Công ty newgolden way

1

CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH GOLDEN WAVE
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Golden Wave
Logo

Hình 1.1: Logo công ty Golden Wave
Tên tiếng Việt

: CÔNG TY TNHH GOLDEN WAVE

Tên tiếng Anh

: GOLDEN WAVE COMPANY LIMITED

Địa chỉ

: Tòa nhà GIC, tầng 3, 161 Ung Văn Khiêm, Phường 25, Quận
Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh

Số điện thoại

: (08) 62585031, 62585032, 62585033

Fax

: (08) 62581355

Email

:

Website

:

Mã số thuế

: 0309510334


2

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA GOLDEN WAVE

Hình 1.2: Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Golden Wave
(Nguồn: Website của công ty Golden Wave)
Công ty Golden Wave được thành lập vào ngày 10 tháng 11 năm 2009 với trụ
sở chính đặt tại Tòa nhà Bitexco, tầng 46, số 2 Hải Triều, Phường Bến Nghé, Quận
1, Thành phố Hồ Chí Minh - chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng
đường biển, đường hàng không và làm thủ tục Hải quan.
Hiện nay, Godlen Wave có tất cả là 2 văn phòng đại diện, làm việc ở 2 đầu của
đất nước là miền Nam và miền Bắc. Ở đầu Hà Nội, Văn phòng của Golden Wave
được đặt tại tầng 17, tòa nhà Prime Centre, số 53 Quang Trung, Phường Nguyễn
Du, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội - tại đây, công ty Golden Wave chuyên xử lý các
giấy tờ có liên quan đến việc làm thủ tục Hải quan cũng như các loại giấy tờ có liên
quan đến việc xuất hoặc nhập hàng hóa như: giấy công bố, giấy chứng nhận xuất xứ
(C/O),... Ở đầu Hồ Chí Minh, văn phòng của Golden Wave được đặt tại tầng 3, tòa
nhà GIC, số 161 Ung Văn Khiêm, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ
Chí Minh - tại đây, công ty chuyên làm các thủ tục để giao và nhận hàng hóa, lên tờ

khai và thông quan hàng hóa, vận chuyển nội địa tập trung ở TP Hồ Chí Minh và
các vùng lân cận như Bình Dương, Đồng Nai, Tây Ninh và Long An.
Đứng trước những nhu cầu của thị trường, Golden Wave không ngừng hoàn
thiện bản thân và ngày càng làm tốt hơn vai trò của một đại lý giao nhận hàng hóa,
một Forwarder có uy tín và đáng tin cậy của khách hàng trong lĩnh vực Logistics.


3

1.2. Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu, định hướng phát triển trong thời gian
tới của Công ty TNHH Golden Wave
1.2.1. Chức năng
Golden Wave có 4 chức năng chính:
 Thứ nhất, vận chuyển đường biển: hàng hóa an toàn, đến nơi an toàn.
 Thứ hai, vận chuyển đường hàng không: nhanh chóng an toàn, kịp thời hiệu
quả.
 Thứ ba, 3PL - third party logistics: dịch vụ trọn gói.
 Và cuối cùng là thủ tục Hải quan: thông quan nhanh hơn, dễ dàng hơn, ít rắc
rối hơn.
1.2.2. Nhiệm vụ
 Liên hệ với các hãng vận chuyển và khách hàng để thiết lập và thực
hiện các giao dịch.
 Phối hợp với các đại lý trên toàn cầu, các cơ quan tổ chức có liên quan
để nâng cao hiệu quả hoạt động.
 Xây dựng, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ, dịch vụ theo chỉ tiêu, kế
hoạch đề ra, nhằm đưa công ty ngày càng phát triển và đi lên.
 Xây dựng giải pháp logistics phù hợp với từng khách hàng.
 Cung cấp dịch vụ tốt nhất với chi phí tối ưu cho khách hàng.
 Tuân thủ các chế độ, chính sách pháp luật của Nhà nước. Thực hiện
nghiêm chỉnh các Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng mua bán ngoại thương

và các văn bản mà công ty đã ký kết với khách hàng. Tuy nhiên, trong
khi thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách
hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải
thông báo ngay cho khách hàng biết.
 Thực hiện tốt chế độ quản lý, phân phối lao động, an toàn lao động, đào
tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, cải thiện đời sống cho
nhân viên. Điều quan trọng là công ty luôn duy trì tốt mối quan hệ với
các hãng hàng không và hãng tàu cũng như có được mối quan hệ tốt với
khách hàng cũ và thể hiện được sự chân thành đối với khách hàng tiềm
năng.


