qui trình phát hành hợp đồng bảo hiểm nhân thọ công ty bảo việt nhân thọ nghệ an

QUI TRèNH PHT HNH HP NG BO HIM NHN TH CễNG TY
BO VIT NHN TH NGH AN
I. Gii thiu Cụng ty
1. C cu t chc

Ban
Giám
đốc

Phát triển kinh
doanh
Quản lý
đại lý

Quản lý nghiệp vụ
Tổng hợp
Dịch vụ
khách
hàng

Marketin
g

Tài
chính kế
toán
Phát
hành hợp
đồng

Phòng

khu vực
2. S lc Cụng ty:
Cụng ty bo vit nhõn th Ngh an c thnh lp ngy 17 thỏng 4 nm 2000 trờn
c s tỏch ra t phũng bo him nhõn th thuc cụng ty bo him Ngh an. Hin nay
Cụng ty l n v hch toỏn ph thuc, trc thuc Tng cụng ty bo vit nhõn th.
Cụng ty cú tr s chớnh ti thnh ph Vinh, vi sỏu phũng chc nng v ba phũng
phc v khỏch hng khu vc t ti cỏc v trớ trng im trong tnh (Din chõu, Thỏi
ho, ụ lng) vi trờn by mi cỏn b, nhõn viờn v hn mt ngn t vn bo him
nhõn th.
3. Nhim v chớnh ca Cụng ty
Trin khai bỏn cỏc sn phm bo him nhõn th theo hng dn ca Tng cụng ty
Tuyn dng, o to, phỏt trin v qun lý h thng phõn phi (t vn bo him)
Thc hin cỏc hot ng chm súc khỏch hng, duy trỡ hp ng, thu phớ bo him
nh k
4. V th Cụng ty


Công ty hiện đứng trong tốp ba trên sáu mươi công ty bảo hiểm nhân thọ thành viên
của tổng công ty. Trên địa bàn Nghệ an công ty đang chiếm 70 % thị phần bảo hiểm
nhân thọ.
II. Mô tả một qui trình hiện nay của Công ty
Hiện tại công ty có khá nhiều qui trình tác nghiệp, Bài viết này xin được đề cập tới qui
trình phát hành hợp đồng bảo hiểm nhân thọ.
1. Các bước đang thực hiện:
1.1. Phòng phục vụ khách hàng khu vực (tại một số huyện)
Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, kiểm tra và xử lý.
Nếu đã đầy đủ, đúng qui định, nhập thông tin vào máy tính, in phiếu thu cho đại lý và
cập nhật vào sổ sau đó chuyển hồ sơ về Công ty
Nếu có sai sót trả lại đại lý, hướng dẫn đại lý trở lại khách hàng để chỉnh sửa, bổ sung
cho đầy đủ

1.2. Phòng phát hành hợp đồng tại Công ty
- Cập nhật sổ theo dõi nhận hồ sơ yêu cầu bảo hiểm theo từng phòng khu vực
- Đối chiếu kiểm tra và cập nhật giấy yêu cầu bảo hiểm vào hệ thống máy tính tại
công ty
- Chuyển hồ sơ tới nhân viên đánh giá rủi ro
- Thông báo mời khách hàng đi kiểm tra sức khoẻ
- Trường hợp giấy yêu cầu có sai sót, thiếu phí hoặc thiếu giấy tờ tuỳ thân … vào sổ
theo dõi sai sót, in thông báo đề nghị bổ sung và chuyển về các phòng phục vụ khách
hàng khu vực để chuyển lại đại lý
- Trường hợp từ chối bảo hiểm; làm thông báo từ chối chấp nhận bảo hiểm và chuyển
cho các phòng khu vực.
- Trường hợp thừa phí; làm thông báo thừa phí kèm theo thông báo chấp nhận bảo
hiểm gửi khách hàng.
- Trực tiếp kiểm tra sức khoẻ khách hàng tại văn phòng công ty


- Đối với giấy yêu cầu bảo hiểm đủ điều kiện chấp nhận bảo hiểm => ký chấp nhận
bảo hiểm, chuyển cán bộ phát hành in thông báo chấp nhận bảo hiểm, in hoá đơn thu
phí đầu tiên, các phụ lục hợp đồng … trình lãnh đạo Công ty ký
- Chuyển giao nhiệm vụ thu phí bảo hiểm định kỳ cho chuyên thu
Lưu ý: Trong quá trình đánh giá rủi ro, chấp nhận bảo hiểm, nếu thấy hành vi khách
hàng trục lợi bảo hiểm, tư vấn vi phạm qui trình khai thác => báo cáo lãnh đạo, yêu
cầu phòng khu vực xác minh, đề xuất phòng kinh doanh xử lý.
- Hoàn thiện bộ hợp đồng bảo hiểm (gồm điều khoản, phụ lục hợp đồng, bản sao giấy
yêu cầu …) phân loại, vào sổ giao nhận theo từng phòng khu vực
- Chuyển bộ hợp đồng hoàn chỉnh về các phòng khu vực
- Hoàn chỉnh bộ hợp đồng lưu kho (giấy yêu cầu bảo hiểm gốc, báo cáo đại lý, biên lai
thu phí bảo hiểm tạm thời…) chuyển giao cho phòng dịch vụ khách hàng
- Chuyển bảng kê cùng hoá đơn thu phí bảo hiểm đầu tiên về phòng kế toán tài chính
để kết chuyển doanh thu phí đầu tiên.

