Mô tả hệ thống nhân sự trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp hiện nay

Chào mừng cô và các bạn đến
với bài thảo luận của nhóm 7
CHỦ ĐỀ:Mô tả hệ thống nhân sự
trong hệ thống thông tin của doanh
nghiệp hiện nay
NHÓM 7
GVHD: ThS.Lê Việt Hà


Nội dung chính
Phần 1: Trình bày lý thuyết

Phần 2: Mô tả hệ thống quản lý nhân sự
của công ty

Phần 3: Phân tích các sơ đồ


Phần 1: Trình bày lý thuyết
1.1. Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính
1.1.1. Mô hình
–
–
–
–
–
–
–

Phòng Giám đốc
Phòng Nhân sự

Phòng Kế toán
Phòng Marketing
Phòng Quản lý chất lượng
Phòng Kinh doanh
Phòng Hỗ trợ/ triển khai


Phần 1: Trình bày lý thuyết
1.1.2. Đặc trưng
+ Quản lý cơ sở dữ liệu tập trung.
+ Quản lý thông tin đa cấp, đa ngành.
+ Có đầy đủ các báo cáo về quản lý
nhân sự.
+ Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm.
+ Hỗ trợ mềm dẻo trong việc xác lập
các công thức tính lương cho người lao
động.
+ Giao diện thân thiện, dễ sử dụng,
hướng dẫn chi tiết trong từng chức
năng chương trình.


Phần 1: Trình bày lý thuyết
1.1.2. Đặc trưng

1.2. Lợi ích

+ Hỗ trợ các tiện ích truy xuất số liệu
báo cáo thống kê.
+ Phân quyền, phân cấp bảo mật dữ

liệu.
+ Hệ thống được thiết kế theo mô
hình khách-chủ (client-server).
+ Hệ thống có thể chạy trên máy đơn
hoặc trên mạng cục bộ (LAN).
+ Hệ thống cung cấp chức năng lưu
trữ dự phòng và phục hồi dữ liệu khi
có sự cố.

+ Lưu trữ thông tin về nhân sự và lập
báo cáo định kì.
+ Cung cấp các công cụ mô phỏng,
dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn
thực hiện các chức năng xử lí nguồn
nhân lực.


Phần 1: Trình bày lý thuyết
1.3. Những thuận lợi và khó khăn
1.3.1. Thuận lợi
• Ứng dụng tốt hệ thông thông tin quản lí
luôn hỗ trợ giúp cho lãnh đạo ra các quyết
định đúng đắn và kịp thời.
• Giúp tăng năng suất lao động, nâng cấp
doanh nghiệp.
• Quản lí chi tiết thông tin của nhân viên
cũng như đồng thời theo dõi nhân viên
trong quá trình làm việc.
• Cung cấp các công cụ hữu hiệu trong việc
dự báo tình hình nhân sự trong tương lai

Phần 1: Trình bày lý thuyết
1.3.2. Khó khăn
• Chi phí cho việc ứng dụng hệ thông
thông tin vào doanh nghiệp khá là lớn.
• Hệ thông thông tin quản lí nhân sự
mang sự phức tạp khá cao việc để sử
dụng và khó đảm bảo an toàn thông tin
cũng gây ra một số vấn đề với doanh
nghiệp. việc
• Trình độ chuyên môn và kĩ năng của
người lao động còn thấp, thiếu cán bộ
quản lí giỏi nên việc tiếp cận với hệ
thống còn khó khăn.


Phần 2: Mô tả hệ thống nhân sự
2.1. Hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên.
Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng này thông qua việc lập
và điều chỉnh.
- Khi công ty có nhu cầu và đã thực hiện tuyển dụng để đưa ra quyết định
tuyển dụng một nhân viên mới từ Ban Giám đốc, phòng nhân sự sẽ lập danh
sách và cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên mới này.
- Trong quá trình hoạt động, phòng nhân sự sẽ xem thông tin của nhân viên
trong công ty để có thể cập nhật các thông tin mới về nhân viên; đồng thời để
phát hiện sai sót nhằm tiến hành thay thế, sửa đổi thông tin nhân viên.
Một nhân viên trong công ty thôi không làm việc, sau khi đã có quyết
định thôi việc từ Ban Giám đốc, phòng nhân sự sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin
về nhân viên đó.

