Sổ Tay Hướng Dẫn BSCI 2.0_phiên bản đầy đủ

�ối tượng được
kiểm toán cung cấp?
Housing provided by auditee?

Có
Yes

Không
No

Nhận xét bổ sung về
người lao động nhỏ tuổi
(nếu có):

hành động
và kết hợp

Additional comments about
young worker (if any):


Phần Iv – Biểu Mẫu 8

Cơ Chế Khiếu Nại

TRANG
TRƯỚC

308

Biểu Mẫu 8: Cơ Chế Khiếu Nại

Template 8: Grievance Mechanism

Biểu mẫu này hỗ trợ đối tượng được kiểm toán lưu trữ thông tin chính xác về bất
kỳ khiếu nại nào được đưa ra và quy trình điều tra khiếu nại đó. Thông tin này sẽ
được kiểm toán viên xác minh.
This template supports the auditee to keep accurate information of any grievance lodged and its
investigation. This information shall be verified by the auditor.

ID được cung cấp cho Khiếu nại:
Identification number given to the
grievance:

Khiếu nại được đưa ra:
Grievance lodged:

Ngày
Day

Tháng
Month

Năm

Year

Đối tượng được kiểm toán sao chép bảng bên dưới nhiều lần khi có nhiều khiếu nại
được đưa ra.
The auditee duplicates the table below as many times as there are grievances lodged.

Các bước khiếu nại

Grievance steps

Lắng nghe các bên
Hearing of the parties

Có
Yes

Không
No

Nhận xét:
Comments:

Cần điều tra thêm

Further investigation needed

Yes

Không
No

Nhận xét:
Comments:

Đưa ra kết luận và chấp nhận
Conclusion reached and accepted

Có

Yes

Không
No

Nhận xét:
Comments:

hành động
và kết hợp

Có


Phần Iv – Biểu Mẫu 8

Cơ Chế Khiếu Nại

TRANG
TRƯỚC

309

Có đại diện người lao động nào tham gia không?
Has a workers representative been involved?

Có
Yes

Không

No

Nhận xét:
Comments:

Có khiếu nại nào được gửi lên cấp cao hơn không?
Has the grievance escalated to a higher level?

Có
Yes

Không
No

Nhận xét:
Comments:

Có khiếu nại nào dẫn tới vụ kiện pháp lý không?
Has the grievance led to a legal case?

Yes

Không
No

Nhận xét:
Comments:

hành động
và kết hợp

Có


Phần Iv – Biểu Mẫu 9

Kế Hoạch Khắc Phục

TRANG
TRƯỚC

310

Biểu Mẫu 9: Kế Hoạch Khắc Phục
Template 9: Remediation Plan

Biểu mẫu này hỗ trợ đối tượng được kiểm toán xác định căn nguyên của các khó
khăn trong bất kỳ Lĩnh Vực Thực Hiện nào. Tải Kế Hoạch Khắc Phục lên Nền Tảng
BSCI trong 60 ngày sau khi kiểm toán ‘www. bsciplatform. org).
Xem thêm thông tin trong Sổ Tay Hướng Dẫn Hệ Thống BSCI Phần III: Cách soạn
thảo Kế Hoạch Khắc Phục
This template supports the auditee to identify the root causes of its difficulties in any Performance
Area. Please upload this Remediation Plan on the BSCI Platform within 60 days after the audit ‘www.
bsciplatform.org).
See more information in BSCI System Manual Phần III: How to draft a Remediation Plan

Tên công ty:

Company name:
 

DBID:
 

Ngày kiểm toán mà Kế
Hoạch Khắc Phục này
đề cập đến:

Ngày
Day

Tháng
Month

Năm

Year

Audit date to which this
Remediation Plan refers:  

The auditee duplicates the below table as many times as there are Performance Areas with findings
identified by the auditor (e.g. if there are findings in 5 Performance Areas, the auditee fills in the
table below 5 times accordingly).

hành động
và kết hợp

Đối tượng được kiểm toán sao chép bảng bên dưới nhiều lần khi có nhiều phát
hiện trong các Lĩnh Vực Thực Hiện mà kiểm toán viên đã xác định (ví dụ: nếu có

các phát hiện trong 5 Lĩnh Vực Thực Hiện, đối tượng được kiểm toán điền vào
bảng bên dưới 5 lần tương ứng).


Phần Iv – Biểu Mẫu 9

Kế Hoạch Khắc Phục

Hiệu Quả Hoạt Động:
Performance Area:

TRANG
TRƯỚC

311

(Điền vào tiêu đề)

Ngày đến hạn thực hiện các hành động theo kế hoạch
Planned actions deadline date

Ngày

Tháng

Day

Month

Năm

Year

Nhu cầu đã xác định
Identified needs

Chính sách/Quy trình
Policy/ Procedure

Tài liệu/Quản lý dữ liệu

Documentation/Data management

Truyền thông/Tính minh bạch
Communication/ Transparency

Đào tạo
Training

Thay đổi cơ cấu
Structural change

Sự tham gia của bên liên quan
Stakeholder engagement

Khác

Others

Hành động theo kế hoạch

Planned actions

(Những) người chịu trách nhiệm
hành động
và kết hợp

Person(s) in charge

Nguồn tài chính được phân bổ
Financial resources allocated


TRANG
TRƯỚC

Phần V
Các Phụ Lục

Phần V: Các Phụ Lục

312


Phần V – Phụ lục 1

Cách Bắt Đầu với Nền Tảng BSCI

Phụ lục 1 – Cách Bắt Đầu với Nền
Tảng BSCI
Tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về các bước truy cập Nền

Tảng BSCI và quyền và nghĩa vụ của người dùng.
Các chức năng chính của Nền Tảng BSCI được mô tả và liên quan
đến mỗi nhóm người dùng cụ thể.
Sau đây là những tài liệu/công cụ liên quan đến chủ đề này:
• Thông tin đăng nhập từ Nền Tảng BSCI
• Nền Tảng BSCI:
• Hướng Dẫn Sử Dụng Nền Tảng BSCI (mức cơ bản và mức nâng cao)
Bảng bên dưới cho biết các điều khoản của Nền Tảng BSCI và các
điều khoản tương đương của BSCI được sử dụng bên ngoài nền tảng:
Các điều khoản của Nền Tảng BSCI

Các điều khoản của BSCI

Đối tượng tham gia BSCI

Đối Tượng Tham Gia BSCI

Nhà cung cấp

Đối tác kinh doanh không được
giám sát*

Nhà sản xuất

Đối tác kinh doanh được giám sát

Kiểm toán viên

Công ty kiểm toán

*Đối tác kinh doanh này có thể bao gồm các đại lý, nhà thương mại và nhà nhập
khẩu cũng như nhà sản xuất không được giám sát.
1.

