PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỢP
ĐỒNG BẢO HIỂM
3.1. Tìm hiểu chung về nghiệp vụ và sản phẩm bảo hiểm
3.1.1. Quy trình khai thác hợp đồng bảo hiểm của nghiệp vụ viên (Cán bộ
khai thác)
Nội dung các bước khai thác
a > Tiếp thị, nhận YCBH từ khách hàng
Cán bộ khai thác có nhiệm vụ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, gửi
hoặc trao đổi các thông tin về các sản phẩm của BHDK nhằm giới thiệu các
nghiệp vụ bảo hiểm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Kịp thời nắm bắt
những thay đổi và biến động trong hoạt động kinh doanh của khách hàng để tư
vấn, giới thiệu sản phẩm bảo hiểm hoặc có thay đổi phù hợp.
Cán bộ khai thác chủ động khai thác nguồn tin từ khách hàng (hoặc qua các
cơ quan quản lý, đại lý, cộng tác viên, môi giới, cơ quan thông tin đại chúng)
thông báo các vấn đề liên quan đến tài sản, hàng hoá cần được bảo hiểm.
Xử lý ban đầu khi cán bộ khai thác nhận được thông tin từ khách hàng: Tìm
hiểu thêm các thông tin về nguồn vốn, khả năng tài chính, khả năng tham gia
bảo hiểm của khách hàng… và có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng khai chi
tiết các thông tin cần thiết theo đúng mẫu: Bản câu hỏi đánh gía rủi ro.
BHDK sẽ cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm, bản câu hỏi đánh giá ruủi ro và
các tài liệu khác theo yêu cầu của khách hàng.
Khuyến cáo với khách hàng: Hợp đồng bảo hiểm sẽ không có gía trị nếu
khách hàng cung cấp hoặc kê khai sai hoặc không khai báo những chi tiết quan
trọng có liên quan đến tài sản, hàng hoá yêu cầu bảo hiểm.
b> Đánh giá rủi ro
Thông qua các số liệu thống kê và thực tiễn hoạt động của khách hàng, cán
bộ khai thác tham mưu cho lãnh đạo về chính sách khách hàng, về công tác
quản lý rủi ro và khả năng triển khai dịch vụ. Kết hợp với bộ phận bồi thường
để tính được hiệu quả bảo hiểm đối với từng khách hàng, theo từng năm nghiệp
kịp thời, đề xuất ý kiến điều chỉnh tỷ lệ phí và các điều kiện, điều khoản bảo
hiểm cho thích hợp.

Căn cứ vào thông tin được cung cấp, cán bộ khai thác tự khai thác tự đánh
giá rủi roc ho khách hàng. Sử dụng bản đánh giá rủi ro theo mẫu.
Cán bộ khai thác hoặc giám định viên đánh giá rủi ro trên cơ sở tiếp xúc
trực tiếp với đối tượng bảo hiểm và các thông tin được cung cấp.
Những trường hợp đặc biệt (yêu cầu kĩ thuật chuyên môn cao, khả năng rủi
ro cao, giá trị bảo hiểm lớn) cần có giám định viên đánh rủi ro của cơ quan
chuyên môn khác hoặc của cơ quan chuyên môn khác hoặc tổ chức giám định
nước ngoài.
c> Tiến hành đàm phán, chào phí
Xử lý trong phân cấp
Trên cơ sở các thông tin khách hàng cung cấp, báo cáo đánh giá ruủi ro, các
số liệu thống kê và các chính sách khách hàng của Công ty, P.KD/CN/VPĐD
xác định tỷ lệ phí bảo hiểm phù hợp với đối tượng bảo hiểm và các quy định của
Công ty.
Xử lý trên phân cấp
Trường hợp dịch vụ lớn, vượt quá trách nhiệm được phân cấp theo nghiệp
vụ đối với CN/VPĐD, CN/VPĐD phải có công văn thông báo về trụ sở chính
của Công ty xin ý kiến chỉ đạo. Nội dung của Công văn do lãnh đạo chi nhánh
kí gồm những điểm chính về: số liệu khách hàng, ý kiến phân tích, đề xuất
hướng giải quyết nhằm đáp ứng không chỉ nhu cầu của khách hàng mà còn đảm
bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả của Công ty.
Phòng KD/CN chuyển hò sơ khai thác và công văn với nội dung trên về
phòng NVKD của Công ty để xem xét và quyết định phí, điều kiện bảo hiểm.
Trong trường hợp này, các bước sẽ được tiến hành theo trình tự (I), (II), (III) sơ
đồ hướng dẫn khai thác.
Một số trường hợp cần phải mời thầu để thu xếp được phí, việc lập hồ sơ
mời thầu, xét thầu, lập hồ sơ tham dự thầu tuan thủ theo Quy trình lập hồ sơ mời
thầu và xét thầu và quy trình lập hồ sơ tham dự thầu.
Phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã chào cho khách hàng nhưng chưa
được chấp nhận, tuỳ từng trường hợp, lãnh đạo P.KD/CN hoặc lãnh đạo Công ty

