Hoàn thiện công tác tổ chức văn phòng tại Ngân hàng Vietinbank Tây Hà Nội

Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

1


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

LỜI MỞ ĐẦU
Trong quá trình học tập nghiên cứu tại trường, với sự nhiệt tình giảng dạy,
dưới sự hướng dẫn của các thầy cô giáo, chúng em đã được cung cấp đầy đủ
những lý luận, phương pháp nghiên cứu về công tác văn phòng.
Nhưng để có thể vận dụng được toàn bộ những kiến thức đã được học thì
không thể thiếu những kiến thức thực tế. Thông qua quá trình thực tập tại Ngân
hàng TMCP Công thương Việt Nam- chi nhánh Tây Hà Nội (tên gọi khác:
VietinBank Tây Hà Nội) đã giúp em củng cố thêm về nhận thức lí luận và tiếp
cận với thực tiễn hoạt động công tác văn phòng của doanh nghiệp. Ứng dụng
được những kiến thức có được từ các học phần vào thực tế hoạt động của đơn vị
thực tập nhằm củng cố kiến thức và kĩ năng đã học. Đồng thời rèn luyện các kĩ
năng xử lí, giải quyết vấn đề nghiệp vụ, giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp,
kĩ năng làm việc độc lập và nhóm.
Qua thời gian thực tập tại ngân hàng và những kiến thức tích lũy được em
đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức văn phòng tại ngân hàng TMCP
Công thương Việt Nam-chi nhánh Tây Hà Nội”
Em chân thành cảm ơn tới Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – chi
nhánh Tây Hà Nội, Trưởng phòng Tổ chức hành chính, Th.S Hà Thị Kim Dunggiảng viên hướng dẫn tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đã tạo điều kiện,
giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.
Em xin hoàn thành báo cáo thực tập tổng quan gồm 3 phần chính:

Chương 1: Cơ sở lí luận về công tác tổ chức văn phòng tại doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức văn phòng của Ngân hàng
VietinBank Tây Hà Nội
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức văn phòng tại Ngân hàng
2


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

VietinBank Tây Hà Nội
Tuy nhiên do thời gian thực tập còn chưa dài, kiến thức còn nhiều hạn chế
nên báo cáo thực tập không tránh khỏi những nhận định chủ quan, sai sót. Em
rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thày cô để báo cáo thực tập được hoàn
thiện hơn.
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
TẠI DOANH NGHIỆP
1.1.

Văn phòng

1.1.1. Khái niệm
1.1.1.1.

Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng

Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt
động của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện
chức năng của văn phòng.

Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ
của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư,
đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho
bộ máy lãnh đạo và quản lý…
Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn
giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải
kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan
nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc
phòng tổ chức sản xut kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương
tất cả các công việc của văn phòng.
Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ
nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính
chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành
lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp.
1.1.1.2.

Khái niệm văn phòng
3


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:
Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí địa
lý nhất định:
– Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một người
“quan trọng”. Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến
trúc sư trưởng,…

– Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ
công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ văn phòng Bộ,
vãn phòng UBND, văn phòng công trường,…
Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt dộng:
– Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này thường
được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữ
thông tin.
Một cách chung nhất, có thể hiểu:
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức
năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, các cơ quan thẩm quyền chung
hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có văn phòng
hành chính.
Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức,
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin
nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề
về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được
thông suốt và hiệu quả.
1.1.2. Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi vì văn phòng luôn
luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản
đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng
liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức.
Chính vì thế với vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng còn được gọi là
4


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

“phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ
phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động
của tổ chức.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn
phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Khác với
các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính chất
thường xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục
cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ,
lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt
cho cơ quan.
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.3.1.

Chức năng

Chức năng tham mưu tổng hợp
-

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải
quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông
nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp
thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do
đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác
tham mưu tổng hợp. Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ
sở để lựa chọn quyết dịnh quán lý tối ưu phục vựcho mục tiêu hoạt dộng cùa cơ
quan, tổ chức đó.

