thể cung
cấp nhiều loại nguyên liệu.

Nhân viên

Khi nhập nguyên liệu nhà
cung cấp có lập hóa đơn nhập
và được lập thành 2 bản một
bản nhà cung cấp giữ lại và 1
bản cho quán.
Mã hàng, tên hàng, số lượng,
đơn giá, đơn vị, nhà cung
cấp….

4

5

6

7
8
9
10

11

Nhân viên

11


Phần mềm quản lý quán trà sữa

12

Hóa đơn nhập chứa
những thông tin gì?

Nhân viên

13

Quá trình nhập nguyên
liệu phải thực hiện
những công việc gì?

Nhân viên

14

Quán quản lí các nhà
cung cấp như thế nào?

Nhân viên

15

Quán quản lý nhân
viên theo những thông
tin nào?

Nhân viên

16

Quán có giao nhiệm vụ Nhân viên
riêng cho từng nhân
viên hay không.

17

Quán có thường xuyên
thay đổi thông tin nhân
viên hay không?
Có lập hóa đơn bán

hàng hay không?

18

Nhân viên
Nhân viên

19

Hóa đơn bán hàng gồm Nhân viên
những thông tin gì?

20

Quán có áp thường
xuyên áp dụng chương
trình khuyến mãi nào

Nhân viên

Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số
điện thoại, tên hàng, số lượng,
đơn giá, ngày nhập, tổng
tiền…
- Kiểm tra sản phẩm trước khi
nhập có đảm bảo chất lượng
và số lượng theo yêu cầu trong
đơn đặt hàng
- Báo cáo trả về những sản
phẩm không đạt yêu cầu.

- Thanh toán và nhập về các
sản phẩm đạt yêu cầu;
Mã nhà cung cấp, tên nhà
cung cấp, số điện thoại, email,
địa chỉ, tên mặt hàng.
Gồm: mã nhân viên, tên nhân
viên, ngày sinh, địa chỉ, số
điện thoại, chức vụ, quê quán,
ca làm.
Có. Nhân viên được chia theo
các chức vụ như: thu ngân,
phục vụ, giữ xe, kiểm hàng,
quản lý.
Rất ít chỉ khi có nhân viên
nghỉ hoặc có nhân viên mới.
Có. Hóa đơn được in ra dành
cho khách hàng, còn số liệu
được lưu trong hệ thống được
sử dụng cho việc báo cáo
thống kê cuối tháng.
Gồm: số hóa đơn, tầng, ngày
tạo, nhân viên lập hóa đơn
thuộc ca nào, tên món, số
lượng, đơn giá, tổng tiền, tiền
khách đưa, tiền trả lại.
Có. Chương trình khuyến mãi
được áp dụng vào các ngày lễ,
và sinh nhật của quán.

12

Phần mềm quản lý quán trà sữa

cho khách hàng hay
không?
Quá trình khách đặt
món diễn ra như thế
nào?

21

22

Báo cáo thống kê gồm
những nội dụng gì?

III.
•

Nhân viên

Quản lý

Tham khảo menu, chọn món,
kích cỡ món, nhận hóa đơn,
thanh toán, nhận thẻ số, ngồi
đợi, nhận món.
Gồm:
-Báo cáo công việc

nhập hàng (hàng còn lại trong
kho)
-Báo cáo tình
trạng hàng hóa (món
bán chạy, món bán ế)
-Thống kê doanh thu (số đã
tiền thu, số tiền trả cho nhà
cung câp, tiền lời).
-Thống kê tiền luơng phải trả
cho nhân viên.

