HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHƯƠNG 4,5,6

CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
CHU TRÌNH NHÂN SỰ
Bài số 4.1
Quá trình thực hiện tuyển dụng nhân sự tại công ty Bến Thành được mô tả như
sau: Trước tiên bộ phận yêu cầu nhân sự lập Phiếu yêu cầu nhân sự, mô tả chức
danh và năng lực cần thiết. Sau đó bộ phận nhân sự mới đăng báo quảng cáo và
tiếp nhận hồ sơ phỏng vấn, chuẩn bị các công việc tuyển dụng. Khi tuyển dụng
xong, bộ phận nhân sự lập 3 Bảng mô tả các ứng viên được tuyển. Bảng 1 lưu tại
bộ phận nhân sự để quản lý và lập hồ sơ bảo hiểm cho nhân viên, thông tin ứng
viên được lưu lại theo số bảo hiểm. Bảng 2 gửi lại cho phòng yêu cầu nhân sự
cùng với bản yêu cầu để đối chiếu, thông tin được lưu lại và xếp theo tên ứng
viên. Bảng 3 gửi bộ phận tính lương, thông tin này được đăng nhập trên hệ thống
và được dùng để ghi nhận việc chấm công và tính lương.
Yêu cầu: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ tài liệu cho qui trình trên.
Bài số 4.2
Những thủ tục kiểm soát nội bộ nào là hiệu quả nhất để hạn chế những rủi ro hay
hành vi gian lận sau:
a. Một sự sơ xuất khi nhập dữ liệu khiến cho mức lương phải trả cho một
nhân viên cao hơn thực tế.
b. Một bản ghi giả về thanh toán lương nhân viên đã được bổ sung vào hồ sơ
thanh toán lương của công ty.
c. Trong quá trình nhập dữ liệu, số giờ làm việc một ngày của nhân viên trên
Bảng chấm công bị ghi sai là 80 trong khi thực tế chỉ là 8 .
d. Người điều hành máy tính đã sử dụng thiết bị đầu cuối trực tuyến để tự
tăng lương của mình


e. Một quản đốc đã không thông báo được cho bộ phận nhân sự về việc sa
thải một nhân viên. Do đó, nhân viên này vẫn được thanh toán lương và
quản đốc đã “đút túi” số tiền đó
f. Một nhân viên đã ghi thẻ chấm công cho bạn mình từ 1:00 p.m. đến 5:00

p.m trong khi người bạn đó đã đi đánh golf cả buổi chiều
g. Một người lập trình lấy được hồ sơ về lương và tự tăng lương của mình
h. Một vài bảng chấm công bị mất trong quá trình tính lương. Do đó, một vài
nhân viên phản ánh rằng họ không được trả lương.
i. Phần lớn hồ sơ lương đã bị mất khi đĩa chứa thông tin này được sử dụng
cho một ứng dụng khác
j. Một đơn vị bị phạt $5000 vì chậm nộp bảo hiểm
Bài số 4.3
Trong khi phần lớn các doanh nghiệp vừa và lớn áp dụng hệ thống quản lý
nhân sự và lương hiện đại thì vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn chia hệ
thống lương và nhân sự thành nhiều qui trình thủ công. K là một điển hình cho
những công ty như thế. K có khoảng 50 công nhân và qui trình thanh toán lương
như sau:
 Quản đốc phỏng vấn và tuyển ứng viên mọi vị trí. Nhân viên mới phải có
Hồ sơ (Employee’s Withholding Exemption Certificate) và nộp cho
quản đốc. Quản đốc sẽ ghi mức lương trả cho nhân viên mới vào góc hồ sơ
rồi chuyển cho kế toán lương với lưu ý rằng đây là nhân viên mới tuyển.
Quản đốc cũng lưu ý bộ phận quản lý lương về những khoản thanh toán
phát sinh
 Các bảng chấm công được để ở hộp gần cửa ra vào của nhà máy. Công
nhân sẽ lấy bảng chấm công vào sáng thứ hai và điền tên họ. Trong tuần, họ
ghi thời gian đến và về theo đồng hồ đặt cạnh cổng chính của nhà máy.


