phân tích quy trình làm biển hiệu cửa hàng bán lẻ của total vietnam

QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG

1.

Lựa chọn phân tích quy trình làm biển hiệu cửa hàng bán lẻ của Total

Vietnam:
Total Vietnam là một doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh về các chế phẩm dầu mỏ
tại Việt Nam. Trong các mảng kinh doanh của Total Vietnam, mảng kinh doanh
bán lẻ dầu mỡ bôi trơn là một hoạt động kinh doanh khá quan trọng (chiếm 30%
các hoạt động kinh doanh của mảng dầu mỡ bôi trơn). Việc trang bị các bảng
hiệu Total cho các cửa hàng bán lẻ ở các khu vực thị trường trên toàn Việt Nam
là điều không thể thiếu & góp phần quảng bá hình ảnh – thương hiệu Total cũng
như góp phần vào sự thành công của trong kinh doanh của mảng kinh doanh bán
lẻ dầu mỡ bôi trơn.
a. Quy trình làm biển cửa hàng cho khách hàng bán lẻ của TOTAL Vietnam
(SIGNAGE PROCEDURES for outlets - FLOW CHART)

8


QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG

8


QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG

8

QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG

b. Quy trình này có những bất cập & nhược điểm gì cho công tác quản lý –
Cải thiện quy trình trên:
 Nhược điểm & bất cập:
o Quy trình này do bộ phận Marketing đặt ra nên muốn thể hiện khá rõ vai
trò của họ. Tuy nhiên họ đã làm việc kỹ với Nhà thầu về phần yêu cầu
kỹ thuật rồi, vì vậy mặc định phần kỹ thuật không cần nhấn mạnh nhiều
ở đây.
o Có quá nhiều bước thực hiện gây rối & khó khăn trong thực tế ứng dụng
o Mất nhiều thời gian khi thực hiện từ bước khởi đầu cho đến khi kết thúc
(12 bước 35 ngày thực hiện)
o Dồn công việc cho nhà thầu quá nhiều
o Có thể rút ngắn đi được rất nhiều cho quy trình này & vẫn đảm bảo hiệu
quả của công việc
 Cải thiện lại quy trình trên:(7 bước – 15 ngày so với 12 bước – 35 ngày thực
hiện của quy trình cũ)
• Bước1: Nhân viên nhà phân phối tiến hành khảo sát cửa hàng cần làm
biển (chụp ảnh thực trạng cửa hàng , lấy số lượng & số đo kích thước
biển cửa hàng cần làm). Vì họ là những người làm việc sát nhất với hệ
thống cửa hàng bán lẻ. Sau đó trình giám đốc khu vực duyệt. (1ngày)
• Bước 2: Khi Giám đốc khu vực duyệt đồng ý cho làm tại cửa hàng đó ->
sẽ chuyển gửi trực tiếp nhà thầu (1/2ngày). nếu không đồng ý -> quay
về bước 1.
8


QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG
• Bước 3: Nhà thầu dựa trên các số liệu được cung cấp, lên thiết kế gắn
với ảnh chụp thực tế của cửa hàng. Đồng lên báo giá cho công trình.

Cùng Nhân viên nhà phân phối lấy xác nhận đồng ý làm biển của cửa
hàng theo mẫu thiết kế. Sau đó trình cho bộ phận Marketing kiểm tra. (3
ngày)
• Bước 4: Marketing kiểm tra nếu chưa chuẩn sẽ quay lại bước 3 làm lại.
Nếu đã chuẩn sẽ ký duyệt và thông báo lại cho Giám đốc khu vực biết
thông tin. Đồng thời đặt hàng nhà thầu làm công trình. (1 ngày)
• Bước 5: Nhà thầu tiến hành thi công tác nghiệp, chụp ảnh cửa hàng sau
khi treo biển, làm biên bản giao nhận biển hiệu với cửa hàng. Mọi việc
kết thúc, chuyển toàn bộ hồ sơ (Có hóa đơn VAT) cho Marketing làm
thanh toán với bộ phận kế toán (7 ngày)
• Bước 6: Marketing kiểm tra hồ sơ của nhà thầu chuyển nếu chưa chuẩn
quay lại bước 5 sửa lại. Nếu đã chuẩn lấy xét duyệt thanh toán của
những người có thẩm quyền & chuyển bộ phận kế toán thanh toán (2
ngày).
• Bước 7: Bộ phận kế toán làm thanh toán công trình cho nhà thầu.
Trên thực tế có thể mọi việc sẽ thực hiện được nhanh hơn hay chậm hơn tùy thuộc
tình huống cụ thể nên có thể tính (+/-) thêm 7 ngày.
2.

