Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong Doanh nghiệp thương mại tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội.DOC

Lời mở đầu
Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thơng mại có vai trò lớn. Nó gắn
sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc
đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành
cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nớc ta với các nớc
trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và
Nhà nớc trong từng giai đoạn.
Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô
của Nhà nớc, hoạt động của doanh nghiệp thơng mại có những khác biệt rất cơ bản
so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong cơ chế cũ,
doanh nghiệp thơng mại đợc Nhà nớc lo cho cả đầu vào lần đầu ra. Nhng trong cơ
chế mới, doanh nghiệp thơng mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức
quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất.
Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thơng mại phải tổ chức đợc tốt 3 khâu
của quá trình lu chuyển hàng hoá là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba khâu này có
quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp thơng mại là tiêu thụ
hàng hoá nhng muốn có hàng để bán thờng xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp
phải tổ chức thu mua và dự trữ. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp
phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cũng thể hiện sức
mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị tr-
ờng.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, qua 4 năm học tập tại trờng
cũng nh tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở doanh nghiệp thơng mại, em đã chọn
đề tài:
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
trong doanh nghiệp thơng mại
" làm nội dung của bản chuyên đề này. Bản
chuyên đề này là sự kết hợp giữa lý luận với thực tiễn tại Công ty Dợc phẩm thiết
bị y tế Hà Nội. Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn tồn tại và kiến nghị một số giải pháp.
1
*Bản chuyên đề này gồm 3 chơng:

Ch ơng I: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng.
Ch ơng II : Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanhtoán
tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội .
Ch ơng III: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền
hàng .
2
Ch ơng I
Lý luận chung về kế toán
nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
I. Khái quát về nền kinh tế thị trờng và hoạt động kinh
doanh thơng mại trong nền kinh tế thị trờng.
1. Đặc điểm của nền kinh tế thị trờng:
Thị trờng là nơi thể hiện tập trung nhất trong các mâu thuẫn của sản xuất
hàng hoá, là mục tiêu khởi điểm của các quá trình kinh doanh. Trong thị trờng, giá
cả thị trờng giữ vai trò trung tâm, điều tiết nền sản xuất xã hội, kích thích sản xuất
hàng hoá. Thông qua giá cả thị trờng, thị trờng thực chức năng điều tiết và kích
thích của mình. Quan hệ cung cầu trên thị trờng là yếu tố trọng tâm và quan trọng
nhất, nó quyết định giá cả thị trờng.
Nền kinh tế thị trờng là kiểu tổ chức kinh tế xã hội mà quan hệ kinh tế phân
phối sản phẩm, phân phối lợi ích do các qui luật của thị trờng điều tiết chi phối. Vì
thế, nền kinh tế thị trờng mang một số đặc điểm sau :
- Nền kinh tế thị trờng phải dựa trên một nền sản xuất hàng hoá phát triển ở
trình độ cao. Sự phát triển sản xuất hàng hoá cùng với việc tự do lu thông buôn
bán vừa là tiền đề, vừa là động lực cho sự phát triển của nền kinh tế thị trờng. Kinh
tế hàng hoá phát triển tất yếu dẫn đến nền kinh tế thị trờng phát triển.
- Trong nền kinh tế thị trờng, mỗi doanh nghiệp không thể thay đổi thị tr-
ờng mà phải tiếp cận và thích nghi với nó. Thông qua thị trờng, doanh nghiệp biết
đợc nhu cầu xã hội, tự đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.

