Quy trình lập bảng tỷ giá tại BAOVIET bank

QUY TRÌNH LẬP BẢNG TỶ GIÁ TẠI BAOVIET BANK

Thảo luận một số vấn đề dưới đây tại BAOVIET Bank
1. Lựa chọn 1 quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại Doanh nghiệp
hoặc tổ chức của anh/ chị mà hiện nay anh/chị đang tham gia vào đấy.
Hãy mô tả quy trình này theo các bước công việc đang được thực hiện
hiện nay. Theo anh/ chị quy trình này có những bất cập hay nhược
điểm gì cho công tác quản lý. Vì sao? Theo anh/chị quy trình này cần
cải thiện như thế nào để việc thực hiện trở nên tốt hơn.
Thập niên đầu tiên của thế kỷ 21 đang chứng kiến những sự thay đổi, xã
hội và cộng đồng người tiêu dùng có những đòi hỏi cao hơn về trách
nhiệm của doanh nghiệp đối với môi trường, các chính sách an sinh cho
người lao động, sự an toàn của thực phẩm.Thử nhìn lại một cách đơn giản
nhưng đủ nghĩa, việc quản trị và quản lý tác nghiệp là như thế nào, đóng
vai trò ra sao trong sự thành bại của một doanh nghiệp. Khâu “tác nghiệp”
liên quan đến 90-95% trong chu trình tạo ra sản phẩm.
Áp lực cạnh tranh trên thị trường tiền tệ đòi hỏi các tổ chức tín dụng đặc
biệt là Ngân hàng phải luôn năng động, sáng tạo trong việc đưa ra các sản
phẩm tài chính, dịch vụ tốt nhất để chiếm lĩnh thị trường. Việc quản lý
quy trình nghiệp vụ (Business Process Management – BPM) chặt chẽ
giúp NH không ngừng cải tiến dịch vụ và phục vụ tốt khách hàng của
mình.
Chính vì khâu tác nghiệp nó quan trọng trong quá trình hoạt động và trên
thực tế, chúng ta cũng rút ra được rất nhiều bài học quí báu từ các khâu
tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh, nghiệp vụ. Vì vậy, theo yêu cầu
của đề bài nêu ra, tôi xin giới thiệu với các bạn một trong những quy trình
mà chúng tôi phải tuân thủ, đó là Quy trình Lập tỷ giá ngoại tệ thông
thường nhất tại Phòng Quản lý vốn – Kinh doanh tiền tệ tại Ngân hàng


TMCP Bảo Việt mà tôi đang làm. Do Ngân hàng có rất nhiều khâu tác

nghiệp, thậm chí có hẳn một Khối tác nghiệp nhưng tôi sẽ lấy một ví dụ
điển hình liên quan tới công việc của tôi.
Được thành lập theo giấy phép hoạt động số 328/GP-NHNN, ngày
11/12/2008 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, ngân hàng
TMCP Bảo Việt (BAOVIET Bank) đã chính thức trở thành thành viên trẻ
nhất của tập đoàn Tài chính - Bảo hiểm Bảo Việt cũng như hệ thống ngân
hàng thương mại tại Việt Nam. Với các cổ đông sáng lập là Tập đoàn Bảo
Việt, Tổng Công ty sữa Việt Nam (Vinamilk) và Công ty Cổ phần Tập
đoàn CMC cùng một số cổ đông là các tổ chức có uy tín khác trong nước,
BAOVIET Bank có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc phát triển quan
hệ đối tác với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước, ứng dụng công
nghệ ngân hàng tiến tiến và hiệu quả nhất để tạo nên sức mạnh cạnh tranh
cho ngân hàng, tạo tiền đề để trở thành ngân hàng bán lẻ hàng đầu tại
Việt Nam vào năm 2015.
MÔ HÌNH TỔ CHỨC
Mô hình tổ chức có ảnh hưởng quan trọng đến sự phát triển bền vững của
một ngân hàng thương mại, bảo đảm các điều kiện thích hợp cho tăng
trưởng và quản lý rủi ro. Vì vậy, ngay từ đầu BAOVIET BANK đã được
tổ chức với một cấu trúc tiền tiến theo những nguyên tắc cơ bản sau:
-

