Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần sản thép việt mỹ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (8.97 MB, 108 trang )
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
PHAN THANH HẢO
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Đà Nẵng - Năm 2017
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
PHAN THANH HẢO
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01
Ngƣờ ƣớng
n
o
ọ : TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH
Đà Nẵng - Năm 2017
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU............................................................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài.................................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................................... 4
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.............................................................................. 4
4. Phƣơng pháp nghiên cứu................................................................................................. 4
5. Bố cục của luận văn............................................................................................................ 5
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu....................................................................................... 5
CHƢƠNG 1. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU
KIỆN ỨNG DỤNG ERP............................................................................................................ 8
1.1. TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.......8
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán............................................................... 8
1.1.2. Mối quan hệ
giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác
trong doanh nghiệp......................................................................................................................... 10
1.1.3. Tổ chức thông tin kế toán..................................................................................... 12
1.2. TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ ERP............................................................................. 13
1.2.1. Định nghĩa về ERP................................................................................................... 13
1.2.2. Cấu trúc của ERP...................................................................................................... 13
1.2.3. Sự cần thiết của ứng dụng ERP......................................................................... 15
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG
DỤNG ERP........................................................................................................................................ 17
1.3.1. Hệ thống chứng từ.................................................................................................... 17
1.3.2. Tổ chức dữ liệu........................................................................................................... 18
1.3.3. Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán....................................................... 19
1.3.4. Tổ chức thông tin theo các chu trình............................................................... 20
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1.......................................................................................................... 27
CHƢƠNG 2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU
KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
THÉP VIỆT MỸ............................................................................................................................ 28
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT
MỸ.......................................................................................................................................................... 28
2.1.1. Giới thiệu chung về công ty................................................................................. 28
2.1.2. Tổ chức bộ máy công ty........................................................................................ 31
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán công ty....................................................................... 32
2.2. THỰC TẾ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG SAP ERP TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ.................................................................................. 32
2.2.1. Quá trình triển khai thực hiện ERP tại Công ty Cổ Phần Sản
Xuất Thép Việt Mỹ......................................................................................................................... 32
2.2.2. Các phân hệ trong hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất
Thép Việt Mỹ..................................................................................................................................... 34
2.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG
DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ..........37
2.3.1. Những thay đổi về tổ chức thông tin kế toán.............................................. 37
2.3.2. Những thay đổi trong tổ chức thông tin kế toán theo chu trình........45
Khi ứng dụng ERP, căn cứ vào cách thức tổ chức thông tin kế toán trƣớc
đây, tác giả đã nhận diện những thay đổi cơ bản trong tổ chức thông tin kế
toán tại công ty theo các chu trình......................................................................................... 45
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2.......................................................................................................... 62
CHƢƠNG 3. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ..................................................................... 63
3.1. ĐÁNH GIÁ VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ................................................ 63
3.1.1. Ƣu điểm......................................................................................................................... 63
3.1.2. Hạn chế........................................................................................................................... 66
3.2. ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN .. 67
3.3. ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ......................71
3.3.1. Nâng cao tổ chức thực hiện quy trình kế toán........................................... 71
3.3.2. Tăng cƣờng công nghệ.......................................................................................... 74
3.3.3. Nâng cao khả năng kiểm soát của hệ thống................................................ 76
3.3.4. Xây dựng cơ cấu nhân sự...................................................................................... 79
3.3.5. Đánh giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thông tin kế
toán......................................................................................................................................................... 80
3.4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ........................................................................................................ 81
3.4.1. Đối với công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ................................... 81
3.4.2. Đối với công ty Cổ Phần Citek.......................................................................... 83
KẾT LUẬN....................................................................................................................................... 84
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản s o)
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
ERP
Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp
FI
Financials – Kế toán tài chính
HTTTKT
Hệ thống thông tin kế toán
MM
Material Management – Quản lý mua hàng và kho
PO
Purchase Order – Đơn đặt hàng
PP
Production Planning - Quản lý sản xuất
PR
Purchase Request – Đề nghị mua hàng
SD
Sale & Distribution – Quản lý bán hàng
TSCĐ
Tài sản cố định
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng
Tên bảng
Trang
2.1.
Cấu trúc hệ thống tài khoản tại Công ty CPSX Thép Việt
Mỹ
38
2.2.
Các nhóm TK trung gian mà công ty sử dụng
39
2.3.
