Giáo trình microsoft powerpoint

Chương
1

G
G
I
I
Ớ
Ớ
I
I


T
T
H
H
I
I
Ệ
Ệ
U
U


M
M
I
I

C
C
R
R
O
O
S
S
O
O
F
F
T
T


P
P
O
O
W
W
E
E
R
R
P
P
O
O

I
I
N
N
T
T
3) Giới thiệu cửa sổ giao diện người sử dụng) :

Thanh tiêu đề, thanh menu, thanh công cụ tương tự ư


I. GIỚI THIỆU:
Là bộ phần mềm nằm trong bộ công cụ Microsoft Office, được sử dụng để
minh hoạ cho các công cụ thuyết trình, đặc biệt có hiệu quả mạnh về đồ hoạ và tạo
các hiệu ứng. Sử dụng PowerPoint ta có thể tạo và hiển thị các bộ Slide, chúng sẽ kết
hợp văn bản với hình vẽ, bức ảnh, âm thanh, đoạn phim thậm chí với các hiệu ứng
đặc biệt sinh động. Sau đó có thể trình bày trực tiếp trên máy tính có màn hình lớn
hoặc chuyển nội dung vào các Slide 35 mm, vào các bản phim đèn chiếu, in thành
các ấn phẩm để giới thiệu trên Web theo dạng điện tử hay tương tác. Ngoài ra ta có
thể trộn các nội dung các văn bản trong Word, bảng tính trong Excel, hình ảnh trong
ClipArt thành các hình ảnh và văn bản trong PowerPoint. Giao diện của Powerpoint
tương tự các công cụ khác trong bộ Microsoft Offce như Word, Excel...
II. KHỞI ĐỘNG POWERPOINT:
1) Khởi động:
Vào Start / Program / Microsoft PowerPoint hoặc click vào biểu tượng PowerPoint ở
thanh công cụ Office. hay trên màn hình chính.
2) Thoát: Vào Menu–File/Exit hoặc Click vào nút Close hoặc nhấn Alt-F4
Vùng làm
việc
Khung Task

Chọn các chế độ hiển
thị trình diễn ở
đây
Cửa sổ Slide
Pi
- nh
worrd
Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint


Nhắp vào dấu chéo (X) để đóng Getting Started cho môi trường thoáng hơn.
- Khung Task chứa các nối kết đến các công việc chung, Tuy nhiên nếu bạn chưa
rành lắm về Powerpoint và để giải phóng màn hình nếu chưa cần đến nó thì có thể
che đi bằng cách nhấn Ctrl – F1 ( hay đóng như trên ), nếu muốn hiện lại thì nhấn
Ctrl – F1 lần nữa, nếu muốn mỗi lần khởi động Powerpoint không xuất hiện khung
Task ta thực hiện như sau : Tools – Option, chọn thẻ View, xoá dấu kiểm ở mục
Startup Task Pane
4) Các chế độ hiển thị:
Normal
Slide sortor
Slide
Show

- Normal: Là chế độ hiển thị mặc định, để xem một slide khác ta nhắp chọn slide
trong cửa sổ slides Preview
- Slide Sorter: Để xem tất cả các slide
- Slide Show: Hiển thị các slide trong phiên trình bày từ slide hiện tại đến hết, , nếu
nhấn F5 thì trình bày từ slide đầu tiên, các slide hiển thị trong chế độ toàn màn hình,
nhấn Enter để tiến tới từng slide, nhấn Esc để thoát.

2
Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint


Chương
2

T
T
Ạ
Ạ

O
O


M
M
Ộ
Ộ
T
T


T
T
R
R
Ì
Ì
N
N
H
H


D
D
I
I
Ễ
Ễ

N
N


M
M
Ớ
Ớ
I
I


Powerpoint cung cấp nhiều cách khác nhau để tạo các phiên trình diễn
slide, ta có thể xây dựng một phiên trình diễn từ đầu bằng cách bổ sung văn bản và
các phần tử slide khác vào các slide trống, hay có thể nhờ winzard Autocontent trợ
giúp. Nhờ vận dụng các tập mẫu được định dạng sẵn, ta chỉ cần bổ sung văn bản để
tạo một phiên trình diễn nhanh chóng.
I. TẠO MỘT PHIÊN TRÌNH DIỄN TRỐNG :
Nhắp vào nút New trên thanh công cụ chuẩn, hay vào File – New để tạo một phiên
trình diễn trống hay cũng có thể nhắp nối kết Blank Presentation trên khung New
Presentation, nếu đã đóng khung task ta thấy màn hình như sau :

Kiểu xem Slide
Nhắp vào đây
chọnKiểu xem
outline
Ta thấy hầu hết các giao diện và cách định dạng của các chương trình trong bộ
Microsoft Office có tính kế thừa và tương tự như nhau, do đó các thao tác mở tệp
trình diễn đã lưu trên đĩa, ghi tệp trình diễn lên đĩa tương tự như Word.
Ở đây chỉ khác nội dung của các văn bản được thể hiện trong các Text Box,

do đó muốn đưa văn bản vào ta phải thông qua các TexBox, cách đưa TexBox vào
và xử lý chúng tương tự như ở Word. Đối với văn bản đưa vào các TexBox ta có thể
gõ trực tiếp vào hay Copy từ Word rồi dán vào hay Insert – Slide From Outline, sau
đó chọn file Word nhấn Insert, dùng chế độ Normal để điều chỉnh nội dung.

