Microsoft word 2010 inside out

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Microsoft Office Word 2010
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Katherine Murray

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Acquisitions and Development Editors: Juliana Aldous and Kenyon Brown
Production Editor: Kristen Borg
Production Services: Octal Publishing, Inc.
Technical Reviewer: Todd Meister
Indexing: Denise Getz
Cover: Karen Montgomery
Compositor: Octal Publishing, Inc.
Illustrator: Robert Romano

978-0-735-62729-1

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Contents at a Glance

Part 1: Word 2010: Make an
Immediate Impact

Chapter 12
Applying and Customizing Quick Styles. . . . . 379

Chapter 1
Spotlight on Microsoft Word 2010. . . . . . . . . . . . 3

Chapter 13
Working with Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Chapter 2
Managing Your Documents with
Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Chapter 14
Printing Documents Professionally. . . . . . . . . . 435

Chapter 3
Right Now Document Design with
Word 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Chapter 4
Templates and Themes for a
Professional Look. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Chapter 5
Customizing Page Setup and
Controlling Pagination. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Chapter 6
Setting Up Your Layout with Page
Backgrounds and Columns. . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Part 2: Creating Global Content: From
Research to Review
Chapter 7
Creating and Reusing Content. . . . . . . . . . . . . 201
Chapter 8
Navigating Your Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chapter 9

Translating Text and Working
with Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Chapter 10
Editing, Proofing, and Using
Reference Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Chapter 11
Formatting Your Document. . . . . . . . . . . . . . . . 331

Part 3: Make Your Point, Clearly
and Visually
Chapter 15
Clarifying Your Concepts in
Professional Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Chapter 16
Create Compelling SmartArt
Diagrams and Charts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
Chapter 17
Adding and Editing Pictures
and Screenshots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Chapter 18
Adding the Extras: Equations, Text
Boxes, and Objects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Chapter 19
Command Attention with Borders
and Shading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587

Part 4: Word 2010 As a Team Effort,
Anywhere, Always
Chapter 20
Securing Your Word Documents. . . . . . . . . . . . 613

Chapter 21
Sharing Your Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Chapter 22
Collaborating and Co-Authoring
in Real Time. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
iii

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iv

Contents at a Glance

Part 5: Word 2010 Interactive
Chapter 23
Preparing Tables of Contents
and Indexes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
Chapter 24
Special Features for Long Documents. . . . . . . 731
Chapter 25
Blogging and Using the
Word Web App. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747
Chapter 26
Creating Mailings Large
and Small. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761
Chapter 27
Customizing Documents with
Content Controls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 789
Chapter 28

Working with Macros in Word 2010. . . . . . . . . 811

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Table of Contents

Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
Conventions and Features Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Text Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Design Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvii
Get Busy with Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvii
Some Assumptions About You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxviii
About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix
How This Book Is Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix
Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxx

Part 1: Word 2010: Make an Immediate Impact
Chapter 1

Spotlight on Microsoft Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Imagining Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
What’s New in Word 2010? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Enhancing Your User Experience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Better Authoring Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Use Word 2010 Anywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Finding Your Way Around the Word 2010 Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Get What You Need, Intuitively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Exploring the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Keep Your Favorite Tools in Reach with the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Using Dialog Launchers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Working with Galleries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Making Quick Formatting Changes with the Mini Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Getting a New View of Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Finding What You Need Quickly with the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Displaying Rulers and Gridlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Viewing More Than One Page at a Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Working with Multiple Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Understanding and Tailoring the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

What do you think of this book? We want to hear from you!
Microsoft is interested in hearing your feedback so we can continually improve our books and learning
resources for you. To participate in a brief online survey, please visit:

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Table of Contents

Chapter 2

Managing Your Documents with Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Introducing Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Tabs Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Groups Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Preview and Properties Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Document Properties in the Info Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Converting Documents from Earlier Versions of Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protecting the Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Checking Document Compatibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recovering Draft Versions of Your Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recovering Unsaved Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Accessing Recent Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Starting a New File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Previewing and Printing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving and Sending Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Getting Help in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Word Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing General Program Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing the Word 2010 Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Up the Microsoft Word Trust Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 3