Một số danh sách báo cáo chuẩn và báo cáo phát triển
của Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ
44
2.4.
Quy định tài khoản hạch toán kho
55
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
hình
Tên hình
Trang
1.1.
Khái quát về hệ thống thông tin kế toán
8
1.2.
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
9
1.3.
Sơ đồ phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
11
1.4.
Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu
23
1.5.
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
24
1.6.
Mối quan hệ giữa các chức năng trong chu trình
chuyển đổi
25
2.1.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
31
2.2.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
32
2.3.
Các phân hệ trong hệ thống SAP ERP
35
2.4.
Quy trình điều chỉnh chứng từ
43
2.5.
Quy trình bán hàng
47
2.6.
Tình trạng hạn mức của khách hàng
48
2.7.
Hệ thống tự động kiểm tra hạn mức tín dụng và thông
báo hạn mức bị vƣợt
49
2.8.
Báo cáo chuẩn công nợ khách hàng FBL5N
52
2.9.
Quy trình yêu cầu mua hàng
53
2.10.
Quy trình thực hiện sản xuất
58
2.11.
Đóng-mở kỳ kế toán
59
1
MỞ ĐẦU
1. Tín
ấp t ết ủ đề tà
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là hệ thống thu thập, ghi nhận,
lƣu trữ và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra thông tin cho ngƣời ra quyết định.
HTTTKT luôn là công cụ quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm
soát, điều hành và ra quyết định của cấp quản lý, đồng thời đóng vai trò quan
trọng trong việc phối hợp hoạt động của các bộ phận chức năng. Trong những
năm gần đây, việc phát huy đầy đủ vai trò và chức năng của HTTTKT trong
điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tạo ra những thông tin kế toán
hữu ích luôn đƣợc các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Phần lớn các doanh
nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán
một cách dễ dàng và nhanh chóng. Tuy nhiên, các phần mềm này sử dụng chủ
yếu cho bộ phận kế toán, hầu nhƣ không có sự kết nối chia sẻ thông tin với
các bộ phận khác. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng, hệ
thống thông tin quản lý nói chung, nhiều doanh nghiệp ngày càng chú trọng
đến việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể nhằm khắc phục đƣợc những
hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao
giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.
Ngày nay, các phần mềm quản lý tổng thể trong tổ chức nhƣ ERP đã
đƣợc nhìn nhận đúng đắn hơn về tầm quan trọng cũng nhƣ hiệu quả thực tiễn
đem lại. Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource
Planning (ERP) là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý
hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lƣu trữ, phân tích diễn giải, giúp cho
công ty quản lý các hoạt động chủ chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính,
quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý
hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng...
2
Trƣớc đây trong các doanh nghiệp, mỗi bộ phận kế toán, kinh doanh, nhân sự
có một hệ thống phần mềm đặc thù riêng phục vụ các đặc trƣng riêng biệt của
từng bộ phận và nhƣợc điểm chính là các phần mềm này thƣờng không kết
nối đƣợc với nhau. Hơn nữa, có những công việc đƣợc lặp đi lặp lại một cách
thƣờng xuyên, theo một chu trình nhất định qua nhiều giai đoạn do nhiều bộ
phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của
các phần hành kế toán. Để đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra một cách nhịp
nhàng, đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt
động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu
trình. Do vậy cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa
học giữa các bộ phận để công việc đƣợc tiến hành xuyên suốt qua các công
đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc
phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót. Đó cũng chính là tính
năng chính của phần mềm ERP khi kết hợp tất cả các bộ phận này trong một
phần mềm tích hợp duy nhất, sử dụng một cơ sở dữ liệu để các bộ phận khác
nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau. Điểm
phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần
mềm quản lý rời rạc khác là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất
và các module của nó thực hiện các chức năng tƣơng tự nhƣ các phần mềm
quản lý rời rạc, nhƣng các module này còn làm đƣợc nhiều hơn thế trong môi
trƣờng tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP đƣợc gọi là tính “tổng thể
hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Với tƣ duy quản lý
mới, phần mềm ERP đƣợc xem là một giải pháp tối ƣu giúp cho doanh
nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện
nay. Hơn ai hết các doanh nghiệp đều hiểu rõ sự cần thiết phải ứng dụng ERP,
hƣớng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của họ và
bằng chứng là các tập đoàn, doanh nghiệp Việt Nam có xu thế ứng dụng ERP
3
ngày càng nhiều nhƣ Petrolimex, Vinamilk, Tập đoàn Thủy sản Minh Phú…
Không nằm ngoài xu thế đó, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ
cũng đã chuyển đổi từ phần mềm kế toán Effect sang hệ thống SAP ERP. Phần
mềm Effect đƣợc dùng chủ yếu cho bộ phần kế toán và bộ phận kinh doanh, tuy
nhiên chƣa có sự kết nối chia sẻ thông tin giữa hai bộ phận, nhiều thông tin phải
nhập lại nhiều lần. Với yêu cầu quản trị cao của Ban lãnh đạo công ty, việc cần
có một phần mềm có khả năng quản lý và kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trong
doanh nghiệp chứ không riêng gì nghiệp vụ tại bộ phận kế toán hoặc mỗi phòng
ban riêng lẻ nào khác là một nhu cầu cấp thiết. Giải pháp ERP là ƣu tiên số một
để giải quyết bài toán đó cho ban lãnh đạo công ty. Hiểu đƣợc tầm quan trọng
đó, sau một năm nghiên cứu, triển khai và đào tạo, Công ty Cổ Phần Sản Xuất
Thép Việt Mỹ bắt đầu chính thức vận hành hệ thống SAP ERP vào 01/01/2017.
SAP ERP là phần mềm hoạch định doanh nghiệp đƣợc phát triển bởi công ty
SAP của Đức, đƣợc dùng để quản lý mọi hoat động hoạt động của doanh nghiệp,
thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hóa. Để phần mềm ERP phát huy
đƣợc đầy đủ tính ƣu việt của nó, doanh nghiệp cần tái cấu trúc tổ chức và thay
đổi các quy trình hoạt động của từng bộ phận. ERP là phần mềm tích hợp nhiều
phân hệ, trong đó chủ chốt là phân hệ kế toán giữ vai trò quan trọng . Do đó việc
ứng dụng ERP sẽ ảnh hƣởng đến tất cả các bộ phận trong đơn vị, nhất là đối với
HTTTKT cần có những thay đổi, hoàn thiện để thích hợp với quy trình chuẩn
của hệ thống.
Trong thời gian qua, công ty đã từng bƣớc có những thay đổi để phù
hợp với việc ứng dụng ERP, bƣớc đầu đã đem lại hiệu quả cho toàn doanh
nghiệp. Tuy nhiên, do mới sử dụng phần mềm ERP nên tổ chức thông tin nói
chung và tổ chức thông tin kế toán nói riêng còn tồn tại nhiều bất cập, vƣớng
mắc trong giai đoạn này. Quá trình trao đổi thông tin giữa kế toán với các bộ
phận chức năng khác còn chƣa đồng bộ, linh hoạt. Các nhân viên chƣa kịp
4
thích ứng với những thay đổi của hệ thống, còn gặp nhiều khó khăn và sai sót
trong quá trình thực hiện các chức năng của hệ thống. Trƣớc những hạn chế
đó, việc tổ chức thông tin kế toán trong đơn vị cần phải hoàn thiện hơn để hệ
thống ERP có thể mang lại những hiệu quả tối đa cho hoạt động của doanh
nghiệp. Đó cũng là điều mà tác giả mong muốn khi hoạt động thực tiễn công
tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần Sản
Suất Thép Việt Mỹ. Với ý nghĩa khoa học và thực tiễn nhƣ vậy tác giả nghiên
cứu và chọn đề tài “Hoàn t ện tổ ứ t ông t n ế toán trong đ ều ện ứng ụng
ERP tạ Công ty Cổ P ần Sản Suất T ép V ệt Mỹ” để thực hiện luận văn thạc
sĩ.
2. Mụ t êu ng ên ứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
– Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong điều
kiện ứng dụng hệ thống SAP ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ.
– Đề xuất các định hƣớng nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán
trong điều kiện ứng dụng SAP ERP tại Công ty.
3. Đố tƣợng và p ạm v ng
ên ứu
– Đố tƣợng ng ên ứu: tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng
dụng hệ thống ERP.
– P ạm v ng ên ứu: Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ với dữ
liệu nghiên cứu trong quý I năm 2017.
4. P ƣơng p áp ng ên ứu
– Khảo cứu, tổng hợp các tài liệu, nghiên cứu lý luận về tổ chức thông
tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP.
