Hoạch định chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng của Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài tiểu luận này là kết quả quá trình nghiên cứu, tìm hiểu của
em. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
sử dụng trong bài tiểu luận này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2018
Sinh viên thực hiện

NGUYỄN MINH HỒNG


LỜI CẢM ƠN
Với lòng kính trọng và sự biết ơn sâu sắc, em xin được gửi lời cảm ơn
chân thành đến giảng viên bộ môn kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng
đã hưỡng dẫn, chỉ bảo và truyền đạt những kiến thức và kỹ năng bổ ích cho em
trong quá trình học tập cũng như trong quá trình làm bài tiểu luận này.


DANH MỤC VIẾT TẮT

Từ/ Cụm từ được viết
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân

Ký tự viết tắt
UBND
HĐND


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.

Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước, cùng với sự hội nhập
quốc tế ngày càng diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, đòi hỏi các cơ quan, tổ chức
phải không ngừng phấn đấu để đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của xã hội.
Trên mọi lĩnh vực trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, công
tác hành chính văn phòng luôn được coi trọng. Bởi đây chính là cầu nối của mọi
thông tin phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hằng ngày của cơ
quan, tổ chức cũng như giúp lãnh đạo hoạch định công việc rõ ràng, chính xác,
đảm bảo khai thác và sử dụng tốt nguồn thông tin thu thập được ở hiện tại cũng
như trong quá khứ, là lĩnh vực không thể thiếu trong việc tạo dựng cũng như
trong việc quản lý công tác hành chính của các cơ quan.
Trong bất kỳ cơ quan nào cũng đều có văn phòng. Văn phòng là bộ máy
giúp việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông
tin phục vụ lãnh đạo.Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức.
Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo điều
kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ngược lại công tác văn
phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến nhiều khó khăn và hiệu quả đạt được
không như mong muốn. Bởi vì vậy mà công tác văn phòng không chỉ có những
đóng góp lớn cho cơ quan, tổ chức mà nó còn góp phần vào công cuộc xây dựng
và phát triển đất nước.
Công tác hoạch định chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng rất quan trọng, giúp cho Nhà quản trị Văn phòng hình thành một
bộ máy làm việc với một cơ cấu hợp lý, nhiệm vụ chức năng và quyền hạn được
phân công rõ ràng đảm bảo vận hành thông suốt, thực hiện các mục tiêu đã đề ra
hiệu quả. Do đó em xin được trình bày bài tiểu luận với đề tài “Hoạch định chức
năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc
Văn phòng của Văn phòng HĐND, UBND huyện Thạch Thất”


2. Mục đích nghiên cứu.
Nắm được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn

phòng HĐND và UBND huyện Thạch Thất.
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND huyện nhằm nghiên cứu công tác văn phòng, hoạch định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng bộ phận thuộc phạm vi của Văn
phòng HĐND và UBND huyện, để đúc kết và rút kinh nghiệm mang tính khoa
học và khả thi cao, nhằm tăng cường hoàn thiện công tác văn phòng trong Ủy
ban nhân dân huyện. Để nâng cao hiệu quả quản lý và làm tư liệu tham khảo,
phục vụ cho nghiên cứu của các khóa học sau này.
Đánh giá trung thực, khách quan, xác định được những ưu và nhược điểm
về thực trạng tổ chức quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác văn phòng của Văn
phòng HĐND và UBND huyện. Từ đó, đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND và
UBND huyện Thạch Thất.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: là những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc phạm vi của
Văn phòng HĐND và UBND huyện Thạch Thất.
-Phạm vi: các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc phạm vi quản lý của
Văn phòng HĐND và UBND huyện Thạch Thất.
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường đào tạo chuyên ngành
Quản trị văn phòng về khảo sát thực tế, thực tập tại UBND huyện Thạch Thất.
Tuy nhiên, đa phần đều chỉ nghiên cứu về vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nhân sự; về
công tác văn thư lưu trữ; chưa đề cập sâu đến công tác hoạch định nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
5.Phương pháp nghiên cứu.
Để nghiên cứu và hoàn thành đề tài này, em sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu sau:


Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm kiếm tiếp thu chắt lọc những tài liệu có sẵn

trên thư viện đặc biệt tham khảo các bài báo cáo thực tập của các anh chị khóa
trên và các trang wed uy tín.
6.Bố cục của đề tài.
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục đề tài được kết cấu
gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận trực thuộc Văn phòng
Chương 2. Thực trạng công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của Văn phòng các bộ phận trực thuộc Văn phòng HĐND- UBND
huyện Thạch Thất.
Chương 3. Nhận xét và đề xuất kiến nghị.


CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM
VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG VÀ CÁC BỘ
PHẬN TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG.
1.1.

Khái niệm hoạch định.
Hoạch định là quá trình ấn định mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để

thực hiện mục tiêu đó.
Như vậy, hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng là việc xây dựng, định ra, sắp xếp
bố trí các bộ phận; thiết lập các mối quan hệ giữa các bộ phận; xác định chức
năng, nhiệm vụ cho các bộ phận trong văn phòng để thực hiện các chức năng
nhiệm vụ của văn phòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan.
1.2. Cơ sở hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.

- Dựa vào quy mô, đặc điểm hoạt động của cơ quan;
- Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng theo quy định.
- Con người làm việc trong Văn phòng.
- Cơ chế hoạt động của Văn phòng.
- Điều kiện cơ sở vật chất.
- Nghiệp vụ Văn phòng.
1.3. Nội dung, quy trình hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.
1.3.1 Nội dung hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND huyện
Thạch Thất.
- Thiết lập rõ các bộ phận trong văn phòng, số lượng cụ thể các bộ phận,
mỗi bộ phận, cá nhân trong văn phòng phải được đặt chức danh nhất định;
- Xác định rõ chức năng nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng cá nhân trong
các bộ phận của văn phòng.
- Thiết lập mối quan hệ tương tác giữa các bộ phận, giữa các cá nhân
trong văn phòng.


1.3.2. Quy trình hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng HĐND, UBND huyện
Thạch Thất.
* Hoạch định các bộ phận và mục tiêu của từng bộ phận trong văn phòng.
Sau khi thu thập thông tin và nghiên cứu để định ra các bộ phận chức năng
nào cần thành lập trong văn phòng, nhà Quản trị văn phòng phải xác định các
mục tiêu cho các bộ phận chức năng dựa vào mục đích thành lập của các bộ
phận đó để làm gì các bộ phận có chức năng gì. Nhà quản trị cần phải xác định:
+ Mục tiêu dài hạn, cơ bản, lâu dài của các bộ phận trong văn phòng.
+ Mục tiêu trước mắt, cụ thể mà các bộ phận cần phải đạt được để đảm bảo sự
tồn tại trước tiên rồi từng bước đạt mục tiêu cơ bản, lâu dài.

Trên cơ sở các mục tiêu phải đạt được là ngắn hạn hay dài hạn, nhà Quản trị
cần định ra số lượng cụ thể của các bộ phận, số lượng biên chế cho từng bộ
phận, trình độ, kỹ năng đối với từng chức danh của mỗi bộ phận.
* Hoạch định chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Văn phòng.
Chức năng là lý do tồn tại của một tổ chức, vì vậy nhà Quản trị cần phải
hoạch định rõ các bộ phận của văn phòng có tác dụng gì đối với hoạt động của
văn phòng và của cơ quan. Các bộ phận phải thực hiện những nhiệm vụ gì. Việc
hoạch định chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận phải đảm bảo:
+ Mỗi bộ phận cần có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể không trùng lặp, chồng
chéo lên nhau.
+ Nhiệm vụ của mội bộ phận phải cụ thể, toàn diện, có nhiệm vụ cơ bản, lâu dài,
có nhiệm vụ theo thời gian, giai đoạn, có nhiệm vụ giao theo từng lĩnh vực hoạt
động, nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất....
* Hoạch định lĩnh vực trọng tâm của mỗi bộ phận.
Để hoạt động của văn phòng đạt hiệu quả cao thì mỗi bộ phận chức năng cần
phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nhà quản trị cần phải xác định
lĩnh vực trọng tâm cho hoạt dộng của các bộ phận từ đó là cơ sở để nhà quản trị
giao các nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, đó cũng là cơ sở để các bộ phận ưu
tiên giải quyết các công việc.
* Hoạch định cấu trúc, cơ cáu tổ chức cho mỗi bộ phận.