-

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối
ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Muốn có những quyết định
đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa học, người ra quyết định phái
nắm được nhiều lĩnh vực, phái có mặt ớ mọi lúc, mọi nơi… Điều này vượt quá
khá năng của một con người. Vì lý do đó, người thú trướng cần ý kiến tham mưu
cùa lực lượng trợ giúp. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị
5


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý .
Thông thường, theo cơ câu tổ chức trực tuyên – chức năng, lực lượng trợ giúp
về cắc lĩnh vực chuvèn môn nam ờ các phòng ban chức năng. Trong thực tế, các
cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công
tác này được thuận lợi. để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các
thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó
theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
-

Văn phòng sẽ giúp thủ trưởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó,
phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ
trướng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn.
Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong một
chức nãng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan, không bị
gò bó, ràng buộc.

-

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể
làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ,
tiếp thị, tài chính, kế toán…Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng
của các chuyên giá ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn
nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành
tổng hợp. Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các
phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ
thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động
tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như
vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập
tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ
quan, đơn vị

-

Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương
trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện
6


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các

hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn
bản…
Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương
tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các
cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt
động của công tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng quantrọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi
cơ quan, đơn vị.
1.1.3.2.
-

Nhiệm vụ

Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình
đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của
cơ quan:

-

Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án cớ nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng.
Song muốn đạt được mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phái được kết nối
thành hệ thống kế hoạch hoàn chính, ăn khớp và hỏ trợ cho nhau. Vãn phòng là
đon vị tổng hợp ké hoạch tổng thè của cơ quan, đơn vị và dỏn dốc các hộ phận
khác tlụrc hiện.

-

Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác trong quý. tháng, tuần… cua han lành dạo. giúp lãnh dạo triện khai,
thực hiện các kẽ hoạch đó.

-

Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện
7


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng:
Thông tin là căn cứ dê thu trướng, lãnh dao dưa ra quyết dinh kịp thời và
dũng dãn. Các thông tin. công văn. giây tờ di và đến dều được vãn phòng thu
thập, xử lý. phân loại theo những kênh thích hợp đề’ sau đó chuyến phát đi hay
lưu trữ.
-

Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính
pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành: Văn bàn là phương
tiện ghi tin, lưu trữ và truyền đạt các quyết định quản lý. Văn phòng trự giúp cho
thủ trướng về công tác soạn tháo văn bản để đám bảo cho văn bản có đầy đủ nội
dung, hình thức theo yêu cầu; đúng thẩm quvền và đúng trình tự thú tục theo

quy định.

-

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn
vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các
văn thư tờ trình đó:
Văn phòng phái tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi
thu nhận, xử lý, báo quán và chuyến phát thõng tin. Thõng tin dược thu thập đầy
đú, kịp thời, được xử lý khoa học, dáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở de thú
trướng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý.

-

Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp đối nội đối ngoại
Văn phòng chịu trách nhiệm trong cõng tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí
nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết
của cơ quan, dơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò
là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.

-

Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân phối
hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền
lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định
của thủ trưởng.

-

Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ

thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt
8


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

động và công tác của cơ quan.
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng là bộ phận bảo đảm các
yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như
lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử
dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin
Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định
sáng suốt và kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể có thời gian thu
thập cũng như xử lý mọi thông tin từ mọi nguồn khác nhau mà cần có sự trợ
giúp của văn phòng.
Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của doanh nhiệp vì mọi
nguồn thông tin theo kênh thích hợp để chuyển phát hay lưu trữ. Đây là hoạt
động quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy văn phòng phải tuân thủ theo những
quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ khi thu thập xử lý, bảo quản và chuyển
phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập một cách đầy đủ, kịp thời được xử lý
một cách nghiêm túc, khoa học, đáp ứng yêu cầu của người quản lý thì người
lãnh đạo sẽ có những quyết định sáng suốt và ngược lại thì quyết định của người
lãnh đạo sẽ không hiệu quả, đôi khi còn gây hậu quả xấu đến mục tiêu của
doanh nghiệp.
Thực hiện nhiệm vụ biên tập, phát hành và quản lý chịu trách nhiệm về tính
quản lý của văn bản.
Có thể nói văn bản là phương tiện ghi tin hữu hiệu và chính xác. Thông

tin trong văn bản bao gồm: các thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý và
quản lý,… Mọi doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu
để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy nhiên việc biên soạn,
ban hành, xử lý văn bản trong nhiều doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều hạn chế cả
về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có luật ban hành văn bản và các văn bản
hướng dẫn thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý nhà nước. Do đó,
nhân viên văn phòng cần phải nhanh chóng cập nhật để có thể sửa đổi, bổ sung
những sai sót trong văn bản của doanh nghiệp mình phù hợp với quy định
chung của nhà nước.
-

Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ
9


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết:
Văn phòng có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật
chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
-

Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ
chức chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất của hệ thống. Tuy
nhiên hoạt động văn phòng mang tính chất đa dạng, phức tạp nên cần tổ chức bộ
máy sao cho phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của doanh nghiệp
một cách cao nhất. Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát

triển, việc xây dựng và củng cố bộ máy tổ chức văn phòng phải hướng tới các
mục tiêu hiện đại hóa công tác văn phòng. Thường xuyên kiện toàn bộ máy xây
dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành
chính - văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn
phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết.
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư và tài sản cuuar
doanh nghiệp
Đây là nhiệm vụ mang tính chất đặc thù của công tác văn phòng. Các nhu
cầu về hậu cần trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng và phong phú. Đó là nhu
cầu về vật tư, tài chính, trang thiết bị, dụng cụ cũng như các máy móc. Văn
phòng phải luôn cung ứng đầy đủ và kịp thời để đảm bảo cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy.
1.1.4. Tầm quan trọng của văn phòng đối với doanh nghiệp
-

Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lí, điều hành của cơ quan,
tổ chức.
Các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng, lãnh đạo đều phải thông qua văn

phòng để chuyển giao đến các phòng, ban, đơn vị khác. Nếu văn phòng không
làm việc thì mọi quyết điịnh của cơ quan sẽ bị đình trệ. Văn phòng là nơi hỗ trợ
quản lí cấp cao thực hiện chính sách quản lý cũng như đội ngũ cán bộ quản lí
trực tiếp hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài ra còn là nơi cung cấp những dịch vụ hỗ
trợ cho các phòng ban chức năng trong những dự án đặc biệt.
10


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo.

-

Văn phòng tổng hợp mọi thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình
hoạt động của mình sau đó sẽ báo cáo lại cho lãnh đạo. Ngoài ra, văn phòng còn
là nơi lưu chuyển các văn bản dưới các quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ
phận, phòng ban cấp dưới và giúp thủ trưởng thực hiện các mục tiêu đề ra. Văn
phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành của cơ quan, tổ
chức. Các bộ phận khác thì làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ còn văn phòng
là trung tâm khâu nối các bộ phận đó với nhau thành một hệ thống.
-

Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình.

Trong một không gian làm việc mở, nhân viên sẽ phát huy hết khả năng sáng tạo
của mình để hoàn thành công việc. hiện nay, hầu hết những công ty, tập đoàn lớn
đều cố gắng tạo môi trường làm việc văn phòng thân thiện giúp mọi người gắn
kết với nhau hơn nhằm chung sức xây dựng công ty.
-

Văn phòng chính là bộ mặt của doanh nghiệp- giúp doanh nghiệp tạo dựng
thương hiệu
Văn phòng làm việc rất quan trọng, ảnh hưởng đến diện mạo công ty. Văn
phòng phải thể hiện phong cách làm việc của công ty, điều đó giúp khách hàng,
đối tác ghi nhớ thương hiệu công ty. Vì vậy, việc thiết kế không gian văn phòng,
trang thiết bị, nội thất phải thống nhất tạo ra một hệ thống nhận diện thương hiệu
xuyên suốt.

-

Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại
của cơ quan. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được đến nay đi đều phải
thông qua bộ phận văn phòng. Từ nhừng nguồn thông tin tiếp cận được văn
phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu
trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay
thất bại của tổ chức.
1.2.

Nội dung của công tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp

1.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng

Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn
11


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

phòng được bố trí và đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng.
-

Phụ trách văn phòng là trưởng phòng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước
giám đốc về quá trình điều hành và kết quả của văn phòng.

-

Giúp việc cho trưởng phòng là phó phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng
về những việc được phân công, giải quyết một số công việc khi được sự ủy
quyền của trưởng phòng.

-

Các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan, doanh
nghiệp chủ yếu à:
- Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp
nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công
tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ
thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
- Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên
cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có
liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động,
theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ
trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
- Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất
cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện
vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
-Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ
quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo
quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
-Bộ phận tài vụ: ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự trù kinh
phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử
dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
-Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): xây
dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử
12

Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác
khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự.
-Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của cơ
quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận
chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan.