Tách bạch chức năng "tạo doanh thu", "quản lý rủi ro" và tác nghiệp
trong cơ cấu tổ chức;

-

Quản lý tập trung cao về Hội sở chính, theo đó chi nhánh thực sự được
coi là điểm bán hàng;

-

Hội sở chính phải thực sự mạnh với bộ máy nhân sự đủ năng lực và cơ
chế vận hành hiệu quả để phát huy được vai trò quản lý tập
trung toàn hệ thống.


Ngân hàng BAOVIET Bank có rất nhiều các quy trình nghiệp vụ khác
nhau, mỗi sản phẩm đều có quy trình riêng. Vì vậy tôi xin trình bày một
trong số các quy trình nghiệp vụ của Phòng mà tôi đang làm việc tại
Phòng Quản lý vốn và Kinh doanh tiền tệ là đơn vị trực tiếp thực hiện lập
tỷ giá, mua bán ngoại tệ trên thị trường liên ngân hàng ( thị trường 2,
Ngân hàng với ngân hàng), do đó đòi hỏi các khâu hỗ trợ chính xác, kịp
thời không sẽ ảnh hưởng đến uy tín cũng như ảnh hưởng lớn tới lợi ích
của Ngân hàng. Ngoài ra, còn thực hiện nghiệp vụ thực hiện giao dịch
mua bán ngoại tệ nội bộ (giữa Hội sở với Chi nhánh)…., quản lý nguồn
vốn trên toàn hệ thống của BAOVIET Bank.
Dưới đây là Quy trình Lập bảng tỷ giá tại BAOVIET Bank:


Điều 1.

Lưu đồ nghiệp vụ:

Điều 2.

Các bước thực hiện:

a) Bước 1. Cập nhật thông tin tỷ giá
-

Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ cập nhật thông tin tỷ giá công bố chính
thức từ Ngân hàng Nhà nước;

-

Cập nhật thông tin tỷ giá của các ngoại tệ khác từ trang web:
Forexnew.com, Reuters….

-

Tính tỷ giá chéo cho các loại tệ giao dịch tại BAOVIET Bank.

b) Bước 2. Xây dựng tỷ giá


-

Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ xây dựng tỷ giá giao ngay theo nguyên
tắc: tỷ giá mua bán USD/VND giao ngay không được vượt quá biên độ
cho phép của Ngân hàng Nhà nước của ngày hôm đó;

-

Xây dựng tỷ giá các loại ngoại tệ khác so với VND: Xây dựng trên tỷ giá
USD/VND trên thị trường liên ngân hàng và tỷ giá giao ngay trên thị
trường châu Á của các loại ngoại tệ khác so với USD tại thời điểm lập
Bảng Tỷ giá cộng trừ với một biên độ nhất định. Biên độ này có thể thay
đổi tùy từng thời điểm cụ thể và do Giám đốc Khối Kinh doanh tiền tệ
quyết định;

-

Nếu trong ngày mà tỷ giá các đồng ngoại tệ biến động mạnh, thì Chuyên
viên Giao dịch ngoại tệ phải thiết lập Bảng Tỷ giá mới;

c) Bước 3. In Bảng Tỷ giá
Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ in Bảng Tỷ giá và trình Cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
d) Bước 4. Ký Kiểm soát và phê duyệt
-

Trưởng Phòng (Kiểm soát viên) kiểm tra các tỷ giá và ký kiểm soát,
nếu có sự điều chỉnh yêu cầu Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ chỉnh sửa
lại tỷ giá.

