Báo cáo hiện trạng và kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành hoạt động của đảng uỷ uỷ ban nhân dân phường đông khê

Báo cáo hiện trạng và kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý, điều hành hoạt động của Đảng uỷ - Uỷ ban nhân dân phường Đông
Khê, Quận Ngơ Quyền, Thành phố Hải Phịng.

I- CƠ SỞ THỰC TIỄN
Cơng nghệ thông tin và truyền thông (CNTT-TT) là ngành ứng dụng công
nghệ quản lý và xử lý thông tin. Tốc độ phát triển vũ bão của công nghệ làm cho
việc ln chuyển thơng tin trở nên cực kỳ nhanh chóng và vai trị của thơng tin ngày
càng trở nên quan trọng. Những khả năng mới và ưu việt này của CNTT-TT đã
nhanh chóng làm thay đổi cách sống, cách làm việc, cách học tập, cách tư duy và
quan trọng hơn cả là cách ra quyết định của con người. Chính do tốc độ tăng trưởng
và đặc điểm của CNTT-TT đã có tác động to lớn và tồn diện đến mọi mặt của đời
sống, và hiển nhiên cũng tác động mạnh mẽ trực tiếp tới hoạt động của các cơ quan
đơn vị. Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay đã được triển khai rộng rãi
trong các cơ quan đơn vị, trong đó có cơ quan Đảng. Để thích ứng với q trình trao
đổi cập nhật thơng tin kịp thời phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ
của các cấp uỷ đảng, việc ứng dụng công nghệ thông tin là rất cần thiết nhằm nâng
cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động của cơ quan Đảng, hỗ trợ đẩy mạnh cải
cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan đảng là điều kiện nhằm
góp phần thay đổi phương thức lãnh đạo, lề lối làm việc, tạo lập một phong cách
làm việc khoa học, phát huy khả năng năng lực của cán bộ trong việc giải quyết
các cơng việc nhanh gọn, chính xác, kịp thời, hiệu quả.
1


Thực tiễn đã chứng minh, ứng dụng CNTT giúp tiết kiệm thời gian, nâng
cao hiệu quả và tính khả thi trong q trình giải quyết cơng việc, giảm bớt tình
trạng văn bản giấy tờ và các khâu trung gian, xác định rõ trách nhiệm của đội
ngũ cán bộ, giúp cho công tác phối hợp tham mưu nhịp nhàng hơn, giảm thời
gian phải trao đổi trực tiếp, tạo được cơ chế theo dõi giám sát tiến trình thực

hiện cơng việc cụ thể kịp thời, giúp kết nối trao đổi thông tin nhiều người mà
không phải tổ chức họp tốn thời gian và tiết kiệm được chi phí nhất định.
Phường Đơng Khê, Quận Ngơ Quyền, Thành phố Hải Phịng có diện tích
1,76km2, với 15.576 nhân khẩu được chi thành 32 tổ dân phố. Hiện nay trên địa
bàn phường đang thực hiện nhiều dự án trọng điểm của Thành phố và Quận, có
nhiều hạng mục cơng trình đã đưa vào khai thác, sử dụng như tuyến đường Lê
Hồng Phong, khu tái định cư lô 22, 26, 27 … và một số hạng mục khác. Tuy
nhiên, vẫn còn nhiều khu vực nằm trong vùng quy hoạch hoặc đã kiểm kê nhưng
cấp có thẩm quyền vẫn chưa giải quyết triệt để như lên phương án bồi thường,
hỗ trợ và tái định cư gây nhiều bức xúc cho nhân dân, còn nhiều đơn thư, khiếu
kiện vượt cấp, kéo dài chưa được giải quyết dứt điểm. Thực hiện Nghị quyết của
Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận trong thời gian gần đây, Đảng và chính quyền
địa phương đã xây dựng chương trình, kế hoạch bàn các giải pháp, biện pháp
đồng bộ nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế trong quản lý điều hành kiểu
truyền thống (chủ nghĩa kinh nghiệm) bằng việc thay đổi tư duy, cách điều hành
trên hệ thống điều hành tác nghiệp mạng Internet để thực hiện nhiệm vụ cấp trên
giao.
Vì vậy việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều
hành hoạt động trong các tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nói riêng là
hết sức cần thiết.
II- THỰC TRẠNG
1- Những kết quả đạt được
2