13


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

1.2.2. Tổ chức nơi làm việc của văn phòng
1.2.2.1.

Các phương pháp bố trí nơi làm việc

Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận
-

Văn phòng bố trí kín (Văn phòng chia nhỏ):
Đây là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận
với tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khóa khi cần thiết. Bố trí

theo kiểu này có ưu điểm là bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận, không gây
ồn ào, mất trật tự, đáp ứng được yêu cầu bí mật thông tin khi cần thiết. Tuy
nhiên nó lại vấp phải nhược điểm là tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu năng
động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận văn phòng.
Mặt khác, người phụ trách rất khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên.

-

Văn phòng mở
Trong thực tế, kiểu bố trí văn phòng chia nhỏ đang dần dần thu hẹp thay
vào đó là kiểu văn phòng bố trí mở. Toàn văn phòng là một khoảng không gian
rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích
hợp. Bố trí văn phòng theo kiểu này có nhiều ưu điểm như: Tận dụng được diện
tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, diện tích được điều chỉnh theo số
lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất, cơ động do không có
tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thiết vừa nhanh vừa giảm phí tổn. Do có thể
bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có liên quan với nhau sát
cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao
hiệu quả công việc. Mặt khác, bố trí theo kiểu này nhân viên có điều kiện gần
gũi nhau hơn, người phụ trách có thể quán xuyến theo dõi nhân viên của mình.
Tuy nhiên bố trí theo kiểu này cũng có nhược điểm như gây ồn ào ảnh hưởng
đến xung quanh, giảm sự tập trung cho công việc, khó bảo đảm bí mật thông tin
khi cần thiết. Để tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của hai cách bố trí
trên, người ta có thể áp dụng cách bố trí hỗn hợp: Có bộ phận của văn phòng bố
trí kín, có bộ phận bố trí mở.

14


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Văn phòng hỗn hợp: Là kiểu văn phòng có cả kiểu bố trí kín và bố trí mở
Kiểu văn phòng này sẽ khắc phục được ưu, nhược điểum của 2 kiểu văn phòng
kín và mở. Tuy nhiên kiểu này sẽ khó thiết kế.
Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng
-

Văn phòng bố trí theo kiểu phân tán: Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố
trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các nhiệm vụ như: đánh máy, photo tài
liệu, đánh máy văn bản, xử lí văn bản. kiểu bố trí này sẽ nâng cao tính chủ động
cho các bộ phận.đảm bảo phục vụ kịp thời và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên kiểu
bố trí này có những hạn chế: không sử dụng hết công suất của thiết bị, chi phí
tốn kém và không phát huy hết công suất làm việc nhân viên …

-

Văn phòng bố trí theo kiểu tập trung: các dịch vụ được bố trí cho một bộ phận
chuyên trách như bộ phận văn thư lưu trữ, đánh máy, photo tài liệu… Ưu điểm
của kiểu bố trí này là nâng cao hệ số sử dụng thiết bị, sử dụng tối đa năng lực
của nhân viên và giảm chi phí văn phòng. Hạn chế là công việc sẽ bị quá tải đối
với nhân viên, xử lí không kịp thời khiến công việc đình trệ, tốn thời gian.
+ Văn phòng tập trung theo địa bàn: các nhà quản trị hành chính giao toàn bộ
công việc hành chính cho các bộ phận khác nhau cùng thực hiện nhiệm vụ. Ưu
điểm dễ thấy là dễ bố trí và sắp xếp nhân sự hợp lí; dễ kiểm tra, chung trang
thiết bị và đơn giản thử tục. Hạn chế là khó chuyên môn hóa, công việc sẽ thiếu
chính xác vì do có nhiều bộ phận không chuyên giải quyết.
+ Văn phòng tập trung theo chức năng: Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa
bàn của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối

hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà quản trị hành chính. Có sự tham gia của
nhiều chuyên viên vào công tác quản lí. Tuy nhiên lại dễ vi phạm lấn quyền các
cấp quản trị chuyên môn.
1.2.2.2.

