Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (157.23 KB, 34 trang )

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học ‘’Công tác quản lý và giải quyết
văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn’’.
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học do chính bản thân tôi
thực hiện trong thời gian qua. Tất cả các nội dung và kết quả nghiên cứu trong
đề tài được nêu ra ở bài tiểu luận là hoàn toàn trung thực. Nếu phát hiện có
bất kỳ sự gian lận và sai lệch nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội
dung và thông tin bài tiểu luận của mình.

1|

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn chị Nguyễn Thị Phương – sinh viên lớp Hành
chính Văn Thư K1 khóa 2007-2010 đã cung cấp tài liệu, thông tin cụ thể qua
Báo cáo thực tập Tốt nghiệp ