TIEU LUAN MON TO CHUC QUAN LY VAN BAN VA CON DAU

1. Lịch sử hình thành trường THCS Ngọc Chánh:

Ngọc Chánh là một xã nghèo của huyện Đầm Dơi, Đông giáp các xã Tân Dân, Nguyễn Huân; Tây giáp xã Quách
Phẩm Bắc; Nam giáp xã Thanh Tùng; Bắc giáp xã Tân Duyệt. Tổng diện tích tự nhiên là 5303,76 ha với 11023 nhân khẩu.
Cơ cấu dân tộc chủ yếu là đồng bào dân tộc Kinh chiếm hơn 90%, còn lại là dân tộc Khơme.
Trường THCS Ngọc Chánh – ngôi trường cấp II duy nhất của xã được thành lập theo quyết định số của UBND
huyện ngày /07/2012 và bắt đầu cho công tác dạy học vào đầu tháng 08/2012. Được xây dựng và thiết kế với 10 phòng;
trong đó có 8 phòng học, 2 phòng làm việc trên diện tích gần 5000m 2. Diện tích đất xây dựng trường được một cựu chiến
binh của địa phương hiến tặng – ông Chung Hồng Điệp. Trường THCS Ngọc Chánh, xã Ngọc Chánh, huyện Dầm Dơi,
chính thức hoạt động vào đầu năm học 2012-2013, ngôi trường non trẻ này nhanh chóng vượt qua những trở ngại ban đầu,
trở thành địa chỉ tin cậy để phụ huynh, học sinh nơi đây gởi gắm niềm tin.
Quá trình hình thành, xây dựng, ổn định và phát triển của ngôi trường này chính là điểm sáng về phong trào xã hội
hoá giáo dục ở huyện Đầm Dơi.
2. Chức năng, nhiệm vụ:

2.1. Vị trí, chức năng:
- Trường trung học cơ sở Ngọc Chánh là cơ sở giáo dục phổ thông của hệ thống giáo dục quốc dân. Trường có tư cách
pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng.
- Trường THCS Ngọc Chánh là cơ quan chuyên môn, giúp UBND huyện Đầm Dơi thực hiện quản lý nhà nước về
giáo dục ở địa phương theo quy định của chính phủ. Đồng thời trường THCS Ngọc Chánh chịu sự quản lý của phòng
GD&ĐT huyện Đầm Dơi về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật giáo dục và điều lệ trường phổ thông của Bộ
giáo dục và đào tạo.

2. 2. Nhiệm vụ:
Trường trung học cơ sở Ngọc Chánh có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông dành


cho cấp THCS và cấp THPT do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Công khai mục tiêu, nội dung các hoạt động
giáo dục, nguồn lực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo dục.
2. Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật.

3. Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lý học sinh theo quy định của Bộ Giáo dục
và Đào tạo.
4. Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công.
5. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục. Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá
nhân trong hoạt động giáo dục.
6. Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định của Nhà nước.
7. Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội.
8. Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục.
9. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
3. Danh mục hồ sơ lưu trữ trường THCS Ngọc Chánh:
Ký
hiệu

Tên nhóm
hồ sơ, tài
liệu

Số
thứ
tự
1

A

Tài liệu
tổng hợp

2
3
4

ND các tài liệu phổ biến

Thời gian

Nơi lưu trữ

Chiến lược
Hồ sơ hội nghị sơ, tổng kết hàng năm của cơ
quan:
- Tổng kết
- Sơ kết
Hồ sơ báo cáo công tác năm lên cấp trên
Biên bản các cuộc họp (Trường, Đảng, Đoàn
thể)

Vĩnh viễn

VT, HT

Vĩnh viễn
5 năm
10 năm

VT, HT

10 năm

TKHĐ, HT

VT, HT

Ghi chú


5

B

C

Tài liệu
quy hoạch,
kế hoạch,
thống kê

Tài liệu tổ
chức, cán
bộ

6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

16
17
18
19
20

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế
hoạch thống kê phát triển đào tạo
Dài hạn
Hàng năm
Kế hoạch nhiệm vụ hàng năm cấp trường
Kế hoạch nhiệm vụ tổ chuyên môn
Báo cáo thực hiện KH năm, kỳ của đơn vị
Hồ sơ chỉ đạo kiểm tra thực hiện KH
Thống kê chất lượng đào tạo hàng năm
Thống kê số liệu học sinh bỏ học
Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức cán bộ
Dài hạn, hàng năm
6 tháng, 9 tháng
Kế hoạch chỉ tiêu biên chế
Tổng hợp đánh giá chất lượng cán bộ; đánh
giá xếp loại giáo viên hàng năm
Hồ sơ quy hoạch cán bộ
Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, thuyên chuyển cán
bộ
Hồ sơ tuyển dụng cán bộ
Hồ sơ kỷ luật cán bộ
Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí
Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức

