TÊN đề tài HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC tại UBND HUYỆN CAM lâm – TỈNH KHÁNH hòa THỰC TRẠNG và GIẢI PHÁP

BỘ TƯ PHÁP
TRƯỜNG TRUNG CẤP LUẬT ĐỒNG HỚI

TIỂU LUẬN
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
TÊN ĐỀ TÀI:
HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND HUYỆN CAM LÂM –
TỈNH KHÁNH HÒA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Giáo viên hướng dẫn: PHAN THỊ PHƯƠNG HUYỀN
Học viên:NGUYỄN TRẦN MINH NHẬT
Lớp:K4I

Cam Lâm, ngày 28 tháng 7 năm 2017


Lời cảm ơn!
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian từ
khi bắt đầu học tập ở giảng đường trung cấp đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan
tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin
gửi đến quý Thầy Cô trong khoa Luật- Trường Trung cấp Luật Đồng Hới đã cùng với tri
thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt
thời gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng em
được thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế mà theo em là
rất hữu ích đối với sinh viên ngành Luật. Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo: Phan Thị
Phương Huyền đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình nghiên cứu hoàn thành báo cáo
thực tập tốt nghiệp này. Báo cáo thực tập được thực hiện trong khoảng thời gian gần 7
tuần. Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động chứng thực tại UBND
huyện Cam Lâm, kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không
tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiến đóng

góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh
vực này được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Luật- Trường Trung cấp
Luật Đồng Hới thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của
mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau.
Em cũng xin cảm ơn HĐND, UBND và Trưởng phòng Tư pháp – Lê Thanh Hùng
của UBND huyện Cam Lâm, tỉnh Khánh Hòa đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thu thập
thông tin để hoàn thiện báo cáo này.
Cam Lâm, ngày 28 tháng 7 năm 2017
Học viên

Nguyễn Trần Minh Nhật

2


MỤC LỤC
Trang
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................2
PHẦN MỞ ĐẦU.........................................................................................................6
1.Lý do chọn đề tài.....................................................................................................6
2.Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và sử lý dữ liệu .................................7
3.Phương pháp thu thập thông tin ..........................................................................7
3.1: Phương pháp tổng hợp thống kê.......................................................................7
3.2. Phương pháp so sánh..........................................................................................7
3.3. Phương pháp phân tích…...................................................................................7
3.4.Phương pháp điều tra kháo sát...........................................................................7
3.5. Phương pháp khác..............................................................................................8
4. Kết cấu đề tài..........................................................................................................8
B: Nội dung

CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
1.1.Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực....................................9
1.1.1. Khái niệm chung.............................................................................................9
1.1.2.Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ
bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng
thực..............................................................................................................................9
1.2. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực, quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu và
của người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp
huyện..........................................................................................................................10
1.2.1. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực......................................................10
1.2.2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao.................................10
1.2.3. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực..........................................10
1.2.4. Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực........................................11
1.3. Địa điểm và thời hạn chứng thực......................................................................11
1.3.1. Địa điểm chứng thực.......................................................................................11
1.3.2. Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực........................................................11
1.4. Thủ tục chứng thực............................................................................................12
1.4.1.Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.....................................................12
1.4.1.1. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính………12
1.4.1.2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện
chứng thực bản sao từ bản chính.............................................................................14
1.4.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính ................................................14
1.4.1.4. Gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính.................................15
1.4.1.5. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản
sao...............................................................................................................................15

3


1.4.2. Thủ tục chứng thực chữ ký............................................................................15

1.4.2.1. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện
chứng thực chữ ký.....................................................................................................15
1.4.2.2. Thủ tục chứng thực chữ ký.........................................................................15
1.4.2.3. Trường hợp không được chứng thực chữ ký............................................15
1.4.2.4. Áp dụng trong trường hợp đặc biệt...........................................................15
1.4.3. Thủ tục người dịch, chứng thực chữ ký người dịch....................................15
1.4.3.1. Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch........................................................15
1.4.3.2. Cộng tác viên dịch thuật..............................................................................15
1.4.3.3. Đăng ký chữ ký mẫu....................................................................................15
1.4.3.4. Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người
dịch.............................................................................................................................15
1.4.3.5. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch......................................................16
1.4.3.6. Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch....16
1.4.3.7. Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch...................................................17
1.4.4. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch......................................................17
1.4.4.1. Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch..................................................17
1.4.4.2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người
thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.............................................................17
1.4.4.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch...................................................17
1.4.4.4. Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch.................................................18
1.4.4.5. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch…...........18
1.4.4.6. Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực…............18
1.4.4.7. Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng
thực.............................................................................................................................18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND HUYỆN
CAM LÂM, TỈNH KHÁNH HÒA
2.1. Khái quát về huyện Cam Lâm..........................................................................19
2.1.1. Đặc điểm về địa lý...........................................................................................19
2.1.2. Nhiệm vụ của UBND huyện Cam Lâm.........................................................21
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cam Lâm................................................22

2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND huyện Cam Lâm……….......22
2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ bản gốc ..........................................................23
2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính………..............................23
2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký.......................................................................24
2.2.4. Kết quả đạt được.............................................................................................24
2.3. Đánh giá chung...................................................................................................26
2.3.1. Ưu điểm............................................................................................................26
2.3.2. Hạn chế.............................................................................................................26