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Right Now Document Design with Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Starting Out with Word 2010 Designs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Beginning with a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Coordinating Your Document Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Saving Your Favorite Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Opening Recent Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Inputting Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Performing Basic Editing Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Selecting Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Copying, Cutting, and Pasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Using the Office Clipboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Undoing, Redoing, and Repeating . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Creating Theme-Enabled Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Experimenting with Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Saving Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Performing Simple Saves . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Saving Files with the Save As Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Designing Instant Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
An Annual Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Business Letterhead . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
A Newsletter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

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Chapter 4

Table of Contents

Templates and Themes for a Professional Look . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Where Does Your Document Get Its Design? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Templates 101: Behind the Scenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Understanding How Templates Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Getting the Scoop on the Normal Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using Templates from the New Documents Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Custom Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Thinking Through Your Template Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Attaching Templates to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Global Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Existing Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the Template File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing a Template While Working in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Organizer to Rename, Delete, and Copy Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Protecting Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Themes in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s in a Theme? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Themes, Quick Styles, and Galleries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing a Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Theme Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a New Font Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting Theme Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Your Own Color Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing Theme Font Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving Your Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 5

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Customizing Page Setup and Controlling Pagination . . . . . . . . . . . . . . . 139
Basic Page Setup Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planning Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Simple Margins and Orientations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Margin Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting Paper Size and Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Paper Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting the Paper Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Multiple Page Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working in Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Text Wrapping Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Page Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Page or Section Border . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Removing Page and Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Page Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

www.it-ebooks.info

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142
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145
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148
149
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151
153
155
156
158
158
159


viii

Table of Contents

Adding Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Deleting Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving Page Setup Defaults to the Current Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Controlling Line Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Line Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 6

160
161
163
167
168
170
171
172

Setting Up Your Layout with Page Backgrounds and Columns . . . . . . . 173
The Nature of Complex Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Layout and Design Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Considering Content Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Designing Backgrounds and Watermarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Customizing a Page Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Watermarks to Printed Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing a Watermark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planning Your Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Multicolumn Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Columns for Part of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Unequal Column Widths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Changing Column Width on the Ruler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Flowing Text into a Column Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Beginning a New Column Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Column Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing Column Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

173
175
178
178
179
183
184
187
187
188
191
192
193
194
195
196
197
197

Part 2: Creating Global Content: From Research to Review
Chapter 7

Creating and Reusing Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Creating Content Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What Does It Mean to Reuse Content? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ways You Can Reuse Content in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Entering Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ink for Everyone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Importing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Placing Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Cover Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Text As You Go . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Specifying Fonts and Sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Text Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
High-End Typography in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Text Effects to Really Wow ‘Em . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Additional Text Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

www.it-ebooks.info

201
202
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203
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208
208
210
213
215

216
218
220




Chapter 8

Table of Contents

ix

Changing Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Highlight Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Text Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Clearing Formatting Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Positioning Your Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Symbols and Special Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Special Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Date and Time Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating and Using Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Existing Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Building Block Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Catalogs of Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

220
221
222
223
223
224
224
227
228
230
232
234
238
239
240
243

Navigating Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
A Quick Look at Navigation in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Content with the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Browsing by Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Browse by Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Browse by Search Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Navigating with Browse Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Text and Elements Within the Current Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Instances of Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding Special Characters Using Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving Through the Document with Go To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Bookmarks for Document Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Displaying and Arranging Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Splitting the Document Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Viewing Pages Side by Side . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Switching Among Multiple Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Navigating Using Shortcut and Function Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 9

245
246
248
249
251
252
253
256
257
259
260
261
262
262
263
264
264
266

Translating Text and Working with Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Translating Content in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Setting Up Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting a Proofing Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Keyboards for Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Languages As You Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Mini Translator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Translating Selected Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Translating Entire Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

www.it-ebooks.info

268
269
269
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277
278


x

Table of Contents

Changing and Adding Translation Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Different Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a New Translation Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using Bidirectional Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Working with the Document Grid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Specifying Document Grid Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying the Drawing Grid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Other Translation Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 10

Editing, Proofing, and Using Reference Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Editing Tools in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Spell It Right! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Looking at Error Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Proofing Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Proofing Display and Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuring Spelling and Grammar Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Managing Custom Dictionaries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Judging Your Document’s Readability Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
AutoCorrecting Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling AutoCorrect Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding References in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Referencing in Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Managing Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Incorporating Other Source Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting a Citation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing Citation and Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Generating a Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving and Copying Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Deleting Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Cross-References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Cross-Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying, Moving, and Updating Cross-References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 11