4

1.2.3. Mục tiêu, định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý. Mặc dù, hiện tại công ty đã có mặt ở
hầu hết các thị trường trên thế giới; tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số
thị trường tiềm năng mà công ty chưa khai thác được như: Nam Mỹ, Trung Mỹ,
Châu Phi, Trung Đông,...bằng cách liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp nước
ngoài hoặc thông qua các hiệp hội mà doanh nghiệp là thành viên như: FIATA,
IATA, VIFFAS,...
Đẩy mạnh Marketing, tăng cường quảng cáo và giới thiệu sản phẩm dịch vụ,
lợi ích mà công ty mang lại cho khách hàng, đặc biệt chú trọng thị trường Châu Âu,
Châu Mỹ, thu hút khách hàng mới, giữ mối quan hệ với khách hàng cũ. Cần đầu tư,
tận dụng và khai thác tối đa cơ sở vật chất, kho bãi, phương tiện vận tải bốc xếp để
tổ chức dịch vụ giao nhận.
Ngoài ra, hiện tại công ty đã đặt ra mục tiêu là phải đạt “500 by 2019”. Nghĩa
là đến năm 2019, công ty phải đạt được những chỉ tiêu sau: 500 khách hàng, lương
nhân viên là 500USD/ nhân viên,...
1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty

5

TRƯỞNG
PHÒNG

NHÓM 1

NHÓM 2

CƯỚC ĐƯỜNG
BIỂN

CƯỚC HÀNG
KHÔNG

QUẢN LÝ VẬN
TẢI

BỘ PHẬN CƯỚC
PHÍ

BỘ PHẬN CHỨNG
TỪ
NHÓM 3

QUẢN LÝ NHÂN
SỰ

NHÂN VIÊN KẾ
TOÁN

QUẢN LÝ
MARKETING

QUẢN LÝ VĂN
PHÒNG

Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức của công ty Golden Wave
(Nguồn: Phòng nhân sự của công ty Golden Wave)

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
 Giám đốc điều hành (CEO)
 Là người có vị trí cao nhất trong công ty và chịu mọi trách nhiệm có liên
quan đến các hoạt động của công ty.


6

 Là cầu nối giữa các nhân tố bên trong (tổ chức) với nhân tố bên ngoài (xã
hội, nền kinh tế, công nghệ, thị trường và khách hàng).
 Nhiệm vụ của CEO là giúp công ty đạt được tăng trưởng doanh số, lợi
nhuận và giá trị cổ đông một cách bền vững.
 Giám đốc chiến lược (CSO)
 Là người giúp việc cao nhất cho CEO về chiến lược phát triển doanh
nghiệp. Nhiệm vụ của CSO là hoạch định, thiết kế và cố vấn thực thi các
chiến lược trọng điểm.
 Phòng kinh doanh
 Có thể nói, đây là bộ mặt của công ty, là bộ phận trực tiếp giao dịch với

khách hàng.
 Nhiệm vụ:
 Thực hiện các công tác nghiên cứu, tìm kiếm khách hàng tiềm
năng và duy trì những mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ.
 Tổ chức thực hiện việc báo giá dịch vụ cho khách hàng, tiếp cận
và mở rộng thị tường mục tiêu; tiến tới ký kết hợp đồng và mang
lại nguồn lợi nhuận cho công ty.
 Phối hợp với các bộ phận cước, bộ phận chứng từ để chăm sóc
khách hàng trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ.
 Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh cho giám đốc thường kì.
Hỗ trợ giám đốc xây dựng các chiến lược kinh doanh và trực tiếp
thực hiện các chiến lược đó.
 Phòng thủ tục Hải quan
 Nhận tờ khai Hải quan từ khách hàng.
 Chuẩn bị tờ khai Hải quan, truyền dữ liệu, thông quan tại Hải quan.
 Ký chứng từ, kiểm hóa theo công việc hàng ngày.
 Lấy lệnh giao hàng của hãng tàu, lấy hàng từ kho.
 Bố trí phương tiện vận tải để giao hàng.
 Báo cáo tình trạng hàng hóa tại thời điểm lấy hàng.


7

 Phòng cước vận chuyển quốc tế

 Bộ phận cước phí (Pricing)
 Thực hiện nghiệp vụ book cước vận chuyển thông qua hệ thống
đại lý hãng tàu, hãng hàng không.
 Thường xuyên cập nhật giá cước để thông báo cho giám đốc và bộ
phận kinh doanh được biết và kịp thời báo giá cho khách hàng.

 Xây dựng hệ thống biểu phí dịch vụ để nhân viên kinh doanh có
thể căn cứ vào đó để báo giá cho khách hàng với giá cạnh tranh
nhất.

 Bộ phận chứng từ (Document)
 Nhận hợp đồng từ phía đối tác và tiến hành làm các chứng từ cần
thiết theo yêu cầu để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa.
 Liên hệ trực tiếp với khách hàng khi gặp vấn đề trong việc thực
hiện hợp đồng xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
 Phòng hành chính – nhân sự

 Bộ phận quản lý nhân sự (kiêm IT)
 Sắp xếp bộ máy tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ để công
ty đạt hiệu quả cao nhất.
 Tổ chức, quản lý hồ sơ nhân viên, xây dựng hệ thống lương
thưởng phù hợp.
 Thường xuyên kiểm tra, bảo trì, nâng cấp hệ thống máy tính trong
công ty.
 Thực hiện chiến lược xây dựng thương mại điện tử, quảng bá hình
ảnh công ty trên các website.
 Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự và hàng hóa bằng hệ thống
thông tin.

