Bước đầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý đào tạo cao học của trường đại học dược hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

TRẦN BÌNH ĐỊNH

BƯỚC ĐẦU XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ
ĐÀO TẠO CAO HỌC CỦA TRƯỜNG
ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ DƯỢC HỌC

HÀ NỘI-2007


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

TRẦN BÌNH ĐỊNH

BƯỚC ĐẦU XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ
ĐÀO TẠO CAO HỌC CỦA TRƯỜNG
ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI
Chuyªn ngµnh: tæ chøc qu¶n lý d­îc
M· sè : 60.73.20
LUẬN VĂN THẠC SĨ DƯỢC HỌC

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Từ Minh Koóng

HÀ NỘI-2007


Lời cảm ơn
Để luận văn này hoàn thành và đạt được kết quả như hiện nay, bên
cạnh nỗ lực của bản thân em còn có sự hỗ trợ rất lớn của các thầy cô giáo,
bạn bè và gia đình về mọi mặt.
Trước tiên tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến thày giáo PGS.TS.
Từ Minh Koóng và TS. Nguyễn Thanh Bình cùng thày giáo Nguyễn
Thành Long, những người đã trực tiếp hướng dẫn, đóng góp ý kiến giúp tôi
hoàn thành đề tài này và động viên tôi rất nhiều.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu, Phòng sau đại học,
các thày cô giáo trong bộ môn Quản lý Kinh tế Dược trường Đại học Dược
Hà Nội, những người giảng dạy nhiệt tình, tận tâm hướng dẫn và truyền đạt
những kinh nghiệm quý báu, động viên và tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong
quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài này, giúp cho tôi có được
những kinh nghiệm thực tế trong công tác của mình.
Và tôi cũng xin được bày tỏ lòng cảm ơn đến các đơn vị đã tạo điều
kiện cho tôi được hoàn thành cuốn luận văn này
Cuối cùng tôi xin trân thành cảm ơn gia đình, bạn bè và đồng nghiệp
đã nhiệt tình giúp đỡ tôi, động viên và khích lệ tôi trong quá trình học tập.
Một lần nữa tôi xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội ngày 27 tháng 12 năm 2007

Trần Bình Định


Các chữ viết tắt

1.
2.
3.
4.
5.
6.

CSDL
HQTCSDL
NQ/TW
CP
LAN
CNTT

:
:
:
:
:
:

Cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Nghị quyết trung ương
Chính phủ
Mạng cục bộ
Công nghệ thông tin


MỤC LỤC

Đề mục

Trang

Lời cảm ơn
Đặt vấn đề
Chương I. Tổng quan

1
1
3

1.1. Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý
1.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quản lý đào tạo

3

1.2.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
1.2.2 Tổ chức ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu

10
14

1.2.2.1 Đối tượng ứng dụng

14

10

1.2.2.2 Các thành phần trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoàn 17
chỉnh và khép kín
1.2.2.3 Mô tả thao tác ứng dụng thực tế
1.2.2.4 Tổng quan về mô hình ứng dụng của hệ

17
21

1.3. Lựa chọn giải pháp
Chương 2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

22
26

2.1 Xác định đối tượng nghiên cứu

26

2.2 Phương pháp nghiên cứu

26

2.3 Phương tiện nghiên cứu

27

2.4. Yêu cầu của hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

27

Chương 3 KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN

28

3.1. Khảo sát và xác định thông tin đầu vào.viên cao học.

28


3.1.1. Xác định và phân loại thông tin, văn bản đầu vào

28

3.1.2. Xác định thông tin cần lưu trữ.

29

3.1.3. Xác định thông tin cần khai thác

30

3.2.Các bước thiết kế hệ quản trị cơ sở dữ liệu

31

3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu

31

3.2.2. Xây dựng phần mềm tương tác với cơ sở dữ liệu

40

3.2.3. Hướng dẫn cài đặt

59

3.3. Bàn luận.

69

3.3.1. Vấn đề xử lý thông tin đầu vào.

69

3.3.2. Đánh giá hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

73

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

75

TÀI LIỆU THAM KHẢO

79


Danh mục hình

Thứ tự
1
2

Số trang
20
Hình 1.2. mô hình ứng dụng tổng quan của hệ thống 21
Tên hình
Hình 1.1. tổng quan hệ quản lý và khai thác
áp dụng hệ tài liệu điện tử

3

Hình 3.1. Cơ sở dữ liệu.