Vĩnh viễn
20 năm
20 năm
10 năm
20 năm
20 năm
Vĩnh viễn
10 năm

VT, HT

20 năm
5 năm
20 năm

VT, HT

20 năm

VT, HT

20 năm

VT, HT

Vĩnh viễn

HT

10 năm

20 năm
70 năm
Vĩnh viễn

KT, HT
HT
KT,HT
KT

VT, HT
VT, HT
VT, HT
VT, HT
VT, HT
VT, HT

KT, HT


21
22

D

E

Tài liệu về
thanh tra
và giải
quyết

khiếu nại,
tố cáo

Tài liệu thi
đua, khen
thưởng

23
24
25
26
27

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ
Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan
Hồ sơ công tác bảo vệ chính trị nội bộ
Hồ sơ của ban về sự tiến bộ phụ nữ
Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra ND
Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo
Kế hoạch, báo cáo công tác phòng chống
tham nhũng

Vĩnh viễn

KT

20 năm

VT, HT

20 năm
10 năm
20 năm
Vĩnh viễn

HT
CĐ, HT
HT, TTND
HT, TTND

20 năm

HT

28

Kế hoạch kiểm tra nội bộ trường học

10 năm

VT, HT

29

Hồ sơ hội nghị thi đua của cơ quan (hội nghị
viên chức, nội dung thi đua, biểu điểm thi
đua)

50 năm

VT, HT

30

Hồ sơ tổ chức thực hiện các phong trào thi
đua

10 năm

VT, HT

31

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua hàng năm

10 năm

VT, HT

32

Hồ sơ, kết quả thi đua viên chức, tập thể hàng
năm

20 năm

VT, HT

33

Sổ ghi quyết định khen thưởng cá nhân, tập
thể đạt thành tích

Vĩnh viễn

VT

34

Các quyết định khen thưởng (cấp cao; cấp
trường)

Vĩnh viễn

VT, HT


35

Danh sách khen thưởng GV, HS đạt thành
tích cấp ngành, tỉnh

Vĩnh viễn

VT

20 năm

VT

20 năm

VT

20 năm

VT

Vĩnh viễn

VT

G
G1

Tài liệu về
hành
chính, văn
thư, lưu
trữ

36
37
38
39

Quy chế làm việc về văn thư, lưu trữ
Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, công
tác văn thư lưu trữ hàng năm

Hồ sơ cải cách hành chính của cơ quan
Hồ sơ danh mục bí mật Nhà nước của pháp
luật, cơ quan

40

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu
lưu trữ

20 năm

VT

41

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp
vụ lưu trữ (thu thập, chỉnh lí, khai thác sử
dụng )

10 năm

VT

20 năm
Vĩnh viễn
20 năm
10 năm
10 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn

VT
VT
VT
VT
VT
VT
VT

42
43
44
45
46
47
48

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu
Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan
Số đăng ký văn bản đến
Tập văn bản lưu trữ công văn đi
Tập văn bản lưu trữ công văn đến
Sổ điểm các lớp học sinh
Hồ sơ học bạ học sinh, các văn bằng, giấy
chứng nhận (lưu văn bản tồn đọng)


49
50
51

52
53
54
G2

Tài liệu
quản trị
công sở

55
56
57
58
59

H

Tài liệu
lĩnh vực
chuyên
môn
nghiệp vụ

60
61
62
63

I

Tài liệu tổ

64

Sổ theo dõi cấp phát văn bằng , chứng chỉ
Sổ theo dõi học sinh chuyển trường, học sinh
nghỉ học
Sổ đăng bộ
Sổ báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ đầu bài
Quy chế làm việc; Quy chuẩn đạo đức, quy
tắc ứng xử của viên chức giáo dục
Hồ sơ hôi nghị cán bộ viên chức hàng năm
Hồ sơ xây dựng cơ quan có đời sống văn hóa
tốt
Hồ sơ công tác an ninh trật tự; công tác bảo
vệ cơ quan; hồ sơ công tác PCCC.
Hồ sơ cấp phát đồ dùng văn phòng phẩm
Hồ sơ về công tác y tế học đường
Kê hoạch, báo cáo thực hiện công tác chuyên
môn nghiệp vụ (Các hoạt động của chuyên
môn)
Báo cáo đánh giá (CL giảng dạy, XL trình độ
CM)
Hồ sơ hội nghị chuyên đề khoa học
Đề tài nghiên cứu khoa học
Kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác thiết bị,
sử dụng đồ dùng dạy học
Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

VT

10 năm

VT

Vĩnh viễn
5 năm

VT
VT

20 năm

VT, HT

20 năm

VT, HT

10 năm

VT, HT

10 năm

HT

5 năm

10 năm

VT
Y TẾ

20 năm

PHT

10 năm

PHT

10 năm
20 năm

PHT
PHT

20 năm

PHT

Vĩnh viễn

Chi bộ


65

Hồ sơ tổ chức Đảng: Quyết định thành lập, sổ
quản lý đảng viên, quyết định kết nạp Đảng,
quyết định xếp loại tổ chức cơ sở đảng

