PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO DỊCH TIỀN gửi

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO DỊCH TIỀN GỬI

Theo quan điểm truyền thống, người ta thường cho rằng, chỉ có những doanh
nghiệp chế tạo, sản xuất các sản phẩm vật chất có hình thái cụ thể như xe máy, đồ
gia dụng, vật liệu… mới gọi là các doanh nghiệp sản xuất. Những doanh nghiệp
khác không sản xuất các sản phẩm vật chất đều xếp vào loại các đơn vị phi sản xuất.
Giờ đây, trong xu thế mới và điều kiện mới của thị trường, quan niệm như vậy
không còn phù hợp nữa. Các Doanh nghiệp dịch vụ như nhà hàng, khách sạn, ngân
hàng, chứng khoán, bệnh viện… đều có thể coi là các đối tượng của quá trình
nghiên cứu sản xuất và tác nghiệp.
Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan để việc
quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa
chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất.
Tóm lại, quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt
động của doanh nghiệp. Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa
học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu quản trị kém
sẽ làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản.
Ngày nay, hầu hết các quốc gia trên toàn thế giới đều đang rất chú trọng phát
triển bền vững, lành mạnh hệ thống tài chính, coi đó là một ngành mũi nhọn để phát
triển kinh tế quốc gia. Chứng khoán cũng được coi là 1 loại hình tổ chức có vai trò
quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và đối với từng cộng đồng địa phương nói
riêng.
Vì vậy, việc xây dựng Quy trình giao dịch tiền gửi của công ty là một trong
những Quy trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty chứng khoán.
CÂU 1:
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO DỊCH TIỀN GỬI

Bùi Hương Liên – Gamba01.X0610
hoạt động

Quản trị

Sơ đồ quy trình tác nghiệp Giao dịch tiền gửi tại Hội sở Công ty chứng khoán
Kim Long.
BAN ĐẦU TƯ

NGÂN HÀNG

PHÒNG
KẾ TOÁN

BAN LÃNH ĐẠO

Mô tả quy trinh:
Bước 1: Vào đầu giờ làm việc các ngày làm việc trong tuần, Ban Đầu tư thực hiện
tham khảo lãi suất tiền gửi của tối thiểu 05 ngân hàng (bao gồm cả ngân hàng
thương mại cổ phần và ngân hàng thương mại quốc doanh), trên cơ sở đó lập tờ
trình và gửi Phòng Kế toán nội bộ trước 9h30 cùng ngày.
Bước 2: Phòng Kế toán nội bộ kiểm tra thông tin, cho ý kiến đề xuất và chuyển lại
Ban Đầu tư trước 9h45 cùng ngày để Ban Đầu tư trình Ban Lãnh đạo phê duyệt.
Bước 3: Ban Đầu tư thỏa thuận lãi suất tiền gửi với các Ngân hàng trong khung lãi
suất đã được duyệt và lập phiếu Lệnh chuyển tiền trình Lãnh đạo ký. Trong trường
hợp đặc biệt cần áp dụng lãi suất thấp hơn khung đã phê duyệt, phải có ý kiến đồng
ý của Lãnh đạo.
Bước 4: Ban Đầu tư chuyển Phòng KTNB phiếu Lệnh chuyển tiền kèm theo Hợp
đồng tiền gửi trước 14h30 cùng ngày để thực hiện. Việc chuyển tiền chỉ được coi là
hoàn thành khi ngân hàng nhận xác nhận đã nhận được tiền. Trong trường hợp nhận
Bùi Hương Liên – Gamba01.X0610
hoạt động

Quản trị


được phản hồi từ phía Ngân hàng về việc chưa nhận được tiền, Ban Đầu tư có trách
nhiệm thông báo với Phòng Kế toán nội bộ để cùng giải quyết.
Bước 5: Ban Đầu tư hoàn thiện các chứng từ pháp lý liên quan đến giao dịch tiền
gửi.
Những bất cập trong công tác quản lý và phương pháp giải quyết để công việc
được tốt hơn
Theo Quy trình giao dịch tiền gửi như trên, có một số bất cập và nhược điểm như
sau:
 Có tình trạng Phòng Kế toán nội bộ báo cáo số liệu về số dư trên tài khoản tiền
gửi không đúng với số của Ngân hàng, dẫn đến việc cân đối nguồn vốn của Công ty
không chuẩn, ảnh hưởng đến đến lãng phí trong việc sử dụng vốn (trong trường hợp
số dư tiền gửi lớn hơn so với số liệu báo cáo) và thiếu hụt trong thanh toán (trong
trường hợp số dư tiền gửi nhỏ hơn so với số liệu báo cáo).
Do có sự sai lệch như trên là do chưa cập nhật chứng từ Ngân hàng sát sao;
các báo cáo gửi đi cần qua sự kiểm soát của cấp lãnh đạo phòng, vì hiện tại chỉ có
nhân viên kế toán gửi.
 Đặc thù của ngành kinh doanh chứng khoán là cung cấp sản phẩm dịch vụ, do
vậy có nhiều khác biệt so với mô hình của một doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên ở
đây, ta có thể nhận thấy theo mô hình LEAN trong Quy trình giao dịch tiền gửi có
sự lãng phí về năng suất.
Hiện tại, tại Hội sở Công ty CP chứng khoán Kim Long có 05 tầng với hơn
100 nhân viên, sự bố trí các phòng ban trong Công ty chưa đồng bộ dẫn đến năng
suất lao động không cao, việc trình ký, phối kết hợp giữa các phòng ban còn chậm,
mặt khác việc bố trí nhân sự chưa đồng đều dẫn đến tình trạng có phòng dư thừa lao
động có phòng thiếu lao động.
Bùi Hương Liên – Gamba01.X0610
hoạt động

