Đang tải... (xem toàn văn)
Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng trong doanh nghiệp SX-TM-DV Hoàng Dũng
MỤC LỤC***I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM – XD HOÀNG DŨNG .31.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển 31.2. Đặc điểm .31.3. Sơ đồ công ty 6II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU .42.1_ Quá trình bán hàng .42.1.1_ Hoạt động xét duyệt .42.1.2_ Hoạt động cung cập hàng hóa .72.1.3_ Hoạt động ghi nhận .72.2_ Quá trình thu tiền .72.2.1_ Hoạt động xét duyệt 72.2.2_ Hoạt động thu tiền 82.2.3_ Hoạt động ghi nhận 8III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP .8IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN 19V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI CHI TIẾT 20VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN 22VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH ĐANG TÌM HIỂU 241 7.1_ Kiểm soát nghiệp vụ .247.2_ Kiểm soát trong chu trình máy tính 287.2.1_ Kiểm soát chung 287.2.2_ Kiểm soát ứng dụng .30VIII_ ÁP DỤNG PHẦN MỀM TTSOFT VÀO DOANH NGHIỆP .348.1_ Danh mục màn hình nhập liệu 348.2_ Tổ chức bộ máy kế toán xử lý 358.3_ Lưu đồ mô tả quá trình xử lý 388.4_ Đánh giá kiểm soát nhập liệu .402 I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM – XD HOÀNG DŨNG1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển:Công ty TNHH SX – TM – TM – XD Hoàng Dũng được thành lập năm 1994, với tên gọi là “Xưởng sản xuất thiết bị - học cụ và đồ chơi trẻ em” và chịu sự chi phối của Luật công ty được Quốc hội Việt Nam thông qua ngày 21/12/1990.Với những nỗ lực hết mình của toàn thể công ty, sự phát triển về chất đòi hỏi phải có sự thay đổi tương ứng về lượng. Đáp ứng yêu cầu đó, năm 2002 công ty đăng ký kinh doanh lại với tên gọi là “Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất – Thương mại – Xây dựng Hoàng Dũng”. Ngoài việc thể hiện sự lớn mạnh về nguồn lực tài chính và quy mô sản xuất điều này còn thể hiện sự nhanh nhạy, không ngừng thay đổi để phù hợp với xu thế chung của tình hình kinh tế - xã hội, đặc biệt là sự thay đổi của các văn bản Luật hiện hành (Luật doanh nghiệp 1999 ra đời thay thế cho Luật công ty 1990).Sau năm 2002, công ty có nhiều lần đăng ký thay đổi để tiếp tục phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và các văn bản Luật ( Luật doanh nghiệp 2005 thay thế cho Luật doanh nghiệp 1999).Mặc dù tình hình kinh tế - xã hội trong những năm gần đây có nhiều biến động phức tạp, thông qua thế lực và tiềm lực của mình công ty TNHH SX – TM – XD Hoàng Dũng vẫn luôn khẳng định vị thế cùng sự phát triển một cách bền vững.1.2. Đặc điểm:- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số: 4102010603 (Đăng ký lần đầu ngày 04/07/2002, đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 29/09/2005).- Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên.3 - Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – XÂY DỰNG HOÀNG DŨNG- Tên giao dịch: HOANG DUNG CO.,LTD- Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH HOÀNG DŨNG.- Địa chỉ trụ sở chính: 114/27 Tô Ngọc Vân, Khu phố 1, Phường Thạnh Xuân, Quận 12- Điện thoại: (08) 37160575 - Fax: (08) 37160575.- Email: nhdung@hcm.fpt.vn- Ngành,nghề kinh doanh: Sản xuất và mua bán thiết bị học cụ, đồ chơi trẻ em (trừ đồ chơi có hại cho nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc ảnh hưởng đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đồng phục trường học). Mua bán hàng may mặc, sách vở các loại, hàng điện tử, hàng điện lạnh, hàng thủ công mỹ nghệ, thực phẩm công nghệ, hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng. Đại lý ký gởi hàng hóa. Xây dựng dân dụng, công nghiệp. Trang trí nội thất. Sửa chữa nhà. Sản xuất thiết bị bếp ăn công nghiệp, thang nâng, thang máy (trừ gia công cơ khí, xi mạ điện, tái chế phế thải kim loại tại trụ sở).- Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng).Trong đó: - Hiện kim: 1.991.250.000 đồng - Hiện vật: 1.008.750.000 đồng.- Danh sách thành viên góp vốn:4 Số TTTên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đối với cá nhân hoặc địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chứcGiá trị vốn góp(triệu đồng)Phần vốn góp1 Nguyễn Hoàng Dũng414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh 2.400,00 80%2 Nguyễn Kim Oanh 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh 600,00 20%- Người đại diện theo pháp luật của công ty:Chức danh: Giám đốcHọ và tên: NGUYỄN HOÀNG DŨNG (Nam)Sinh ngày: 12/07/1964 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam.Số chứng minh nhân dân (hoặc số hộ chiếu): 020823305Ngày cấp: 07/08/2003 Nơi cấp: Công An tp Hồ Chí Minh.Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh.Chỗ ở hiện tại: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh.- Tên, địa chỉ chi nhánh: Xưởng sản xuất Học cụ Thiết bị trường học Hoàng Dũng.Địa chỉ: 14/27 Khu phố 1, Tô Ngọc Vân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12.1.3_ Sơ đồ công ty5 II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU2.1_ Quá trình bán hàng 2.1.1_Hoạt động xét duyệt Xét duyệt đơn đặt hàng : Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho giám đốc xử lý xét duyệt và lập hợp đồng. Hợp đồng được lập thành hai bản, 1 bản đưa cho khách hàng, 1 bản kèm theo đơn đặt hàng đưa sang cho phó giám đốc. Tại đây phó giám đốc lập danh mục bảng kê hàng hóa cần cung cấp. Lập xong bảng kê được đưa sang cho quản lý phân xưởng, đơn đặt hàng và hợp đồng được đưa sang phòng kế toán. Xét duyệt vật tư : Khi nhận được bảng kê hàng hóa, quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư đồng thời lập phiếu đề xuất vật tư. Sau đó bảng kê hàng hóa đưa sang cho thủ kho, còn phiếu đề xuất vật tư đưa sang cho giám đốc xử lý xét duyệt vật tư rồi chuyển cho phòng kế toán.2.1.2_ Cung cấp hang hóa:6NHÀ KHO CHO THUÊPHÒNG KẾ TOÁNPHÒNG PHÓGIÁM ĐỐCCỔNG 1VƯỜN HOABẢO VỆPHÒNG GIÁM ĐỐCXƯỞNG SẮTXƯỞNG SƠNKHO BÁN THÀNH PHẨMXƯỞNG MỘCKHO NGUYÊN VẬT LIỆUXƯỞNG NHỰAXƯỞNG LẮP RÁPKHOTHÀNHPHẨMCỔNG 2CỔNG 3BÃI XEWC Thủ kho sau khi nhận được bảng kê hàng hóa sẽ đối chiếu với số lượng vật tư trong kho và lập phiếu xuất kho (2 liên). Căn cứ vào bảng kê hàng hóa và phiếu xuất kho thủ kho nhập liệu vào bảng tính Excel số lượng hàng hóa xuất kho để cập nhật vào tập tin hàng hóa đã lưu trong máy. Sau đó bảng kê hàng hóa được lưu lại theo số thứ tự, bên cạnh đó phiếu xuất kho được đưa sang bộ phận giao hàng. Bộ phận giao hàng cầm theo phiếu xuất kho, sau khi giao đủ số lượng bộ phận giao hàng đưa phiếu xuất kho cho khách hàng ký, đưa khách hàng giữu 1 liên , 1 liên còn lại đã được khách hàng ký đem về đưa cho phòng kế toán. 2.1.3_ Hoạt động ghi nhậnTại phòng kế toán, phiếu đề xuất vật tư từ giám đốc đưa sang được lưu tại đây theo số thứ tự. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng, đối chiếu lập hóa đơn bán hàng (3 liên). Liên 1 lưu lại theo số thứ tự, 2 liên còn lại đưa cho khách hàng ký, sau đó 1 liên đưa khách hàng giữ, liên còn lại đưa lại về phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ (hóa đơn bán hàng , phiếu xuất kho, cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng) kế toán nhập liệu vào phần mềm, cập nhật số liệu và các tập tin hàng hóa và khách hàng. Các chứng từ được lưu lại theo số thứ tự.2.2_ Quá trình thu tiền:2.2.1_ Xác nhận nội dung thu tiềnKhi khách hang trả tiền, thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhập thông tin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn ứng với khoản tiền đã nhận, đối chiếu. Sau đó nhận tiền, lập phiếu thu tiền (3 liên). Liên 1 lưu lại tại cùi, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại có chữ kí của khách hang kế toán chi tiết giữ lại. 7 2.2.2_ Nhận tiềnThủ quỹ (kế toán chi tiết) nhận tiền của khách hàng, đóng dấu đã thu tiền và kí xác nhận lên phiếu thu. 2.2.3_ Ghi nhận/theo dõiKế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm, truy xuất và đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm. Sau đó phiếu thu tiền được lưu lại theo số thứ tự.III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆPSỐ TTTÊN CHỨNG TỪ NỘI DUNG MỤC ĐÍCHBỘ PHẬN LẬPBỘ PHẬN NHẬN1 Hợp đồng mua bán hàng hóa.- Căn cứ xác lập hợp đồng: chịu sự điều chỉnh của văn bản quy phạm pháp luật nào nào của Nhà nước, thông thường là Luật thương mại 2005, Luật dân sự 2005, thông tư 134,…; nhu cầu của các bên.- Ngày, tháng, năm ký hợp đồng; tên, Để bảo đảm các quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện giữa các bên tham gia ký kết hợp đồng. Ở đây là việc mua bán hàng hóa và thực hiện việc mua bán hàng hóa theo thỏa thuận có Giám đốcPhó giám đốc8 địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, họ, tên người đại diện, người đứng tên đăng ký kinh doanh;- Đối tượng của hợp đồng tính bằng số lượng, khối lượng hoặc giá trị quy ước đã thoả thuận;- Chất lượng, chủng loại, quy sách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc;- Giá cả;- Bảo hành;- Điều kiện nghiệm thu, giao nhận;- Phương thức thanh toán;- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế;có căn cứ hợp lý, có cơ sở hợp pháp.Để bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp, đề cao trách nhiệm của các bên trong quan hệ kinh tế (quan hệ mua bán hàng hóa này).9 - Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng;- Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng;- Các thoả thuận khác.2 Bảng kê hàng hóa.(chứng từ nội bộ)- Tên, địa chỉ của công ty, mã số thuế.- Tên chứng từ “Bảng kê hàng hóa”.- Ngày, tháng lập bảng kê.- Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân đặt hàng; ngày, tháng giao hàng.- Tên, quy cách, số lượng, sản phẩm (hàng hóa).- Xác nhận của người lập, xác nhận của người có trách nhiệm, quyền hạn.Thông tin, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận:- Thông báo cho quản lý phân xưởng, các bộ phận sản xuất đặc điểm, quy cách sản phẩm, hàng hóa cần sản xuất.- Làm căn cứ để quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư và đề xuất kịp thời lên Ban giám đốc.- Làm căn cứ Phó giám đốcQuản lý phân xưởng10 [...]... đây: 1 Kế tốn trưởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tiền: thực hiện việc khai báo chung, quản lý, tổ chức kế toán, xử lý các trường hợp sai sót, nghiệp vụ phức tạp, theo dõi thu chi tiền… 1 Kế toán chi tiết kiêm thủ quỹ và kế toán các khoản phải thu ,kế toán doanh thu: ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, ghi nhận doanh thu lập hóa đơn bán hàng, theo dõi khoản phải thu khách hàng, ... lượng hàng tồn kho. x x x O O O 29 Lưu đồ mơ tả q trình xử lý của chu trình bán hàng (trong phịng kế tốn ) Kế tốn chi tiếtKế tốn tổng hợp Giám đốc Phó giám đốc Bộ phận giao hàng Phiếu xuất kho (đã ký) Đơn đặt hàng Hợp đồng Đối chiếu lập hóa đơn bán hàng Phiếu xuất kho+ đơn đặt hàng + hợp đồng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng (3 