Sau khi định ra các bộ phận, xác định mục tiêu, chức năng nhiệm vụ và lĩnh
vực trọng tâm cho các bộ phận, nhà quản trị phải tiến hành hoạch định cấu trúc,
cơ cấu tổ chức cho mỗi bộ phận.
Nhà quản trị có thể lựa chọn các cơ cấu tổ chức cho mỗi bộ phận theo các
hình thức: Cơ cấu dọc, cơ cấu ngang, cơ cấu hỗn hợp.
Tuy nhiên, khi lựa chọn các hình thức cơ cấu tổ chức để xây dựng cấu trúc
của các bộ phận thì nhà quản trị phải đảm bảo sự phân công lao động trong các
bộ phận:

+ Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận cần được phân bổ rõ ràng.
+ Phải xác định được giới hạn nhiệm vụ của các bộ phận.
+ Chỉ rõ cơ cấu lãnh đạo của các bộ phận là mấy người? Cụ thể là những ai? Số
lượng biên chế.
+ Trong các bộ phận trực thuộc thì bộ phận nào chịu trách nhiệm trước bộ phận
nào, bộ phận nào phải phối hợp công việc với bộ phận nào, ai chịu trách nhiệm
trước ai...?
* Hoạch định mối quan hệ giữa các bộ phận.
Hoạch định mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của văn phòng đó là việc
xác định mối quan hệ giữa nhà quản trị, lãnh đạo văn phòng đối với các bộ phận
trong văn phòng, xác định cơ chế phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn
phòng, xác định cách thức, quy trình phối hợp công việc giữa các bộ phận với
nhau.
Việc hoạch định mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành văn phòng là một nội
dung quan trọng trong công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc văn phòng, việc xác định đúng
đắn mối quan hệ giữa các bộ phận sẽ tạo thuận lợi trong viêc phối hợp công việc
giữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng.
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong văn phòng cần phải đảm bảo cơ chế thực
hiện, được thể thức hóa bằng văn bản để đảm bảo thực hiện và thuận tiện cho
việc kiểm tra.
Đánh giá, dự báo sự phát triển, hoạt động của các bộ phận để kịp thời chỉnh sửa,
hoàn thiện.
Sau khi đưa các bộ phận cấu thành của văn phòng vào hoạt động, nhà quản trị
cần phải dự báo, theo dõi hiệu quả hoạt động của các bộ phận, từ đó điều chỉnh,


hoàn thiện các bộ phận, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Việc đánh
giá, dự báo cần phải chú ý:
+ Nếu cơ quan, văn phòng của cơ quan phát triển về mục tiêu thì cũng cần điều

chỉnh chức năng, nhiệm vụ của cả bộ máy văn phòng, các bộ phận trực thuộc
văn phòng, điều chỉnh quan hệ, cấu trúc của văn phòng.
+ Nếu môi trường có biến động, ảnh hưởng tới sự tồn tại của cơ quan, tổ chức,
nhà quản trị cần xem xét điều chỉnh hoạt động của các bộ phận phù hợp với tình
hình thực tế.
+ Trong khi điều chỉnh cần bố trí sử dụng cán bộ vào vị trí một cách khách
quan, đúng chức năng, nhiệm vụ, khả năng.
+ Nếu bộ máy hoạt động kém hiệu quả hoặc giữa các bộ phận có sự trùng lặp
chức năng nhiệm vụ thì cần có sự điều chỉnh trong việc phân công chức năng
nhiệm vụ cho các bộ phận.
Nguyên tắc hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng:
+ Các bộ phận cá nhân trong văn phòng phải có chức danh cụ thể.
+ Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cần được phân công hợp lý cho mỗi bộ
phận, mỗi cá nhân phụ trách thực hiện.
+ Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân và các bộ phận trong
văn phòng phải tương xứng.
+ Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, chức
năng đó để xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy sự tiến bộ và rút kinh nghiệm
trong công tác hoạch định.
+ Việc tuyển chọn cán bộ văn phòng phải chặt chẽ, khoa học, sử dụng đúng cán
bộ, tạo điều kiện cho mọi người phát huy cao khả năng và không ngừng phát
triển về mặt năng lực và phẩm chất.
Yêu cầu khi hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng: đảm bảo tính hiệu quả, tối ưu;
đảm bảo tính ổn định; đảm bảo sự linh hoạt; đảm bảo tính kinh tế.
Công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng rất quan trọng, đảm bảo sự hoạt
động hiệu quả của Văn phòng và có tác dụng:

+ Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhân
nhà quản trị.
+ Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh
hoạt của bộ máy.
+ Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng.
+ Tiết kiệm chi phí và thời gian và nguồn lực của cơ quan tổ chức.
1.4.

