SKKN Tổ chức hội nghị trực tuyến

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
_____________________________________________

BÁO CÁO SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM NĂM 2015
Tên SKKN: "Xây dựng và khai thác sử dụng hệ thống hội nghị trực tuyến ngành
giáo dục và đào tạo tỉnh Đồng Tháp".
Nội dung:
- Xây dựng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.
- Khai thác sử dụng hiệu quả hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.
1. Thực trạng
Hằng năm, Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Tháp tổ chức rất nhiều cuộc họp,
hội nghị, hội thảo, tập huấn chuyên môn, số lượng đại biểu triệu tập rất đông, kéo theo
nguồn kinh phí chi cho việc tổ chức, đi lại, công tác phí cho đại biểu với khoảng tiền rất
lớn.
Hội nghị trực tuyến là hình thức đã và đang được áp dụng tại nhiều tổ chức doanh
nghiệp nước ngoài và trong nước, và đang được áp dụng tại các hệ thống cơ quan quản
lý nhà nước, …. Vì bản thân nó đem lại rất nhiều lợi ích, cụ thể chúng ta có thể thấy rõ
những lợi ích nổi bậc như sau:
- Giảm thiểu thời gian, chi phí đi lại, ăn, ở, tiết kiệm chi phí tổ chức.
- Giảm thiểu tỉ lệ, xác xuất rủi ro khi tham gia giao thông.
- Giảm thiểu sự sai lệch thông tin, hội nghị truyền hình có thể giúp mọi người
cùng tham gia và trao đổi ý kiến mà không cần nghe lại từ người khác.
- Thông tin xuyên suốt và truyền tải đến được nhiều địa điểm khác nhau, không
giới hạn khoảng cách địa lý, số lượng đại biểu tham dự tại mỗi điểm cầu được nhiều hơn,
tiếp nhận được nhiều ý kiến đóng góp hơn từ đó nâng cao chất lượng tổ chức hội nghị.
Chính vì những lợi ích nêu trên, tôi chọn đề tài nghiên cứu: “Xây dựng và khai
thác sử dụng hệ thống hội nghị trực tuyến ngành giáo dục và đào tạo tỉnh Đồng Tháp”
2. Biện pháp, giải pháp đã thực hiện
Căn cứ Công văn số 6072/BGDĐT-CNTT ngày 04/09/2013 của Bộ Giáo dục và
Đào tạo về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ Công nghệ thông tin (CNTT) cho năm

học 2013-2014.
Căn cứ Công văn số 5041/BGDĐT-CNTT ngày 16/9/2014 của Bộ Giáo dục và
Đào tạo về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT cho năm học 2014-2015.
Theo tinh thần chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các Sở Giáo dục và Đào tạo
cần tăng cường khai thác, ứng dụng CNTT trong công tác quản lý cụ thể là thường xuyên
tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn trực tuyến qua mạng internet nhằm mục đích đào tạo,
bồi dưỡng giáo viên, triển khai công tác chuyên môn,….để tiết kiệm chi phí đi lại, công
tác phí, giảm thiểu rũi ro tai nạn giao thông.
Để triển khai tốt hệ thống hội nghị trực tuyến, trên cơ sở khảo sát địa điểm tại các
đơn vị trường trên địa bàn các huyện, thị xã thành phố, bản thân đã tham mưu Lãnh đạo
Phòng, Lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo lập kế hoạch và dự toán mua sắm thiết bị, cơ sở
vật chất phục vụ tổ chức hội nghị trực tuyến.


