BUỔI 3 hệ THỐNG CNTT

CHƯƠNG 3:
HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS


NỘI DUNG
3.1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN
3.2. CHU TRÌNH ĐẶT HÀNG
3.3. ELECTRONIC DATA INTERCHANGE - EDI


3.1. KHÁI NIỆM
HỆ THỐNG THÔNG TIN



CHỨC NĂNG LOGISTICS
(1): KIỂM TRA
TÍNH
CHÍNH
XÁC THÔNG TIN
ĐẶT HÀNG
(3): XÁC NHẬN
THÔNG
TIN
ĐƠN HÀNG
HÌNH
THÀNH
ĐƠN ĐẶT
HÀNG

XỬ LÝ ĐƠN HÀNG

TRUYỀN
TIN ĐƠN
ĐẶT
HÀNG

(5): LƯU LẠI
THÔNG TIN
ĐẶT HÀNG

(2): KIỂM TRA
TÍNH SẴN CÓ
CỦA
HÀNG
HÓA
(4): KIỂM TRA
CÔNG NỢ

TIẾP NHẬN
ĐƠN ĐẶT
HÀNG

THỰC
HIỆN
ĐƠN
HÀNG

THÔNG BÁO
TÌNH TRẠNG
ĐƠN HÀNG

(6): LẬP HÓA
ĐƠN


CHỨC NĂNG LOGISTICS
CHỨC NĂNG
ĐƠN HÀNG

XỬ

LÝ

KIỂM TRA TÍNH SẴN CÓ
CỦA HÀNG HÓA

CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
KHO HÀNG


CHỨC NĂNG LOGISTICS

MỤC ĐÍCH LƯU THÔNG TIN
ĐƠN HÀNG
• Hỗ trợ vận chuyển và giao nhận
• Hỗ trợ chăm sóc khách hàng và khiếu
nại khách hàng
• Hỗ trợ giới thiệu sản phẩm mới
• Là “tài sản” của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin là gì ?
•Hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập
để gửi nhận, lưu trữ hiển thị hoặc thực hiện
các xử lí khác đối với thông điệp dữ liệu
•Thông tin dữ liệu là thông tin được tạo ra,
gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng
phương tiện điện tử
•Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt
động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ
thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang
học, điện từ hoặc công nghệ tương tự


Hệ thống thông tin logistics (Logistics
Information System - LIS) được hiểu là
một cấu trúc tương tác giữa con người,
thiết bị, các phương pháp và quy trình
nhằm cung cấp các thông tin thích hợp
cho các nhà quản trị logistics với mục
tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát
logistics hiệu quả.


Hệ thống thông tin logistics bao gồm

 Thông tin trong nội bộ từng tổ chức: doanh
nghiệp logistics, các nhà cung cấp, các khách hàng/
người mua hàng …
 Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi

doanh nghiệp: logistics, kỹ thuật, kế toán – tài
chính, tổ chức nhân sự, marketing, sản xuất, kinh
doanh …
 Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung
ứng: dịch vụ khách hàng, kho tàng bến bãi, vận
tải…
 Và sự kết nối giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn
nêu trên.


MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
Hệ thống thông tin
Logistics
Môi
trường
logistics
- Hoạt
động kinh
doanh
- Quản trị
logistics
- Hoạt
động
logistics

Hệ lập
kế
hoạch

Hệ thực

thi

Hệ
nghiên
cứu và
tình
báo
Hệ báo
cáo và
kết quả

Các chức
năng quản
trị logistics
- Lập kế
hoạch
- Thực thi
- Kiểm soát


MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS
Môi
trường
logistics
- Hoạt
động kinh
doanh
- Quản trị
logistics
- Hoạt

động
logistics

Kế hoạch tầm chiến
lược: + Thiết kế mạng
lưới
+ Lập kế hoạch, dự
báo nhu cầu, cung
ứng, dự trữ,…
+ Tác nghiệp kho
+ Đặt hàng và phối
hợp các nguồn lực với
nhau

Triển khai các hoạt
động Logistics trong
ngắn hạn, hàng ngày:
+ Quản lý kho
+ Vận tải
+ Mua sắm
+ Dự trữ
+ Thực hiện đơn hàng

Hệ thống thông tin
Logistics
Hệ lập
kế
hoạch

Hệ thực

thi

Hệ
nghiên
cứu và
tình
báo
Hệ báo
cáo và
kết quả

(1): Kế hoạch tầm chiến lược: + Thiết kế mạng lưới
+ Lập kế hoạch, dự báo nhu cầu, cung ứng, dự trữ,
…
+ Tác nghiệp kho
+ Đặt hàng và phối hợp các nguồn lực với nhau

Quan sát môi
trường và thu
thập thông tin:
+ Bên trong
+ Bên ngoài
+ Thông tin
Logistics

