Tải bản đầy đủ (.doc) (58 trang)

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT MÔN THỰC HÀNH KẾ TOÁN TRÊN EXCEL

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5.61 MB, 58 trang )

CHƯƠNG I: THIÉT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƯ ĐẦU
KỲ CÁC TÀI KHOẢN
1.1. THIÉT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU VÀ XÂY DỰNG HỆ
THỐNG DANH MỤC.
1.1.1 Thiết lập thông tin doanh nghiệp.
- Tên doanh nghiệp (ten):
- Địa chỉ (dc):
- Mã số thuế (mst):
Tác dụng: khi chuyển sang các sheet sổ khác nhau chúng ta phải cập nhật ít
nhất các thông tin cơ bản trên, để giảm thiểu thời gian, công sức để viết lại các
thông tin đó, chúng ta sẽ đặt tên cho từng thông tin và khi chuyển sang sheet sổ
khác chúng ta chỉ cần đánh: = tên viết tắt, khi đó ta đã có thông tin đầy đủ với thời
gian nhanh nhất.

Chính sách kế toán áp dụng:
+ Chế độ kế toán áp dung: (QĐ 48)
+ Đồng tiền sử dụng:
+ Hình thức kế toán: (trong phạm vi sách chúng ta dùng hình thức kế toán
nhật ký chung)
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: (bình quân gia quyền).
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: (kê khai thường xuyên).
+ Phương pháp tính khấu hao: (đường thẳng).
+ Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm
phát sinh giao dịch).


1.1.2 Xây dựng danh mục
Xây dựng các danh mục sau:
- Danh mục nhà cung cấp


- Danh mục vật tư - hàng hóa
- Danh mục tài sản cố định
- Danh mục phòng ban
- Danh mục nhân viên
1.1.3. Hệ thống sổ
Hệ thống các sổ(mỗi sổ một sheet) cơ bản cần có trong hình thức kế toán
nhật ký chung.
+ Sổ nhật ký chung.
+ Bảng cân đối tài khoản.
+ Sổ quỹ tiền mặt.
+ Bảng kê xuất hàng.
+ Báo cáo nhập - xuất - tồn.
+ Sổ theo dõi tài sản cố định.
+ Bảng tính lương.
+ Bảng tính giá thành.
+ Sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả
Cu thể:
<1> Sổ nhật ký chung:
Sổ nhật ký chung gồm các chỉ tiêu cơ bản sau:
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế công ty.
+ Tên sổ
+ Ngày tháng bắt đầu ghi sổ và khóa sổ kế toán + Đơn vị tính:
+ Cột ngày tháng ghi sổ + Chứng từ: ngày tháng tháng từ, số chứng từ.
+ Diễn giải + Cột “Đã ghi sổ cái.”
+ Tài khoản hạch toán.
+ Tài khoản đối ứng + Số phát sinh nợ, có
+ Số dư nợ, có: lưu ý, nguyên tắc chung là các tài khoản loại 1 và 2 sẽ có
số dư bên nợ và các tài khoản loại 3, 4 sẽ có số dư bên có, khi đó ta sẽ dấu đi cột
số dư còn lại khi tiến hành in sổ kế toán.
+ Ngoài ra ta sẽ mở thêm các chỉ tiêu như : tháng phát sinh chứng từ, và tài

khoản để lọc số dư đầu kỳ. Và cột mã chứng từ chỉ để cập nhật phiếu thu, chi,
phiếu nhập nho, phiếu xuất kho


<2> Bảng cân đối tài khoản.
Bảng cân đối tài khoản gồm:
+ Tên công ty:
+ Địa chỉ:
+ Tên sổ + Năm tài chính + Số hiệu tài khoản.
+ Tên tài khoản kế toán.
+ Số dư đầu kỳ: Nợ và Có.
+ Số phát sinh: Nợ và Có.
+ Số dư cuối kỳ: Nợ và Có.
+ Số dư cuối kỳ: Nợ và Có.
+ Ngoài ra ta còn mở thêm một số cột nhằm phục vụ cho các công việc tiếp
sau: Cột “1”, Mã, Cột “X”.


Với bảng cân đối tài khoản ta sẽ đặt tên cho các vùng sau:
+ Cột “mã”: MA
+ Cột số hiệu tài khoản: M_TK
+ Số dư có đầu kỳ bên: SDCDK
+ Số dư nợ đầu kỳ: SDNDK
+ Số phát sinh có: SPSC
+ Số phát sinh nợ: SPSN
+ Số dư nợ cuối kỳ: SDNCK
+ Số dư có cuối kỳ: SDCCK
+ Cột “1”: M_1
<3> Sổ quỹ tiền mặt.
Sổ quỹ tiền mặt gồm:

+ Tên công ty:
+ Địa chỉ:
+ Tên sổ: + Năm tài chính + Ngày tháng ghi sổ.
+ Số phiếu thu, chi.
+ Diễn giải.
+ Tài khoản đối ứng.
+ Số tiền: Thu, Chi, Tồn.
+ Tháng báo cáo, tài khoản báo cáo, nối tháng và tài khoản báo cáo - giúp
phục vụ cho việc in sổ.


<4> Bảng kê mua hàng.
+ Tên công ty + Địa chỉ + Tên
+ Năm tài chính
+ Chứng từ: ngày tháng, và số hiệu: 2 chỉ tiêu này ta sẽ dùng công thức để
tìm.
+ Số phiếu nhập: ta sẽ phải đánh, bởi một phiếu nhập ta có thể nhập nhiều
loại hàng hóa khác nhau, số lượng, đơn vị tính khác nhau,....
+ Tên vật tư, đơn vị tính: ta dùng công thức để tìm.
+ Mã hàng hóa ta sẽ cập nhật dựa trên downlist được tạo bằng cách: Bôi
đen cột mã hàng hóa và chọn data/validation, xuất hiện hộp thoại và thao tác
giống với danh mục nhân viên khi tìm phòng ban.
+ Mã vật tư hàng hóa: tự nhập


<5> Nhật ký bán hàng
+ Tên công ty
+ Địa chỉ:
+ Tên bảng kê
+ Năm tài chính

+ Chứng từ: ngày tháng, số hóa đơn GTGT nhập - ta dùng công thức để
tìm.
+ Số phiếu xuất kho:
+ Tên hàng hóa, vật tư, đơn vị tính - ta dùng công thức để nhập
+ Mã vật tư, hàng hóa - ta lấy từ Downlist.
+ Giá vốn: ta dùng công thức để tìm.
+ Số lượng mình tự đánh.
+ Doanh thu: đơn giá, thành tiền - tự nhập.
+ Mã vật tư,
+ Lãi lỗ


<6> Báo cáo nhập - xuất - tồn.
+ Tên, địa chỉ công ty + Tên báo cáo
+ Tháng báo cáo => như vậy trong một năm ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập
xuất tồn hàng hóa. + STT, Mã hàng là mình tự nhập.
+ Tên hàng, đơn vị - dùng công thức để nhập.
+ Tồn đầu kỳ, nhập, xuất và tồn kho cuối kỳ về số lượng và thành tiền.


<7> Bảng tính lương.
<8> Bảng tính giá thành
<9> Sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả
1.2 XÂY DỰNG DANH MỤC
<1> Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:


Khi xây dựng danh mục tài khoản ta cần mở các tiểu khoản để quản lý chi
tiết.
Việc mở bao nhiêu tiểu khoản không quan trọng, nhưng cần đáp ứng 2 yêu cầu

sau:
- Phải tuân theo tài khoản mẹ thuộc hệ thống tài khoản mà chế độ kế toán
ban hành
- Phục vụ được yêu cầu quản lý của từng đơn vị.
0
<2> Xây dựng danh mục nhà cung cấp
Danh mục mục NCC gồm có các chỉ tiêu sau:
+ Số thứ tự, mã NCC, tên nhà cung cấp, mã số thuế và địa chỉ, .... để đáp
ứng yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp


+ Đặt tên cho mã NCC: M_NCC
Trước tiên chúng ta bôi đen vùng từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa chỉ và
từ dòng đầu tiên của danh mục đển hàng cuối cùng của danh mục.