Bố trí sắp xếp chỗ làm việc

Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch và có
tư thế nhất. Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm dây
chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau
được bố trí gần nhau, các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào…
15


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

- Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt
lập, cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị
- Bố trí bàn làm việc theo luồng công việc: nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển
khi chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc. Khoảng cách quá xa sẽ làm mất
rất nhiều thời gian. Ngoài ra nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy
tờ gây trì trệ và gián đoạn công việc.
- Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần bố
trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái
trong làm việc.
- Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác
động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng,
màu sắc….

- Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng
chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác.
1.2.2.3. Phân công công việc
Trong một tổ chức đặc biệt trong công tác văn phòng việc phân công công việc
phải dựa vào những cơ sở sau:
-

Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền (hai yếu tố này do pháp luật quy
định). Mỗi cơ quan đơn vị đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau trong
xã hội. Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ
chức đó là hoàn toàn khác nhau, từ đó việc phân công lao động trong các cơ
quan, đơn vị đó cũng khác nhau.
- Phân công theo khối lượng công việc của cơ quan: việc phân công công việc này
phải dựa trên các cơ sở sau:
+ Dựa vào kế hoạch công tác được phê duyệt: theo tính chất của mỗi loại công
việc, theo yêu cầu công việc trong thực tế.
16


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

+ Nguyên tắc quan trọng cho việc phân công công việc của cơ quan hay tổ
chức đó là biên chế cơ quan.
Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người
đảm nhiệm. Không có tổ chức, con người nào không được phân công công
nhiệm vụ. Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều tổ chức, nhiều
cơ quan hoặc nhiều người đảm nhiệm.
1.2.3. Trang thiết bị văn phòng

1.2.3.1. Thiết bị văn phòng
Là những đồ dùng cần thiết sử dụng trong hoạt động văn phòng. Tùy theo
mức độ phát triển của nền kinh rế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng
mà người ta trang bị những máy mó, đồ dùng cần thiết khác nhau. Các thiết bị
sử dùng cho công tác thu thập và xử lí thông tin ngày càng phong phú và hiện
đại.
-

Máy vi tính: Là vật dụng không thể thiếu trong các văn phòng. Nó giúp soạn
thảo văn bản, thống kê, tính toán… lưu trữ, quản lí thông tin một các tiện dụng
và khoa học. Là phương tiện hữu hiệu trong việc trao đổi, cập nhật và tìm kiếm
thông tin cần thiết với tốc độ cao, gửi và nhận các văn bản, tài liệu vừa nhanh
chóng, không sợ thất lạc, mất mát, lại ít tốn kém.

-

Máy ghi âm văn phòng: dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm văn
phòng được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:
+ Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, lời phát biểu,báo
cáo,những quyết định đã thông qua không cần phải ghi tốc kí.
+ Khi sử dụng máy ghi âm, năng suất của người sử dụng sẽ nhanh chóng
hoàn thành công việc soạn thảo văn bản…
17


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
-

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Điện thoại: Dùng để liên hệ trực tiếp với người nghe. Có nhiều loại điện thoại
khác nhau: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay… Thiết bị này được dùng phổ
biến trong các công sở, văn phòng. Vì vậy đồi hỏi những người làm công việc
văn phòng nói chung phải rèn luyện kĩ năng giao tiếp qua điện thoại.

-

Máy fax: là thiết bị có khả năng nhận diện kí tự theo màu trắng và đen, màu đen
là màu có kí tự, màu trắng là không có kí tự ( hay những khoảng trống) và nó sẽ
vẽ lại y như bản gốc. Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy fax sang máy fax,
cũng có thể fax từ máy tính sang máy fax.

-

Máy in laser: là thiết bị không thể thiếu để kết nối máy tính. Đây là thiết bị rất
cần thiết để đưa những dữ liệu trong máy tính ra giấy để làm hồ sơ, chứng từ,
văn bản giao dịch, quản lí.

-

Máy photocopy: là loại máy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính xác
theo bản gốc. Giúp thay thế những tài liệu cồng kềnh bằng những hồ sơ thu nhỏ
để việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn.

-

Máy hủy hồ sơ: dùng để tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu không còn sử dụng nữa
nhưng không được phép để lọt tài liệu nào ra ngoài.
1.2.3.2. Các đồ dùng văn phòng
Các đồ dùng văn phòng gồm các loại thông dụng như sau:

-

Bàn ghế: có nhiều loại như bàn ghế dùng cho giám đốc, thư kí, cho nhân viên
khác của văn phòng, cho tiếp khách. Tùy theo công việc của mỗi người mà sử
dụng loại bàn ghế thích hợp

-

Tủ đựng hồ sơ: là các loại tủ để chứa hồ sơ, tài liệu. Tùy theo số lượng và đặc
tính của từng loại hồ sơ mà người ta sử dụng các loại tủ khác nhau.