 Bộ phận kế toán
 Tổ chức, thực hiện việc quản lý vốn, tài sản của công ty; đôn đóc
việc thanh toán và đối chiếu công nợ kịp thời, đúng tiến độ, quyết
toán đúng thời hạn nhằm bảo toàn và tăng vốn.


8

 Hạch toán, kiểm toán các hoạt động kinh doanh của công ty và
phản ánh kịp thời với ban lãnh đạo về tình hình tài chính của công
ty.
 Phân tích các chi tiêu tài chính, kết quả hoạt động của công ty để
phán ánh lên cấp trên.
 Ngoài ra, bộ phận kế toán còn chịu sự chỉ đạo trức tiếp của giám
đốc, đảm trách từng công việc kế toán tài vụ như: tổng hợp tiền
lương, ngân quỹ, theo dõi công nợ,…
 Chịu trách nhiệm với giám đốc về việc xây dựng kế hoạch tài
chính hàng năm.

 Bộ phận Marketing
 Thực hiện các chiến lược quảng bá thương hiệu của công ty.
 Giới thiệu các loại hình dịch vụ tới khách hàng, quảng cáo, tiếp thị
làm tăng tính cạnh tranh trong môi trường kinh doanh.

 Bộ phận quản lý văn phòng (kiêm thu ngân)
 Quản lý tất cả các giấy tờ, dữ liệu có liên quan đến công ty.
 Lập các phiếu chi, phiếu thu, yêu cầu khách hàng thanh toán tiền.
1.4. Tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của Công ty
1.4.1. Đánh giá chung về cơ cấu thị trường


9

Cơ cấu thị trường năm 2013
15.00%
40.00%
Trung Quốc

Thái Lan
Mỹ
Châu Âu

20.00%

25.00%

Biểu đồ 1.1: Cơ cấu thị trường năm 2013
(Nguồn: Phòng Kinh doanh của công ty Golden Wave)
Qua biểu đồ trên, ta thấy, thị trường lớn nhất của công ty tại thời điểm năm
2013 là thị trường Trung Quốc chiếm tới 40% thị phần của công ty. Tiếp đến là thị
trường Thái Lan xếp vị trí thứ 2 chiếm 25%, Mỹ chiếm 20% và cuối cùng là Châu
Âu chiếm 15%.
Mặc dù, doanh nghiệp tuy còn non trẻ nhưng đã chiếm lĩnh được thị trường
khá lớn trên quốc tế cũng như trong nước. Thế mạnh của công ty là giao nhận vận
tải quốc tế và tập trung chủ yếu vào các quốc gia như: Trung Quốc, Hoa Kỳ, Thái
Lan, Hàn Quốc và 27 nước trong khối EU.
Ngoài ra, các công ty giao nhận vận tải ngày nay khá phong phú về số lượng
và đa dạng về chất lượng. Vì thế, để có thể đứng vững trên thị trường hà khắc như
hiện nay, công ty Golden Wave không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ với giá
cả cạnh tranh nhất để có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu của khách hàng trong
thời gian ngắn nhất.
1.4.2. Kết quả hoạt động kinh doanh

 Hoạt động kinh doanh của công ty


10

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2013 – 2015
Đơn vị tính: Triệu đồng, %
Năm

2014/2013

2015/2014

2013

2014

2015

Giá trị
tuyệt đối

%

Giá trị
tuyệt đối

%

Doanh thu

2.965

3.526

4.276

561

18.92

750

21.3

Chi phí

2.726

3.249

3.951

523

19.2

702

21.6

Lợi nhuận
trước thuế

239

377

425

38

15.8

48

17.3

Lợi nhuận
sau thuế

173.3

207.8

243.8

28.5

15.8

36

17.3

Chỉ
tiêu

(Nguồn: Phòng Kế toán của công ty Golden Wave)