– Quan sát, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ công nhân viên tại công ty
nhằm đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty khi ứng dụng
hệ thống ERP. Từ đó, thông tin thu thập sẽ đƣợc tổng hợp, phân tích, đánh
5
giá,… nhằm đề xuất hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại công ty.
5. Bố ụ ủ luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có kết cấu gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP
Chƣơng 2: Tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại
Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ
Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng
dụng hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ
6. Tổng qu n tà l ệu ng ên ứu
Việc sử dụng phần mềm kế toán rời rạc thƣờng chỉ đáp ứng yêu cầu thu
thập xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán. Khi phần mềm kế toán độc
lập với các phần mềm của các phòng ban khác thì việc chuyển thông tin từ bộ
phận kế toán sang các bộ phận chức năng khác nhƣ phòng kinh doanh, phòng
vật tƣ… thƣờng đƣợc thực hiện một cách thủ công với hiệu quả thông tin thấp
và không có tính kiểm soát. Để nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin,
phối hợp đồng bộ nguồn lực về thông tin thì việc ứng dụng ERP là rất cần thiết.
Hệ thống ERP có cấu trúc phân hệ (module), bao gồm một tập hợp nhiều phân hệ
riêng lẻ, mỗi phân hệ thực hiện một chức năng riêng. Khi đó phân hệ kế toán chỉ
là một phân hệ của hệ thống ERP, vừa thực hiện đƣợc chức năng nhƣ một phần
mềm kế toán riêng lẻ nhƣng hơn thế nó phải giải quyết mối quan hệ giữa các
chức năng khác trong hệ thống ERP. Khi ứng dụng công nghệ thông tin nói
chung và ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, mà
cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, phù hợp để tăng
cƣờng chức năng phối hợp, trao đổi thông tin giữa các bộ phận này. Điều này đã
đƣợc tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) phân tích là rõ trong nghiên cứu “ Tiếp
cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán”
để phân tích rõ sự cần thiết trong
6
việc tiếp cận HTTTKT theo chu trình. [4]
Nghiên cứu này đề xuất việc tổ chức thông tin kế toán theo bốn chu trình
cơ bản gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và
chu trình tài chính. Trong mỗi chu trình cần xác định rõ các đối tƣợng sử dụng
thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho
ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình hay một quy trình cụ thể để tổ
chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu,
thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nghiên cứu này là cơ sở
để tổ chức các chu trình trong doanh nghiệp, định hƣớng tổ chức thông tin kế
toán để đáp ứng đầy đủ chức năng của kế toán trong chu trình.
Bên cạnh đó, tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP
phải hƣớng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và cung cấp
thông tin kế toán trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán với
các bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế
toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp. Thực hiện
khảo sát với phƣơng pháp nghiên cứu định lƣợng với 204 phản hồi, trong đó
chỉ có 19 doanh nghiệp ứng dụng ERP và thành công, nghiên cứu của tác giả
Trần Thanh Thúy (2011) đã làm rõ sự tác động của ERP đến tổ chức thông tin
kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam bằng những số liệu cụ thể. Quy trình
làm việc ảnh hƣởng đến HTTTKT trong điều kiện ứng dụng ERP với mức độ
cao và rất cao (chiếm đến 95%). Do đặc điểm liên kết trong ERP nên việc
phân quyền truy cập trên hệ thống đƣợc đánh giá rất cao (chiếm 42%), phân
chia trách nhiệm (chiếm 26% ở mức rất cao) và tính kiểm soát đối với
HTTTKT chiếm 95% ở mức cao và rất cao. Thông qua khảo sát, tác giả nhận
định rằng phân hệ kế toán tài chính là phân hệ cơ bản không thể thiếu trong
ERP và có sự tác động mạnh mẽ của ERP đến HTTTKT. Tuy nhiên, nghiên
cứu còn hạn chế với cỡ mẫu quá nhỏ, chƣa đại diện cho tất cả các doanh
7
nghiệp triển khai ERP ở Việt Nam [3].
