THIẾT LẬP HỆ THỐNG TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DOANH NHÂN TRẺ YBC

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH

THIẾT LẬP HỆ THỐNG TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG THEO ISO
9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DOANH NHÂN TRẺ YBC

TRẦN THỊ MINH NGUYỆT

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỂ NHẬN BẰNG CỬ NHÂN
NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 7/2010


Hội đồng chấm báo cáo luận văn tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại
Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận luận văn “THIẾT LẬP HỆ
THỐNG TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN DOANH NHÂN TRẺ YBC” do TRẦN THỊ MINH NGUYỆT, sinh viên khóa
32, ngành QUẢN TRỊ KINH DOANH, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày
__________________________

LÊ VĂN MẾN
Người hướng dẫn

________________________
Ngày

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo

____________________________
Ngày

tháng

năm 2010

tháng

năm 2010

Thư ký hội đồng chấm báo cáo

________________________
Ngày

tháng

năm 2010


LỜI CẢM TẠ
Sau bốn năm ngồi trên Giảng đường Đại học thì cũng đã đến lúc kết thúc quãng
đời sinh viên đầy niềm vui để bước vào đời với nhiều điều bỡ ngỡ. Với hành trang là
kiến thức trong suốt quá trình học tập và sự động viên của gia đình, tôi tin là mình có
thể vượt những trở ngại, va vấp trước sự mới lạ trên đường đời.
Đầu tiên, tôi xin gửi đến ba mẹ lời biết ơn chân thành về sự sinh thành, dạy dỗ
nên người. Và những người thân trong gia đình là những người đã ủng hộ tôi trong
suốt thời gian qua.

Tiếp theo, tôi xin cảm ơn tất cả các thầy cô Trường Đại học Nông Lâm Thành
Phố Hồ Chí Minh nói chung và thầy cô Khoa Kinh tế nói riêng đã truyền đạt những
kiến thức quý báu và bổ ích cho tôi trong suốt bốn năm đại học. Đó sẽ là những nền
tảng để làm hành trang cho cuộc sống sắp tới của tôi.
Kế đến, xin cho tôi gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy Lê Văn Mến - người đã tận
tâm hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn tốt nghiệp.
Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể các anh chị ở Công ty cổ phần
Doanh Nhân Trẻ YBC, đặc biệt là anh Nguyễn Hồng Phúc – Giám đốc công ty đã tạo
điều kiện, giúp đỡ và hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận
văn tốt nghiệp.
Cuối cùng, không thể thiếu được sự ủng hộ, cổ vũ và giúp đỡ của tất cả bạn bè
tôi trong suốt thời gian qua. Cám ơn các bạn.
Một lần nữa xin gửi đến mọi người lòng biết ơn sâu sắc nhất.
Sinh viên
TRẦN THỊ MINH NGUYỆT


NỘI DUNG TÓM TẮT
TRẦN THỊ MINH NGUYỆT. Tháng 7 năm 2010. “Thiết lập hệ thống tài liệu
chất lượng theo ISO 9001:2008 tại Công ty cổ phần Doanh Nhân Trẻ YBC”.
TRAN THI MINH NGUYET. July 2010. “Establish quality document system
according to ISO 9001:2008 at YBC Young Businessman Joint- Stock Company”.
Luận văn được thực hiện nhằm mục đích đem lại cho Công ty YBC một phong
cách làm việc chuyên nghiệp và khoa học nhằm đem đến sự thỏa mãn cho khách hàng
ở mức cao nhất có thể. Trong khi đó, ngành giáo dục đào tạo ở Việt Nam chưa được
quan tâm đúng mức nên nếu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thì sẽ mang lại lợi thế
cạnh tranh cho YBC so với các đối thủ lớn mạnh cùng ngành.
Luận văn trình bày một cách tương đối đầy đủ về cở sở lý thuyết về tiêu chuẩn
ISO 9001:2008, hiện trạng hệ thống tài liệu của YBC. Từ đó, cũng đã xây dựng hệ
thống tài liệu quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008.

Đề tài được thực hiện dựa trên quá trình tìm hiểu sách báo, Internet và học hỏi
những người có kiến thức về những vấn đề liên quan. Bên cạnh đó, tác giả đã kết hợp
với khảo sát thực tế tại Công ty YBC để viết tài liệu soạn thảo, nhằm tạo sự nhất quán
giữa lý thuyết và thực tiễn. Bằng việc dựa trên những yêu cầu của ISO 9001:2008, tác
giả đã xem xét, chọn lọc những tiêu chuẩn, yêu cầu nào là quan trọng và thiết thực
nhất cho hoạt động của YBC trong thời điểm hiện tại.


MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

viii

DANH MỤC CÁC BẢNG

ix

DANH MỤC CÁC HÌNH

x

DANH MỤC PHỤ LỤC

xi

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

1

1.1. Đặt vấn đề

1

1.2. Mục tiêu nghiên cứu

2

1.3. Phạm vi nghiên cứu

2

1.3.1. Đối tượng nghiên cứu

2

1.3.2. Thời gian nghiên cứu

3

1.3.3. Địa bàn nghiên cứu

3

1.4. Cấu trúc luận văn

3

1.5. Ý nghĩa của đề tài

4

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN

5

2.1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của YBC

5

2.1.1. Giới thiệu công ty YBC

5

2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển

6

2.1.3. Mục tiêu, nhiệm vụ và định hướng phát triển của công ty

7

2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của YBC

8

2.2.1. Bộ máy tổ chức

8

2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ chính của Ban giám đốc và các phòng ban

9

2.3. Các điều kiện cơ sở vật chất đảm bảo cho hoạt động của công ty

10

2.3.1. Phòng học

10

2.3.2. Trang thiết bị cho nhân viên

11

2.4. Tổng quan về tình hình nhân sự của công ty

11

2.5. Tổng quan về lĩnh vực hoạt động của công ty

12

2.6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

13

2.6.1. Một số kết quả hoạt động chủ yếu của công ty từ 2007-2009

13

2.6.2. Thuận lợi, khó khăn của công ty

17

CHƯƠNG 3: NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
v

19


3.1. Cở sở lý luận

19

3.1.1. Khái niệm chất lượng

19

3.1.2. Khái niệm quản lý

20

3.1.3. Khái niệm quản lý chất lượng

20

3.2. Khái quát về hệ thống QLCL ISO 9001:2008 và yêu cầu cải tiến chất lượng21
3.2.1. Sơ lược ISO 9001:2008

21

3.2.2. Kiểm soát tài liệu

22

3.2.3. Kiểm soát hồ sơ

23

3.2.4. Trách nhiệm của lãnh đạo

24

3.2.5. Quản lý nguồn lực

25

3.2.6. Quá trình đào tạo

26

3.2.7. Quá trình giám sát và cải tiến

27

3.3. Phương pháp nghiên cứu

29

3.3.1. Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp

30

3.3.2. Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp

30

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN
4.1. Chuẩn bị tiến hành thiết lập HTTLCL

31
31

4.1.1. Chuẩn bị chi phí

31

4.1.2. Lập Ban Chỉ đạo

32

4.1.3. Đào tạo phổ biến ISO 9001:2008

32

4.1.4. Khảo sát đánh giá thực trạng

33

4.1.5. Lập kế hoạch thực hiện

34

4.2. Xây dựng hệ thống tài liệu chất lượng

36

4.2.1. Quy trình kiểm soát tài liệu (T4.2.3)

36

4.2.2. Quy trình kiểm soát hồ sơ (T4.2.4)

40

4.2.3. Các quy trình tổ chức lớp (T7.1, ISO 9001:2008)

43

4.2.4. Quy trình kiểm soát quá trình không phù hợp, hành động khắc
phục và phòng ngừa (T8.3)

51

4.3. Triển khai áp dụng

53

4.3.1. Ban hành và phổ biến tài liệu

53

4.3.2. Triển khai áp dụng

53

4.3.3. Xem xét và cải tiến chất lượng

53

4.4. Đánh giá chất lượng nội bộ, hành động phòng ngừa và khắc phục
4.4.1. Đào tạo ĐGCLNB