11

4276
3526

4500

2965

4000
3500
3000

Lợi nhuận sau thuế
Lợi nhuận trước thuế
Chi phí
Doanh thu

2500
2000
1500

239

1000
500

173.3

377

2726
207.8

425

3249

Doanh thu

243.8 3951

0

Chi phí
Lợi nhuận trước thuế

2013

2014

Lợi nhuận sau thuế
2015

Biểu đồ 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2013 – 2015

Năm 2014 lợi nhuận tăng khá nhanh so với năm 2013, trong đó lợi nhuận trước thuế
tăng 15.8% tương ứng với 38 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế tăng 15.8% tương ứng
với 28.5 triệu đồng. Nguyên nhân lợi nhuận tăng là do:
 Mức doanh thu năm 2014 tăng so với năm 2013 là 18.92% tương ứng tăng
562 triệu đồng. Cần chú ý nền kinh tế thế giới cũng như nền kinh tế Việt
Nam chịu ảnh hưởng ít nhiều của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới và sự
ảnh hưởng tác động mạnh mẽ của nó. Năm 2014 đánh dấu sự phát triển mạnh
mẽ của hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu nói chung và công ty Golden
Wave nói riêng. Nắm bắt được nhu cầu hiện tại của thị trường, đồng thời thu
được kết quả kinh doanh tương đối khả quan vào năm 2013, công ty ngày
càng đẩy mạnh hoạt động Marketing và dịch vụ để phục vụ khách hàng.
 Chi phí năm 2014 tăng so với năm 2013 là 19.2% tương ứng với 523 triệu
đồng. Trong năm 2013, giá cả tăng nhanh và sau hơn 3 năm khi công ty
thành lập, nên đã làm cho chi phí tăng cao dẫn đến lợi nhuận sau thuế khá
khiêm tốn. Mặt khác, đó cũng là tín hiệu tốt cho công ty khi có được cơ sở
vật chất tốt, nhằm phục vụ cho những năm kế tiếp.


12

Năm 2015 lợi nhuận tăng mạnh hơn so với năm 2014, trong đó lợi nhuận trước thuế
tăng 17.3% tương ứng với 48 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế tăng 17.3% tương ứng
với 36 triệu đồng.
 Doanh thu năm 2015 tăng so với năm 2014 là 21.3% tương ứng với 750 triệu
đồng, góp phần làm cho lợi nhuận của công ty tăng mạnh. Đây là dấu hiệu
đáng mừng, nó khẳng định lợi nhuận sau thuế của công ty ngày càng tăng,
chứng minh được công ty kinh doanh ngày càng hiệu quả.
 Chi phí năm 2015 tăng so với năm 2014 là 21.6% tương ứng với 702 triệu

đồng. Chi phí tăng là do nhu cầu giao nhận tại công ty tăng dần, nhưng tăng
ở mức cho phép, để đảm bảo đạt hiệu quả tốt nhằm mang lại lợi nhuận cao
nhất cho công ty.

 Hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu của công ty
Công ty Golden Wave hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu. Chính vì thế, công tác giao nhận luôn là hoạt động chủ yếu mang lại nguồn
thu lớn cho công ty.
Bảng 1.2: Doanh thu từ hoạt động giao nhận của công ty giai đoạn 2013 – 2015
Đơn vị tính: Triệu đồng, %
Năm

2013

2014

2015

Giá trị

Tỷ
trọng

Giá trị

Tỷ
trọng

Giá trị

Tỷ
trọng

Tồng doanh thu

2.965

100

3.526

100

4.276

100

Doanh thu từ giao
nhận đường biển

2.136

72

2.852

81

3.712

87

829

28

674

19

564

13

Chỉ tiêu

Doanh thu khác

(Nguồn: Phòng Kế toán của công ty Golden Wave)
Qua Bảng 1.2, ta thấy doanh thu từ hoạt động giao nhận luôn chiếm tỷ trọng
lớn và không ngừng tăng so với tổng doanh thu của toàn công ty. Doanh thu từ hoạt
động giao nhận của công ty năm 2013 chiếm 72% tổng doanh thu toàn công ty. Năm
2014, tỷ trọng doanh thu đạt được từ hoạt động giao nhận so với tổng doanh thu


13

tăng 81% và đến năm 2015 tỷ trọng này tăng lên mức 87%. Điều đó chứng minh
rằng, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng và chủ
yếu trong hoạt động kinh doanh của công ty.

100%
90%

28%

19%

13%

80%
70%
60%
50%
40%

72%

81%

87%

Doanh thu khác
Doanh thu từ giao nhận
đường biển

30%
20%
10%
0%

2013

2014

2015

Biểu đồ 1.3: Kết quả hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu của công ty giai đoạn
2013 - 2015


14

CHƯƠNG 2
TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP
KHẨU FCL TẠI CÔNG TY TNHH GOLDEN WAVE
2.1. Sơ đồ liên hệ các bên liên quan
GOLDEN WAVE
(Cty Dịch Vụ)

CÔNG TY VIỆT
HÓA NÔNG
(Nhà NK)

APL LINES
(Hãng Tàu)

AGRIBANK
AN PHÚ
(Ngân hàng)

AGRI WORKS LLC
(Nhà XK)

2A-4A TÔN ĐỨC
THẮNG Q1 (Kho
NM)

QUATEST 3
(Cơ quan
Giám định)

NHÀ
VẬN CHUYỂN

CHI CỤC
HẢI QUAN

CẢNG
CÁT LÁI
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ liên hệ các bên liên quan

Bước 1: Công ty Việt Hóa Nông và công ty Agri Works LLC ký kết hợp đồng với
nhau.
Bước 2: Công ty Việt Hóa Nông tới Ngân hàng Agribank để yêu cầu mở L/C


15

Bước 3: Ngân hàng Agribank yêu cầu công ty Việt Hóa Nông thanh toán tiền và
giao Bộ chứng từ cho công ty Việt Hóa Nông làm thủ tục nhận hàng.