Sau đó ta có các cách để đặt tên cho vùng danh mục nhà cung cấp như sau:
+ Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3
+ Chọn menu sau: Insert./ Name/ Define
Với cả 2 cách trên chúng đều hiện ra cửa sổ con/ hộp thoại Define name như
hình sau: và ta đánh tên cho vùng mã nhà cung cấp là: M_NCC



+ Đặt tên cho danh mục NCC: DM_NCC
Trước tiên ta bôi đen vùng danh mục nhà cung cấp từ cột mã nhà cung cấp đến
cột địa chỉ, từ hàng đầu tiên đến hàng cuối cùng của danh mục.

và chúng ta cũng đặt tên cho vùng bằng ba cách trên:
• Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3
• Menu: Insert/ name/ Define: xuất hiện hộp thoại và đánh tên vào đó

• Đánh tên trực tiếp vào Name box.


- Xây

dựng danh mục khách hàng.
Ta làm tương tự như với danh mục nhà cung cấp
+ Danh mục cũng gồm các chỉ tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách
hàng, Mã số thuế và Địa chỉ, ... và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý của
doanh nghiệp.
+ Đặt tên cho mã khách hàng: M_KH, danh mục khách hàng: DM_KH theo
ba cách.
1.2.3 Xây dựng danh mục vật tư - hàng hóa
Danh mục hàng hóa gồm các chỉ tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Tài
khoản và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý.
+ Đặt tên cho vùng mã hàng hóa: M_HH.
+ Đặt tên cho vùng danh mục hàng hóa từ cột mã hàng cho tới cột tài
khoản: DM_HH Đặt tên theo ba cách như bình thường

Danh mục vật tư gồm các chỉ tiêu: STT, Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị
tính, Kho.
+ Đặt tên cho vùng mã vật tư: M_VT.
+ Đặt tên cho vùng danh mục vật tư: DM_VT.
Đặt tên theo ba cách như bình thường


Ta cũng xây dựng một danh mục gồm cả hàng hóa, vật tư để lọc số liệu cho
bảng kê nhập hàng hóa - vật tư.
Ta sẽ đặt tên cho vùng: A4:Dn (n số thứ tự dòng cuối cùng của danh mục)


1.2.4 Xây dựng danh mục tài sản cố định
Xây dựng danh mục TSCĐ theo các chỉ tiêu: STT, Mã TSCĐ, Tên TSCĐ
1.2.5 Xây dựng danh mục phòng ban
Danh mục phòng ban gồm có các chỉ tiêu: STT, Mã, Tên phòng ban.


1.2.6 Danh mục nhân viên
Danh mục nhân viên gồm các chỉ tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên,
Chức vụ, Phòng ban, Số tài khoản ngân hàng, Mã số thuế cá nhân, Mức lương cơ
bản, Giảm trừ gia cảnh.


Sau đó ta chọn vùng ô E8:E23 như hình vẽ sau đó chọn Data/ Validation. Hiện ra
cửa sổ:

Ta chọn List sẽ hiện ra cửa sổ:
Ta đánh : =M_PB vào ô Source như hình vẽ và nhấn OK Màn hình sau khi
nhấn như sau

Đánh mã nhân viên, tên nhân viên, chức vụ, lương cơ bản… Riêng đối với
Phòng ban nhân viên đó làm việc ta chỉ việc kích chuột vào phòng ban để chọn
phòng ban phù hợp


Đối với danh mục nhân viên ta sẽ đặt tên cho :
+ Vùng Danh mục nhân viên : DM_NV

+ Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là cột mã nhân viên.



1.3 CẬP NHẬT SỐ DƯ BAN ĐẦU
1.3.1 Khi cập nhật số dư đầu kỳ ta gồm có các phân hệ:
- Công nợ phải thu.
- Công nợ phải trả.
- Tiền gửi ngân hàng.
- Hàng tồn kho.
- Tài sản cố định.
- Các tài khoản khác.
1.3.2 Các công việc phải làm khi cập nhật số dư đầu kỳ.
- Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản - phần số dư đầu kỳ.
- Cập nhật vào các sổ liên quan như báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa: cập
nhật số lượng, đơn giá,....
1.3.3 Nội dung:
<1> Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản
lưu ý: Chỉ cập nhật số dư đầu kỳ cho các tài khoản ở cấp bé nhất.
Ví dụ: với tài khoản tiền gửi ngân hàng thì ta mở đến tiểu khoản cấp 3, như vậy
ta chỉ cập nhật cho các tài khoản cấp ba này. Còn đối với các tài khoản cấp cao
hơn, số dư đầu kỳ của nó sẽ là tổng của các tài khoản cấp bé hơn.