4


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC
3.1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định cả pháp luật liên quan đến hoạt
động chứng thực........................................................................................................28
3.2. Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND huyện Cam
Lâm.............................................................................................................................29
KẾT LUẬN................................................................................................................30
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................31

5


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực
là rất lớn. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã có những đóng
góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá

trình thực hiện Nghị định 79 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải
trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công
chứng, UBND cấp huyện và UBND cấp xã. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một
văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 16/02/2015 Chính phủ đã ban hành Nghị
định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là NĐ 23/2015/NĐ-CP).
Nghị định này ra đời cùng với Luật Công chứng 2014 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu
của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được
mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao. Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt
là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp huyện đã mở rộng hơn
trong việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước
ngoài cấp hoặc chứng nhận, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho
các UBND cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền.
Sau hơn 02 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngoài những kết quả đã
đạt được thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về thẩm quyền và trách nhiệm chứng
thực bản sao từ bản chính, nghị định đã phân định rõ ràng về thẩm quyền chứng thực
giữa phòng tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã. Đối với chứng thực chữ ký trong giấy
tờ, văn bản, hợp đồng giao dịch, phòng tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền như
nhau, không phân biệt về ngôn ngữ của giấy tờ, văn bản, không phụ thuộc vào giá trị của
tài sản. Đối với trường hợp quy định nộp bản sao, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp
nhận bản sao, không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, nhưng có quyền yêu cầu
xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác
của bản sao so với bản chính.
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tuy đã thực hiện được
hơn 02 năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực được giao cho
chuyên viên phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đây cũng là
một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong
khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện.
Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất là
chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập – UBND huyện
Cam Lâm, tỉnh Khánh Hòa thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký là rất lớn.
Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện hoạt động này tại
UBND huyện nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: "Hoạt động chứng thực tại UBND
huyện Cam Lâm, tỉnh Khánh Hòa thực trạng và giải pháp " để làm chuyên đề thực tập
của mình. để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND huyện Cam
Lâm khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại huyện Cam Lâm, bản

6


thân tôi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là
trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc
tế của đất nước ta hiện nay.
2. Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu
Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp K4I khoa Luật với trường Trung cấp Luật
Đồng Hới, theo nguyện vọng em được về UBND huyện Cam Lâm thực tập. Trải qua một
tháng thực tập tại UBND huyện từ ngày 06/6/2017 đến ngày 28/7/2017, được sự giúp đỡ
của chuyên viên Phòng Tư pháp huyện em đã tiến hành thu thập được các thông tin cần
thiết phục vụ cho chuyên đề.
3. Phương pháp thu thập thông tin
Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết chuyên đề,
trong suốt quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để có thể
có những thông tin có độ chính xác cao nhất.
Được sự giúp đỡ tận tình của chuyên viên Phòng Tư pháp nơi thực tập, mặc dù
điều kiện đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố gắng hết mình em cũng
đã có những kiến thức để viết bài.

Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồn tài liệu
khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong thực tiễn công
việc. Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập
khác nhau. Các phương pháp chủ yếu được em sử dụng, đó là: phương pháp điều tra,
phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh...
3.1. Phương pháp tổng hợp thống kê
Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài nghiên
cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến chuyên đề, từ đó phân loại
các số liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng. Phương pháp này giúp người nghiên cứu
hiểu được khái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Cam Lâm. Đây là một
phương pháp quan trọng không thể thiếu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu chuyên đề
này.
3.2. Phương pháp so sánh
Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm . . .
Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực. Ngoài ra
chúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới,
điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục. Trên cơ sở đó
đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lý
nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân.
3.3. Phương pháp phân tích
Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnh
hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan.
3.4. Phương pháp điều tra khảo sát
Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND huyện Cam Lâm lấy ý kiến
của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của chuyên viên làm công tác chứng thực
tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tư
nguyện vọng của nhân dân. Đồng thời tham khảo thêm báo cáo từng năm của Phòng Tư

7

pháp huyện Cam Lâm để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực trên toàn
huyện Cam Lâm.
3.5. Phương pháp khác
Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh nghiệm
trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểu sâu hơn về
tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân.
4. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đề
tài chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND huyện Cam Lâm, tỉnh
Khánh Hòa .
Chương3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng
thực.