Bước 4: Công ty Việt Hóa Nông giao Bộ chứng từ cho công ty Golden Wave để làm
thủ tục nhận hàng thay cho công ty Việt Hóa Nông.
Bộ chứng từ gồm những giấy tờ sau:
 Hợp đồng mua bán
 Hóa đơn thương mại
 Phiếu đóng gói
 Vận đơn đường biển
 Giấy chứng nhận bảo hiểm
 Thư tín dụng
 Chứng từ hàng nhập theo L/C
Bước 5: Công ty Golden Wave kiểm tra Bộ chứng từ và cầm Arrival Notice hoặc
Bill gốc tới hãng tàu APL để đổi lấy lệnh D/O nhận hàng.
Bước 6: Công ty Golden Wave đến cơ quan Giám định Quatest 3 để lấy giấy đăng
ký chất lượng hàng hóa của Nhà nước.
Bước 7: Công ty Golden Wave đến chi cục Hải quan để thông quan hàng hóa.
Bước 8: Công ty Golden Wave đến kho hàng của Cảng Cát Lái để nhận hàng.
Bước 9: Công ty Golden Wave đưa hàng lên xe vận chuyển.
Bước 10: Nhà vận chuyển sẽ vận chuyển hàng đến kho của người mua tại số 2A
-4A Tôn Đức Thắng, P. Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM.
2.2. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển tại
Công ty TNHH Golden Wave


16

Ký kết
hợp đồng

Nhận
Bộ chứng từ

Lấy lệnh
giao hàng

Nộp thuế

Đăng ký kiểm
tra chất lượng

Ra cảng Cát Lái
đăng ký tờ khai
thông quan hàng
nhập khẩu

Kiểm tra
Bộ chứng từ

Khai báo hải
quan điện tử

Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL
2.3. Phân tích quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng nhập khẩu FCL tại
Công ty TNHH Golden Wave
2.3.1. Ký kết hợp đồng dịch vụ vận tải và giao nhận với khách hàng
Hiện nay công ty Golden Wave có hai hình thức nhập khẩu chính là nhập
khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác:
Nhập khẩu trực tiếp là khi có yêu cầu trực tiếp từ khách hàng từ một loại
hàng hóa nào đó thì Công ty sẽ tìm kiếm nhà cung cấp mặt hàng đó đồng thời đàm
phán, ký kết hợp đồng trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài, cùng với đó là
làm thủ tục nhập hàng về cho khách hàng.

Nhập khẩu ủy thác là bên phía khách hàng tự tìm đối tác mua hàng, ký kết
đàm phán hợp đồng sau khi đã thống nhất tất cả mọi thứ thì khách hàng sẽ ủy thác
cho công ty chịu trách nhiệm theo dõi, vận chuyển lô hàng và làm thủ tục Hải quan
để có thể mang lô hàng về kho cho khách hàng.
Và hiện tại công ty Golden Wave đa số là nhận ủy thác nhập khẩu, chịu trách
nhiệm theo dõi, vận chuyển lô hàng và làm thủ tục Hải quan còn phần ký kết hợp
đồng mua bán hàng hóa là do bên khách hàng chịu trách nhiệm.
Việc tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng là nhiệm vụ của bộ phận
kinh doanh, đồng thời họ cũng là những người chăm sóc và giữ gìn mối quan hệ


17

với khách hàng để có thể hợp tác lâu dài. Nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu
của khách hàng,với nhiệm vụ là thay mặt khách hàng (ở đây là người nhận hàng)
làm thủ tục thông quan nhập khẩu, nhận hàng tại cảng biển, tổ chức vận chuyển
hàng hóa an toàn và giao hàng cho khách hàng đến địa điểm mà khách hàng đã chỉ
rõ trong hợp đồng. Sau đó, tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và kí
hợp đồng giao nhận. Tuy nhiên, đối với khách hàng quen thuộc, đã hợp tác nhiều
lần thì sau khi thỏa thuận, Công ty sẽ tiến hành việc giao nhận lô hàng hóa nhập
khẩu trên tinh thần tin cậy lẫn nhau mà không cần phải kí kết bất kì hợp đồng
giao nhận nào.
Khách hàng công ty chủ yếu là khách hàng quen thuộc với công ty
Golden Wave do đó không cần qua các bước ký kết hợp đồng dịch vụ. Khi hàng
hóa cần nhập về công ty thì khách hàng sẽ chủ động liên lạc với công ty Golden
Wave để thông báo về thông tin lô hàng nhập khẩu.
2.3.2. Nhận bộ chứng từ từ khách hàng
Trước khi hàng hóa được xếp lên tàu để vận chuyển tất cả các chứng từ sẽ
được Nhà xuất khẩu trực tiếp gửi qua cho Nhà nhâp khẩu theo đường bưu điện, fax,
hoặc chuyển phát nhanh; sau đó, Khách hàng sẽ gửi tất cả các chứng từ cần thiết

cho công ty Golden Wave, cụ thể gồm có:










Hợp đồng (Contract) (01 bản chính)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) (01 bản chính)
Phiếu đóng gói (Packing list) (01 bản chính)
Vận đơn đường biển (Bill of Lading B/L) (bản gốc hoặc bản Surrender)
Giấy chứng nhận bảo hiểm (C/I) (01 bản chính)
Thư tín dụng (01 bản chính)
Chứng từ hàng nhập theo L/C (01 bản chính)
Giấy giới thiệu của Công ty khách hàng (03 bản chính)

Khi nhận được bộ hồ sơ gốc này, nhân viên chứng từ phải cần sao chép ra
thành nhiều bản, nhằm phục vụ cho công việc lúc cần thiết, tùy theo tính chất của
công việc mà các bản sao đó có lúc cần phải có dấu chứng nhận sao y bản chính của
nhà nhập khẩu, có lúc không cần. Khi chứng nhận sao y, nhà nhập khẩu sẽ ký tên,
đóng dấu tên, chức vụ người chứng nhận sao y và con dấu “sao y bản chính”
cùng với con dấu của doanh nghiệp - ở đây là Công ty khách hàng.
Sau khi hàng hóa được đưa lên tàu vận chuyển đến Việt Nam khoảng trước
ngày tàu cập bến sẽ nhận được “Giấy thông báo hàng đến” sau đó nhân viên

18

chứng từ tiến hành kiểm tra thông tin giữa “ thông báo hàng đến” và “ B/L”
những thông tin sau:





Số vận đơn
Loại hàng
Số Container/ số SEAL
Số lượng

 Trọng lượng/ khối lượng
 Tên tàu
 Số chuyến
Đồng thời trên “Giấy thông báo hàng đến” (A/N) cũng thể hiện thông tin
cảng đến và vị trí của lô hàng trong cảng đến. Tiền cước phí cũng được thể hiện
trên A/N nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra lại số tiền phải nộp và đóng trực tiếp
hoặc được chuyển khoản để có thể lấy được lệnh giao hàng (D/O).
2.3.3. Kiểm tra bộ chứng từ
Nhân viên chứng từ sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ từ khách hàng sẽ tiến
hành kiểm tra xem những thông tin trong bộ chứng từ có trùng khớp với nhau hay
không, cụ thể như sau:
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) và Hóa đơn thương mại
(Commercial Invoice).
 Tên nhà xuất khẩu: AGRI WORK LLC
(Địa chỉ): 5548 CABIN JOHN DR VIRGINIA BEACH VA 23464
 Tên nhà nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG

(Địa chỉ): 2A-4A TÔN ĐỨC THẮNG, P. BẾN NGHÉ, Q. 1, TP.
HCM, VIỆT NAM
 Mô tả hàng hóa: Thuốc trừ sâu Carbonsulfan 200G/L (Amitage 200
EC) –loại 500 ML/chai
 Tổng giá: 71,500.00 USD
 Hợp đồng ngoại thương (Sales contract) và Phiếu đóng gói (Packing list)
 Thông người xuất khẩu: AGRI WORK LLC
 (Địa chỉ): 5548 CABIN JOHN DR VIRGINIA BEACH VA 23464
 Tên người nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
(Địa chỉ): 2A-4A TÔN ĐỨC THẮNG, P. BẾN NGHÉ, Q. 1, TP.
HCM, VIỆT NAM
 Quy cách đóng gói: đựng trong thùng carton


19

 Trọng lượng thực: 11,000.00 lít
 Trọng lượng có bao bì: 12,994.00 lít
 Mô tả hàng hóa: Thuốc trừ sâu Carbonsulfan 200G/L (Amitage 200
EC) –loại 500 ML/chai
 Số lượng: 550 thùng carton
 Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Vận đơn đường biển (Bill of
Lading) và Phiếu đóng gói (Packing List)
 Thông tin người xuất khẩu: AGRI WORK LLC
(Địa chỉ): 5548 CABIN JOHN DR VIRGINIA BEACH VA 23464
 Thông tin người nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VIỆT HÓA NÔNG
(Địa chỉ): 2A-4A TÔN ĐỨC THẮNG, P. BẾN NGHÉ, Q. 1, TP.
HCM, VIỆT NAM
 Cảng bốc hàng: SINGAPORE
 Cảng dỡ hàng: CÁT LÁI

