CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU
HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ
2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà
2.1.1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà
Ra đời cùng với sự phát triển của đất nước, Công ty Tân Hồng Hà đã khắc
phục mọi khó khăn, phấn đấu vươn lên bằng chính nội lực của mình, cho đến
hôm nay đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung
cấp thiết bị văn phòng và dịch vụ kỹ thuật.
Năm 1994: Thành lập Cửa hàng thiết bị máy văn phòng - Số 4 Ðinh Công
Tráng, có số nhân viên khiêm tốn vỏn vẹn 6 người với sản phẩm kinh doanh hạn
chế, chủ yếu là thiết bị máy văn phòng đơn lẻ.
Ngày 28.08.1996, sau một thời gian chuẩn bị cơ sở vật chất cùng bản lĩnh thương
trường, Công ty Tân Hồng Hà đã bố cáo thành lập với nhân sự ban đầu là 25
người và doanh thu mới ở mức 15 tỷ/năm, lĩnh vực chuyên doanh là phân phối
sản phẩm Ricoh tại Miền Bắc có trụ sở chính: 80 Hai Bà Trưng - Hà Nội
Năm 1998: Công ty Tân Hồng Hà trở thành nhà phân phối chính thức của hãng
sản xuất thiết bị văn phòng nổi tiếng Fuji Xerox tại miền bắc Việt Nam.
Năm 1999: Là đại lý phân phối máy huỷ tài liệu UCHIDA duy nhất tại miền
Bắc Việt Nam
Năm 2000: Ký hợp đồng và trở thành đại lý phân phối máy in siêu tốc, máy chia
xếp tài liệu, đóng và gấp tài liệu mang nhãn hiệu DUPLO
- Với tốc độ tăng trưởng >30% / năm, về nhân sự - tăng gấp 14,4 lần; Về doanh
số - tăng gấp 8 lần; Số cán bộ chủ chốt – tăng gấp 10 lần. Số đơn vị thành viên
lên đến 5 công ty và 2 cửa hàng cùng hoạt động. Chắc chắn con số này không
dừng lại ở đó…
2.1.2 Cơ cấu tổ chức
Khối kỹ thuật chịu trách nhiệm về kỹ thuật như bảo hành, sửa chữa, tư vấn
các thiết bị Văn phòng gồm 3 đội kỹ thuật và một tổ chức nghiên cứu và phát
triển kỹ thuật.
Các phòng ban chức năng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Mỗi
phòng ban đều đặt dưới sự quản lý của trưởng phòng, được phân công nhiệm vụ

cụ thể đảm bảo hoạt động kinh doanh được thông suốt. Các phòng nghiệp vụ
của công ty gồm có một phòng tổ chức hành chính, một phòng tài vụ, một
phòng kế hoạch xuất nhập khẩu. Trong đó phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu có
nhiệm vụ: Căn cứ vào các hoạt động mua hàng, đặt hàng của khách để lên kế
hoạch ký kết hợp đồng mua hàng với nước ngoài, chuẩn bị trang thiết bị máy
móc, chuẩn bị nhân lực, máy móc, trang thiết bị vật tư, kỹ thuật, phục vụ cho kế
hoạch trên. Có hai nhân viên xuất nhập khẩu chuyên phụ trách đàm phán, lên
hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng, tìm kiếm và khai thác các nguồn cung
ứng mới trong và ngoài nước.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
BAN GIÁM ĐỐC
PHÒNG MARKETTING
PHÒNG SHOWROOM
KHỐI KINH DOANHKHỐI KỸ THUẬT CÁC PHÒNG NGHIỆP VỤ
PHÒNGTỔ CHỨC HÀNH CHÍNHĐỘI KỸ THUẬT IMÁY ANALOG
ĐỘI KỸ THUẬT IIMÁY DIGITAL PHÒNG TÀI VỤ
ĐỘI KỸ THUẬT IIIWORK CONTROL
TỔ NGHIÊN CỨU & PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT
PHÒNG KẾ HOẠCH