Muốn bổ sung hộp văn bản mới :
Nhắp nút TexBox trên thanh công cụ Drawing
Nhắp và kéo chuột trên Slide nơi muốn đặt hộp văn bản cho đến khi có kích cỡ
mong muốn


3
Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint


Nhập văn bản mới vào hộp văn bản.
II. TẠO MỘT TRÌNH DIỄN NHỜ AUTO WINZARD CONTENT
- Trong khung Task ( Mở nhanh nhấn Ctrl – F1 ), nhắp nút Other Task Panel ( Mũi
tên xuống trong góc trên bên phải của khung, rồi chọn New Presentation, hay chọn
Create a new Presentation
- Chọn From Auto Content Winzard, nhắp Next để tiếp tục
- Nhắp chọn một phạm trù PowerPoint liệt kê các phiên trình
bày kết hợp với phạm trù mà ta đã chọn, chọn một phạm trù
nhắp Next để tiếp tục
- Chọn Next để chuyển qua bước kế, Back để quay lại bước
trước, Cancel để huỷ bỏ công việc đã làm, Finish để hoàn
tất.
Nút Other
Task Panel
Sau đây là các bước cụ thể:

- Chọn kiểu trình diễn sắp tạo được gợi ý với các chủ đề được liệt kê. Ví dụ: Để xem
danh sách các trình diễn về công việc, nhấn nút corporate.
- Hộp thoại kế ấn định cho trình diễn sẽ được tạo, có thể chọn một trình diễn thông
thường hoặc chạy trên Web hoặc đen trắng hoặc Slide 35 mm.
- Hộp thoại kế yêu cầu nhập các dữ liệu sẽ được hiển thị trên Slide mở hay Slide tiêu
đề.
- Nhấn nút Finish sẽ tạo ra một bộ cơ bản các Slide được xây dựng thông qua các lựa
chọn, lúc này ta có thể bổ sung văn bản, hình ảnh đồ hoạ... để tạo thành một trình
diễn của riêng bạn.
Mỗi Slide tạo bằng Winzard AutoContent bao gồm văn bản giữ chỗ, bạn có thể thay
văn bản này bằng văn bản riêng của bạn.
III. TẠO MỘT TRÌNH DIỄN BẰNG TẬP THIẾT KẾ MẪU
- Trong khung Task ( Mở nhanh nhấn Ctrl – F1 ), nhắp nút Other Task Panel ( Mũi
tên xuống trong góc trên bên phải của khung, rồi chọn New Presentation, hay chọn
Create a new Presentation
- Chọn From Design Template, Hay chọn Design trên thanh công cụ
- Chọn một thiết kế muốn áp dụng
Lưu ý : Để tạo một trình diễn, nếu không quá cầu kỳ về thiết kế, bạn có
thể dùng Winzard AutoContent hay tập mẫu Template và sau đó điều
chỉnh để thiết kế cho phù hợp với công việc






4
Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint

Chương
3

X
X
Â
Â
Y
Y


D
D
Ự
Ự
N
N
G
G


V
V
À
À


Đ
Đ
Ị

Ị
N
N
H
H


D
D
Ạ
Ạ
N
N
G
G


C
C
Á
Á
C
C


S
S
L
L
I

I
D
D
E
E


I. XÂY DỰNG CÁC SLIDE:
1.1 Thêm một Slide :
- Insert – New Slide hay nhắp phím phải chuột chọn New Slide, một Slide mới sẽ
được chèn vào sau Slide hiện hành
1.2 Di chuyển đến các Slide
Muốn di chuyển đến Slide nào đó ta nhắp chọn Slide tại của sổ Slide Preview
1.3. Xoá một Slide :
Chọn Slide nhấn Delete
1.4. Thay đổi thứ tự các Slide
Chọn Slide trong của sổ Slide Preview hay trong chế độ Slide Sorter, sau đó rê để di
chuyển đến vị trí mới, hay có thể dùng chức năng Cut ( cắt ), rồi Past ( dán vào vị trí
mới)
1.5. Nhân Slide
Trong một số trường hợp một Slide đã thiết kế chuẩn, các Slide tiếp cũng tương tự,
thì ta chỉ việc nhân Slide đó rồi điều chỉnh lại cho phù hợp
Chọn Slide trong của sổ Slide Preview hay trong chế độ Slide Sorter, Nhấn Ctrl – D
( Insert – Duplicate Slide ), nó sẽ sao ra một Slide y hệt và nằm phía sau Slide hiện
hành
2. ĐỊNH DẠNG SLIDE :
2.1 Định dạng văn bản :
Văn bản được đưa vào Slide thông qua các TexBox, Muốn di chuyển TextBox, ta
nhắp chọn TexBox, dùng các phìm mũi tên để di chuyển, Nếu muốn di chuyển mịn (
Chậm) thì ta kết hợp nhấn phím Ctrl với các phím mũi tên, các thao tác khác như với