279
280
281
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Formatting Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Paragraph Basics in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Managing AutoFormat Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adjusting AutoFormat Choices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Options for AutoFormat As You Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Paragraphs by Aligning and Indenting Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Ruler to Align Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aligning Paragraphs by Using the Paragraph Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapter 12

Table of Contents

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Addressing Spacing Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Specifying Line Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adjusting Spacing Above and Below Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Alignment by Using Tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Ruler to Set Tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Tabs by Using the Tabs Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Clearing Manual Tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Line and Page Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Taking Control of Hyphenation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hyphenate an Entire Document Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hyphenating All or Part of a Document Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Drop Caps in Existing Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Effective Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
When Bullets Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
When Numbers Matter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Quick List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Lists While You Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ending a List the Way You Want . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Enhancing Bulleted Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a New Bullet from the Bullet Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using a Custom Bullet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the Bullet Font . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing a Bullet Symbol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using a Picture Bullet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Improving Numbered Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Numbering Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying the Numbering Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Continuing Numbering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Restarting Numbering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Converting a Bulleted List to a Numbered List (or Vice Versa) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing List Indents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating and Using Multilevel Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying a Multilevel List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a New List Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Applying and Customizing Quick Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Style Design with Users in Mind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Style Fundamentals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exploring the Quick Style Gallery and Quick Style Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying and Modifying Styles Using the Quick Style Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Switching and Modifying Quick Style Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Custom Quick Style Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with the Styles Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mastering the Styles Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating and Modifying Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Existing Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Additional Style Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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xii

Table of Contents

Style Management Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inspecting Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Reveal Formatting Task Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Managing Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Keyboard Shortcuts for Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 13

Working with Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Getting Started Outlining in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Basics of a Good Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Eleven Reasons to Outline Your Next Complex Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Viewing a Document in Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exploring Outlining Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a New Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Outline Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying Different Levels of Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Showing the First Line of Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing and Showing Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Headings in Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Heading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Outline Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Promoting and Demoting Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying Outline and Print Layout View at the Same Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Your Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Expanding and Collapsing the Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving Outline Topics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Printing Your Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Navigation Pane vs. Using Outline View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 14

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Printing Documents Professionally . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Printing in a Greener World . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
The (Almost) One-Click Print Process in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Previewing Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
Zooming In on the Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Making Changes While Previewing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Printing Quickly and Efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Printing Selected Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
Printing Hidden Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
Canceling a Print Job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
Setting Print Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
Printing More than One Copy of a Single Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
Printing Ranges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Printing Odd and Even Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
Printing Document Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
Printing Several Pages per Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Scaling Printed Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453

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Table of Contents

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Specialized Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Printing Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Part 3: Make Your Point, Clearly and Visually
Chapter 15

Clarifying Your Concepts in Professional Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Creating Tables Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choose Your Method: Creating Tables in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Quick Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Row and Column Grid to Create a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting a Table and Specifying AutoFit Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Drawing a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Converting Text to a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting an Excel Spreadsheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Nested Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying Table Formatting Marks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting Table Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Copying and Pasting Table Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Columns and Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Columns, Rows, and Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Merging Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Splitting Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Enhancing Your Tables with Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Table Format by Using Table Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Custom Table Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
More Formatting Fun . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Positioning Tables in Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Flowing Text Around Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sorting Table Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Resizing Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Understanding AutoFit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Resizing an Entire Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Preset and Percent Table Sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Column Width and Row Height . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Distributing Data Evenly in Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Text Direction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Functions in Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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489
490
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xiv

Table of Contents

Chapter 16

Create Compelling SmartArt Diagrams and Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
Adding SmartArt Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating the SmartArt Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Formatting Diagram Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Making Formatting Changes in the Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creative Charting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Introducing Word 2010 Chart Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Basic Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Chart Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Understanding the Chart Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Entering Chart Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with the Datasheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the Data Arrangement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing and Enhancing Chart Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a New Chart Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying a Chart Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Chart Title . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Axes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Add Gridlines and Trendlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying and Positioning a Legend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Data Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the Format of Your Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 17

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494
496
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499
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519
520
522

Adding and Editing Pictures and Screenshots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Adding Art to Your Word Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Adding Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Shapes and Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Artistic Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing and Adjusting Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cropping Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Resizing Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rotating Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing Picture Backgrounds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Enhancing Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Picture Styles to Your Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Captions to Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Shapes and Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Shape Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Formatting Shape Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifying Lines and Fills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Shadows and 3-D Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying and Customizing 3-D Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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546
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Chapter 18