8


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực
1.1.1. Khái niệm chung
Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuật
ngữ như sau:
“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ
gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi
trong sổ gốc.
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy

định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản
chính.
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị
định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng
thực.
“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại
Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực
hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.
“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần
đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và
đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính
xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
“Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản
chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính
mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
“Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
theo quy định của Nghị định này.
“Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức
ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự
và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực
từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực
Theo quy định của pháp luật thì bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do
cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Bản sao
được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị

9


định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.
Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh
người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người
ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị
chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng
lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.
1.2. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực, quyền, nghĩa vụ của người yêu
cầu và của người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp huyện.
1.2.1. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước
ngoài cấp hoặc chứng nhận.
Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong
đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...
Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam
liên kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và
tiếng nước ngoài.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài
sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di

sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định
tại Khoản 23/2015/NĐ-CP, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
1.2.2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao
Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp
nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất
trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của
bản sao so với bản chính.
Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì
không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả
mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh,
nếu thấy cần thiết.
1.2.3. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực
Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6 Điều 5 của Nghị

10


định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức
từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp
của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng
thực theo quy định của Nghị định này.
1.2.4. Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực
Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến
tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha
mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con

dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của
con đẻ, con nuôi.
Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều 32
của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác
minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định
của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả
mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa
đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ
không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ
lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
1.3. Địa điểm và thời hạn chứng thực
1.3.1. Địa điểm chứng thực
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng
thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực
chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị
tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.
Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực
ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.
Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng
thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền,
thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức.
1.3.2. Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực
Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ
quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu
sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định
23/2015/NĐ-CP.

11


1.4. Thủ tục chứng thực
1.4.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần
đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và
đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tuy nhiên, trong thực tế có rất nhiều
trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư
hỏng... ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại... Những bản chính cấp lại này
được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu và
chứng thực bản sao bao gồm:
Bản chính cấp lần đầu;
Bản chính cấp lại; bản chính cấp khi đăng ký lại;
Bản sao là là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính
xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy
định tại Điểm a Khoản 1 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm
2015 của Chính phủ về Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài;
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (sau đây gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐCP) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
1.4.1.1. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền.
1.4.1.2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện
chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ,

hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không
được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của
Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng
với bản chính.
1.4.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để
chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
- Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự
theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được
miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo
nguyên tắc có đi, có lại.

12


- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ
chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ
chức không có phương tiện để chụp.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội
dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp
quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào
sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản
sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao
được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi

một số chứng thực.
1.4.1.4. Gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính
Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản
chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội
dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện
chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định này thì
thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài
hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
1.4.1.5. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực
bản sao
Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu
mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến
tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;
xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc
chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị
định 23/2015/NĐ-CP.
Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền.
1.4.2. Thủ tục chứng thực chữ ký
1.4.2.1 Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện
chứng thực chữ ký
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ,
văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ

13

ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25
của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người
yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.
1.4.2.2. Thủ tục chứng thực chữ ký
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu
còn giá trị sử dụng;
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy
tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng
thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không
thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu
chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào
sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối,
nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
- Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ
chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu
nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều
23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và
chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
- Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp
dụng đối với các trường hợp sau đây:
+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của

pháp luật;
+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có
thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến
việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
1.4.2.3. Trường hợp không được chứng thực chữ ký
Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và
làm chủ được hành vi của mình.
Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ
chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại
Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

14


Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại
Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có
quy định khác.
1.4.2.4. Áp dụng trong trường hợp đặc biệt
Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được
chứng thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng trong
trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và
trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.
Tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghị
định 23/2015/NĐ-CP.
1.4.3. Thủ tục người dịch, chứng thực chữ ký người dịch
1.4.3.1. Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch
Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng
tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.

Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ,
bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này thì phải thông thạo ngôn ngữ cần
dịch.
1.4.3.2. Cộng tác viên dịch thuật
Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định
23/2015/NĐ-CP được làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả
nước. Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên
dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê
duyệt.
Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt,
Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận
lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch.
Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải ký hợp đồng cộng tác viên
dịch thuật với Phòng Tư pháp, trong đó xác định rõ trách nhiệm của người dịch đối với
nội dung, chất lượng của bản dịch.
1.4.3.3. Đăng ký chữ ký mẫu
Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng
Tư pháp. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký
mẫu và trực tiếp ký trước mặt Trưởng Phòng Tư pháp 03 (ba) chữ ký mẫu trong Văn bản
đề nghị đăng ký chữ ký mẫu.
1.4.3.4. Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký
người dịch
Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng
thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản
quy định tại Điều 32 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP để yêu cầu chứng thực chữ ký người
dịch.

15

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người
dịch trong bản dịch.
1.4.3.5. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch
- Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực chữ ký phải
xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.
Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ
trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ
ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước mặt.
- Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự
dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên
bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu
còn giá trị sử dụng;
+ Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực một trong các giấy tờ
quy định tại Khoản 2 Điều 27 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP; trừ trường hợp dịch những
ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt
nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch;
+ Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.
Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ
trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, tùy theo từng
trường hợp, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 hoặc Khoản 2 Điều
23/2015/NĐ-CP và giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp quy định tại
Điều 32 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào
sổ chứng thực.
Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào
trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
- Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng thời là

người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức
lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ
tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
1.4.3.6. Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch
Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.
Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không
đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định
23/2015/NĐ-CP.

