Quy trình tác nghiệp trong công tác quản lý kho vật tư

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ:
* Một số nét chính về Công ty cổ phần Viglacera Hà Nội:
Công ty Cổ phần Viglacera Hà Nội là đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty
Viglacera. Với ngành nghề chính là sản xuất kinh doanh gạch ốp lát cao cấp, một số hoạt
động đầu tư xây dựng và một số ngành nghề khác. Công ty hiện có hai nhà máy trực thuộc
sản xuất sản phẩm gạch lát nền và ốp tường tại Bắc Ninh và Hải Dương, công suất 6 triệu
m2/năm với công nghệ và thiết bị hiện đại, các chi nhánh Miền Trung và Miền Nam với
hoạt động kinh doanh tại ba miền của đất nước. Sản phẩm của Công ty được tiêu thụ trong
nước và xuất khẩu tới nhiều nước trên thế giới và được đánh giá cao. Những năm gần đây
tỷ lệ xuất khẩu hàng năm chiếm tới gần 30% doanh thu của toàn Công ty. Hoạt động sản
xuất kinh doanh hiện nay của Công ty với 564 cán bộ công nhân viên. Trong đó khối sản
xuất tại hai Nhà máy có 493 người, khối văn phòng Công ty và bộ phận kinh doanh có 71
người. Hiện nay, công ty đang áp dụng quy trình quản lý chất lượng theo tiêu ISO 9001:
2008, việc áp dụng các quy trình này vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được
triển khai tại tất cả các phòng ban bộ phận và 2 Nhà máy trực thuộc Công ty. Sau đây, là
toàn bộ nội dung và mô tả về Quy trình quản lý kho (Q15-01), một trong những quy trình
đang được áp dụng tại các Nhà máy trực thuộc Công ty.

* Quy trình quản lý kho vật tư: (Q15 - 01)

VIGLACERA
CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA HÀ NỘI

Lần ban hành: 06

QUY TRÌNH SỐ: Q 15 - 01

Ngày: 01/09/2009
Số trang: 01/06

1

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ

2


Họ tên

Chức vụ

Người soạn thảo

Nguyễn Đoan Trang

Tr. phòng KHĐT

Người phê duyệt

Lê Mạnh Quang

Giám đốc công ty

Chữ ký

Q 15-01, NBH:01/09/2009

QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ
( BAN HÀNH LẦN 06 )

I- MỤC ĐÍCH.
Nhằm kiểm soát trình tự và chứng từ nhập xuất vật tư và lưu kho bảo quản chất
lượng vật tư phục vụ công tác quản lý vật tư trong công ty.
2. TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN.
- Các quy trình Q 06-01, Q 08-01, Q 10-01, Q 12-01, Q 13-01, Q 14-01.

- Tiêu chuẩn T 13-01.
3


3. ĐỊNH NGHĨA.
Giám đốc Công ty, Phó Giám đốc Công ty và Giám đốc Nhà máy, phó giám đốc Nhà
máy trong quy trình này được hiểu là " Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ".
4. NỘI DUNG.
4.1.Nhập kho
4.1.1.Nguyên liệu, nhiên liệu:

Người thực hiện

Công việc

- Thủ kho

Tài liệu, hồ sơ

- Hóa đơn và CT

Nhận hàng

liên quan.
- Phiếu kiểm
nghiệm của nhà
cung cấp

Kiểm tra mẫu

- Thủ kho
- Nhân viên kỹ thuật

- H 10-01-01

Trả Nhà
Cung cấp

- H 10 -01-02

Xem xét

- Ban nghiệm thu
Không

Nhà máy
Đạt

đạt

- Hợp đồng
- T 13-01

B 15-01-02,03
B 15-01-10,11
4


- Ban Nghiệm thu
Biên bản nghiệm thu

Phiếu nhập kho
theo qui định của
Lập phiếu nhập kho

- Ktoán Nhà máy

Bộ Tài chính

- GĐốc Nhà máy, các
B 15-01-04

bộ phận liên quan.
Lưu kho

B 15-01-12

- Thủ kho

Q 15-01, NBH: 01/09/2009

Ghi chú:

* Đối với biên bản nghiệm thu: được lập hàng ngày
* Đối với phiếu nhập kho: làm thủ tục nhập vào ngày hôm sau, riêng đối với lô hàng
khối lượng lớn (Yêu cầu chỉ được thực hiện đối với nguyên liệu xương và than) làm tạm
nhập hàng ngày rồi nhập theo hóa đơn 5 ngày/ lần.