Table of Contents

xv

Adding Screenshots and Clippings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arranging Art on the Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aligning Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Grouping and Ungrouping Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Object Layering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Art Position . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Text Wrapping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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556
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Adding the Extras: Equations, Text Boxes, and Objects . . . . . . . . . . . . . 561
Inserting Mathematical Equations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using Math AutoCorrect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Linking Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Text into Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Linking Text Boxes to Flow Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moving Between Linked Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Copying or Moving Linked Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Breaking Text Box Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Linked Text Boxes Without Losing Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Objects to Your Word Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Insert an Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Create a New Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding an Existing Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 19

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568
570
572
574
574
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580
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584
584
585
585

Command Attention with Borders and Shading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587
Adding a Simple Border . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Enhanced Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dressing Up Your Border . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting Line Styles for Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
When You Need to Match Colors Exactly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controlling Border Width . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Partial Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Border to a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Page Border . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding an Artistic Border . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Borders to Sections and Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bordering Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Adjusting Border Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Horizontal Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Borders to Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Table Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Shading Behind Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Shades to Tables and Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Shading Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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607

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xvi

Table of Contents

Part 4: Word 2010 As a Team Effort, Anywhere, Always
Chapter 20

Securing Your Word Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613
Protection Features in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with Protected View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing What’s Displayed in Protected View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing File Validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Marking a File As Final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Encrypting Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing Protection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Editing Restrictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing Personal Information and Hidden Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing Personal Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Preparing PDF and XPS Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Understanding PDF and XPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving Your Document As PDF and XPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Signing Your Documents with Digital Signatures and Stamps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Getting a Digital ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Digital ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Attaching a Digital Signature to a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Stamp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Viewing Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Removing a Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with the Trust Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Viewing and Removing Trusted Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Permission Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applying Permissions to Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Checking Document Accessibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ensuring Document Compatibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 21

614
615
616
617
618
620
621
622
625
625
626
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Sharing Your Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Sharing Documents in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Word 2010 New Sharing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
A Closer Look at SharePoint Workspace 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Creating a New Workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Checking Out and Checking In a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649
Create and Save a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650
Setting Up and Using Windows Live SkyDrive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 651
Sharing a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 652
Save Your Document to a Shared Space . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653
Working with Network Locations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654
Creating a Network Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654
Linking to FTP Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654

www.it-ebooks.info

Chapter 22

Table of Contents

xvii

Accessing Resources Stored in Network Locations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving Documents to a Network Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using Workgroup Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sharing Word Documents via E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting E-Mail Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Flagging a Message for Follow-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Requesting Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Delaying Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Include Voting Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using Word to Send Faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating and Sending a Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Fax Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Collaborating and Co-Authoring in Real Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667
Benefits of an Organized Revision Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Familiarizing Yourself with Markup Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setting Reviewer Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuring Colors Associated with Reviewers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Viewing Comments and Revisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Managing Comments Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Voice and Handwritten Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tracking Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tracking Changes While You Edit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing the Appearance of Changed Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuring Balloon and Reviewing Pane Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Balloon and Reviewing Pane Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Showing and Hiding Balloons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adjusting Balloon Size and Location for Online Viewing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Printing Comments and Tracked Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Reviewing Comments and Tracked Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Navigating Your Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Responding to Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Accepting and Rejecting Proposed Edits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Comparing or Combining Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Comparing Two Versions of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Combining Revisions from Multiple Authors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Co-Authoring Documents in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing Simultaneously and Saving Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Contacting Your Co-Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Troubleshooting Co-Authoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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xviii Table of Contents

Part 5: Word 2010 Interactive
Chapter 23

Preparing Tables of Contents and Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
Creating Effective Reference Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Table of Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using a TOC Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Customized TOC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding TOC Entries Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Compiling the Manual TOC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a TOC Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing and Updating a TOC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Preparing a TOC for the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customizing a TOC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Matching Entry Styles to TOC Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing TOC Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What Makes a Good Index? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Indexing with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Creating Index Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Marking Index Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Subentries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting Repeated Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Formatting Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Cross-References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Specifying Page Ranges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Generating the Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing the Index Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Index Alignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing the Way Entries Are Displayed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Index Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Updating an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
AutoMarking Entries with a Concordance File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Special Features for Long Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 731
What Goes into a Long Document? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Building a Table of Figures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Captions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Generating a Table of Figures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Table of Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Citations Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Generating the Table of Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
When Master Documents Make Sense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Master Document Mayhem and Workarounds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Getting Started with a Master Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Creating a Master Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Chapter 25

