KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG PHẦN mềm QUẢN lý KHO HÀNG CÔNG TY THẾ GIỚI điện máy MEDIA MART

KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG CÔNG TY
THẾ GIỚI ĐIỆN MÁY MEDIA MART

I.

Giới thiệu công ty

1. Thông tin chung:
Tên công ty: Thế giới điện máy Media Mart
Địa chỉ: Số 29F Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Điện thoại: (84-4) 39 366 366
2. Lịch sử phát triển:


Ngày 16/1/2008, Thế giới điện máy Media Mart khai trương Siêu thị điện
máy số 1 tọa lạc tại 29F Hai Bà Trưng - Hoàn Kiếm - Hà Nội chính thức
tham gia vào lĩnh vực kinh doanh bán lẻ điện máy, tạo ra một phong cách
mua sắm hoàn toàn mới với người dân thủ đô, thông qua cung cấp các sản
phẩm và dịch vụ tới người tiêu dùng.



Tháng 12/2008, Media Mart tiếp tục khai trương siêu thị thứ 2 thuộc hệ
thống thế giới điện máy Media Mart đã chứng tỏ được vị trí trên thị trường
và tâm trí người tiêu dùng, khẳng định sự phát triển ổn định và bền vững
trong bối cảnh các doanh nghiệp Việt Nam vừa tiếp cận một sân chơi rộng
lớn và đầy tính cạnh tranh khốc liệt của tiến trình hội nhập WTO. Đây chính
là thước đo giá trị những thành quả đạt được trong thời gian qua của Media
Mart.



Năm 2010 là một năm khó khăn trong tăng trưởng và phát triền. Song đó
vừa là thách thức và cũng vừa là cơ hội cho những dự tính khả quan. Media
1


Mart tiếp tục đẩy kế hoạch phát triển nhân rộng mô hình hệ thống siêu thị
điện máy thông qua sự ra đời siêu thị thứ 3 tại Km10 Thanh Xuân - Hà Nội,
và siêu thị thứ 4 tại 72 Trường Chinh với quy mô lớn 20.000m2/ siêu thị.
Đồng thời được đầu tư mạnh về tài chính, tái cơ cấu lại hệ thống quản
lý, Media Mart bước đầu được cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam đánh giá
hệ thống siêu thị điện máy có tốc độ phát triển mạnh nhất miền Bắc.


Vào ngày đầu tiên của năm 2012, Media Mart chính thức đưa vào hoạt
động siêu thị thứ 5 tại số 3 đường Nguyễn Văn Linh, Hà Nội. Với tổng diện
tích lên đến 10.300 m2, MediaMart Long Biên có sàn kinh doanh điện máy
độc lập, khu vực chăm sóc khách hàng, kho bãi, hậu mãi phục vụ khách
hàng riêng biệt, sân trước và bên hông tòa nhà 2.000m2 sẽ được sử dụng cho
sân bãi đậu xe và không gian tổ chức các sự kiện ngoài trời nhằm tạo sức hút
cho các hoạt động kinh doanh của siêu thị. Cũng trong năm 2012, Media
Mart tiếp tục khai trương siêu thị thứ 6 tại 18 Phạm Hùng, Hà Nội.



Đáp lại sự ủng hộ, tin tưởng của đông đảo người tiêu dùng, tháng 4/2013,
Media Mart mở rộng sang lĩnh vực kinh doanh nội thất, đánh dấu bằng sự
kiện khai trương showroom bán hàng đầu tiên tại địa chỉ quen thuộc Media
Mart Long Biên, số 3 Nguyễn Văn Linh, Hà Nội.



Tiếp đến, Sự kiện Media Mart Nguyễn Chí Thanh, siêu thị thứ 7 nằm trong
hệ thống thế giới điện máy Media Mart đi vào hoạt động vào ngày
16/10/2013 tại số 18 Nguyễn Chí Thanh chính thức nâng tổng diện tích
trưng bày hàng hóa của toàn hệ thống tại Hà Nội lên tới 50,000m2.



Với mong muốn phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của khách hàng trên toàn
quốc, cũng tháng 10/2013, Media Mart "tấn công" thị trường Hải Phòng với
sự kiện khai trương siêu thị thứ 8 tại số 10 Lê Hồng Phong, Ngô Quyền,
Hải Phòng. Đây được coi là siêu thị điện máy hiện đại bậc nhất Hải Phòng.
2


Sự hiện diện của Media Mart tại Hải Phòng đánh dấu bước phát triển quan
trọng của MediaMart, lần đầu tiên MediaMart có chi nhánh được thành lập ở
các tỉnh với mô hình “tất cả trong một”, được giám sát, quản lý và vận
hành… theo đúng chuẩn của MediaMart. Điều này một lần nữa khẳng định
quyết tâm mạnh mẽ của Ban lãnh đạo Media Mart trong việc triển khai
nhiệm vụ mở rộng điểm bán, trở thành hệ thống Siêu thị điện máy có quy
mô lớn nhất miền Bắc.”