Word.
Chọn văn bản:
Quét chọn phần văn bản hoặc Nhấn giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên hoặc
Home, End, sau đó chỉnh sửa lại kiểu chữ hay cỡ chữ.
Các thao tác sửa đổi văn bản:
- Để chèn thêm văn bản: Đưa trỏ vào vị trí cần chèn và gõ thêm văn bản cần chèn.
- Xoá khối văn bản: Chọn khối cần xoá rồi nhấn phím Delete.
- Sao chép khối:
Chọn khối cần sao chép.
Nhấn Ctrl - C hoặc Menu – Edit / Copy hoặc Click vào
.

Chuyễn trỏ đến vị trí muốn sao chép đến.


5
Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint


Nhấn Crtl-V hoặc Menu – Edit / Paste hoặc click vào
.

- Di chuyễn khối (cắt-dán):
Chọn khối cần cắt hoặc di chuyễn.
Nhấn Ctrl - X hoặc Menu – Edit / Cut hoặc Click vào

Chuyễn trỏ đến vị trí muốn di chuyễn đến.
Nhấn Crtl - V hoặc Menu - Edit / Paste hoặc click vào

2.2 Thay đổi màu sắc cho các thành phần trên Slide

Thay đổi màu chữ và màu nền cho TextBox
- Thay đổi màu chữ cho văn bản ta chọn đoạn văn bản, vào Format – Font – Color,
hay chọn nút Font color trên thanh công cụ
- Thay đổi màu nền cho TextBox : Chọn TextBox, Chọn Fill Color trên thanh công
cụ.
2.3 Thay đổi nền cho các Slide
Vào menu – Format / Background và làm việc với hộp thoại:


Nhắp chuột vào đây
để chọn các hiệu ứng
màu đặc biệt
Nhắp chuột để
xuất hiện bảng
màu
phía dưới
Nhắp chuột vào đây
để chọn một màu
khác trong bảng màu
Để ấn định cho
Slide hiện hành
Để ấn định cho
tất cả Slide
2.4. Thay đổi mẫu nền theo mẫu có sẵn của PowerPoint:
Chọn Slide muốn áp dụng một thiết kế mới
Từ khung Task, nhắp nút Nút Other Task Panel chọn Slide Design hay nhắp nút
Design trên thanh công cụ
Rà trỏ chuột lên thiết kế muốn áp dụng để hiển thị mũi tên thả xuống

Nhắp chuột để hiển thị

menu thả xuống sau :
áp dụng cho tất cả các
Slide
áp dụng cho Slide hiện
thành



6
Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint



Nếu pha trộn nhiều thiết kế trong một phiên trình bày có thể gây rối, khiến
người xem bực mình. Do đó nếu không thật sự cần thiết thì chỉ nên bám sát
một mẫu thiết kế suốt phiên trình bày.

3. ĐƯA MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO SLIDE:
3.1 Tạo chú giải trong Slide:
Chú giải ở các Slide khá quan trọng nhằm cung cấp thêm thông tin và hướng dẫn
người đọc. Cách thực hiện:
• Vào Menu- Insert / Comment -> xuất hiện hộp chú giải màu vàng và tên của
bạn.
• Từ đây ta nhập lời chú giải ngắn gọn cho Slide, khi nhập xong thay đổi kích
thước cho khít với nội dung.
3.2 Sử dụng đối tượng WordArt:
• Đặt con trỏ ở vị trí muốn tạo chữ.
• Gọi Menu - Insert / Picture / WordArt.
• Làm việc với màn hình giao diện WordArt.
• Chọn kiểu ở bảng liệt kê xong OK.