1.1- Về cơ sở vật chất, kỹ thuật
Hiện nay hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của Đảng uỷ, Uỷ ban nhân
dân phường Đông Khê đã được xây dựng và đưa vào sử dụng cơ bản đồng bộ,
hiện đã kết nối mạng với Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận, các cơ quan chuyên
môn của Quận và 13 phường. Uỷ ban nhân dân phường đã được trang bị : 01

máy chủ, 10 máy trạm, 05 máy in, 2 máy quét. Để nâng tốc độ đường truyền,
phường đã được kết nối mạng thông tin diện rộng của Quận uỷ, Uỷ ban nhân
dân quận qua đường truyền Mega WAN tốc độ 128 Kbps. Tính đến nay, về cơ
bản cơ sở vật chất đã đảm bảo được yêu cầu công tác và hoạt động nối mạng
giữa phường và các cơ quan chuyên môn của quận, các bộ phận chuyên môn của
phường.
- Hạ tầng công nghệ thông tin của Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường đã
được xây dựng, bước đầu đáp ứng được chủ trương triển khai ứng dụng công
nghệ thông tin trong tồn Quận.
- Hiện trạng hệ thống thơng tin và cơ sở dữ liệu của phường đã được triển
khai, sử dụng hệ thống điều hành tác nghiệp trong các phòng, ban chuyên môn
của quận, các bộ phận chuyên môn của phường (như: thư tín điện tử, gửi nhận
văn bản, xử lý công văn, quản lý đơn thư khiếu tố, chương trình cơng tác, thơng
tin phục vụ lãnh đạo, tài liệu lưu trữ, phần mềm tài chính kế tốn, điều hành tác
nghiệp liên thông quận phường xác nhận hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản gắn liền với đất, hồ sơ xin cấp phép
xây dựng).
1.2- Về đào tạo, bồi dưỡng và khai thác, sử dụng mạng máy tính
Cơng tác đào tạo và bồi dưỡng tin học văn phòng và tập huấn tin học cho
các đồng chí lãnh đạo Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận và cán bộ, chuyên viên
cơ quan của Quận, Bí thư, Chủ tịch, các Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân, Thường
3


trực Đảng uỷ, cán bộ chuyên môn của phường đã được tổ chức thường xuyên từ
năm 2005 đến nay. Nội dung đào tạo gồm: tin học cơ bản, sử dụng, khai thác
mạng thông tin của Thành phố, của Quận triển khai các phần mềm xử lý công
văn, xây dựng cập nhật hồ sơ hội nghị, hồ sơ đại hội, cập nhật, khai thác tài liệu
lưu trữ, công báo, lịch công tác, quản lý đơn thư, các phần mềm phục vụ cơng
tác tài chính ngân sách, điều hành tác nghiệp liên thông quận phường.

Việc đào tạo đã mang lại những kết quả tích cực. Về việc gửi- nhận văn
bản giữa Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận và Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường
đã đi vào nền nếp; đồng thời đã tiến hành sử dụng chương trình xử lý cơng văn,
tiến hành cập nhật số công văn đi- đến và gửi- nhận văn bản khá đầy đủ.
1.3- Kết quả ứng dụng trong cơ quan Quận ủy, Uỷ ban nhân dân quận và
tại Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường.
Công tác cập nhật tài liệu lưu trữ được thực hiện theo đúng hướng dẫn của
Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương. Bên cạnh đó cịn tiến hành phân loại hồ sơ
hội nghị, hồ sơ Đại hội, in mục lục hồ sơ, sử dụng máy quét và phần mềm nhận
dạng văn bản tiếng Việt. Điều này đã giúp đẩy nhanh công tác cập nhật tài liệu
lưu trữ của cấp uỷ đảng và chính quyền địa phương.
Việc trao đổi thơng tin trên mạng đã được hầu hết cán bộ, công chức của
phường sử dụng cơ bản thành thạo máy tính phục vụ cơng tác. Việc sử dụng hộp
thư điện tử đã trở thành thói quen và đây là cơng cụ đắc lực giúp các đồng chí
lãnh đạo, cán bộ, cơng chức trao đổi thông tin, tài liệu công tác hàng ngày trong
hệ thống mạng của Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận cũng như Đảng uỷ, Uỷ ban
nhân dân phường.
Công tác biên tập, tổng hợp thơng tin, trình chiếu hội thảo, giao ban, ghi
biên bản tại các Hội nghị được thực hiện trực tiếp trên máy tính đã thực sự đổi