Tiếp nối sự thành công của chuỗi siêu thị tại Hà Nội và Hải Phòng, vào ngày
14/12, Công ty cổ phần Media Mart đưa vào hoạt động siêu thị điện máy
Media Mart Thái Nguyên tại số 3 Bắc Kạn, TP Thái Nguyên. Đây là siêu thị
thứ 9 trong hệ thống thế giới điện máy Media Mart và là siêu thị điện máy
có quy mô lớn tại tỉnh Thái Nguyên và các tỉnh lân cận.



Ngay những ngày đầu năm 2014, Media Mart chính thức khai trương siêu
thị thứ 10 tại 37 Lý Thái Tổ, TP Bắc Ninh. Đây là dấu mốc quan trọng nằm
trong chiến lược mở rộng điểm bán, chiếm lĩnh thị trường miền Bắc tiến tới
bao phủ toàn quốc của Hệ thống thế giới điện máy Media Mart.

II.

Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng của công ty.
1. Thực trạng ứng dụng phần mềm tại kho hàng.
Hiện nay, quản lý kho hàng đang được lãnh đạo công ty giao cho phòng kế
toán. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Hosco để quản lý kho hàng. Về mặt
số liệu kế toán, phần mềm này đang xử lý rất tốt, tuy nhiên về mặt quản lý kho
hàng hiện nay có khá nhiều bất cập.


Phần mềm này không quản lý được hàng hóa theo dạng đích danh. Đặc thù
hàng hóa của Media Mart đều là các sản phẩm công nghệ cao, mỗi sản phẩm
đều là duy nhất với số serial, imel khác nhau. Việc quản lý đích danh sản
3


phẩm là điều vô cùng cần thiết vào lúc này khi cùng một mô đen, có thể có
tới hàng ngàn sản phẩm trong kho. Không quản lý tốt sẽ dẫn đến tình trạng
nhầm hàng, mất hàng.


Phần mềm kế toán không quản lý đươc hàng theo lô và hạn bảo hành. Đây

cũng là một bất cập phải khắc phục khi mà lô và hạn bảo hành liên quan chặt
chẽ đến nhà cung cấp. Sau một thời gian nhập hàng nhất định, hạn bảo hành
sẽ tự động kích hoạt với nhà sản xuất và không bán được hàng sẽ làm cho
giá trị sản phẩm bị giảm sút khi mà người tiêu dùng luôn mong muốn có
được hàng hóa đầy đủ thời hạn bảo hành.



Phần mềm không quản lý đươc theo vị trí sắp hàng trong kho. Kho hàng
hiện nay của công ty là rất lớn. Mỗi ngày, lượng hàng hóa giao dịch lên đến
khoảng 1000 đơn hàng với chủng loại khác nhau. Không quản lý được theo
vị trí xếp hàng trong kho (Khu, hàng, kệ…) sẽ làm giảm tốc độ giao hàng.

Với những bất cập trên, việc đầu tư một phần mềm quản lý kho hàng chuyên
nghiệp đang là một vấn đề cấp bách đối với công ty trong thời điểm hiện tại.
2. So sánh với các đối thủ cạnh tranh trong ngành.
Cùng so sánh với các đối thủ trong ngành về việc ứng dụng phần mềm quản lý
kho
hàng hiện tại, có thể thấy Media Mart đang thua kém khá nhiều.
Các công ty cùng loại như Pico, Trần Anh, Việt Long hay Nguyễn Kim đều có
những phần mềm quản lý kho hàng rất hiện đại. Điều này giúp họ quản lý rất tốt và
đẩy nhanh được tốc độ giao hàng, chi phí quản lý được giảm thiểu tối đa.
Công ty