-

Giá đựng tài liệu: nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách tham khảo thì
18


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

cần phải trang bị giá để trưng bày, lưu trữ những tài liệu này.
-

Các đồ dùng văn phòng phẩm dùng cho công việc hàng ngày của nhân viên văn
phòng: cặp, kẹp, ghim, bút, …

1.3.

Những tác động của môi trường đến công tác tổ chức văn phòng tại doanh
nghiệp
Thứ nhất là việc bố trí và sắp xếp nhân sự. Đây là yếu tố có ý nghĩa rất
lớn đến hoạt động của văn phòng của Công ty. Nếu việc sắp xếp nhân sự văn
phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành
mạch thì sẽ không đem lại hiệu quả trong công việc. Tùy theo tính chất của mỗi
loại công việc mà doanh nghiệp có thể lựa chọn sắp xếp nguồn nhân lực khác
nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng
nguồn nhân lực.
Thứ hai là tổ chức lao động. Tổ chức lao động là việc áp dụng các biện
pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý xã hội vào thực hiện công
việc văn phòng nhằm khai thác hiệu quả nhất các nguồn vật chất và lao động,
đảm bảo tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên. Do
người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên
trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều làm cho người lao động làm
việc có hiệu quả cao, làm cho người bản thân người lao động này càng hoàn
thiện hơn.
Thứ ba là công tác công nghệ thông tin. Do sự phát triển không ngừng của
khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng
được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn
phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì
vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh

19


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được cơ quan, đơn vị xem xét, áp
dụng kịp thời.
Thứ tư là công tác văn thư lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ nằm trong
nghiệp vụ hành chính, đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng
của doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem
lại hiệu quả cao.
Một yếu tố rất quan trọng và không thể thiếu đối với công tác văn phòng
là môi trường làm việc. Vì môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp
đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn
phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của
nhân viên. Nó tác động rất lớn đến hoạt động công vụ văn phòng, văn phòng có
điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng động cơ,
thúc đẩy nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng góp phần giảm bớt
sự mệt mỏi, căng thẳng cả tinh thần lẫn thể chất. Điều này sẽ làm cải thiện năng
suất và chất lượng công việc, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện.
Các yếu tố môi trường bên ngoài cũng tác động đến công tác văn phòng
của công ty, đó là: môi trường xã hội, môi trường pháp lý, môi trường chính trị,
môi trường kinh tế. Khi xã hội chuyển trừ định hướng xí nghiệp tự đoán một vị
trí bị kiểm soát và điều khiển nhiều hơn thì không thể tránh khỏi nhà nước cố
gắng áp đặt các yêu cầu giấy tờ của mình lên cộng đồng và các doanh nghiệp do
vậy phải có những quy định về pháp lý về việc hoàn tất biểu mẫu kiểm tra, bản
khai thuế… với hoạch định mà tổ chức có trách nhiệm phải hoàn tất.
Cụ thể hơn, ta thấy:
Môi trường của tổ chức:
Môi trường vĩ mô: Môi trường quốc tế, công nghệ, văn hóa xã hội, kinh tế,
chính trị pháp luật, tự nhiên.
20

Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Môi trường tác nghiệp (vi mô):
Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, người mới thâm nhập, nhà cung cấp, thị
trường lao động.
Môi trường văn phòng:
Môi trường: Cần đặc biệt quan tâm. Sự thoải mái và tâm đầu ý hợp, an toàn
về môi trường xung quanh phải được cân nhắc, vì có ảnh hưởng lớn đến thái độ,
hiệu quả làm việc của nhân việc. Tiện nghi môi trường làm việc không quan
trọng bằng cách trang trí, không khí thân thiện tại đó. Văn phòng là nơi an toàn
hơn nhà máy, nhưng vẫn có những nguy hiểm, nhất là từ các phương tiện máy
móc, nên cần phải an toàn. Nếu có tai nạn xảy ra, cần giữ và ghi chép lại để
tránh tái diễn.
Tai nạn trong văn phòng làm việc là điều hay gặp phải, làm giảm năng suất,
an toàn lao động. Do đó, tình trạng vật chất văn phòng rất quan trọng. Chúng tạo
động cơ làm việc, giảm bớt sự mệt mỏi căng thẳng thể chất tinh thần, tăng năng
suất lao động.
Y tế và phúc lợi:
Môi trường văn phòng ảnh hưởng đến sức khoẻ nhân viên. Có những quy
định pháp lý về môi trường văn phòng. Chú trọng khâu vệ sinh cá nhân và vệ
sinh chung. Sắp xếp các tiện nghi hợp lý. Tốt nhất, nên có dịch vụ ăn uống phục
vụ chung. Cung cấp tiện nghi cho nhân viên nghỉ trưa. Nếu là tổ chức lớn cần có
phòng y tế, đảm bảo an toàn lao động.
Vệ sinh môi trường văn phòng:
Sự sạch sẽ: Giữ cho văn phòng luôn sạch sẽ và tươi mát, vì ảnh hưởng đến sức
khoẻ và tinh thần của nhân viên.
21

Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Với công ty nhỏ, đặt quy định các nhân viên tự giữ vệ sinh. Với tổ chức
lớn, cần có người làm vệ sinh. Cần tìm kiếm, đào tạo nhân viên vệ sinh chuyên
nghiệp. Trang bị các thiết bị làm vệ sinh. Có kế hoạch làm vệ sinh hiệu quả. Cần
có chỗ để thiết bị vệ sinh, đảm bảo phúc lợi cho nhân viên vệ sinh.
An toàn:
Có thể tránh được các tai nạn trong văn phòng: Kỷ luật lao động tốt, máy
móc đặt ở vị trí an toàn, bảo trì máy móc đúng hạn, các phương tiện phải vận
hành an toàn, sàn nhà không trơn trợt…
Phòng chống hoả hoạn: Thực hiện tốt quy định an toàn về vấn đề này.
Kiểm tra định kỳ, tập huấn nhân viên về cháy nổ. Đảm bảo lối thoát hiểm đúng
quy định.
Ánh sáng:
Cần chú ý bố trí đủ ánh sáng cho phòng làm việc. Thiếu hay thừa ánh sáng
sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động. Cần có phương án dự phòng về ánh sáng
trong văn phòng.
Cách chiếu sáng trong văn phòng là chiếu sáng trực tiếp hay gián tiếp. Đèn
chiếu sáng trực tiếp gắn lên trần, đèn chiếu sáng gián tiếp được phản chiếu.
Đèn chiếu sáng văn phòng là huỳnh quang. Khi bố trí đèn chiếu sáng phải
chú ý các yếu tố ảnh hưởng (cường độ, nhiệt lượng…). (VD)
Trang trí: Giúp cho sự chiếu sáng. Tiêu chuẩn chính trong việc lựa chọn
cách trang trí văn phòng là tác động tâm lý ảnh hưởng đến thái độ con người với
công việc (màu sắc cần trung hoà…).
Thông gió: Thông gió tốt là vấn đề cân bằng luồng không khí tươi mát và
gió lùa. Thông gió không tốt ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Nhiệt độ văn phòng:

Cân bằng nhiệt độ văn phòng theo khí hậu. Nhiệt độ lý tưởng là 18 độ C.
Nơi có khí hậu lạnh phải bố trí sưởi ấm.
Tiếng ồn:
Làm phân tán sự chú ý. Gây ra do thiết bị, cộng hưởng hay bên ngoài.
22


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

Khắc phục bằng cách đặt vị trí văn phòng phù hợp, bố trí cửa kính, cách âm,
giảm nguồn âm thanh…
Vị trí vai trò của công tác văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tổ
chức, văn phòng được tổ chức hợp lý sẽ hoạt động hiệu quả.