PHÒNG KINH DOANHCHO THUÊ MÁY
PHÒNG DEALER(MÁY VÀ MỰC)
PHÒNGXUẤT NHẬP KHẨU
Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khẩu
2.1.3 Đánh giá khái quát về tiềm lực của công ty
2.1.3.1 Tiềm lực tài chính
- Ngoài văn phòng ở 158 Triệu Việt Vương, công ty còn có 5 công ty con và
2 cửa hàng. Hiện nay, tổng trị giá tài sản của công ty phục vụ cho hoạt động
sản xuất kinh doanh lên đến gần 100 tỷ đồng gồm nhà xưởng, kho bãi, văn
phòng phòng, máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất , công tác
Bảng 2.2: Tình hình tài sản của công ty 3 năm gần đây

(đơn vị: triệu đồng)
Chỉ tiêu 2005 2006 2007
I. Tài sản lưu
động
58.530 71.802 80.598
1. Tiền 38.038 46.312 58.481
2. Các khoản phải
thu
11.032 17.353 15.088
3. Hàng tồn kho
9.460 8.137 7.029
II. Tài sản cố
định
15.914 16.842 17.776
1. Tài sản cố định
hữu hình
13.804 14.427 15.253
2. Tài sản cố định
vô hình
2.110 2.415 2.523
III. Tổng tài sản 74.444 88.644 98.374
Nguồn: Phòng tài vụ - Công ty TNHH Tân Hồng Hà
dự trữ, bảo quản lắp đặt, sửa chữa, bảo quản, bảo dưỡng. Ngoài ra, còn có
phương tiện vận tải, và các tài sản có giá trị khác.
- Tổng tài sản của Tân Hồng Hà năm 2006 tăng tương đối nhanh so với năm
2005. Từ 73 tỷ 444 triệu vào năm 2005 lên 88 tỷ 644 triệu vào năm 2006 tức
tăng từ 14 tỷ 200 triệu đồng (0,19 lần) do mở rộng quy mô kinh doanh.
- Với tính chất là một công ty thương mại cho nên lượng tài sản lưu động là
rất lớn chiếm khoảng 78,6% năm 2005 và xấp xỉ 81% và năm 2006 trong tổng
tài sản và xấp xỉ 81,9% vào năm 2007.

- Lượng tài sản tồn kho ngày càng giảm chiếm xấp xỉ 16,2% năm 2005,
11,3% vào năm 2006, 8,7% vào 2007 so với tổng tài sản lưu động. Do hoạt
động kinh doanh hiệu quả cho nên khách hàng tin tưởng đặt mua hàng với khối
lượng lớn, giảm lượng hàng tồn kho. Thứ hai là lập kế hoạch tiêu thụ chính xác,
giảm lượng vốn ứ đọng để dự trữ hàng hoá.
Cung cấp khoản tín dụng cho khách hàng ở mức cao xấp xỉ 18,8% năm 2005,
xấp xỉ 24,2% năm 2006 và xấp xỉ 18,7% năm 2007 so với tổng tài sản lưu động
2.1.3.2 Tiềm lực vể nhân lực
Mỗi bộ phận, mỗi nhân viên trong công ty đều được phân công công việc cụ
thể. Nhân viên của công ty chủ yếu là các thạc sỹ kỹ sư, công nhân kỹ thuật có
tay nghề cao. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty lên đến 150 người..
- Về chất lượng lao động: Trình độ đại học, cao đẳng chiếm 90% chủ yếu
thuộc bộ phận quản lý.
- Công nhân kỹ thuật chiếm 7% gồm thợ sửa chữa, bảo hành thuộc phòng kỹ
thuật, các kho, các của hàng.
- Công nhân khác chiếm 3% gồm công nhân giao nhận, bảo vệ, bốc xếp
- Lương bình quân 1,5 triệu/ 1tháng.
- Ngoài ra còn thưởng theo doanh thu, và các khuyến khích khác. Việc xét
thưởng căn cứ vào thành tích cá nhân, tập thể trong việc thực hiện tiết kiệm,
sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, về phương pháp tổ chức kinh doanh, tìm kiếm được
khách hàng mới, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đạt hiệu quả cao
trong kinh doanh, có thành tích chống tiêu cực lãng phí.
- Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại, nâng cao trình độ của cán bộ công nhân
viên, tiếp thu các công nghệ mới, thông tin mới, xu hướng mới...
2.1.3.3 Tiềm lực vô hình khác:
Môi trường làm việc trong công ty rất thân mật, cởi mở, giữa các thành viên
có mối quan hệ gắn bó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao tiếp
cũng như tạo không khí làm việc trong công ty. Nhưng không vì thế mà làm mất
đi tính kỷ luật và các nội quy khác mà ban lãnh đạo công ty đã đặt ra.
Mặc dù đã giành được chỗ đứng trên thị trường, sự tin cậy của khách hàng

nhưng công ty vẫn không ngừng khẳng định thương hiệu, chỗ đứng trên thị
trường, có những chính sách marketing hợp lý để quảng bá hình ảnh của mình
trên thị trường, nhằm thu hút khách hàng.
Công ty trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng bộ
nhằm nâng cao chất lượng và giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu
chuẩn chất lượng Quốc Tế.
Không ngừng cải tiến công nghệ, đào tạo con người , tiếp nhận công nghệ
mới…
2.2 Khái quát về thị trường kinh doanh của công ty
2.2.1 Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh
Kinh tế xã hội Việt Nam ngày càng phát triển, công nghiệp hoá hiện đại hoá,
chuyên môn hoá. Ngày càng có nhiều các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng
các thiết bị văn phòng hiện đại chất lượng cao, giá cả phải chăng, có nhu cầu
được quan tâm, chăm sóc bằng những dịch vụ hữu ích để phục vụ công việc của
mình nhanh hơn, hiệu quả hơn. Cho nên có thể nói sản phẩm kinh doanh của
công ty đang là sản phẩm được mọi người chú ý.
Là nhà phân phối chính thức nhãn hiệu Fujixerox hàng đầu tại Việt Nam,
công ty cung cấp các sản phẩm thiết bị máy văn phòng như máy fotocopy, máy
fax, máy in,… mới 100%, nguyên đai nguyên kiện, đúng chủng loại, phụ tùng
tiêu hao, thay thế, các dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì theo đúng tiêu chuẩn
toàn cầu. Công ty còn vận chuyển, lắp đặt miễn phí tại địa bàn Hà Nội, hướng
dẫn sử dụng và bảo quản thiết bị thành thạo.Khách hàng có thể thanh toán bằng
séc, chuyển khoản hoặc tiền mặt với tỷ giá được tính theo giá bán ra của Ngân
hàng Ngoại Thương tại thời điểm thanh toán. Công ty còn có đội ngũ nhân viên,
kỹ thuật chuyên nghiệp tận tình luôn luôn sãn sàng phục vụ khách hàng, đặt lợi
ích của khách hàng lên trên hết
Công ty TNHH Tân Hồng Hà là một doanh nghiệp thương mại. Các sản
phẩm thiết bị văn phòng không phải do công ty sản xuất ra, mà công ty là đại lý
tại Việt Nam của một số hãng nổi tiếng nước ngoài. Các hãng này cung cấp sản
phẩm cho công ty đồng thời hướng dẫn cán bộ kỹ thuật của công ty tiến hàng

lắp đặt, bảo hành sửa chữa…Nếu có những tình huống mà đội ngũ kỹ thuật của
công ty không có giải pháp, công ty có thể gọi điện sang phía đối tác, yêu cầu
hướng dẫn, giúp đỡ. Các hãng có thể gửi chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam
hoặc công ty cử nhân viên sang nước ngoài học hỏi kinh nghiệm. Cho nên chất
lượng sản phẩm và dịch vụ luôn chuyên nghiệp, đạt tiêu chuẩn quốc tế…ngày
càng thu hút sự chú ý, gây dựng được niềm tin của khách hàng.