31

4
5
6
7
8
9
10

Hình 3.2. BẢng chức danh
Hình 3.3. Bảng ban kiểm phiếu
Hình 3.4. BẢng chuyên ngành
Hình 3.5. BẢng điểm hội đồng

Hình 3.6. Bảng điểm môn học
Hình 3.7. Bảng giảng viên
Hình 3.8. Bảng hình thức

32
32
33
33
34
34
35

11

Hình 3.9. Bảng học hàm

35

12

Hình 3.10. Bảng học vị

36

13

Hình 3.11. Bảng hướng dẫn

36

14

Hình 3.12. Bảng lí lịch

37

15

Hình 3.13. Bảng môn học

38

16

Hình 3.14. Bảng tổng điểm học

38

17

Hình 3.15. Bảng tỉnh

39

18

Hình 3.16. Bảng trường

39

19

Hình 3.17. Hình giao diện chính.

41

20

Hình 3.18. Hình giao diện danh sách học viên.

42

21

Hình 3.19. Hình giao diện nhập lí lịch học viên.

43

22

Hình 3.20. Hình giao diện nhập điểm thi học viên đầu 44
vào

23

Hình 3.21. Hình giao diện nhập điểm thi hết môn

45

24

Hình 3.22. Hình giao diện nhập điểm thi hết môn của 46
từng môn

25

Hình 3.23. Hình giao diện sửa điểm

47

26

Hình 3.24. Hình giao diện mục giao đề tài

47

27

Hình 3.25. Hình giao diện mục nhập đăng ký đề tài

48

28

Hình 3.26. Hình giao diện mục nhập đăng ký đề tài

49

29

Hình 3.27. Hình giao diện mục biên bản họp ban 50
kiểm phiếu

30

Hình 3.28. Hình giao diện mục biên bản họp ban 51
kiểm phiếu

31

Hình 3.29. Hình giao diện danh sách học hàm

52

32

Hình 3.30. Hình giao diện danh sách học vị

53

33

Hình 3.31. Hình giao diện danh sách môn học

53

34

Hình 3.32. Hình giao diện danh sách chuyên ngành

54

35

Hình 3.33. Hình giao diện thêm học vị

54

36

Hình 3.34. Hình giao diện thêm học hàm

55

37

Hình 3.35. Hình giao diện thêm giảng viên

55

38

Hình 3.36. Hình giao diện thêm môn học

56

39

Hình 3.37. Hình giao diện thêm ngành học

57

40

Hình 3.38. Hình giao diện thêm trường đào tạo

57

41

Hình 3.39. Hình giao diện thêm tỉnh thành phố

57

42

Hình 3.40. Hình giao diện nộp luận văn

58

43

Hình 3.41. Hình giao diện nộp luận văn

58

44

Hình 3.42. Hình giao diện upload luận văn

59

45

Hình 3.43. Hình giao diện Danh sách học viên

62

46

Hình 3.44. Hình giao diện Điểm thi đầu vào

63


47

Hình 3.45. Hình giao diện danh sách đăng kí đề tài

64

48

Hình 3.46. Hình giao diện điểm học viên

64

49

Hình 3.47. Hình giao diện điểm học viên

65

50

Hình 3.48. Hình giao diện điểm học viên

65

51

Hình 3.49. Hình giao diện tra cứu luận văn

66

52

Hình 3.50. Hình giao diện tra cứu luận văn

66

53

Hình 3.51. Hình giao diện mẫu in kết quả dự thi

67

54

Hình 3.52. Hình giao diện mẫu in thi hết học phần

67

55

Hình 3.53. Hình giao diện bảng điểm tốt nghiệp thạc 68
sĩ

56

Hình 3.53. Hình giao diện bảng điểm tốt nghiệp thạc 68
sĩ


1

Đặt vấn đề
Hiện nay, công tác tin học hóa văn phòng đang được đẩy mạnh hơn bao
giờ hết. Quá trình này diễn ra ở hầu hết các cơ quan, trường học, các viện nghiên
cứu… và đã mang đến những tác dụng to lớn, giúp quản lý và nghiên cứu hiệu
quả những vấn đề còn là tồn tại trong thời gian trước đây.
Quá trình tin học hóa văn phòng được hiểu là ứng dụng tin học trong các
thao tác, công việc mà trước đây phải làm trên giấy. Nay, mọi thông tin, tài liệu
được lưu trữ và xử lý trên máy vi tính bằng các phần mềm chuyên nghiệp để
đem lại các kết quả như mong muốn, giúp tiết kiệm công sức, thời gian và tiền
bạc.
Đây là một bước đi tất yếu đáp ứng những đòi hỏi ngày càng cao của thời
đại. Các công việc tại thời điểm hiện tại và trong tương lai gần đều đòi hỏi phải
có sự truy cập và cung cấp thông tin liên hoàn, ở khoảng cách xa, với thời gian

ngắn. Tất cả các yếu tố này không thể giải quyết bằng các phương pháp thông
thường.
Cũng như bất cứ một loại hình đào tạo nghiên cứu khác, trường Đại học
Dược Hà Nội cũng cần phải thực hiện những công việc đòi hỏi cho kết quả
chính xác, nhanh chóng trong khoảng thời gian ngắn.
Với chủ truơng gắn đào tạo với thực tiễn của đất nước, những năm gần
đây, lượng học viên cao học ngày càng gia tăng. Từ sự gia tăng số lượng học
viên đó mà yêu cầu về quản lý các học viên ngày càng cấp thiết. Không những
thế, yêu cầu về quản lý và khai thác hiệu quả luận văn của các học viên cũng là
một nhu cầu bức thiết đặt ra. Sự khai thác hiệu quả nguồn luận văn của các học