Các Điều Khoản Sử Dụng của Nền Tảng BSCI

Nền Tảng BSCI do Thư Ký BSCI quản lý. Nền tảng tuân thủ thông tin được tạo bởi:
• Đối Tượng Tham Gia BSCI
• Các đối tác kinh doanh, đặc biệt là các nhà sản xuất trong quy trình giám sát
• Các công ty kiểm toán được ủy quyền thực hiện các Kiểm Toán BSCI
• Khi Bên Tham Gia BSCI và các đối tác kinh doanh đăng nhập vào Nền Tảng
BSCI lần đầu tiên, họ đều “chấp nhận’’ các điều khoản và điều kiện sử dụng.
Tính bảo mật và bảo vệ dữ liệu
Tất cả các thông tin được đăng trong Nền Tảng BSCI được bảo vệ thông qua thỏa
thuận bảo mật. Việc truy cập bên ngoài hệ thống BSCI là không thể thực hiện, trừ
khi việc chuyển thông tin là cần thiết thay cho các hoạt động có liên quan đến FTA/
BSCI. FTA tuân thủ mọi nghĩa vụ áp dụng cho những người xử lý dữ liệu theo luật
bảo vệ dữ liệu của Châu Âu.

TRANG
TRƯỚC

313


Phần V – Phụ lục 1

Cách Bắt Đầu với Nền Tảng BSCI

Thư Ký BSCI có quyền truy cập mọi thông tin có trong Nền Tảng BSCI để kiểm tra:

• Cam kết và tiến độ thực hiện của các Bên Tham Gia BSCI
• Tiến độ thực hiện của các đối tác kinh doanh được giám sát
• Hiệu quả chất lượng và sự liêm chính của các công ty kiểm toán
Bí mật doanh nghiệp được bảo vệ, trong mối quan hệ cộng tác giữa các
doanh nghiệp kinh doanh về các vấn đề xã hội. BênTham Gia BSCI có thể chia sẻ
thông tin về hiệu quả xã hội của các đối tác kinh doanh chung và cùng lập kế hoạch
các biện pháp thay thế để tránh lặp lại các nỗ lực.
Chức năng tìm kiếm: Bên Tham Gia BSCI và các công ty kiểm toán phải biết tên
của nhà sản xuất để tìm kiếm thành công hồ sơ và truy cập thông tin của nhà sản
xuất đó. Kiểm toán viên chỉ được phép xem tài liệu có liên quan đến các cơ sở mà
họ kiểm toán hoặc lập kế hoạch kiểm toán. Họ cũng có thể tải lên các kết quả kiểm
toán. Quyền truy cập các chức năng khác của Nền Tảng BSCI bị giới hạn.
Các công ty kiểm toán chịu trách nhiệm tải tất cả thông tin lên Nền Tảng BSCI. Hợp
đồng Khuôn Khổ FTA đảm bảo các kiểm toán viên chịu trách nhiệm đặc biệt trong
việc quản lý thông tin, chẳng hạn như:
• Chỉ sử dụng Nền Tảng BSCI để truyền đạt các kết quả kiểm toán
• Đảm bảo dữ liệu được gửi qua Nền Tảng BSCI là chính xác và cập nhật mới
nhất vào ngày gửi và dựa trên hiểu biết của họ
• Sử dụng thông tin được truy cập trong Nền Tảng BSCI chỉ để kiểm toán các
nhà máy trong chuỗi cung ứng của Bên Tham Gia BSCI
• Tất cả thông tin trong Nền Tảng BSCI là bí mật doanh nghiệp và các kiểm
toán viên không được tiết lộ thông tin ra ngoài Nền Tảng BSCI
2.

Tổng Quan về Các Chức Năng của Nền Tảng

Nền Tảng BSCI có các chức năng khác nhau, để điều phối việc thực hiện BSCI theo
cách hiệu quả.
2.1. Đối với các Đối Tượng Tham Gia BSCI
Đối Tượng Tham Gia BSCI có thể sử dụng Nền Tảng BSCI để:

Lập sơ đồ chuỗi cung ứng. Ví dụ:
• Để xác minh xem các đối tác kinh doanh quan trọng đã được đăng ký hay
chưa bằng cách tìm kiếm tên của họ trong nền tảng
• Để tạo hồ sơ cho mỗi đối tác kinh doanh quan trọng chưa được đăng ký
trước đó
• Để lưu trữ thông tin tổng quan về các đối tác kinh doanh quan trọng được
hoặc không được giám sát
Giám sát chuỗi cung ứng
Hệ thống BSCI dựa vào sự liên kết trách nhiệm (RSP) giữa (các) Bên Tham Gia BSCI
và các đối tác kinh doanh được giám sát (nhà sản xuất).

TRANG
TRƯỚC

314


Phần V – Phụ lục 1

Cách Bắt Đầu với Nền Tảng BSCI

Dù nhiều công ty có thể tìm nguồn cung ứng từ một nhà sản xuất nhất định nhưng
chỉ một Bên Tham Gia BSCI có quyền yêu cầu và ủy quyền kiểm toán.
Quyền này ngụ ý về trách nhiệm theo sát một cách mẫn cán vì danh tiếng của các
BênTham Gia BSCI khác và hệ thống BSCI phụ thuộc vào đó.
Dưới đây là những quyền và nghĩa vụ RSP:
• Yêu cầu Kiểm Toán BSCI (kiểm toán đầy đủ và kiểm toán theo sát)
• Theo sát các kế hoạch khắc phục
• Theo sát các cảnh báo mà kiểm toán viên hoặc thư ký có thể đưa ra
• Khởi động lại chu kỳ kiểm toán BSCI

Trạng thái có thể là:
• Được ban hành đơn phương (ví dụ: do ngừng quan hệ hợp đồng với đối tác
kinh doanh)
• Tổn thất do không thực thi các quyền và nghĩa vụ có liên quan
• Được ban hành theo yêu cầu của Bên Tham Gia BSCI khác
Để giao tiếp với:
• Bên Tham Gia BSCI khác
• Các đối tác kinh doanh của họ
• Các công ty kiểm toán
• Thư ký BSCI
2.2. Đối với các đối tác kinh doanh
Các đối tác kinh doanh của đối tượng tham gia BSCI có thể sử dụng Nền Tảng BSCI:
• Để nắm rõ thông tin về chuỗi cung ứng trong trường hợp có các đại lý, nhà
thương mại và nhà nhập khẩu
• Để đăng thông tin chung nếu họ có trang web sản xuất
• Để điều phối các hoạt động giám sát cho các đối tác kinh doanh quan trọng
với bên nắm giữ RSP chính tương ứng
Để biết thêm thông tin về RSP, hãy xem Sổ Tay Hướng Dẫn Hệ Thống BSCI Phần I –
Chương 1, tiểu chương 1.1.:
Các mối quan hệ giữa Bên Tham Gia BSCI và Đối Tác Kinh Doanh của họ.
2.3. Đối với các đối tác kinh doanh được giám sát (nhà sản xuất)
Nhà sản xuất của đối tượng tham gia BSCI có thể sử dụng Nền Tảng BSCI:
• Để đăng thông tin chung, đặc biệt trong việc chuẩn bị cho kiểm toán
• Để cho thấy tiến độ thực hiện hiệu quả hoạt động xã hội
• Để đăng các kế hoạch khắc phục sau khi kiểm toán