4


mới phong cách làm việc trong công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo
điều hành của cấp uỷ và chính quyền địa phương.
Việc khai thác Internet phục vụ cho cơng tác chun mơn của các đồng
chí lãnh đạo, công chức được thực hiện khá thường xuyên (sử dụng máy tính
xách tay qua mạng khơng dây).
1.4- Đối với việc phát triển kinh tế - xã hội
Trong những năm qua, việc ứng dụng có hiệu quả cơng nghệ thơng tin

trong quản lý điều hành đã góp phần khơng nhỏ trong việc phát triển kinh tế - xã
hội của phường; hệ thống chính trị ln được củng cố vững chắc, vai trò lãnh
đạo của tổ chức cơ sở đảng, điều hành của chính quyền và sự phối kết hợp giữa
các đoàn thể nhân dân được phát huy tốt; tiềm năng, lợi thế cho đầu tư phát triển
quận rất phong phú với nhiều dự án lớn, trọng điểm đang được triển khai, bộ
mặt đô thị đang được chỉnh trang hàng ngày tạo ra một diện mạo mới cho vị thế
của một phường đang trong q trình đơ thị hố.
2. Hạn chế và nguyên nhân:
* Hạn chế
- Các tiện tích của hệ thống mạng Lotus Note chưa được khai thác triệt để
như cập nhật lịch công tác của đơn vị, cũng như lịch công tác, điều hành của
lãnh đạo, phân công, phân việc, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tiến độ công việc
trên mạng nội bộ cịn hạn chế.
- Quy trình xử lý văn bản qua mạng đôi lúc chưa được triệt để áp dụng tại
một số bộ phận.
- Công tác xử lý văn bản đi, đến qua mạng vẫn còn một số bộ phận chưa
quan tâm duy trì thực hiện tốt, chưa thường xuyên.
5


- Việc khai thác, cập nhật thông tin, cơ sở dữ liệu cho các phần mềm ở
một số bộ phận còn hạn chế.
* Nguyên nhân:
- Nhận thức và trách nhiệm của một số cán bộ công chức tại các bộ phận
còn hạn chế, chưa thấy rõ sự cần thiết của công tác ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác.
- Các văn bản quy định, quy chế chậm được bổ sung, ban hành để phù hợp
với thực tiễn tại cơ sở.
- Một số phần mềm được triển khai, song còn nhiều lỗi và chậm được
khắc phục sửa chữa.

- Đội ngũ cán bộ, cơng chức các bộ phận chun mơn cịn hạn chế trong
xử lý các sự cố kỹ thuật, cơ sở vật chất cịn khó khăn, đội ngũ cán bộ chưa ổn
định, nên đã ảnh hưởng đến hiệu quả trong công tác lãnh đạo, quản lý và tổ chức
thực hiện mạng thông tin diện rộng.
III- MỤC TIÊU, GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
1- Mục tiêu
- Từng bước hoàn thiện hệ thống kỹ thuật phục vụ ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động và bảo đảm hạ tầng kết nối các hệ thống thơng tin có
quy mơ tồn quận, phường theo mơ hình thống nhất của Quận uỷ, Uỷ ban nhân
dân quận, đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường và các đoàn thể chính trị.
- Xây dựng các hệ thống thơng tin nền tảng quy mơ tồn quận, phường
nhằm tạo mơi trường làm việc điện tử giữa Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận và
Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường. Trong đó, 100% các văn bản, tài liệu chính
thức trao đổi giữa phường và quận, các cơ quan chuyên môn được trao đổi hoàn
6


toàn trên mạng; bảo đảm 100% các cuộc họp, Hội nghị của phường được ứng
dụng công nghệ thông tin.
- Bảo đảm việc ứng dụng công nghệ thông tin của Quận uỷ, Uỷ ban nhân
dân quận, Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường và các đồn thể chính trị được
thực hiện hiệu quả, đồng bộ và thống nhất theo quy định của quận và thành phố.
- Ứng dụng mạnh mẽ CNTT trong cơng tác chỉ đạo điều hành góp phần
nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý và đổi mới phong cách làm việc.
2- Giải pháp thực hiện
2.1- Giải pháp về tổ chức nhân sự
- Đồng chí Bí thư Đảng uỷ trực tiếp chỉ đạo công tác ứng dụng công nghệ
thông tin của Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường. Văn phịng là cơ quan thường
trực giúp Bí thư trong việc chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin Đảng uỷ, Uỷ
ban nhân dân phường.