Phần 2: Mô tả hệ thống nhân sự
 
2.2. Hoạt động quản lý chấm công
Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cơ
bản là cập nhật và điều chỉnh chấm công.
- Hàng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm việc của
nhân viên để ghi vào bảng theo dõi chấm công. Bảng chấm công này được
nhân viên kiểm tra với thực tế ngày làm việc của mình.
- Khi công ty có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm cho công việc nào
đó, Ban Giám đốc sẽ ra quyết định cho phòng nhân sự điều động nhân
viên làm thêm giờ.
- Bảng theo dõi công sẽ được có sự đối chiếu với nhân viên.
- Cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi công đã kiểm tra để
lập ra báo cáo chấm công để trình lên Ban Giám đốc kí duyệt.


Phần 2: Mô tả hệ thống nhân sự
2.3. Hoạt động quản lý lương, thưởng
Trách nhiệm thực hiện chính của hoạt động này là phòng kế toán với chức
năng cơ bản là tính và lập các báo cáo lương, thưởng.
- Cuối tháng, phòng kế toán sẽ nhận báo cáo chấm công đã được Ban Giám
đốc kí duyệt của phòng nhân sự, đồng thời cập nhật thông tin về mức thưởng
và các khoản phụ cấp và các khoản BHYT, BHXH…để làm cơ sở tính lương.
- Dựa vào các thông tin trên, Phòng kế toán sẽ ra lập phiếu lương cho từng
nhân viên với đầy đủ mức lương, thưởng và khấu trừ các khoản phải nộp.
- Sau khi lập phiếu lương, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương – là mức
lương thực hưởng của mỗi nhân viên để trình lên Giám đốc kí duyệt.
- Các báo cáo này sẽ được trình cho Ban Giám đốc xem để nắm bắt tình hình

lương, thưởng…của công ty; đồng thời phải trình cho các cơ quan chức năng
kiểm tra.


Phần 3: Phân tích các sơ đồ
3.1. Mô hình nghiệp vụ của tổ chức
3.1.1. Sơ đồ ngữ cảnh


Phần 3: Phân tích các sơ đồ
3.1.2. Sơ đồ phân cấp chức năng
Bước 1: Liệt kê các chức năng quản lý nhân sự của công ty
- Cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên mới.
- Sửa đổi thông tin hồ sơ cá nhân của nhân
viên trong công ty.
- Hủy bỏ thông tin của nhân viên thôi không
làm việc.
- Xem thông tin của các nhân viên trong
công ty.
- Điều chỉnh mức lương của nhân viên khi
có thay đổi.
- Chấm công ngày làm việc cho từng nhân
viên.


Phần 3: Phân tích các sơ đồ
Bước 2: Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng


Phần 3: Phân tích các sơ đồ

Sơ đồ phân rã chức năng chi tiết
  Quản lý hồ sơ nhân viên


Phần 3: Phân tích các sơ đồ
 Quản lý chấm công


Phần 3: Phân tích các sơ đồ
 Báo cáo thống kê


Phần 3: Phân tích các sơ đồ
3.2. Mô hình luồng dữ liệu
3.2.1. Các dữ liệu sử dụng
a. (Kho dữ liệu rỗng)
b. Hồ sơ nhân viên
c. Bảng theo dõi công
d. Báo cáo chấm công
e. Phiếu lương
f. Bảng lương
g. Các báo cáo lương, thưởng,
các khoản phải nộp


Phần 3: Phân tích các sơ đồ
3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Phần 3: Phân tích các sơ đồ
3.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng “Quản lý hồ sơ nhân viên”

Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “quản lý hồ sơ nhân viên”


Phần 3: Phân tích các sơ đồ
3.2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng “Quản lý chấm công”

 
Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “quản lý chấm công”


Phần 3: Phân tích các sơ đồ
3.2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng “Quản lý lương, thưởng”

Hình9 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh “quản lý báo cáo chấm công”