16


Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công
chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều
20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
1.4.3.7. Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch
Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của
Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với
người yêu cầu chứng thực.
1.4.4. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch
1.4.4.1. Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch
Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực.
Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân,
tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.
1.4.4.2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và
người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch
Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp
pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ quy định tại Điểm c

Khoản 1 Điều 36 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp
đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có
nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.
1.4.4.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch
- Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các
giấy tờ sau đây:
+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người
yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay
thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở
hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ
trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.
Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản 23/2015/NĐ-CP được
xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu
hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện,
minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng
thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng,
doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký
trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp

17


đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp

đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người
đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02
(hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có
quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
- Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao
dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và
ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng
trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực
hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao
dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
- Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ,
chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng
thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.
1.4.4.4. Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch
Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ
ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn
bản với người yêu cầu chứng thực.
1.4.4.5. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được
thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại cơ quan đã
chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần
hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực
nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ
di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực trước đây về nội dung
sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ
chứng thực hợp đồng, giao dịch.
1.4.4.6. Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được

chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và được thực hiện
tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan
thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên,
chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.
1.4.4.7. Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực
Cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ
bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo yêu cầu của các bên tham gia
hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

18


Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch phải
xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ
chiếu còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng, giao dịch quy định tại Khoản 1,
Khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 20 của Nghị
định 23/2015/NĐ-CP.
Chương 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND
HUYỆN CAM LÂM, TỈNH KHÁNH HÒA
2.1. Khái quát về huyện Cam Lâm
2.1.1. Đặc điểm về địa lý:
Huyện Cam Lâm nằm ở phía Nam tỉnh Khánh Hòa với diện tích tự nhiên là 550,26
km ; dân số 150.759 người (năm 2014), có 32 dân tộc anh em cùng sinh sống. Huyện có
diện tích rừng tự nhiên lớn, nhiều khoáng sản và tiềm năng du lịch.
2

Phía Bắc giáp thành phố Nha Trang và huyện Diên Khánh
Phía Nam giáp thành phố Cam Ranh
Phía Tây giáp huyện Khánh Vĩnh, Khánh Sơn
Phía Đông giáp biển Đông.
Là một trong 9 đơn vị hành chính của tỉnh Khánh Hòa được thành lập theo Nghị định
số 65/2007/NĐ-CP ngày 11/4/2007 của Chính phủ, trên cơ sở điều chỉnh địa giới hành
chính của huyện Diên Khánh và thị xã Cam Ranh. Cam Lâm có vị trí địa lý thuận lợi,
nằm giữa hai trung tâm đô thị lớn của tỉnh là thành phố Nha Trang và thành phố Cam
Ranh, gần đường hàng hải quốc tế, hệ thống cảng biển gắn với đầu nút giao thông quan
trọng cả về đường bộ, thủy và hàng không, lại là một trong những cửa ngõ ra biển của
khu vực Nam Trung Bộ và Tây Nguyên. Bên cạnh đó, với vùng biển rộng, bờ biển dài đẹp và đầm Thủy Triều..., với nhiều tiềm năng cho phát triển kinh tế như: nuôi trồng thủy
sản, công nghiệp sửa chữa tàu thuyền, ngư cụ, cảng cá, xuất nhập khẩu, du lịch sinh thái
biển…Sự đa dạng của địa hình, tài nguyên và đất đai tạo điều kiện cho huyện có thể phát
triển sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp đa dạng, mang lại giá trị kinh tế cao, rất thuận lợi để
hình thành các khu công nghiệp tập trung, phát triển công nghiệp, du lịch, dịch vụ.
Qua 10 năm xây dựng và phát triển, mặc dù còn những hạn chế nhất định, nhưng
tình hình Kinh tế - Xã hội Cam Lâm phát triển khá và đạt được những thành tựu nổi bật,
mở ra khả năng phát triển theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Đó là kết quả của
quá trình phấn đấu không ngừng của cán bộ và nhân dân huyện Cam Lâm trong nhiều
năm qua. Cụ thể:
- Kinh tế tiếp tục tăng trưởng, cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng dịch vụ - du
lịch - công nghiệp và nông nghiệp, đến năm 2014, tỷ trọng ngành công nghiệp, xây dựng:
74,84%; dịch vụ du lịch: 15,17%; nông lâm thủy sản: 10,35%. Thu ngân sách Nhà nước
trên địa bàn tăng 3,36 lần so với năm 2008.
- Kết cấu hạ tầng đô thị và nông thôn có bước phát triển rõ rệt, nhất là hệ thống giao
thông, thủy lợi, điện thắp sáng, trường học, trạm y tế. Kinh tế nông thôn có bước chuyển
biến tích cực, các dịch vụ và ngành nghề nông thôn tiếp tục phát triển, đã góp phần giải
quyết việc làm, tăng thu nhập, cải thiện đời sống nhân dân. Mô hình kinh tế hợp tác, kinh

