CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CTCP TAMAX

LỜI CÁM ƠN
Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn anh Nguyễn Hữu Cương và chị Lê Thị Kim
Hương tại Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty, là người đã trực tiếp giúp
đỡ, cung cấp số liệu và chỉ bảo tôi rất tận tình trong thời gian tôi thực hiện đề
tài.
Qua đây để hoàn thành đề tài này, cho phép tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn
chân thành nhất đến các thầy cô. Cảm ơn các thầy cô đã giảng dạy và hướng
dẫn tận tình trong suốt quá trình học cũng như trong việc thực hiện đề tài.
Trong quá trình thực hiện khảo sát và nghiên cứu tài liệu, tôi còn gặp nhiều
khó khăn do kiến thức còn hạn chế và đang trong thời gian ôn thi nên việc
thực hiện đề tài cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, rất mong sự
đóng góp của quý thầy cô giáo cũng như bạn đọc.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu này này là những thành quả mà tôi trực tiếp
tìm hiểu, số liệu cũng như thông tin cùng với đó là tham khảo một số tài liệu,
Thông tư cũng như nghị định chứ không hề sao chép, gian dối. Nếu như
không đúng sự thật như lời cam đoan tôi đã trình bày ở trên tôi xin tự chịu
hoàn toàn trách nhiệm.


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Kí hiệu

Nghĩa

1

CTCP

Công ty cổ phần

2

VT-LT

Văn thư – Lưu trữ

3

VP

Văn phòng

4

VB

Văn bản

XD

Xây dựng

6

XNK

Xuất nhập khẩu

7

HCNS

Hành chính nhân sự

5


MỤC LỤC
LỜI CÁM ƠN.........................................................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN...................................................................................................................................
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.............................................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU...................................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu...................................................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.....................................1
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.........................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................................2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài..................................................................................2
7. Cấu trúc của đề tài...................................................................................................................3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT VÀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ.............................................................................................................................................4
1.1. Một số khái niệm liên quan................................................................................................4
1.1.1.
Khái niệm về công tác kiểm tra giám sát trong công tác văn thư................................4
1.1.2.

Khái niệm công tác văn thư..........................................................................................4
1.2. Các nghiệp vụ của công tác văn thư..................................................................................5
1.2.1.
Soạn thảo và ban hành văn bản....................................................................................5
1.2.2.
Quản lý văn bản đi........................................................................................................6
1.2.3.
Quản lý văn bản đến......................................................................................................6
1.2.4.
Quản lý và sử dụng con dấu..........................................................................................7
1.2.5.
Công tác lập và lưu hồ sơ.............................................................................................7
1.3. Ý nghĩa của công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư............................................8
1.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức....................................................................................................8
1.3.2. Đối với cá nhân, đơn vị......................................................................................................8
Tiểu kết.............................................................................................................................................9
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ
TẠI CTCP TAMAX...........................................................................................................................10
2.1. Khái quát về CTCP TAMAX................................................................................................10
2.1.1. Giới thiệu về CTCP TAMAX.............................................................................................10
2.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ quyền hạn của CTCP TAMAX.............................10
2.2. Thực trạng công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư tại CTCP TAMAX..............12
2.2.1 Công tác kiểm tra và giám sát về soạn thảo và ban hành văn bản..................................12
2.2.2. Kiểm tra giám sát về quản lý văn bản..............................................................................18
2.2.3. Kiểm tra giám sát công tác quản lý và sử dụng con dấu.................................................24
2.2.4. Kiểm tra giám sát về công tác lập nộp lưu hồ sơ............................................................26
2.3. Nhận xét, đánh giá..................................................................................................................28
2.3.1. Công tác kiểm tra và giám sát về soạn thảo và ban hành văn bản.................................28
2.3.2. Kiểm tra giám sát về quản lý văn bản..............................................................................29
2.2.3 Kiểm tra giám sát công tác quản lý và sử dụng con dấu..................................................30