66

Nghị quyết; chương trình; kế hoạch và báo
cáo công tác Đảng
Hàng năm
Quý

chức Đảng
67
68
69

K

Tài liệu tổ
chức công
đoàn

70
71
72
73
74
75

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động

lớn thực hiện chỉ thị của đảng
Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát
Kết quả đánh giá XL tổ chức cơ sở đảng và
đảng viên
Hồ sơ đảng viên
Sổ ghi biên bản
Hồ sơ đại hội công đoàn
Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định thành
lập; Danh sách công đoàn viên; Quyết định
khen thưởng
Kế hoạch, chương trình công tác và các báo
cáo công tác công đoàn
Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động
lớn của công đoàn

Vĩnh viễn

Chi bộ

Vĩnh viễn
10 năm

Chi bộ

10 năm

Chi bộ

20 năm

Chi bộ

50 năm

Chi bộ

Vĩnh viễn
20 năm
Vĩnh viễn

Chi bộ
Chi bộ
Công đoàn

Vĩnh viễn

Công đoàn

20 năm

Công đoàn

10 năm

Công đoàn


76
77

L

Tài liệu tổ
chức Đoàn
thanh niên

Công đoàn,
HT

10 năm

Công đoàn

Sổ sách về tài chính công đoàn; biên bản họp

20 năm

79

Hồ sơ hội chữ thập đỏ

20 năm

Chữ thập đỏ

80

Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định chuẩn y:
BCH Đoàn hàng năm; Sổ quản lý đoàn viên;
Quyết địng kết nạp Đoàn và danh sách các

đoàn viên hàng năm

20 năm

Đoàn TN

Vĩnh viễn

Đoàn TN

10 năm

Đoàn TN

10 năm

Đoàn TN

20 năm

Đoàn TN

Vĩnh viễn

Kế toán

81
82

84

Tài liệu tài
chính, kế

20 năm

78

83

M

Hồ sơ họp hội nghị cán bộ công chức, viên
chức, hội nghị công đoàn cơ sở hàng năm
Hồ sơ các hoạt động phong trào công đoàn
Ngày 8/3, trung thu
Khen thưởng học giỏi, sống tốt

85

Hổ sơ đại hội từng nhiệm kỳ
Chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo
công tác đoàn
Kế hoạch thực hiện các cuộc vận động lớn,
các phong trào thi đua thực hiện nghị quyết
đảng, đoàn TN cấp trên
Sổ sách (Biên bản họp thường kỳ; Hồ sơ về
tài chính; Sổ Đoàn viên)
Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán
hàng năm, quý

86
87
88
89
toán

N

Tài liệu
lao động,
tiền lương

90

Tài liệu về
xây dựng

Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm

Kế toán
Kế toán
Kế toán
Kế toán

10 năm

Kế toán

91

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định,
thanh toán công nợ

Vĩnh viễn

Kế toán

92

Hồ sơ tài sản, tài liệu về việc chuyển nhượng,
bàn giao, thanh lý tài sản cố định

20 năm

Kế toán

93

Kế hoạch báo cáo công tác lao động, tiền
lương
Hàng năm
Quý

94

Hồ sơ hợp đồng lao động

95

O

Hồ sơ báo cáo tài chính và quyết toán
Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan
và các đơn vị trực thuộc
Sổ sách kế toán (Sổ tổng hợp; Sổ chi tiết)
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ
kế toán và lập báo cáo tài chính
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để
ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

96
97
98

Hồ sơ, chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao
động
Hồ sơ về bảo hiểm xã hội, nghỉ hưu
Hồ sơ nâng lương
Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư XDCB:
Dài hạn, hàng năm

Kế toán
Vĩnh viễn
5 năm
5 năm sau khi
chấm dứt HĐ

Kế toán

Vĩnh viễn

Kế toán

Vĩnh viễn
20 năm

Kế toán
Kế toán
KT, HT

Vĩnh viễn


-

cơ bản

99

6 tháng, 9 tháng

Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản
- Công trình nhóm A (Xây dựng mới)
- Công trình nhóm B,C (sửa chữa lớn)

100 Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

20 năm
KT, HT
Vĩnh viễn

15 năm

• Ghi chú:

Tên nhóm hồ sơ tài liệu được ký hiệu theo các chữ in hoa
- Tài liệu tổng hợp
A
- Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
B
- Công tác tổ chức cán bộ
C
- Tài liệu thanh tra
D
- Tài liệu thi đua , khen thưởng
E
- Tài liệu về hành chính, quản trị công sở
G
- Tài liệu lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ
H
- Tài liệu tổ chức Đảng
I
- Tài liệu tổ chức Công Đoàn
K
- Tài liệu tổ chức đoàn thanh niên
L

- Tài liệu tài chính
M
- Tài liệu lao động, tiền lương
N
- Tài liệu về xây dựng cơ bản
O

KT, HT