 Số lượng: 1 CONT 20’
 Mô tả hảng hóa: Thuốc trừ sâu Carbonsulfan 200G/L (Amitage 200
EC) –loại 500 ML/chai
 Trọng lượng có bao bì: 12,994.00 lít
 Số lượng: 550 thùng carton
 Số vận đơn: APLU057702436
 Tên tàu: CAIYUNHE282N
 Số container: FCIU215668-8
 Số seal: AS50102508
2.3.4. Khai báo Hải quan điện tử
Để bắt đầu thực hiện tờ khai Hải quan thì người khai cần có đầy đủ các chứng
từ như: Contract, Invoice, Packing list, Bill of Lading, … để có thể khai báo thông
tin về lô hàng một cách chính xác nhất. Hiện tại Công ty TNHH Golden Wave sử
dụng phần mềm khai Hải quan điện tử ECUS5/VINACCS của Công Ty Thái Sơn
cung cấp.
Bước 1: Ta mở phần mềm khai Hải quan điện tử sẽ hiện ra cửa sổ “Đăng
Nhập”.
Bước 2: Thêm tên Doanh nghiệp nhập khẩu. Chọn “Hệ Thống” sau đó chọn “
Danh sách khách hàng (với đại lý)”. Sau đó sẽ hiện ra cửa sổ “Khách hàng” ta
điền thông tin của doanh nghiệp nhập khẩu như: “Mã doanh nghiệp”, “Tên
doanh nghiệp”, “Địa chỉ”, “Số điện thoại”, “Fax”,… khi điền đầy đủ thông tin
ta chọn “Ghi”.


20

Tiếp theo ta chọn “Doanh nghiệp xuất khẩu” trong phần “Hệ thống” sẽ hiện ra
một cửa sổ “Chọn doanh nghiệp khai báo” ta chọn những thông tin như: Mã số
thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, Số điện thoại, Fax… của Công ty khách hàng
Bước 3:Trên giao diện ta chọn “Tờ khai hàng nhập” sẽ hiện ra giao diện hình

2.1 với phần người nhập khẩu đã được điền với thông tin của Công ty khách hàng
Ta điền thông tin như sau:
Nhập thông tin chung của tờ khai tại tab “Thông tin chung”:
Ta tiến hành nhập vào dữ liệu về loại hình khai báo, mã Hải quan khai báo,… lưu
ý các tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông
tin do hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, doanh nghiệp không cần
nhập vào những chỉ tiêu này.
Ở ô “Số tờ khai”, “Số thứ tự”, “Số tờ khai đầu tiên” sẽ do Hải quan cấp nên
nhân viên khai báo không cần điền vào ô này.
Ô “Mã loại hình”: trên hệ thống VNACCS có 40 loại hình cơ bản. Ví dụ: Nhập
kinh doanh thì bây giờ mã tương ứng là A11, Nhập nguyên phụ liệu sản xuất xuất
khẩu thì tương ứng là E31, Nhập gia công thì tương ứng là E21. Chọn mã “Mã loại
hình” tương đương với loại hình khai báo.
Ô “ Cơ quan Hải quan”: Chọn đơn vị Hải quan khai báo. Ví dụ: Chọn mã
“02CI” tương ứng với cơ quan “ Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KVI”
Ô “ Phân loại cá nhân/ tổ chức”: Tùy theo tính chất hàng hóa đang nhập mà
người khai tiến hành chọn các mã tương ứng trong danh sách. Ví dụ: chọn “4”
tương đương “ Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức”


21

Hình 2.1
Ô “Mã bộ phận xử lý tờ khai”: nhằm chỉ rõ tờ khai của bạn được gửi đến bộ
phận cấp đội thủ tục nào của chi cục Hải quan mà bạn đã chọn ở mục cơ quan Hải
quan đối với trường hợp chi cục có nhiều đội thủ tục khác nhau. Ví dụ: thể hiện là
“01” dựa vào ô “ Đội thủ tục hàng nhập khẩu”
Ô “Mã phương thức vận chuyển”: chọn mã hiệu phù hợp với hình thức vận
chuyển hàng hóa như đường biển, đường sắt, đường không,…Ví dụ: chọn “2”
tương đương “Đường biển (Container)”

Ô “người xuất khẩu”: nhập vào thông tin đối tác, có thể chọn đối tác thường
xuyên từ danh mục có sẵn bằng cách nhấn dấu 3 chấm. Khi nhập thông tin đối tác
cần lưu ý nhập vào dạng chữ in HOA không dấu.
Ví dụ: SHENZHEN Hình 2.2
GUANGHUATAI IMPORT & CO.,LTD. SHENZHEN, CHINA