2.2.4 Kiểm tra giám sát về công tác lập nộp lưu hồ sơ:............................................................30
Tiểu kết...........................................................................................................................................32
Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI TẠI CTCP TAMAX.......................................................................33
3.1. Đối với lãnh đạo cơ quan.......................................................................................................33
3.2. Đối với nhân viên....................................................................................................................33
3.3. Nâng cao cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư............................................34
Tiểu kết...........................................................................................................................................35
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................................................36
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................37


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Để hoàn thành chương trình học của học phần Kỹ năng tổ chức và kiểm
tra trong Quản trị Văn phòng tôi đã chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về thực
trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư tại CTCP xây dựng, cung
ứng và xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX)”.
Việc thực hiện đề tài cũng giúp cho CTCP xây dựng, cung ứng và xuất
nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX) nhìn nhận và đánh giá được tình hình kiểm
tra giám sát nghiệp vụ văn thư tại công ty ở hiện tại.
2. Lịch sử nghiên cứu
Từ trước đến nay ta có thể thấy được tầm quan trọng của công tác văn
thư và sự thực tiễn của nó. Do đó mà có không ít những đề tài được thực hiện.
Có thể kể đến một số nội dung như:
- Giáo trình công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
xuất bản năm 2016.
- Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình
Quyền, xuất bản năm 2011
- Trần Thị Hường, 2017, Kháo luận tốt nghiệp, Nâng cao hiệu quả tổ

chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Nội Vụ, Đại
học Nội Vụ Hà Nội
Tuy nhiên nhìn chung tất cả các tài liệu chỉ tập trung vào công tác văn
thư tại một cơ quan cụ thể nhưng rất ít phân tích công tác kiểm tra giám sát
của nghiệp vụ văn thư. Chính vì thế, đề tài này của tôi sẽ kế thừa, phát huy
các thành tựu có trước để phát triển làm rõ đề tài.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn
thư tại CTCP xây dựng, cung ứng và xuất nhập khẩu Thiên Ân
(TAMAX).
- Phạm vi nghiên cứu: CTCP xây dựng, cung ứng và xuất nhập khẩu
1


Thiên Ân (TAMAX)
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu: Làm rõ thực trạng của công tác kiểm tra, giám sát
về nghiệp vụ văn thư tại CTCP xây dựng, cung ứng và xuất nhập khẩu Thiên
Ân (TAMAX). Từ đó, phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm của công
tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư tại đây.
Qua đó, đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng, hiệu quả; So sánh
được giữa lý thuyết trong học phần đã học với thực tiễn làm tiền đề cho việc
áp dụng vào công việc sau này.
5. Phương pháp nghiên cứu
a. Phương pháp nghiên cứu lý thuyết:
Trong quá trình thực hiện đề tài tôi đã thu thập thông tin khoa học trên
cơ sở nghiên cứu các văn bản, tài liệu đã có và bằng các thao tác tư duy logic
để rút ra kết luận khoa học cần thiết:
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: tìm kiếm các nguồn thông tin
từ sách vở, các thông tư, nghị định, các nguồn internet liên quan đến công tác

kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư,...
b. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
- Phương pháp điều tra: Khảo sát các nhân viên phòng HC – NS về thực
trạng của công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư tại công ty.
- Phương pháp phân tích tổng kết kinh nghiệm: Xem xét những thành
quả đã đạt được của công ty trong những năm vừa qua về công tác
kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư để rút ra những ưu điểm và hạn
chế từ đó tìm hướng giải quyết.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Ở bất cứ một cơ quan tổ chức nào thì nghiệp vụ văn thư cũng đóng một
vai trò nhất định cho nên công tác kiểm tra giám sát thực sự quan trọng và cần
được quan tâm đến nhất để thúc đẩy nghiệp vụ văn thư được hoàn thiện hơn,
đem lại hiểu quả công việc tốt hơn cho công ty.
2


Đề tài được thực hiện sẽ đóng góp nhìn nhận được thực trạng của kiểm
tra giám sát nghiệp vụ công tác văn thư ở công ty từ đó, rút ra được những
hạn chế để khắc phục.
7. Cấu trúc của đề tài
Đề tài thực hiện theo cấu trúc :
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT VÀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT NGHIỆP
VỤ VĂN THƯ TẠI CTCP TAMAX
Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM
TRA GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI TẠI CTCP TAMAX

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT
VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1.