2

viên cao học giúp cho quá trình học tập và nghiên cứu của các học viên và
chuyên gia trong lĩnh vực liên quan đạt được sự mong muốn về thời gian và chất
lượng.
Với nhu cầu và mong muốn đó, chúng tôi thực hiện đề tài: ”Bước đầu xây
dựng cơ sở dữ liệu quản lý đào tạo học viên cao học”, với hai mục tiêu:
1. Xây dựng cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin phục vụ cho công tác
quản lý đào tạo học viên cao học.
2. Xây dựng phần mềm để quản trị và khai thác cơ sở dữ liệu nêu ở
trên.


3

Chương I. Tổng quan
1.1. Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý.

Trong đời sống xã hội, ngay từ xa xưa, con người đã tự tạo ra nhiều hình
thức lưu trữ thông tin thay cho việc nhớ trực tiếp những thông tin mà bản thân
mỗi người thu thập được. Việc lưu trữ này ban đầu được thực hiện trên các
phương tiện rất thô sơ như khắc lên đá hay kim loại. Sau đó cùng với sự tiến bộ
của xã hội loài người về nhiều mặt, các phương pháp lưu trữ thông tin cũng có
những thay đổi mang tính cách mạng như sử dụng giấy viết, sách vở. Gắn liền
với các phương tiện lưu trữ thủ công này là các phương pháp quản lý tài liệu
tương ứng như quản lý thư viện, kho sách, kho tài liệu.
Mọi thông tin đều được lưu trên giấy tờ và được con người quản lý thủ
công. Tuy nhiên khi các hoạt động xã hội của loài người phát triển, lượng thông
tin cũng trở nên đồ sộ. Do đó việc quản lý và khai thác các tài nguyên tri thức
cũng gặp nhiều khó khăn. Trong thời đại mới sẽ xuất hiện khó khăn về tìm kiếm,
lưu trữ và sử dụng chung các tài liệu. Các khó khăn này còn là các khó khăn
trong an toàn quản lý, có thể nảy sinh nguy cơ thất lạc hoàn toàn tài liệu nếu xảy
ra các thảm họa như hỏa hoạn, động đất, bên cạnh đó còn là sự giảm sút về chất
lượng tài liệu. Chính vì thế mà tin học hóa sẽ là một yêu cầu tất yếu để có thể
khắc phục những khó khăn và đáp ứng đòi hỏi của thời đại mới.
Tình hình phát triển công nghệ thông tin ở nước ta hiên nay. Ngay từ thời
kỳ chống Mỹ cứu nước, Đảng và Nhà nước đã có chủ trương vận dụng công


4

nghệ - thông tin trong một số lĩnh vực. Bước sang thời kỳ đổi mới, chủ trương ấy
đã được nhấn mạnh và cụ thể hoá trong nhiều nghị quyết của Đảng và Chính
phủ. Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30-3-1991 của Bộ Chính trị về khoa học và
công nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu : "Tập trung sức phát triển một số
ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học,...". Nghị quyết Hội
nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương (khoá VII) ngày 30-7-1994 xác
định : "Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, như công nghệ

thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân". Nghị
quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh : "Ứng dụng công
nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến
rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả của nền kinh tế... Hình thành mạng
thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế"... Để thể chế hoá
về mặt Nhà nước, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 04 tháng 8
năm 1993 về "Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90".
Thực hiện các chủ trương của Đảng và Nhà nước, từ những năm 70 công nghệ
thông tin ở nước ta đã được ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc
đẩy phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Nhận thức của toàn xã hội về vai trò
và ý nghĩa quan trọng của công nghệ thông tin đã được nâng lên một bước.
Nguồn nhân lực về công nghệ thông tin tăng lên đáng kể. Viễn thông đang phát
triển nhanh theo hướng hiện đại hoá. Nghị quyết số 07/2000/NQ-CP ngày 05
tháng 6 năm 2000 của Chính phủ về xây dựng và phát triển công nghiệp phần
mềm giai đoạn 2000 - 2005 đang và sẽ tiếp tục tạo ra môi trường thuận lợi cho
các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước đầu tư, kinh doanh, sản xuất và cung
ứng dịch vụ phần mềm. Tuy nhiên, công nghệ thông tin Việt Nam hiện nay vẫn
đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn so với