- Khách hàng giữ vai trò trung tâm trong nền kimh tế thị trờng. Sản xuất chỉ
có thể phát triển đợc khi hàng hoá sản xuất ra tiêu thụ đợc.
3
- Kinh tế thị trờng tạo điều kiện cho mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp, mỗi
đơn vị kinh tế đợc quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, tự do trao đổi mua
bán hàng hoá theo khuôn khổ pháp luật.
- Quy luật cạnh tranh chi phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền
kinh tế thị trờng. Cạnh tranh là động lực thúc đẩy giúp nền kinh tế phát triển.
Cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng có thể diễn ra giữa ngời bán với ngời bán,
giữa ngời mua với ngời mua, giữa ngời bán với ngời mua.
- Nền kinh tế thị trờng có khối lợng giao dịch lớn, các mối quan hệ ngày
càng phức tạp cho nên tất cả các mối quan hệ đều đợc tiền tệ hoá. Vì thế, tiền tệ
trở thành thớc đo cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh. Quan hệ hàng hoá
- tiền tệ trở thành mối quan hệ chủ yếu chi phối tất cả các hoạt động sản xuất kinh
doanh.
- Kinh tế thị trờng mang đậm tính năng động và tự điều chỉnh. Chính sự kết
hợp giữa cung và cầu làm cho kinh tế thị trờng rất linh hoạt. Tuỳ theo cung và cầu,
thị trờng biến đổi tạo ra sự cân bằng trong nền kinh tế.
- Kinh tế thị trờng giúp cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn, đồng thời
là nơi đào tạo, tuyển chọn, sử dụng và đào thải nhân lực một cách có hiệu quả
nhất.
Ngoài những u điểm trên, kinh tế thị trờng không tránh khỏi có những nhợc
điểm sau:
- Trong kinh tế thị trờng, quy luật cạnh tranh chi phối ngày càng khốc liệt ,
không thể tránh khỏi quy trình đào thải nhân lực. Do vậy, thất nghiệp là vấn đề tất
yếu.
- Thờng xuyên xảy ra khuynh hớng tự phát, vô chính phủ. Đó là tâm lí chạy
theo lợi nhuận, làm mất cân đối giữa các ngành nghề trong nền kinh tế.
- Kinh tế thị trờng ra đời và phát triển đã hình thành các mối đe doạ đến sản
xuất và tiêu dùng. Đó là sự hình thành một số tổ chức t bản độc quyền, nắm phần

4
lớn các sản phẩm của các ngành công nghiệp, thơng mại ... làm lũng đoạn nền
kinh tế.
2. Hoạt động kinh doanh thơng mại trong nền kinh tế thị trờng ở nớc ta hiện
nay:
Trong nền kinh tế thị trờng, giá cả là yếu tố trung tâm. Do vậy, các doanh
nghiệp thơng mại đều phải hoạt động theo giá cả thị trờng. Nếu vi phạm nguyên
tắc này sẽ dẫn đến thơng mại hình thức và nguy cơ phá vỡ các lợi ích trên thị tr-
ờng, gây hậu quả nguy hại.
Hiện nay, nớc ta thực hiện phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần.
Các doanh nghiệp đợc quyền chủ động kinh doanh, tự chịu trách nhiệm trớc pháp
luật. Vì cùng hoạt động trong một môi trờng kinh doanh nên các doanh nghiệp
luôn phải cạnh tranh với nhau để thu hút khách hàng. Vì thế, mỗi doanh nghiệp
luôn phải tự hoàn thiện mình, luôn chú ý đến nhu cầu khách hàng, cung cấp cho
khách hàng những sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo nhất cả về mẫu mã, chất lợng, giá
cả lẫn thái độ phục vụ. Muốn vậy, doanh nghiệp phải cố gắng, phải thay đổi t duy,
lề lối làm việc. Có vậy, doanh nghiệp mới có thể nâng cao doanh số bán ra và
tăng lợi nhuận.
II. đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền
hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng:
1.1. Tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng:
Chức năng chủ yếu của các doanh nghiệp thơng mại là tổ chức lu thông
hàng hoá, đa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua trao đổi mua
bán.
Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của các
doanh nghiệp thơng mại. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệp chuyển
từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật là hàng hoá.
5
Doanh nghiệp thơng mại tiến hành mua hàng nhằm phục vụ bán ra. Điều