53
53

vi


4.4.2. Quy trình ĐGCLNB

54

4.5. Công ty YBC trước và sau khi áp dụng HTTLCL

58

4.5.1. Tình hình công ty trước khi áp dụng

58

4.5.2. Dự kiến sau khi áp dụng

59

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

60

5.1. Kết luận

60

5.2. Kiến nghị

61

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

vii


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BGĐ

Ban giám đốc

CTĐT

Chương trình đào tạo

ĐDLĐ

Đại diện lãnh đạo

ĐGCLNB

Đánh giá chất lượng nội bộ

HĐQT

Hội đồng quản trị

HĐKP

Hành động khắc phục

HĐPN

Hành động phòng ngừa

HĐKP&PN

Hành động khắc phục và phòng ngừa

HTCL

Hệ thống chất lượng

HTQL

Hệ thống quản lý

HTQLCL

Hệ thống quản lý chất lượng

KPH

Không phù hợp

NVKD

Nhân viên Kinh doanh

NVGV

Nhân viên giáo vụ

PKD

Phòng Kinh doanh

QLCL

Quản lý chất lượng

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

TPKD

Trưởng phòng Kinh doanh

TPHCM

Thành phố Hồ Chí Minh

YBA

Hội cá nhà doanh nghiệp trẻ TPHCM

viii


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1. Cơ cấu theo trình độ

11

Bảng 2.2. Trình độ nhân viên theo từng năm

12

Bảng 2.3. Kết quả họat động của công ty từ năm 2007 – 2009

14

Bảng 2.4. Số lượng khách hàng qua các năm

14

Bảng 2.5. Thị phần các Trung tâm đào tạo tại TPHCM vào năm 2009

16

Bảng 3.1. Lịch sử soát xét các phiên bản của bộ ISO 9000

22

Bảng 4.1. Chi phí chuẩn bị tiến hành xây dựng hệ thống tài liệu

31

Bảng 4.2. Khảo sát đánh giá thực trạng hệ thống tài liệu

33

Bảng 4.3. Kế hoạch thực hiện soạn thảo tài liệu

34

ix


DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty YBC

9

Hình 2.2. Biểu đồ kết quả kinh doanh của YBC trong 3 năm

14

Hình 2.3. So sánh số lượng khách hàng đào tạo qua các năm

15

Hình 2.4. Thương hiệu của YBC so với các đối thủ cạnh tranh khác

15

Hình 2.5. Biểu đồ thị phần của YBC tại TPHCM vào năm 2009

16

Hình 3.1. Mô hình hệ thống quản lý chất lượng

28

Hình 3.2. Quy trình nghiên cứu

29

x

DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Yêu cầu soạn thảo, áp dụng, sửa đổi tài liệu (M01/T4.2.3)
Phụ lục 2: Danh mục tài liệu hiện hành hệ thống (M02/T4.2.3)
Phụ lục 3: Danh mục hồ sơ chất lượng (M01/T4.2.4)
Phụ lục 4: Sổ cho mượn hồ sơ/tài liệu (M02/T4.2.4)
Phụ lục 5: Biên bản hủy hồ sơ (M03/T4.2.4)
Phụ lục 6: Phiếu tổng kết văn phòng phẩm (M01/T7.1-5)
Phụ lục 8: Thông tin khách hàng (M01/T7.2-2)
Phụ lục 9: Làm dự trù (M02/T7.2-2)
Phụ lục 11: Phiếu báo các công việc không phù hợp (M01/T8.3)
Phụ lục 12: Danh sách chuyên gia ĐGCLNB/ kiểm tra (M01/T8.2.2)
Phụ lục 15: Phiếu kiểm tra (M04/T8.2.2)
Phụ lục 16: Yêu cầu HĐKP&PN (M05/T8.2.2)
Phụ lục 17: Biên bản họp báo cáo kết quả đánh giá và theo dõi (M06/T8.2.2)

xi


CHƯƠNG 1
MỞ ĐẦU

1.1. Đặt vấn đề
Chất lượng giáo dục của Việt Nam hiện nay được dư luận xã hội rất quan tâm,
đặc biệt là chất lượng đào tạo ở các trường, cơ sở và trung tâm đào tạo nghề. Thực tế
cho thấy, chất lượng đào tạo đang gặp rất nhiều bất cập do sự mâu thuẫn giữa nhu cầu
học tập của người học ngày càng tăng so với khả năng còn hạn chế của hệ thống giáo
dục. Với sự đa dạng trong đào tạo nhân lực, cần đào tạo trình độ cao cho các ngành
mũi nhọn, tiên tiến, công nghệ cao đáp ứng được các yêu cầu hội nhập, cạnh tranh khu
vực và quốc tế. Mặt khác, đào tạo để đáp ứng yêu cầu nhân lực tại chỗ cho các ngành,
các vùng, các địa phương còn chậm phát triển; đào tạo chuyên sâu để đáp ứng yêu cầu

nhân lực và việc làm hiện tại; đào tạo rộng để thích ứng với sự chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, cơ cấu lao động và thay đổi việc làm.
Để nâng cao được chất lượng đòi hỏi những cơ sở đào tạo phải có cơ sở vật
chất kỹ thuật tốt cùng với chương trình giảng dạy khoa học tiên tiến. Đây là hai điều
kiện luôn tồn tại song song với nhau và quyết định đến chất lượng đào tạo. Tuy nhiên,
chương trình đào tạo bấy lâu nay vốn dĩ nặng về truyền tải kiến thức, nặng tính lý
thuyết, ít quan tâm đến thực hành, kỹ năng nghề nghiệp thì sẽ ảnh hưởng lớn tới kết
quả của đào tạo. Người được đào tạo khi ra trường thiếu đi những kỹ năng làm việc
chuyên nghiệp, không đáp ứng được nhu cầu của công việc của mình. Ngoài ra, việc
đầu tư cho giáo dục còn rất thấp, cơ sở hạ tầng trang thiết bị còn nhiều bất cập, cơ chế
quản lý giáo dục còn mang nặng tính đào tạo, phân tầng chưa hợp lý, tính chuyên
nghiệp chưa cao, chưa phát huy tính tự chủ và tạo dựng đuợc mối quan hệ chặt chẽ
giữa các trường đào tạo và nguời tuyển dụng lao động. Phương pháp giảng dạy chủ
yếu vẫn là phương pháp giảng giải, thiếu sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và các


công cụ hiện đại khác, không thích ứng với khối lượng tri thức mới tăng nhanh, không
khuyến khích được sự chủ động sáng tạo của người học.
Nhận thấy rõ những bất cập đó, công ty cổ phần Doanh Nhân Trẻ YBC là một
doanh nghiệp nơi chuyên tổ chức những lớp đào tạo kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ
cho các nhân viên kinh doanh, cho các nhà quản lý; chuyên tổ chức thiết lập những
chương trình Inhouse cho các công ty. Như vậy, để đảm bảo và nâng cao chất lượng
đào tạo trong các trường dạy nghề nói chung và Trường đào tạo Doanh Nhân Trẻ YBC
nói riêng đòi hỏi phải tìm kiếm đưa ra được những giải pháp, biện pháp quản lý đào
tạo có hiệu quả sao cho nhà trường vừa tăng được quy mô đào tạo mà vẫn đảm bảo
được yêu cầu về chất lượng đào tạo.
Xuất phát từ những lý do trên, qua các kiến thức đã học tại trường và mong
muốn nghiên cứu áp dụng thực tế về thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu
chuẩn Việt Nam ISO 9001: 2008, tôi chọn đề tài: “Thiết lập HTTLCL theo ISO
9001:2008 tại Công ty cổ phần Doanh Nhân Trẻ YBC”.

