Phân tích công việc (Job Analysis)

CHƯƠNG 3
Phân tích công việc
(Job Analysis)
Giảng viên: Dương Thị Hoài Nhung (MBA)
Khoa Quản trị Kinh Doanh
Đại học Ngoại Thương
Email:
Mobile: 0985 867 488


1. Phân tích công việc (Job Analysis)
Khái niệm
Phân tích công việc là một quy trình

được tổ chức một cách hệ thống
nhằm thu thập, phân tích và tổ chức
thông tin về các công việc cụ thể của
doanh nghiệp.
Chức năng, nhiệm vụ, hoạt động
Bối cảnh, điều kiện
Yêu cầu về kiến thức kỹ năng


2. Mục đích của PTCV
Kết quả phân tích công việc được sử dụng cho:
 Lập kế hoạch nhân lực
 Dự báo nhu cầu và cung về kỹ năng

 Tuyển dụng
 Tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn
 Phương pháp đánh giá và tuyển chọn

 Đào tạo và phát triển
 Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên hiện tại
 Nội dung chương trình đào tạo
 Đánh giá hiệu quả đào tạo

 Quản lý thành tích
 Xác định tiêu chí/tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá thành tích
 Thiết kế biểu mẫu đánh giá
 Đưa ra kỳ vọng về thành tích cho nhân viên

 Xây dựng hệ thống đãi ngộ
 Định giá công việc
 Điều chỉnh tiền lương


3. Ý nghĩa
 Để

người lao động hiểu được kỳ vọng của tổ
chức, hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm trong công
việc, từ đó cố gắng hoàn thành tốt công việc

 Để người quản lý có tiêu chí rõ ràng khi đánh giá
việc thực hiện cv của nhân viên và thực hành quản
lý NNL.
 Việc phân tích cv càng quan trọng và bắt buộc khi
DN mới thành lập, khi xuất hiện cv mới và khi tổ
chức cv thay đổi


II. Thực đơn phân tích công việc
1. Nội dung công việc
(job-content)
2. Bối cảnh thực hiện
công việc
(job-context)
3. Các yêu cầu
đối với nhân viên
(Worker requirements)
4. Tiêu chuẩn đánh giá
mức độ hoàn thành
công việc

• Các hoạt động – những gì mà nhân viên
thực tế phải thực hiện
• Những điều kiện trong đó nhân viên phải
thực hiện công việc của mình
• Những yêu cầu mà công việc này đòi hỏi
đối với người thực hiện
• Kiến thức, kỹ năng, khả năng, các yêu cầu
khác cần để hoàn thành công việc


1. Nội dung công việc
Cấp độ 1:
Bao quát

Cấp độ 2:

Cụ thể

Cấp độ 3:
Chi tiết

Chức năng hoặc nhiệm vụ
chung: các mảng/phạm vi trách
nhiệm chủ yếu
Nhiệm vụ (cụ thể)
• Những gì nhân viên phải thực hiện
khi triển khai một chức năng của
công việc
• Một họat động tạo ra một sản
phẩm hoặc dịch vụ cụ thể
Các bước (công đoạn) cần được triển
khai để hoàn thành một nhiệm vụ cụ
thể


2. Bối cảnh thực hiện công việc
 Quan hệ báo cáo
 Định vị trong cơ cấu tổ chức

 Quan hệ giám sát
 Quyền hạn
 Tuyển dụng, sa thải, ngân sách

 Quan hệ cá nhân (với người khác)
 Đối tượng và bản chất mối quan hệ

 Điều kiện làm việc
 Những nhân tố gây ra sự không thoải mái hoặc
nguy hiểm


3. Yêu cầu đối với người thực hiện

KKKK


3. Yêu cầu đối với người thực hiện
Kiến thức
(Knowledge)

Kỹ năng
(Skills)

Khả năng (năng lực)
(Ability)

Các yêu cầu khác
(Others)

Hệ thống những hiểu biết hoặc thông tin có thể
áp dụng cho việc thực hiện nhiệm vụ
Những năng lực thực hiện một nhiệm vụ cụ
thể. (có thể quan sát được,mang tính thao tác,
và có thể học)
Năng lực thực hiện các cá nhiệm vụ phi thao
tác. Gồm: trí lực, thể lực, năng lực tư duy,

năng lực tâm lý…
… Yêu cầu về nhân thân hoặc pháp lý
… Yêu cầu về tính cách
… Yêu cầu về sự sẵn sàng bắt đầu làm việc


Một số yêu cầu khác:
 Yêu cầu về mặt pháp lý





Chứng chỉ hành nghề
Bằng lái xe
Hộ khẩu
Tiền án, tiền sự

 Yêu cầu về tính cách






Tinh thần làm việc
Đạo đức nghề nghiệp
Sự chu đáo
Nỗ lực
Trung thực và tin cậy

 Yêu cầu về sự sẵn sàng
 Ngày có thể bắt đầu làm việc
 Giờ và ngày làm việc trong tuần
 Đi lại…


III. QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phân tích yêu cầu
Phân tích
công việc

Phân tích công
việc

Định hướng
nhiệm vụ

Nhận dạng
công việc

Các nhiệm
vụ

Kết quả

Bảng mô tả
công việc

+ Bối cảnh

Định hướng
KKKK

Suy diễn

KKKK

Bảng mô tả
tiêu chuẩn


IV. Các sản phẩm của PTCV
Bản mô tả công việc (Job Description):
Bản viết tóm tắt bản chất và các các yêu cầu
của một công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc (Job specification):
Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh
nghiệm và các phẩm chất cần thiết, các yêu cầu
khác để thực hiện công việc.
(KKKK)