Cuối tuần, các nhân viên nộp bảng chấm công vào hộp gần cổng ra. Kế
toán lương tập hợp các bảng chấm công vào sáng thứ hai. Công nhân không
có bảng chấm công sẽ không được tính và trả lương
 Toàn bộ Séc thanh toán lương do kế toán trưởng ký trực tiếp rồi chuyển
cho quản đốc để thanh toán cho công nhân. Quản đốc chịu trách nhiệm
chuyển séc thanh toán cho những người nghỉ vào ngày trả lương

Kế toán trưởng chịu trách nhiệm đối chiếu Tài khoản trả lương tại ngân
hàng đồng thời làm nhiệm vụ lập báo cáo thuế quý và năm
Yêu cầu:
1. Hãy chỉ ra những tồn tại trong qui trình lương hiện tại và giải thích những rủi
ro có thể xảy ra
2. Hãy đề xuất những biện pháp để hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ đối với
hoạt động tuyển nhân sự và thanh toán lương tại công ty
Bài số 4.4
Công ty AI chuyên sản xuất và bán linh kiện để lắp ráp thiết bị công nghiệp. Công
ty thuê hơn 1,000 công nhân làm việc 3 ca và phần lớn công nhân làm tăng ca khi
cần thiết. Hình sau mô tả qui trình thanh toán lương tại công ty.


chuẩn bị
thông tin lương ban
đầu

Mẫu xác nhận cho
nhân viên mới

Nhập thông tin
lương

Tính lương làm ca
và ngoài giờ

Nhập thông tin
lương

Thuế thu nhập

Cập nhật
hồ sơ
lương

Sao lưu

.
Bảng chấm công

không

Tính lương công
nhân
Liệu danh sách lương
có phù hợp với bảng
chấm công
Hàng tuần
kiểm tra lại
danh sách tính
lương bằng
máy

Có

Làn thủ tục phát
hành séc
Danh sách trả lương

Bộ phận nhân sự

Séc thanh toán
Chuẩn bị
ghi sổ
Nhật ký

Chứng từ ghi sổ

Sổ

Bộ phận nhân sự

Hồ sơ lương

Kiểm tra
độ chính
xác của
bảng
chấm
công

Công
nhân ghi
thời gian
làm việc

Mẫu xác nhận cho
nhân viên mới

Phát séc

cho công
nhân

Sao lưu dữ
liệu


Các thông tin bổ sung như sau:
- Bộ phận quản lý nhân sự xác định mức lương trả cho mỗi công nhân. Quá
trình tính lương bắt đầu khi bản xác nhận bổ sung công nhân mới vào hồ sơ tính
lương được gửi tới người phụ trách lương kiểm tra và phê duyệt. Sau khi thông
tin về công nhân mới được đưa vào hệ thống, máy tính sẽ tự động tính lương cho
số giờ làm thêm và làm ca của công nhân đó.
- Một công ty kế toán địa phương cung cấp cho công ty AI dịch vụ tính thuế
thu nhập hàng tháng
- Công nhân phải ghi thời gian làm việc vào bảng chấm công. Sáng thứ hai
hàng tuần, bảng chấm công của tuần trước đó được thu lại từ hộp đựng gần đồng
hồ và bảng chấm công mới lại được bổ sung để công nhân sử dụng. Quản lý bộ
phận lương kiểm tra lại bảng chấm công để chắc chắn rằng số giờ đã được cộng
chính xác; hệ thống tự động xác định số ca phải làm việc và số giờ làm thêm.
- Hệ thống tự động đánh số liên tục cho các séc trả lương. Để thuận tiện, số
séc này được để ở hộp gần máy in. Sau khi in séc, quản lý bộ phận lương sử dụng
máy ký séc tự động để ký, thiết bị này được khóa ở nơi an toàn. Sau khi được ký,
séc thanh toán được phát hết cho những công nhân ca 1, séc thanh toán của 2 ca
còn lại được giao cho quản đốc ca phát
- Hồ sơ tính lương được sao lưu hàng tuần
Yêu cầu:
1. Xác định và mô tả ít nhất 3 nhược điểm của qui trình thanh toán lương tại
công ty
2. Xác định và mô tả ít nhất hai hoạt động trong qui trình thanh toán lương mà