Một số khái niệm liên quan

1.1.1. Khái niệm về công tác kiểm tra giám sát trong công tác văn thư
Kiểm tra là quá trình so sánh giữa mục tiêu và chỉ tiêu kế hoạch với kết
3


quả thực tế đã đạt được trong từng khoảng thời gian bảo đảm cho họat động
thực tế phù hợp với kế hoạch đã đề ra.
Giám sát là việc chủ thể giám sát theo dõi, xem xét, đánh giá hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu sự giám sát trong việc tuân theo Hiến pháp
và pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, xử lý theo thẩm
quyền hoặc yêu cầu, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý.
Như vậy kiểm tra giám sát trong công tác văn thư có thể hiểu là việc xem
xét đánh giá tình hình thực tế việc thực hiện các quy định của nhà nước về
công tác văn thư của các cá nhân, đơn vị trong tổ chức theo một trình tự và
thue tục pháp luật quy định.
1.1.2. Khái niệm công tác văn thư
Văn thư là từ gốc Hán dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có
nghĩa là văn tự, “Thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại
phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm công tác văn thư tức
là làm các công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch.
Ngày nay, công tác văn thư không còn xa lạ ở các cơ quan tổ chức, chính
vì thế mà công tác văn thư là đối tượng nghiên cứu của nhiều nhà khoa học,
nhà nghiên cứu cho nên có rất nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn
thư:
Theo tác giả Dương Văn Khảm thì “Công tác văn thư là hoạt động bảo
đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công

việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức
chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang”.
Theo PGS. Vương Đình Quyền thì “công tác văn thư là khái niệm dùng
để chỉ toàn bộ việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản
cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”
Tuy nhiên, khái niệm được phổ biến rộng rãi nhất đó là:
4


“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư”. Theo văn bản số 01/VBHN – BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ
Nội Vụ về Nghị định về công tác văn thư.
1.2.

Các nghiệp vụ của công tác văn thư

1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
a) Khái niệm
Soạn thảo văn bản là một trong những chức năng chính của người thư ký
Theo cuốn “ Tiếng việt thực hành” của tác giả Lê A và Đinh Thanh Huệ
thì “ Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang
tính hoàn thành chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một
hoặc một số giao tiếp nào đó”
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản
lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành
theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm

bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức
và công dân.
b) Quy trình soạn thảo văn bản
- Đối với các văn bản hành chính thông thường: quy trinhg soạn thảo văn
bản được thực hiện những bước sau:
 Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
 Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định
 Bước 3: Trình duyệt văn bản
 Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành.
- Đối với các văn bản quy phạm pháp luật: thực hiện theo quy định của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 và luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân

5


dân năm 2004.
1.2.2. Quản lý văn bản đi
a) Khái niệm
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,
văn bản nội bộ và văn bản bảo mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
b) Quy trình quản lý văn bản đi:
- Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
- Bước 2: Đăng ký văn bản đi
- Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.
- Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển

phát văn bản đi
- Bước 5: Lưu văn bản đi
1.2.3. Quản lý văn bản đến
a) Khái niệm:
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản
được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan tổ chức.
b)






Quy trình quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu “ Đến”
Bước 3: Đăng ký văn bản đến
Bước 4: Trình và chuyển giao văn bản đến
Bước 5: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu
a) Khái niệm:
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký,
quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ cơ quan, tổ chức, chức
danh nhà nước.
b) Điều kiện sử dụng con dấu:
Điều kiện sử dụng con dấu được quy định tại Điều 5, Nghị định số
6

99/2016/NDD-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu.
c) Nguyên tắc đóng dấu:
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,
Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Văn bản hợp nhất số 01/VBHN – BNV ngày 25
tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về công tác văn thư và quy
định của pháp luật có liên quan.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Văn bản hợp
nhất số 01/VBHN-BNV.
1.2.5. Công tác lập và lưu hồ sơ
a) Khái niệm
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định.
b)



1.3.