1.2. Mục tiêu nghiên cứu
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 tại công ty YBC
nhằm:
-

Đáp ứng khả năng cung cấp dịch vụ ổn định, đáp ứng nhu cầu của khách hàng
và luật định liên quan.

-

Nâng cao sự thỏa mãn khách hàng.

1.3. Phạm vi nghiên cứu
1.3.1. Đối tượng nghiên cứu
Xây dựng hệ thống tài liệu theo ISO 9001:2008 tại công ty YBC gồm các đối
tượng như sau:
- Công ty YBC cung cấp sản phẩm dịch vụ đào tạo Public và Inhouse cho các tổ
chức doanh nghiệp của Hội Doanh Nhân Trẻ TPHCM.
+ Đào tạo Public là hình thức đào tạo tập trung, có rất nhiều doanh nghiệp
đăng ký tham dự. Khách hàng sẽ phải đăng ký cho nhân viên YBC và tham dự tại
YBC với các chương trình đào tạo do chính đội ngũ Giảng viên của YBC xây dựng.

2


+ Đào tạo Inhouse là hình thức đào tạo theo nhu cầu của doanh nghiệp. Với
hình thức đào tạo này, YBC và Giảng viên phụ trách sẽ bám sát với thực tế những khó
khăn, vướng mắc mà doanh nghiệp mình đang gặp phải thông qua hoạt động khảo sát
tại doanh nghiệp trước đào tạo để đề xuất những giải pháp củng cố và phát triển cho
doanh nghiệp.

- Đề tài nghiên cứu và soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001 bao
gồm: Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ; các quy trình tổ chức đào tạo Public và
Inhouse; quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp; quy trình hành động khắc phục
và phòng ngừa.
- Phạm vi áp dụng hệ thống tài liệu cho tất cả các phòng ban trong công ty YBC
bao gồm Phòng Kế toán.
- Phạm vi không nghiên cứu: Sổ tay chất lượng (điều 4.2.2, ISO 9001), chính
sách chất lượng (điều 5.3, ISO 9001), mục tiêu chất lượng (điều 5.4.1, ISO 9001), quy
trình thiết kế và phát triển sản phẩm (điều 7.3, ISO 9001), quy trình mua hàng (điều
7.4, ISO 9001), xác định các giá trị sử dụng (điều 7.5.2, ISO 9001), tài sản của khách
hàng (điều 7.5.4, ISO 9001), kiểm soát thiết bị giám sát và đo lường (điều 7.6, ISO
9001).
1.3.2. Thời gian nghiên cứu
Trong 2 tháng, từ ngày 10/4/2010 đến ngày 5/6/2010.
1.3.3. Địa bàn nghiên cứu
Công ty cổ phần Doanh Nhân Trẻ YBC.
Địa chỉ: 262A Nam Kì Khởi Nghĩa, Phường 8, Quận 3, TPHCM.
1.4. Cấu trúc luận văn
Luận văn gồm 5 chương với mục đích và nội dung của từng chương như sau:
• Chương 1: Đặt vấn đề.
Nêu lên lý do, mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.
• Chương 2: Tổng quan về công ty cổ phần Doanh Nhân Trẻ YBC.
Chương này giới thiệu khái quát về công ty, sơ lược về quá trình hình thành và
phát triển, môi trường nội bộ và quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
• Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu.
3


Đề cập đến những khái niệm, những cơ sở mang tính lý thuyết và những
phương pháp nghiên cứu được áp dụng vào trong quá trình nghiên cứu đề tài.

• Chương 4: Kết quả nghiên cứu và thảo luận.
Giải quyết những yêu cầu, nội dung đã được đề ra ở những chương trước đồng
thời đề ra cách thực hiện.
• Chương 5: Kết luận và kiến nghị.
Tóm lược lại toàn bộ nội dung của đề tài nghiên cứu và đưa ra những kiến nghị
cụ thể cho hoạt động xây dựng HTTLCL của công ty.
1.5. Ý nghĩa của đề tài
Đối với tác giả: luận văn là cơ sở vận dụng những lý thuyết đã được học vào
thực tế. Qua đó, hiểu rõ hơn về việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9001:2008 đồng thời là hành trang sau này để vận dụng vào thực tế quản lý.
Đối với công ty: đây là cơ sở tiền đề giúp công ty YBC thực hiện QLCL và đạt
chứng nhận ISO 9001.

4


CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN

2.1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của YBC
2.1.1. Giới thiệu công ty YBC
- Tên giao dịch : TRƯỜNG ĐÀO TẠO DOANH NHÂN TRẺ YBC
- Tên tiếng anh : INSTITUTE OF YOUNG BUSINESSMEN
- Tên viết tắt :YBC

- Địa chỉ: 262A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 8, Quận 3, TPHCM.
-Telephone :(08)39321.623 - (08)39321.624 - (08)39321.625.
- Fax : (08)39321.618.
-Email :
- Website: www.ybc.com.vn.