TRANG
TRƯỚC

315

Phần V – Phụ lục 1

Cách Bắt Đầu với Nền Tảng BSCI

2.4. Đối với kiểm toán viên
Kiểm toán viên có thể sử dụng Nền Tảng BSCI:
• Để nhận và lập lịch biểu yêu cầu kiểm toán
• Để nhận các hướng dẫn đặc biệt cho việc thực hiện kiểm toán (ví dụ: quy mô,
thông báo về thời gian đến kiểm toán)
• Để đăng kết quả kiểm toán và theo sát
• Để giao tiếp với Bên Tham Gia BSCI trong trường hợp có các tình huống khẩn
cấp chẳng hạn như các vấn đề không dung thứ.
Để biết thêm thông tin, xem Sổ Tay Hướng Dẫn BSCI, Phần V - Phụ Lục 5:
Quy Tắc Không Dung Thứ của BSCI.
3.

Cách đăng nhập

Để có thể đăng nhập, người dùng cần có hồ sơ truy cập Nền Tảng BSCI. Mỗi hồ sơ
được liên kết với một địa chỉ email duy nhất. Địa chỉ email này là tên người dùng.
Đối với các Bên Tham Gia BSCI
Khi tư cách thành viên FTA đã được xác nhận, Thư ký BSCI cung cấp cho Bên Tham
Gia BSCI tên người dùng và mật khẩu cho cả:
• Nền tảng BSCI
• Trang web BSCI (Khu Vực của Bên Tham Gia)
Các thông tin đăng nhập khác nhau.
Thư ký BSCI cấp thông tin đăng nhập cho người liên hệ chính của Bên Tham Gia BSCI.
Đối với các đối tác kinh doanh được giám sát (nhà sản xuất)

Các hồ sơ này có thể được tạo bởi:
• Bên Tham Gia BSCI liên quan: Nền tảng gửi một email tự động đến
người liên hệ chính kèm theo thông tin đăng nhập và mật khẩu
• Công ty kiểm toán: Email tự động chịu sự phê duyệt của Bên Tham Gia
BSCI liên quan
Đối với các đối tác kinh doanh không được giám sát
Các hồ sơ này có thể được tạo bởi (chỉ) Bên Tham Gia BSCI có liên quan: Nền tảng
gửi một email tự động đến người liên hệ chính kèm theo thông tin đăng nhập và
mật khẩu.
Đối với kiểm toán viên
Khi ký hợp đồng khuôn khổ FTA, người liên hệ chính sẽ nhận được tên người dùng
và mật khẩu của nền tảng qua email. Người liên hệ chính này sẽ chịu trách nhiệm
tạo hồ sơ cho tất cả các thành viên khác có thể cần quyền truy cập.
4.

Hướng dẫn

Thư ký BSCI giải thích với tất cả đối tượng liên quan thông qua hướng dẫn trực
tuyến về cách sử dụng Nền Tảng BSCI. Hướng dẫn cũng bao gồm các cập nhật được
thực hiện cho nền tảng. Để truy cập các hướng dẫn, người dùng phải đăng nhập vào
nền tảng và nhấp vào trang “RESOURCES’’ (NGUỒN LỰC)
Khi các thay đổi được thực hiện với Nền Tảng BSCI, Thư ký BSCI thông báo các thay
đổi này cho người dùng (ví dụ: trong phần trợ giúp, có thể truy cập trên trang chủ
của nền tảng trong hồ sơ người dùng).

TRANG
TRƯỚC

316

Phần V – Phụ lục 2 Phân Loại Khu Vực, Ngành Nghề và Nhóm Sản Phẩm của BSCI

Phụ lục 2 – Phân Loại Khu Vực,
Ngành Nghề và Nhóm
Sản Phẩm của BSCI
Tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về cách BSCI phân loại khu
vực hoạt động, ngành nghề và nhóm sản phẩm.
Khu
vực

Loại ngành*

Phụ kiện

Nông nghiệp

PHI THỰC PHẨM

Hóa chất

Xây dựng

Ngành Mỹ
Phẩm

Nhóm Sản Phẩm
Đồ thủ công, mỹ nghệ và sản phẩm may
vá
Dụng cụ nhà bếp và phòng tắm

Đồng hồ treo tường và đeo tay
Đồ thủy tinh (kính mắt)
Trang sức
Phụ kiện cá nhân
Phụ kiện khác (vui lòng chỉ rõ)
Hoa và cây cảnh
Sản phẩm nông hóa học và thuốc trừ sâu
Sản phẩm vệ sinh và khử trùng
Chất bôi trơn
Các sản phẩm hóa học khác (vui lòng chỉ rõ)
Sản phẩm cho tòa nhà
Đồ gia dụng
Nội thất văn phòng
Sản phẩm cho nhà bếp
Thảm cỏ và sản phẩm cho vườn
Bảo quản, chuyên chở và công-ten-nơ
Bơm/sưởi/thông gió/điều hòa nhiệt độ
An toàn/an ninh/giám sát
Thiết bị phòng tắm
Đồ nội thất
Các sản phẩm xây dựng khác (vui lòng
chỉ rõ)
Chăm sóc trẻ sơ sinh
Nước hoa
Làm đẹp, vệ sinh và chăm sóc cá nhân
(bao gồm các sản phẩm làm đẹp thay
thế)
Các mỹ phẩm khác (vui lòng chỉ rõ)

Sản phẩm

(ví dụ)

Ô, kính râm

Chất tẩy rửa

Đá

Kem chăm
sóc da mặt,
chăm sóc
răng miệng,
chăm sóc tóc

TRANG
TRƯỚC

317


Phần V – Phụ lục 2 Phân Loại Khu Vực, Ngành Nghề và Nhóm Sản Phẩm của BSCI

PHI THỰC PHẨM

Khu
vực

Loại ngành*
Ngành Chiết
Xuất

Lâm Nghiệp,
Gỗ, Bột Giấy
và Giấy

Nhóm Sản Phẩm
Sản xuất kim loại
Sản xuất dầu, nhiên liệu và khí đốt
Các sản phẩm có nguồn gốc từ rừng

Sản phẩm
(ví dụ)

Than củi,
cao su, quả
hạch
Kháng sinh

Sản phẩm chăm sóc sức khỏe thay thế
Sơ cứu và chăm sóc vết thương
Quang học, trợ thính và bộ phận giả
Ngành y tế
Dược phẩm
Các sản phẩm chăm sóc sức khỏe khác
(vui lòng chỉ rõ)
Phụ kiện
Động Vật
Thú cưng, động vật và thức ăn cho thú
Sống và Sản
cưng
Phẩm Có