Quy trình lập hồ sơ
Bước 1: Mở hồ sơ
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
Ý nghĩa của công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư

1.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức
- Nhìn nhận và đánh giá ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện công tác

văn thư;
- Khái quát về tình hình công tác văn thư của cơ quan, tổ chức;
- Kịp thời khen thưởng hoặc xử phạt sai phạm liên quan đến công tác văn
thư.
1.3.2. Đối với cá nhân, đơn vị
- Tạo ý thức chấp hành quy định của cơ quan, nhà nước về công tác văn
thư;
- Hoàn thiện bản thân hơn đối với việc thực hiện công tác văn thư.

7


8


 Tiểu kết
Chương 1 tôi đã làm rõ được những khái niệm về văn thư, công tác văn
thư, kiểm tra giám sát. Từ đó, tìm hiểu các quy định của nhà nước đối với
nghiệp vụ văn thư. Đồng thời làm nổi bật lên ý nghĩa trong công tác kiểm tra
giám sát nghiệp vụ văn thư.

9


Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA GIÁM SÁT
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CTCP TAMAX
2.1. Khái quát về CTCP TAMAX
2.1.1. Giới thiệu về CTCP TAMAX
CTCP XD, cung ứng nhân lực và XNK Thiên Ân viết tắt là TAMAX là
công ty cổ phần với được Bộ Lao động – Thương binh và xã hội cấp phép

hoạt động vào ngày 10 tháng 04 năm 2014.
Địa chỉ số 172 Nguyễn Tuân, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: 04.3557.1300
Mã số Doanh nghiệp: 0104953705
Công ty thuộc hình thức CTCP, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các
quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Tên công ty viết bằng nước nước ngoài: THIEN AN CONSTRUCTION,
MANPOWER SUPPLY AND IMPORT – EXPORT JOINT STOCK
COMPANY
Logo công ty:

- Hội đồng Quản trị Công ty quyết định việc thành lập, hoạt động hay
chấm dứt hoạt động của chi nhánh, VP đại diện công ty.
- Công ty với vốn điều lệ và vốn bằng tiền mặt là 8.000.000.000 đồng
(Tám tỷ đồng VNĐ).
2.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ quyền hạn của CTCP TAMAX
a. Cơ cấu tổ chức của CTCP TAMAX
- Ban lãnh đạo : Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng Quản trị, Chủ tịch hội
đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và 03 Phó Tổng Giám đốc trong đó:
 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách chi nhánh Hà Nội;
 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách chi nhánh Thanh Hoá;

10


 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối phòng ban của Tổng công
ty;
Công ty có tổng cộng có 8 phòng trực thuộc, mỗi phòng đều có 01 Trưởng
phòng và từ 1-2 Phó phòng và nhân viên.
- Phòng Xuất khẩu lao động:

 Bộ phận Xuất khẩu lao động;
 Bộ phận đối ngoại;
 Bộ phận Quản lý lao động ngoài nước;
- Phòng tuyển dụng lao động.
- Phòng đào tạo:
 Bộ phận đào tạo;
 Bộ phận quản lý học viên;
- Phòng Tài chính, kế toán.
- Phòng Hành chính – nhân sự.
- Phòng pháp chế.
- Phòng Đài Loan.
Công ty gồm 2 chi nhánh:
 Chi nhánh tại Hà Nội
 Chi nhánh tại Thanh Hoá
 Các VP đại diện tại: Nghệ An; Hà Tĩnh; TP. Hồ Chí Minh
b. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn
Ký kết các hợp đồng liên quan đến việc người lao động đi làm việc ở
nước ngoài; tuyển chọn lao động;
Dạy nghề, ngoại ngữ cho người lao động; tổ chức bồi dưỡng kiến thức
cần thiết cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;
Thực hiện Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
Quản lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động đi làm
việc ở nước ngoài;
Thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động đi làm việc ở
nước ngoài;
Thanh lý hợp đồng giữa công ty, tổ chức sự nghiệp và người lao động đi
làm việc ở nước ngoài;
Các hoạt động khác của tổ chức, cá nhân có liên quan đến người lao
động đi làm việc ở nước ngoài.
11

Nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là
kích thích, xây dựng các mục tiêu chung và hoàn thành nó thông qua các
thành viên. Tại TAMAX, nhiệm vụ của công ty thật ngắn gọn: Công ty muốn
trở thành doanh nghiệp tốt nhất trên toàn lãnh thổ Việt Nam và khu vực trong
việc tuyển chọn, đào tạo và cung ứng nguồn lao động cho các đối tác nước
ngoài.
2.2. Thực trạng công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư tại CTCP
TAMAX
2.2.1 Công tác kiểm tra và giám sát về soạn thảo và ban hành văn bản
a) Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Do cơ quan không có quy chế về công tác Văn thư nên việc soạn thảo và
ban hành văn bản chủ yếu dự vào Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ
ngày 19/01/2011 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Do là doanh nghiệp tư nhân nên công ty không được phép ban hành văn
bản quy phạm pháp luật mà chỉ được phép ban hành các văn bản hành chính
thông thường và văn bản hành chính chuyên ngành :
 Điều lệ: quy định thống nhất các quy tắc chế độ, tiêu chuẩn nhằm điều
tiết mọi hoạt động của công ty. Đây là văn bản có vị trí quan trọng hàng
đầu, là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động của công ty & được ban hành
ngay từ khi công ty được thành lập & tồn tại trong quá trình hoạt động
và phát triển của công ty.
 Nghị quyết: dùng để thực hiện kết luận & Quyết định được Đại hội
đồng cổ đông, HĐQT thông qua.
 Quyết định: dùng để quyết định liên quan đối với các vấn đề về tổ chức
bộ máy nhân sự, chế độ tiền lương, khen thưởng, kỷ luật của công ty.
 Quy chế: văn bản được các công ty sử dụng trong việc đề ra các quy
định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng thuộc lĩnh vực nhất định

trong công ty.

12


 Hợp đồng: phản ánh sự thỏa thuận giữa công ty về việc thiết lập, thay
đổi hoặc chấm dứt các quyền & nghĩa vụ đối nhân viên hoặc đối với
người xuất khẩu lao động.
 Báo cáo: dùng để tổng hợp , nhằm mục đích sơ kết, tổng hợp, đánh giá,
công nhận kết quả trong hoạt động của công ty.
 Thông báo: dùng để thông tin về nội dung hoặc kết quả hoạt động của
công ty hoặc truyền đạt các quyết định tới các đối tượng có liên quan
để biết thi hành.
 Kế hoạch : dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện
pháp tiến hành 1 nhiệm vụ công tác của từng công ty.
 Công văn: dùng chủ yếu trong hoạt động giao dịch của công ty đến các
vấn đề như: Đề xuất, mời họp, đề nghị, đôn đốc, nhắc nhở
Ngoài ra còn sử dụng một số loại văn mang tính chuyên môn đặc thù,
gắn liền với công ty: Tài liệu kế toán, hóa đơn, chứng từ.
Là CTCP nên công ty hầu như mang đầy đủ hết các đặc điểm của doanh
nghiệp tư nhân. Cũng giống như các công ty tư nhân khác, công ty được ban
hành một số loại văn bản hành chính thông thường với thẩm quyền cao nhất
thuộc về Ban lãnh đạo công ty, và văn bản có phạm vi áp dụng trong công ty
và một số phạm vi nhất định khác. CTCP TAMAX khác với các cơ quan nhà
nước không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn
bản cũng ít và đỡ phức tạp hơn cơ quan nhà nước. Chủ yếu tập trung vào báo
cáo và hợp đồng lao động cho người lao động.
b) Thẩm quyền ban hành văn bản
- Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty được quy
định tại Điều lệ của công ty: Có thẩm quyền ký và ban hành tất cả các

văn bản của công ty;
- Phó Tổng Giám đốc : Có thẩm quyền ký thay và ban các văn bản công
ty khi được giao và ký các văn bản thuộc lĩnh vực hoặc chi nhánh mà
Phó Giám đốc đó quản lý;