Nguyên tắc hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu

tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.
Các bộ phận cá nhân trong văn phòng phải có chức danh cụ thể;
Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cần được phân công hợp lý cho
mỗi bộ phận, mỗi cá nhân phụ trách thực hiện.
Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân và các bộ
phận trong văn phòng phải tương xứng.
Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm
vụ, chức năng đó để xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy sự tiến bộ và rút kinh
nghiệm trong công tác hoạch định.
Việc tuyển chọn cán bộ văn phòng phải chặt chẽ, khoa học, sử dụng
đúng cán bộ, tạo điều kiện cho mọi người phát huy cao khả năng và không
ngừng phát triển về mặt năng lực và phẩm chất.
1.5. Yêu cầu khi hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng.
- Đảm bảo tính hiệu quả, tối ưu.
- Đảm bảo tính ổn định.
- Đảm bảo sự linh hoạt.
- Đảm bảo tính kinh tế.
Công tác hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

Văn phòng và các bộ phận thuộc Văn phòng rất quan trọng, đảm bảo sự hoạt
động hiệu quả của Văn phòng và có tác dụng:
Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá
nhân nhà quản trị.
Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ
linh hoạt của bộ máy.


Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng;
Tiết kiệm chi phí và thời gian và nguồn lực của cơ quan tổ chức.
* Tiểu kết
Trong chương 1, em đã trình bày một số vấn đề về công tác hoạch định trong
văn phòng như: khái niệm hoạch định, cơ sở của hoạch định, nội dung hoạch
định,… . Những nội dung trình bày trong chương 1 giúp cho em có cơ sở lý
luận, thực tiễn để triển khai những nội dung trong chương 2 tốt hơn.

CHƯƠNG 2


THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,
QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG VÀ CÁC BỘ
PHẬN THUỘC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT.
2.1. Kết cấu của bộ máy Văn phòng HĐND và UBND huyện Thạch Thất
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Thạch Thất, có chức năng tham
mưu tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND và UBND;
tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND
huyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND
huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của HĐND và UBND huyện. Văn phòng HĐND-UBND huyện
tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác

dân tộc.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện Thạch Thất có tư cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND huyện Thạch Thất.
Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương, tổ chức của cấp trên nên
UBND huyện Thạch Thất có cơ cấu tổ chức như sau:
Từ khi thành lập đến nay, Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch Thất đã
và đang tiếp tục hoàn thành cơ cấu tổ chức bộ máy. Văn phòng HĐND- UBND
huyện làm việc theo chế độ Thủ trưởng, gồm:
- 01 Chánh Văn phòng; 02 Phó Chánh Văn phòng;
- Các bộ phận trực thuộc Văn phòng như:
+ Bộ phận Hành chính - Tổng hợp.
+ Bộ phận Quản trị - Tổ chức.
+ Bộ phận Tài chính - Kế toán.
+ Bộ phận Văn thư - Lưu trữ.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch Thất: [ phụ lục
01].
2.2. Đội ngũ cán bộ Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch Thất
2.2.1.Chánh Văn phòng


Hiện nay, ông Nguyễn Minh Hồng là Chánh văn phòng HĐND- UBND
huyện Thạch Thất có trách nhiệm:
- Là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, là người quản lý và điều hành mọi hoạt
động của Văn phòng, phụ trách những công tác trọng tâm và chịu trách
nhiệm trước thường trực UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện trong
việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng.
- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Thường trực
UBND huyện.
- Được thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các báo cáo nhanh, hàng tháng,