việc kiểm soát đáp ứng yêu cầu


CHƯƠNG 5: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
CHU TRÌNH SẢN XUẤT
Bài số 5.1
Thủ tục xuất vật tư tại Công ty Thăng Long được mô tả như sau:
Các xưởng sản xuất khi có nhu cầu vật tư sẽ viết Phiểu xin xuất vật tư gồm
2 liên, có xác nhận của quản đốc phân xưởng. Liên 1 được lưu trữ tại bộ phận lập
phiếu, liên 2 được chuyển đến Phòng vật tư.
Phòng vật tư căn cứ vào Phiếu xin xuất vật tư được xác nhận và ký duyệt,
lập Phiếu xuất kho gồm 3 liên. Ba liên này được chuyển cho Giám đốc và Kế toán
trưởng ký duyệt. Sau đó, liên 1 lưu, liên 2 và 3 được gửi tới bộ phận kho hàng.
Thủ kho thực hiện việc xuất hàng, ghi số thực xuất vào Phiếu xuất kho.
Một liên Phiếu xuất kho được chuyển cho xưởng sản xuất (nơi có nhu cầu vật tư)
làm cơ sở tổng hợp chi phí sản xuất. Liên còn lại thủ kho dùng để ghi Thẻ kho và
lưu lại bộ phận kho hàng.
Các chứng từ được lưu trữ theo số hiệu chứng từ và ngày tháng phát sinh
nghiệp vụ.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ tài liệu và lưu đồ hệ thống cho thủ tục xuất vật tư tại Công ty
Thăng Long.
Bài số 5.2
Các thủ tục trong một hệ thống kế toán chi phí được xử lý thủ công ở công
ty Thành Đạt được mô tả như sau:
Bộ phận sản xuất khi có nhu cầu bảo trì máy móc thiết bị lập Phiếu yêu cầu
dịch vụ gồm 2 liên, liên 1 lưu tại bộ phận, liên 2 chuyển tới bộ phận sửa chữa và
bảo trì.


Tại bộ phận sửa chữa và bảo trì, liên 2 của Phiếu yêu cầu dịch vụ được sử

dụng để lập Phiếu yêu cầu công việc gồm 3 liên theo phương pháp thủ công.
Nhân viên bộ phận sửa chữa và bảo trì ghi số lượng nguyên vật liệu và dụng cụ
xuất dùng cũng như thời gian lao động cần thiết lên liên 1 và liên 2 của Phiếu yêu
cầu công việc. Khi hoàn tất, liên thứ 1 được giữ lại bộ phận bảo trì và sửa chữa
cùng với Phiếu yêu cầu dịch vụ, liên 2 được gửi tới bộ phận kế toán. Liên 3 được
chuyển đến bộ phận sản xuất làm cơ sở đối chiếu.
Nhân viên phòng kế toán hoàn tất việc ghi nhận chi phí chi tiết trong liên
thứ 2 của phiếu yêu cầu công việc sau đó lập một Báo cáo tổng hợp các yêu cầu
dịch vụ gồm 3 liên. Liên 1 được chuyển sang bộ phận sản xuất, liên 2 chuyển
sang bộ phận sửa chữa bảo trì, liên 3 lưu tại bộ phận kế toán.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ tài liệu mô tả các thủ tục nói trên
Bài số 5.3
Những thủ tục kiểm soát nội bộ nào là tốt nhất để ngăn chặn những rủi ro sau:
a. Một đơn hàng sản xuất được thực hiện cho 1 loại sản phẩm hiện đang tích
trữ quá nhiều trong kho.
b. Một công nhân đã ăn trộm một số sản phẩm dở dang trên dây chuyền
c. Biển “Đơn hàng cần hoàn thành gấp” được gắn cho một đơn hàng đã hoàn
thành một phần nhưng hiện tại nguyên vật liệu để sản xuất đơn hàng này
đã bị xé lẻ ra và mất một phần dẫn đến tốn kém do ngừng sản xuất
d. Một công nhân điền vào Đơn yêu cầu vật liệu để ăn trộm một số linh kiện
trị giá 6 triệu đồng.
e. Một công nhân nhập dữ liệu theo dõi công việc bằng thiết bị đầu cuối trực
tuyến, tuy nhiên, anh ta đã mắc lỗi khi nhập 3000 chứ không phải 300 vào
cột “số lượng hoàn thành”.