5

nhiều nước trên thế giới và khu vực. Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa
đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá và yêu cầu
về hội nhập khu vực và quốc tế, vai trò động lực và tiềm năng to lớn của công
nghệ thông tin chưa được phát huy mạnh mẽ; việc phát triển nguồn nhân lực
công nghệ thông tin chưa được chuẩn bị kịp thời cả về số lượng và chất lượng,
về chuyên môn cũng như về ngoại ngữ, viễn thông và Internet chưa thuận lợi,
chưa đáp ứng các yêu cầu về tốc độ, chất lượng và giá cước cho ứng dụng và
phát triển công nghệ thông tin; đầu tư cho công nghệ thông tin chưa đủ mức cần

thiết; quản lý nhà nước về lĩnh vực này vẫn phân tán và chưa hiệu quả, ứng dụng
công nghệ thông tin ở một số nơi còn hình thức, chưa thiết thực và còn lãng phí.
Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội về
vai trò của công nghệ thông tin chưa đầy đủ; thực hiện chưa triệt để các chủ
trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; chưa kết hợp chặt chẽ ứng dụng công
nghệ thông tin với quá trình cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành chính,
đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng và sự quản lý của Nhà nước; chậm ban
hành các chính sách đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát triển công nghệ thông
tin; quản lý nhà nước trong các lĩnh vực máy tính, viễn thông và thông tin điện
tử chưa thống nhất, thiếu đồng bộ, chưa tạo được môi trường cạnh tranh lành
mạnh cho việc cung ứng dịch vụ viễn thông và Internet, chưa coi đầu tư cho xây
dựng hạ tầng thông tin là loại đầu tư xây dựng hạ tầng kinh tế, xã hội [1], [2].
Đảng và chính phủ cũng đã có nhiều chủ trương và chương trình nhằm
thực hiện công tác tin học hoá văn phòng và đưa công nghệ thông tin ứng dụng
vào quản lý. Tiêu biểu như đề án 112, tuy còn nhiều thiếu sót nhưng bước đầu
cũng đạt được những thành quả nhất định. Tạo ra một phương thức làm việc mới


6

có sử dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính nhà nước, nâng
cao hiệu quả làm việc của cán bộ công chức nhà nước. Nhiều cơ quan nhà nước
đã chuyển từ điều hành thủ công truyền thống sang điều hành qua mạng máy
tính. Lần đầu tiên thiết lập được hệ thống thông tin điện tử trong cả nước, hình
thành hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ, bao gồm trung tâm tích hợp dữ
liệu của các bộ, các tỉnh, mạng cục bộ (LAN) của mỗi cơ quan thuộc cơ cấu bên
trong của bộ, tỉnh, mạng diện rộng liên kết các hệ thống tin học của bộ, tỉnh.
Trong đó điểm hội tụ của toàn hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ là cổng
thông tin điện tử Chính phủ được khai trương và đưa vào vận hành ngày 9-92005. Hệ thống thông tin điện tử của các bộ, tỉnh đã vận hành các phần mềm ứng
dụng tin học hóa quản lý hành chính nhà nước và cung cấp thông tin phục vụ

lãnh đạo của bộ, tỉnh và Thủ tướng Chính phủ. Hơn 25 nghìn văn bản quy phạm
pháp luật được cập nhật và công bố trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ. Hơn
300 hệ thống thông tin điện tử được cài đặt tại các bộ, tỉnh, trong đó 35% hệ
thống thông tin đã được vận hành trong bộ máy hành chính. Hơn 60% số cán bộ
công chức biết sử dụng thư điện tử hành chính (dạng gov.vn) và khai thác mạng
internet. Việc triển khai Ðề án 112 đã định hướng được kiến trúc hệ thống thông
tin của Chính phủ, phối hợp xây dựng được một số chuẩn thông tin áp dụng để
xây dựng và triển khai các dự án ứng dụng CNTT. Kết quả này còn được lấy làm
chuẩn cho các dự án ứng dụng công nghệ thông tin tham chiếu và áp dụng. Hình
thành hệ thống tổ chức quản lý, điều hành thực hiện Ðề án tin học hóa quản lý
hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương. Tất cả các bộ, tỉnh và các cơ
quan trung ương khác (115 cơ quan) đều đã thành lập ban điều hành Ðề án 112
và thành lập trung tâm tin học để triển khai Ðề án 112 của bộ, tỉnh [4],[8], [11].


