Phân tích các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

1.

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY NKID GROUP

Tên đầy đủ

Công ty Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Thiếu
Nhi Mới

Logo

Thương hiệu

Tầm nhìn

Sứ mệnh
Sự phát triển

Dẫn đầu trong lĩnh vực thiếu nhi và đóng góp
cho cộng đồng xã hội tại bất kì nới nào kinh
doanh hoạt động.
Mang lại nụ cười và tuổi thơ trọn vẹn cho trẻ em
Việt Nam.
41 trung tâm Giáo trí tiNi World, 30 cửa hàng
bán lẻ tiNi Store, 2079 điểm phân phối, 3116
nhân viên, 8626 triệu khách hàng/ năm.


Mô

hình

cơ

cấu

tổ

chức:

Mô

hình

ma

trận


Quản lý chuỗi
cung ứng sản
phầm
Giám đốc điều
hành

.......

.......

Trưởng kế
toán tài chính

Quản lý kỹ
thuật

Bộ phận
nghiên cứu
PTTT
Giám đốc Sale
- Marketing

........

.......

Bộ phận pháp
lý

Tổng giám đốc

Bộ phận tổ
chức sự kiện

Trợ lý
giám đốc

Ban pháp chế
.......
Giám đốc
nhân sự

Quản lý khối

văn phòng

........
Quản lý khối
kinh doanh

Giám đốc kinh
doanh

2.

Trung tâm
Giáo - Trí tiNi
World

Quản lý vùng

Cửa hàng bán
lẻ tiNi Store

Quản lý vùng

PHÂN TÍCH CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC

........


2.1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa
- Chuyên môn hóa công việc (phân chia lao động) thể hiện mức độ phân chia nhiệm
vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân.

Chuyên môn hóa công việc của công ty NKID GROUP được thể hiện qua các vị trí
thấp trong cơ cấu tổ chức như cửa hàng trưởng của một cơ sở tiNi Store hay chuyên
viên kỹ thuật của một trung tâm tiNi Word. Như vậy, một người sẽ chỉ làm một nhiệm
vụ của một phân hệ chức năng mà mình được trao quyền.
- Tổng hợp hóa của công ty NKID GROUP được thể hiện qua vai trò chức năng của
các giám đốc : Giám đốc điều hành sẽ có nhiệm vụ điều hành các hoạt động nội bộ
công ty như kế toán - tài chính, kỹ thuật, quản lý làm việc với các nhà cung ứng sản
phẩm của công ty, nhập và bảo quản hàng hóa… Giám đốc Nhân sự được trao cho
nhiệm vụ tuyển dụng nhân sự cho công ty, điều phối và quản lý nhân sự, đảm báo các
phúc lợi và chế độ lương thưởng cho toàn bộ nhân viên của NKID… Các giám đốc
còn lại có nhiệm vụ tương tự như cái tên. Mỗi người chịu trách nhiêm cho một bộ
phận thực hiện nhiều công việc và kết quả hoàn thành khối công việc đó.

Chuyên môn hóa

Ưu điểm
Nhược điểm
- Phù hợp với các bộ - Khả năng sáng tạo
phận thấp.
giảm sút.
- Tăng năng suất và hiệu - Phối hợp công việc
quả lao động.

Tổng hợp hóa

không cao.
- Dễ gây nhàm chán.
- Phù hợp với chức năng, - Gây khó khăn cho
quyền hạn của bộ phận đào tạo.
- Khó có được chuyên

lãnh đạo.
- Bao quát được nhiều bộ gia giỏi để có thể đảm
phận, hoạt động trong nhiệm vị trí này.
công ty.
- Dễ dàng quản lý, nắm
bắt tình hình công việc
và nhân sự.

2.2.

Sự hình thành các bộ phận và phân hệ


- Mô hình tổ chức theo chức năng: Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó có các cá
nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ
cấu.
- Mô hình tổ chức theo địa dư: Là các hoạt động trong một khu vực địa lý nhất định
được hợp nhóm và giao cho một nhà quản lý. Đặc điểm của mô hình này được thể hiện
rõ nhất qua Bộ phận Kinh Doanh.