4.1.2. Phụ tùng, vật liệu, hoá chất, vật liệu phụ

-

Đối với biên bản nghiệm thu: được lập hàng ngày
5


-

Đối với phiếu nhập kho: không quá 1 ngày kể từ ngày nhận hàng

Người thực hiện

Công việc

Tài liệu, hồ sơ

- Hóa đơn và CT

Nhận hàng

liên quan.

- Thủ kho

- Phiếu kiểm

Trả Nhà
Cung cấp

nghiệm của nhà
cung cấp

Xem xét

- Ban nghiệm thu
Không

Nhà máy
đạt

đạt

- T 13-01
- Hợp đồng, xác
nhận đặt hàng
(nếu có)

Biên bản nghiệm thu

Lập phiếu nhập kho

B 15 -01-07

- Ban Nghiệm thu

Lưu kho
-

Ktoán Nhà máy

-

GĐốc, các bộ

- Theo QĐ của
Bộ Tài Chính.

phận liên quan.

-

B 15-01-08

- Thủ kho
6


Q 15-01, NBH: 01/09/2009

4.2. Lưu kho, bảo quản

7

Người thực hiện

Công việc

Tài liệu, hồ sơ

Lưu kho, bảo quản
-

Thủ kho

-

Bô phận liên quan
Đạt
K.tra phân
loại

-

6 tháng / lần

Thủ kho

Không đạt

Lập danh sách, giải
pháp, qui trách nhiệm
- Thủ kho

B 15-01-14

- Ban Nghiệm thu
Không
đạt
Xem xét
- Giám đốc Công ty
hoặc người ủy quyền

B 15-01-14
Đạt

-

Thủ khoXử lý vật tư không phù
hợp

-

Ban nghiệm thu
8


NM
-

Q 13 -01

P. TCKT NM

9


Q 15-01, NBH: 01/09/2009

4.3. Xuất kho nguyên liệu, vật tư

Người thực hiện

Công việc

Tài liệu, hồ sơ

Đề nghị cấp vật tư
- Bộ phận sử dụng

-

B 15-01-06

-

B 15-01-06

Không đạt
Xem xét

- Giám đốc nhà máy/
người được ủy quyền

đạt

Lập phiếu xuất kho
- P. TCKT Nhà máy
- Bộ phận liên quan

- Phiếu xuất kho
theo quy định Bộ
Tài chính

Xem xét
10


Không đạt
- Giám đốc nhà máy
hoặc người ủy quyền

Đạt

-

Thủ kho

-

Người sử dụng

Xuất - lĩnh vật tư
B 15-01-05,09,14

11


Q 15-01, NBH: 01/09/2009
5. HỒ SƠ LƯU:

TT

1

Loại hồ sơ

Phiếu giao nhận hàng hoá

Người/bộ phận

Thời

Người quyết

Ghi

lưu

gian

định huỷ,

chú

lưu

lưu

2 năm

TP.TCKT

KHSX,TCKT
Nhà máy

2

Biên bản nghiệm thu N. liệu

KHSX NM

Nhà máy
2 năm

TP. KHSX
Nhà máy

3

Biên bản TH nghiệm thu NL

KHSX NM

2 năm

TP. KHSX
Nhà máy

4

Sổ theo dõi nhập kho NL

KHSX NM

2 năm

TP. KHSX
Nhà máy

5

Sổ theo dõi xuất kho NL

KHSX NM

2 năm

TP. KHSX
Nhà máy

6

Giấy đề nghị cấp vật tư

TCKT NM

2 năm

Nhà máy

KHSX NM
7

BB NT hàng nhập ngoại, vật tư, phụ

KHSX NM

2 năm

tùng, hoá chất.
8

Sổ theo dõi nhập vật tư, phụ tùng

TP.TCKT

TP. KHSX
Nhà máy

KHSX NM

2 năm

TP. KHSX
Nhà máy

9

Số theo dõi xuất vật tư, phụ tùng

KHSX NM

2 năm

TP.KHSX
Nhà máy
12


10

BBNT nhập kho than

KHSX NM

2 năm

TP. KHSX
Nhà máy

11

BBTH nghiệm thu nhập kho than

KHSX NM

2 năm

TP. KHSX
Nhà máy

12

Sổ theo dõi nhập kho than

KHSX NM

2 năm

TP. KHSX
Nhà máy

13

Biên bản xác nhận xuất kho than

KHSX NM

2 năm

TP. KHSX
Nhà máy

14

Danh sách vật tư kém phẩm chất

KHSX NM

2 năm

-xử lý

TP. KHSX
Nhà máy

Q 15-01, NBH: 01/09/2009

6. PHỤ LỤC

+ Phiếu giao nhận hàng hoá

B 15-01-01

+ Biên bản nghiệm thu nguyên liệu

B 15-01-02

+ Biên bản tổng hợp nhập kho nguyên liệu

B 15-01-03

+ Sổ theo dõi nhập kho nguyên liệu

B 15-01-04

+ Sổ theo dõi xuất kho nguyên liệu

B 15-01-05

+ Giấy đề nghị cấp vật tư .