Quản trị


Nên bố trí các phòng nghiệp vụ liên quan ở gần nhau để thuận tiện cho việc trao
đổi, phối kết hợp thực hiện công việc; không bị thiệt hại vì lãi suất thị trường giảm
do mất thời gian trong việc trình ký.
 Có tình trạng ỉ lại trong công việc, sự bố trí nhân sự, các phòng ban chưa khoa
học, không đồng đều,...dẫn đến sản lượng công việc chưa cao.
Nên thay đổi môi trường làm việc, tạo động lực khuyến khích cán bộ trong công
việc để đạt đươch hiệu quả cao nhất.
CÂU 2:
Quản trị chất lượng sản phẩm và dịch vụ có thể coi là chìa khóa thành công,
giúp cho các doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường cạnh
tranh toàn cầu và vượt qua các khó khăn của cuộc khủng hoảng tài chính hiện nay.
Qua các kiến thức được học qua môn Quản trị tác nghiệp tôi thấy việc áp dụng Lean
vào các hoạt động kinh doanh của Công ty chứng khoán sẽ giúp Công ty hoạt động
hiệu quả hơn.
Phương pháp sản xuất Lean (Lean Manufacturing – Lean Production) là một
phương pháp sản xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay. Mục tiêu của
phương pháp sản xuất Lean là hoàn toàn loại bỏ các lãng phí xảy ra trong quá trình
sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn. Với phương
pháp Lean, doanh nghiệp sản xuất có thể giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu
ra và rút ngắn thời gian sản xuất.
Với kiến thức đã được học, tôi sẽ triển khai LEAN tại bộ phận mình
quản lý, như sau:
 Rà soát lại các quy trình quy chế cũng như xem lại cách thức vận hành hiện nay
để tìm ra những khâu trùng lắp , những thao tác thừa không cần thiết.
 Phát huy ý kiến tập thể dưới hình thức đưa ra các chủ đề liên quan tới việc đưa
ra các sáng kiến trong việc tìm biện pháp khắc phục những thao tác không cần thiết

nhưng vẫn đảm bảo an toàn và không gây ra rủi ro.

Bùi Hương Liên – Gamba01.X0610
hoạt động

Quản trị


Với Quy trình giao dịch tiền gửi như hiện nay tuy đã có tác dụng trong việc
sử dụng tối đa hóa nguồn lực tập trung tiết kiệm chi phí nhân sự và cung cấp dịch
vụ có chất lượng, hiệu quả cho các đơn vị cũng như khách hàng, tuy nhiên việc triển
khai mô hình giao dịch tiền gửi sẽ gây ra một số lãng phí như sau:
- Sản xuất thừa: với mô hình này, nếu Công ty chứng khoán gửi tiền tại 01
ngân hàng thì phải lưu hồ sơ 02 bản: Phòng Kế toán nội bộ 01 bản chính và Ban
Đầu tư 01 bản phô tô → Đây là một sự lãng phí về mặt giấy tờ. Để tránh sự lãng phí
này phải quy định một cách chặt chẽ tất cả các chứng từ bản gốc do Phòng Kế toán
nội bộ lưu. Đồng thời có chương trình phần mềm để lưu hồ sơ bản fax hoặc bản
scan khi Ngân hàng fax đến hoặc Phòng Kế toán nôi bộ chuyển sang, chứ không
nhất thiết Ban Đầu tư phải lưu bản phô tô.
- Cam kết về mặt thời gian: Trong quá trình giao dịch tiền gửi, có phát sinh
vấn đề về thời gian fax hợp đồng, do không quy định rõ thời gian nên Ngân hàng
fax hợp đồng muộn quá giờ chuyển tiền, dẫn đến tình trạng không chuyển được tiền
→ gây tổn thất về tiền cho Công ty. Do vậy cần có sự cam kết với các Ngân hàng về
thời gian thực hiện nhằm tránh lãng phí vê tiền.
- Về phía nhân viên phải được đào tạo chéo nhằm mục tiêu linh hoạt và hiệu
quả, các nhân viên đều có khả năng thực hiện tốt tất cả các loại nghiệp vụ với chất
lượng cao, thường xuyên quan sát khách hàng để xử lý các tình huống, tư vấn khách
hàng để sản phẩm khi được cung cấp đến khách hàng là sản phẩm không bị lỗi,
không phải làm lại.
- Về phía nhà quản lý, việc quan sát để thấy được những khâu còn chưa hoàn

thiện và quản lý về chất lượng nhằm đưa ra các thiết kế mới về sản phẩm dịch vụ
cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc loại bỏ các lãng phí thừa ra khỏi dây chuyền
sản xuất.
Giao dịch tiền gửi tại các Công ty chứng khoán là một trong các nghiệp vụ
quan trọng, đóng góp không nhỏ đến lợi nhuận của Công ty. Vậy việc vận hành Quy
Bùi Hương Liên – Gamba01.X0610
hoạt động

Quản trị


trình giao dịch tiền gửi sao cho minh bạch công khai, thông suốt có tác dụng quan
trọng đến hoạt động của Công ty.
Tuy nhiên việc giao dịch ban đầu và những trục trặc khi áp Quy trình giao
dịch tiền gửi là không tránh khỏi nhứng trục trặc. Nhưng những trục trặc này chủ
yếu xuất phát từ thói quen lao động, vì vậy việc kiên trì áp dụng quy trình này cùng
với việc phát hiện và loại bỏ những lãng phí như mô hinh Lean đã đề cập thì đây là
một quy trình rất ưu việt.
----------------------------DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tài liệu Quản trị hoạt động - Đại học Griggs.
2. Quy trình Giao dịch tiền gửi tại Công ty CP chứng khoán Kim Long.

Bùi Hương Liên – Gamba01.X0610
hoạt động

Quản trị