Năm 2012, luận văn tiến sĩ “Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hƣởng
chất lƣợng thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam” của tác giả
Nguyễn Bích Liên. Tác giả chọn mô hình “hệ thống hoạt động” để xây dựng mô
hình nghiên cứu quan hệ giữa ba vấn đề chất lƣợng sản phẩm thông tin, hệ thống
thông tin và ngƣời sử dụng thông tin. Qua điều tra của tác giả, bao gồm 13 nhân
tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng thông tin kế toán trong môi trƣờng ERP tại các
doanh nghiệp Việt Nam, điển hình nhƣ Tầm nhìn, cam kết và hỗ trợ của Ban
lãnh đạo; chất lƣợng dữ liệu, quy trình xử lý và chất lƣợng phần mềm ERP…
kết quả nghiên cứu có ý nghĩa lớn giúp các doanh nghiệp sử dụng ERP lập kế
hoạch và thực hiện hoạt động theo kế hoạch và giám sát việc thực hiện hoạt động
liên quan vấn đề triển khai, sử dụng ERP nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao chất
lƣợng thông tin kế toán trong môi trƣờng ERP[2].
Qua những bài nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy việc ứng dụng hệ
thống ERP tác động lớn đến HTTTKT, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiện
HTTTKT. Ở Việt Nam, ERP thƣờng đƣợc ứng dụng thành công ở các công ty
lớn, các công ty quy mô vừa sử dụng phần mềm trong nƣớc còn ở các công ty
nhỏ chƣa có sự hiểu biết hoặc quan tâm đến công cụ này. Ngoài ra, trong luận
văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh đã nghiên cứu về việc hoàn
thiện HTTTKT theo định hƣớng ERP tại Bệnh viện C Đà Nẵng, một đơn vị
vẫn còn đang sử dụng phần mềm kế toán [1]. Đề tài này góp phần xác định
các định hƣớng và đề xuất hoàn thiện HTTTKT để doanh nghiệp có thể ứng
dụng thành công ERP trong tƣơng lai. Kế thừa từ các nghiên cứu trƣớc cùng
với việc hạn chế khi chƣa có các nghiên cứu tìm hiểu cụ thể những khó khăn
trong một doanh nghiệp cụ thể khi ứng dụng ERP. Với tầm nhìn nhƣ vậy,
Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ mới bắt đầu ứng dụng hệ thống
ERP chắc chắn cần hoàn thiện hơn tổ chức HTTTKT của công ty.
8
CHƢƠNG 1
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN
ỨNG DỤNG ERP
1.1. TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Thuật ngữ HTTTKT là một thuật ngữ chuyên ngành và đƣợc định
nghĩa trong khá nhiều tài liệu chuyên môn. Một số quan điểm về HTTTKT
nhƣ sau: Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp
và lƣu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc
lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định [8]. Theo cách
tiếp cận này, hệ thống thông tin kế toán thực hiện hai chức năng cơ bản: thông
tin và kiểm soát về sự hình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai
thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.
HTTTKT là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin
quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phƣơng tiện, các
phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng nhƣ kết
quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định [5].
Thu thập dữ liệu
Đầu vào
XỬ LÝ
TỔNG HỢP
LƢU TRỮ
Thông tin đầu ra
HỆ THỐNG
Hình 1.1. Khái quát về hệ thống thông tin kế toán
9
Nhƣ các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có mục
tiêu, đầu vào, quy trình xử lý dữ liệu và đầu ra nhƣ sau [9]:
-Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời
về tình hình tài chính của một tổ chức, ví dụ trong một doanh nghiệp là những
thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lƣu chuyển tiền tệ.
-Đầu vào: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh, ví dụ trong
một doanh nghiệp là các hoạt động: mua vật tƣ, hàng hóa, bán hàng, thu tiền,
các chi phí phát sinh…
-Quy trình xử lý: là một quy trình hoàn chỉnh từ việc thu thập thông tin
về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để
lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phƣơng pháp kế toán là phƣơng
pháp chứng từ, phƣơng pháp tài khoản và ghi kép, phƣơng pháp đo lƣờng
đối tƣợng kế toán và phƣơng pháp tổng hợp cân đối kế toán.
-Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của ngƣời sử
dụng, bao gồm các đối tƣợng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng nhƣ
phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức.