Các sản phẩm cho động vật sống khác
Liên Quan
(vui lòng chỉ rõ)
Thiết bị điện
Cáp
Thiết bị gia dụng
Kỹ Thuật
Bảo vệ an toàn – DIY (tự thực hiện)
Điện
Thiết bị dụng cụ - nguồn
và Cơ Khí
Vận tải và ô tô
Kỹ thuật khác (vui lòng chỉ rõ)
Ngành Truyền Âm thanh, hình ảnh và nhiếp ảnh
Máy ảnh
Thông và Đồ Tài liệu in và văn bản
Họa
Chai nhựa
Nhựa và sản phẩm từ nhựa
PVC (polyvinyl chloride)
Ngành Nhựa
Các sản phẩm giống nhựa khác (vui lòng
chỉ rõ)
Thiết Bị Thể Thiết bị thể thao
Thao và Đồ
Đồ thể thao
Thể Thao
Thiết bị thể thao khác (vui lòng chỉ rõ)
Đồ thêu
Giày dép (bao gồm giày thể thao)

Dệt May,
Quần Áo, Đồ Túi xách tay, dây lưng và giày
Da
Vải vóc nội địa
Sản phẩm mềm khác (vui lòng chỉ rõ)
Trò chơi
Đồ Chơi và
Đồ chơi
Trò Chơi
Khác (vui lòng chỉ rõ)
Khác
...

TRANG
TRƯỚC

318


Phần V – Phụ lục 2 Phân Loại Khu Vực, Ngành Nghề và Nhóm Sản Phẩm của BSCI

Khu
vực

Loại ngành*

Nông nghiệp

THỰC PHẨM

Ngành Sữa
Ngư Nghiệp,
Nuôi Trồng
Thủy Sản và
Đường Thủy
Nội Địa

Thực Phẩm,
Đồ Uống và
Thuốc Lá

Ngành Thịt
Khác

Nhóm Sản Phẩm
Trái cây và rau củ quả tươi
Ngũ cốc (bao gồm đậu nành), cây họ
đậu và các sản phẩm khác
Thảo dược và gia vị (bao gồm lá cây
thuốc lào)
Rễ và củ (bao gồm khoai tây)
Các sản phẩm nông nghiệp khác (vui
lòng chỉ rõ)
Sản phẩm từ sữa (bao gồm bơ)
Cá, động vật giáp xác và thân mềm
(tươi và đông lạnh)
Ngư nghiệp khác (vui lòng chỉ rõ)
Đồ uống có cồn và rượu mạnh
Cacao và chế phẩm từ cacao
Cà phê và chế phẩm từ cà phê

Trứng và chế phẩm từ trứng
Mật ong (cả thiên nhiên và pha trộn)
Nước ép hoa quả và dấm
Đồ uống không cồn (bao gồm đồ uống
nhẹ và nước)
Quả hạch và chế phẩm từ quả hạch

Trái cây và rau củ quả đã chế biến
Đường và bánh kẹo có đường
Thuốc lá và chế phẩm từ thuốc lá
Dầu thực vật và bơ thực vật
Các thực phẩm khác (vui lòng chỉ rõ)
Vật nuôi
Sản phẩm từ thịt (tươi và đông lạnh)
...

Sản phẩm
(ví dụ)
Chuối
Đậu
Trà

Sữa chua
Cá da trơn

Rượu vang
Sô cô la
 
Trứng gà
Mật ong

 
Trà
Quả hạch
(bao gồm
Quả Hạch
từ Braxin)
 
 
 
Dầu ô liu

...

* Nguồn:
• Phân loại lĩnh vực của ILO: />• Tiêu Chuẩn GPC (Phân Loại Sản Phẩm Toàn cầu) (kể từ 01 tháng 1 năm 2012)

TRANG
TRƯỚC

319


Phần V – Phụ lục 3

Cách Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý Xã Hội (SMS)

Phụ lục 3 – Cách Thiết Lập Hệ
Thống Quản Lý Xã
Hội (SMS)
Tài liệu này cung cấp cơ sở để các doanh nghiệp xây dựng Hệ

Thống Quản Lý Xã Hội (SMS) như là một thành phần không thể
thiếu của chiến lược thực hiện BSCI.
Mô tả về các bước chính cũng như mối quan hệ giữa Hệ Thống
Quản Lý Xã Hội và tác động phân tầng được cung cấp.
Định nghĩa
Một Hệ Thống Quản Lý Xã Hội là một tập hợp các quy trình và thủ tục cho phép
một công ty phân tích, kiểm soát và giảm tác động xã hội từ các hoạt động của mình.
Hệ Thống Quản Lý Xã Hội phù hợp cho mọi loại hình công ty, bất kể quy mô, lĩnh
vực hoặc ngành nghề.
Hệ Thống Quản Lý Xã Hội hiệu quả cho thấy mức độ trưởng thành của công ty
với tư cách là một doanh nghiệp có trách nhiệm. Hệ thống này giúp hoạt động kinh
doanh của công ty đáng tin cậy hơn đối với khách hàng và nhà đầu tư.
Xây dựng và thực hiện Hệ Thống Quản Lý Xã Hội liên quan đến ít nhất các bộ
phận sau của doanh nghiệp:
• Nhân Sự
• An toàn và sức khỏe nghề nghiệp
• Chất lượng và tuân thủ
Các công ty có thể xử lý các bộ phận này trong các hệ thống quản lý riêng biệt nếu
quy mô và/hoặc bản chất của doanh nghiệp yêu cầu. Các công ty với nhiều khả năng
đối mặt với các rủi ro xã hội nghiêm trọng hơn có thể có các hệ thống bổ sung
để quản lý các mối quan hệ cộng đồng và/hoặc tác động cộng đồng (ví dụ: cơ chế
khiếu nại).

TRANG
TRƯỚC

320


Phần V – Phụ lục 3

1.

Cách Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý Xã Hội (SMS)

Các khía cạnh cơ bản

Hệ Thống Quản Lý Xã Hội tuân theo phương thức LẬP KẾ HOẠCH, THỰC HIỆN,
KIỂM TRA, ĐIỀU CHỈNH.
LẬP KẾ
HOẠCH

ĐIỀU
CHỈNH

THỰC HIỆN

KIỂM TRA

Hình 18: Các Thành Phần của Hệ Thống Quản Lý Xã Hội

2.

Chính Sách Xã Hội

Chính sách xã hội không cần dài dòng hoặc mang tính kỹ thuật như tài liệu pháp lý.
Chính sách cần truyền đạt rõ ràng cho các bên liên quan nội bộ hoặc bên ngoài:
• Giá trị và nguyên tắc cốt lõi của công ty
• Cách thức mà các bên liên quan nội bộ (cấp quản lý, ban giám đốc, người lao
động) được kỳ vọng sẽ cư xử

• Cách thức các bên liên quan bên ngoài có thể kỳ vọng công ty hoạt động
(nhà cung ứng, nhà thầu)
Là một phần của quy trình soạn thảo, chính sách xã hội của công ty cần đúc kết từ
các kết quả của giá trị cốt lõi chuẩn mực và kỳ vọng của pháp luật hiện hành. Điều này
đảm bảo tính hợp pháp của các kỳ vọng được truyền đạt trong chính sách xã hội.

