Thuyết quản lý hành chính của fayol

Thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol
1. Hoàn cảnh lịch sử
Trong hoàn cảnh thuyết quản lý theo khoa học của Taylor đã được áp
dụng rộng rãi trong các công trường công nghiệp, đồng thời bộc lộ những
khuyết điểm của nó, được biểu hiện bằng các phong trào nổi dậy của công
nhân như phong trào Hiến chương Anh, khởi nghĩa của công nhân dệt Li ông
Pháp thì sự ra đời của thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol đã khắc
phục được những hạn chế của thuyết quản lý theo khoa học.
2. Tóm tắt tiểu sử
Henry Fayol (1841 – 1925) là đại diện xuất sắc nhất của thuyết quản
lý hành chính, ông mang quốc tịch Pháp và được mệnh danh là “Taylor của
Châu Âu”. Henry Fayol làm việc suốt đời tại một nhà máy với nhiều vị trí
khác nhau và từng giữ vị trí Tổng giám đốc các khu mỏ tại nhà máy nơi ông
làm việc. Tác phẩm nổi tiếng của ông là “Quản lý hành chính chung và trong
công nghiệp” xuất bản năm 1915.
3. Tuyên ngôn về quản lý
“Quản lý là một công việc đặc thù của tổ chức khác với những công
việc khác của tổ chức nhằm phát huy các nhân tố khác”.
4. Khái niệm về quản lý
Theo quan điểm của Fayol thì: “Quản lý hành chính là dự đoán và lập
kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra”.
5. Hướng tiếp cận về quản lý
Khi xem xét hướng tiếp cận quản lý của Fayol ta có thể nhận thấy một
sự khác biệt và gần như đối lập với hướng tiếp cận quản lý của một nhà quản
lý tiêu biểu – “cha đẻ” của thuyết quản lý theo khoa học : Taylor.
Taylor tiếp cận quản lý theo góc độ từ dưới lên trên, chủ yếu xem xét
mối quan hệ giữa đốc công và người thợ, thiên về đối tượng quản lý theo góc


độ kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp. Trong khi đó,
Henry Fayol tiếp cận quản lý theo góc độ từ trên xuống dưới, xem xét mối

quan hệ giữa người quản lý và nhân viên, thiên về chủ thể quản lý theo góc
độ hành chính trong các tổ chức có quy mô lớn. Tuy nhiên, điểm chung giữa
hai nhà quản lý là đều nhấn mạnh vai trò của phương pháp và nguyên tắc
khoa học trong quản lý.
6. Chức năng của quy trình quản lý
Theo Fayol, một công ty, doanh nghiệp hay một tổ chức cụ thể đều có
6 hoạt động cơ bản, đó là:
- Hoạt động chuyên môn
- Hoạt động huy động vốn
- Hoạt động thương mại
- Hoạt động an ninh
- Hoạt động kế toán – hạch toán
- Hoạt động quản lý
Quản lý là hoạt động cơ bản là chức năng của nhà quản lý giữ vai trò
là hoạt động kết nối, phát huy thế mạnh và thúc đẩy các hoạt động khác phát
triển. Trong đó, ông nhấn mạnh nhà quản lý phải giỏi về quản lý hành chính
và người công nhân phải giỏi về kỹ thuật. Ông đã nghiên cứu và đưa ra kết
luận rằng: Sự thành công của nhà quản lý là do phương pháp quản lý và
những nguyên tắc quản lý của anh ta.
Trong quan niệm về quản lý của mình, ông đã đưa ra 5 chức năng của
quy trình quản lý, bao gồm:
- Dự đoán và lập kế hoạch
- Tổ chức
- Điều khiển
- Phối hợp


- Kiểm tra
Trong đó, dự tính bao gồm dự đoán và lập kế hoạch là hoạt động quan
trọng, chức năng cơ bản của nhà quản lý. Nó yêu cầu nhà quản lý phải có

phẩm chất, năng lực, có kiến thức, kinh nghiệm và biết dùng người. Dự tính
sẽ giúp tổ chức tránh được những do dự không cần thiết, những bước đi giả
tạo, lường trước những khó khăn, rủi ro. Tuy nhiên, ông cũng khẳng định
“Kế hoạch tốt nhất không thể đoán trước được tất cả những sự việc bất ngờ
có thể xảy ra nhưng nhất định dành một phần cho những sự việc này và
chuẩn bị những vũ khí có thể cần đến khi đang bị ngạc nhiên sửng sốt”. Tức
là dù kế hoạch lập ra có kỹ lưỡng đến đâu cũng không thể lường trước được
mọi vấn đề sẽ xảy ra trong thực tế, tuy nhiên nó có thể dự phòng cho những
rủi ro hay những vấn đề có thể phát sinh này. Do đó, có thể hạn chế tối thiểu
những khó khăn và rủi ro cho tổ chức cũng như làm cho những hoạt động
của tổ chức diễn ra hợp lý, tiến hành trơn chu và theo đúng kế hoạch định
trước. Có nhiều loại kế hoạch khác nhau mà nhà quản lý có thể sử dụng tùy
thuộc vào yêu cầu hoạt động của tổ chức trong từng trường hợp cụ thể như
kế hoạch dự đoán, kế hoạc chương trình, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch chung
và kế hoạch riêng…
6.1. Chức năng tổ chức
Tổ chức tức là thiết lập cơ cấu và xã hội song trùng của xí nghiệp. Tổ
chức công việc kinh doanh là cung cấp mọi thứ có tác dụng cho hoạt động
của nó như: nguyên liệu thô, công cụ, vốn, nhân sự… Toàn bộ việc này có
thể chia làm hai bộ phận chính: tổ chức vật chất và tổ chức con người. Đồng
thời, ông đưa ra 16 quy tắc hướng dẫn được gọi là “Những chức trách quản
lý của một tổ chức”, cụ thể như sau:
1. Chuẩn bị kế hoạch tốt và đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch.