sẽ có cuộc gặp gỡ để trao đổi và tính toán lại phương án chào phí.Trong quá
trình đàm phán, các yếu tố liên quan tới những quy tắc bảo hiểm, điều kiện, điều
khoản, phí bảo hiểm, hồ sơ số lliệu về khách hàng, chính sách khách hàng và
phí của các nhà tái bảo hiểm hàng đầu sẽ được lãnh đạo Công ty xem xét để giải
quyết định mức phí phù hợp, đáp ứng được nhu cầu bảo hiểm của khách hàng
và chính sách phát triển kinh doanh của Công ty.
d> Chuẩn bị Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm (nếu có)
Sau khi nhận được thông báo đồng ý tham gia bảo hiểm của khách hàng,
CB khai thác chuẩn bị Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm.
Lấy số Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm
Trước khi cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm, phải tiến hành lấy số Đơn/
Hợp đồng/ GCN bảo hiểm theo quy định Mã đơn bảo hiểm QĐ.03. Số Đơn/
Hợp đồng/ GCN bảo hiểm phải được ghi vào sổ cập nhật chi tiết bảo hiểm của
Công ty/ CN/ VPĐD.
Cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm
Tiến hành cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm dựa trên những thông tin
đã được cung cấp, áp dụng chung cho nghiệp vụ như sau:
• Kiểm tra các thông tin, chứng từ, GYC bảo hiểm, phê duyệt của lãnh đạo
Công ty (nếu có).
• Cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm theo mẫu
• Tính phí bảo hiểm, thông báo thu phí, sửa đổi bổ sung và/hoặc huỷ đơn
bảo hiểm.
Chú ý khi cấp Đơn theo Hợp đồng bảo hiểm bao/Hợp đồng bảo hiểm
nguyên tắc:
Phí của Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc có thể xem xét giảm so với
đơn bảo hiểm cấp lẻ, do rủi ro được phân tán tốt hơn.
Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc được lấy số và theo dõi riêng. Sauk
hi dự thảo hợp đồng cần lấy ý kiến khách hàng trước khi trình lãnh đạo ký. Nếu
không có yêu cầu gì đặc biệt, Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc được lập
thành 4 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Sau khi ký kết, Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc được phát hành và
có hiệu lực. Trên cơ sở hiệu lực của hợp đồng này, từng chuyến hàng sẽ được
cấp Đơn bảo hiểm/ GCN bảo hiểm theo thông báo hoặc yêu cầu của khách
hàng.
e> Ký duyệt Đơn/ Hợp đồng / GCN bảo hiểm
Trình lãnh đạo P.KD/CN ký Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm. Đối với các
trường hợp dịch vụ bảo hiểm trên phân cấp, BGĐ ký đơn, P.KD/CN phải
chuyển dự thảo Đơn/ Hợp đồng đến P. NVKD và/hoặc P.KH, P. TBH, KT có ý
kiến trước khi BGĐ ký.
f> Đóng dấu, chuyển Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm, lưu hồ sơ
• Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm được văn thư đóng dấu chuyển cho
khách hàng.
• Lưu tại P.KD/ CN/ VPĐD 01 bản gốc: Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm
và các tài liệu có liên quan phải được đính kèm nhau và được lưu trong
các cặp tài liệu theo thứ tự thời gian và theo năm nghiệp vụ.
• Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm được luân chuyển như sau:
Chuyển 01 bản copy cho P.TC-KT/bộ phận KT để theo dõi việc thanh
toán phí bảo hiểm, thanh toán hoa hồng bảo hiểm và làm cơ sở xét giải quyết
bồi thường nếu có phát sinh, 01 bản copy cho phòng kế hoạch/ bộ phận thống
kê để phục vụ cho công tác báo cáo thống kê nghiệp vụ, công tác tính toán hiệu
quả kinh tế và phương án giữ lại. 01 bản copy cho phòng TBH để thu xếp tái
bảo hiểm, 01 bản copy cho phòng NVKD để phục vụ công tác quản lý.
Chuyển cho khách hàng 02 bản gốc.
g> Quản lý Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm
• Lưu sổ thống kê: Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm phải được vào sổ
thống kê cửa Phòng KD/CN và sổ thống kê của Công ty.
Theo dõi việc thu phí, thanh toán hoa hồng: thời hạn thu phí bảo hiểm
được quy định trong hợp đồng bảo hiểm/ thông báo thu phí bảo hiểm.
• Nếu CB khai thác thu phí bằng tiền mặt thì phải nộp tiền vào quỹ trong
vòng 24h sau khi thu. Hết thời hạn thoả thuận mà khách hàng vẫn chưa