liên) Khách hàng N Hóa đơn BH (khách hàng. .. hàng và xét duyệt bán chịu: • Doanh nghiệp chấp nhận những đơn đặt hàng khơng có khả năng thanh tốn. • Ghi nhận sai thơng tin về hàng hóa (bao gồm mã hàng, số lượng hàng, mặt hàng ); khách hàng (bao gồm mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng ) khi nhập liệu thơng tin. - Phịng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng do doanh nghiệp tự thiết kế, ... phần mềm TTSoft ) Phịng kế tốn (kế tốn chi tiết) Hợp đồng, đơn đặt hàng Hóa đơn bán hàng (khách hàng đã ký) Nhập liệu vào phần mềm Cập nhật chứng từ, thông tin khách hàng Tập tin hàng hóa Tập tin hóa đơn Tập tin khách hàng Tập tin ghi nhật ký N Phiếu xuất kho Bộ phận giao hàng Phó giám đốc Khách hàng Phiếu xuất kho + đơn đặt hàng + hợp đồng + hóa đơn BH s 36 (cơng ty Hồng Dũng). - Họ... đối chiếu kế toán giữa kế toán tổng hợp và chi tiết. 6 Phiếu thu - Tên, địa chỉ của công ty. - Căn cứ lập (mẫu số 01 tt,…) - Tên chứng từ Thông tin, cơ sở ghi nhận kế toán, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận: Thủ quỹ (Kê toán chi tiết ) Thủ quỹ (kê toán chi tiết) 15 hiện thơng qua một tài khoản trung gian, sau đó chuyển cho kế toán 2 ghi giảm khoản phải thu. Cuối ngày (tháng) kế toán tiền... ĐỊNH DOANH NGHIỆP ĐƯA PHẦN MỀM TTSOFT VÀO SỬ DỤNG TẠI DOANH NGHIỆP, THIẾT KẾ: 7.1_ Danh mục màn hình nhập liệu chứng từ của chu trình tại doanh nghiệp Q TRÌNH BÁN HÀNG Tên màn hình nhập liệu Dữ liệu của màn hình Người nhập Doanh thu bán hàng Ngày chứng từ, số chứng từ, ngày ghi sổ, đối tượng, họ tên, địa chỉ/bộ phận, nội dung, kho hàng, + Bút toán: tài khoản nợ, tại khoản có, đối tượng có, đơn... theo mẫu của khách hàng (thông thường là hợp đồng hoặc giấy đề nghị mua hàng) . - Đơn đặt hàng được giám đốc của đơn vị xét duyệt trước khi chuyển cho phó giám đốc. - Căn cứ vào các chính sách bán hàng của đơn vị, phó giám đốc lập lệnh bán hàng (bản kê danh sách hàng hóa sẽ cung cấp), - Sau khi lệnh bán hàng đã được giám đốc xét duyệt, sẽ chuyển 1 liên cho phịng kế tốn, 1 liên cho... ngày lập, tên khách hàng, mã số thuế, VAT, tiền hàng, tiền thuế, hàng hóa. Kế tốn chi tiết kiêm thủ quỹ Xuất kho Hàng bán Ngày chứng từ, số chứng từ, ngày ghi sổ, đối tượng, họ tên, địa chỉ/bộ phận, nội dung, kho hàng, chứng từ liên quan, tài khoản nợ, tại khoản có, đối Kế tốn chi tiết (kiêm thủ quỹ) 31 Lưu đồ mơ tả q trình bán hàng ( sử dụng phần mềm TTSoft ) Phịng kế tốn (kế tốn chi tiết) Hợp... báo cáo cho ban giám đốc và kế toán trưởng (kế tốn tiền),… QUY TRÌNH XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU: Giả định: 33 Hiện tượng trả lại hàng của khách hàng ít xảy ra nên những rủi ro cũng như thủ tục kiểm sốt của cơng ty đối với trường hợp này dường như khơng được đề cập đến. 7.2_ Kiểm sốt trong mơi trường máy tính 7.2.1_ Đánh giá kiểm sốt chung 1- Tổ chức bộ máy xử lý thông tin: khá đon giản. Chỉ có... tiền thuế, hàng hóa Kế tốn chi tiết kiêm thủ quỹ Giấy báo Có Ngày chứng từ, số chứng từ, ngày ghi sổ, đối tượng, nội dung, tài khoản nợ, tài khoản có, đối tượng có, số tiền, ĐVTT, ghi chú. Kế toán chi tiết kiêm thủ quỹ 7.2_ Tổ chức bộ máy kế tốn xử lý chu trình tại doanh nghiệp Do quy mô sản xuất hiện tại của công ty chưa lớn lắm, và những nghiệp vụ phức tạp ít phát sinh cho chu trình doanh thu . DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP.....................................................8IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH . lý và làm cơ sở ghi nhận doanh thu và Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp )Kế toán chi tiết (thủ quỹ)14 (công ty Hoàng Dũng) .- Họ tên, đơn vị, địa