hàng quý, đột xuất, các thông báo, công văn thông báo ý kiến chỉ đạo công
việc của UBND huyện, giấy mời họp của UBND huyện gửi đến các cấp, các
ngành trong huyện, sao các văn bản, và ký giấy giới thiệu cho Thủ trưởng các
ngành đi công tác trong và ngoài huyện.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước (Trung
ương và địa phương) trong cơ quan Văn phòng.
- Chủ tài khoản của Văn phòng.
2.2.2. Phó Chánh Văn phòng
Văn phòng HĐND- UBND huyện Thạch Thất có 2 Phó Chánh Văn phòng
chịu trách nhiệm chuyên môn từng bộ phận cụ thể.
- Các Phó Chánh Văn phòng phụ trách những lĩnh vực công tác được
Chánh Văn phòng phân công, trực tiếp giải quyết các công việc phát sinh.
Giúp việc Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về
các lĩnh vực công tác được phân công; chỉ đạo chuyên viên được phân
công theo dõi các lĩnh vực công tác để thực hiện các quyết định của Trung
ương, UBND thành phố và UBND huyện.
- Được ký thay Chánh Văn phòng thuộc lĩnh vực được phân công.
- Trong trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng, một Phó Chánh Văn phòng
được Chánh Văn phòng ủy quyền tài khoản và điều hành công việc chung
của Văn phòng.


- Khi giải quyết công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách có liên quan đến
nội dung chuyên môn của Phó Chánh Văn phòng khác, các Phó Chánh Văn
phòng chủ động bàn bạc thống nhất hướng giải quyết, chỉ trình Chánh Văn
phòng quyết định các vấn đề chưa nhất trí giữa các Phó Chánh Văn phòng
hoặc những vấn đề mới phát sinh mà chưa có chủ trương, kế hoạch và biện
pháp giải quyết.
- Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Thường trực HĐND và
UBND quận giao.

2.2.3. Các chuyên viên
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Chuyên viên được phân công tác Quản trị- Tổ chức:
- Nhiệm vụ của Chuyên viên là giúp Lãnh đạo Văn phòng; thường xuyên theo
dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn
của các ngành các cấp được phân công theo dõi trong việc thực hiện nhiệm
vụ kinh tế, văn hóa trong việc chấp hành các văn bản của cấp trên, các chủ
trương của Đảng và Nhà nước, của Thành phố ủy, UBND thành phố, HĐND
và UBND huyện nhằm phản ánh kịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều hành của
HĐND, UBND huyện.
- Nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý
Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với
Lãnh đạo Văn phòng trong việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó
một cách chính xác, kịp thời.
- Tham gia các cuộc họp của HĐND, UBND huyện và các cuộc họp với các
cấp, ngành trong quận khi bàn về các việc thuộc phạm vi mình theo dõi;
được phát biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc họp, hội nghị. Khi được
phân công, có trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp và soạn thảo các
văn bản cần thiết trình HĐND và UBND huyện ban hành;
- Phải rèn luyện kỹ năng nhiệm vụ quản lý Nhà nước; tổ chức tốt công tác
thông tin (tiếp nhận hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoa học);
biên tập thành thạo các văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình tự, nội
dung, thẩm quyền và thể thức theo quy định hiện hành của Nhà nước trong
lĩnh vực quản lý được phân công;


* Nhiệm vụ, quyền hạn của Chuyên viên được phân công thực hiện chức năng
Hành chính- Tổng hợp:
- Chuyên viên có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình công tác của
UBND huyện, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, biên tập các đề
án, các văn bản giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện trong việc chỉ

đạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn quận thực hiện nhiệm vụ kính
tế, văn hóa – phường hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng nhiệm vụ của
Văn phòng.
- Trực tiếp theo dõi một số lĩnh vực của các ngành kinh tế tổng hợp theo sự
phân công của lãnh đạo văn phòng.
* Chuyên viên thực hiện nhiệm vụ Công tác văn thư:
 Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách
chính xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành
của Thường trực HĐND, UBND và Văn phòng.
 Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐND
quận, UBND quận và Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng
các loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ
quan.
 Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúng
quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp.
 Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý
chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy
định.
* Chuyên viên thực hiện nhiệm vụ Tài chính- Kế toán:
 Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý,
bao gồm: trụ sở làm việc, phương tiện đi lại và các tài sản khác từ khi
hình thành, đưa vào sử dụng, biến động tăng, giảm, sửa chữa thanh lý tài
sản.


 Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan;
mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy
định hiện hành.
 Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên
cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn

phòng tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện.
 Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị
và các đoàn khách đến làm việc với quận.
 Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong
cơ quan đảm bảo sạch, đẹp.
 Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chức trực
cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.
 Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí
phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn
phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy
định và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm
kê tài sản theo đúng quy định.
 Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy
định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng
hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí.
 Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài
sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan.
 Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán
bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo
nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành.
 Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ
bản thuộc Văn phòng.
 Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo quận và
Văn phòng. Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện
tiết kiệm xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn.
 Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế
phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách
tắc.