- Sau khi phòng tài chính kế toán kết chuyển xong doanh thu phí đầu tiên, phòng phát
hành hợp đồng đối chiếu doanh thu phí bảo hiểm đầu tiên và công nợ của khách hàng
theo từng khu vực.
1.3. Phòng phục vụ khách hàng khu vực (tại một số huyện)
- Phân chia hợp đồng, vào sổ và giao cho nhóm tư vấn.
- Đôn đốc bàn giao hợp đồng cho khách hàng và chuyên thu
- Nhận thông báo chuyển giao hợp đồng (có ký xác nhận của chuyên thu) và chuyển
phòng phát hành hợp đồng)
- Phát quà khuyến mãi, thẻ BV – card theo thông báo hướng dẫn của công ty
2. Một số bất cập trong quản lý
Qui trình trên có một điểm bất cập:
- Hồ sơ yêu cầu bảo hiểm do đại lý mang về phòng khu vực được nhân viên nhập vào
máy nhưng với công nghệ hiện nay máy tính tại khu vực không kết nối và đổ thẳng dữ
liệu vào máy chủ Công ty nên khi hồ sơ về tới công ty, phòng phát hành hợp đồng vẫn
phải nhập lại gây tốn kém chi phí, lao động, và thời gian.


- Nhân viên phòng khu vực không đủ năng lực trình độ và các điều kiện khác nên chỉ
có thể kiểm tra sơ bộ hồ sơ yêu cầu bảo hiểm rồi sau đó chuyển về phòng phát hành
hợp đồng để đánh giá rủi ro, vì thế tỷ lệ hồ sơ bị trả lại còn cao gây lãng phí và kéo dài
thời gian phát hành hợp đồng
3. Cải thiện qui trình.
- Hiện tại công ty đang điều chỉnh lại qui trình theo hướng rút nhân viên tại phòng khu
vực, hồ sơ yêu cầu bảo hiểm sẽ được đại lý chuyển thẳng về phòng phát hành hợp
đồng và như vậy sẽ không còn việc nhập hồ sơ hai lần như trước, tiết kiệm chi phí,
lao động. Đồng thời nếu hồ sơ nào không đảm bảo yêu cầu (sai, sót…) sẽ được trả
thẳng trực tiếp đại lý mà không thông qua nhân viên khu vực, giảm đáng kể về thời
gian.
III. Liên hệ các vấn đề của môn học vào hoạt động của Công ty
1. Những vấn đề có thể áp dụng

Bảo Việt là doanh nghiệp được thành lập cách đây trên bốn mươi năm, nhiều năm hoạt
động trong chế độ bao cấp, sau năm 1987 tuy cơ chế có thay đổi nhưng sự cạnh tranh
chưa có; cạnh tranh chỉ thực sự bắt đầu từ năm 1999 tới nay vì thế trong nội bộ vẫn
còn tồn tại phong cách làm việc và tư duy cũ. Qua môn học này cá nhân tôi thấy có
nhiều vấn đề có thể áp dụng tại đơn vị:
- Những vấn đề về tổ chức, quản lý hoạt động, nâng cao năng suất lao động và nâng
cao hiệu quả kinh doanh
- Những vấn đề về định hướng chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trước mắt và
lâu dài theo cách làm của các tập đoàn lớn trên thế giới (Sony, Boeing, Volvo…)
- Vấn đề áp dụng hệ thống sản xuất Lean
- Vấn đề quản trị chất lượng theo các chuẩn mực quốc tế (ISO, TQM…)
2. Ap dụng vào hoạt động gì
Thời gian qua công ty đang gặp một số vấn đề trong bảy lãng phí theo Ohno: Thao tác
thừa trong các qui trình nghiệp vụ, Đợi chờ trong quá trình tác nghiệp, Lưu kho hàng
hoá, ấn phẩm. Vì thế công việc cần phải làm đó là giảm tối đa lãng phí, Bố trí lao
động hợp lý giảm chi phí, để nâng cao năng suất lao động, tăng tỷ suất lợi nhuận.


3. Ap dụng như thế nào
- Tiến hành cải tiến các qui trình tác nghiệp cắt bỏ những công đoạn không còn phù
hợp
- Sắp xếp lại lực lượng lao động và các phòng ban, từ chỗ trước đây là bảy phòng đến
nay còn bốn phòng (nhập quản lý đại lý với marketing, phát hành hợp đồng với dịch
vụ khách hàng, bỏ phòng khu vực) chuyển một số lao động gián tiếp sang bán hàng
trực tiếp.
- Tính toán lại nhu cầu, giảm tối đa các vật tư vật phẩm … dự trữ phục vụ cho hoạt
động tránh tồn đọng nhiều gây lãng phí về tài chính.
- Thắt chặt chi tiêu, cắt bỏ những chi tiêu không cần thiết để giảm chi phí.
Và còn một số vấn đề nữa mà bản thân tôi đang tiếp tục suy nghĩ; tôi nghĩ rằng với
những gì học được qua môn học này bản thân sẽ có những ý kiến tham mưu tốt cho

lãnh đạo trong việc tổ chức quản lý hoạt động của Công ty để Công ty hoạt động ngày
càng hiệu quả hơn.
Người thực hiện
Nguyễn Quang Thanh