19


tế trang trại được quan tâm chỉ đạo; đã hình thành được 15 tổ hợp tác, tổ liên kết và quỹ
tín dụng nhân dân hoạt động có hiệu quả. Huyện đã hoàn thành việc lập Đề án và kế
hoạch triển khai thực hiện xây dựng đề án nông thôn mới giai đoạn 2010 – 2015, trong đó
01 xã đạt chuẩn Nông thôn mới năm 2014 và chọn đăng ký 2 xã đạt chuẩn nông thôn mới
vào năm 2015.
Trên địa bàn huyện có KCN Suối Dầu hoạt động với quy mô lớn (41 doanh nghiệp
đang hoạt động, trong đó có 18 doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài với tổng vốn
đăng ký trên 47,37 triệu USD và tổng vốn đầu tư thực hiện đến cuối năm 2014 là 29 triệu
USD, thu hút trên 9.000 lao động). Riêng các thành phần kinh tế của huyện có bước phát
triển khá ổn định và vững chắc; so với những ngày mới thành lập, các thành phần kinh tế
đều phát triển về số lượng lẫn quy mô, tính theo giá trị sản xuất, giai đoạn 2007 – 2011
(giá cố định 1994): kinh tế nhà nước tăng 1,41 lần; kinh tế ngoài nhà nước tăng 1,34 lần;
kinh tế cá thể tăng 0,65 lần; kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tăng 1,03 lần. Giai đoạn
2012 – 2014 (giá cố định 2010); kinh tế nhà nước tăng 102,96%; kinh tế ngoài nhà nước
tăng 127,86%; kinh tế cá thể tăng 110,55%; kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tăng
141,9%; các thành phần kinh tế đã góp phần tăng thu cho ngân sách huyện và thu nhập
của người lao động.
- Giá trị sản xuất các ngành dịch vụ, thương mại tăng 41,9% và doanh thu dịch vụ
tăng trên 20%; giá trị kim ngạch xuất khẩu bình quân tăng 10,4%. Nông nghiệp có sự
tăng trưởng ổn định, việc ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ mới vào sản xuất, đẩy
mạnh các hoạt động khuyến nông, bảo vệ thự vật, thuốc thú ý, đầu tư kiên cố hóa kênh
mương thủy lợi đã góp phần đưa năng suất, chất lượng cây trồng, vật nuôi tăng cao so với
trước đây. Sản lượng lương thực có hạt tăng 30,6%; năng suất mía giống mới tăng 16
tấn/ha; các giống xoài mới như xoài Úc, xoài cát Hòa Lộc cho giá trị gấp 3,5 lần so với
giống xoài cũ.
- Giá trị sản xuất nông lâm thủy sản tăng 6,26%. Ngành chăn nuôi phát triển ổn
định. Diện tích nuôi trồng thủy sản phát triển ổn định, sản lượng thủy sản hàng năm trung

bình đạt 3.700 tấn. Doanh thu bình quân 1ha đất canh tác nông nghiệp trên 50 triệu đồng.
Cùng với sự tăng trưởng về kinh tế, đời sống tinh thần của người dân không ngừng được
cải thiện các giá trị văn hóa vật thể, phi vật thể được giữ gìn, phát huy phù hợp với yêu
cầu văn hóa của nhân dân. Các lễ hội truyền thống của đồng bào các dân tộc được duy trì
và phát triển theo hướng tích cực.
- Hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao mừng Đảng - mừng Xuân và những ngày
lễ lớn trong năm, ngày hội văn hóa các dân tộc Việt Nam tỉnh Khánh Hòa... được duy trì
hàng năm; duy trì thời lượng tiếp phát sóng phát thanh - truyền hình các đài Trung ương
và Tỉnh, duy trì trang tin địa phương, đã xây dựng chương trình thời sự, ca nhạc, phát tin
và bài viết phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng của địa
phương.
- Phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa” được triển khai đến cơ
sở và đạt được kết quả tích cực, 100% xã, thị trấn được phủ sóng thông tin di động,
truyền thanh, truyền hình, hệ thống bưu điện văn hóa xã phát triển ngày càng đáp ứng
nhu cầu của nhân dân. Phong trào thể dục thể thao quần chúng ngày càng có nhiều tiến
bộ.
- Thực hiện đồng bộ các giải pháp nâng cao chất lượng giáo dục - đào tạo. Chú
trọng nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện, giáo dục hướng nghiệp, tập trung phát triển
đào tạo nghề, gắn đào tạo với sử dụng. Quy mô giáo dục được mở rộng và phát triển hợp
lý: số trường THCS đạt chuẩn quốc gia của toàn huyện là 11/12 trường, số trường tiểu
học đạt chuẩn quốc gia mức độ 1 là 12/19 trường, số trường mầm non đạt chuẩn quốc gia

20


mức độ 1 là 06/15 trường.
- Công tác chống mù chữ và giáo dục tiếp tục sau khi biết chữ: tổng số người trong
độ tuổi từ 15 tuổi đến 35 tuổi biết chữ chiếm 99,8%; tổng số người trong độ tuổi theo quy
định từ 36 tuổi đến 60 tuổi trở lên biết chữ chiếm 98,3%.
- Mạng lưới khám chữa bệnh được tiếp tục đầu tư, tập trung triển khai có hiệu quả