+

=

Bộ Quy Tắc Ứng Xử BSCI đóng vai trò là cơ sở cho chính sách xã hội của công ty.
Để biết thêm thông tin về tầm quan trọng của chính sách xã hội, các giá trị và sự
tuân thủ pháp luật, hãy xem Sổ Tay Hướng Dẫn Hệ Thống Phần I - Chương 3, tiểu
chương 3.1 đến 3.4.

TRANG
TRƯỚC

321


Phần V – Phụ lục 3

Cách Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý Xã Hội (SMS)

Dành riêng cho Các đối tác kinh doanh được giám sát (nhà sản xuất)
Chính sách xã hội cho phép cấp quản lý và người lao động:
• Nhận được Bộ Quy Tắc Ứng Xử BSCI được sao lưu theo luật quốc gia như
một tài liệu
• Hợp nhất các giá trị cần tuân thủ trong các hoạt động của doanh nghiệp

• Hiểu mục đích và tầm quan trọng của Kiểm Toán BSCI
3.

Quy trình

Quy trình đảm bảo rằng chính sách xã hội được thực thi theo cách có hệ thống
trong doanh nghiệp. Quy trình cung cấp sự rõ ràng về:
• Cấp ra quyết định: Ai quyết định điều gì
• Cấp hoạt động: Ai thực hiện điều gì
• Khung thời gian: Tần suất? Thời lượng?
Một công ty sẽ có sẵn các quy trình để:
• Xác định và đánh giá các mục tiêu xã hội của mình
• Phân tích các rủi ro và tác động xã hội: Ai xác định điều gì là rủi ro cho doanh
nghiệp? Ai chịu trách nhiệm xử lý các rủi ro?
• Cập nhật các biện pháp của doanh nghiệp để đáp ứng các yêu cầu pháp lý có
liên quan
Thiết lập các chương trình và chỉ đạo nhân viên đủ năng lực để đáp ứng các mục tiêu:
• Giám sát và đo lường tiến độ đạt được mục tiêu
• Đảm bảo người lao động biết rõ và có trách nhiệm với chính sách xã hội và
các mục tiêu của công ty
• Đánh giá và cải thiện Hệ Thống Quản Lý Xã Hội
Sau đây là những ví dụ về các quy trình bắt buộc:
• Chống tham nhũng
• Nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, trả thù lao, các biện pháp kỷ luật, cứu hỏa)
• Cơ chế khiếu nại
• Chọn các đối tác kinh doanh (ví dụ: thuê nhà thầu phụ)
• Kiểm toán nội bộ
• Giám sát các tác động
• Kế Hoạch Khắc Phục và giám sát tiến độ
• Sửa đổi định kỳ chính sách xã hội và các hệ thống quản lý (xem Đánh Giá Hệ

Thống Quản Lý Xã Hội bên dưới)
QUAN TRỌNG: Các công ty sẽ ưu tiên xây dựng các quy trình xử
lý các hoạt động hàng ngày cũng như các khía cạnh có thể cho thấy
mức độ rủi ro cao hơn.

TRANG
TRƯỚC

322


Phần V – Phụ lục 3

Cách Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý Xã Hội (SMS)

4. Lưu trữ hồ sơ
Một Hệ Thống Quản Lý Xã Hội hiệu quả phải được hỗ trợ bởi một hệ thống lưu
trữ hồ sơ tốt. Bảng bên dưới cho thấy các đặc điểm của một hệ thống lưu trữ hồ
sơ tốt. Các công ty được chứng nhận theo hệ thống ISO đã quen thuộc với các yêu
cầu này:
Lưu Trữ Hồ
Sơ phải…

Tuân thủ

Giải thích
Hệ thống lưu trữ hồ sơ tuân
thủ các yêu cầu quản lý
và pháp lý đối với phạm vi
quyền hạn mà các hệ thống

hoạt động trong đó, bao gồm
tài liệu cụ thể, các yêu cầu báo
cáo và hoạt động.

Cách đánh giá?
Công ty có lưu trữ hồ sơ theo
yêu cầu của pháp luật không?
Công ty có tôn trọng các quy
định về bảo mật thông tin và
quyền riêng tư không?

Công ty có sẵn có các quy trình
về cách thức hồ sơ cần được lưu
trữ không?
Ai chịu trách nhiệm về mỗi bộ
hồ sơ? Ví dụ: hồ sơ tai nạn; hồ sơ
tuân thủ; bảng lương...
Công ty có điều chỉnh hệ thống
Các hệ thống lưu trữ hồ sơ
được sử dụng nhất quán trong theo cách công việc được thực
hiện không?
tiến trình kinh doanh
thông thường và việc lưu trữ
Việc ra quyết định có dựa trên
hồ sơ tuân thủ các chính sách
các hồ sơ có liên quan được lưu
và quy trình đã xác định. Hồ
trữ cho mục đích đó không?
sơ hợp pháp và không phải sử
dụng cho có.

Đối với bằng chứng về các đối
Hệ thống lưu trữ hồ sơ xử
tác kinh doanh, công ty có các
lý thông tin theo cách nhất
quán và chính xác, để đảm biện pháp cụ thể để đảm bảo
bảo hồ sơ hệ thống lưu trữ là thông tin đáng tin cậy và luôn
như vậy không?
đáng tin cậy.

Hệ thống lưu trữ hồ sơ được
quản lý bởi các chính sách với
trách nhiệm được phân công,
Trách nhiệm
cùng các phương pháp và quy
trình chính thức để quản lý.

Được thực
hiện

Đáng tin cậy

Sẵn có

Ví dụ: đối với vấn đề xác minh
độ tuổi: công ty có các biện
pháp bổ sung để kiểm tra tính
hợp lệ của các chứng minh nhân
dân không?
Người chịu trách nhiệm có thể Nếu một nhà sản xuất có tham
gia vào BSCI, công ty có thể

tìm thấy thông tin liên quan
trong các hệ thống lưu trữ hồ cung cấp thông tin nếu được
yêu cầu khi “kiểm toán bất ngờ”
sơ một cách kịp thời:
không? Hoặc khi khách hàng ghé
thăm không?