 Khi có công việc đột xuất của thường trực UBND trực tiếp điều hành xe
đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó
Chánh Văn phòng biết trước khi đi.
* Chuyên viên thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính
- Giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện
công tác cải cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cơ
chế một cửa, một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và
hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng.
- Trong trường hợp Chánh Văn phòng trực tiếp yêu cầu chuyên viên giải
quyết công việc thuộc phạm vi thẩm quyền của Phó Chánh Văn phòng, yêu
cầu đó được thực hiện nhưng chuyên viên đó phải báo cáo cho Phó Chánh
Văn phòng trực tiếp phụ trách biết.
2.3.Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ
phận Hành chính - Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện
Thạch Thất
2.3.1. Chức năng
- Theo dõi tổng hợp tình hoạt động của các ngành, các lĩnh vực, các đơn
vị thuộc phạm vi quản lý của UBND huyện;
- Theo dõi và quan hệ với các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc
UBND huyện.
2.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Nghiên cứu, xây dựng chương trình công tác của HĐND- UBND quận,
Tổng hợp báo cáo định kỳ, đề xuất, biên tập các đề án, văn bản giúp Thường
trực HĐND – UBND huyện trong việc chỉ đạo các cấp, ngành, đơn vị trên địa
bàn quận;
Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác giúp Chánh Văn phòng
chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo; chuẩn bị nội dung các cuộc họp; rà soát, chỉnh
lý, sửa đổi các dự thảo văn bản do các cơ quan chuyên môn và cơ quan cấp dưới
gửi lên.

Trình UBND huyện ban hành quy chế làm việc của UBND huyện; các
văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của Văn
phòng UBND huyện.
Trình UBND huyện các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, các chương trình, dự
án, đề án thuộc phạm vi quản lý của UBND huyện.
Giúp Chánh Văn phòng tổng hợp các đề xuất, kiến nghị giao ban thành
phố . Tổng hợp các báo cáo tháng, quý, 6 tháng, năm của UBND huyện. Theo
dõi chế độ báo cáo định kỳ của các đơn vị ; đôn đốc, theo dõi các ngành, địa
phương thực hiện ý kiến kết luận của lãnh đạo UBND huyện tại các cuộc họp
giao ban, sơ kết.
Lập thông báo kết luận giao ban tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm và đôn
đốc, theo dõi các ngành, địa phương thực hiện ý kiến kết luận của lãnh đạo
UBND huyện tại các cuộc họp giao ban, sơ kết thuộc lĩnh vực được phân công
theo dõi.
Trình UBND huyện các chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công
tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;
Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực hiện các công việc được giao trước
lãnh đạo văn phòng.
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do lãnh đạo UBND, lãnh đạo
văn phòng giao.
2.3.3. Cơ cấu tổ chức
Với những chức năng và nhiệm vụ được giao cơ cấu tổ chức bộ phận
Hành chính- Tổng hợp gồm:
+ 01 Trưởng bộ phận
+ 03 chuyên viên
2.4. Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của bộ phận Quản trị - Tổ chức thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện
Thạch Thất.

2.4.1. Chức năng
Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND quận, Chủ tịch UBND huyện.
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ, công chức, viên chức thuộc
phạm vi của HĐND và UBND huyện.
Quản lý tài chính, tải sản được giao theo quy định của pháp luật và phân
cấp của UBND quận.
2.4.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của lãnh đạo, đơn vị và các bộ phận chức năng thuộc phạm vi của
Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Quản lý tài sản, điện nước, phương tiện giao thông phục vụ cho các hoạt
động của Văn phòng UBND huyện.
Quản lý, tổ chức biên chế cán bộ công chức, xây dựng quy hoạch, kế
hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức,
viên chức thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện; thực hiện chế độ tiền
lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,
công chức, vien chức thuộc phạm vi quản lý vủa Văn phòng HĐND và UBND
huyện.
Lập kế hoạch và phong trào thi đua – khen thưởng của Văn phòng HĐND
và UBND huyện.
Theo dõi, kiểm tra thực hiện công tác y tế; công tác bảo vệ; phòng cháy
chữa cháy; công tác thông tin liên lạc trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND
huyện.
Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực hiện các công việc được giao trước
lãnh đạo văn phòng.
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do lãnh đạo UBND, lãnh đạo
văn phòng giao.
2.4.3. Cơ cấu tổ chức