13


- Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự : Ký thừa lệnh Tổng giám đốc và
ban hành các văn bản hành chính thông thường như : công văn mời,
thông báo, báo cáo…
- Trưởng phòng khác : Ký và ban hành văn bản thuộc phạm vi phòng
mình quản lý.
c) Thể thức và kỹ thuật trình bày
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty được đánh giá là
đúng so với quy định của Nhà nước trong quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản. Thể thức văn bản hành chính của công ty bao gồm đầy đủ các thành phần
thể thức như sau:
-

Quốc hiệu;
Tên cơ quan , tổ chức ban hành;
Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
Nội dung văn bản;
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận;
Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn,

mật)

Đối với các công văn, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu
chuyển,.. Ngoài các thành phần thể thức chính, văn bản còn được bổ sung
thêm địa chỉ của cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Fax.
Nhìn chung, công tác soạn thảo văn bản tại công ty đã áp dụng theo
Thông tư 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính và bản sao văn bản.
Tuy nhiên có một số thành phần văn bản lại khác so với quy định của
nhà nước ví dụ :
- Tên cơ quan và tiêu đề:

14


CÔNG TY CP XÂY DỰNG, CUNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ỨNG NHÂN LỰC & XNK

----------------

THIÊN ÂN
(TAMAX)

--------------

Công ty không dùng lệnh Insert -> Sapes để gạch chân cơ quan và tiêu

đề mà dùng lệnh Symbol trên thanh công cụ khi soạn thảo văn bản
- Số ký hiệu :
Công văn số: 10 /2017/TAMAX – CV
Văn bản của công ty có thêm năm ban hành (theo quy định chỉ có văn bản
quy phạm pháp luật mới có năm ban hành) và ký hiệu CV (theo quy định thì
công văn sẽ ký hiệu như sau : Số :

/chữ viết tắt cơ quan - chữ viết tắt

đơn vị soạn thảo)

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

THÔNG BÁO
(V/v chấm dứt hợp đồng trước thời hạn)

Theo quy định trích yếu nội dung phải được viết bằng chữ đứng đậm,
căn giữa và cỡ chữ 14 và có đường kẻ ngang nét liền như sau:

THÔNG BÁO
Về việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn
- Nội dung văn bản: Cách trình bày nội dung văn bản cơ bản là giống
quy định nhà nước tuy nhiên đa số văn bản công ty đều để cỡ chữ 12 –
13. Khác với quy định của nhà nước.
- Một số thành phần khác: ví dụ như Nơi nhận, Ký , đóng dấu ở một số
văn bản lại không thống nhất với nhau về mặt thể thức và cũng không
thống nhất với văn bản quy định của nhà nước về soạn thảo và trình
bày văn bản.

15

Về kỹ thuật trình bày thì về cơ bản tất cả các văn bản công ty đều tuân





thủ đúng quy định ví dụ:
Bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
Phông chữ: Times New
Khổ giấy A4 (21 cm x 29.7 cm)
Định lề văn bản: Lề trên: 2-2.5 cm, lề dưới: 2-2.5 cm, lề trái: 3-3.5 cm,