Rất nhiều doanh nghiệp và nhiều cơ quan đầu ngành của chính phủ như Bộ
Giáo dục - đào tạo, Bộ Tư pháp,… hay những đơn vị mà ở đó hiệu quả làm việc
của cán bộ nhân viên đã nâng lên rất nhiều nhờ được trang bị các hệ thống máy
móc thiết bị văn phòng hiện đại tiên tiến, đạt tiêu chuẩn quốc tế do Tân Hồng Hà
cung cấp,
2.2.2 Khách hàng
Khách hàng của công ty có thể phân thành 3 nhóm:
Khách hàng tổ chức là các doanh nghiệp, các trường đại học, các bộ, các
ngành có nhu cầu sử dụng thiết bị văn phòng có nhu cầu sử dụng thiết bị văn
phòng để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Đây là đối tượng khách hàng
công ty có kinh nghiệm phục vụ, có quan hệ chặt chẽ, chiếm phần lớn doanh thu
của công ty. Số lần mua không nhiều nhưng số lượng lớn. Ngoài ra còn có các
công ty thương mại, các đại lý. Đặc điểm của đối tượng khách hàng này là mua
để bán lại. Họ chủ yếu là ở xa trung tâm như Thái Nguyên, Thanh Hoá, Tuyên
Quang...cung cấp các thiết bị văn phòng, đồng thời cung cấp các dịch vụ lắp đặt,
bảo hành, bảo dưỡng. Đối tượng khách hàng này số lần mua không nhiều,
nhưng khối lượng mua là lớn nhất.
Khách hàng cá nhân: mua với số lượng ít, phục vụ gia đình, hoạt động kinh
doanh nhỏ lẻ của mình. Số lượng khách hàng cá nhân của công ty tương đối
nhiều.
Theo số liệu của phòng kế hoạch thì lượng khách hàng chiếm doanh thu lớn
nhất của công ty là các doanh nghiệp thương mại, chiếm doanh số bán 51%.
Tập trung chủ yếu ở Hà Nội và các tỉnh thành lân cận như Bắc Ninh, Nam Định,
Hải Phòng....

2.2.3 Đối thủ cạnh tranh
- Với dung lượng thị trường nhỏ, nhưng đang phát triển với tốc độ cao, thị
trường này hiện đang thu hút rất nhiều công ty, tạo ra sức ép thị trường ngày
càng lớn. Đối thủ cạnh tranh của công ty là các công ty TNHH vừa và nhỏ mới
thành lập, vốn đầu tư khá lớn, trang thiết bị hiện đại...Ngoài ra còn là các đại lý,
trung gian, phân phối của các hãng nổi tiếng trong nước và trên thế giới. Ưu thế
của các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ. Nhưng
nhược điểm là chỉ phân phối sản phẩm của hãng.
Một số đối thủ cạnh tranh chính trên địa bàn Hà Nội:
a) Các website mua sắm máy văn phòng trực tuyến.
Ưu điểm:
• Tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng
• Khách hàng có khả năng so sánh mẫu mã, thông số kỹ thuật, giá cả, của
nhiều doanh nghiệp, nhiều hãng
• Tiết kiệm thời gian
• Thanh toán đơn giản, nhanh chóng
Nhược điểm:
Hiện tại ở Việt Nam, hình thức thương mại điện tử vẫn chưa thực sự phát
triển đúng với tiềm năng của nó. Và các trang web bán hàng điện tử vẫn chưa
thu hút được nhiều người tham gia. Người dân Việt Nam còn nghèo, nên không
phải ai cũng được trang bị một máy tính cá nhân, có nối mạng. Hơn nữa, tâm lý
chưa tin tưởng thực sự đối với chất lượng hàng hoá bán qua mạng. Thông
thường thì người ta sẽ nghiên cứu thông tin sản phẩm, nhà cung cấp trên mạng,
sau đó sẽ trực tiếp đến nơi bán để được tiếp xúc với sản phẩm.
b) Công ty TNHH Toàn lực, công ty văn phòng phẩm Viễn Đông:
Cung cấp giấy photo, giấy in, máy huỷ tài liệu hay mực in...
Đây không phải là các doanh nghiệp đáng lo ngại. Bởi vì các công ty này không
coi thiết bị văn phòng hiện đại cao cấp là mặt hàng kinh doanh chủ lực. Đối
tượng phục vụ chính là học sinh, sinh viên với các sản phẩm là dụng cụ học tập,