này góp phần tạo điều kiện thoả mãn đầy đủ nhu cầu của ngời tiêu dùng về số l-
ợng, chất lợng, nâng cao mức sống cho mọi thành viên trong xã hội. Đồng thời,
góp phần ổn định giá cả thị trờng và kích thích các ngành sản xuất vật chất phát
triển.
Đối với mỗi doanh nghiệp thơng mại, việc tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn
hàng là một nghiệp vụ quan trọng đảm bảo cho lu thông hàng hoá một cách bình th-
ờng. Nguồn hàng chủ yếu của các doanh nghiệp thơng mại là do các đơn vị, cá nhân
sản xuất cung cấp hoặc nhập khẩu từ nớc ngoài.
Việc tổ chức nguồn hàng đợc coi là nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp
nhằm tạo ra nguồn hàng dồi dào về số lợng, cơ cấu đảm bảo, thời gian phù hợp,
giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trờng.
1.2. Các phơng thức mua hàng:
a. Mua hàng trong nớc:
- Phơng thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang
giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp
đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập
trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán
kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp.
- Phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với
doanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm
qui định ghi trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên
mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lợng, số lợng từng mặt hàng và tổng
số tiền phải thanh toán đã thoả thuận. Doanh nghiệp sau khi nhận đợc chứng từ do
bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký
và chuẩn bị nhập hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra
ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp.
b. Nhập khẩu hàng hoá:
6
- Phơng thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với
các tổ chức kinh tế nớc ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến

ngân hàng phục vụ mình. Khi doanh nghiệp nhận đợc giấy báo lô hàng nhập khẩu
đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả
tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận
hàng.
- Phơng thức nhập khẩu uỷ thác: Đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu và nhận uỷ
thác nhập khẩu phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ thác nhập khẩu
thay mặt bên giao uỷ thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu hàng hoá hàng
hoá, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu và phải lu giữ các
chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu.
1.3. Các phơng thức thanh toán:
- Thanh toán bằng séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản đợc lập trên
mẫu do ngân hàng Nhà nớc qui định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền
gửi thanh toán của mình để trả cho ngời thụ hởng có ghi trên séc hoặc ngời cầm
séc.
- Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Đây là việc sử dụng giấy uỷ nhiệm để yêu
cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền để trả cho ngời thụ
hởng.
- Thanh toán bằng L/C (tín dụng chứng từ): Th tín dụng là một tờ lệnh của
ngân hàng bên mua yêu cầu ngân hàng bên bán tiến hành trả tiền cho đơn vị về
hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp cho đơn vị mua theo hợp đồng. ở đây, ngân hàng
đóng vai trò là ngời đứng ra cam kết thanh toán nên tránh đợc rủi ro trong thanh
toán. Đây là phơng thức thanh toán quốc tế đợc sử dụng nhiều nhất hiện nay.
1.4. Phạm vi và thời điểm xác định hàng mua:
a. Phạm vi xác định hàng mua:
Hàng hoá đợc coi là hàng mua của doanh nghiệp phải đảm bảo các điều
kiện sau:
7
- Hàng phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán tiền
hàng nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền.
- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu, tức là ngời mua phải nhận đợc

quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ.
- Hàng hoá mua vào phải với mục đích để bán ra hoặc mua vào để gia công
sản xuất nhng với mục đích để bán ra.
b. Thời điểm xác định hàng mua:
Thời điểm xác định hàng mua là hàng hoá có sự chuyển quyền sở hữu, tức
là ngời mua nắm đợc quyền sở hữu về hàng hoá nhng mất quyền sở hữu về tiền tệ
hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho ngời cung cấp.
- Đối với phơng thức chuyển hàng, thời điểm xác định hàng mua là:
+ Khi hàng hoá đã về đến kho của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã
thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán.
+ Doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng cho ngời bán nhng cuối tháng
vẫn cha về kho của doanh nghiệp.
- Đối với phơng thức mua hàng trực tiếp, thời điểm xác định hàng mua là
khi cán bộ nghiệp vụ đã hoàn thành thủ tục chứng từ ký nhận nợ hoặc thanh toán
tiền cho ngời bán.
- Đối với phơng thức nhập khẩu, thời điểm xác định hàng mua là khi cán bộ
nghiệp vụ của doanh nghiệp đến ngân hàng chấp nhận trả tiền đơn vị xuất khẩu,
trả phí mở L/C và nhận chứng từ để đi nhận hàng.
Việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm hàng mua sẽ giúp cho kế toán
hạch toán chính xác các khoản hàng mua, tránh ghi trùng lặp hoặc bỏ sót. Ngoài ra,
xác định đúng thời điểm hàng mua giúp doanh nghiệp quản lý đúng đắn tiền hàng,
tránh tham ô, mất mát hàng hoá.
1.5. Giá cả hàng mua:
8
Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chế thị
trờng. Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá. Giá trị hàng hoá đợc xác
định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó. Mặc dù giá trị là cơ
sở của giá cả nhng trên thị trờng, giá cả luôn biến động xoay quanh giá trị hàng
hoá.
Đối với hoạt động kinh doanh thơng mại, giá mua là giá thực tế thanh toán

cho ngời cung cấp. Nó là giá thoả thuận giữa ngời bán và ngời mua. Giá mua cao
hay thấp tuỳ thuộc vào quan hệ cung cầu, tuỳ thuộc vào khối lợng hàng mua, tuỳ
thuộc vào phơng thức thanh toán.
Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hoá phải phản ánh trên sổ kế toán theo
nguyên tắc giá phí. Đó là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có đợc hàng
hoá đó.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế thì giá mua
không bao gồm thuế GTGT đầu vào.
Giá mua thực tế của
hàng hoá
=
Giá thanh toán với ngời
bán (không gồm VAT)
+ Chi phí thu mua
Trong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lu kho, lu bãi.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng
pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế.
Giá mua thực tế của
hàng hoá
=
Giá thanh toán với ngời
bán (gồm cả VAT)
+ Chi phí thu mua
2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng:
2.1. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng:
Quản lý nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại chính là quá
trình quản lý hàng hoá về số lợng, chất lợng, giá trị hàng hoá trong quá trình vận
động mua vào - dự trữ - bán ra.
Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lợng,

chất lợng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lý
9
theo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ các
khoản công nợ của đơn vị theo từng chủ nợ, từng lần mua.
Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán
nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêu chi
tiết. Để thực hiện đợc yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán
quản trị.
- Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích cho
ngời sử dụng thông tin.
Để số liệu kế toán đợc chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lý
nghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc:
+ Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu trách
nhiệm vật chất. Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trong
từng thời điểm và theo từng bộ phận.
+ Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phơng pháp
ghi chép và tính toán theo giá thống nhất.
2.2. Nhiệm vụ kế toán:
Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ,
chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiền
hàng của doanh nghiệp. Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phận
quản lý nhằm phục vụ công tác quản lý chung của doanh nghiệp.
Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng:
- Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồn hàng,
từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng
hoá an toàn về số lợng và chất lợng.
10

- Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán tiền hàng, đôn đốc doanh
nghiệp thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền hàng cho ngời cung cấp.
- Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí trong quá trình mua hàng. Từ đó,
giảm bớt chi phí bất hợp lý, tạo điều kiện tăng thu nhập cho doanh nghiệp.
Khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng thực hiện tốt các nguyên tắc
kế toán, các nhiệm vụ của mình sẽ góp phần giúp nhà quản lý doanh nghiệp đa ra
các quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô, lãng phí,
vi phạm các chế độ chính sách của Nhà nớc.
III. Sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình hạch toán
nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng:
Nớc ta đang phát triển kinh tế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa. Để
vừa có thể phát triển kinh tế, vừa không chệch hớng xã hội chủ nghĩa, đòi hỏi phải
có sự quản lý chặt chẽ của Nhà nớc. Tuy nhiên, Nhà nớc sẽ không can thiệp vào
thị trờng bằng những biện pháp hành chính. Nhà nớc tạo môi trờng pháp lý và kinh
tế cho các chủ thể kinh tế hoạt động năng động, hiệu quả, có trật tự. Nhà nớc cũng
kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế theo đúng luật pháp và chính sách.
Vì các doanh nghiệp đều đợc hoạt động trong cùng một môi trờng pháp lý
và kinh tế nh nhau nên mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để có thể tồn tại
và phát triển. Các thông tin kế toán cung cấp phải chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Khi đó sẽ giúp chủ doanh nghiệp đa ra các quyết định đúng đắn.
Hiện nay, hệ thống kế toán cũ đã đợc thay thế bằng hệ thống kê toán mới
thích hợp với cơ chế thị trờng. Tuy vậy, nền kinh tế trong thời kỳ chuyển đổi, các
chính sách kinh tế xã hội đang trong quá trình hoàn thiện, đòi hỏi hệ thống kế toán
ngày càng đổi mới, phát huy hết tác dụng trong cơ chế mới.
11
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mua và thanh toán không chỉ là khâu
mở đầu mà còn ảnh hởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh của doanh
nghiệp. Mua hàng để bán nhằm thu đợc lợi nhuận là mục tiêu của các doanh

nghiệp thơng mại hiện nay. Vì vậy, quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng là
việc thc hiện lợi ích kinh tế giữa ngời sản xuất và ngời kinh doanh. Do đó, hoàn
thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong điều kiện hiện nay
ở các doanh nghiệp thơng mại là rất cần thiết.
Muốn hoàn thiện đợc đòi hỏi phải có những nhận xét đúng đắn khách quan,
hợp với thực trạng và yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp thơng mại. Trên cơ sở
sửa đổi, hoàn thiện công tác kế toán cần đợc thực hiện từng phần, loại bỏ những
điểm không hợp lý, không phù hợp với điều kiện mới, kế thừa những yếu tố tiến
bộ dẫn tới hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán trong đó có kế toán mua hàng và
thanh toán tiền hàng.
2. Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng:
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là công
vịêc quan trọng cấp thiết đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đúng đắn để thực
hiện mục đích thu đợc lợi nhuận. Thực hiện tốt việc hoàn thiện sẽ giúp cho kế toán
nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm
vụ vốn có của mình.
2.1. Hoàn thiện hạch toán ban đầu:
Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp
vụ kinh tế trên chứng từ, làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết. Nó bao
gồm việc tổ chức, xây dựng các hoá đơn, chứng từ và trình tự luân chuyển một
cách đồng bộ, phải đợc qui định thống nhất về hình thức và nội dung, phải do một
cơ quan ban hành.
Hiện nay, tại các doanh nghiệp thơng mại áp dụng hai hệ thống chứng từ kế
toán:
12
- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chất phản
ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ
biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, Nhà nớc đã chuẩn hoá về mẫu biểu chỉ
tiêu phản ánh, phơng pháp lập và đợc áp dụng thống nhất cho tất cả các loại hình

doanh nghiệp.
- Hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn: là các loại chứng từ sử dụng trong
nội bộ doanh nghiệp. Nhà nớc chỉ giữ vai trò hớng dẫn nội dung. Các doanh
nghiệp sẽ tự xây dựng hệ thống chứng từ phù hợp với điều kiện doanh nghiệp
mình.
* Để phản ánh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh
nghiệp thơng mại, kế toán sử dụng một số chứng từ sau:
- Hoá đơn do ngời bán lập:
+ Hoá đơn thuế GTGT:
. Giá bán : Giá cha có thế GTGT.
. Các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có).
. Thuế GTGT.
. Tổng giá thanh toán:
Tổng giá
thanh toán
= Giá bán +
Các khoản phụ
thu (nếu có)
+
Thuế
GTGT