• Gõ dòng chữ muốn thể hiện vào khung → chọn Font chữ - cở chữ xong OK
để đưa dòng chữ cần thể hiện vào tài liệu đang soạn thảo.
Vì con chữ do WordArt là một Object nên các thao tác chọn, xoá, phóng to thu nhỏ,
di chuyển ... giống thao tác với các đối tượng khác đã học.
Định dạng: Chọn con chữ đã tạo bởi WordArt → làm việc với thanh công cụ
WordArt hoặc vào menu – Format / WordArt; hoặc dựa vào các biểu tượng lệnh ở
thanh công cụ Drawing.
3.3 Chèn ClipArt:
• Vào Menu – Insert / Picture / ClipArt; làm việc với hộp thoại Clip Art
• Nhắp chọn mục Organize Clips... ở của sổ Clip Art
• Chọn nhóm Office Collection và chọn hình Clip ở khung bên phải
• Nhấn nút mũi tên xuống bên phải hình, xuất hiện menu thả xuống, chọn
Copy
• Nhấn nút (X) ở góc phải của cửa sổ Microsoft Clip Organize để đóng lại
• Trở về Slide cần chèn vào, Nhấn Ctrl – V để dán hay nhấn phải chuột, chọn
Paste để dán vào


7
Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint



Nhắp chuột và
chọn Copy
Đối với Microsoft Powerpoint 2000 thì cách tiến hành như sau :
• Đặt con trỏ nơi muốn bố trí hình.
• Vào Menu – Insert / Picture / ClipArt; làm việc với hộp thoại ở các mục:
o Chọn lớp ClipArt.
o Chọn danh mục nhóm hình cần chèn.

o Chọn hình cần chèn thích hợp.
o Nhấn Insert nếu muốn chèn còn không chọn Close.

3.4. Chèn ảnh từ file ảnh :
o Chọn lớp Vào Menu – Insert / Picture / From File
o Chọn file ảnh cần chèn vào, nhấn Insert
3.5 Vẽ hình và AutoShape:
a) Vẽ hình:
• Chọn đối tượng cần vẽ: đoạn thẳng, mũi tên, chữ nhật, elip…
• Dưa trỏ vào vị trí cần vẽ Click và Drag để thực hiện vẽ

b) AutoShape:
- Là các mẫu hình được định dạng tự động.
- Cách thực hiện:
• Click vào hộp AutoShape – lựa nhóm hình – lựa đối tượng hình cần vẽ.
• Đưa trỏ vào vị trí cần vẽ Click và Drag để thực hiện vẽ.
- Các thao tác trên AutoShape:
• Chọn, phóng to, thu nhỏ, xoá, di chuyển giống thao tác với picture.
• Định màu tô vào Fill Color, định đường viền vào mục Line Color, định bóng
đổ vào mục Shadow, định đối tượng nổi 3 chiều vào mục 3-D.


8
Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint


• Để định dạng chi tiết: Chọn đối tượng – vào menu – format / AutoShape.
• Thứ tự các đối tượng: Right Click vào đối tượng, chọn mục Order rồi làm
việc với Menu con sau:
o Bring To Front: Mang đối tượng lên trên tất cả các đối tượng khác.

o Send To Back: Đưa đối tượng xuống dưới tất cả các đối tượng khác.
o Bring Forward: Mang đối tượng lên trên một nấc.
o Send Backward: Mang đối tượng xuống dưới một nấc.
- Nhóm các đối tượng: Một hình vẽ có thể gồm nhiều đối tượng khác nhau, nếu để
độc lập khi muốn di chuyển hình ảnh đó thì phải di chuyển từng đối tượng; như vậy
khoảng cách tương đối giữa các đối tượng sẽ khó như ban đầu. Cách tiến hành:
• Chọn các đối tượng cần nhóm: Giữ Shift - Click.
• Click nút Draw chọn Group hoặc Right Click và chọn Grouping / Group.
- Tách nhóm các đối tượng:
• Chọn nhóm đối tượng cần tách.
• Right Click ( nhấn phím phải ) và chọn Grouping / UnGroup.
3.6 Chèn bảng biểu :
Vào menu – Insert / Table -> chọn số cột ở mục Number Of Columns và số
dòng ở mục Number Of Rows; xong OK.

Cách xử lý các đối tượng đồ họạ trong PowerPoint tương tự như trong
Word, đối với biểu đồ hay biểu bảng ta có thể tạo trong Word hay Excel rồi
copy dán sang cũng được
3.7 Chèn âm thanh :
o Vào menu Insert – Movies and Sound chọn Sound from file
o Chọn file âm thanh cần chèn ( phải chú ý file âm thanh cần chèn để tại
Folder nào để tìm cho dễ )
o Xuất hiện hộp thoại :
+ Nếu chọn Automatically : âm thanh tự động phát khi ta trình diễn
+ Nếu chọn When Clicked : Khi trình diễn ta phải nhắp chuột vào biểu
tượng loa thì âm thanh mới phát

3.8 Chèn phim ( Movies )
o Vào menu Insert – Movies and Sound chọn Movies from file

9