thuyet trinh ERP sap b1

GIẢI PHÁP ĐANG TRIỂN KHAI TẠI
CÔNG TY

Nguyễn An Tài


GIỚI THIỆU SAP-B1



SAP B1 là 1 hệ thống ERP – entry erp, thường được dùng ở HO để quản lý tổng hợp dữ liệu. CRM là phần mở rộng tích hợp số liệu vào SAP B1 (thường dùng tại các chi nhánh, trung tâm nghiệp
vụ).


SƠ ĐỒ DỮ LIỆU VÀ QUY TRÌNH CỦA SAP –B1

-

Giao dịch giữa các công ty: thực hiên ngang
hàng như giữa các công ty có tư cách pháp
nhân.

-

Dữ liệu được tập hợp về Công ty hợp nhất để
tạo báo cáo hợp nhất (virtual company).

-

Dữ liệu của mỗi công ty được lưu trữ ở
database riêng của mỗi công ty:

-

Hệ thống tài khoản kế toán (COA) riêng.
Hệ thống dữ liệu (master data) riêng





Để hợp nhất và giao dịch nội bộ giữa các công ty với công ty , giữa công ty với Tổng công ty cần các điều kiện sau:

•

Mã vật tư, dịch vụ giống nhau ở tất cả các công ty

•

Tỷ giá ngoại tệ (nếu có ) phải được cập nhật trên tất cả các công ty.

•

Các danh mục cấu hình sau, người dùng phải đảm bảo là duy nhất và danh mục mã này tồn tại ở tất cả các công ty con và công ty hợp nhất:
Currencies: Danh mục loại tiền
Projects: Danh mục các mã tồn tại trên bảng Projects
Cost Center: Danh mục các Cost Center bao gồm: Phòng ban/Cơ sở, Hạng mục dịch vụ, Hạng mục Hàng hóa, Hạng mục Chi phí
Distribution Rules: Danh mục các quy tắc phân bổ doanh thu/chi phí

•

Các thiết lập sau phải đảm bảo là đồng nhất giữa các các công ty con và hợp nhất
Prices
Rates
Quantities
Percent
Units
Decimals in Query

…………….


So với các hệ thống ERP được thiết kế cho mô hình nhiều công ty con, tập hợp các công ty vào một cơ sở dữ liệu. Thì mô hình của SAP B1 phát sinh các sao chép đồng bộ dữ liệu giữa các công ty.
Phần này chỉ là phần mở rộng của SAP B1. Và với số lượng công ty con nhiều thì việc đồng bộ dữ liệu sẽ là vấn đề của hệ thống.


KIẾN TRÚC HỆ THỐNG SAP –B1

SAP-B1 có 2 hình thức client kết nối với máy chủ SAP-B1

-

User remote vào một máy remote(Citrix server) rồi
chạy phần mềm SAP-B1 client trên đó. Với hình
thức này phải mua phần cứng và phần mềm và
bản quyền remote cho máy chủ remote.

-

Cài phần mềm SAP-B1 client vào máy trạm của
user. Từ máy trạm kết nối lên SAP-B1 server.

Đặc điểm intercompany trên SAP-B1
InterCompany: giao dich giữa 2 hoặc nhiều công ty có liên quan với sự kiểm soát chung (trong cùng 1 doanh nghiệp). Việc xử lý giao dịch của InterCompany thường tuân theo mô hình các công ty độc lập.
▪ Tạo điều cho các giao dịch tài chính và hợp nhất trong SAP Business One
▪ Là một phần bổ sung của SAP và cần phải có giấy phép liên doanh bổ sung (tỷ lệ 1: 1)
▪ Yêu cầu kiến thức về quy trình giao dịch giữa các công ty, tài chính, và B1iF( quy trình đồng bộ dữ liệu từ các công ty về công ty hợp nhất )

•

Do mỗi công ty con trong intercompany có một hệ thống kế toán và dữ liệu riêng. Các giao dịch giữa các đơn vị sẽ có thể có sự chậm trễ trong việc xử lý giao dịch giữa các vị trí dẫn đến không chính xác về kết quả
hoạt động hiện tại và nhu cầu thực hiện điều chỉnh và đối chiếu bằng tay để có được kết quả hoạt động.