Các loại thiết bị chính cần trang bị cho một điểm cầu bao gồm:
TT

Tên thiết bị

1

Máy tính xách tay

2

Camera Sony (có thể điều chỉnh
góc độ quay, zoom to, nhỏ,…)

3

Bộ thu phát sóng không dây +
Micro không dây

4

Easy cap

5

Bộ tăng âm (ampli) + Loa

Hình ảnh

Năm 2013, theo tinh thần chỉ đạo của Cục CNTT - Bộ Giáo dục và Đào tạo, sử
dụng hệ thống hội nghị trực tuyến qua mạng giáo dục của Bộ. Mỗi Sở Giáo dục và Đào
tạo được cấp một phòng họp ảo trên mạng. Đối với Đồng Tháp, Bộ cấp 01 phòng họp ảo
qua địa chỉ: />Trong năm 2013, các cuộc hội nghị trực tuyến chủ yếu được thực hiện với Bộ
Giáo dục và Đào tạo với các tỉnh, thành khác trong nước. Sở Giáo dục và Đào tạo cũng tổ
chức các cuộc hội nghị, hội thảo trực tuyến qua mạng giữa các huyện, thị xã và thành phố
trong tỉnh. Tuy nhiên số lượng còn hạn chế và chất lượng các cuộc họp chưa được hoàn
thiện (kênh tiếng và kênh hình đôi lúc chưa đồng bộ do sử dụng mạng internet dùng
chung tốc độ đường truyền không đảm bảo).
Năm 2014, 2015 để tăng cường hiệu quả và chất lượng cuộc họp, Sở Giáo dục và
Đào tạo đã phối hợp với VNPT Đồng Tháp, ký kết thuê đường truyền cáp quang dùng
riêng cho hệ thống hội nghị trực tuyến và được triển khai đến thời điểm hiện tại mang lại
hiệu quả cao, chất lượng cuộc họp được nâng lên đáng kể.


Số lượng điểm cầu đến thời điểm hiện tại là 13 điểm (Sở Giáo dục và Đào tạo,
THPT Cao Lãnh 1, THPT Châu Thành 2, THPT chuyên Nguyễn Đình Chiểu, THPT

Hồng Ngự 3, THPT Hồng Ngự 1, THPT Thanh Bình 1, THPT chuyên Nguyễn Quang
Diêu, THPT Tràm Chim, THPT Tân Hồng, THPT Tháp Mười, THPT Lấp Vò 1, THPT
Lai Vung 1).
3. Hiệu quả
Tính từ đầu năm 2015 đến thời điểm hiện tại, Sở Giáo dục và Đào tạo đã tổ chức
khoảng 10 cuộc hội nghị, hội thảo trực tuyến. Lấy ý kiến từ đại biểu và đã thống nhất, kết
luận giải quyết nhiều vấn đề mang tính chiến lược.
Một trong những hiệu quả nổi bậc đem lại cho các cuộc hội nghị trực tuyến chính
là tiết kiệm chi phí, chúng ta có thể xem bảng đánh giá, so sánh (tham khảo) chi phí tổ
chức 01 cuộc hội nghị giữa cách tổ chức theo kiểu truyền thống và tổ chức trực tuyến như
sau:
TT
1

2

Hội nghị theo kiểu
truyền thống

Hội nghị trực tuyến

Tiền tàu xe
(trung bình)

12 điểm cầu x 25 đại biểu
x 25 km x 1.000 đ =
7.500.000 đ

12 điểm cầu x 25 đại
biểu x 10 km x 1.000 đ

= 3.000.000 đ

Công tác phí

12 điểm cầu x 25 đại biểu
x 70.000 đ =
21.000.000 đ

Không tốn chi phí

28.500.000 đ

3.000.000 đ

Mục chi

CỘNG
TIẾT KIỆM

28.500.000 đ - 3.000.000 đ = 25.500.000 đ

Bảng so sánh (tham khảo) chi phí tổ chức hội nghị giữa hình thức truyền thống và
theo hình thức trực tuyến, trung bình 25 đại biểu/điểm cầu.
Hiệu quả của hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến được đông đảo đại biểu tham
dự đồng tình và khuyến khích tổ chức thường xuyên nhằm hạn chế đi lại và giảm thiểu
rủi ro tai nạn giao thông, tiết kiệm chi phí, ….