Dữ l ệu
ế toán
Phần
Phần
cứng
mềm
Thông
tn ế
toán
Con
ngƣời
Cơ sở
dữ liệu
Các quy
trình, thủ
tục
Hình 1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
(Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)
10
1.1.2. Mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác
trong doanh nghiệp
Trong các tổ chức, doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận chức năng khác
nhau. Mỗi bộ phận chức năng thƣờng đƣợc tổ chức thành những đơn vị,
phòng ban, khoa phòng, phân xƣởng khác nhau,... Theo cách tiếp cận này cho
thấy mỗi bộ phận chức năng trên đều là một hệ thống con trong hệ thống tổ
chức doanh nghiệp và tất cả mọi hoạt động của hệ thống con đều hƣớng đến
việc sử dụng hiệu quả tất cả các nguồn lực. Các bộ phận chức năng này có
mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau theo những phƣơng thức khác nhau và
cần thiết phải có sự quản lý điều phối chung. Một trong những yếu tố quan
trọng để thực hiện việc quản lý này là cần phải có những thông tin liên quan
đến tất cả các chức năng hoạt động của tổ chức để làm cơ sở cho việc ra quyết
định quản lý. Những thông tin đó chính là hệ thống thông tin, trong đó thông
tin do hệ thống kế toán cung cấp đóng một vai trò rất quan trọng.
Hệ thống thông tin trong các tổ chức, doanh nghiệp đƣợc phân thành
các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh vực, từng chức năng quản lý
nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định ở mỗi lĩnh vực,
mỗi bộ phận. Hệ thống thông tin đảm bảo cho mọi hoạt động của tổ chức,
doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ, đóng vai trò là cầu nối giữa hệ thống
quản lý và hệ thống tác nghiệp nhằm đạt đƣợc mục tiêu hoạt động của tổ
chức. Trong một tổ chức (doanh nghiệp, trƣờng học, bệnh viện…) hệ thống
thông tin thƣờng bao gồm hệ thống thông tin quản trị (MIS) và hệ thống
thông tin kế toán (AIS)
11
Hệ thống thông tin
Dữ liệu
nghiệp
vụ kế
toán
MIS
Dữ
liệu
khác
HTTT
marketing
AIS
HTTT Tài
chính
HTKT
Quản
trị
HTTT
HTTT Tác
nguồn
nhân lực
nghiệp
HTKT
Tài
chính
Các
HTTT
Hệ
thống
chuyên
gia
Các
tổ
chức
và cá
nhân
bên
ngoài
tổ
chức
HT hỗ trợ ra
quyết định
nhà
quản
trị
bên
trong
tổ
chức
Hình 1.1: Sơ đồ phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Hình 1.3. Sơ đồ phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Các hệ thống thông tin chức năng nhƣ hệ thống thông tin tài chính, hệ
thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau mà
thƣờng chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng
đều có mối quan hệ chặt chẽ với HTTTKT. Các hệ thống thông tin chức năng
này cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và từ những dữ liệu này,
HTTTKT có nhiệm vụ xử lý chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại
các bộ phận để thực hiện chức năng của mình. Nhƣ vậy, HTTTKT cùng với
các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý
hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin
này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành
của doanh nghiệp đạt đƣợc các mục tiêu đề ra. [5]
12
1.1.3. Tổ chức thông tin kế toán
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: trong quá trình hoàn thiện hệ thống
kế toán doanh nghiệp, nhất thiết phải hoàn thiện các vấn đề liên quan đến kế
toán quản trị. Cụ thể, nên quy định tính chất bắt buộc của việc áp dụng kế
toán quản trị trong doanh nghiệp. Có nhƣ vậy mới đảm bảo đƣợc cơ sở pháp
lý và độ tin cậy của thông tin cung cấp cũng nhƣ phù hợp với thông lệ quốc tế
trong lĩnh vực kế toán. Do yêu cầu, vai trò của kế toán quản trị ngày càng
quan trọng, cho nên đã xuất hiện những vấn đề trao đổi lồng ghép trong tổ
chức bộ máy kế toán của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Đó là, bộ máy
kế toán tài chính tách biệt bộ máy kế toán quản trị, bộ máy kế toán tài chính
lồng ghép bộ máy kế toán quản trị và mô hình hỗn hợp giữa bộ máy kế toán
tài chính với kế toán quản trị. Đối với mỗi mô hình sẽ có những ƣu điểm, tồn
tại nhất định song với việc bắt buộc này sẽ cung cấp thông tin kế toán DN một
cách đầy đủ, toàn diện hơn. Qua đó, giúp các quyết định, cũng nhƣ các đối
tƣợng thu nhập thông tin có đƣợc cách đánh giá trung thực hơn về thông tin
kế toán của doanh nghiệp.