Mô tả hệ thống:
Bán hàng

Khách hàng đến mua sẽ tham khảo bảng giá và quyết định đặt món
hay không, chọn kích thước món. Nếu mua thì nhân viên sẽ lập hóa đơn
và khách hàng nhận thẻ số gọi món, thanh toán tại quầy, chọn bàn trống
và ngồi đợi. Còn khách mua về cũng nhận thẻ gọi món và ngồi vào dãy
ghế đợi. Món khách hàng đặt được làm xong thì nhân viên dựa vào số thẻ
gọi món để giao cho khách. Hóa đơn sẽ được lập hai bản, một bản gửi
cho khách hàng và một bản được lưu lại cho quán để sử dụng cho công
việc kiểm kê của quán cuối tháng. Sau đó sẽ đưa hàng cho khách hàng.
• Nguyên liệu
Mỗi loại nguyên liệu sẽ được quản lý theo thông tin: Mã hàng hóa, tên
hàng hóa, đơn giá, đơn vị tính, số lượng, nhà cung cấp. Khi có một loại
nguyên liệu mới nhập về sẽ thực hiện thêm mới nguyên liệu vào hệ thống
(Nếu nguyên liệu đó chưa được nhập trước đây), sửa đổi, bổ sung thông
tin nguyên liệu khi có thay đổi hoặc xóa bỏ đi loại nguyên liệu nào quán
không còn sử dụng nữa.
• Nhập nguyên liệu

13


Phần mềm quản lý quán trà sữa

Khi quán có nhu cầu nhập nguyên liệu, quản lý sẽ lập danh sách các
loại nguyên liệu cần nhập và liên hệ với nhà cung cấp. Thông tin về đơn
đặt hàng gồm: tên hàng, tên nhà cung cấp, điện thoại, địa chỉ, số lượng,
tổng tiền, ngày nhập. Các thông tin về nguyên liệu bao gồm: mã hàng,
tên hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị, thành tiền. Sau khi nhà cung cấp
nhận được đơn đặt hàng sẽ tiến hành gửi nguyên liệu đến cho quán. Nhân
viên kiểm hàng sẽ tiến hành kiểm tra nguyên liệu được nhập đến có đảm
bảo yêu cầu hay không. Nếu đảm bảo thì nhập nguyên liệu và thanh toán,
còn nếu không thì sẽ trả lại nhà cung cấp.
+ Sau khi nhập nguyên liệu vào kho nhân viên kiểm hàng sẽ lập bản báo
cáo nhập nguyên liệu để gửi tới nhân viên thu ngân. Tại đây nhân viên
thu ngân sẽ tiến hành cập nhật lại thông tin hàng hóa nếu có thay đổi về
giá hay các thông tin nào khác.
• Nhà cung cấp
Quản lý thông tin về nhà cung cấp: khi có một nhà cung cấp mới thì
thông tin của nhà cung cấp đó được lưu trữ vào hệ thống bằng thao tác
đăng kí nhà cung cấp mới. Thông tin về nhà cung cấp có thể được sửa
chữa khi có thay đổi như cập nhật lại giá thành của các loại sản phẩm mà
nhà cung cấp đưa ra. Khi không còn giao dịch với nhà cung cấp đó nữa
thì xóa bỏ nhà cung cấp đó khỏi hệ thống. Thông tin quản lí các nhà cung
cấp bao gồm mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, sđt, tên hàng,
đơn giá. Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng, nhưng tại
một thời điểm một mặt hàng chỉ được nhập từ một nhà cung cấp.
• Nhân viên

Về việc quản lý nhân viên, sẽ do quản lý phụ trách. Quản lý sẽ thực
hiện việc thêm vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển và xóa bỏ
nhân viên khi không còn làm việc nữa. Các thông tin về nhân viên gồm:
mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ,
quê quán, ca làm.
• Báo cáo thống kê
Để tiện theo dõi công việc kinh doanh của quán, quản lý sẽ tiến hành
thống kê tổng hợp doanh thu theo tháng. Số đã tiền thu, số tiền trả cho
nhà cung câp, tiền lời. Thống kê món bán chạy, món bán ế. Sau đó báo
cáo lại với giám đốc để từ đó sẽ đưa ra nhưng chiến lược kinh doanh mới
phù hợp để quán ngày các phát triển.

14


Phần mềm quản lý quán trà sữa

PHẦN II: BIỂU ĐỒ USE CASE:
I.
Xác định tác nhân:
(Gồm 3 tác nhân)
- Nhân viên
- Khách hàng
- Nhà cung cấp
- Quản lý
II.
Xác định trường hợp sử dụng:
- Quản lý thông tin nhân viên:
+ Đăng ký nhân viên mới.
+ Cập nhật thông tin nhân viên.