các chương trình quốc gia về y tế, phòng chống dịch bệnh, an toàn vệ sinh thực phẩm.
Toàn huyện có 13/14 trạm y tế đạt chuẩn quốc gia, 100% trạm y tế có bác sĩ khám, chữa
bệnh.
- Chương trình phát triển nguồn nhân lực; đã triển khai thực hoạch quy hoạch về
phát triển nguồn nhân lực huyện giai đoạn 2015 – 2020. Tập trung đào tạo nghề, giải
quyết việc làm theo hướng tạo việc làm tại chỗ, tạo sự phối hợp tốt giữa các ngành, các
cấp và các địa phương để thực hiện chương trình giải quyết việc làm và dạy nghề; hàng
năm số lao động được giải quyết việc làm khoảng 2.000 người, được vào làm trong các
cơ sở thuộc khu công nghiệp Suối Dầu và các cơ sở trên địa bàn huyện.
Đời sống của các hộ chính sách trên địa bàn huyện ngày càng được quan tâm, công
tác kiểm tra, đôn đốc các xã, thị trấn thực hiện kịp thời các chủ trương, chính sách của
Đảng và nhà nước về các lĩnh vực liên quan đến hộ nghèo, gia đình hộ chính sách và trẻ
em có hoàn cảnh khó khăn. Công tác kiểm tra hồ sơ, thủ tục đề nghị trợ cấp xã hội được
cập nhật liên tục hàng tháng, công tác bảo trợ xã hội, các chính sách đối với người có
công, công tác giảm nghèo, bình đẳng giới, dạy nghề - tạo việc làm, … đã được quan tâm
thường xuyên, đúng mức.
Với những tiềm năng hiện có của địa phương, huyện Cam Lâm đang định hướng
đầu tư phát triển một số công trình trọng điểm liên quan đến phát triển Kinh tế - Xã hội
của huyện ở một số lĩnh vực sau:
Xây dựng huyện Cam Lâm trở thành địa bàn kinh tế năng động và đô thị du lịch
phát triển hiện đại, độc đáo và đặc sắc trong hệ thống đô thị du lịch của tỉnh Khánh Hòa.
Nâng cấp mở rộng và hiện đại hóa cơ sở hạ tầng, nâng cấp mạng lưới giao thông,
hệ thống điện, nước, bưu chính, viễn thông, hình thành khu đô thị mới… Xây thêm một
số hồ chứa nước, đập dâng…
Xây dựng khu du lịch Bãi Dài thành khu du lịch trong điểm quốc gia. Xây dựng
các công trình trọng điểm du lịch, thương mại như: hệ thống siêu thị, trung tâm thương
mại, hội chợ, các khách sạn cao cấp, các khu du lịch, vui chơi giải trí lớn mang ý nghĩa
toàn Tỉnh và vùng. Tập trung phát triển các Khu công nghiệp Suối Dầu, các cụm công
nghiệp Trảng É.
Công tác an ninh trật tự và an toàn xã hội luôn được giữ vững. Đội ngũ cán bộ chủ

chốt của cấp ủy Đảng, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Mặt trận Tổ quốc và các
đoàn thể chính trị xã hội ở huyện bao gồm các chức danh: Bí thư, Phó Bí thư, Thường
trực Đảng ủy, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Chủ tịch
Mặt trận Tổ quốc, Chủ tịch Hội Cựu Chiến binh, Chủ tịch Hội Nông dân, Chủ tịch Hội
Phụ nữ, Bí thư Đoàn thành niên...
2.1.2. Nhiệm vụ của UBND huyện Cam Lâm
Có trách nhiệm quản lý về kinh tế bao gồm các ngành: nông nghiệp, công nghiệp,
dịch vụ, thương mại, tài chính, địa chính, ...Quản lý các UBND cấp xã, trường, chợ, giao
thông, thủy lợi và các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác.
Thực hiện nhiệm vụ đảm bảo an ninh chính trị, kinh tế xã hội trên địa bàn huyện.
Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật các văn
bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND xã trong cơ quan Nhà nước,

21


tổ chức kinh tế, tổ chúc xã hội, an ninh quốc phòng. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ
công chức thị trấn, tăng cường công tác đầu tư vào xây dựng tủ sách pháp luật.
Giữ gìn trật tự an ninh xã hội, đảm bảo an ninh chính trị, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa
phương, quản lý việc cư trú của công dân, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
Phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ tính
mạng, tự do, danh dự, tài sản và các quyền, lợi ích khác của công dân; chống buôn lậu,
ma tuý, tham nhũng, bài trừ mê tín dị đoan trong nhân dân.
Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào công tác xã hội địa phương.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cam Lâm
Căn cứ vào Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 06 năm 2015,
tại kỳ họp của HĐND huyện Cam Lâm, nhiệm kỳ 2016 – 2021 đã bầu ra các đồng chí
vào vị trí lãnh đạo của UBND huyện gồm 5 thành viên:
Đồng chí Chủ tịch UBND huyện.

Đồng chí Phó chủ tịch UBND huyện.
Thị Kim Hòa )

(Đ/C: Nguyễn Hữu Hảo )
(Gồm Đ/C: Nguyễn Trí Tuân và Đ/C Trần Mai

Các Phòng - Ban UBND huyện gồm: Phòng Kinh tế - Hạ tầng, Thanh tra huyện,
Phòng Dân tộc, Phòng Giáo dục - Đào tạo, Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,
Phòng Y tế, Phòng Văn hóa - Thông tin, Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Văn
phòng HĐND&UBND, Phòng Tư Pháp, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội,
Phòng Tài nguyên - Môi trường.
Uỷ ban nhân dân mỗi tuần họp ít nhất một lần.
Các quyết định của Uỷ ban nhân dân được quá nửa tổng số thành viên Uỷ ban
nhân dân biểu quyết tán thành.
Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau đây:
- Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân;
- Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách
hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;
- Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình Hội
đồng nhân dân quyết định;
- Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của địa
phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;
- Các biện pháp thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân về kinh tế - xã hội;
thông qua báo cáo của Uỷ ban nhân dân trước khi trình Hội đồng nhân dân;
- Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương.
- …..
2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND huyện Cam Lâm