Hình 19: Các đặc điểm của một Hệ Thống Lưu Trữ Hồ Sơ Tốt

TRANG
TRƯỚC

323


Phần V – Phụ lục 3

Cách Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý Xã Hội (SMS)

Dành riêng cho Các đối tác kinh doanh được giám sát (nhà sản xuất)
Lưu trữ hồ sơ hiệu quả là cực kỳ quan trọng do Kiểm Toán BSCI dựa trên việc xác
minh chứng từ như một phần của kỹ thuật kiểm tra tam giác chéo. (Xem
phần Giám sát nội bộ bên dưới).
Lưu trữ hồ sơ phải sắp xếp:
• Tất cả các quy trình được soạn thảo để tuân thủ chính sách xã hội
• Hồ sơ thực tế, chẳng hạn như:
¡¡ Hợp đồng của nhân viên, trả thù lao, giờ làm việc, đào tạo (ví dụ: cho
người lao động nhập cư, người lao động theo thời vụ)
¡¡ Các thỏa thuận với cơ quan tuyển dụng
¡¡ Đánh giá rủi ro an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

¡¡ Hồ sơ tai nạn
¡¡ Bảo dưỡng máy móc
¡¡ Giấy phép, chứng chỉ
¡¡ Giám sát nội bộ và kế hoạch khắc phục
¡¡ Đánh giá tác động nhân quyền (bao gồm chuỗi cung ứng)
Tài liệu có sẵn trong khi Kiểm Toán BSCI được liệt kê trong Phụ lục 6: Các Tài Liệu
Liên Quan Mật thiết đối với Kiểm Toán BSCI. Danh sách không mang tính toàn diện
nhưng được sử dụng làm tài liệu tham khảo.
5.Giám sát nội bộ
Giám sát và đánh giá định kỳ cho phép các công ty hiểu cách kiểm tra và điều chỉnh
hiệu quả xã hội của họ.
Giám sát Hệ Thống Quản Lý Xã Hội được thực hiện từ ba góc độ:
• Mục đích: Tất cả các thành phần của Hệ Thống Quản Lý Xã Hội có sẵn
có không?
• Thực hiện: Tất cả các quy trình có được tuân thủ không?
• Hiệu quả:
¡¡ Tổng quan hiệu quả xã hội của công ty như thế nào?
¡¡ Công ty có tuân thủ pháp luật không?
¡¡ Công ty có đang đạt được các mục tiêu cải tiến không?
Hồ sơ giúp doanh nghiệp xác định các chỉ số định lượng về mức độ tiến bộ, ví dụ:
• Mức lương
• Tần suất áp dụng các biện pháp kỷ luật
• Tần suất vắng mặt
• Tần suất khiếu nại

TRANG
TRƯỚC

324

Phần V – Phụ lục 3

Cách Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý Xã Hội (SMS)

Bảng bên dưới cho thấy các yếu tố của kỹ thuật kiểm tra tam giác chéo phù hợp để
giám sát nội bộ cũng như cho Kiểm Toán BSCI.
QUAN SÁT TRỰC QUAN
Ví dụ

PHỎNG VẤN
Ví dụ
• Người lao động và nhà quản lý có hiểu
các chính sách và quy trình không?
• Có các ý tưởng để cải thiện không?
• Người lao động có cảm thấy thoải
mái khi gửi khiếu nại không?
• Các đối tác kinh doanh được lựa
chọn như thế nào?

• Truy cập trang web
• Khu vực khách ghé thăm đăng ký vào
• Biển báo
• Sử dụng PPE
• Dụng cụ sơ cứu có sẵn
• Các khu vực hạn chế qua lại
ĐO LƯỜNG VÀ KIỂM TRA
Ví dụ

ĐÁNH GIÁ TÀI LIỆU

Ví dụ

• Chất lượng nước uống cho người
lao động
• Mức độ tiếng ồn
• Tần suất vắng mặt
• Hệ thống chiếu sáng cho công
việc ban đêm

• Yêu cầu cho phép
• Hồ sơ về an toàn và sức khỏe nghề
nghiệp
• Hồ sơ kiểm tra
• Nhật ký khiếu nại
• Phiếu trả lương
• Chính sách và quy trình
• Hồ sơ đào tạo

Hình 20: Các Yếu Tố của Kỹ Năng Kiểm Tra Tam Giác Chéo

6.

Đánh Giá Hệ Thống Quản Lý Xã Hội

Đánh giá định kỳ: Hệ Thống Quản Lý Xã Hội cần được đánh giá định kỳ và điều
chỉnh phù hợp với các môi trường doanh nghiệp đang thay đổi và kinh nghiệm rút
ra. Đánh giá sẽ được thực hiện thường xuyên hơn vào thời gian đầu khi hệ thống
bắt đầu hoạt động (ví dụ: cứ 3 đến 6 tháng một lần).
Khi Hệ Thống Quản Lý Xã Hội được thiết lập tốt, có thể chỉ cần đánh giá hệ thống
mỗi năm một lần.

Đánh giá nên tập trung ít nhất vào:
• Thành công chung của mỗi khoản mục trong chính sách
• Kế hoạch khắc phục và hiệu quả thực hiện
• Tính phù hợp của quy trình
• Tính hiệu quả và thực tiễn của các biểu mẫu và hồ sơ đang sử dụng
• Khiếu nại và (các) cơ chế khiếu nại
• Các điều chỉnh có thể có dựa trên các đánh giá rủi ro
• Các ưu tiên cần xác định cho 3, 6 và 12 tháng tiếp theo
• Phê duyệt các nguồn lực mà quản lý cấp cao cần

TRANG
TRƯỚC

325


Phần V – Phụ lục 3

Cách Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý Xã Hội (SMS)

Các biên bản cuộc họp, bao gồm các chủ đề chính được thảo luận và các quyết định
được đưa ra, sẽ được lưu trữ bằng văn bản trong hệ thống lưu trữ hồ sơ trung tâm.
Quản lý cấp cao: phải tham gia vào quy trình đánh giá.
Hệ Thống Quản Lý Xã Hội Và Tác động phân tầng BSCI
Bằng cách ký tên vào Bộ Quy Tắc BSCI và Các Điều Khoản Thực Hiện liên quan, các
doanh nghiệp cam kết thực hiện phân tầng Bộ Quy Tắc BSCI thông qua chuỗi cung
ứng, bất kể liệu họ có được giám sát hay không.
Là một phần của Hệ Thống Quản Lý Xã Hội và quy trình thẩm định đang diễn ra,
các doanh nghiệp sẽ đánh giá thường xuyên các rủi ro đến nhân quyền trong chuỗi
cung ứng (ví dụ: quyền đất đai, trả thù lao, phân biệt đối xử nhóm thiểu số). Các rủi

ro tiềm ẩn sau đó có thể được lập sơ đồ để xác định cách thức giảm nhẹ các rủi ro.

7.