Những nội dung trong môn học quản trị Tác nghiệp này có thể áp dụng

vào công việc của doanh nghiệp hiện nay & dự định sẽ áp dụng những kiến thức
đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?

8


QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG
Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến



việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa
chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu qủa cao nhất.
Có thể nói rằng quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt
động của doanh nghiệp. Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa
học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp. Ngược lại nếu quản trị kém sẽ
làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản.
Thông qua môn học này tôi tiếp nhận được rất nhiều kiến thức – các tư duy cho cách
tiếp cận suy nghĩ của mình. Từ:
- 4 bước chính của quá trình quản trị sản xuất & tác nghiệp
- Các chiến lượng tác nghiệp (cách xây dựng & thực hiện chiến lược)
- 7 yếu tố lãng phí trong sản xuất theo chiết lý sản xuất LEAN
- Các kỹ thuật JIT (Just in time) trong sản suất tác nghiệp
-

Cách nhìn nhận về quả trị chất lượng trong quản trị sản xuất tác nghiệp
( 6Sigma)

- Lập hệ thống kế hoạch tác nghiệp
- Quản trị dự trữ trong sản xuất tác nghiệp.
Tất cả đều rất hữu ích cho Doanh nghiệp của chúng tôi. Tuy nhiên, tùy thuộc vào
từng hoạt động đặc thù của doanh nghiệp cũng như công việc của mỗi cá nhân mà
việc vận dụng những hiểu biết nêu trên mới thực sự hiệu quả & hợp lý.


Với tôi là một người làm việc trong mảng dịch vụ bán hàng, tôi thấy Các chiến

lượng tác nghiệp & Cách nhìn nhận về quả trị chất lượng trong quản trị sản xuất tác
nghiệp sẽ giúp tôi rất nhiều trong công việc của mình.

8


QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG

Ở đây tôi xin lấy một ví dụ để minh họa cho điều đó & có liên kết với phần bài làm
câu 1 ở phần trên:
Trong hoạt động kinh doanh bán lẻ, việc hỗ trợ trang bị biển bảng hiệu cho cửa hàng
là một phần không thể thiếu & cũng được coi như một công việc đầu tư cho khách
hàng, đầu tư cho hình ảnh thương hiệu. Hoạt động này bên ngoài thị trường cũng khá
cạnh tranh bởi các đối thủ khách trong cùng ngành kinh doanh cùng chúng tôi.
Trong quản trị tác nghiệp, phần các chiến lược tác nghiệp có nhấn mạnh đến vấn đề
“Chiến lược cạnh tranh về tốc độ sản xuất”
 Sản xuất nhanh chóng
 Điều chỉnh nhanh chóng
 Liên kết chặt chẽ
Như vậy cần xây dựng các quy trình hoạt động thật khoa học, chuẩn xác & đảm bảo
tính kịp thời với thị trường & khách hàng. Với chúng tôi, quy trình cũ làm biển bảng
hiệu cho khách hàng với 12 bước – 35 ngày thực hiện, rất lãng phí mất nhiều thời
gian & không đảm bảo được 3 yếu tố nêu trên của chiến lược cạnh tranh về tốc độ
sản xuất của quy trình. Điều này sẽ dẫn đến mất sự cạnh tranh về thời gian, đối thủ
cạnh tranh sẽ có thể có cơ hội đầu tư biển bảng hiệu cho hệ thống khách hàng được
nhanh hơn & hiệu quả hơn so với chúng tôi. Chưa kể sự không hài lòng có thể xẩy ra
giữa khách hàng & chúng tôi vì một thời gian tiến hành dài như vậy. Tính chủ động
không còn nữa. Mất đi khách hàng – mất thị trường & mất cớ hội quảng bá thuuwogn
hiệu là điều không thể tránh khỏi.
Nếu thay đổi bằng quy trình mới 7 bước – 15 ngày, chắc chắn sẽ tận dụng được yếu
tố thời gian tốt hơn & tăng tính chủ động của chính chúng tôi trong hoạt động kinh
8

QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG
doanh với khách hàng tốt hơn. Tất nhiên chúng tôi phải luôn đảm bảo có sự hoạt
đồng bộ - khăng khít giữa các phòng ban chức năng thật hiệu quả.
Và hiểu một cách cốt lõi về Quản trị Hoạt Động
Đó là:

8