22

Trong những năm qua, hoạt động chứng thực đã thể hiện vai trò quan trọng trong
đời sống kinh tế - Xã hội của đất nước, góp phần thúc đẩy nền kinh tế, đảm bảo an toàn
pháp lý cho các giao dịch dân sự, tinh tế của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước.
Luật Công chứng có hiệu lực ngày 01/01/2015. Luật công chứng cũng có một số
điểm mới như giao lại cho công chứng viên quyền công chứng bản dịch giấy tờ khi được
cá nhân, tổ chức yêu cầu hay việc công chứng viên cũng được giao nhiệm vụ chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản; việc chứng thực bản sao
từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của
pháp luật về chứng thực tại Điều 78 của Luật Công chứng năm 2014 .
Nghị Định 23/2015/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính một cách
mạnh mẽ đáp ứng được mong mỏi của nhân dân trong vấn đề bản sao. Nghị định này
được đưa về UBND cấp xã, tuy nhiên mỗi nơi có một cách thực hiện khác nhau, cách làm
khác nhau.
2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc
UBND huyện Cam Lâm là một cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực hiện việc cấp bản
sao các giấy tờ hộ tịch. Vì hiện nay sổ hộ tịch được lưu trữ ở hai cấp UBND huyện Cam
Lâm và cấp xã. Khi tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thì theo quy định của pháp
luật phải thực hiện đúng thời hạn cấp bản sao trong ngày khi tiếp nhận yêu cầu. Trên thực
tế tại UBND huyện Cam Lâm thì việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đúng theo
những quy định của pháp luật. Cán bộ tư pháp đảm bảo được nhiệm vụ của mình. Tuy
nhiên bên cạnh những mặt đã đạt được thì đôi lúc vẫn còn nhũng vướng mắc bởi trên
thực tế có khi Chủ Tịch và phó Chủ Tịch UBND huyện bận họp không có mặt tại trụ sở
làm việc để ký giấy tờ hộ tịch do chuyên viên phòng tư pháp huyện thực hiện tiếp nhận
nên không thể giải quyết những yêu cầu của người dân ngay được mà phải hẹn lại sang
ngày hôm sau mới giải quyết. Bên cạnh đó thì đội ngũ cán bộ Tư pháp huyện có 02
người, nhưng phải đảm nhiệm nhiều công việc được trưởng phòng phân công cùng một
lúc nên có lúc không thể giải quyết kịp thời được những công việc hàng ngày để đáp ứng
kịp thời nguyện vọng của nhân dân.

Đối với những yêu cầu được gửi qua đường bưu điện thì chậm nhất là trong ba ngày
làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao, phải gửi bản
sao cho người yêu cầu. Trên thực tế hoạt động này tại UBND huyện Cam Lâm rất ít nên
khi có yêu cầu thì đều được cấp đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định của pháp luật thì phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài
cấp hoặc chứng nhận.
Tại phòng Tư pháp huyện Cam Lâm, công tác chứng thực được thực hiện một cách
trung thực, khách quan, chính xác đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người
yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên công tác chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định
23/2015/NĐ-CP do thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực hiện tại địa phương cũng
gặp nhiều khó khăn, lúng túng. Hiện nay lời chứng đã được khắc dấu nên việc chứng
thực được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm bảo được thời gian và hình thức,
Theo quy định thì việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong phải

23


được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm
việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21
của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Nhìn chung tại phòng Tư pháp huyện Cam Lâm đã thực
hiện tốt quy định này tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp để lại sang ngày hôm sau vì
thực chất tại phòng Tư pháp huyện, Trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng ký giấy tờ đôi
lúc đi công tác, đi họp, đi học nên yêu cầu chứng thực của người dân phải gác lại ngày
hôm sau. Điều này không đảm bảo được quy định của pháp luật.
Đối với vấn đề bản chính cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo thì không được chứng
thực nhưng tại UBND huyện Cam Lâm do đội ngũ cán bộ tư pháp còn thiếu các dụng cụ