f. Một công nhân nhập dữ liệu theo dõi công việc bằng thiết bị đầu cuối trực
tuyến, tuy nhiên, anh ta đã mắc lỗi khi nhập mức độ hoàn thành 562 cho
đơn hàng 7569 thay vì đơn hàng 7596.
g. Một nhân viên ở bộ phận kho phụ tùng đã xuất một lượng phụ tùng thấp

hơn 10% so với số lượng ghi trên các giấy yêu cầu vật liệu và lấy trộm số
xuất thiếu này.
h. Một quản lý sản xuất đã ăn trộm một số thiết bị đắt tiền và che đậy việc
này bằng cách nộp báo cáo cho bộ phận kế toán là thiết bị bị mất đã lạc
hậu và có thể xóa sổ vì không còn giá trị
i. Số tồn kho của một loại vật liệu là số âm
j. Một người giám sát nhà máy truy cập được tệp tin danh sách hoạt động và
“thổi phồng” kết quả công việc mà bộ phận của anh ta đã thực hiện. Do
đó, báo cáo kết quả tương lai cho thấy những thay đổi có lợi về ngân sách
cho bộ phận của anh ta
k. Một giám sát nhà máy đã ghi giảm một thiết bị robot tự động như là thanh
lý tài sản nhưng trên thực tế, anh ta đã bán máy và đút túi số tiền thu được.
l. Sản xuất thừa một sản phẩm luân chuyển chậm dẫn đến hàng tồn kho vượt
mức nên phải giảm giá, bán ở mức thua lỗ.
Bài số 5.4
Công ty Hồng Hạnh chuyên sản xuất giày. Qui trình sản xuất như sau: vào
cuối mỗi tuần, bộ phận kế hoạch sản xuất lập kế hoạch sản xuất tổng thể (Master
Production Schedule - MPS) về loại giày và số lượng giày cần sản xuất trong tuần
tới. Một chương trình tự động lập lệnh sản xuất truy cập được Kế hoạch sản xuất
tổng thể MPS và quy trình sản xuất để lập lệnh sản xuất cho từng loại giày. Mỗi
lệnh sản xuất mới được bổ sung vào hồ sơ sản xuất lưu trên đĩa.


Hàng ngày, các nhân viên bộ phận phụ tùng kiểm tra các lệnh sản xuất và
Kế hoạch sản xuất tổng thể MPS để xác định loại NVL cần cho sản xuất. Mọi
NVL đều có mã vạch. Công nhân nhà máy làm việc độc lập trong khu vực thiết kế
đặc biệt hình chữ U với hàng loạt máy móc hỗ trợ họ hoàn thành việc sản xuất
giày. Nhân viên nhà máy sẽ quẹt mã vạch khi họ sử dụng NVL. Đề điều hành
máy móc, họ quẹt thẻ qua các đầu đọc. Những việc làm này giúp hệ thống tự động
thu thập dữ liệu để xác định người công nhân nào đã sản xuất và thời gian họ sản