22

Hình 2.2
Ô “Số vận đơn”: dựa vào thông tin trên vận đơn ta điền số vận đơn.
Ví dụ: Số vận đơn: TLLHCM225070.
Để khai chi tiết danh sách container và số Seal, người khai phải thực hiện khai
đính kèm bằng nghiệp vụ HYS (tại menu “Nghiệp vụ khác/Đăng ký file đính
kèm HYS”) sau đó nhập vào tờ khai tại mục “Thông tin đính kèm” trên tab
“Thông tin chung 2” của tờ khai nhập khẩu.
Ô “số lượng kiện”, “Tổng trọng lượng kiện”: Dựa vào thông tin trên vận đơn,
phiếu đóng gói ta điền thông tin sao cho phù hợp.
Ô “Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến”: Nhập vào mã địa
điểm lưu kho dự kiến cho hàng hóa chờ thông quan, mã địa điểm lưu kho có thể là
địa điểm chịu sự giám sát của Hải quan, các kho hàng, các công ty dịch vụ kho bãi
hoặc kho công ty đã được đăng ký vào hệ thống. Ví dụ: hàng hóa được lưu kho
chờ thông quan tại Cát Lái và là hàng lẻ nên ta chọn mã “02CIRCI CCHQCK
CẢNG SG KVI”.


23

Ô “Phương thức vận chuyển”: Dựa vào thông tin trên vận đơn ta điền tên tàu,
số hiệu tàu. Ví dụ: “9999, ACRUXN/S004”

Ô “Ngày hàng đến”: Ta dựa vào A/N điền ngày hàng đến.
Ô “Địa điểm dỡ hàng”: Theo thông tin trên vận đơn ta chọn mã địa điểm dỡ
hàng tương ứng. Ví dụ: Cảng Cát Lái “VNLI CẢNG CÁT LÁI ( HCM)”
Ô “Địa điểm xếp hàng”: Dựa vào thông tin trên vận đơn ta chọn mã địa điểm
xếp hàng tương ứng.
Ô “Số lượng container”: Dựa vào thông tin trên vận đơn. Ví dụ: chọn “1”.

Hình 2.3
Bước 4: Giao diện 2: “Thông tin chung 2”
Ô “Phân loại hình thức hóa đơn”: Chọn phân loại hình thức hóa đơn. Ví d ụ:
chọn “A- Hóa đơn”


24

Ô “Số hóa đơn”: Dựa vào thông tin trên Hóa đơn thương mại ta có số hóa đơn
tương ứng.
Ô “Ngày phát hành”: Dựa vào thông tin trên Hóa đơn thương mại ta có ngày phát
hành hóa đơn.
Ô “Phương thức thanh toán”: Dựa vào thông tin trên hợp đồng ta điền phương
thức chuyển tiền thích hợp.
Ô “Điều kiện hóa đơn”: Dựa vào thông tin trên hợp đồng. Ví dụ: ta chọn “
FOB”
Ô “Tổng trị giá hóa đơn”: Dựa vào thông tin trên hóa đơn, hợp đồng. Nhập vào
tổng trị giá trên hóa đơn, yêu cầu việc nhập liệu ô này phải chính xác vì dữ liệu
ảnh hưởng trực tiếp đến tiền thuế của tờ khai. Có thể nhập được vào 04 số sau
dấu phẩy thập phân nếu mã đồng tiền thanh toán trên hóa đơn không phải là
VNĐ, trường hợp là VNĐ thì bạn không thể nhập vào cho phần lẻ thập phân.
Trường hợp có nhiều hóa đơn con (phụ lục hóa đơn) thì người khai phải khai
đính kèm để gửi lên Hải quan bằng nghiệp vụ HYS (tại menu “Nghiệp vụ khác/

Đăng ký file đính kèm HYS”).
Ô “Mã đồng tiền của hóa đơn”: Dựa vào thông tin trên hợp đồng. Ví dụ: ta điền
“ USD”
Ô “Mã phân loại khai trị giá”: Ví dụ: Chọn “6” – Áp dụng trị giá giao dịch.
Ô “Phí vận chuyển”, Ô “Phí bảo hiểm”: Nhập vào tổng phí vận chuyển và bảo
hiểm cho lô hàng nếu có, lưu ý mã đồng tiền phí vận chuyển, bảo hiểm phải được
quy đổi về cùng đồng tiền thanh toán trên hóa đơn. Xem hình 2.4


25

Hình 2.4
Bước 5: Sau đó ta tiến hành khai báo Danh sách khai báo file đính kèm:
Chọn “Nghiệp vụ khác” rồi chọn “Danh sách khai báo file đính kèm” sẽ
xuất hiện một cửa sổ của “Khai báo file đính kèm” ta chọn “ thêm file” rồi tải
file C/O của lô hàng này cho Hải quan kiểm tra thêm thông tin. Sau đó chọn “Lấy
thông điệp trả lời từ Hải quan”, sau khi Hải quan kiểm tra thông tin thì Hải
quan sẽ trả lại số tiếp nhận, ngày tiếp nhận thông tin trên trong cửa sổ “ kết quả”.
Xem hình 2.5