+ Thông tin lịch
sử, tương lai
+ Thông tin sẵn có
cho nhà quản trị
+ Thông tin chi

phí hoạt động

Các chức
năng quản
trị logistics
- Lập kế
hoạch
- Thực thi
- Kiểm soát

(1): KIỂM TRA TÍNH
CHÍNH XÁC THÔNG
TIN ĐẶT HÀNG


KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG
LOGISTICS
Bên trong





Tài chính/kế toán
Marketing
Inbound Logistics
Mua hàng

HT Quản lý
đơn hàng

Liên hệ khách hàng
Kiểm tra sẵn có hàng
Kiểm tra công nợ
Xác nhận thông tin
SP với KH
Lập hóa đơn
Định vị trí
giao hàng






LIS

HT Kiểm soát
tồn kho

HT Quản lý
kho hàng

• Kiểm soát mứ
độ tồn kho
+ Thông báo
cảnh báo
tồn kho
+ Thông báo và
cảnh báo

cạn kho

•

Bên ngoài
Khách hàng
Nhà cung ứng
Nhà vận tải
Đối tác trong chuỗi
cung ứng

•

Quản lý
•
bốc/dỡ hàng
•
• Kiểm tra sẵn
có hàng hóa
•
•

HT Quản lý Vận tải
Các đối tác vận chuyển
hàng
Lịch trình
Theo dõi trạng thái
vận chuyển hàng
Chứng từ giao hàng
Tra cứu cước vận tải

3.2. CHU TRÌNH
ĐẶT HÀNG


CHU TRÌNH CỦA MỘT ĐƠN ĐẶT HÀNG BẰNG
TAY
1. Khách hàng
đặt hàng

6.Giao hàng cho
khách hàng

2 Ngày

1 Ngày

5.Chuyển hàng cho
khách hàng
3 Ngày

TOTAL: 13 Ngày

2.Nhà cung cấp nhận
đơn đặt hàng
1 Ngày

3.Giải quyết đơn đặt
hàng

4.Chuẩn bị hàng và
đóng gói

1 Ngày

5 Ngày



Quá trình
thực hiện
đơn hàng





3.3. Electronic Data
Interchange
– EDI


Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)
Là hệ thống trao đổi dữ liệu từ máy tính qua máy tính giữa các bộ
phận với nhau.

• Lợi ích của trao đổi dữ liệu điện tử EDI là tiết kiệm
chi phí cho doanh nghiệp
– Các chi phí liên quan đến giấy, in ấn, sao chép,

lưu trữ hồ sơ, bưu chính và thu hồi tài liệu đều
giảm hoặc loại bỏ khi bạn chuyển sang giao dịch
EDI giúp giảm đi các chi phí giao dịch cho việc
trao đổi thông tin, chi phí giấy tờ, thư tín.
– Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay.
– Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập lại
thông tin nhiều lần.


• Lợi ích của trao đổi dữ liệu điện tử EDI là sự tốc độ và độ
chính xác trong các giao dịch
• Tăng tốc độ chu kỳ kinh doanh của các doanh nghiệp.
Các giao dịch hối đoái trong vài phút thay vì ngày hay
vài tuần thời gian chờ đợi từ các dịch vụ bưu chính
thông thường.
• Cải thiện chất lượng thông tin, cung cấp thông tin một
cách chính xác do giảm các lỗi sai sót vì nhập lại số liệu
một cách thủ công nhiều lần.
• Giảm thời gian chu chuyển dòng tiền mặt, cải thiện
các giao dịch kinh doanh và các mối quan hệ với đối
tác, khách hàng. Hệ thống lưu trữ của EDI giúp chắc
chắn rằng văn bản đã được giao đến đối tác và có thể
theo dõi lộ trình, đường đi của hàng hóa trong từng
giai đoạn.


• Lợi ích của trao đổi dữ liệu điện tử EDI là tăng hiệu
quả kinh doanh
• Tự động hoá các công việc trên giấy  giảm thiểu
công sức của nhân viên và giúp hạn chế những

chậm trễ hay sai lỗi thường đi kèm trong việc xử lý
chứng từ bằng tay.
• Xử lý nhanh chóng các tài liệu kinh doanh một cách
chính xác, giảm bớt tình trạng sai sót trong đơn đặt
hàng, hóa đơn,… giúp giảm đi các trường hợp bồi
thường, bị hủy bỏ đơn đặt hàng do sai lỗi.


• Tự động hoá việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng qua
một chuỗi cung ứng dữ liệu kinh doanh quan trọng được
gửi về thời gian và có thể được theo dõi trong thời gian
thực. Người bán được hưởng lợi từ việc cải thiện dòng
tiền và giảm chu kỳ dòng vận chuyển tiền mặt.
• Giảm thời gian lưu kho, giảm số lượng hàng tồn kho vì
nó được tích hợp cùng với hệ thống lưu kho tự động.
• Chu trình giao dịch thương mại nhanh hơn
• Hiển thị thời gian thực vào trạng thái giao dịch. Điều này
sẽ cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh hơn
để đáp ứng với sự thay đổi nhu cầu của thị trường
• Rút ngắn thời gian giao hàng, cải tiến sản phẩm và phân
phối sản phẩm mới.