+ Tính lương nhân viên.
- Quản lý nhà cung cấp:
+ Đăng ký nhà cung cấp mới.
+ Cập nhật thông tin nhà cung cấp.
- Quản lý nguyên liệu:
+ Cập nhật thông tin nguyên liệu.
+ Quản lý nhập hàng.
- Bán hàng:
+ Thanh toán.
+ Cập nhật thông tin món.
- Thống kê báo cáo:
+ Thống kê doanh thu.
+ Thống kê món bán chạy, bán ế.
+ Thống kê hàng nhập.

15


Phần mềm quản lý quán trà sữa
III.

Vẽ biểu đồ use case:
1. Chia gói:

16


Phần mềm quản lý quán trà sữa

2.

Chi tiết các gói:
2.1.
Gói quản lý nhân viên:

17


Phần mềm quản lý quán trà sữa

2.2.

Gói quản lý nguyên liệu :

18


Phần mềm quản lý quán trà sữa

2.3.

Gói quản lý bán hàng:

19


Phần mềm quản lý quán trà sữa
2.4.

Gói quản lý nhà cung cấp:

20


Phần mềm quản lý quán trà sữa
2.5.

Quản lý nhập nguyên liệu:

21


Phần mềm quản lý quán trà sữa
2.6.

Báo cáo thống kê:

22


Phần mềm quản lý quán trà sữa
IV.
1.



Vẽ biểu đồ hoạt động và mô tả use case phức tạp:
Hoạt động bán hàng:
 Biểu đồ hoạt động:

Mô tả biểu đồ:
 Tên trường hợp sử dụng:
- Bán hàng.
 Mô tả vắn tắt:
23


Phần mềm quản lý quán trà sữa

Cho phép khách hàng mua các món theo nhu cầu của mình, nhân
viên cửa hàng sẽ đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
 Luồng sự kiện:
- Khách hàng yêu cầu mua các món tại quán, nhân viên quản lý việc
bán hàng sẽ thực hiện chức năng bán hàng cho khách.
 Luồng cơ sở:
- Khách hàng nêu thông tin các món mà mình muốn mua với nhân viên
bán hàng. Nhân viên sẽ thực hiện chức năng bán hàng của mình.
 Luồng phụ (lỗi):
- Món mà khách hàng yêu cầu đã hết hoặc không đủ số lượng trong
quán:
+ Nhân viên thông báo lại cho khách hàng và yêu cầu khách hàng
chọn lại món khác.
+ Nếu khách hàng đồng ý chọn món mới thì nhân viên tiếp tục chức
năng bán hàng. Nếu không thì thoát khỏi hệ thống.
 Cách thoát khỏi trường hợp sử dụng:
Sau khi đã thực hiện các yêu cầu của khách hàng, lập hóa đơn, thanh
toán và in hóa đơn, nhân viên bán hàng sẽ chọn thoát ra khỏi phần
mềm trên giao diện Form BÁN HÀNG.
 Các điều kiện đặc biệt:
- Không có

Điều kiện trước:
- Số lượng món có trong quán phải lớn hơn hoặc bằng số lượng món
mà khách hàng yêu cầu.
 Điều kiện sau:
Sau khi thanh toán, cập nhật thông tin hóa đơn, in hóa đơn và giao
hóa đơn lại cho khách hàng.
Sau khi bán xong phải câp nhật lại thông tin hàng hóa.
-



24


Phần mềm quản lý quán trà sữa
2.




Hoạt động nhập nguyên liệu:
Biểu đồ hoạt động:

Mô tả biểu đồ:
 Tên trường hợp sử dụng:
- Nhập nguyên liệu
 Mô tả vắn tắt:
- NHẬP NGUYÊN LIỆU cho phép quán nhập thêm các nguyên liệu từ
các nhà cung cấp.
 Luồng sự kiện:

Nhà cung cấp mang nguyên liệu tới, quản lý sẽ thực hiện các công
việc liên quan đến NHẬP NGUYÊN LIỆU trong gói NHẬP
NGUYÊN LIỆU.
 Luồng cơ sở:
25