- Nội dung tổ chức công tác kế toán: Trong khâu thu nhận thông tin,
việc thu nhập thông tin của kế toán thông qua hệ thống chứng từ kế toán. Đối
với hệ thống chứng từ kế toán tài chính thì theo Thông tƣ 133/2016/TT BTC đã có hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hƣớng dẫn, còn
đối với kế toán quản trị thì các chứng từ không quy định bắt buộc và do doanh
nghiệp tự thiết kế, đáp ứng đƣợc yêu cầu thu nhận thông tin. Do vậy, cần
đồng nhất hệ thống chứng từ, để kế toán quản trị và kế toán tài chính đều áp
dụng hệ thống chứng từ (bắt buộc và hƣớng dẫn) sẽ thuận lợi, tiết kiệm cho
việc thu nhập thông tin kế toán, tức là chỉ cần thu nhận một lần ngay từ ban
đầu. Về quá trình xử lý thông tin nhƣ phân loại và sử dụng các phƣơng pháp
kế toán nhƣ phƣơng pháp tài khoản, phƣơng pháp tính giá... để tiếp tục ghi
13
nhận các thông tin kế toán vào các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các
báo cáo kế toán... Đặc điểm thông tin kế toán tài chính chủ yếu là những
thông tin biểu hiện dƣới hình thức giá trị và là thông tin quá khứ (đã xảy ra)
và thông tin hiện tại (ghi nhận). Còn đặc điểm thông tin kế toán quản trị biểu
hiện dƣới các hình thức giá trị, hiện vật, thời gian và là những thông tin quá
khứ, thông tin hiện tạo và thông tin tƣơng lai (dự đoán, lƣợng hóa các vấn đề
tƣơng lai). Do đó, dựa trên cơ sở này, sẽ tiến hành thiết kế, xây dựng hệ thống
sổ kế toán, báo cáo kế toán đáp ứng đƣợc cả yêu cầu này
1.2. TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ ERP
1.2.1. Địn ng ĩ về ERP
ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp các thông tin và quá
trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [7] bao gồm các phân hệ
chức năng đƣợc cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp.
ERP đƣợc hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho
doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình
kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho,
giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt
hàng (Olson, 2003) [9]. ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau
và lƣu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo
nhiều cách khác nhau [6].
1.2.2. Cấu trúc của ERP
Các phân hệ cơ bản của một hệ thống ERP điển hình có thể khái quát
nhƣ sau:
- Phân hệ kế toán: là phân hệ xƣơng sống, không thể thiếu của bất cứ
phần mềm ERP nào. Phân hệ kế toán bao gồm các phân hệ con nhƣ: Quản lý
kế hoạch tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lý dòng tiền, Kế toán phải thu, Kế
14
toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản lý tài sản cố định, Công cụ dụng
cụ, Kế toán thuế, Báo cáo tài chính. Các giao dịch kế toán đƣợc tích hợp với
các phân hệ quản lý khác nhƣ Quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tƣ,
quản lý bán hàng, … . Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút
toán hạch toán tƣơng ứng nhƣ tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý
kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ
mua hàng), kế toán chi phí giá thành đƣợc tạo ra tự động và ghi vào các sổ kế
toán.
- Phân hệ mua hàng: Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số
lƣợng, giá trị hàng nhập, hàng xuất trả lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chi
phí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặt hàng. Kê khai và theo dõi thuế
giá trị gia tăng đầu vào, thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng.
- Phân hệ sản xuất: Phân hệ này quản lý các hoạt động sản xuất gồm kế
hoạch sản xuất, kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động sản xuất.
- Phân hệ bán hàng: Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lƣợng
và giá trị, cho phép in hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn giá trị gia tăng trực tiếp từ
máy tính. Cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán bị trả lại. Khai báo
tự động tính và định khoản thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu ra
cũng nhƣ các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều
cách khác nhau.
- Phân hệ nhân sự: Dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trả
lƣơng; tuyển dụng; huấn luyện và kiểm soát sử dụng nhân lực. Phân hệ này sẽ
tích hợp với phân hệ tài chính về vấn đề tính lƣơng, chi phí sử dụng nhân lực…
- Quản trị hệ thống: Là phân hệ khai báo và quản lý các tham số hệ
thống, quản lý và bảo trì số liệu, khai báo và quản lý ngƣời sử dụng. Phân hệ
này cho phép dễ dàng khai báo, thiết lập các tham số hệ thống của phần mềm
cho phù hợp với yêu cầu.