- Các ngành đoàn thể, các bộ phận chuyên môn trực tiếp thực hiện việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của đơn vị, bộ phận mình, gắn
kết chặt chẽ với quá trình cải cách hành chính.
2.2- Giải pháp về tuyên truyền
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến sâu rộng về ứng dụng CNTT nhằm tạo
chuyển biến mạnh mẽ từ nhận thức thành hành động trong từng cán bộ công
chức viên chức; tạo phong cách làm việc dựa trên văn bản, tài liệu điện tử trên
môi trường mạng
2.3- Giải pháp về đầu tư các điều kiện cơ sở vật chất

7


- Chủ động trong việc xây dựng kế hoạch, đề án thực hiện và vận hành kỹ
thuật trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân
phường và các đồn thể chính trị, các bộ phận chuyên môn.
- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc ứng
dụng cơng nghệ thơng tin tại phường và các đồn thể chính trị, các bộ phận
chun mơn. Thực hiện đầu tư có trọng tâm, trọng điểm, có tính thừa kế, trong
đó chú trọng đầu tư các hệ thống có tính mở, khả năng nâng cấp, mở rộng cao.
- Phối hợp với Trung tâm CNTT Văn phòng Thành uỷ thiết lập, cài đặt
các phần mềm diệt virut cho hệ thống mạng của Quận, phường và các máy trạm
của hệ thống, bảo trì hệ thống và thường xuyên nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật
(máy chủ, máy trạm, thiết bị ngoại vi..)
- Đầu tư, xây dựng lại phòng làm việc tại các bộ phận chun mơn, Văn
phịng Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường một bộ máy vi tính riêng biệt để kết
nối mạng Internet, giúp cho việc khai thác thông tin phục vụ các nhiệm vụ cơng
tác của các đồng chí lãnh đạo, cán bộ công chức trong cơ quan.
(Nguồn kinh phí thực hiện: trích từ nguồn chi thường xuyên của phường).
2.4- Về đào tạo, hướng dẫn sử dụng và thực hiện khai thác các ứng

dụng trên mạng diện rộng của Thành phố, quận
- Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo ứng dụng cơng nghệ thơng tin, trong đó chú
trọng cơng tác tập huấn cho cán bộ, công chức trong các cơ quan đảng, chính
quyền thực hiện quy trình xử lý văn bản trên mạng, sử dụng phần mềm kế toán,
điều hành tác nghiệp, liên thông quận phường.
- Tiếp tục đẩy mạnh sử dụng hệ thống thư điện tử, phần mềm xử lý cơng
văn trong cơng việc; cụ thể hố các bước, quy trình xử lý văn bản trên mạng
Lotus Note cho các ban ngành đoàn thể và các bộ phận chuyên môn; nghiên cứu
8


ban hành văn bản hố các hướng dẫn, quy trình lý văn bản trên môi trường
mạng. Khai thác, sử dụng hiệu quả các tiện ích, ứng dụng trên hệ thống mạng
Lotus Note như: cập nhật lịch làm việc của các đơn vị, lãnh đạo và chuyên viên,
quản lý đơn thư, thông tin phục vụ lãnh đạo, báo cáo thống kê các văn bản đi,
đến,…
- Đẩy mạnh ứng dụng các phần mềm dùng chung, phần mềm chuyên
ngành của các đơn vị ở tất cả các lĩnh vực; ứng dụng các chương trình, phần
mềm phục vụ cơng tác quản lý văn bản, hồ sơ công việc và điều hành.
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn của quận thực hiện tốt điều hành
tác nghiệp trên hệ thống mạng kết nối liên thông. Đồng thời, đảm bảo hoạt động
chỉ đạo điều hành của Quận, phường tiết kiệm, hiệu quả trong công tác chỉ đạo,
điều hành, hội họp.
2.5- Thực hiện việc kết nối mạng nội bộ tới các đoàn thể, các bộ phận
chuyên mơn trong tồn phường
- Phối hợp với Trung tâm cơng nghệ thơng tin của Văn phịng Thành uỷ
thực hiện kết nối mạng Quận, phường đến các đoàn thể và các bộ phận chuyên
môn của phường..
- Trước mắt, sử dụng việc trao đổi thơng tin thơng qua hịm thư HP.net. Khi
có đủ điều kiện về cơ sở vật chất, con người và việc khai thác sử dụng mạng

Lotus Note đã đi vào nền nếp, hiệu quả thì phối hợp với Văn phòng Thành uỷ
thực hiện nâng cấp đường truyền của các đồn thể như đối với các bộ phận
chun mơn.
2.6- Các giải pháp khác
- Xây dựng, giới thiệu kênh tiếp nhận ý kiến góp ý trên mơi trường mạng,
chun mục hỏi đáp trực tuyến hoặc lập diễn đàn trao đổi giữa các cơ quan
9