Giám đốc
kinh doanh

Quản lý tiNi
World Miền
Bắc

Quản lý khu
vực HN

Trường trung
tâm

Quản lý tiNi
Store Miền
Bắc

Quản lý khu
vực Bắc
Ninh

Quản lý tiNi
World Miền
Nam

Quản lý tiNi
Store Miền
Nam

Quản lý khu
vực trung
tâm

Quản lý khu
vực tỉnh

Cửa hàng
trưởng

- Mô hình tổ chức ma trận: Là cơ cấu tổ chức trong đó mỗi người lao động sẽ báo cáo

cho nhà quản lý bộ phận mà họ là nhân lực cơ hữu và nhà quản lý chương trình, dự án.
Mô hình ma trận là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức khác nhau (mô hình
cơ cấu tổ chức của công ty NKID GROUP là sự kết hợp của mô hình chức năng kết
hợp với mô hình địa dư). Ở đây, các nhà nhà quản lý theo chức năng và theo sản phẩm
đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và
có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách. Khi cần thực hiện các kế
hoạch và mục tiêu lớn, mang tính độc lập, nhà quản lý trương trình, dự án sẽ được xác
định và người này sẽ tuyển người có đủ năng lực từ các bộ phận trong tổ chức cũng
như bên ngoài tổ chức để thực hiện kế hoạch đó.
Ví dụ: Khi lên kế hoạch cho chương trình khuyến mãi Tết, bộ phận Sale – Marketing
sẽ lên ý tưởng và nội dung chương trình. Sau đó nội dung chương trình khuyến mại
Tết này sẽ được bộ phận pháp lý phê duyệt và xin phê chuẩn của Bộ Công Thương. Bộ
phận Kế Toán - Tài Chính của Phòng Điều Hành sẽ nghe theo chỉ đạo của Giám đốc
Marketing ( dưới sự cho phép của Giám đốc Điều Hành) để phối hợp điều chỉnh nội


dung chương trình khuyến mãi phù hợp với doanh thu của công ty. Cuối cùng, chương
trình khuyến mại Tết này sẽ được chuyển cho Phòng Kinh Doanh áp dụng xuống các
cửa hàng, trung tâm để thực hiện. Bộ phận Sale – Marketing và bộ phận Kinh Doanh
sẽ cùng có nhiệm vụ và quyền hạn theo dõi hoạt động của chương trình này.

Tổng giám
đốc

Giám đốc
Sale Marketing

Giám đốc
điều hành

Quản lý kế
toán - tài
chính

....

Bộ phận
nghiên cứu
phát triển
TT

Giám đốc
kinh doanh

Bộ phận
pháp lý

Ưu điểm mô hình ma trận
Nhược điểm mô hình ma trận
- Các hoạt động của công ty được xác - Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn
định rõ ràng.
đến sự không thống nhất mệnh lệnh.
- Tập trung được nguồn lực vào các kế - Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà
hoạch.
quản lý có thể trùng lặp tạo ra các xung
- Kết hợp được năng lực của nhiều đột.
- Cơ cấu phức tạp, có thể gây tốn kém.
chuyên gia và các giám đốc.
- Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng
với những thay đổi của môi trường.

2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý của công ty NKID GROUP
- Mô hình cơ cấu tổ chức của NKID bao gồm 5 cấp quản lý rõ ràng. Lớn nhất là Tổng
Giám Đốc, bên dưới là bốn Giám Đốc chịu trách nhiệm khác nhau, dưới giám đốc là
các Quản lý chức năng, dưới quản lý là các trưởng bộ phận và cuối cùng là nhân viên.
(Vẫn tồn tại các cấp quản lý không rõ ràng khi đi sâu xuống nhưng không có sức ảnh
hưởng đến cơ cấu tổ chức ví dụ như dưới quản lý cùng và cửa hàng trưởng, trợ lý cửa
hàng trường, quản lý ca,…).
- Tầm quản lý của Tổng Giám Đốc là bốn và của các Giám đốc chưa xác định nhưng
tầm quản lý của mỗi người không vượt quá năm.
- Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức, nhận định rằng đây là mô hình cơ cấu nằm ngang.




Đặc điểm của mô hình cơ cấu nằm ngang là:
Chỉ có một vài cấp quản lý



Quản trị theo phương thức phi tập trung



Tổng hợp hóa hoạt động



Công việc được xác định khái quát



Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận



Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm



Di chuyển nhân lực theo chiều ngang



Tập trung sự chú ý vào khách hàng
Ưu điểm của cơ cấu nằm ngang

Nhược điểm của cơ cấu nằm
ngang
- Hoạt động độc lập nhằm đáp ứng nhanh - Đòi hỏi các nhà quản lý phải có
chóng nhu cầu nhiềm vụ và thích ứng
nhanh với thay đổi của môi trường công
việc.
- Làm giảm chi phí cho các nhà quản lý