Các đối tác kinh doanh không được giám sát

Các đối tác này sẽ lồng ghép vào Hệ Thống Quản Lý Xã Hội các khía cạnh sau:
Quy trình để:
• Đưa vào Bộ Quy Tắc Ứng Xử BSCI như là một phần của quy trình lựa chọn
các đối tác kinh doanh quan trọng (Đặc biệt là các đối tác thuộc chuỗi cung
ứng của Bên Tham Gia BSCI).
• Xác định kênh giao tiếp với Bên Tham Gia BSCI
• Xác định các chủ đề hiệu quả xã hội liên quan để truyền đạt trước cho Bên
Tham Gia BSCI
Lưu trữ hồ sơ để tham khảo về:
• Cách thức các đối tác kinh doanh quan trọng nắm bắt Bộ Quy Tắc Ứng
Xử BSCI
• Giám sát xã hội của/trong chuỗi cung ứng

TRANG
TRƯỚC

326


Phần V – Phụ lục 3

Cách Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý Xã Hội (SMS)

8.Các đối tác kinh doanh được giám sát

(nhà sản xuất)

Kiểm toán viên đánh giá mức độ nhận thức mà đối tượng được kiểm toán có về các
đối tác kinh doanh của mình.
Với mục đích đó, đối tượng được kiểm toán nên làm theo các bước sau:
• Lập sơ đồ các đối tác kinh doanh
Để quyết định các đối tác kinh doanh nào cần tham gia vào giai đoạn giám sát
nội bộ, đối tượng được kiểm toán chính áp dụng phương pháp được mô tả
trong Sổ Tay Hướng Dẫn Hệ Thống
BSCI Phần I: Chương 3, tiểu chương 3.5.3. Phân loại và chọn các đối tác kinh doanh.
Bảng bên dưới là ví dụ về cách đối tượng được kiểm toán chính có thể phân
loại các đối tác kinh doanh và cách thức phù hợp để giám sát hiệu quả xã hội
của họ.

Cao

Chứng chỉ hợp lệ
Kiểm toán bên thứ 2

Trung bình

Kiểm toán bên thứ 2
Kiểm toán nội bộ
Một Phần của Hệ Thống Quản Lý Xã Hội

Thấp

Một Phần của Hệ Thống Quản Lý Xã Hội
Kiểm Toán Nội Bộ

Để phân loại và giám sát các đối tác kinh doanh, đối tượng được kiểm toán
chính sử dụng thông tin như:
¡¡ Biểu Mẫu BSCI 1: Thông Tin Đối Tác Kinh Doanh
¡¡ Bất kỳ công cụ kiểm toán xã hội hoặc tự đánh giá nào khác (ví dụ: báo
cáo SMETA hoặc tự đánh giá GRASP cho trang trại)
• Nâng cao nhận thức giữa các đối tác kinh doanh:
Đối tượng được kiểm toán chính thông báo cho các đối tác kinh doanh về Bộ
Quy Tắc Ứng Xử BSCI. Những đối tượng tham gia vào quy trình giám sát nội
bộ phải biết:
¡¡ Nội dung và quy trình giám sát nội bộ
¡¡ Vai trò của kiểm toán viên nội bộ
¡¡ Kênh giao tiếp và khiếu nại
Ví dụ: Nếu đối tượng được kiểm toán chính là một hợp tác xã, chủ tịch sẽ triệu
tập một cuộc họp thành viên bất thường để thông báo cho họ về vấn đề và các
bước tiếp theo. Các biên bản của cuộc họp phải được ghi lại.

TRANG
TRƯỚC

327


Phần V – Phụ lục 3

Cách Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý Xã Hội (SMS)

• Giám sát nội bộ của đối tác kinh doanh
Đối tượng được kiểm toán chính chịu trách nhiệm hỗ trợ các đối tác kinh
doanh để cải thiện liên tục hiệu quả xã hội của họ. Khi đối tượng được kiểm
toán chính tìm nguồn cung ứng trái cây và rau củ quả trực tiếp từ các trang

trại thì trách nhiệm đó là bắt buộc.
Các kỳ vọng về hiệu quả xã hội của đối tác kinh doanh có thể khác nhau tùy
thuộc vào năng lực tương ứng của họ.
• Ví dụ: một số yêu cầu xã hội không áp dụng cho các nông dân đủ điều kiện trở
thành các chủ cơ sở nhỏ. Để biết thêm thông tin, xem Sổ Tay Hướng Dẫn BSCI
Phần III - Chương 3: Cách Thức Các Trang Trại Tham Gia vào Quy Trình Giám
Sát (nếu có).
QUAN TRỌNG: Kiểm toán viên nội bộ có khả năng thực hiện kiểm
toán xã hội. Kiểm toán viên sẽ đọc kỹ Sổ Tay Hướng Dẫn Hệ Thống
BSCI và chú ý đến các chương cũng như nội dung đề cập đến các
kiểm toán viên thực hiện Kiểm Toán BSCI.
Kiểm toán xã hội nội bộ có thể hướng đến Kế Hoạch Khắc Phục
trước khi Kiểm Toán BSCI diễn ra. Điều này cho phép đối tượng
được kiểm toán chính và các đối tác kinh doanh tiêu biểu khởi xướng
các cải tiến tác động tích cực đến Kiểm Toán BSCI.
• Số lượng tối thiểu giám sát nội bộ:
`Giám sát nội bộ các đối tác kinh doanh phải được báo cáo định kỳ.
Các đối tác kinh doanh mới nên thường xuyên được tham gia vào quy trình
Đối tượng được kiểm toán chính quyết định số lượng các đối tác kinh
doanh sẽ được giám sát nội bộ.

Ngoại trừ:
Nếu đối tượng được kiểm toán chính tìm nguồn cung ứng trực tiếp từ
nông trại (trái cây, rau xanh và hoa) thì đối tượng được kiểm toán chính
nên kiểm toán nội bộ 2/3 các nông trại của mình. Nếu đối tượng được
kiểm toán chính là một hợp tác xã, số lượng nông trại thành viên được xem
như là các nông trại của đối tượng được kiểm toán chính. Đối tượng được
kiểm toán chính có 3 năm để kiểm toán nội bộ.
Các kiểm toán nội bộ trong
chuỗi cung ứng thông qua Hệ

Thống Quản Lý Xã Hội (SMS)

Nhà sản
xuất

Tất cả đơn vị phải được kiểm
toán thông qua SMS và BSCI
• 2/3 nông trại được kiểm
toán thông qua SMS
• 10% nông trại mẫu (tối thiểu
2 nông trại, tối đa 10 nông
trại) được kiểm toán bởi
kiểm toán viên của BSCI

Đơn vị
Đóng gói

Đơn vị
Đóng gói

Nông trại

Nông trại

Nông trại

Nông trại

Farm

TRANG
TRƯỚC

328


Phần V – Phụ lục 4

Cách Thiết Lập Cơ Chế Khiếu Nại

Phụ lục 4 – Cách Thiết Lập Cơ
Chế Khiếu Nại
Tài liệu này cung cấp chi tiết đặc điểm của Cơ Chế Khiếu Nại.Tài liệu
xác định các bước để gửi và điều tra khiếu nại.
1.