+ Hoá đơn bán hàng (Ngời bán nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp)
. Giá bán: Giá đã có thuế GTGT.
. Các khoản phụ thu và phí (nếu có).
. Tổng giá thanh toán:
Tổng giá
thanh toán
=
Giá bán đã có

thuế
+
Các khoản phụ thu và
phí (nếu có)
13
+ Trong trờng hợp ngời bán không có hoá đơn, đơn vị sẽ lập Bảng kê thu
mua hàng nông, lâm, thuỷ sản của từng ngời sản xuất.
- Phiếu nhập kho:
Doanh nghiệp sẽ lập phiếu nhập kho khi hàng hoá về nhập kho. Phiếu nhập
kho đợc sử dụng nhằm xác nhận số lợng vật t, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi
thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với ngời có liên
quan, là cơ sở ghi sổ kế toán.
- Biên bản kiểm nghiệm:
Doanh nghiệp lập Biên bản kiểm nghiệm đối với một số trờng hợp nh
nhập kho với số lợng lớn, nhập kho các loại vật t có tính chất lý hoá phức tạp, nhập
kho vật t quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không đúng
quy cách, phẩm chất, số lợng so với hợp đồng,...
- Một số chứng từ thanh toán:
+ Giấy báo nợ của ngân hàng.
+ Phiếu chi tiền mặt.
+ Giấy thanh toán tạm ứng.
+ Chứng từ nộp thuế ở khâu mua.
Nh vậy, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải sử dụng
rất nhiều chứng từ. Điều này sẽ khiến cho việc xử lý chứng từ gặp khó khăn, tốn
kém thời gian và công sức. Do đó, kế toán trởng mỗi đơn vị cần phải tổ chức hợp
lý hoá các chứng từ, giảm bớt công vịêc cho kế toán mua hàng và thanh toán tiền
hàng. Qua đó, sẽ nâng cao đợc hiệu suất lao động.
Để làm đợc nh vậy, cần phải giảm bớt số lợng chứng từ bằng cách sử dụng
các chứng từ liên hợp vừa có tính chất mệnh lệnh, vừa có tính chất chấp hành.
Ngoài ra, cũng cần giảm bớt thủ tục xét duyệt và ký chứng từ tới mức tối thiểu.

2.2. Hoàn thiện tài khoản kế toán:
14
Tuỳ theo từng doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kế toán hàng hoá theo ph-
ơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ và phơng pháp tính thuế
GTGT mà kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp th-
ơng mại sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 611 Mua hàng:
Tài khoản này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho
theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản 611 có kết cấu nh sau:
+ Bên Nợ:
. Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu
kỳ (theo kết quả kiểm kê).
. Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào
trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại.
+ Bên Có:
. Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho
cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê).
. Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất trong
kỳ.
. Trị giá thực tế hàng hoá đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ trong
kỳ.
. Chiết khấu mua hàng đợc hởng.
. Trị giá vật t, hàng hoá trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá.
+ Tài khoản 611 cuối kỳ không có số d.
+ Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2:
. Tài khoản 6111 Mua nguyên vật liệu.
. Tài khoản 6112 Mua hàng hoá.
15
- Tài khoản 156 Hàng hoá: đợc sử dụng để phản ánh sự biến động của
toàn bộ số hàng hoá ở trong kho của doanh nghiệp.