- Vốn cổ đông: 3.900.000.000 đồng.
- Giấy phép thành lập: 4103007134.
- Slogan :”Nâng cao tri thức – Vững bước thành công “.
- Chủ tịch HĐQT: Đỗ Anh Kiệt.
- Giám đốc: Nguyễn Hồng Phúc.
Phạm vi hoạt động của công ty là tư vấn và đào tạo những kỹ năng mềm, về các
vấn đề Nhân sự, Kinh doanh, Sản xuất giành cho các nhân viên, Quản lý điều hành,
Quản lý sản xuất, Quản lý kinh doanh và Marketing.
Tháng 6/2007, Công ty cổ phần Doanh Nhân Trẻ YBC được cấp giấy phép kinh
doanh với vốn điều lệ ban đầu là 3,9 tỷ đồng. Số vốn trên được đóng góp từ 129 cổ
5


đông là các DN Hội viên YBA. Ngày 29/06, Đại hội cổ đông lần thứ nhất của công ty
được tổ chức.
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Tiền thân của YBC là Trung tâm đào tạo của Hội Doanh Nhân Trẻ TPHCM.
YBA trước đây là Hội các nhà DN trẻ TPHCM, là tổ chức đầu tiên trong phong trào
các doanh nhân trẻ Việt Nam.
Tháng 6/2007, Công ty cổ phần Doanh Nhân Trẻ YBC được thành lập và
9/2007, Trung tâm đào tạo Doanh Nhân Trẻ chính thức đi vào hoạt động. Trước hết
chúng ta hãy cùng tìm hiểu về YBA, lý do ra đời của công ty YBC nói chung và Trung
tâm đào tạo Doanh Nhân Trẻ nói riêng.
YBA được thành lập vào 10/1994, là nơi tập hợp những doanh nhân trẻ trên địa
bàn TPHCM với mục đích cùng nhau phấn đấu lập thân, lập nghiệp và góp phần phát
triển kinh tế đất nước. Hội cũng là thành viên tập thể của Hội liên hiệp thanh niên
TPHCM và thành viên của Hội các nhà DN trẻ Việt Nam. Hội được thành lập với sứ
mạng là nơi để Hội viên chia sẻ chí hướng, kinh nghiệm, hỗ trợ vượt khó, phát triển
năng lực, phát triển sự nghiệp và nâng cao vị thế trong cộng đồng DN.
Với sứ mạng “Nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp vừa và nhỏ”.

Trường đào tạo Doanh Nhân Trẻ - YBC được thành lập bởi những nhà quản trị cao
nhất của YBA. Để hỗ trợ và đẩy mạnh lĩnh vực đào tạo, Hội Doanh Nhân Trẻ chính
thức tách mãn đào tạo ra và thành lập công ty cổ phần Doanh Nhân Trẻ YBC (tháng
09/2007).
Là một đối tác uy tín của Business Edge, YBC đã và đang thực hiện trên 50
CTĐT thực dụng được xây dựng từ dự án nghiên cứu của MPDM. Từ chính nghiên
cứu của trên 500 DN Việt Nam. Các CTĐT tại YBC không chỉ đơn giản là truyền đạt
mà còn cung cấp các kỹ năng, công cụ hiện đại của thế giới để giúp các học viên thực
hiện công việc hiệu quả hơn.
Từ khi thành lập đến nay, công ty có những bước phát triển và đẩy mạnh
thương hiệu của mình trên thị trường về lĩnh vực đào tạo. Hiện tại, YBC được nhiều
khách hàng biết đến qua các CTĐT: Softskill, Nhân sự, Marketing, Quản lý sản
xuất…Ngoài ra, YBC còn có sự hỗ trợ rất tốt từ YBA. Trong suốt năm qua YBC đã
hợp tác với nhiều DN lớn như: Sacombanks, Trung tâm phát triển an toàn môi trường
6


và Dầu khí, Techcombank, Nhựa Bình Minh, May Nhà Bè, Saigontech, Ameco,
Robot….Hiện tại YBC đang triển khai và đưa CTĐT vào hơn 700 DN thuộc Hội viên
của YBA.
2.1.3. Mục tiêu, nhiệm vụ và định hướng phát triển của công ty
a. Mục tiêu
Công ty YBC tổ chức CTĐT luôn hướng đến mục đích :” Không phải vì chúng
tôi có kinh nghiệm trong làng đào tạo, không phải vì chúng tôi có Hội đồng cố vấn là
các CEO của các doanh nghiệp lớn và có bề dày thành công trong làng doanh nghiệp
Việt Nam, không phải vì chúng tôi được sự đỡ đầu của Hội Doanh Nhân Trẻ TPHCM
YBA, cùng với hàng trăm hội viên là CEO của các doanh nghiệp trẻ thành công, cũng
không phải nghe tên trường chúng tôi người ta sẽ nể phục bạn vì bạn đã từng học ở
đó… Mà đơn giản là trường chúng tôi huấn luyện bạn để bạn hoàn thành mục tiêu do
công ty đặt ra trong năm. Đôi khi người ta vẫn không nhận ra đâu là mục tiêu, chỉ biết