Phần mềm

Giá trị

Năm triển

Kết nối với

đầu tư

khai

các PM

(USD)
4

khác


Trần Anh
Pico

Oracle

40,000

2011

Có

Thái Duy

10,000

2010

Có

Fast

15,000

2007

Có

Cybersoft

20,000

2005

Có

Việt Long
Nguyễn Kim

Có thể thấy trong các công ty kể trên, Trần Anh là đơn vị đầu tư mạnh tay nhất với
phần mềm Oracle do FPT triển khai. Toàn bộ hệ thống phần mềm Trần Anh đầu tư
khoảng 150,000 USD trong đó phần mềm quản lý kho hàng được công ty đặc biệt
trú trọng và đạt được kết quả tốt.
Nếu không triển khai phần mềm quản lý kho hàng cho bộ phận kho, Media Mart
rất có thể sẽ mất lợi thế cạnh tranh khi mà chi phí quản lý tăng cao.
III. Các phần mềm quản lý kho hàng hiện đại hiện nay.
1. Phần mềm Fast Inventory:

Giải pháp quản lý hàng tồn kho của Fast nằm trong bộ phần mềm ERP và liên quan
đến các phân hệ chức năng sau:
Fast Inventory Management - Quản lý hàng tồn kho.
Fast Purchasing - Quản lý mua hàng.
Fast Sales Management - Quản lý bán hàng.
Fast Cost Accounting - Kế toán giá thành.
Fast General Ledger - Kế toán tổng hợp.
Trong giải pháp này, Quản lý hàng tồn kho là phân hệ chính, cung cấp mọi thông
tin kịp thời về hàng tồn kho. Phân hệ này hỗ trợ các giao dịch trực tiếp, ghi chép
mọi hoạt động nhập xuất kho; cho phép quản lý hiệu quả nhờ khả năng quản lý nơi
cất giữ/vị trí của vật tư; cung cấp nhiều tiện ích trong việc kiểm kê để đảm bảo số
5


hàng tồn kho luôn đúng. Phân hệ này kết nối chặt chẽ với phân hệ quản lý mua
hàng và quản lý bán hàng cho phép doanh nghiệp quản lý hoàn chỉnh vòng chu
chuyển của hàng hóa.
Hệ thống báo cáo
 Báo cáo tình trạng tồn kho.
 Báo cáo chi tiết, tổng hợp nhập xuất tồn.
 Thẻ kho.
 Các báo cáo nhập kho.
 Các báo cáo xuất kho.
 Báo cáo hàng hóa quá hạn sử dụng.
 Báo cáo tồn kho theo vị trí sắp xếp.
 Báo cáo theo dõi lô hàng.


Báo cáo phân tích tồn kho.

2. Phần mềm quản lý kho hàng Ecount ERP
Ecount ERP là phần mềm dịch vụ ERP (SaaS ERP) với phân hệ quản lý kho dễ
theo dõi và quản lý, giúp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ giải quyết mọi vấn đề
về hàng tồn kho với tốc độ nhanh và hiệu quả hơn. Nhiều doanh nghiệp dự trữ
hàng tồn kho quá nhiều và không thể biết được mình đang bán cái gì và không bán
được cái gì, như vậy sẽ làm tồn đọng các nguồn tài nguyên có giá trị và khiến cho
công ty làm việc không hiệu quả. Hơn nữa, nếu phân hệ bán hàng, hàng tồn kho và
bán hàng không được tích hợp cùng nhau, các nguồn tài nguyên có giá trị sẽ bị
lãng phí bởi vì tái cấu trúc dư thừa và mua hàng không cần thiết. Ecount ERP cho
phép doanh nghiệp có thể tính toán lại hàng tồn kho một cách rõ ràng để thấy đâu
6


là nơi mà doanh nghiệp cần cải thiện. Hệ thống quản lý kho tích hợp cung cấp
thông tin mới nhất về hàng tồn kho ở bất cứ Kho – Địa Điểm nào.
Các tính năng:


Quản lý theo Mã Vạch: Bằng cách tạo ra Mã Vạch, doanh nghiệp có thể quét
và theo dõi tài sản cố định và hàng tồn kho với độ chính xác và hiệu quả hơn
trước.



Quản lý Kho – Địa Điểm: Ecount ERP cho phép người dùng quản lý số lượng
không giới hạn kho bãi, trung tâm phân phối, cửa hàng, .v.v. Người sử dụng có
thể xem nhóm các hàng tồn kho mới nhất, quản lý điều chỉnh hàng tồn kho và
nên kho, địa điểm mới chỉ bằng những cú nhấp chuột đơn giản.



Quản lý sau bán hàng: Phần mềm quản lý sau bán hàng giúp doanh nghiệp dễ
dàng quản lý các hàng bảo hành, nâng cấp và sửa chữa.



Quản lý số sêri: Chỉ định số sêri để tạo khác biệt các nguyên liệu, thành phẩm
và quá trình định mức nguyên vật liệu.
Người sử dụng có thể tạo một số sêri đặc biệt cho một sản phẩm đặc biệt hoặc
tự động tạo một chuỗi hay dãy số sêri.