lề phải: 1.5-2 cm
d) Quy trình soạn thảo văn bản
So với quy định của nhà nước về quy trình soạn thảo văn bản thì quy
trình soạn thảo của công ty chủ yếu dựa trên kinh nghiệm chứ không theo một
quy trình cụ thể nào. Nhưng qua quan sát tôi nhận thấy về cơ bản quy trình
soạn thảo văn bản của công ty phải thực hiện những bước sau:
Bước 1: Xác định đơn vị soạn thảo nội dung, hình thức, mức độ Mật,
Khẩn của nội dung văn bản dự định ban hành.
Tại công ty đơn vị soạn thảo văn bản thường sẽ do phòng HC-NS đảm
nhiệm soạn thảo văn bản của công ty. Trưởng phòng trên cơ sở đó phân công
cho nhân viên trong phòng soạn thảo văn bản.
Xác định văn bản đó nhằm giải quyết vấn đề gì? Xác định tên loại văn
bản phù hợp.
Xác định mức độ khẩn, mật để có phương pháp phù hợp tránh rò rỉ thông
tin hoặc đảm bảo thông tin đến kịp thời.
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin.

Thu thập các thông tin mang tính pháp lý và thực tế liên quan đến văn
bản dự định ban hành của công ty
Bước 3: Viết bản thảo.
Phòng HC-NS sẽ là đơn vị chịu trách nhiệm viết bản thảo
Bước 4: Lấy ý kiến đóng góp (nếu cần).
Bước 5: Duyệt bản thảo.

16


Bản thảo sau khi được hoàn thành, nếu là văn bản thường sẽ được trình
lên Trưởng phòng xét duyệt, nếu là văn bản quan trọng thì sẽ được trình lên
cấp trên nữa.
Bước 6: Đánh máy và nhân sao văn bản.
Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản sẽ chuyển văn bản đã được duyệt cho
bộ phận vi tính, đánh máy, in ấn. Việc in ấn được thực hiện đúng quy định.
Bước 7: Kiểm tra lại văn bản trước khi ban hành.
Trưởng phòng HCNS sẽ là người duyệt lại và trình lên cấp trên hoặc trực
tiếp kí ban hành trong một số trường hợp.
Trong quá trình khảo sát quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của
công ty, tôi nhận thấy có chút khác biệt giữa lý thuyết được trang bị với thực
tiễn công tác soạn thảo ở cơ quan. Theo “Lý luận và phương pháp công tác
văn thư” của PGS.TS. Vương Đình Quyền cũng như các bài giảng của giảng
viên, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm 7 bước như sau:
- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực
-

hiện văn bản.
Chọn thể loại văn bản.
Thu thập và xử lý thông tin.

Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
Duyệt bản thảo.
Nhân bản văn bản.
Hoàn thiện văn bản để ban hành.
Quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan đã lồng ghép một số bước lại

với nhau trong thực tiễn soạn thảo ban hành văn bản công ty.
2.2.2. Kiểm tra giám sát về quản lý văn bản
a) Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản
 Các văn bản đi, sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo sẽ được tập
trung tại bàn văn thư để cán bộ văn thư làm thủ tục ban hành bao
gồm: kiểm tra thể thức, đăng ký số, nhân bản, đóng dấu.

17


 Các văn bản sẽ được kiểm tra thể thức và ghi số ngày tháng cho
văn bản. Số của văn bản đi được đánh liên tục theo số thứ tự từ
số 01 cho văn bản đầu tiên của ngày làm việc đầu tiên của năm
và kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng của ngày làm việc
cuối cùng của năm đó. Và ngày ban hành chính là ngày của văn
bản. Sau dấu gạch chéo thứ nhất là ký hiệu loại hình văn bản (Ví
dụ QĐ, TB…). Sau dấu gạch chéo thứ hai là tên đơn vị ra văn
bản (Ví dụ: TAMAX). Sau dấu gạch ngang là bộ phận ra công
văn, quy ước theo đúng ISO (Ví dụ VP…). Chữ, số sau các gạch
chéo, gạch ngang viết liền, không dấu để đảm bảo nếu phải
xuống dòng sẽ xuống cả cụm số, ký hiệu.
 Nhưng trong một số văn bản của công ty khi soạn thảo không
được thống nhất thành phần “Số ký hiệu văn bản” nên việc ghi