-

Cấp có thẩm quyền nếu đồng ý các tỷ giá thì phê duyệt. Nếu không đồng
ý, thì yêu cầu Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ chỉnh sửa.

e) Bước 5. Thông báo tỷ giá cho toàn hệ thống
-

Chuyên viên Giao dịch ngoại tệ chuyển cho văn thư để đóng dấu. Sau đó,
gửi cho các Đơn vị kinh doanh để công bố trên toàn hệ thống ;

Trên đây là Quy trình Lập tỷ giá và các bước thực hiện, tuy nhiên trong quá
trình làm việc tôi thấy các thao tác nghiệp vụ chưa được chuẩn và nhanh, làm
mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến công việc nếu như biến động tỷ giá quá
lớn không kịp điều chỉnh. Tôi phân tích một vài điển hình:

-

Thao tác thực hiện: Công đoạn tính và nhập tỷ giá hiện nay tại
BAOVIET Bank hoàn toàn thủ công, tính toán và update dữ liệu không
sử dụng phần mềm. Việc này làm mất rất nhiều thời gian, rủi ro trong


công tác kinh doanh và quản lý. Công đoạn lãng phí thời gian nhất là
Chuyên viên giao dịch ngoại tệ ( FX Dealer) chờ đợi thời gian công bố
của NHNN mới có tỷ giá chính thức liên ngân hàng, thường sau 8h:00
sáng trong khi các NHTM hoạt động vào lúc 8h:00, thậm chí có NH hoạt
động 7h30 phút. Sau khi FX Dealer có được tỷ giá cập nhật vào excel
tính toán giá cả cho các đồng ngoại tệ khác USD, mất thời gian 15 phút,
in bảng tỷ giá và chuyển sang hành chính, hành chính gủi bảng scan cho
toàn hệ thống, các ĐVKD mới tự nhập bảng tỷ giá trên màn hình Led tại
Đvị của mình. Bộ phận PR lấy bảng tỷ giá update lên trang web như vậy
công đoạn up tỷ giá qua quá nhiều bộ phận và hoàn toàn thủ công, và nếu
như tỷ giá chạy up lên hoặc down xuống thì ảnh hưởng đến toàn bộ kinh
doanh ngoại tệ của hệ thống. Rủi ro kinh tế cho ngân hàng là rất lớn. Bộ
phận tác nghiệp kinh doanh tiền tệ nhập dữ liệu vào phần mềm T24.
-

Rủi ro công nghệ, con người thực hiện:
 Dữ liệu hoàn toàn dựa trên tỷ giá NHNN và trên thế giới đối với các
đồng ngoại tệ khác USD. Dữ liệu gốc nhập vào excel đã được cài đặt
sẵn các công thức, biên độ tỷ giá nếu như nhân viên chỉnh sửa dữ liệu
về biên độ cộng trừ thì cấp quản lý không thể biết được và sai sót xảy
ra là điều dễ hiểu.
 Các bộ phận liên quan như Hành chính, Phòng PR, Phòng tác nghiệp
kinh doanh tiền tệ, Các Đơn vị kinh doanh sẽ update tỷ giá chính thức

không cùng thời điểm vì họ còn phải chờ đợi nhận bảng tỷ giá chính
thức từ Hội sở chuyển xuống. Trường hợp nhân viên các bộ phận
nhập tỷ giá không chuẩn xác thì sẽ có sai sót về tỷ giá của các đồng
tiền không thống nhất.
 Cấp có thẩm quyền không có mặt trực trực tiếp tạo thêm thời gian chờ
đợi xem xét và phê duyệt tỷ giá.


 Công việc giao nhận chứng từ Bảng tỷ giá giữa các bộ phận với nhau
không hề có ký nhận, điều này gây nên tình huống khi thất lạc không
ai quy trách nhiệm, ai giao và ai nhận.
Qua quá trình hoạt động và quản lý công tác lập tỷ giá, tôi thấy cần cải tiến
một vài công đoạn như sau:
-