xuất mỗi đôi giày là bao lâu.
Khi việc sản xuất hoàn thành, giày được đóng vào hộp. Máy cuối cùng
trong qui trình sẽ in mã vạch của người công nhân đó. Đôi giầy hoàn thành được
đưa vào kho.
Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 cho các hoạt động miêu tả trên
2. Những thủ tục kiểm soát nào cần đưa vào hệ thống?
Bài số 5.5
Qui trình sản xuất hiện tại của công ty Quang Minh có tỷ lệ phế thải 15%
và tỷ lệ sản phẩm cần bảo hành là 3%. Chi phí phế thải (NVL bị lãng phí) là
240.000 đ/sản phẩm, chi phí bảo hành/sửa chữa trung bình 1.200.000đ/sản phẩm.
Công ty xem xét các phương án sau để cải thiện qui trình sản xuất:
Phương án A: đầu tư thiết bị mới trị giá 8 tỷ đồng. Qui trình mới cũng sẽ đòi hỏi
thêm 30.000 đồng chi phí NVL cho 1 sản phẩm. Phương án này dự kiến giảm tỷ
lệ phế thải 40% so với mức hiện tại
Phương án B: đầu tư thiết bị mới trị giá 1 tỷ đồng nhưng cần chi thêm 64.000
đồng chi phí NVL chất lượng cao hơn cho 1 sản phẩm. Phương án này dự kiến
giảm cả tỷ lệ phế thải và tỷ lệ sản phẩm cần bảo hành 90% so với mức hiện tại


Phương án C: Đầu tư thiết bị mới trị giá 40 tỷ đồng. Qui trình mới không đòi
hỏi thay đổi về NVL và dự kiến sẽ giảm cả tỷ lệ phế thải và tỷ lệ sản phẩm cần
bảo hành 50% so với mức hiện tại
Yêu cầu:
1. Giả định rằng công ty tiếp tục mức sản lượng hiện tại là 1,000,000 sản
phẩm. Phương án nào sẽ được lựa chọn, vì sao?
2. Giả sử các phương án này đều làm tăng sản lượng sản xuất lên 1,500,000
sản phẩm. Phương án nào sẽ được lựa chọn, vì sao?
CHƯƠNG 6: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
CHU TRÌNH BÁN HÀNG

Bài số 6.1
Hệ thống thu tiền hàng của công ty Đại Liên được mô tả như sau:
Các khoản thanh toán của khách hàng bao gồm tiền mặt thu trực tiếp ở thời
điểm bán hàng, khoản tiền nhận được qua bưu điện và séc từ các khoản thanh toán
đến hạn. Cuối mỗi ngày, thủ quỹ chứng thực tất cả các séc, lập bảng kê cho cả séc
và tiền mặt, rồi nộp vào ngân hàng. Các bảng kê tiền gửi được dùng để cập nhật dữ
liệu khoản phải thu cuối ngày. Bảng kê tiền gửi được lưu theo trình tự thời gian.
Hàng tuần, trên cơ sở sổ cái khoản phải thu, kế toán viên lập báo cáo thu
tiền và báo cáo các khoản nợ phải thu đến hạn. Báo cáo thu tiền được gửi cho Kế
toán trưởng và Giám đốc. Bản sao của báo cáo các khoản nợ đến hạn được gửi
cho bộ phận thu nợ.
Yêu cầu: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát, sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 và lưu đồ tài
liệu theo mô tả trên
Bài tập 6.2


Những thủ tục kiểm soát nội bộ nào cần được tiến hành để hạn chế những rủi
ro sau
a. Công nhân vận chuyển ăn cắp hàng hóa nhưng lại báo cáo là hàng hóa thiếu
do lỗi trong hồ sơ hàng tồn kho
b. Ghi nhận doanh thu sai tên khách hàng vì số hiệu của khách hàng bị ghi sai
trong hệ thống.
c. Áp dụng bán hàng trả sau cho một khách hàng đã trễ hẹn thanh toán 4 tháng.
d. Xác nhận Bản ghi nhớ về trả lại hàng trong khi thực tế hàng hóa chưa bao giờ
bị trả lại
e. Ghi giảm khoản phải thu của một khách hàng như một khoản không thể thu hồi
để che giấu việc ăn cắp các khoản thanh toán bằng tiền mặt của khách hàng đó
f. Khách hàng thanh toán cho lượng hàng đã đặt trong khi lượng hàng thực
chuyển nhỏ hơn vì một vài mặt hàng bị trả lại
g. Nhân viên phòng thư tín đã ăn trộm sec, sau đó đổi séc thành tiền gửi cá nhân