trách nhiệm lớn hơn và có thể bị quá
tải
- Thuộc cấp có thể nhận được quá ít
sự chỉ dẫn và kiểm soát

cấp trung và làm tăng tốc độ của quá

trình quyết định
- Tạo lập nên văn hóa khuyến khích sự
tham gia một cách sáng tạo, hết mình của
các nhân viên vào mọi hoạt động của tổ
chức
- Làm tăng khả năng phối hợp. Cho phép
nhân viên phát triển kĩ năng tổng hợp.
- Mở rộng cơ hội thăng tiến trong nhiều
lĩnh vực, vị trí.
2.4. Mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
Quyền hạn là công cụ để tổng giám đốc thực hiện quyền tự chủ và tạo ra môi trường
thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người.
- Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép Tổng Giám Đốc ra quyết định và
giám sát trực tiếp đối với Giám đốc điều hành, Giám đốc Sale – Marketing, Giám đốc
nhân sự và Giám đốc kinh doanh trong công ty này. Đây cũng là mối quan hệ giữa cấp
giám đốc và các các cấp dưới trực tiếp trải dài từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất
trong công ty.


- Quyền hạn tham mưu: Là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quàn
lý khác. Áp dụng vào mô hình của NKID GROUP, ta có thể xác định quyền hạn tham
mưu giữa các Giám Đốc với nhau. Giám đốc điều hành có thể thực hiện nhiệm vụ
tham mưu với Giám đốc Kinh doanh trong việc phân phối các sản phẩm đồ chơi một
cách hợp lý trên thị trường. Giám đốc Sale – Marketing có vai trò tham mưu trong việc
kiến tạo không gian cửa hàng và sắp xếp nội thất của khu vui chơi sao cho hợp lý với
tiêu chuẩn công ty và bắt mắt để thu hút khách hàng. Giám đốc kinh doanh từ kết quả
kinh doanh sẽ tham mưu cho Giám đốc Điều hành những mặt hàng, dịch vụ nào được
khách hàng ưa chuộng để thay đổi kế hoạch chiến lược trong điều phối các sản
phẩm…
Khi thực hiện quyền hạn tham mưu này, các Giám đốc phải có sự đồng ý của Tổng

Giám Đốc. Tham mưu trên tinh thần ngang hàng, tôn trọng và không quá đi sâu vào
lĩnh vực chuyên môn của người kia. Đảm bảo tham mưu phải toàn diện và đầy đủ
thông tin.
- Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay bô phận được ra quyết
định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.
Ví dụ về quyền hạn chức năng của công ty NKID GROUP sau khi đã được trao quyền:

Quản lý vùng
(miền bắc)

Quản lý khu vực
( HN )

Cửa hàng trưởng
(chi nhánh Royal
City)

Trợ lý cửa hàng
trưởng (Chi
nhánh Vincom)

Giám sát ca
(chi nhánh
MIPEC)

Fulltime

Fulltime

Fulltime

Partime

Partime

Partime

Theo thường lệ, giám sát ca sẽ có chức năng nhỏ hơn trợ lý cửa hàng trưởng và nhỏ
hơn cửa hàng trường và không có quyền hạn trực tuyến nào tuy nhiên sau khi được
trao quyền (giao phó quyền hạn chức năng), chức năng của giám sát ca đối với cửa


hàng sẽ là tương đương ( tuy nhiên quyền hạn trong công ty vẫn đứng sau cửa hàng
trưởng). Nhưng vì có quá nhiều cơ sở cửa hàng cần có người quản lý nên giám sát ca
được trao quyền độc lập quản lý một chi nhánh như cửa hàng trưởng.
2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý
- Tập trung: Là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định được tập
trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức
- Phi tập trung: Là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp cao trao cho cấp
dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất
định. Hai dạng phi tập trung là: Ủy quyền và Trao quyền.
Theo mô hình cơ cấu của NKID GROUP là mô hình phi tập trung vì có nhiều cấp quản
lý và các chức năng khác nhau. Tổng Giám Đốc không trực tiếp đưa ra toàn bộ các
quyết định mà thay vào đó trao quyền cho các Giám đốc. Hai dạng phi tập trung có thể
thấy qua sơ đồ sau:

ĐượcTGĐtrao
quyền

Giámđốc

kinhdoanh

Đ
ược
GĐlý
ủy
Q
uản
quyềnhoàntoàn

Trưởng
Đ
ượcQutâm
ảnlý
trung

miềnBắc

miềnủyquyền
khônghoàntoàn

Quảnlý
miềnNam

Trưởng
trungtâm

Trưởng
trungtâm

Dựa theo sơ đồ trên có thể thấy, trưởng trung tâm được ủy quyền không hoàn toàn nên
có nhiệm vụ báo cáo toàn bộ quá trình kinh doanh cho Quản lý miền, thay vào đó,
Quản lý miền chỉ cần báo cáo kết quả kinh doanh cho Giám đốc vì đã được ủy quyền
hoàn toàn. Và Giám đốc cũng chỉ cần báo cáo kết quả đó lại cho Tổng Giám Đốc vì
ông đã được trao quyền.