B 15-01-06

+ BBNT và nghiệm thu hàng nhập ngoại, vật tư, phụ tùng, hoá chất

B 15-01-07

+ Sổ theo dõi nhập vật tư,phụ tùng

B 15-01-08

+ Sổ theo dõi xuất vật tư, phụ tùng

B 15-01-09

+ Biên bản nghiệm thu nhập kho than

B 15-01-10

+ Biên bản tổng hợp nghiệm thu nhập than

B 15-01-11.

+ Sổ theo dõi nhập kho than

B 15-01-12

+ Biên bản xác nhận xuất kho than

B 15-01-13
13


+ Danh sách vật tư kém phẩm chất - xử lý

B 15-01-14

14


Q 15-01, NBH: 01/09/2009

Một số bất cập, nhược điểm và cải thiện cho quy trình :

STT Bất cập và nhược điểm của quy trình
1

- Mục 4.2 Lưu kho và bảo quản

Cải thiện
- Nên có giải pháp = quy định phân nhóm

Quy định kiểm soát 6 tháng/1 lần trùng khác nhau để đưa ra tiêu chí đánh giá với
với thời gian kiểm kê định kỳ 1 năm 2 thời gian khác nhau. Thủ kho và các bộ
lần của Công ty, tuy nhiên, đối với các phận sử dụng cần có các biểu mẫu quy
nguyên liệu vật tư thiết bị có độ bền định về việc báo cáo đối với từng nhóm
hoặc thời gian sử dụng lớn thì không nguyên liệu, vật tư thiết bị… khi nhận
ảnh hưởng nhiều. Tuy nhiên với đặc thù thấy dấu hiệu suy giảm chất lượng hoặc
sản sản xuất sản phẩm của Công ty thì không còn sử dụng được để Nhà máy
có 1 số nguyên liệu, vật tư áp dụng cho hoặc Công ty có giải pháp kịp thời mà
chu kỳ 6 tháng/lần đánh giá là hơi dài.
2

không cần chờ tới đợt kiểm kê định kỳ

- Công ty hiện đã có quy định về định - Cần rà soát lại chu kỳ trung bình sử
mức tồn kho đối với từng chủng loại dụng hoặc thay thế để đưa ra định mức
nguyên liệu sử dụng đối với từng NM tồn kho từng chủng loại phù hợp với điều
nhưng đối với quy định về định mức kiện SX của từng NM .
tồn kho vật tư phụ tùng … (Những - Khi có định mức tồn kho thì thủ kho là
chủng loại vật tư, thiết bị thường xuyên người kiểm soát lại chính công tác mua
sử dụng và những vật tư hao mòn trong hàng để cảnh báo khi thấy thừa so với
quá trình sản xuất) thì chưa được ban định mức dự trữ.”Just in time”
hành. Do vậy, ảnh hưởng tới quá trình
kiểm soát lượng vật tư, thiết bị tồn kho
(Có thể gây lãng phí trong tồn kho và
sử dụng)

3

- Chưa thấy quy định về thời gian lưu - Cần bổ sung thêm mục này
thẻ kho trong mục “5. Hồ sơ lưu” của

Quy trình.

4

- Hiện chưa có quy định về mã code vật - Cần bổ sung thêm mục này để mã hóa
tư, thiết bị… thống nhất cho cả 2 NM hỗ trợ cho công tác quản lý xuyên suốt
15


trực thuộc để thuận tiện trong công tác giữa các bộ phận : kế toán., bộ phận sử
quản lý kho như nhập kho, đề nghị cấp dụng và kế hoạch sản xuất (kho và cán bộ
và xuất kho sử dụng. tránh tình trạng mua vật tư nhỏ lẻ). Có thể quy định theo
cùng 1 loại vật tư, phụ tùng nhưng có từng nhóm và từng chủng loại chi tiết.
nhiều tên gọi khác nhau dẫn đến nhiều
danh mục cho 1 loại vật tư…