Thay đổi phương thức nhập tỷ giá: Nhằm tránh qua nhiều công đoạn,
lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế của Ngân hàng, Ngân
hàng sẽ sử dụng phần mềm có sẵn T24 và cài tự động đường link giữa Bộ
phận kinh doanh ngoại tệ tới các Đơn vị kinh doanh (Bảng Led chạy trên
màn hình toàn hệ thống), hệ thống phần mềm hạch toán của Ngân hàng
và trang web. Sau khi Chuyên viên FX Dealer nhập và Cấp có thẩm
quyền kiểm soát, phê duyệt thì ngay lập tức toàn hệ thống niêm yết giá
cùng thời điểm, cùng một giá. Điều này sẽ vừa tiết kiệm thời gian, chi phí
in ấn, nhân viên hành chính, bộ phận PR sẽ chú tâm vào các công việc
khác cấp thiết hơn. Ngoài ra, tại các ĐVKD cũng không phải cử 1 nhân
viên hành chính làm đầu mối ngồi tại máy fax, có lúc nhận được bản fax
hoặc không nhận được trục trặc làm ảnh hưởng tới hoạt động chung tại
đơn vị mình.

-

Phân cấp hạn mức ký duyệt về biên độ tỷ giá: Cần ban hành một Quy
định chuẩn mực về biên độ tỷ giá cho phép tới từng cấp nhân viên,
chuyên viên và cấp quản lý để kiểm soát được rủi ro và thời gian phê
duyệt được rút ngắn lại.

-

Con người: Cần đào tạo kiến thức cho các nhân viên khi thực hiện tác
nghiệp tỷ giá, nếu có sự biến động mạnh cần có thông báo trên toàn hệ
thống qua email hoặc phone để CN cập nhật thông tin kịp thời tránh rủi ro
thất thoát cho ngân hàng.

2. Theo anh chị những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp
này là có thể áp dụng vào công việc của anh/ chị hoặc của Doanh


nghiệp anh/ chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến
thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?
Sau khi học xong môn quản trị tác nghiệp bản thân tôi thấy đây là môn
học giúp cho các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và hiểu biết sâu sắc
tới từng bộ phận, giúp cho công việc quản lý được sát sao và tiết kiệm
mặt thời gian, chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đặc biệt đó
là công tác lập kế hoạch chính xác với thực tế.
Quá trình tạo ra sản phẩm và dịch vụ việc chuyển hoá các yếu tố đầu vào
thành các yếu tố đầu ra an toàn hiệu quả. Bước sang cơ chế thị trường
cạnh tranh khốc liệt ngân hang rất cần đến các sản phẩm dịch vụ đáp ứng
được nhu cầu khách hàng, còn cạnh tranh được với các ngân hàng bạn và
nước ngoài theo xu thế hội nhập.
Ngân hàng hay cũng như các doanh nghiệp khác quan tâm

tới tăng năng suất lao động làm sao với chi phí bỏ ra ít nhất đem lại
lợi nhuận là lớn nhất. Điều mà các nhà quản lý luôn tìm tòi hướng tới. Để
thực hiện được điều này các nhà quản lý cũng rất cần quan tâm tới các
yếu tố quan trọng làm tăng năng suất lao động, tăng năng suất trong dịch
vụ.
Không thể không nói đến 7 loại lãng phí theo quan điểm sản xuất LEAN
từ đó tìm ra những nguyên nhân do đâu và cần khắc phục bằng cách nào.
Trong 7 loại lãng phí của sản xuất LEAN có thể áp dụng
được rất nhiều trong ngân hàng như đợi chờ, vận chuyển,
lưu kho, thao tác, sản phẩm hỏng….. Trong ngân hàng
thực tế các sản phẩm dịch vụ đều có quy trình nhưng các
quy trình không được phối hợp chặt chẽ cùng các phòng
ban khác, nên vẫn xảy ra tình trạng chờ đợi, tôi lấy một
vài ví dụ điển hình:


-

Trong quá trình vận chuyển tiền từ quỹ chính đến các phòng giao
dịch trong ngày đảm bảo làm sao cung đường là ngắn nhất, tiết kiệm
chi phí và thời gian nhất để đáp ứng được yêu cầu khách hàng. Trong
khâu vận chuyển đó đôi khi cần kết hợp với các công việc khác có
cùng đoạn đường đi qua. Lưu kho tiền của ngân hàng cũng cần các
yếu tố an toàn hiệu quả. Các Chi nhánh phải tuân thủ theo đúng quy
định về hạn mức số dư tiền cuối ngày để đảm bảo an toàn và lợi ích
kinh tế. Ngân hàng cần ban hành hạn mức số dư tiền mặt tại quỹ để
tránh lãng phí về chi phí không đáng có xảy ra.