có một con số cần đạt là doanh số. Nhưng bạn phải được huấn luyện để hoàn thành các
mục tiêu đó, bao gồm cả Nhân sự, Tài chính, Sản xuất, Marketing, Kinh doanh…
Chúng tôi không bắt đầu bằng một, mà chúng tôi bắt đầu bằng một chỉ tiêu và kế
hoạch để thực hiện chỉ tiêu và kế hoạch đó“.
b. Nhiệm vụ, chức năng
YBC được khách hàng biết đến qua các khóa đào tạo tại DN cùng với đội ngũ
Giảng viên là các chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn đang giữ các vị trí chủ chốt
trong các DN, được Business Edge tuyển chọn gắt gao và đào tạo kỹ năng giảng dạy
theo công nghệ Úc. Các CTĐT tại YBC mang màu sắc của các buổi trò chuyện, chia
sẻ và truyền tải kinh nghiệm xử lý tình huống về công việc của mình; giúp học viên có
cái nhìn khác với một thái độ chuyên nghiệp khi gặp bất cứ khó khăn nào.
YBC luôn tự hào rằng đã và đang là một đối tác uy tín được hơn 300 DN lựa
chọn để cung cấp chương trình nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực. Bởi vì thế, công
ty không bắt đầu bài giảng của mình bằng một chỉ tiêu, mà đưa cho học viên một kế
hoạch để giải quyết, hoàn thành chỉ tiêu đó.
c. Định hướng phát triển
Chiến lược kinh doanh lâu dài của YBC sẽ hướng đến phát triển thành một
Trường Cao đẳng nghề với lộ trình cụ thể như sau:
7


™ Giai đoạn từ 2008 - 2010: tập trung vào các DN vừa và nhỏ trong nước. Lúc
này YBC mới vừa thành lập vì vậy đây chính là giai đoạn YBC tập trung vào việc xây
dựng thương hiệu, khẳng định vị thế trên thị trường đào tạo; xây dựng và củng cố đội
ngũ bán hàng; phát triển và đổi mới dịch vụ. Vì vậy chỉ tập trung vào khai thác nguồn
khách hàng chính là:
Khách hàng hiện có: duy trì và quản lý từng khách hàng theo hướng khai thác
lợi nhuận lâu dài để trở thành khách hàng trung thành và quay trở lại tham gia các
CTĐT khác.
Khách hàng mới thuộc khối kinh doanh nhỏ và vừa trong nước, đặc biệt là các

DN Hội viên YBA bởi lẽ YBC chưa đủ thương hiệu để tạo niềm tin đối với các DN
lớn. Đồng thời đội ngũ nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm, khi tiếp xúc với DN
trong nước là cơ hội để học hỏi và rèn luyện kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc.
™ Giai đoạn từ 2010 – 2012: tập trung vào các DN có vốn đầu tư nước ngoài. Lúc
này YBC đã phát triển, thương hiệu cũng đã được định hình trên thị trường, đội ngũ
bán hàng đã có nhiều kinh nghiệm và được huấn luyện chuyên nghiệp. Do đó, khách
hàng của YBC sẽ là: nguồn khách hàng cũ, khách hàng là DN hội viên YBA; các DN
có vốn đầu tư nước ngoài, DN các tỉnh lân cận đang phát triển mạnh (Bình Dương,
Long An, Biên Hòa, Vũng Tàu…).
™ Giai đoạn 2012 – 2015: phát triển thành Trường Cao đẳng nghề. Theo chiến
lược kinh doanh như trên, YBC cần khai thác và tìm kiếm nguồn khách hàng phù hợp
theo từng giai đoạn. YBC hướng tới việc phát triển thành Trường Cao đẳng nghề bên
cạnh việc đào tạo các kỹ năng quản lý. Khách hàng của YBC lúc này sẽ là: các DN trên
địa bàn TPHCM và các tỉnh; các bạn Học sinh- Sinh viên sẽ được đào tạo để có thể làm
việc sau khi ra trường (chuyên viên kế toán, kiểm toán, nhân viên marketing, PR…) và
sẽ được đào tạo thêm các kỹ năng cần thiết, đáp ứng đúng nhu cầu của DN và sự phát
triển, thăng tiến của bản thân.
2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của YBC
2.2.1. Bộ máy tổ chức

8


Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty YBC
GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH

PHÒNG GIÁO

PHÒNG HÀNH

PHÒNG KẾ

DOANH

VỤ

CHÍNH NHÂN SỰ

TOÁN

NHÂN VIÊN

NHÂN VIÊN

NHÂN VIÊN

NHÂN VIÊN

2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ chính của Ban giám đốc và các phòng ban
a. Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc
Định hướng phát triển cho công ty.
Chịu trách nhiệm về nội dung và chất lượng đào tạo.
Chịu trách nhiệm về việc cấp chứng chỉ cho học viên.
Điều hành hoạt động hàng ngày của công ty.
Đề ra chiến lược, mục tiêu dài hạn cho công ty.
b. Chức năng nhiệm vụ của Phòng Kinh doanh
Lên kế hoạch đào tạo hàng tháng, quí và năm.
Thực hiện chiêu sinh học viên, tìm kiếm khách hàng qua mạng, bạn bè...., tư