23


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA
VIETINBANK TÂY HÀ NỘI
2.1. Quá trình hình thành và phát triển ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- chi nhánh Tây Hà Nội tên giao
dịch là VietinBank được thành lập theo quyết định số 063/QĐ-HĐQT_NHCT1
ngày 29/03/2006 của Ngân hàng Công thương Việt Nam và chính thức đi vào

hoạt động ngày 02/5/2006, là một doanh nghiệp vừa nằm tại số 8, đường Hồ
Tùng Mậu, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Giấy phé kinh doanh:
0100111948096.
Trụ sở văn phòng tại Trụ sở văn phòng: 108 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn
Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam. Số điện thoại: (84-24) 3942 1030. Số fax:
(84-24) 3942 1032. Website: www.vietinbank.vn. Giấp phép kinh doanh:
0100111948.
Kể từ ngày thành lâp đến nay, hoạt động của VietinBank chi nhánh Tây Hà
Nội không ngừng phát triển theo định hướng ổn định, an toàn hiệu quả và phát
triển cả về quy mô và tốc độ tăng trưởng., địa bàn hoạt động cũng như cơ cấu
mạng lưới, tổ chức bộ máy.
Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển :
Tính đến nay chi nhánh đã tròn 10 năm tuổi, qua 10 năm hoạt động, chi
nhánh đã trải qua nhiều giai đoạn thăng, trầm, tóm tắt lại có 3 giai đoạn chính.
-

Giai đoạn thứ nhất: từ ngày thành lập đến năm 2011(2006-2011). Hoạt động
kinh doanh của chi nhánh có nhiều thuận lợi, luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm
vụ, vượt chỉ tiêu kế hoạch được giao.

-

Giai đoạn thứ hai: từ 2012 đến 2014. Đây là giai đoạn chi nhánh gặp nhiều khó
khăn trong hoạt động kinh doanh, liên tục 3 năm không hoàn thành nhiệm
vụ,một số chỉ tiêu chính không đạt kế hoạch giao. Chi nhánh vừa phải hoạt động
vừa tìm kiếm giải pháp khắc phục khó khăn, đặc biệt là xử lí nợ xấu.

-

Giai đoạn thứ ba: từ 2015 đến nay. Chi nhánh đã tìm được lối đi và dần dần hoàn

24


Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội

Khoa Quản Lý Kinh Doanh

thành xuất sắc nhiệm vụ, hoành thành các chỉ tiêu được gia, đặc biệt là lợi nhuận
từ kinh doanh đạt mức cao nhất trong 10 năm hoạt động. Đến nay chi nhánh
không vòn nợ xấu, nợ nhóm 2, các chỉ tiêu kinh doanh đã đạt kế hoạch được
giao.
Những điều kiện tạo nên một Vietinbank Tây Hà Nội hoạt động an toàn và
hiệu quả như hôm nay.
Để có được thành tích như hôm nay, Vietinbank Tây Hà Nội đã nhận được
sự hỗ trợ và giúp đỡ toàn diện của Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Công thương
Việt Nam, của các phòng, ban của trụ sở chính, sự chỉ đạo quyết liệt, sát sao của
Ban lãnh đạo Chi nhánh cùng với sự dồng sức đong long, đoàn kết của tập thể
cán bộ, nhân viên chi nhánh.
Xác định nguồn vốn là một trong những yếu tố quan trọng trong kinh
doanh, chi nhánh đã tích cực triển khai nhiều biện pháp khơi thông và gia tăng
nguồn vốn. Theo đó, chi nhánh đẩy mạnh tăng trưởng tiền gửi dân cư, tiếp cận
khách hàng mới có tình hình tài chính ổn định. Đặc biệt, chi nhánh quán triệt
trong toàn thể cán bộ, nhân viên nuôi dưỡng tinh thần và chất lượng chăm sóc
khách hàng theo hướng: Tiếp cận thân thiện - xây dựng niềm tin - chăm sóc tận
tình - chất lượng chuyên nghiệp… Bằng nỗ lực vượt trội, năm 2015 và 2016 chi
nhánh đã lấy lại “phong độ” và vinh dự là đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
Kết thúc năm 2016, tổng nguồn vốn huy động đã tăng gấp hơn 10 lần so với
ngày đầu thành lập.
Không chỉ vượt khó thành công và thu được kết quả khả quan trong kinh
doanh, chi nhánh ổn định mảng bán buôn vừa tranh thủ phát huy lợi thế để bứt

phá hoạt động bán lẻ. Theo đó đẩy mạnh bán chéo, mở rộng mạng lưới khách
hàng thuộc phân khúc khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp siêu
vi mô…
Với sự canh tranh mạnh mẽ của các tổ chức tín dụng trên địa bàn, chi
nhánh đã chọn hướng đi:
Ngay từ đầu năm 2015, Vietinbank Tây Hà Nội đã lựa chọn hướng đi cho
25