PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL

Chương 8. Phần mềm bảng
tính điện tử Microsoft Excel


Chương 8.Phần mềm bảng tính điện tử
Microsoft Excel

8.1 Giới thiệu Microsoft Excel
8.1.1 Khái quát chung về Microsoft Excel
Microsoft Excel (từ đây gọi là Excel)
hay còn gọi là bảng tính điện tử, là một
phần mềm hay là một chƣơng trình ứng
dụng nằm trong bộ chương trình
Microsoft Office, được dùng rất phổ biến
trong công tác văn phòng. Khi chạy
chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một
bảng tính và bảng tính này giúp ngƣời
sử dụng dễ dàng hơn trong việc thực
hiện:


- Tổ chức dữ liệu dƣới dạng các bảng
tính:
- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu
- Lọc và trích xuất thông tin
- Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
- Tính toán bằng các hàm chuẩn
- Biểu diễn dữ liệu dƣới dạng biểu đồ
- Tự động hóa các công việc bằng các
macro

8.1.2 Một số khái niệm cơ bản

Hình : Giao diện và một số thành phần trong
cửa sổ Excel


Tệp tin - Bảng tính (Workbook)
Trong Excel, một workbook là một
tệp tin mà trên đó ngƣời sử dụng có
thể tiến hành các thao tác như lưu
trữ dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị,… Vì
mỗi workbook có thể chứa nhiều
Worksheet (trang tính), do vậy
người sử dụng có thể tổ chức, lưu
trữ nhiều loại thông tin có liên quan
với nhau chỉ trong một tập tin (file)


Một workbook chứa rất nhiều
worksheet hay chart sheet
(với các phiên bản trước 2007
thì số lượng Worksheet trong
mỗi Workbook là 255, nhưng
từ phiên bản 2007 đến này số
lƣợng Worksheet đã được
tăng lên rất nhiều.


Giá trị ngầm định của mỗi bảng

tính khi mới tạo lập là 3 trang
tính đƣợc đặt tên là Sheet 1,
Sheet2 và Sheet 3.
Trong Excel 2010, các workbook
có tên ngầm định là Book#
(trong đó # là số thứ tự của bảng
tính đƣợc mở ra ở mỗi phiên làm
việc) đƣợc lƣu trữ với phần mở
rộng ngầm định là *.XLSX


Trang tính (WorkSheet)
Trang tính (WorkSheet) còn
gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ
và làm việc với dữ liệu, Một
sheet chứa nhiều ô (cell), các
ô được tổ chức thành các cột
và các dòng.


Worksheet được chứa trong
workbook. Một Worksheet
chứa được 16.384 cột thường
được ký hiệu A, B, .., AA, AB,
…, XFD và 1.048.576 dòng
được đánh số thứ tự từ 1 đến
hết.


Tại mỗi bảng tính, ngƣời

sử dụng có thể chèn thêm,
loại bỏ hoặc sắp xếp các
trang tính thông qua thực
đơn tự do từ Sheet Tab



. Trang đồ thị (Char Sheet)
Cũng là một sheet trong workbook,
nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một
chart sheet rất hữu ích khi người sử
dụng muốn xem riêng lẻ từng đồ thị
·


Dòng (Row)
Là tập hợp các ô (cell) liền
kề theo chiều ngang. Mỗi
dòng bao gồm 16.384 ô. Mỗi
dòng đƣợc xác định chiều cao
từ 0 – 409 pixel. Ngƣời sử
dụng có thể thay đổi chiều
cao của dòng bằng một trong
những cách sau


Chọn Home -> Format -> Row
Height… trong hộp đối thoại nhập
chiều cao mong muốn
Đặt con trỏ vào vạch ngăn cách

tại vị trí tiêu đề dòng, để con trỏ
thành mũi tên hai chiều, ấn và kéo
cho chiều cao dòng thay đổi đến khi
phù hợp


·Cột (Column)
Là tập hợp các ô (cell) liền kè
nhau theo chiều thẳng đứng.
Mỗi cột gồm 1.048.576 ô. Mỗi
cột đƣợc xác định độ rộng
trong khoảng từ 0 đến 255 ký
tự. Người sử dụng có thể thay
đổi độ rộng cột bằng một
trong các cách sau:


-

Chọn Home -> Format ->
Column Width… trong hộp
đối thoại nhập độ rộng
mong muốn
Đặt con trỏ vào vạch ngăn
cách tại vị trí tiêu đề cột, để
con trỏ thành mũi tên hai
chiều, ấn và kéo cho độ rộng
cột thay đổi đến khi phù hợp

·
Ô (Cell)
Là giao điểm của cột (column) và
dòng (row), là nơi lƣu trữ các dữ liệu
đơn lẻ. Mỗi ô có thể lƣu trữ tối đa
32.367 ký tự. Mỗi ô có một tên để
phân biệt với nhau, tên ô được xác
định
A1: Ký hiệu cột số hiệu dòng
R1C1: Thứ tự dòng thứ tự cột


Để chuyển giữa hai cách biểu
diễn tên ô nhƣ trên, cần thực
hiện: File ->Options ->
Formulas, tại phần Working
with formulas sẽ chọn/ bỏ
chọn mục R1C1 reference
style



·

Vùng (Range)

Vùng là tập các ô liền kề nhau thành
1 hình chữ nhật, để chứa một nhóm
các dữ liệu có liên quan với nhau.
Vùng được xác định bởi

<ô trái trên>:<ô phải dưới>
Nhìn trên bảng tính, thấy rằng vùng
cũng giống như một ô trong bảng
tính. Người sử dụng có thể đưa vùng
thành ô thông qua việc đặt tên
vùng.


Hình 4-4b: Vùng trong Excel


Sau khi lựa chọn vùng, người sử
dụng chọn Define name… trên
thực đơn tự do (bấm phải chuột),
trong hộp thoại sẽ điền tên cho
vùng. Tên của vùng là một dãy
ký tự không chứa dấu khoảng
trống và không đƣợc trùng với ô
đã có trong trang tính (kể cả tên
vùng đã đƣợc đặt)




8.2 Một số thao tác cơ bản
8.2.1 Lựa chọn đối tượng
Lựa chọn một ô: Đặt chuột vào
ô đó, hoặc di chuyển con trỏ về ô
đó
Lựa chọn cột/ dòng: Đưa con

trỏ về phần tiêu đề cột/dòng, nhấn
và kéo con trỏ hết các cột/dòng cần
lựa chọn tới ô đó bằng các phím
mũi tên