nộp phí bảo hiểm thì cần đôn đốc khách hàng nộp phí (qua điện thoại,
fax, điện tín, công văn). Qúa thời hạn thu phí bảo hiểm 01 tháng mà
khách hàng vẫn chưa nộp, cần báo cáo lãnh đạo Công ty, Phòng/ bộ phận
TCKT để có biện pháp giải quyết.
• Giải quyết các yêu cầu phát sinh của khách hàng liên quan đến đơn/ quy
tắc/ điều kiện/ điều khoản bảo hiểm đã cấp: trong quá trình thực hiện hợp
đồng nếu có bất cứ thay đổi nào từ phía Công ty hoặc khách hàng thì cán
bộ khai thác có trách nhiệm trao đổi với khách hàng, lập thành văn bản
nội dung thay đổi, báo cáo lãnh đạo và thông báo tới các bộ phận liên
quan. Các thay đổi có ảnh hưởng đến rủi ro được bảo hiểm cần trao đổi
với phòng TBH trước khi chấp nhận bảo hiểm, nếu cần sẽ phải tính thêm
phí. Bản sửa đổi bổ xung cho các thay đổi này được lưu cùng các tài liệu
đã có.
Theo dõi tái tục.
• Đối với các dự án lớn Công ty quản lý, khi kết thúc thời hạn bảo hiểm
phải có báo cáo tổng kết về các dịch vụ bảo hiểm.
3.1.2. Mô tả thuộc tính, đối tượng các dịch vụ của BHDKVN (gọi
chung là Công ty)
3.1.2.1. Mô tả Hợp đồng bảo hiểm và dịch vụ bảo hiểm của BHDKVN
Một hợp đồng bảo hiểm của Công ty chỉ chứa một loại hình dịch vụ bảo
hiểm. Dịch vụ của Công ty được mô tả theo các thuộc tính sau:
• Loại hình dịch vụ: Bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm tàu, bảo hiểm xe cơ
giói…
• Mã hiệu dịch vụ:…
• Thời hạn bảo hiểm: 1chuyến (vài ngày đến 01 tháng), 01 năm…
• Số tiền bảo hiểm: là mức trách nhiệm mà khách hàng muốn bảo hiểm cho
sản phẩm (dịch vụ) của mình.
• Phí bảo hiểm:là khoản tiền mà khách hàng phải đóng theo một thời hạn
nhất định phụ thuộc vào tỷ lệ phí.
Thời hạn đóng phí:

+ Đóng một lần duy nhất
+ Đóng theo chu kì: tháng, quý…
Phương thức đóng phí:
+ Tiền mặt
+ Chuyển khoản
Tỷ lệ phí phụ thuộc vào:
+ Loại dịch vụ mà khách hàng yêu cầu bảo hiểm.
+ Tỷ lệ phí mà khách hàng chấp nhận được.
+ Bảo hiểm lần đầu hay tái bảo hiểm.
• Tổ chức (khách hàng) tham gia đóng bảo hiểm.
• Thanh toán bảo hiểm: Chỉ thanh toán khi có sự kiện bảo hiểm xảy ra.
3.1.2.2. Mô tả biểu phí
Biểu phí của BHDKVN được mô tả theo các thuộc tính dưới đây
• Loại hình bảo hiểm: Bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm xe, bảo hiểm tàu…
• Tần xuất đóng bảo hiểm: Một lần hay định kỳ
• Theo thời gian bảo hiểm:
+ Đến 03 tháng: 30% phí cả năm
+ Trên 03 tháng đến 06 tháng: 60% phí cả năm
+ Trên 06 tháng đến 09 tháng: 90% phí cả năm
+ Trên 09 tháng: 100% phí cả năm
Tỷ lệ phí = phí * % tỷ lệ
1.3.2.3. Tỷ lệ hoa hồng chi trả trực tiếp cho cán bộ khai thác
Loại nghiệp vụ bảo hiểm Mức chi phí tối đa
được hưởng
1. Bảo hiểm con người, thiệt hai KD, BH TNDS chủ
xe máy
5%
2. Bảo hiểm tài sản và thiệt hại, BHXDLĐ, BH xe cơ
giới, BH cháy nổ, BH tín dụng và rủi ro tài chính, BH
trách nhiệm chung