•

Lý tưởng cho việc hạch toán trên tất cả các hoạt động kinh doanh phải được thực hiện và được thu thập trong một hệ thống duy nhất. Trong một hệ thống như vậy, các giao dịch giữa các đơn vị được "đăng" cả hai
cùng một lúc, sao cho số dư tồn kho, tiền mặt, nợ phải trả và phải thu phải phản ánh chính xác mức hiện tại và các giao dịch không trùng lặp.

•

Các giao dịch giữa các công ty cần phải được loại trừ khỏi báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất và báo cáo tài chính. Có nghĩa hệ thống kế toán có thể xác định riêng và tổng hợp tất cả các giao dịch nội bộ.


Factor to Consider

SAP-B1 –intercompany

Multi Company

Reporting

- Không có nhu cầu lớn về sửa đổi báo cáo / tạo báo cáo mới.

Không cần động bộ data từ các công ty con. Do data được thiết kế để lưu tất cả các data của các công ty con

Trong phần lớn các báo cáo, không cần phải thực hiện bất kỳ sửa đổi nào.

ở một nơi.

-

Sử dụng Virual company để đồng bộ dữ liệu từ các công ty về để tạo báo cáo.

-

Không có tạo báo cáo thông minh (business intelligence)

Có thể xem báo cáo cho tất cả các trung tâm chi phí / công ty. Trong môi trường đa công ty, khách hàng có
thể yêu cầu có báo cáo của nhiều công ty về đơn đặt hàng, lệnh sản xuất, dịch vụ v.v ....

Inter-Company Transactions

Thực hiện giao dịch ngang hàng giữa các trung tâm chi phí / đơn vị kinh doanh.

Giống với môi trường tổ chức thực tế, đa công ty, giao dịch giữa các công ty giống như trong một công ty.

Báo cáo hợp nhất phải có sự đồng bộ tổng hợp từ các công ty con

Báo cáo, dữ liệu hợp nhất có thể thực hiên ngay, do dữ liệu tổ chức tập trung.

Consolidation
Dữ liệu tông thể giống nhau được dùng chung cho tất cả các công ty.
Nếu dữ liệu tổng thể (khách hàng, nhà cung cấp, mục vv) được chia sẻ đến nhiều công ty, cần

Dữ liệu riêng được tổ chức trong từng công ty

Master Data
sử dụng tài khoản công ty ảo để chia sẻ dữ liệu giữa các công ty.

COA (Chart of Accounts)

Mỗi công ty có bảng tài khoản riêng, để đồng bộ hợp nhất các bảng này phải giống nhau

Dùng chung bảng khoản


MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA PHẦN MỀM ERP DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
LỚN(ENTERPRISE)


Assignment of Company Codes to Controlling Areas

Mỗi hệ thống (controlling area) có sử dụng bảng
tài khoản chung, Master data chung.

15


Enterprise Structure (FICO)
-Với mô hình tập đoàn (enterprise):

Dữ liệu tổ chức tập trung

-

Financial Reporting (Balance Sheet / Profit & Loss)

bảng tài khoản kế toán chung cho cả tập đoàn. Ở

Chart of Account

mỗi công ty con chỉ thêm những phần đặc trưng
riêng của công ty đó.

-

Dữ liệu chung (master data) được tổ chức, lưu
trữ chung cho toàn tập đoàn. Đảm bảo tính duy

PC1

PC2

PC3

PC4

Company Code 1

PC5

PC6

PC7

Company Code 2

PC8

PC9

Company Code 3

nhất của toàn hệ thống. Mỗi công ty con sẽ bổ
sung phần đặc trưng riêng của mình.

Management Reporting (Profit & Loss) – Controlling Area
PC1

PC2

PC3

PC4

PC5

PC6

PC7

PC8

PC9

PS

PS

PS

PS

PS

PS

PS

PS

PS

CC11

CC21

CC31

CC41

CC51

CC61

CC71

CC81

CC91

CC12

CC22

CC32

CC42

CC52

CC62

CC72

CC82

CC92

PC = Profit Center
PS = Profitability Segment (COPA)

CC = Cost Center

16