-

Đối với Quy trình cho vay khách hàng: Cần rút ngắn thời gian chờ
đợi, vì nếu như qua quá nhiều khâu như tái tẩm định, UBTD, ỦY ban
ALCO ( quản lý tài sản nợ và tài sản có) thì một bộ hồ sơ của khách
hàng phải tái thẩm quá nhiều làm cho nhân viên tín dụng không làm
được việc khác vì quá chú tâm vào hồ sơ của khách hàng, nếu như
không được phê duyệt càng làm cho Khách hàng không hài lòng về
cung cách phục vụ chờ nhiều thời gian và mất công sức chuẩn bị hồ
sơ cho Ngân hàng.

-

Đối với trường hợp quản lý về thương hiệu của BAOVIET Bank, nếu
như không có một chuẩn mực về bảng hiệu, logo thì khi mở Chi
nhánh, Phòng Giao dịch xảy ra sai sót về logo, kích thước sẽ làm cho
sản phẩm hỏng và lưu kho nhiều những bảng hiệu không thể dùng
được. Nên BAOVIET Bank cần có một chuẩn mực sử dụng nhãn
hiệu, logo của mình.

-

Quá trình huy động tiết kiệm với Khách hàng cần đào tạo nhân viên
chuyên nghiệp, tránh mất thời gian trong khâu thao tác nghiệp vụ

-

Khi triển khai một sản phẩm mới vào thị trường, cần phải nghiên cứu
kỹ sản phẩm đó dành cho loại hình khách hàng nào, kế hoạch dự kiến
số người sử dụng, thiết kế sản phẩm ra sao, và ai là đầu mối chịu
trách nhiệm, BAOVIET Bank cần phải theo một quy trình chuẩn về ra
sản phẩm mới, do khi ngân hàng cho ra sản phẩm thể BVIP đã làm

cho tổn thất nặng nề về kinh phí và sản phẩm không dùng được, gây
nên tranh cãi giữa các bộ phận. Khâu lập kế hoạch cần rõ ràng và chi
tiết.
-

Phân bổ nguồn lực cũng cần phải điều chỉnh vì hàng năm tuyển dụng
không đồng đều làm cho bộ phận thừa người, bộ phận thiếu người,
tác động đến năng suất làm việc không hiệu quả.

-

Xây dựng một mô hình điều tiết vận chuyển tiền tới các đơn vị kinh
doanh hiệu quả nhất và ít tốn kém nhất.

-

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, lên kế hoạch kinh doanh của Ngân
hàng sẽ được sát sao và sử dụng một cách hiệu quả nhất nguồn lực
của mình.

Trong quá trình học môn này tôi nghĩ rằng có rất nhiều kiến thức áp
dụng vào quá trình làm việc của Ngân hàng tôi. Tuy nhiên do thời
gian hạn hẹp không thể liệt kê thêm vào bài thảo luận này nên tôi chỉ
xin phép mô ta một vài công đoạn, nghiệp vụ của Ngân hàng được
áp dụng trong bài giảng. Tôi hy vọng, với những kiến thức được
truyền đạt từ giảng viên và tài liệu được cấp tôi sẽ vận dụng được
nhiều hơn nữa cho công việc của tôi cũng như tại BAOVIET Bank.

Tài liệu tham khảo:
- Quản trị tác nghiệp – MBA-Grigg
- Quy trình lập bảng tỷ giá – Tài liệu BAOVIET Bank