7

Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát
triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời
sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại. Ứng dụng và phát triển công
nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và
tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện
đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp,
hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao
chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả
năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại
hoá. [1], [2] .
Trong quá trình làm việc, học tập,nghiên cứu, nhiều sinh viên, học viên
cao học hay những nhà nghiên cứu có nhu cầu tìm các thông tin có liên quan sẽ
dễ dàng thực hiện được với một hệ thống cơ sở dữ liệu có tính cấu trúc cao. Việc

xây dựng một cơ sở dữ liệu đề tài cao học sẽ giúp thực hiện công việc này dễ
dàng hơn.
Có nhiều công cụ để giúp người ta xây dựng một cơ sở dữ liệu như
thế.Thông thường các ngôn ngữ được dùng là Microsoft Access, Fox Pro,
SQL…Việc tích hợp những module tìm kiếm, những cơ sở dữ liệu vào trang
web, và đặc biệt trang web của nhà trường là rất cần thiết và có tính thực tế rất
cao.Phương pháp tìm kiếm thông tin trực tiếp trên máy tính là rất tiện lợi, nhanh
chóng thay vì rất mất thời gian,công sức như tìm trên sổ sách. Bằng công cụ tìm
kiếm trên máy tính, người tìm có thể tìm bằng nhiều từ khóa khác nhau, phối
hợp các trường tìm kiếm, các từ khóa khác nhau để nhanh chóng tìm ra những
thông tin cần thiêt.Chúng ta có thể bắt gặp trong cuộc sống nhiều tình huống mà
không thể giải quyết hiệu quả nếu thiếu các công cụ làm việc phù hợp. Một


8

người sẽ vất vả thế nào nếu phải tìm trong thư viện một tài liệu cách đây 3 năm?
Rõ ràng, một hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ là một sự thay thế triệt để cho những thư
viện truyền thống. Một hệ thống cũng tỏ ra đặc biệt hữu ích khi giúp người tra
cứu có thể tìm thông tin với nhiều đặc tính cùng lúc. Ví dụ một người có thể dễ
dàng gọi ra các luận án về cây bỏng nổ,từ năm 1999 đến năm 2003. Đặc biệt khi
những search engine được tích hợp vào các website thì sự tiện ích càng lớn.
Người tìm kiếm có thể truy tìm thông tin từ rất xa nơi lưu trư, vào bất kể thời
gian nào. Lúc này thì yếu tố thời gian, không gian và khoảng cách không còn ý
nghĩa nữa. Đặc biệt khi những search engine được tích hợp vào các website thì
sự tiện ích càng lớn. Người tìm kiếm có thể truy tìm thông tin từ rất xa nơi lưu
trư, vào bất kể thời gian nào. Lúc này thì yếu tố thời gian, không gian và khoảng
cách không còn ý nghĩa nữa [7], [9], [10].
Bộ giáo dục đào tạo cũng có những văn bản cụ thể quy định việc phải ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý. Đó là Quy định về hồ sơ học

sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh,
sinh viên Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDĐT ngày 12 tháng 10 năm 2007 của
Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Văn bản này quy định về hồ sơ học sinh,
sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh
viên ở các đại học, học viện, trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp
(dưới đây gọi tắt là trường) bao gồm: nội dung hồ sơ; hình thức hồ sơ; việc lập,
bổ sung và lưu trữ hồ sơ; chế độ báo cáo; trách nhiệm của các cơ sở giáo dục.[3].
Vậy quá trình tin học hóa sẽ đem lại các lợi ích sau:
Tin học có khả năng giải quyết vấn đề khối lượng thông tin ngày một
tăng


9

Bất cứ cơ quan tổ chức nào trong thời đại ngày nay cũng đối mặt với lượng
thông tin cần xử lý ngày một tăng nhanh.Máy tính với tốc độ tính toán lôgíc và
số học kỳ diệu sẽ là một sức mạnh trợ giúp trong khâu xử lý thông tin [1].
Tin học giải quyết vấn đề lưu trữ và tìm kiếm
Việc tìm kiếm, trích dẫn hoặc sao lại nội dung thông tin trong quá khứ là
một trong các công việc tốn nhiều thời gian của cán bộ. Không gian chứa, thời
gian đổi mới vật mang tin, quản lý thông tin các loại cần lưu trữ v..v… là những
khó khăn rất lớn của công tác lưu trữ, tìm kiếm thông tin. Máy tính điện tử với
những thiết bị nhớ hiện đại như đĩa từ, đĩa quang học với dung lượng cực lớn
trên một đơn vị diện tích rất nhỏ và khả năng tìm lại, trích dẫn, sao chép thông
tin văn bản từ các bộ nhớ sẽ góp phần giải quyết vấn đề này [1].
Máy tính góp phần bảo đảm thông tin, phản ánh đúng hiện trạng của đối
tượng
Khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo, thông tin phải phản ánh đúng về hiện
trạng của đối tượng và thời điểm cần xem xét. Yêu cầu này bắt buộc phải cập
nhật đầy đủ những thay đổi của đối tượng quản lý trong suốt thời kỳ tồn tại và

phát triển của nó. Với cách thức thủ công, việc cập nhật dễ bị sao nhãng hoặc tùy
tiện. Nhờ máy tính có lưu trữ và so sánh với những thông tin trong quá khứ vì
vậy khi cập nhật số liệu luôn luôn được kiểm tra lôgíc, do đó góp phần giảm lỗi
trong thông tin [1].
Tin học bảo đảm cung cấp thông tin cho cán bộ
Việc sử dụng công cụ xử lý thủ công không cho phép làm tốt hơn được.
Một mạng vi tính cho phép truyền thông tin từ vụ này sang vụ khác, cho phép