vấn đào tạo cho cá nhân và tổ chức, DN.
Chăm sóc khách hàng cũ và phát triển khách hàng mới, đề xuất các chính sách
ưu đãi cho khách hàng.
Nghiên cứu và phát triển thêm các khóa học mà thị trường quan tâm, đề xuất
các phương pháp quảng cáo hiệu quả nhất.
c. Chức năng nhiệm vụ chính của Phòng Giáo vụ
Sắp xếp lớp học và Giảng viên.
Chuẩn bị tài liệu và văn phòng phẩm cho lớp học.
Phục vụ lớp học.
Tổng kết đánh giá khóa học.
9


d. Phòng Tài chính - Kế toán
Tham mưu các quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của
giám đốc.
Tổ chức thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí,
đúng qui chế, chế độ theo quy định hiện hành.
Triển khai thực hiện các thủ tục pháp lý: kiểm kê, trả lương, thưởng phạt ... theo
qui định của công ty và pháp luật Việt Nam .
Quản lý về mặt sổ sách toàn bộ tài sản.
e. Phòng Hành chính - Nhân sự
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu chiến
lược của công ty.
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự đào tạo và
tái đào tạo.
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động
làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của BGĐ.
Phục vụ công tác Hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo - điều hành.

2.3. Các điều kiện cơ sở vật chất đảm bảo cho hoạt động của công ty
2.3.1. Phòng học
Diện tích đất sử dụng:
-

Diện tích đất: 11,7m x 5,3m = 62,01m2

-

Diện tích khu vực: 22m x 5,3m = 116,6m2

-

Diện tích xây dựng: Nhà gồm 1 trệt 3 lầu.

-

Khu phòng học: 3 phòng học (tầng 1, 2, 3); diện tích mỗi phòng: 7,57m x 5,3m
= 40,121m2 ; mỗi phòng học được trang bị 1 máy chiếu LCD, 1 dàn âm ly, loa,
micro không dây, laptop, Flipchart, âm thanh, ánh sáng, bàn ghế... Phòng học
được trang bị theo đúng tiêu chuẩn của BGĐ đưa ra, phải gọn gàng và sạch đẹp,
bàn ghế được sắp xếp theo yêu cầu của giảng viên.

-

Khu phòng giải lao: 4m x 5,3m = 21,2m2.

-

Khu phòng làm việc: Tầng trệt = 22m x 5,3 = 62,01m2; tầng 1,2,3 giống nhau,

mỗi tầng có 1 phòng làm việc với diện tích là 3m x 5,3m = 15,9m2.
10


2.3.2. Trang thiết bị cho nhân viên
Trang bị đầy đủ dụng cụ, thiết bị, máy móc làm việc cho từng nhân viên theo
từng vị trí công việc cụ thể (máy vi tính, máy tính, máy in màu, văn phòng phẩm...).
Có chỗ giữ xe cho nhân viên, nơi làm việc thoáng mát và đảm bảo sức khỏe của
nhân viên.
2.4. Tổng quan về tình hình nhân sự của công ty
-

Số lượng: 28 người.

-

Trình độ: Trung học, Trung cấp, Cao đẳng, Đại học…

-

Loại hợp đồng ký với công ty: Hợp đồng ký kết thời hạn 1 năm (hết hạn hợp
đồng ký tiếp hợp đồng mới).

-

Cơ cấu theo trình độ:

Bảng 2.1. Cơ cấu theo trình độ

CẤP BẬC

Trưởng Phòng

ĐỘ
TUỔI

BẰNG CẤP

27 – 35

Nhân Viên
Tạp vụ, bảo vệ

NGHIỆM

LOẠI
HỢP
ĐỒNG

Có kinh

Đại học
Phó Phòng

KINH

25 – 35
25 – 40

Cao đẳng, trung cấp.

30 – 50

Trung học phổ thông

nghiệm về

Hợp đồng

ngành nghề

dài hạn

liên quan
Nguồn: Phòng Nhân sự

11


Bảng 2.2. Trình độ nhân viên theo từng năm
Đơn vị: Người
Tỷ lệ %

Tỷ lệ %

Tỷ lệ %

Trình độ

2007

Đại học

9

32,14%

11

39,29%

13

46,43%

Cao đẳng

7

25%

8

28,57%

9

32,14%

Trung cấp

8

29%

5

17,86%

3

10,71%

Trung học phổ thông

4

14,29%

4

14,29%

3

10,71%

(2007)

2008

(2008)

2009

(2009)