số văn bản cũng không được thống nhất. Chủ yếu là do kinh
nghiệm lâu năm của người văn thư trong việc ghi số đối với các
văn bản trên.
- Đăng ký văn bản đi: Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải được
đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận Văn thư và được kiểm tra
về nội dung, hình thức trước khi gửi đi. Quy trình giải quyết văn bản đi
của Văn thư được thực hiện như sau:
Bước 1: Kiểm tra, xem xét nội dung và thể thức văn bản đi.
Bước 2: Trình lãnh đạo ký.
Bước 3: Lấy số văn bản và vào sổ văn bản đi.
Bước 4: Đóng dấu văn bản.
Bước 5: Sao lưu văn bản và chuyển văn bản đi
* Bìa sổ:

18


19


- Nội dung bên trong

Số

Ngày,t

VB

háng

1

2

Tên loại
và trích
yếu ND
3

Người

Số

Nơi

ký

trang

nhận

4

5

6

Thông

06/08/

3

2016

Số

Lưu

nhận

lượng

hồ

bản lưu

bản

sơ

7

8

9

Ghi
chú

10

Ông

báo về
25

Đơn vị

việc

Trần

chấm dứt

Văn

hợp đồng

Bình

Thái
02

Văn Hải;

Văn

Văn

thư

30

phòng

trước thời

TAMAX

hạn

- Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Nhân viên văn thư tiến hành nhân bản bằng cách photo tại phòng photo
của cơ quan.Việc đóng dấu lên chữ ký, lên các phụ lục kèm theo văn bản chính
vả đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo
được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV và Thông tư số 04/2013/TTBNV.
Về cơ bản công ty thực hiện đúng yêu cầu về đóng dấu theo quy định của
nhà nước nhưng lại ở một số văn bản thì việc đóng dấu không tuân thủ theo quy
định.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
Văn bản sau khi được đóng dấu tại cơ quan, được chuyển phát đến các
đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện.
Chuyển phát văn bản theo hai cách: VP trực tiếp gửi đến lãnh đạo, đơn vị
liên quan và chuyển phát bằng bưu điện.

20


Các văn bản gửi ra ngoài cơ quan có thể được gửi trực tiếp bằng cách

bưu tá đưa đi hoặc bằng đường bưu điện. Gửi bằng đường bưu điện cán bộ
văn thư tiến hành làm các thủ tục điền thông tin vào bì thư:
Phần nơi gửi: CTCP xây dựng, cung ứng nhân lực & XNK Thiên ÂN
(TAMAX)
Phần nơi nhận: Ghi rõ họ tên, địa chỉ của cơ quan, cá nhân nhận văn bản
theo ý kiến phân phối.
Việc chuyển giao văn bản được công ty thực hiện nhanh chóng, đảm bảo
chính xác, văn bản gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyết công việc
một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Lưu văn bản đi:
Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục
đích lâu dài, các văn bản đi công tyđều được lưu 02 bản: Một bản lưu ở Văn
thư, một bản được giao cho bộ phận chuyên môn soạn thảo ra văn bản để giải
quyết và lập hồ sơ công việc, hai bản này được đảm bảo đầy đủ về thể thức và
nội dung.
Bộ phận văn thư của công ty sắp xếp theo số thứ tự ban hành và lưu theo
năm, cho vào hộp đựng tài liệu theo theo tên loại, năm và xếp ngay ngắn. Các
bản lưu được cán bộ văn thư sắp xếp một cách khoa học và dễ tra tìm. Văn
bản nào được hình thành trước sắp xuống dưới, văn bản nào hình thành sau
sắp lên trên. Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm dễ dàng, nhanh
chóng khi cần thiết.
b) Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
Với nguyên tắc giải quyết văn bản đến là tất cả văn bản đến đều phải
thông qua Văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ công văn đến. Sau đó văn bản
được chuyển giao qua Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc để phân công
cho các bộ phận và cá nhân giải quyết công việc.
Tiếp nhận văn bản đến tại công ty chủ yếu bằng đường bưu điện
21