2. Qua môn học quản trị hoạt động này đã đem lại nhiều các ứng dụng trong công tác quản
trị tác nghiệp cho đơn vị, đặc biệt là một Công ty sản xuất kinh doanh sản phẩm thì việc áp
dụng Chiến lược tác nghiệp và Hệ thống sản xuất Lean vào quá trình hoạt động sản xuất và
kinh doanh của Công ty là rất hiệu quả:
* Một số áp dụng cho doanh nghiệp và triển khai.
- Chiến lược tác nghiệp:
+ Hiệu quả, chất lượng, linh hoạt và cải tiến liên tục : Chính sách chất lượng sẽ được
triển khai để mọi người trong công ty thấu hiểu, thực hiện và duy trì. Ban lãnh đạo Công ty
sẽ tiếp thu ý kiến của khách hàng để từ đó cung cấp, khai thác và sử dụng hợp lý mọi nguồn
lức sẵn có, đầu tư chiều sâu đổi mới công nghệ, không ngừng nâng cao trình độ nhằm tạo ra
sản phẩm có chất lượng cao đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng.
- Loại bỏ lãng phí:
+ Sản xuất thừa
+ Sản phẩm hỏng

+ Lưu kho (Cả nguyên liệu, vật tư và thành phẩm).
+ Hiện nay, Công ty có rất nhiều các hợp đồng xuất khẩu vào các thị trường như
Thailand, Irack, Pakistan, Korea. Tuy nhiên, trong năm nay thì tiêu chí về chất lượng sản
phẩm họ yêu cầu cao hơn so với những năm trước đây. Vì vậy, với tỷ lệ SX trước đây của
Công ty thì tỷ lệ xuất khẩu chiếm khoảng 80 - 85% lượng SX (đối với mẫu SX phục vụ
cho các đơn đặt hàng XK) có đủ tiêu chuẩn XK còn lại bán giảm giá trong nước (Do các
mẫu sản phẩm xuất khẩu lại khó tiêu thụ trong thị trường nội địa bởi thị hiếu khác nhau)
xong gần đây tỷ lệ này giảm xuống còn 60-70%. Vì vậy, việc tìm ra các giải pháp về công
nghệ, thiết bị và cải tiến liên tục được Công ty đặc biệt quan tâm với nhiều giải pháp khác
16


nhau nhằm tăng cao tỷ lệ sản phẩm đạt tiêu chuẩn XK. Giảm bợt lượng thừa SP do tỷ lệ dư
lại của SP xuất khẩu cao sẽ làm giảm doanh thu và lợi nhuận của Công ty.
+ Nâng cao công tác quản lý nhằm giảm được các biến động có nguồn gốc từ bên
trong và bên ngoài xuống còn ít nhất cho quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm (Đặc
thù công nghệ SX tác động rất lớn khi có các yếu tố tác động khác như nguyên liệu đầu
vào, kỹ thuật SX…) Tăng tỷ lệ chất lượng A1/(A1+A2) chính là tăng doanh thu và lợi
nhuận cho công ty do chênh lệch giá bán giữa A1 và A2 là 5.000đồng/m2.
+ Giảm thời gian lưu kho, quản lý chất lượng nguyên liệu vật tư và sản phẩm lưu
kho là quan trọng do vậy một số các bất cập, cải thiện quy trình đã được đề cập trong câu 1.
Qua môn học “Quản trị hoạt động” có thể thấy rằng quản trị tác nghiệp có tầm quan
trọng đặc biệt trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Nếu quản trị tốt, ứng dụng các
phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp. Ngược
lại nếu quản trị không tốt sẽ làm cho doanh nghiệp hoạt động sẽ không hiệu quả và dẫn đến
thua lỗ hoặc phá sản. Quản trị hoạt động ngày càng được các nhà quản trị cấp cao quan tâm
hơn bao giờ hết. Sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào sự năng động,
nhạy bén, dám nghĩ, dám làm, dám cải tiến các qui trình tác nghiệp của bộ máy quản trị
theo hướng có hiệu quả kinh tế cao nhất. Một doanh nghiệp sản xuất hiệu quả sẽ là doanh
nghiệp có qui trình tác nghiệp hợp lý, giảm thiểu lãng phí và luôn luôn đảm bảo chất lượng

sản phẩm dù đó là sản phẩm hữu hình hay vô hình. Đó chính là công cụ sắc bén để đưa các
doanh nghiệp phát triển một cách bền vững.

17


18


19


20


21


22


23