Nếu công việc không thành công, cả Quản lý và Trưởng trung tâm và Giám Đốc đều
phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và công ty. Tuy nhiên, Tổng Giám Đốc
sau khi đã trao quyền cho Giám Đốc thì không phải chịu trách nhiệm trước công ty.
Ưu điểm của mô hình phi tập trung Nhược điểm của mô hình phi tập trung
- Làm tăng chất lượng của các quyết - Nguy cơ làm mất đi khả năng kiểm soát
định mang tính chiến lược.
của cấp trên với cấp dưới.
- Cho các quản lý cấp thấp hơn có cơ - Thiếu nhất quán trong chính sách.
hội tham gia, phát huy khả năng sáng - Trùng lặp chức năng, gây thiệt hại về tài
tạo, tích cực với công việc.

chính.

2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức
- Vai trò:
Sự phối hợp trong bất kì tổ chức nào cũng là rất quan trọng. Ở đây, có thể thấy các bộ
phận chức năng được đặt ra có sự phối hợp chặt chẽ với nhau.
Mục tiêu của công ty chính là nằm ở bộ phận kinh doanh, cụ thể là hai thương hiệu
trung tâm vui chơi Giáo Trí tiNi World và của hàng bán lẻ tiNi Store. Vì vậy, công ty
có bộ phận Kinh Doanh với khối quản lý riêng vận hành từng thương hiệu và từng chi
nhánh ở mỗi miền. Nhưng bên cạnh đó còn có khối văn phòng làm hỗ trợ đằng sau.
Đó là bộ phận Điều hành chịu trách nhiệm cung ứng hàng hóa cho các cơ sở kinh
doanh, điều hành bộ phận kỹ thuật cho các trung tâm, quản lý hệ thống kinh doanh ở

các cửa hàng…
Bộ phận Sale – Marketing sẽ đi quảng bá thương hiệu, mang khách hàng về, tạo ra các
chương trình khuyến mại, đảm bảo lợi ích của khách hàng từ những chương trình như
thẻ thành viên, khuyến mại…
Bộ phận quản trị nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên cho khối kinh doanh,
bán hàng và kí kết hợp đồng nhận sự, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên….
- Công cụ phối hợp:

Các kế hoạch: Kế hoạch chiến lược, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động của
các bộ phận

Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - ký thuật: Chuẩn hóa các kết quả, quy trình, kỹ
năng

Các công cụ cơ cấu: Cơ cấu ma trận, nhóm dự án, hội đồng thường trực…


Giám sát trực tiếp: Qua camera, quản lý giám sát..



Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông, và tham gia quản lý: Máy

POS, Các báo cáo tóm tắ, các cuộc họp, điều tra…




Phương diện hành vi: Các nhà quản lý xem xét hoạt động và trao đổi phi chính

thứ với nhân viên, các bộ phận tổ chức khác, các mối quan hệ cá nhân…

Văn hóa tổ chức: Hệ thống nhận thức, giá trị, chuẩn mực và lễ nghi hàng
ngày…
3.


MỘT SỐ SÁNG KIẾN ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TRÊN
Công ty nên áp dụng các biện pháp kinh tế trong quá trình quản lý khuyến khích



vật chất và tinh thần trong lao động, tạo động lực phát triển kinh tế.
Mô hình này dễ khiến cho quản lý cấp cao khó kiểm soát lực lượng nhân viên



cấp thấp đặc biệt là lượng lớn nhân viên không chính thức của khối kinh doanh vì
vậy cần thắt chặt quy trình tuyển dụng và quản lý chặt chẽ các quy định của công
ty cũng như có những biện pháp xử phạt nghiệm khắc với trường hợp sai phạm.
Cần có hệ thống giám sát và chăm sóc, nhận phản hồi từ khách hàng.



Bộ phận Sale – Marketing và bộ phân Kinh doanh cần có sự phối hợp chặt chẽ và



có những chính sách hợp lý.
Mô hình phi tập trung gây thiệt hại tài chính cần phải kiểm soát điều này.