Nguồn: Phòng Nhân sự
Nhận xét: Nhìn vào bảng phân tích trên, ta thấy trình độ của các nhà quản lý cấp trung
và nhân viên công ty YBC có sự tăng trưởng về các trình độ theo từng cấp bậc, phần
nào thể hiện sự phát triển của công ty. Bên cạnh đó, các nhân viên luôn tích cực tham
gia các khóa đào tạo nội bộ để nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn để phục vụ
tốt cho công việc hiện tại.
2.5. Tổng quan về lĩnh vực hoạt động của công ty
YBC là công ty chuyên đào tạo các khóa học ngắn hạn nhằm giúp cho học viên
củng cố kiến thức đã có sẵn và bổ sung thêm những kỹ năng giúp cho học viên giải
quyết vấn đề theo phương pháp hiệu quả nhất. Bên cạnh đó khi tham gia khóa học, học
viên sẽ được thực hành giải quyết những tình huống thực tế đang xảy ra xung quanh
công việc hàng ngày và Giảng viên sẽ cung cấp thêm các kỹ năng để giải quyết tình
huống theo phương pháp tối ưu nhất. Bên cạnh đó, học viên sẽ được học hỏi từ các
thành viên trong nhóm và được Giảng viên chia sẻ kinh nghiệm làm việc.
Hiện tại YBC đang thiết kế nhiều chương trình mới để hỗ trợ kiến thức cho các
bạn sinh viên mới ra trường và chuẩn bị đi làm. YBC sẽ thường xuyên tổ chức các
buổi hội thảo, sự kiện để giúp khách hàng giao lưu kiến thức với các DN. Và trong
tương lai, YBC cũng sẽ thành lập các câu lạc bộ thuộc các lĩnh vực khác nhau để các
DN chia sẻ những thành công và khó khăn của mình.

12

Với những lĩnh vực trên YBC còn có lĩnh vực tư vấn đào tạo cho các DN (về
nhân sự, văn hóa Doanh nghiệp, tài chính…) và nhận tổ chức các chương trình
Teambuiding cho các DN. Gồm có các khóa học:
- Các khóa học về kỹ năng mềm dành cho nhân viên: Kỹ năng bán hàng chuyên
nghiệp, Kỹ năng chăm sóc khách hàng, Kỹ năng đàm phán thương lượng, Kỹ năng giao
tiếp trong công việc, Kỹ năng thuyết trình, Kèm cặp nhân viên, Giải quyết vấn đề và ra
quyết định...
- Các khóa học dành cho quản lý cấp trung: Kỹ năng làm việc với con người, Nâng
cao năng lực cho nhà quản lý cấp trung, Quản lý con người, Kỹ năng quản lý công việc
hiệu quả, Quản trị nguồn nhân lực, Quản lý bán hàng chuyên nghiệp.
- Các khóa học về nhân sự: Hoạch định kiểm soát công việc, Hoạch định nguồn
nhân lực, Thiết kế công việc, Đánh giá hiệu quả công việc.
- Các khóa học về Marketing: Marketing đấu trí, Chiến lược giá, Chiến lược dịch
vụ, Chiến lược phân phối, Chiến lược truyền thông, Thấu hiểu người tiêu dùng.
- Các khóa học về tài chính: Sử dụng báo cáo tài chính, Phân tích tài chính dự án
đầu tư, Lập và sử dụng ngân sách, Kiểm soát chi phí, Kiểm soát tài sản.
- Các khóa học về sản xuất: Quản lý sản xuất hiệu quả - giảm chi phí sản xuất,
Quản lý sản xuất dành cho tổ trưởng sản xuất, QLCL trong DN, Quản lý chi phí sản
xuất, Lập kế hoạch sản xuất, 5S Kaizen.
- Các khóa học về kho bãi: Nghiệp vụ quản lý kho bãi.
- Các khóa học khác: Quản trị tài chính cho “sếp”,Teamwork – Xây dựng tinh thần
đồng đội, Văn hóa DN - Thực hiện thay đổi văn hóa DN, Kỹ năng đàm phán trong kinh
doanh, Tư duy chiến lược.
2.6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
2.6.1. Một số kết quả hoạt động chủ yếu của công ty từ 2007-2009

13


Bảng 2.3. Kết quả họat động của công ty từ năm 2007 – 2009

Năm 2007

Năm 2008

Đơn vị tính: Đồng
Năm 2009

Doanh thu

2.342.814.190

3.548.261.342

4.505.785.113

Chi phí

2.261.163.550

3.352.563.758

4.291.956.057

81.650.640

195.697.584

213.829.056

3.49%

5.52%

4.75%

Chỉ tiêu

Lợi nhuận
Tỉ suất lợi nhuận

Nguồn: Phòng Kế toán
Hình 2.2. Biểu đồ kết quả kinh doanh của YBC trong 3 năm

L i nhu n
C hi phí
D oanh thu
2007

2008

2009

Nhận xét: Nhìn vào kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy mức độ tăng trưởng doanh
số hàng năm ở mức tăng trưởng bình thường vẫn chưa cao, lợi nhuận vẫn chưa đúng
mục tiêu BGĐ đề ra. Trước đây, khi còn là Phòng đào tạo của YBA thì hoạt động này
mang tính chất phi lợi nhuận, chủ yếu để hỗ trợ kiến thức quản lý cho các DN Hội viên
YBA. Tuy nhiên, hiện nay khi đã tách ra hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần
với sự góp vốn của các DN Hội viên, YBC phải chịu một sức ép về doanh số rất lớn từ
cổ đông và HĐQT. Điều này đòi hỏi sự đổi mới rất nhiều của BGĐ công ty.
Bảng 2.4. Số lượng khách hàng qua các năm

Năm

2003

2004

2005

2006

Đơn vị tính: Người
2007
2008
2009

Public

349

785

600

657

1458

1535

1598

Inhouse

0

0

395

410

1124

1623

1690

Nguồn: Phòng Kinh doanh
14