hỗ trợ, đôi khi không nhận biết được những văn bản cấp sai thẩm quyền hoặc giả, mạo,
khi mà các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi khó phát hiện nên dẫn tới việc
chứng thực những giấy tờ giả mạo này. Về điều này không thể đổ lỗi cho cán bộ tư pháp
được. Vì ngày nay giấy tờ giả mạo rất khó phát hiện hơn thế nữa không thể phát hiện
bằng mắt thường được. Thực tế công tác chứng thực bản sao từ bản chính là một công tác
chiếm số lượng yêu cầu nhiều và các giấy tờ, văn bản chứng thực thì đa dạng. Trong công
tác chứng thực cán bộ tư pháp thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực,
chính xác. Bên cạnh đó thì cán bộ tư pháp hộ tịch phải đảm nhiệm tới 16 công việc của
hộ tịch, nay Nghị Định 23/2015/NĐ-CP ra đời cán bộ Tư pháp phải đảm nhiệm thêm
công tác chứng thực, công việc đó thật sự là quá tải đối với cán bộ tư pháp, chưa nói là
quá tầm. Tại phòng Tư pháp huyện Cam Lâm, công tác chứng thực vẫn đảm bảo thực
hiện theo yêu cầu của người dân đúng thời gian, trình tự theo pháp luật, đây là điều rất
đáng biểu dương.
2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là một công tác mà người dân yêu cầu cơ quan tư pháp chứng
thực chữ ký của họ đúng với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu được chứng thực. Tại phòng
Tư pháp huyện Cam Lâm, công tác này được cán bộ Tư pháp thực hiện việc chứng thực
đảm bảo những quy định của pháp luật. Các cá nhân khi đến yêu cầu chứng thực chữ ký
phải xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân của mình và giấy tờ văn bản mình sẽ ký vào.
Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trong công tác
này tại phòng Tư pháp huyện Cam Lâm cán bộ Tư pháp thực hiện việc chứng thực ghi rõ
ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực, số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu
chứng thực. Về vấn đề chứng thực chữ ký của người nước ngoài thì chưa có trường hợp
nào thực hiện tại UBND huyện Cam Lâm.
Tại UBND huyện Cam Lâm luôn thực hiện đúng thời hạn chứng thực khi cán bộ tư
pháp tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào buổi nào thì được thực hiện chứng thực ngay
trong buổi đó. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký nhưng vì lý do nào đó
không thể ký tên thì sẽ thực hiện chứng thực điểm chỉ. Riêng đối với các trường hợp
người chứng thực chữ ký do già yếu hay bệnh tật phụ nữ mới sinh con, . . . không thể đến
trụ sở UBND huyện Cam Lâm để thực hiện việc chứng thực thì cán bộ tư pháp huyện sẽ

đến tận địa chỉ người yêu cầu để tiến hành cộng tác chứng thực chữ ký. Như vậy công tác
này trên địa bàn huyện được thực hiện nghiêm túc, khách quan.
2.2.4. Kết quả đạt được
Trong những năm qua, cùng với quá trình đổi mới, phát triển đất nước, hoạt động chứng
thực ở huyện Cam Lâm đã và đang có những thay đổi. Hoạt động chứng thực đang được
các cán bộ tư pháp thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng hơn thuận tiệc cho người
yêu cầu chứng thực, tác động tích cực đối với sự phát triển kinh tế - xã hội. Trên cơ sở

24


chấp hành các văn bản pháp luật của Trung ương ban hành quy định, hướng dẫn về công
tác chứng thực, UBND huyện Cam Lâm nói chung và phòng Tư pháp huyện nói riêng đã
xây dựng, từng bước hoàn thiện thể chế và tiếp tục chỉ đạo, quản lý nhà nước về công tác
chứng thực, tổ chức thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký... Bên cạnh đó, công
tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về pháp luật chứng thực, văn bản pháp luật khác liên
quan chứng thực được quan tâm. Để pháp luật về chứng thực được tuyên truyền, phổ biến
với nhiều hình thức phong phú, đa dạng, với nhiều hình thức tuyên truyền theo chiều
rộng, lẫn chiều sâu, nội dung cần truyền tải đến được với người dân, Trưởng phòng Tư
pháp huyện Cam Lâm đã trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn, hỗ trợ nghiệp vụ cho cán
bộ Tư pháp ở cấp xã cũng như cấp huyện với vai trò tham mưu trực tiếp nhiệm vụ quản
lý nhà nước về công tác chứng thực cho UBND huyện Cam Lâm, đã chủ động triển khai
thực hiện. cụ thể, về kết quả tuyên truyền Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015
của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Nghị định số 55/2015/NĐ-CP ngày 09/6/2015
về chính sách tín dụng phục vụ phát triển nông thôn, nông nghiệp, Thông tư số
226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp,
quản lý và sử dụng phí chứng thực, Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của
Bộ Tài chính quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số

23/2015/NĐ-CP cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Về tổ chức bộ máy làm công tác quản lý và thực hiện chứng thực ngày càng được
kiện toàn. Phòng Tư pháp huyện Cam Lâm bố trí 01 cán bộ Tư pháp - Hộ tịch và 01 nhân
viên Tư pháp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả tại UBND huyện Cam Lâm trực tiếp
thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận 1 cửa của UBND huyện và trình lãnh đạo ký
chứng thực.
Mặt khác, hoạt động chứng thực đã góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế - xã hội,
thúc đẩy phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm an toàn
pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực, góp
phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực trên
địa bàn huyện.
Qua hơn hai năm thực hiện kết quả cụ thể như sau:
Năm 2015 đã có 1527 trường hợp c hứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ,

văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết
với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; 82
trường hợp chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; 03 trường hợp chứng thực
chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng
Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Năm 2016 đã có 981 trường hợp c hứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ,

văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết
với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; 24
trường hợp chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; 15 trường hợp chứng thực
chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng
25