10

xem trực tiếp trên màn hình những văn bản quyết định không cần phải in ra giấy
hay sao chụp lại [1].
Việc chậm triển khai công tác tin học hóa cũng như ứng dụng công nghệ
thông tin vào các khâu của quá trình quản lý sẽ làm cản trở việc đem lại hiệu quả
cao trong công việc, không đáp ứng được những yêu cầu của thời đại mới. Với
khối lượng công việc ngày càng tăng dù ở bất cứ đâu, các công sở hay trường đại
học, đều cần áp dụng công nghệ thông tin để xử lý quá trình này, giảm các khâu
trung gian không cần thiết [1].

1.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quản lý đào tạo
1.2.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Định nghĩa về cơ sở dữ liệu : Một chỗ chứa có tổ chức tập hợp các tập tin
dữ liệu có tương quan, các mẫu tin và các cột. Ngày nay cơ sở dữ liệu tồn tại
trong mỗi ứng dụng thông dụng, ví dụ : hệ kho và kiểm kê, hệ đặt chỗ máy bay,
hệ nguồn nhân lực, điều khiển quá trình sản xuất [5], [9], [11].
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu : Một tập các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu
và cung cấp các dịch vụ xử lý cơ sở dữ liệu cho những người phát triển ứng dụng
và cho những người dùng cuối. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp một giao diện
giữa người dùng và dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu biến đổi cơ sở dữ liệu vật

lý thành cơ sở dữ liệu logic.
Với các định hướng trên thì một cơ sở dữ liệu như thế phải hàm chứa các
đặc tính sau:
+ Giao diện Web-based, khả năng cài đặt trên nhiều hệ điều hành, nhiều
cơ sở dữ liệu khác nhau (Windows, Linux, Unix..., MS SQL Server, Lotus


11

Domino...) và đặc biệt là hoàn toàn tuân theo chuẩn tiếng Việt Unicode. Hoàn
toàn hỗ trợ giao diện web, hệ thống còn tạo ra một giao diện web cho người sử
dụng một cách thuận tiện nhất, phù hợp nhất với công việc của mình. Người sử
dụng có thể dễ dàng truy nhập đến các tài liệu thông qua cơ chế quản lý phân cấp
văn bản, nhanh chóng truy nhập vào các văn bản và các thư mục làm việc thông
qua giao diện web, quản lý các tài liệu làm việc thông qua giao diện web. Người
sử dụng cuối có thể duyệt văn bản, tìm kiếm, gọi ra và nhập vào các văn bản
thông qua trình duyệt web. Hơn nữa, ngoài các giao diện mặc định của ứng
dụng, hệ thống cho phép thay đổi chỉnh sửa giao diện phù hợp với người sử dụng
một cách nhanh chóng và thuận tiện, không đòi hỏi kỹ năng lập trình.
+ Cơ sở dữ liệu tích hợp với hệ điều hành Windows và các ứng dụng soạn
thảo văn bản Microsoft Office: Word, Exccel, PowerPoint,...nhằm cho phép khai
thác trực tiếp hệ thống từ các ứng dụng đó. Ngoài ra các ứng dụng khác cũng có
thể tích hợp với hệ thống như thư tín điện tử, Window explorer, fax, máy quét,
hệ thống nhận dạng tiếng Việt, v..vv...
+ Chương trình hỗ trợ nhập nội dung văn bản quan module scanner, có
thể quét nhiều trang văn bản cùng một lúc. Các file được lưu dưới dạng các file
ảnh.
+ Chương trình cũng tích hợp được với hệ thống nhận dạng tiếng Việt
(OCR), qua đó nếu quét tài liệu, chương trình sẽ tự động nhận dạng các ký tự
tiếng Việt trong nội dung văn bản.

+ Hệ thống sẽ tuân theo chuẩn DMS, đảm bảo tính bảo mật của văn
bản.Hệ thống xác nhận người sử dụng web trước khi cho phép truy nhập vào hệ
thống văn bản. Hệ thống còn cho phép bảo mật ở mức folder và mức văn bản.Hệ
thống còn là hệ thống quản lý tài liệu điện tử được thiết kế tích hợp chặt chẽ với