tại ngân hàng.
h. Thủ quỹ đã ăn trộm tiền quỹ khi đổi séc của khách hàng thành tiền mặt.
i. Nhân viên phục vụ đã ăn trộm tiền mặt bằng cách thủ tiêu biên lai của những
khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
j. Vận chuyển hàng cho khách hàng nhưng không thu được tiền của khách hàng.
k. Giảm doanh số vì một vài mặt hàng đã hết trong khi thông tin trên máy tính vẫn
báo rằng có đủ hàng dự trữ.
l. Tiết lộ trái phép về thói quen mua sắm của một số khách hàng nổi tiếng..
m. Mất toàn bộ thông tin về số nợ của một khách hàng ở SG vì toàn bộ dữ liệu
của công ty này đã bị hỏa hoạn thiêu hủy.
n. Web site của công ty vừa bị không thể truy cập trong 7 tiếng do mất điện


o. Một nhân viên bán hàng bán một TV màn hình rộng với giá $7,000 cho một
người bạn và đổi giá thành $700.
p. Một nhân viên vận chuyển vừa nghỉ để bắt đầu việc kinh doanh cạnh tranh đã
lấy tên của 500 khách hàng lớn nhất của công ty và đề nghị họ mức giá thấp
hơn với những ưu đãi tốt hơn nếu họ mua sản phẩm tương tự từ công ty của
anh ta.
q. Hỏa hoạn ở văn phòng kế bên đã làm hỏng máy chủ và toàn bộ thiết bị điện tử
trong phòng máy chủ. Công ty đã ngay lập tức thực hiện các biện pháp khắc
phục sau sự cố và chuyển tới trung tâm sao lưu. Công ty đã thực hiện đầy đủ
việc sao lưu hàng ngày cho tất cả các tệp tin và lưu trữ một bản sao tại trung
tâm sao lưu. Tuy nhiên, không bản sao lưu nào có thể đọc được
Bài số 6.3
Một công ty tư nhân, qui mô vừa, chuyên kinh doanh các thiết bị cơ khí
chính xác cho doanh nghiệp sản xuất. Công ty hoạt động đã được 10 năm và hiện
sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể (integrated ERP system). Văn
phòng công ty đặt ở tòa nhà trung tâm, bộ phận sản xuất, vận chuyển và giao nhận
được bố trí cách đó vài tòa nhà.

Khách hàng đặt hàng trên website của công ty hoặc qua fax, qua điện thoại.
mọi nghiệp vụ bán hàng đều là trả sau, FOB điểm đến.
Trong năm qua, doanh thu của công ty đã tăng đáng kể nhưng 15% doanh
thu trả sau là không thể thu được, bao gồm một vài đơn hàng trực tuyến lớn của
những khách hàng mới, họ đã từ chối đặt hàng hoặc nhận hàng.
Đơn đặt hàng của khách hàng được tiếp nhận, chuyển tới bộ phận kho, gần
nơi bốc hàng và sắp xếp theo tên khách hàng theo thứ tự alphabet. Nơi bốc hàng
được sử dụng cho cả hàng chuyển đi và hàng nhận về. Có khoảng 10-20 chuyến