<2> Cập nhật vào các sổ đặc biệt.
Đồng thời với việc cập nhật số dư đầu kỳ vào bảng cân đối số phát sinh
ta còn phải cập nhật những thông tin đầu kỳ khác vào các tài khoản quan trọng
trong kỳ.
<3> Cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, vật tư


Đầu tiên ta sẽ khai báo những hàng hóa, vật tư nào có số tồn đầu kỳ.
<4> Cập nhật mã hàng hóa
0 - Để tiết kiệm thời gian đánh mã hàng hóa và tránh trường hợp gây khó
khăn cho việc nhớ mã hàng thì ta dùng downlist để cập nhật mã hàng hóa.

- Bôi đen cột mã hàng hóa, và chọn: Data/ validation
- Xuất hiện hộp thoại Data Validation.

ta chọn list trong thẻ Allow
Ta đánh: = M_HH
NSD kích vào biểu tượng Downlist và chọn mã hàng hóa tương ứng.
<5> Cập nhật tên hàng và đơn vị tính
Tìm tên hàng hóa : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 2,0),””)
Tìm đơn vị tính : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 3,0),””)
<6> Cập nhật số lượng hàng tồn


Thành tiền = đơn giá * số lượng để tính cột thành tiền.
Ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn: Mỗi tháng ta đặt tên cho vùng dữ liệu của
tháng báo cáo đó:
NXT_HH1
NXT_HH2
<7> Cập nhật vào sổ theo dõi công nợ phải thu (sổ công nợ phải trả làm tương
tự)
Gồm sổ tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả và sổ chi tiết 131, 331
- số này sẽ cập nhật số dư đầu kỳ, tình hình tăng giảm các khoản phải thu phải trả
của tất cả khách hàng, nhà cung cấp trong kỳ kế toán.
Đầu kỳ kế toán, ta sẽ cập nhật các thông tin cho sổ tổng hợp công nợ phải
thu, phải trả.
• STT
• Mã khách hàng/ nhà cung cấp (dùng validation để tạo Downlist và cập nhật
tất cả các khách hàng có dư đầu kỳ công nợ phải thu, phải trả)
• Lưu ý: Một trong các cách check độ chính xác thông tin mình cập nhật thì số
tổng đầu kỳ của tài khoản cộng nợ phải thu, phải trả hay cả các tài khoản quan
trọng khác phải bằng số dư ở bảng cân đối tài khoản.

• Tài khoản 131, 331 là tài khoản lưỡng tính nên sẽ tồn tại cả số dư bên nợ và
bên có.
• Đối với tên khách hàng, dùng công thức:
= if(mã khách hàng <>0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH, 2,0),””)


<8> Cập nhật vào Bảng theo dõi tài sản cố định
Ta cập nhật STT và mã TSCĐ, từ mã TSCĐ ta sẽ dùng công thức để tìm ra tên và
đơn vị tính của từng TSCĐ:
Công thức: = Vlookup(mã TSCĐ, DM_TSCĐ, 2, 0) - tìm tên
= Vlookup(mã TSCĐ, DM_TSCĐ, 3, 0) - tìm đơn vị tính.
Tiếp tục cập nhật ngày đưa vào sử dụng, số năm tính khấu hao, nguyên giá từng
TSCĐ.
Lưu ý: có thể tính khấu hao theo tháng, hoặc theo ngày tùy thuộc vào đặc điểm sản
xuất kinh doanh, cách quản lý, chính sách thu hồi vốn của từng đơn vị.

<9> Chi phí trả trước
Tương tự với TSCĐ, ta cũng sẽ có một sheet theo dõi tình hình tăng giảm,
phân bổ các chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn vào chi phí của từng kỳ sản xuất
kinh doanh
Các chỉ tiêu trong bảng phân bổ chi phí trả trước giống như bảng tính và
trích khấu hao TSCĐ.