Gồm:


+ 01 Trưởng bộ phận
+ 02 chuyên viên
2.5. Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của bộ phận Tài chính – Kế toánthuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện
Thạch Thất.
2.5.1. Chức năng
Thực hiện công tác quản lý tài chính kế toán ; quản lý tài khoản trong
phạm vi của Văn phòng HĐND và UBND huyện.
2.5.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Lập kế hoạch mua sắm và quản lý sử dụng các trang thiết bị, dụng cụ, nhà
cửa phục vụ cho các hoạt động của Văn phòng.
Thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống
lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng.
Dự trù kinh phí hoạt động hằng năm của Văn phòng.
Thực hiện việc quản lý, chi tiêu, thanh quyết toán Tài chính của Văn
phòng.
Chịu trách nhiệm báo cáo về công tác tài chính với lãnh đạo Văn phòng;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
2.5.3. Cơ cấu tổ chức
Gồm:
+ 01 Trưởng bộ phận
+ 02 chuyên viên
2.6. Hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và UBND quận
Liên Chiểu
2.6.1. Chức năng
Thực hiên quản lý công tác văn thư – lưu trữ.

2.6.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Quản lý công tác Văn thư- lưu trữ của Văn phòng.


Quản lý văn bản đi, đến; tiếp nhận và xử lý các công văn, văn bản đến;
cập nhật trên phần mềm quản lý văn bản.
Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ trong văn phòng như thu thập tài liệu,
bảo quản tài liệu, tổ chức chỉnh lý, khai thác và sử dụng tài liệu.
Tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ hiện đại vào công tác Văn thư –
Lưu trữ bằng các phần mềm quản lý văn bản, sao lưu văn bản…
Thực hiện đúng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước
về công tác Văn thư- Lưu trữ.
Lập kế hoạch trình lãnh đạo phê duyệt về bồi dưỡng, hướng dẫn về công
tác Văn thư – Lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng
HĐND và UBND huyện.
Chịu trách nhiệm báo cáo việc thực hiện các công việc được giao trước
lãnh đạo văn phòng.
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do lãnh đạo UBND, lãnh đạo
văn phòng giao.
2.6.3. Cơ cấu tổ chức
Gồm:
+ 01 Trưởng bộ phận
+ 01 chuyên viên
* Tiểu kết
Trong chương 2, em đã nêu lên thực trạng công tác hoạch định về chức năng ,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các bộ phận trực thuộc Văn phòng
HĐND- UBND huyện Thạch Thất.Những nội dung em đã trình bày trong
chương 2 đã giúp em rút ra được một số ưu nhược điểm của Văn phòng HĐNDUBND huyện Thạch Thất về công tác hoạch định.Vì vậy em đã tìm ra được một
số giải pháp tốt hơn để trình bày ở chương 3 tiếp đây.

CHƯƠNG 3
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1 Ưu điểm
Với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan tham mưu tổng hợp, bộ máy giúp
việc của HĐND và UBND huyện lãnh đạo UBND huyện quản lý, chỉ đạo, điều
hành mọi hoạt động kinh tế- xã hội, quốc phòng, an ninh trên địa bàn, Văn
phòng HĐND và UBND huyện những năm qua liên tục hoàn thành xuất sắc
nhiệm vụ.
Thực hiện các chương trình công tác của Huyện ủy và HĐND huyện về
phát triển kinh tế- xã hội, Văn phòng HĐND và UBND huyện đã chủ động, phối
hợp với các cấp, các ngành, đoàn thể tham mưu cho UBND huyện xây dựng và
ban hành Chương trình công tác của UBND huyện, đề ra các nội dung công việc
trọng tâm, trong đó tập trung triển khai các chương trình, các giải pháp về tháo
gỡ khó khăn cho doanh nghiệp, thúc đẩy phát triển sản xuất, kinh doanh và xuất
khẩu, đảm bảo an sinh xã hội và thực hiện các nhiệm vụ ổn định kinh tế vĩ mô
trên địa bàn huyện;
Văn phòng đã tham mưu tổ chức nhiều Hội nghị, cuộc họp chuyên đề để
chỉ đạo, điều hành giải quyết các nội dung vướng mắc, những vấn đề phức tạp
trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, giải quyết khiếu
nại, tố cáo...;