hàng về mỗi ngày từ nhiều nguồn khác nhau.
Việc tăng số lượng hàng bán ra đã dẫn đến việc chuyển nhầm hàng cho
khách hoặc chậm trễ trong việc vận chuyển do không thể tìm thấy hàng hóa đó
trong kho dù trên sổ sách là vẫn còn hàng hóa đó. Mặc dù áp dụng kê khai thường
xuyên nhưng việc kiểm kê hàng tồn kho đã không được thực hiện trong 2 năm
qua. Khi mất một mặt hàng, nhân viên kho sẽ ghi giảm trên sổ. Tuần một lần,
nhân viên kho sử dụng sổ đó để cập nhật vào sổ sách theo dõi hàng tồn kho. Hệ
thống này được thiết lập để chỉ lập hóa đơn bán hàng sau khi nhân viên giao
hàng nhập số lượng hàng thực giao cho khách hàng, nhờ vậy đảm bảo rằng khách
hàng sẽ chỉ thanh toán cho số hàng thực nhận chứ không cho bất kỳ sản phẩm nào
trả lại
Yêu cầu:
1. Hãy xác định ít nhất 3 nhược điểm trong chu trình bán hàng của công ty.
Mô tả những rủi ro có thể xảy ra từ mỗi nhược điểm đó.
2. Hãy đề xuất những thủ tục kiểm soát nội bộ mà công ty nên áp dụng vào hệ
thống để khắc phục những nhược điểm đã nêu
Bài số 6.4
Hồng Ngọc là một trung tâm nhỏ cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Trung tâm trả lương cho 7 bác sỹ, 10 y tá, 03 nhân viên hỗ trợ và 03 nhân viên
văn phòng. Các nhân viên văn phòng làm nhiệm vụ tiếp đón, liên lạc, thu ngân,

thanh toán và lên lịch hẹn.
Phần lớn các bệnh nhân thanh toán dịch vụ bằng tiền mặt hoặc séc vào ngày
họ đến khám. Tuy nhiên, đôi khi, bác sĩ - người chịu trách nhiệm về các dịch vụ
khám chữa bệnh - căn cứ vào nội dung buổi khám mà chấp nhận cho khách


hàng trả sau. Khi việc trả sau được thông qua, bác sĩ điền vào bản ghi nhớ với
một nhân viên văn phòng để xác lập khoản phải thu với những dữ liệu do bác sĩ
cung cấp.
Bác sĩ phải chuẩn bị một bảng kê dịch vụ và chuyển cho nhân viên văn
phòng để tính phí và lập hóa đơn. Vào cuối ngày, một nhân viên văn phòng tập
hợp hóa đơn và làm báo cáo doanh thu; với trường hợp trả sau sẽ cập nhật vào sổ
chi tiết các khoản phải thu..
Nhân viên phụ trách thu ngân sẽ thu tiền và séc trực tiếp từ bệnh nhân và
đưa họ những biên lai đã được đánh số. Những nhân viên khác lần lượt chịu
trách nhiệm kiểm tra thư. Ai kiểm tra thư ngày nào sẽ phải đóng dấu “chỉ để gửi
ngân hàng” cho các khoản sec nhận được hôm đó. Hàng ngày, trước giờ nghỉ
trưa, một nhân viên văn phòng lập bảng kê số tiền mặt và séc gửi vào ngân hàng.
Trung tâm nghỉ trưa từ 12h đến 14h. Trong khoảng thời gian đó, người quản lý
trung tâm xem xét bảng kê tiền gửi ngân hàng, còn nhân viên văn phòng kiểm
tra thư hôm đó sẽ sử dụng bảng kê tiền mặt và séc thu được để cập nhập vào hồ
sơ khách hàng.
Các nhân viên văn phòng thay phiên nhau chuẩn bị và gửi thư hàng tháng
thông báo cho bệnh nhân về số nợ phải trả. Một khoản phải thu sẽ được xóa sổ
chỉ sau khi bác sĩ, người chịu trách nhiệm về cung cấp dịch vụ cũng cho rằng
không thể thu hồi khoản nợ đó và trao đổi điều này với người quản lý trung tâm.
Sau đó, người quản lý trung tâm sẽ lập biên bản để xóa sổ khoản phải thu.
Người quản lý trung tâm sẽ giám sát nhân viên văn phòng, lập biên bản
xóa nợ, lên lịch hẹn với bác sĩ, quản lý tiền gửi ngân hàng và các điều hành
chung