12

quản lý quy trình do đó vai trò của người sử dụng trong việc truy nhập, cấp độ
truy nhập và xử lý thông tin được quản lý chặt chẽ theo đúng chức năng và
quyền hạn được phân công trong tổ chức. Mỗi người sử dụng truy cập vào hệ
thống đều được quản lý theo các hồ sơ (profile) trong đó xác định rõ quyền khai
thác thông tin, cấp độ khai thác thông tin và xử lý thông tin của họ trong tổ chức.
+ Hệ thống hoàn toàn đáp ứng khả năng hoạt động với cơ sở dữ liệu lớn,
với chức năng quản trị cơ sở dữ liệu, hệ thống cho phép quản trị các tham số của
hệ thống như quản trị các danh mục, luồng công việc..; hệ thống cũng cung cấp
chức năng giám sát hệ thống và chức năng đồng bộ cơ sở dữ liệu [5], [7], [9],
[11].
Các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
Vai trò mô tả dữ liệu
Tìm kiếm dữ liệu đã lưu trữ
Câp nhật dữ liệu
Chuyển hóa dữ liệu giữa các mức lược đồ
Điều khiển tính an toàn và toàn vẹn dữ liệu
Quản lý dữ liệu ở mức thấp [13], [17].
Các tiêu chí cơ bản của hệ quản lý tài liệu điện tử
• Tính an toàn trong lưu trữ tài liệu: tài liệu phải được lưu trữ trên các thiết
bị lưu trữ an toàn, có cơ chế sao lưu phục hồi định kì.
• Tính riêng tư trong quản lý các nguồn tài liệu: mỗi tài liệu có các thành
phần truy nhập tài liệu ở các mức khác nhau và có tính riêng tư. Do vậy hệ

phải có khả năng kiểm soát quyền truy cập tài liệu ở các mức khác nhau
ứng với các đối tượng sử dụng khác nhau.


13

• Kiểm soát được các thay đổi của tài liệu: tài liệu phải được kiểm soát sự
thay đổi về phiên bản để người sử dụng có thể khai thác sử dụng được các
phiên bản trước đó.
• Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu hiệu quả: yêu cầu này là rất cấp thiết vì mục tiêu
của hệ thống là phục vụ tối đa khả năng khai thác tài nguyên của người sử
dụng, do đó người sử dụng cần được cung cấp khả năng tìm kiếm thật hiệu
quả để có thể tìm ra được các tài liệu mong muốn từ những thông tin mà
anh có về tài liệu.
• Hỗ trợ quản lý nhiều loại tài liệu: các loại hình tài liệu điện tử rất phong
phú, do đó hệ thống cần hỗ trợ được khả năng quản lý nhiều loại tài liệu,
khả năng xem trực tuyến nếu máy tính của người khai thác không cài phần
mềm đặc chủng để xem tài liệu.
• Hệ hoạt động ổn định: đây là tiêu chí mà hệ thống nào cũng cần phải thỏa
mãn, tuy nhiên riêng đối với hệ quản lý tài liệu điện tử thì nó đặc biệt quan
trọng vì những tài liệu hệ thống quản lý là rất quan trọng [9], [13], [17].
Ngoài ra còn một số các yêu cầu khác thể hiện tính chuẩn của hệ ví dụ như
hệ có thể cho phép xuất dữ liệu ra các dạng ngôn ngữ mô tả dữ liệu khác. Để
đáp ứng được tính năng này, bản thân các thông tin về tài liệu mà hệ lưu trữ phải
đủ đáp ứng các nhu cầu về thông tin của người sử dụng trong cả hiện tại và
tương lai.
Như vậy có thể thấy rõ những ưu điểm của việc lưu trữ giữ liệu theo hệ
thống, điều mà không thể có được trong các loại hình lưu trữ thông thường khác.
Theo yêu cầu của một cơ sở dữ liệu như thế thì người thực hiện quyết

14

định sử dụng SQL để làm cơ sở dữ liệu. Ngôn ngữ để viết phần mềm truy cập cơ
sở dữ liệu là ASP. Đây là một ngôn ngữ lập trình máy chủ phổ biến trên thế giới
do các ưu điểm của vốn có của nó. ASP là một ngôn ngữ lập trình đơn giản, dễ
học, mã lệnh tương tự như VisualBasic , dễ thực hành thí nghiệm. Trên thế
giới,việc xây dựng những cơ sở dữ liệu với mục đích tìm thông tin đã trở nên rất
phổ biến.Có rất nhiều phần mềm mã nguồn mở,mang lại khả năng ứng dụng cao.
Hầu hết các trường đại học lớn trên thế giới đều có thư viện điện tử và xây dựng
một cơ sở dữ liệu là bước khởi đầu cho một quá trình như thế. Trong điều kiện
nền kinh tế đang phát triển như nước ta thì nhu cầu cho những cơ sở dữ liệu như
thế mới bắt đầu hé mở. Vì vậy mỗi cơ sở phải xây dựng một công cụ tìm kiếm
riêng cho mình, một công cụ mang tính chuyên sâu trong lĩnh vực quản lý và có
các tính năng thân thiện với người dùng là người Việt. Trong nước cũng đã có
nhiều công cụ tìm kiếm tương tự ở các lĩnh vực khác nhau.Việc tham khảo
những công cụ như thế giúp rút ngắn quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu và bỏ qua
những lỗi có thể mắc phải,áp dụng những ưu điểm và cụ thể hóa vào hệ thống.
Có rất nhiều phần mềm cơ sở dữ liệu tương tự ở các lĩnh vực khác nhau
được xây dựng bởi các công ty phần mềm danh tiếng trong nước.Chẳng hạn
phần mềm Edocman của công ty máy tính và truyền thông CMS đã được sử
dụng ở 20 doanh nghiệp và 4 bộ ban nghành,đem lại hiệu quả cao.