15
Tùy thuộc vào mỗi nhà cung cấp khác nhau mà các phân hệ trong hệ
thống ERP cũng sẽ khác nhau. Điều này, đôi khi còn phụ thuộc vào lĩnh vực,
loại hình kinh doanh cũng nhƣ yêu cầu của nhà quản lý trong doanh nghiệp.
Tất cả các phân hệ này đều liên kết chặt chẽ với nhau trong thu thập dữ liệu,
xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Trong đó phân hệ kế toán là nền tảng của phần mềm ERP. Theo Zeng et al.
(2003) [10], một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:
- Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu
của tổ chức trong tƣơng lai
- Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của
doanh nghiệp nhƣ: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính,…
- Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/ bộ phận của hệ
thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp.
Vì đặc trƣng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng
phân hệ có thể hoạt động độc lập nhƣng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế
nên tính chia sẻ thông tin và liên kết đƣợc thể hiện rất rõ góp phần quan trọng
trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tƣợng khác nhau
một cách kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất và
trách nhiệm đƣợc xác định rõ ràng trong hệ thống ERP.
1.2.3. Sự cần thiết của ứng dụng ERP
Với những tính chất và đặc trƣng nhƣ đã nêu ở trên, khi ứng dụng ERP
vào công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cũng nhƣ công tác kế
toán nói riêng, ERP đã thực sự phát huy tác dụng. Lợi ích của việc ứng dụng
ERP có thể đƣợc tóm lƣợc nhƣ sau:
– Rút gọn thủ tục giấy tờ, nâng cao năng suất lao động: Trƣớc khi triển
khai ERP, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có các thủ tục giấy tờ thông qua
ranh giới các bộ phận phòng ban để xét duyệt, cấp phép. Khi ứng dụng ERP,
16
giữa các bộ phận, phòng ban có mối liên kết về quy trình và dữ liệu. Khi một
nghiệp vụ diễn ra sẽ đƣợc một bộ phận chức năng thực hiện nhập liệu, thực
hiện xong thì thông tin đó sẽ tự động kết nối qua ERP truyền tải đến bộ phận,
phòng ban chức năng khác có liên quan. Điều này cho thấy ERP giúp tăng tốc
độ dòng công việc, giảm thiểu thời gian hơn khi xử lý trên máy tính. Bên cạnh
đó, việc tích hợp các phân hệ trong ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc
trùng lắp công việc khi phải nhập liệu nhiều lần ở mỗi bộ phận và phòng ban
khác nhau, làm tăng năng suất lao động.
– Kiểm soát dữ liệu và thông tin chặt chẽ, tập trung: ERP tích hợp nhiều
phân hệ , giúp loại bỏ sai sót khi một dữ liệu chỉ đƣợc nhập từ một ngƣời dùng.
Đồng thời, khi có sai sót xảy ra cũng dễ dàng phát hiện và khắc phục sửa chữa.
Điều này thể hiện khả năng kiểm soát dữ liệu, thông tin một cách chặt chẽ của hệ
thống ERP. Ngoài ra, dữ liệu và thông tin trong hệ thống ERP đƣợc đƣa về một
mối chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ theo quy trình của từng doanh nghiệp
cụ thể có mặt trong các bƣớc xử lý tiếp theo ở các bộ phận, phòng ban có liên
quan. Nhờ đó, tất cả các nhân viên ở các bộ phận, phòng ban khác nhau trong
doanh nghiệp hay các chi nhánh, công ty con của doanh nghiệp có thể theo dõi,
truy cập và khai thác thông tin trên cơ sở phân
quyền chặt chẽ.
– Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ nguồn lực thông tin: ERP giúp
nhà quản trị dễ dàng tiếp cận các thông tin đáng tin cậy dựa trên nguồn thông
tin tập trung và đƣợc kiểm soát chặt chẽ. Với hệ thống ERP, nhà quản trị lấy
thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động doanh
nghiệp một cách dễ dàng.
– Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Song song với việc tăng năng suất lao
động, ERP còn giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn lực của mình. Các nguồn
lực đƣợc quản lý cả về mặt hiện vật cũng nhƣ chất lƣợng, từ đó kiểm soát chặt