+ Bên Nợ:
. Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn.
. Chi phí thu mua hàng hoá.
. Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến.
. Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại.
. Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ.
+ Bên Có:
. Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê
ngoài gia công chế biến.
. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.
. Chiết khấu mua hàng đợc hởng.
. Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất.
+ Số d bên Nợ:
. Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho.
. Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhng cha đợc chấp
nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi.
+ Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2:
. Tài khoản 1561 Giá mua hàng hoá.
. Tài khoản 1562 Chi phí thu mua.
- Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đờng.
Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật t
mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cha về nhập kho mà
16
còn đang trên đờng vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm
nhận nhập kho.
+ Bên Nợ:
. Trị giá hàng hoá, vật t đang đi trên đờng.
. Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật t đang đi trên đờng cuối kỳ
(phơng pháp kiểm kê định kỳ).
+ Bên Có:

. Trị giá hàng hoá, vật t đang đi trên đờng đã về nhập kho hoặc giao bán.
. Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đờng đầu kỳ (phơng pháp
kiểm kê định kỳ).
+ Số d bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi
trên đờng.
- Tài khoản 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ:
Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
(đã khấu trừ và còn khấu trừ). Tài khoản này chỉ sử dụng đối với những đơn vị nộp
thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
+ Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
+ Bên Có:
. Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
. Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ.
. Số thuế GTGT của hàng mua trả lại.
. Số thuế GTGT đầu vào đã đợc hoàn lại.
+ Số d bên Nợ:
. Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ.
17
. Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng ngân sách Nhà nớc cha hoàn
trả.
+ Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2:
. Tài khoản 1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.
. Tài khoản 1332 Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ.
- Tài khoản 331 Phải trả ngời bán:
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải
trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ
theo hợp đồng đã ký kết.
+ Bên Nợ:
. Số tiền đã trả cho ngời cung cấp hàng hoá, dịch vụ, ngời nhận thầu xây dựng
cơ bản.

. Số tiền ứng trớc cho ngời cung cấp nhng cha nhận đợc hàng hoá, dịch
vụ.
. Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng.
. Số kết chuyển về phần giá trị vật t, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất
khi kiểm nhận và giao trả lại ngời bán.
. Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm
trừ vào nợ phải trả.
+ Bên Có:
. Số tiền phải trả ngời bán vật t, hàng hoá.
. Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật t, lao vụ,
dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
+ Số d bên Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trớc cho ngời bán
nhng cha nhận vật t, hàng hoá.
18
+ Số d bên Có: phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải trả cho ngời bán,
ngời nhận thầu xây dựng cơ bản.
- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan nh:
+ Tài khoản 111 Tiền mặt.
+ Tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng.
+ Tài khoản 141 Tạm ứng.
2.3. Phơng pháp hạch toán:
2.3.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nớc:
2.3.1.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
a. Mua hàng nhập kho ngay trong tháng:
- ở đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
+ Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và các chứng từ liên
quan, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561, 1562)
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112, 331,...

+ Nếu hàng mua có bao bì đi kèm tính giá riêng, kế toán ghi:
Nợ TK 153 (1532)
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112, 331,...
+ Nếu hàng mua không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT:
Nợ TK 156 (1561, 1562)
Nợ TK 153 (1532)
Có TK 111, 112, 331,...
19
- ở đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
+ Khi mua hàng về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561, 1562)
Nợ TK 153 (1532)
Có TK 111, 112, 331,...
+ Nếu hàng mua dùng cho sản xuất kinh doanh, không tách riêng đợc số thuế
GTGT đợc khấu trừ và không đợc khấu trừ thì hạch toán toàn bộ thuế GTGT vào tài
khoản 133.
Nợ TK 156 (1561, 1562)
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112, 331,...
. Cuối kỳ tính và xác định số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ trên cơ
sở doanh thu bán hàng:
Nợ TK 333 (3331)
Có TK 133 (1331)
. Đối với số thuế GTGT không đợc khấu trừ:
Nợ TK 632
Có TK 133 (1331)
. Nếu số thuế GTGT đầu vào lớn, kế toán tính cho kỳ sau:
Nợ TK 142
Có TK 133 (1331)