Tùy chỉnh báo cáo: Người sử dụng có thể tùy các mẫu báo cáo bán hàng và
hàng tồn kho phù hợp với nhu cầu của họ.
Với Ecount, nhà quản lý có thể dùng các báo cáo mới nhất để thực hiện các
thông báo quyết định của mình.



Cổng thông tin khách hàng: Đây là chức năng riêng biệt với hệ thống cho
phép khách hàng và nhà cung cấp có thể gửi email, đặc đơn hàng, xem tình hình
đơn hàng, lấy hóa đơn và xem mức độ tồn kho.

7




Điều chỉnh hàng tồn kho: Dễ dàng điều chỉnh hàng tồn kho thực tế. Tính năng

này tích hợp cả tính năng tính giá thành, cho phép có cái nhìn sâu hơn về phân
tích lợi nhuận.



Hiểu rõ hơn về Khách Hàng: Chức năng Tìm kiếm tất cả cho phép người sử
dụng có được mọi dữ liệu về một khách hàng hoặc một nhà cung cấp đặc biệt
nào đó. Bao gồm các thông tin về bán hàng, mua hàng, khoản phải thu, khoản
phải trả, thông tin liên lạc và các thông tin khác.

3. Phần mềm quản lý kho hàng Perfect Warehouse:
Là một phân hệ trong phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, là công cụ ứng dụng
CNTT vào công tác quản lý kho chuyên nghiệp... Phần mềm được xây dựng với
những công nghệ mới nhất của Microsoft dựa trên tiêu chí đơn giản, thân thiện nên
người dùng không cần biết nhiều về máy vi tính và kế toán vẫn nhanh chóng sử
dụng thành thạo phần mềm.
IV. Kế hoạch triển khai phần mềm Quản lý kho hàng cho Media Mart
1. Mục tiêu triển khai: Triển khai một phần mềm quản lý cho hệ thống kho hàng
của Media Mart có khả năng quản lý theo lô, theo imei và theo vị trí trong kho
hàng. Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai.
2. Thời gian triển khai: Từ 2014 đến 2015
3. Lựa chọn nhà cung cấp:
Đề xuất triển khai giải pháp Fast Inventory:
- Phần mềm có các tính năng phù hợp với nhu cầu hiện tại của đơn vị, có thể
quản lý theo lô hàng, imei, các vị trí sắp xếp trong kho và khả năng tích hợp
với các giải pháp khác trong tương lai để doanh nghiệp có thể triển khai
ERP.
8

- Fast là một trong các hãng phần mềm tài chính kế toán nổi tiếng nhất Việt
Nam, có kinh nghiệm trong việc triển khai phần mềm này đối với các công
ty xây dựng
- Phần mềm có thể chạy online trên nền web giúp có thể quản lý tại nhiều địa
điểm khác nhau với một bộ số liệu thống nhất.

4. Kế hoạch triển khai:
- Quy trình triển khai diễn ra như sau:

9


Công việc

Thực hiện

Bắt đầu

Hoàn thành

Khảo sát

Kho, kế toán

01/07/2014

31/07/2014

01/08/2014

15/08/2014

15/08/2014

31/10/2014
30/11/2014

Phòng kế toán,
Ban giám đốc,
Phân tích, thống nhất

quản lý kho
Công

ty

phần

mềm, bộ phận
Hiệu chỉnh

kho

Cài đặt

Quản

lý

kho, 01/11/2014

công

ty

phần
10


mềm

Đào tạo

Chạy thử

Quản

lý

kho,

công

ty

phần

mềm, kế toán
Quản

lý

kho,

công

ty

phần

mềm, kế toán

Bàn giao, nghiệm thu

01/12/2014

31/12/2014

01/01/2015

31/03/2015

01/04/2015

Trên đây là đề xuất triển khai phần mềm quản lý kho hàng cho bộ phận kho
cho công ty Media Mart. Kế hoạch triển khai chi tiết sẽ được gửi đến Ban giám
đốc khi công ty tiến hành triển khai thực tế. Đề xuất này xuất phát từ nhu cầu thực
tiễn và rất cấp bách trong thời điểm hiện tại. Triển khai càng sớm phần mềm quản
lý kho hàng công ty sẽ tiết kiệm được chi phí, đẩy nhanh tốc độ giao hàng và quản
lý chặt chẽ hơn.

Tài liệu tham khảo:
• Bài giảng môn Quản trị hệ thống thông tin • Website:
/>www.fast.com.vn;
/>
11


12