Kỹ năng tổ chức hội nghị ppt

1

NHỮNG VẤN
VẤN ĐỀ
ĐỀ CHUNG
CHUNG VỀ
VỀ
I.I. NHỮNG
TỔ CHỨC
CHỨC VÀ
VÀ ĐIỀU
ĐIỀU HÀNH
HÀNH HỘI
HỘI NGHI
NGHI
TỔ

2

II. QUY
QUY TRÌNH,
TRÌNH, KỸ
KỸ NĂNG
NĂNG
II.
TỔ CHỨC
CHỨC VÀ
VÀ ĐIỀU
ĐIỀU HÀNH
HÀNH HỘI

HỘI NGHI
NGHI
TỔ

3

III. PHÁT
PHÁT TRIỂN
TRIỂN KỸ
KỸ NĂNG
NĂNG
III.
TỔ CHỨC
CHỨC VÀ
VÀ ĐIỀU
ĐIỀU HÀNH
HÀNH HỘI
HỘI NGHI
NGHI
TỔ


NHỮNG VẤN
VẤN ĐỀ
ĐỀ CHUNG
CHUNG VỀ
VỀ
I.I. NHỮNG
TỔ CHỨC
CHỨC VÀ

VÀ ĐIỀU
ĐIỀU HÀNH
HÀNH HỘI
HỘI NGHI
NGHI
TỔ

1. Khái
Khái niệm
niệm
1.
Tổ chức và điều hành hội họp trong thực thi
công vụ là biện pháp trong hoạt động quản ly
nhằm xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện,
chỉ đạo, đánh giá quá trình thực thi công vụ
theo mục tiêu xác định.


2.
2. Vai
Vai tro
tro
Phát huy dân chủ, tạo sự thống nhất
trong thực thi công vụ
Phát huy trí tuệ tập thể trong thảo luận
và huy động các nguồn lực thực thi công vụ

Phát triển phương pháp kỹ năng quản ly
và thực thi công vụ

3.
3. Nguyên
Nguyên tắc
tắc
Sự
cần thiết

Tính
khoa học

Đảm bảo

Tính
nghệ thuật


II. QUY
QUY TRÌNH,
TRÌNH, KỸ
KỸ NĂNG
NĂNG
II.
TỔ CHỨC
CHỨC VÀ
VÀ ĐIỀU
ĐIỀU HÀNH
HÀNH HỘI
HỘI NGHI
NGHI

TỔ

 Bước 1: Chuẩn bị tổ chức
 Bước 2: Điều hành hội nghị
 Bước 3: Công việc sau hội nghị


 Bước 1: Chuẩn bị

Nội dung, tài liệu

Con người
(Chuẩn bị/điều hành/tham dự....̣)

Cơ sở vật chất
và các điều kiện khác


 Bước 1: Chuẩn bị
Lập kế hoạch
Kỹ năng

Phân công, phối hợp
Kiểm tra, đánh giá
Gửi trước tài liệu

Lưu y

Chuẩn bị y kiến
Rà soát công việc

 Bước 2: Điều hành hội nghị

Khai mạc

Thảo luận

Kết luận


 Khi khai mạc

Rõ mục tiêu, yêu cầu
Cần
Cần
R
33 R

Rõ nội dung, thời gian

Rõ trách nhiệm


 Khi điều hành thảo luận

Nội dung
Cần
Cần
rõ

rõ

Cách thức tham gia

Thời gian


Kỹ năng điều hành
1. Lắng nghe

2. Quan sát, bao quát

3. Gợi mở

4. Định hướng, dẫn dắt

5. Quản ly thời gian

6. Quản ly mục tiêu

7. Thu thập thông tin

8. Xử ly thông tin

9. Thuyết phục

10. Ra quyết định

11. Tổng hợp

12. Xử ly tình huống


 Tình huống có thể xảy ra khi điều hành
- Người chủ trì lúng túng/rối
- Triển khai không hết nội dung của hội nghị
- Nhiều y kiến trái chiều/không có y kiến
- Ý kiến dài/lan man.../chất vấn nhiều

- Bất bình với người chủ trì
-

-


 Khi tham gia ý kiến

Bày tỏ sự thống nhất
hoặc không thống nhất?
Cần
Cần
đảm
đảm
bảo
bảo

Bổ sung, đóng góp gì?

Kiến nghị, đề xuất gì?

 Khi kết luận
Rõ việc
Rõ người

ro
55 ro

Rõ cơ chế, trách nhiệm
Rõ điều kiện
Rõ tiến độ, sản phẩm


 Bước 3: Công việc sau hội nghị

Hoàn tất

Triển khai

Đánh giá, rút kinh nghiệm


Tiêu chí cuộc họp thành công ?
Dễ hiểu

Đảm bảo
bảo
Đảm

Dễ nhớ

Dễ thực hiện

Làm cho
cho
Làm
người dự
dự họp
họp
người

Thoải mái
Muốn làm việc




III. PHÁT
PHÁT TRIỂN
TRIỂN KỸ
KỸ NĂNG
NĂNG
III.
TỔ CHỨC
CHỨC VÀ
VÀ ĐIỀU
ĐIỀU HÀNH
HÀNH HỘI
HỘI NGHI
NGHI
TỔ

Rà soát

R
33 R

Rèn luyện
Rút kinh nghiệm