11%
3. Các loại BH khác còn lại 14%
Tỷ lệ này do công ty quy định, mục đích của bảng tỷ lệ này là dùng để tính
hoa hồng cho các cán bộ khai thác dựa vào Hợp đồng bảo hiểm mà họ đang
theo dõi.
Mỗi hợp đồng bảo hiểm mà cán bộ khai thác theo dõi khi đến kỳ thu phí
thì cán bộ sẽ thu phí của hợp đồng. Sau đó dựa vào số phí đã thu đó để tính hoa
hồng của hợp đồng đó theo công thức;
Số hoa hồng = Số phí * Tỷ lệ hoa hồng
Đặc điểm của bảng tỷ lệ hoa hồng chi trả trực tiếp phụ thuộc vào:
• Loại ngghiệp vụ bảo hiểm
• Tần suất đóng bảo hiểm
• Năm hợp đồng thứ mấy
3.2. Xây dựng hệ thống quản lý hợp đồng bảo hiểm tại chi nhánh BHDK-
KV Tây Bắc
3.2.1. Khảo sát và phân tích
3.2.1.1. Thực trạng và các vấn đề xem xét
Qua nghiên cứu nghiệp vụ, hợp đồng bảo hiểm chứa rất nhiều thuộc tính
về sản phẩm bảo hiểm và khách hàng. Việc quản lý các dữ liệu của hợp đồng là
rất phức tạp.
Từ trước đến nay việc quản lý hợp đồng bảo hiểm tại chi nhánh BHDK-
KV Tây Bắc được tiến hành một cách thủ công ở tất cả các khâu, do vậy còn tồn
tại rất nhiều vấn đề, đó là:
• Do việc lưu trữ hợp đồng một cách thủ công nên không có cách nào
nhanh chóng để lọc được các hợp đồng đến ngày thu phí.
• Việc quản lý tình hình hợp đồng đến ngày đáo hạn cũng rất khó khăn.
• Việc tính hoa hồng, tính phí được diễn thủ công nên tốn nhiều thời gian.
Đồng thời đến cuối tháng muốn lập báo cáo tổng hợp về số hoa hồng, số
phí đã tính trong tháng thì phải mất thời gian tập hợp số liệu của các cán
bộ riêng lẻ.

• Việc quản lý thủ công thì gây khó khăn trong việc lọc các hợp đồng cần
thu phí để có kế hoạch thu phí phù hợp.
• Quản lý thông tin về các khách hàng tham gia bảo hiểm cũng rất khó
khăn. Do vậy không có biện pháp nào để chăm sóc khách hàng kịp thời.
Đồng thời có thể dựa vào khách hàng để tìm kiếm thêm các hợp đồng
bảo hiểm khác.
• Thông tin mới nhất về các dịch vụ (sản phẩm) của BHDK được cập nhật
chậm. Lý do là việc cung cấp thông tin giữa BHDK với các đại lý chỉ
được thực hiện bằng văn bản.
• Các báo cáo của chi nhánh gửi về tổng công ty rất chậm. Hơn nữa tại
tổng công ty không biết được tình hình khai thác hợp đồng tại các chi
nhánh ra sao. Thông tin cụ thể về các hợp đồng của các chi nhánh cũng
không biết. Do vậy ảnh hưởng đến các quyết định kịp thời nhằm phát
triển hệ thống quản lý hợp đồng .
3.2.1.2. Những yêu cầu đặt ra cho bài toán quản lý hợp đồng
Để có thể quản lý chặt chẽ các Hợp đồng bảo hiểm tại chi nhánh BHKD-
KV Tây Bắc cũng như các đại lý trung gian, yêu cầu đặt ra đối với phần mềm
tương lai phải có tối thiểu những chức năng sau:
• Có đủ các tiêu chí liên quan đến tình hình hợp đồng như: Mã khách hàng,
tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, mã cán bộ khai thác, loại hợp đồng,
định kì nộp phí, phí bảo hiểm, hoa hồng cho từng hợp đồng.
• Thể hiện được danh sách hợp đồng theo ngày/tháng, theo loại sản phẩm,
theo từng cán bộ khai thác.
• Khi cần có thể chiết xuất thông tin theo yêu cầu từ cơ sở dữ liệu có sẵn.
• Số liệu ở các bảng có thể kết hợp với nhau. Ví dụ khi đang ở form hợp
đồng, ta có thể nhấp dúp vào trường khách ở trên text box để biết thông
tin chi tiết về khách hàng: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện
thoại, mã số thuế… Có thể cập nhật thông tin hàng tháng về tình hình hoa
hồng, và doanh thu phí.
• Trong bảng thống kê chi tiết về hợp đồng có thể cộng tổng theo cán bộ

khai thác, theo loại hợp đồng, theo định kỳ đóng phí…
3.2.2. Phân tích hệ thống quản lý hợp đồng Bảo hiểm tại BHDK-chi nhánh
KV Tây Bắc
3.2.2.1. Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) hệ thống
thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức
động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ bằng các sơ
đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
- Xử lý
Tin học
hoá hoàn toàn
Giao tác
người - máy
Thủ công
- Kho lưu trữ dữ liệu
- Dòng thông tin

Tin học hoá
Thủ công