1. Bản Mô tả công việc (MTCV)
a. Nội dung của bản MTCV













Ngày viết (Date written)
Tình trạng công việc (Job status): (full time/part time; salary)
Chức danh (Position title)
Tóm tắt công việc (Job Summary)
Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể (duties and resposibilities)
Người giám sát (Supervision recieved)
Giám sát ai (Suppervision excercised)
Các cuộc họp cần tham gia và các báo cáo cần lưu giữ
Những yêu cầu về năng lực (Competency or position
requirements)
Học vấn và kinh nghiệm (Required education and experience)
Công việc có thể được thăng tiến (Career mobility)

Ví dụ


Trình bày bản MTCV và TCCV
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Tên công việc:
Tóm tắt công việc:
Báo cáo cho:
Các nhiệm vụ (%):
1.
2.

LƯU ĐỒ CÔNG VIỆC
YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC:
Trình độ học vấn:
Kiến thức/kỹ năng:
Kinh nghiệm:
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH
1.
Ngày:

Người phê duyệt:


NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
 Chỉ tập trung vào công việc
 Tránh đưa ra “danh mục ước muốn” các kỹ năng hoặc phẩm chất cá
nhân
 Tập trung vào công việc, không tập trung vào người thực làm






Sử dụng các động từ chỉ hành động
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, và dễ hiểu
Cho phép linh hoạt
Tính đến nhu cầu của bộ phận hoặc công ty trong
tương lai
Luôn lưu ý đến nhu cầu đang thay đổi của bộ phận/côn ty để xác định
sự thiếu hụt về lực lượng lao động

 Thảo luận với người quản lý/trưởng bộ phận để xác định nhu cầu
tuyển dụng trong tương lai


 Sắp xếp các nhiệm vụ theo ưu tiên /sự cần thiết


NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
(tiếp theo)
 Viết ra một cách cụ thể
 Đưa ra kỳ vọng hợp lý
 Thiết lập “định mức” quá cao hoặc quá thấp sẽ ảnh
hướng đến lượng ứng viên
 Hãy nhất quán
 Định nghĩa các thuật ngữ như “có thể”, “thỉnh thoảng”,
“định kỳ”
 Thu thập thông tin từ người khác
 Củng cố thông tin từ nhân viên, quản lý/giám sát
 Nên thêm một câu “các nhiệm vụ khác khi được phân
công”


b. Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc
Hướng dẫn cho người thực hiện biết được phải
làm gì và làm ntn
Cung cấp những thông tin có thể được sử dụng
trong quá trình tuyển dụng-không chỉ những
yêu cầu về kỹ năng mà còn những thông tin về
“bản chất” của người có thể phù hợp nhất với
công việc

c. Ai nên tham gia phân tích và viết bản
mô tả công việc?
 Người thực hiện công việc
 Người quản lý trực tiếp
 Chuyên viên phòng nhân sự
 Chuyên gia tư vấn


2. Bản tiêu chuẩn công việc- TCCV
(Job Specification)
o Bản tiêu chuẩn công việc:
là chỉ ra một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí
phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất
lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ
được quy định trong bản mô tả công việc.
o Bản TCCV gồm các thông tin:
Phòng ban/nhóm công việc
Chức danh
Tóm tắt về công việc
Các kiến thức, kỹ năng, khả năng và các đặc
điểm khác (viết thành mục riêng).


V. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN
2

4

Phỏng
vấn
(cá nhân,
nhóm)

Thông
tin có
sẵn

Quan
sát

1

Phương
pháp thu
thập thông
tin

Bảng
hỏi

3


1. Phương pháp quan sát

Trực tiếp quan sát 1 hoặc nhóm người làm 1 công
việc từ đầu đến cuối.
Thông tin thu thập:

Cái gì? (What was done?)
Như thế nào? (How it was done?)
Bao lâu? (How long it took?)
Điều kiện môi trường (what the invironment was like?)
Dụng cụ/thiết bị được sử dụng (what equipment was
used)


1. Phương pháp quan sát

• Ưu điểm:
+ Quan sát được thao tác thực tế của người
thực hiện công việc.
• Nhược điểm:
- Tốn thời gian
- Chỉ quan sát được hành vi của người thực
hiện công việc.


2. Phương pháp phỏng vấn
Người phân tích công việc phải gặp gỡ và
phỏng vấn trực tiếp với người thực hiện công
việc tại hiện trường.
Ưu điểm:
+ Tìm hiểu sâu về công việc
Hạn chế:
- Tốn thời gian
- Không phải tất cả các công việc đều để nhân
viên tự hỏi theo bảng hỏi đã được thiết kế.

3. Sử dụng bảng hỏi/phiếu điều tra
(Task Questionaires)
Bảng hỏi: gồm danh sách câu hỏi được
chuẩn bị sẵn, sử dụng cho hàng loạt các vị
trí công việc khác nhau.
Cách thực hiện:
Lập bảng câu hỏi cho các công việc
Người người thực hiện công việc trả lời.
Người quản lý kiểm tra
Người phân tích công việc tổng hợp.


3. Sử dụng bảng hỏi/Phiếu điều tra
Ưu điểm:
Có thể thu thập thông tin từ một lượng lớn
người lao động.
Thu thập thông tin nhanh.
Hạn chế:
Có thể cung cấp thông tin sai lệch về nhiệm
vụ thực hiện
Tốn thời gian và chi phí thiết kế bảng hỏi.
Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua hoặc
xem nhẹ do quá tập trung vào phân tích
nhiệm vụ.