Table of Contents

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Creating Subdocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Importing Data for Subdocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with the Master and Subdocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Blogging and Using the
Word Web App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747
Everybody Blogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Starting a New Blog Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Entering Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting a Web Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Category to Your Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Picture to Your Post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuring Your Blog Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Word Web App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Save Your Document to Windows Live SkyDrive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Open Your Document in the Word Web App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Working with the Word Web App . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 26

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Creating Mailings Large and Small . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761
Mail Merge Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Know Your Merge Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Starting the Mail Merge Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selecting the Document Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Starting Out with the Main Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using the Current Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Starting from a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Starting from an Existing Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Your Recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a New List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Using an Existing Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Outlook Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing and Sorting Recipient Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtering Your Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Merge Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting an Address Block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing a Greeting Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inserting Merge Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Matching Fields with Your Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Word Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Previewing the Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Finding a Specific Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Checking for Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Merging the Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Merge to a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choosing Merge Print Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Merge to E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Creating a Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Printing Envelopes and Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 27

Customizing Documents with Content Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 789
Understanding the Word 2010 Content Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating the Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Displaying the Developer Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding and Formatting Static Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Content Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Control Types in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Content Control Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Titles and Tags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Styling Your Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Locking Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Content to Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mapping Controls to XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Using Content Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protecting Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding Legacy Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding ActiveX Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ActiveX Controls and the Trust Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding an ActiveX Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changing Control Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Programming a Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapter 28

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Working with Macros in Word 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 811
A Bit About VBA and Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Saving Macro-Enabled Documents and Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recording a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Setup and Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Running Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adding a Macro to the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Assigning a Keyboard Shortcut to a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Running a Macro Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Editing Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Additional Macro Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renaming a Macro, Module, or Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Deleting and Exporting Macros and Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Importing Macros and Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Protecting Your Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Digitally Signing Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Creating a Self-Signed Digital Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Third-Party Digital Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Digitally Signing a VBA Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
What’s Next? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841
About the Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873

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Acknowledgments
Microsoft Word 2010 Inside Out represents a kind of milestone for me. After a year of writing about various Microsoft Office 2010 programs and features (in a variety of formats),
Microsoft Word 2010 Inside Out is the culmination of all we’ve learned and developed
throughout the beta and launch of Word 2010. I think this version of Microsoft Word is
the best yet. Echoing the maturation of the software, this book has also found a voice and
purpose in sync with the times, offering readers many practical examples, plenty of how-to
information, and a flexibility designed to help content creators prepare what they need for
a variety of formats and distribution channels.
Growth and development never happens in a vacuum but requires a supportive environment—complete with wind, sunlight, and rain—to produce the best results. A huge thank
you goes out to the following people for contributing to the tending and nurturing of this
project:

• Juliana Aldous, who was responsible for acquiring this project when we started many
months ago (and who has since moved into a new role at Microsoft Learning), a
big thanks for catching the vision and being enthusiastic about the new ideas and
approach I wanted to take in these pages;

• Claudette Moore, my agent at Moore Literary Agency, for her always-helpful suggestions, insights, and encouragement when there’s a lot to do and not much time in
which to do it! Thanks, Claudette; as always, you make these projects possible—and
even fun.

• Kenyon Brown, senior editor, for overseeing this book, (our most recent in a whole

series of Office 2010 projects) with his characteristic professional style and holistic
management skills. Keeping everyone moving, in sync, and on schedule is no simple
task, but Ken seems to do it naturally.

• Todd Meister, technical editor, for his careful and insightful review of all content in

this book. Tech editing isn’t easy when a book project spans the process of beta
development and software release, and Todd not only makes the task look simple,
but offers corrections and great suggestions in a supportive and collaborative way.

• Bob Russell at Octal Publishing, for a great copy edit, complete with fun and
thoughtful comments and suggestions that helped make this a better book;

• Kristen Borg, Production Editor, for her careful and kind project management as the
book moved through editing, review, and production;

• Sumita Mukherji, for her friendly and helpful scheduling and coordination of the
project early-on; and

• Dianne Russell, also at Octal Publishing, for the beautiful, clean, and effective layout
and design you now hold in your hands.

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