2. Tổ chức vật chất, con người phải phù hợp với mục tiêu, lợi ích và
yêu cầu của hãng.
3. Thiết lập một cơ quan quản lý chỉ đạo duy nhất có năng lực và đủ
mạnh.
4. Phối hợp hài hòa các hoạt động

5. Quyết định đưa ra rõ ràng, dứt khoát, chính xác.
6. Tổ chức tuyển chọn hiệu quả. Cần có một người đủ năng lực hoạt
động đứng đầu mỗi ban. Đồng thời sắp xếp nhân viên đúng vị trí mà
họ có thể phát huy hết khả năng.
7. Xác định rõ ràng các nhiệm vụ.
8. Khuyến khích sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm.
9. Khen thưởng lâu dài và thích đáng
10.Phạt những lỗi lầm và khuyết điểm.
11.Chú ý việc duy trì kỷ luật.
12. Đặt lợi ích chung, tập thể lên trước lợi ích riêng, cá nhân.
13. Đặc biệt chú ý đến tính thống nhất của mệnh lệnh.
14. Giám sát mọi trật tự.
15. Kiểm tra mọi việc.
16. Chống lại hiện tượng “vượt quyền” và tệ quan liêu, mệnh lệnh, giấy
tờ.
6.2. Chức năng điều khiển
Tác động lên hành động, động cơ, nhận thức của đối tượng. Điều
khiển là khởi động tổ chức hoạt động và đưa nó đến mục tiêu theo kế hoạch
đã định. Để thực hiện chức năng điều khiển, nhà quản lý cần phải gương
mẫu, , cần tạo môi trường thuận lợi trong tổ chức nhằm thúc đẩy tính sáng
tạo, sự tiến bộ, lòng trung thành…
6.3. Chức năng phối hợp


Hình thức thực hiện đó là tổ chức các cuộc họp hàng tuần giữa lãnh đạo,
quản lý của các ban. Để thực hiện chức năng này nhà quản lý cần:
1. Kết hợp hài hòa các hoạt động
2. Cân bằng hợp lý các khía cạnh vật chất, xã hội và chức năng khác
3. Duy trì một cán cân tài chính
4. Làm cho một chức năng tương quan với chức năng khác

5. Chấp nhận cho mọi người có tỷ lệ đúng mức và áp dụng các biện pháp
nhằm đạt được mục đích.
6.4. Chức năng kiểm tra
Nghiên cứu những nhược điểm, những thất bại để từ đó không để
chúng lặp lại. Kiểm tra cần phải kịp thời, phù hợp với thực tế, duy trì kiểm
tra thống nhất chỉ huy, thiết lập một hệ thống kiểm tra hữu hiệu.
Henry Fayol đưa ra 14 nguyên tắc của quản lý hành chính, gồm có:
1. Chuyên môn hóa lao động
2. Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm
3. Kỷ luật
4. Thống nhất chỉ huy
5. Thống nhất chỉ đạo
6. Lợi ích cá nhân phục tùng lợi ích tập thể
7. Trả công cho công nhân viên
8. Tập trung
9. Hệ thống cấp bậc
10.Trật tự
11.Công bằng
12.Ổn định trong bố trí, sắp xếp nhân lực
13.Tinh thần sáng tạo
14.Tinh thần đồng đội


7. Vấn đề con người và đào tạo trong quản lý
Henry Fayol coi trọng yếu nhân tố con người trong quản lý. Khác với
thuyết quản lý theo khoa học chỉ yêu cần sự phục tùng và kỷ luật thì ông
khẳng định con người không phải nô lệ của máy móc, kỹ thuật mà là người
quyết định hiệu quả sản xuất. Ông cho rằng phải đặt người công nhân vào
đúng vị trí công việc đúng khả năng của họ và vị trí mà họ có thể phục vụ tốt
nhất, phát huy tối đa khả năng làm việc của họ.

Ông nhấn mạnh việc đào tạo đội ngũ công nhân có tay nghề để đáp
ứng công việc và khuyến khích sự sáng tạo và tài năng của họ.
Về phía nhà quản lý, Fayol cho rằng nhà quản lý cần có đủ tài và đức.
Họ cần có đủ sức khỏe, trí tuệ, năng lực quản lý, kinh nghiệm…; có tính kiên
quyết, sự can đảm, trách nhiệm và quan tâm đến lợi ích chung. Nhà quản lý
không phải do bẩm sinh mà có. Để trở thành một nhà quản lý hơn thế là một
nhà quản lý giỏi thì cần phải được đào tạo và giáo dục một cách hệ thống và
trong quá trình đào tạo chú ý đến các hình thức đào tạo khác nhau như: đào
tạo qua trường lớp, nhà quản lý đi trước đào tạo cho những nhà quản lý
tuong lai; đồng thời cần phải cso quá trình rèn luyện trong thực tiễn.
Fayol đánh giá cao vai trò của tri thức quản lý trong xã hội hiện đại và
coi đó là tinh hoa của tri thức tương lai.