Đảng, chính quyền với người dân tại địa phương trên Web của Uỷ ban nhân dân
quận, phường. Qua đó, người dân mới nắm bắt và cập nhật những tin tức và hoạt
động của các cơ quan Đảng, chính quyền, các cơ quan Đảng, chính quyền cũng
nắm được nhu cầu và hoạt động của người dân tại các cơ quan đoàn thể, và các
bộ phận chun mơn.
- Triển khai mở hịm thư HP.net tới các tổ chức cơ sở trực thuộc phường
(đã triển khai) để qua đó nâng cao khả năng trao đổi thông tin giữa Đảng uỷ, Uỷ
ban nhân dân phường với các tổ chức đoàn thể và các bộ phận chuyên môn.
- Thường xuyên tổ chức hội thảo chuyên đề và tiến hành kiểm tra, đánh
giá và sơ kết, tổng kết định kỳ nhằm đánh giá tình hình triển khai, sử dụng các
phần mềm, hệ thống thông tin tại cơ quan, tại các bộ phận, đoàn thể để rút kinh
nghiệm, chỉ đạo một cách kịp thời và hiệu quả.
IV- KẾT LUẬN
Những năm gần đây, cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là
sự bùng nổ của công nghệ thơng tin và truyền thơng (CNTT&TT) đã tác động
tích cực đến mọi mặt của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của lồi
người, tạo ra sự phát triển vượt bậc chưa từng có trong lịch sử. Trong xu thế hội
nhập quốc tế, để làm tốt vai trò lãnh đạo, điều hành, quản lý kinh tế và phục vụ
mọi mặt của đời sống xã hội, Chính phủ nhiều nước đã nghiên cứu và ứng dụng
mạnh mẽ CNTT&TT vào hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng,
Nhà nước nhằm tiến tới một xã hội thông tin. Tại Việt Nam, quá trình thúc đẩy

ứng dụng CNTT&TT trong các cơ quan nhà nước đang được sự chỉ đạo, hướng
dẫn và giám sát chặt chẽ bởi Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và các
bộ, ngành liên quan.
Ứng dụng CNTT&TT trong hoạt động của cơ quan nhà nước, cùng với
quá trình đổi mới tổ chức, phương thức quản lý, điều hành sẽ giúp cho các cơ
10


quan, Đảng, chính quyền địa phương hoạt động hiệu lực, hiệu quả hơn, minh
bạch hơn, phục vụ nhân dân tốt hơn và phát huy dân chủ mạnh mẽ hơn. Nhờ ứng
dụng CNTT&TT, người dân có thể truy nhập vào Cổng thơng tin điện tử của
Chính phủ, của các địa phương và website của các cơ quan sở, ban, ngành để
tìm hiểu về cơ chế, chính sách, văn bản chỉ đạo nhanh chóng, kịp thời; tìm hiểu
quy trình thủ tục hành chính trên mạng, tải về và in ra các biểu mẫu hồ sơ hành
chính trên mạng, gửi hồ sơ xin phép qua mạng một số địa phương, đóng góp ý
kiến trong quá trình xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ;
giao lưu trực tuyến với các cán bộ lãnh đạo cao cấp của Đảng; trao đổi ý kiến,
kiến nghị trực tuyến với các cơ quan của Đảng, Nhà nước... Thực tế cho thấy,
việc cung cấp các dịch vụ cơng trực tuyến cần có nhiều điều kiện, trước hết là cơ
sở hạ tầng hệ thống thông tin cần được xây dựng đồng bộ, hoạt động thơng suốt,
có trình độ quản lý, năng lực vận hành và khai thác hệ thống có hiệu quả đảm
bảo cung cấp các dịch vụ cho người dân được nhanh chóng và thuận tiện.
Sau khi triển khai và tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin
tại Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường đã đem lại hiệu quả thiết thực, nâng cao
chất lượng và từng bước thay đổi phong cách và lề lối làm việc của đội ngũ cán
bộ, đảng viên; tạo chuyển biến trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ đảng
và chính quyền địa phương. Điều này khơng chỉ thúc đẩy cơng tác cải cách hành
chính, mà cịn đóng góp đáng kể cho sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, quốc
phòng - an ninh. Vì vậy, cần tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thông tin
trong quản lý và điều hành hoạt động của đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường để

đạt được kết quả đột phá hơn trong những năm tiếp theo tiến tới xây dựng
“Chính quyền điện tử”

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1/ Tài liệu của Tiến sĩ Nguyễn Văn Thoang
11


2/ Tài liệu của Uỷ ban nhân dân phường Đông Khê
3/

12