. Khi tính thuế GTGT vào giá vốn hàng bán của kỳ sau:
Nợ TK 632
Có TK 142
20
b. Mua hàng cuối tháng cha về nhập kho:
- Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
+ Trờng hợp chứng từ lô hàng đến trớc, hàng trên đờng vận chuyển:
Nợ TK 151
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331,...
+ Sang kỳ sau, hàng đi đờng về nhập kho:
Nợ TK 156
Có TK 151
- Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
+ Nợ TK 151
Có TK 111, 112, 331,...
+ Kỳ sau, hàng đi đờng về nhập kho:
Nợ TK 156
Có TK 151
- Nếu hàng hoá không chịu thuế GTGT:
Nợ TK 156
Có TK 111, 112, 331,...
c. Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại do không đúng quy
cách, phẩm chất:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 156, 151
Có TK 133 (1331)
d. Trờng hợp hàng thiếu:
21
- Khi nhập kho hàng thiếu:

Nợ TK 156 (1561)
Nợ TK 138 (1381)
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112, 331,...
- Khi xử lý:
Nợ TK 331
Nợ TK 156 (1562)
Nợ TK 821
Nợ TK 138 (1388)
Có TK 138 (1381)
e. Trờng hợp hàng thừa:
- Nếu hàng thừa cha rõ nguyên nhân:
Nợ TK 156
Có TK 338 (3381)
- Khi xác định nguyên nhân và xử lý:
Nợ TK 338 (3381)
Có TK 156
Có TK 721
Có TK 331
- Thuế GTGT của hàng thừa doanh nghiệp mua:
Nợ TK 133
CóTK 331
2.3.1.2. Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:
22
a. ở đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
- Đầu tháng, kết chuyển số hàng hiện còn đầu kỳ:
Nợ TK 611
Có TK 156
Có TK 151
- Trong kỳ, khi mua hàng, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 611
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331,...
- Cuối kỳ:
+ Xác định số hàng mua phát sinh thừa, thiếu cha rõ nguyên nhân:
. Hàng mua thiếu cha rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138 (1381)
Có TK 611
. Hàng mua thừa cha rõ nguyên nhân:
Nợ TK 611
Có TK 338 (3381)
+ Xác định hàng mua đang đi đờng:
Nợ TK 151
Có TK 611
- Nếu trong kỳ có các khoản giảm trừ giá mua:
+ Chiết khấu mua hàng:
Nợ TK 331
Có TK 711
23
+ Các khoản giảm giá hoặc trả lại hàng mua:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 611
Có TK 133
b. ở đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp
không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT:
- Khi mua hàng:
Nợ TK 611
Có TK 111, 112, 331,...
- Cuối kỳ:
+ Xác định hàng mua đi đờng cuối tháng:

Nợ TK 151
Có TK 611
+ Hàng thừa, thiếu:
. Hàng thiếu:
Nợ TK 138 (1381)
Có TK 611
. Hàng thừa:
Nợ TK 611
Có TK 338 (3381)
- Các khoản giảm trừ:
+ Chiết khấu mua hàng:
Nợ TK 331
Có TK 711
+ Các khoản giảm giá, trả lại hàng mua:
24
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 611
2.3.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá:
2.3.2.1. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:
- Khi ký quỹ mở L/C:
Nợ TK 144
Có TK 1122, 1112, 311
Đồng thời: Có TK 007
- Khi nhận chứng từ đi nhận hàng:
Nợ TK 151
Nợ (Có) TK 413
Có TK 331
- Số thuế nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 151
Có TK 333 (3333)

- Số thuế GTGT phải nộp:
+ Nếu lô hàng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
Nợ TK 133
Có TK 333 (33312)
+ Nếu lô hàng nhập khẩu không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT hoặc
chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì thuế GTGT phải nộp tính vào giá
thực tế của lô hàng.
Nợ TK 151
Có TK 333 (33312)
- Khi nộp thuế:
25