Hiểu Nguyên Tắc

Cơ chế khiếu nại phải tuân thủ các nguyên tắc bên dưới
Hiểu các nguyên tắc này sẽ giúp một doanh nghiệp xây dựng và thiết lập một cơ
chế khiếu nại hoạt động hiệu quả.
Tất cả các bên phải công nhận cơ chế là hợp pháp
và người lao động cảm thấy rằng họ có thể đưa ra
khiếu nại mà không sợ bị trù dập hoặc gánh chịu
các hậu quả tiêu cực.
• Tham vấn: Trước khi một cơ chế mới được thiết lập,
cần có sự tham vấn về cơ chế dự thảo giữa cấp quản lý,
người lao động và đại diện của họ
Hợp pháp

• Nhận thức: Khi cơ chế được thực hiện, tất cả quản lý,
giám sát viên và người lao động cần được hướng dẫn đầy
đủ để hiểu rõ cơ chế
• Đào tạo: Cần cung cấp chương trình đào tạo cho quản
lý, giám sát viên, người lao động và đại diện của họ
• Quy trình: Khi một cá nhân đã đưa ra khiếu nại bằng
cách sử dụng cơ chế khiếu nại, điều quan trọng là tuân thủ
các quy trình đã nhất trí để tính hợp pháp của quy trình
có thể được đảm bảo hơn nữa

TRANG
TRƯỚC

329


Phần V – Phụ lục 4

Cách Thiết Lập Cơ Chế Khiếu Nại

Mọi người đều biết cơ chế tồn tại và cách thức sử
dụng cơ chế.
• Được công bố: Các bản sao về quy trình cơ chế sẽ được
dán trên tất cả các bảng thông báo mà người lao động nhìn
thấy được cũng như trong các phân xưởng, phòng thay đồ
và những khu vực khác mà người lao động tụ tập

Có thể
tiếp cận

• Bản in: Khi được thiết lập, người lao động phải được cung
cấp một ‘bản in’ các quy trình của cơ chế cũng như các
biểu mẫu cần thiết
• Tuyển dụng nhân sự mới: Khi người lao động mới
được tuyển dụng, hãy đảm bảo tiến hành phiên thông
tin để giải thích cách thức cơ chế hoạt động; điều này sẽ
được ưu tiên cho người lao động nhỏ tuổi; người lao động
theo thời vụ cũng sẽ được mời tham dự
• Phiên thông tin: Nội dung của các phiên thông tin ít
nhất phải bao gồm: khiếu nại là gì; cách thức đưa ra khiếu
nại; nơi lấy biểu mẫu cần thiết; nơi nộp lại chúng; nơi nhận
thông tin về cơ chế
Mọi người đều có thể thấy cơ chế đang hoạt động.

Minh bạch

Tính bảo mật: Tính minh bạch không có nghĩa là công bố tên
và các chi tiết thực tế về khiếu nại. Giao tiếp phải cân bằng: công
khai thông tin chung nhưng giữ bí mật các chi tiết cá nhân và chi
tiết quan trọng khác.
Công bố: Thông thường, các thông tin sau có thể được công
bố: ngày khiếu nại; mô tả (tổng quan); các biện pháp điều tra và
hòa giải được thực hiện; biện pháp khắc phục cuối cùng được
tiến hành và ngày thực hiện biện pháp.
Cơ chế nhằm mục đích giúp mọi người nói chuyện
với nhau để nhất trí về bản chất của vấn đề và nhất
trí về các giải pháp có thể chấp nhận được cho tất
cả các bên liên quan.

Bắt Đầu

Bằng Đối
Thoại

Khác biệt về văn hóa: Mỗi văn hóa có một cách hiểu khác
nhau về ý nghĩa của đối thoại và vấn đề có thể đạt được thông
qua đó.
Đào tạo về hòa giải: Ít nhất người chịu trách nhiệm nhận các
khiếu nại phải được đào tạo về quản lý các xung đột ở nơi làm
việc, hòa giải và dàn xếp.
Hỗ trợ bên ngoài: Tìm kiếm sự hỗ trợ bên ngoài từ các nhà
tư vấn hoặc các bên liên quan chuyên về giải quyết xung đột
cũng như chủ đề đang được đề cập đến.

TRANG
TRƯỚC

330


Phần V – Phụ lục 4

2.

Cách Thiết Lập Cơ Chế Khiếu Nại

Hiểu Nội Dung

Khiếu nại có thể được định nghĩa là bất kỳ mối quan ngại, không hài lòng hoặc sự
bất mãn nào mà một người lao động có thể gặp phải ở nơi làm việc.
Khiếu nại có thể liên quan đến:

• Cơ sở hạ tầng (ví dụ: phòng làm việc không có đủ ánh sáng hoặc thông
thoáng; không gian được chỉ định cho người lao động không đủ để thực hiện
công việc một cách an toàn)
• Quan hệ cá nhân (ví dụ: một giám sát viên đã sử dụng hình thức quấy rối
bằng lời nói hoặc thể chất, có xung đột giữa những đồng nghiệp)
• Quyền theo hợp đồng (ví dụ: trả lương bị chậm trễ một cách có hệ thống;
có các khoản khấu trừ bất hợp pháp; làm thêm giờ không được thanh toán
mức phụ trội hoặc được thanh toán thấp hơn thỏa thuận ban đầu)
• Quyền lao động và nhân quyền (ví dụ: người lao động bị phân biệt đối
xử dựa trên giới tính; tôn giáo, nơi sinh; người lao động bị trừng phạt vì tham
dự cuộc họp công đoàn; nước được cung cấp trong thời gian làm việc không
thể uống được)
• Khác: quyền theo phong tục (ví dụ: yêu cầu thời gian cầu nguyện hoặc
tham gia các hoạt động cộng đồng)
Khiếu nại của người lao động cũng có thể liên quan đến các vấn đề khác với vấn đề
được mô tả trong năm danh mục ở trên. Trong những trường hợp như vậy, người lao
động vẫn có thể gửi khiếu nại nội bộ trong khi tìm kiếm sự trợ giúp bên ngoài. Đại
diện người lao động có thể là một nguồn thông tin tốt.
3.

Hiểu Quy Trình

Người lao động phải có quyền tiếp cận quy trình khiếu nại, bao gồm các chi tiết cần
thiết như:
• Khả năng tổ chức một cuộc họp mở và mang tính xây dựng về khiếu nại với
giám sát viên trực tiếp hoặc nhà quản lý
• Quyền kháng cáo lên nhà quản lý cấp cao hơn đối với quyết định mà giám
sát viên hoặc nhà quản lý của họ đưa ra
• Quyền được kèm theo một đồng nghiệp mình lựa chọn hoặc đại diện
công đoàn (áp dụng cho các cơ sở có tổ chức công đoàn) khi họp để thảo

luận về khiếu nại.
Quy trình phải có thể trả lời các câu hỏi như:
3.1. Ai có thể đưa ra khiếu nại?
Một cơ chế khiếu nại tốt phải áp dụng cho tất cả những người lao động bất kể
vai trò hoặc thâm niên của họ.

TRANG
TRƯỚC

331