Chủ động sắp xếp lịch làm việc của lãnh đạo UBND huyện với các ngành,
đơn vị, UBND các xã, Văn phòng UBND huyện đã khẩn trương thông báo ý
kiến chỉ đạo của UBND huyện để các cấp, các ngành và nhân dân biết, thực
hiện.
Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng ngày càng được nâng cao
về chất lượng, khẳng định được tính hiệu quả. Trong những năm qua, Văn

phòng UBND huyện đã đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, tham mưu cho
UBND huyện ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các
văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành. Tình hình tiến độ thực hiện được thống kê,
báo cáo tại các buổi giao ban hàng tuần và có đề xuất kiểm tra, đôn đốc kịp thời.
Văn phòng đã tích cực ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, hướng
tới xây dựng chính quyền điện tử, cài đặt phần mềm quản lý văn bản chỉ đạo của
UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và phần mềm hồ sơ công vụ trên mạng
máy tính nội bộ;
Áp dụng nguyên tắc tiếp nhận văn bản, giải quyết công việc gửi kèm theo
file điện tử của hồ sơ công việc; tăng cường sử dụng hệ thống “phần mềm văn
phòng không giấy” trong nội bộ cơ quan để chuyển, nhận văn bản qua file điện
tử đảm bảo thông tin nội bộ kịp thời, đầy đủ, chính xác. Do vậy, việc phối hợp
xử lý công việc giữa các bộ phận và các chuyên viên ngày càng chặt chẽ, thời
gian được đảm bảo, qua đó đã góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.
Với khối lượng công việc khá lớn, chỉ tính riêng văn bản, mỗi năm Văn
phòng UBND huyện tiếp nhận khoảng hơn 10.000 văn bản của cấp trên, các
ngành, địa phương và các tổ chức đoàn thể gửi đến. Văn phòng đã chủ động xử
lý hoặc trao đổi, làm việc trực tiếp với các cấp, ngành, địa phương về những vấn
đề còn có ý kiến khác nhau trong quá trình tham mưu, đề xuất và đã giúp UBND
huyện ban hành gần 1.350 văn bản chỉ đạo, điều hành hoạt động trên tất cả các


lĩnh vực kinh tế- xã hội, quốc phòng, an ninh đảm bảo kịp thời, hiệu quả, ít để
sai sót xảy ra.
Công tác hành chính, phục vụ đã có nhiều cố gắng, đáp ứng kịp thời các
hoạt động của lãnh đạo UBND huyện và các hoạt động thường xuyên của cơ
quan Văn phòng.
Công tác nội vụ, lễ tân, hậu cần bảo đảm chu đáo, nhiệt tình, trọng thị;
chất lượng phục vụ ngày một tốt hơn để lại những ấn tượng và tình cảm tốt đẹp

đối với cán bộ và nhân dân trong và ngoài huyện. Bên cạnh đó, Văn phòng còn
tổ chức tốt lực lượng bảo vệ cơ quan, bảo vệ bí mật tài liệu và tài sản của Nhà
nước.
Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng đã luôn trung thực,
trách nhiệm, đoàn kết, phấn đấu từng bước xây dựng tổ chức, bộ máy và quy chế
làm việc của Văn phòng, tham mưu cho Ủy ban nhân dân và lãnh đạo Ủy ban
nhân dân huyện thực hiện tốt các nhiệm vụ đề ra.
Văn phòng đã xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất
chính trị vững vàng, có năng lực chuyên môn khá trở lên, đáp ứng được yêu cầu
chỉ đạo tập trung, quyết liệt và ngày càng cao.
Bộ phận chuyên viên được tuyển chọn, đáp ứng cả về trình độ và phẩm
chất đạo đức. Do vậy, chất lượng tham mưu, tổng hợp, tham gia xây dựng các
chương trình công tác lớn của quận đã được nâng lên; biên tập, thu thập xử lý
thông tin, đảm bảo kịp thời, đúng pháp luật và đúng thẩm quyền.
Bộ phận phục vụ trung thực, tận tụy, trách nhiệm với công việc được giao.
Nhiều đồng chí cán bộ, công chức đã công tác ở Văn phòng được phát triển đi
làm cán bộ chủ chốt ở các cơ quan, địa phương đều phát huy tốt.
3.1.2 Nhược điểm
Trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, Văn phòng HĐND và UBND
huyện không thể tránh khỏi những tồn tại, khuyết, nhược điểm.