CHƯƠNG II: CẬP NHẬT NGHIỆP VỤ KINH TÉ PHẨT SINH TRONG KỲ
Khi cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh ta nên chú ý tới các nghiệp vụ sau:
- Thu, chi tiền
- Mua hàng, bán hàng
- Mua sắm, thanh lý tài sản cố định.
- Mua sắm, đưa vào sử dụng công cụ dụng cụ.

- Xuất, nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu.
2. 1 NGHIỆP VỤ THU, CHI TIỀN
Vài lưu ý khi cập nhật các nghiệp vụ:
+ Cột ngày tháng chứng từ cập nhật bằng tay. Đánh công thức vào ô D20
như sau: = if(B20<>0, B20, “”) để cập nhật ngày tháng ghi sổ cho nghiệp vụ thanh
toán tiền cước internet tháng 12/2008. Sau đó ta dùng chuột để kéo cho các xuống
các dòng còn lại của cột ngày tháng ghi sổ.
+ Cột số hiệu chứng từ: ta căn cứ vào chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phát
sinh để cập nhật.
+ Cột diễn giải: diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột đã ghi ghi sổ cái: dùng chuột để kéo cho những nghiệp vụ kinh tế đã
cập nhật vào sổ nhật ký chung.
+ Cột tài khoản ta sẽ dùng để định khoản cho
nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Cột số phát sinh nợ: cập nhật bằng tay số tiền cho
từng nghiệp vụ
+ Cột số phát sinh có: dùng công thức để cập nhật từ ban đầu và copy công
thức đó cho cả kỳ kế toán năm
+ Cột tài khoản đối ứng: ta cũng dùng công thức để cập nhật, và cũng giống
như số phát sinh có, chỉ việc cập nhật số cột tài khoản và cột số phát sinh nợ có số
liệu. Ta đánh công thức vào ô H20: = if(I20<>0, G21, G19) rồi copy công thức
này xuống các ô còn lại của cột tài khoản đối ứng.
+ Phần số dư đầu kỳ ta sẽ dùng công thức để cập nhật. Tuy nhiên có một số
tài khoản đặc biệt không dùng công thức để lọc số dư đầu kỳ được. Đối với các tài
khoản đặc biệt thì ta sẽ tự cập nhật bằng tay - Công việc này chỉ tiến hành vào
cuối kỳ kế toán để in sổ kế toán chi tiết, sổ cái tài khoản hay khi phải lập các báo
cáo tài chính bất thường ví dụ như giải thể, chia tách, hợp nhất,....
+ Cột số dư nợ và số dư có: ta sẽ dùng công thức để tính.
Nhập vào ô K20 công thức:
=IF(0R($P$1=1,$P$1=2),$K$19+SUBT0TAL(9,$I$20:I20)SUBT0TAL(9,$J$20:J20),0) Nhập vào ô L20 công thức sau:

=IF(0R($P$1=3,$P$1=4),$L$19+SUBT0TAL(9,$J$20:J20)SUBT0TAL(9,$I$20:I20),0)


Hàm subtotal có ý nghĩ như sau: =subtotal(9, vùng tính tổng).
Hàm subtotal sẽ tính tỉnh cho các dữ liệu hiện lên trên màn hình khi ta tiến
hành lọc dữ liệu.
Ta có thể kiểm tra bằng cách lọc dữ liệu theo một chỉ tiêu nào đó, ví dụ lọc
dữ liệu của tài khoản 142:


+ Cột “tháng” cũng được dùng khi in sổ kế toán, đồng thời khi kết hợp với
cột số dư ta có thể kiểm tra số liệu và tìm kiếm sai sót trong quá trình hạch toán
được nhanh hơn và chính xác hơn.


Ta sẽ cập nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào sổ nhật
ký chung theo từng tháng. Cuối kỳ ta có các bút toán cuối kỳ:
- Tính lương
- Trích khấu hao
- Phân bổ chi phí trả trước
- Kết chuyển doanh thu, chi phí.
- Xác định lãi/lỗ trong kỳ.
Ví dụ:
Tiền cước internet tháng 05/01, giá trị chưa thuế: 1.441.000, thuế 10%, thanh toán
bằng tiền mặt.
N 642.2/ C 111.1 : 1.441.000 và N 133.1/ C 111.1 : 144.100
Đồng thời với việc cập nhật vào sổ nhật ký chung ta sẽ cập nhật sang sổ quỹ tiền
mặt.



×