1.2.2 Tổ chức ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu
1.2.2.1 Đối tượng ứng dụng
• Một cá nhân có thể sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu để khai thác và cập
nhật thông tin về các học viên cũng như luận văn của họ.


15

• Các tổ chức có nhiều hoạt động liên quan đến văn bản, các file dữ liệu về
luận văn cao học có thể cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu và toàn bộ thành
viên của tổ chức sẽ khai thác dữ liệu thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
• Các nhóm làm việc có quan hệ với nhau về các file dữ liệu sử dụng chung
có thể sử dụng hệ quản lý luận văn để tạo ra các thư mục tài liệu tham
khảo khác nhau và chia sẻ giữa các nhóm.
• Một cộng đồng bất kì cũng có thể sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu để
khai thác thông tin [5], [9], [17].
Từ đó ta thấy hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp và phát huy hiệu quả nhất
khi được cài đặt trên các mạng máy tính từ nhỏ đến lớn của các tổ chức, thậm chí
có thể cài đặt để hệ thống hoạt động trên internet nếu các kĩ thuật cài đặt đảm
bảo an toàn, tốc độ đường truyền đủ nhanh cho việc truyền tài những file dữ liệu
lớn.
Mục đích đầu tiên của hệ CSDL là cung cấp một môi trường để tìm lại
thông tin và lưu thông tin trong CSDL. các người sử dụng cơ sở dữ liệu được
phân thành bốn nhóm tuỳ theo cách thức họ trao đổi với hệ thống.
Các người lập trình ứng dụng: là nhà chuyên môn máy tính người trao đổi với hệ
thống thông qua các lời gọi DML được nhúng trong một chương trình được viết
trong một ngôn ngữ chủ - host language ( Pascal, C, Cobol ... ). Các chương trình
này thường được tham khảo như các chương trình ứng dụng. Vì cú pháp DML
thường rất khác với cú pháp của ngôn ngữ chủ, các lời gọi DML thường được
bắt đầu bởi một ký tự đặc biệt như vậy mã thích hợp mới có thể được sinh. Một
bộ tiền xử lý đặc biệt, được gọi là tiền biên dịch (precompiler ) DML, chuyển
các lệnh DML thành các lời gọi thủ tục chuẩn trong ngôn ngữ chủ. Bộ biên dịch


16

ngôn ngữ chủ sẽ sinh mã đối tượng thích hợp. Có những ngôn ngữ lập trình phối

hợp cấu trúc điều khiển của các ngôn ngữ giống như Pascal với cấu trúc điều
khiển để thao tác đối tượng CSDL. Các ngôn ngữ này ( đôi khi được gọi là ngôn
ngữ thế hệ thứ tư ) thường bao gồm các đặc điểm đặc biệt để làm dễ dàng việc
sinh các dạng và hiển thị dữ liệu trên màn hình [5].
· Các người sử dụng thành thạo: Trao đổi với hệ thống không qua viết trình.
Thay vào đó họ đặt ra các yêu cầu của họ trong ngôn ngữ truy vấn CSDL (
Database query language ). Mỗi câu vấn tin như vậy được đệ trình cho bộ xử lý
vấn tin, chức năng của bộ xử lý vấn tin là "dịch" các lệnh DML thành các chỉ thị
mà bộ quản trị lưu trữ hiểu. Các nhà phân tích đệ trình các câu vấn tin thăm dò
dữ liệu trong cơ sở dữ liệu thuộc vào phạm trù này.
· Các người sử dụng chuyên biệt: Là các người sử dụng thành thạo, họ viết các
ứng dụng CSDL chuyên biệt không nằm trong khung xử lý dữ liệu truyền thống.
Trong đó, phải kể đến các hệ thống thiết kế được trợ giúp bởi máy tính (
computer-aided design systems ), Cơ sở tri thức (knowledge-base ) và hệ chuyên
gia ( expert systems ), các hệ thống lưu trữ dữ liệu với kiểu dữ liệu phức tạp ( dữ
liệu đồ hoạ, hình ảnh, âm thanh ) và các hệ thống mô hình môi trường (
environment-modeling systems ).
· Các người sử dụng không chuyên: là các người sử dụng không thành thạo, họ
trao đổi với hệ thống bởi cầu dẫn một trong các chương trình ứng dụng thường
trực đã được viết sẵn [10].