Hàng tháng, có một kế toán địa phương tới thực hiện các công việc còn lại


như dựa vào các bảng tổng hợp mà nhân viên văn phòng đã chuẩn bị để vào sổ
cái, lập báo cáo kết quả kinh doanh, lập và lưu các chứng từ về lương và thuế
Yêu cầu:
1. Hãy xác định ít nhất 3 nhược điểm tại trung tâm.
2. Làm rõ những rủi ro có thể phát sinh từ các nhược điểm đó và đề xuất
cách thức khắc phục
Bài số 6.5
“Áo ấm cho em” là một tổ chức từ thiện nhỏ. Họ chỉ có 4 nhân viên làm
việc đủ thời gian: 2 nhân viên văn phòng, một kế toán và một quản lý. Tài chính
của tổ chức này có được từ 2 chương trình vận động: một vào mùa xuân và một
vào mùa thu. Các nhà hảo tâm thường cam kết tài trợ qua điện thoại. Trong
trường hợp đó, cam kết tài trợ của các nhà hảo tâm được ghi lại và gửi cho họ
dưới dạng thẻ cam kết. Một vài nhà hảo tâm thanh toán khoản tài trợ bằng thẻ tín
dụng, thỉnh thoảng họ cũng gửi tiền mặt, còn lại đa phần đóng góp những khoản
cố định hàng tháng bằng séc. Các nhà hảo tâm thường gửi lại thẻ cam kết khi
thực hiện các khoản đóng góp nhưng đôi khi tổ chức cũng nhận được những
khoản đóng góp vô danh bằng tiền mặt.
Qui trình tiếp nhận các khoản đóng góp
Tươi là một thành viên của tổ chức này và cô đã làm ở đây 12 năm. Khi
nhận được các khoản đóng góp, Tươi sắp xếp và lập danh sách gồm tên của tất
cả các nhà hảo tâm, giá trị các khoản đóng góp và số thứ tự của thẻ cam kết (nếu
nhà hảo tâm trả lại thẻ cam kết). Danh sách này sau đó sẽ được chuyển cho kế
toán cùng toàn bộ số tiền mặt và séc.
Kế toán nhập thông tin từ danh sách vào máy tính và cập nhật vào hồ sơ


của tổ chức. Sau đó, kế toán lập 2 liên bảng kê tiền gửi và gửi toàn bộ tiền mặt

và séc vào tài khoản của tổ chức tại ngân hàng, không có khoản tiền nào đươc
lưu giữ qua đêm tại tổ chức. Các bảng kê tiền gửi hợp lệ được lưu theo ngày. Kế
toán cũng gửi thư cảm ơn tới các nhà hảo tâm. Hàng tháng, kế toán tập hợp các
bảng kê để đối chiếu với ngân hàng. Cùng với đó, kế toán xem lại các cam kết
và gửi thư cho những người chưa thực hiện cam kết của họ
Mỗi nhân viên có một máy tính tại văn phòng có kết nối với mạng nội bộ.
Các nhân viên được phép truy cập mạng internet trong giờ nghỉ trưa. Họ đều có
thể truy cập hệ thống kế toán của tổ chức để có thể làm thay cho người bị ốm
hoặc đi nghỉ. Thứ sáu hàng tuần, kế toán sẽ sao lưu lại toàn bộ dữ liệu máy tính.
Bản sao lưu được giữ tại văn phòng người quản lý.
Yêu cầu:
1. Hãy xác định 2 điểm yếu chính trong qui trình nhận tiền tại tổ chức này.
Với mỗi tồn tại đã xác định, hãy đề xuất cách khắc phục
2. Mô tả các thủ tục kiểm soát IT cần thực hiện tại tổ chức này để hạn chế
việc mất, sửa đổi hay tiết lộ thông tin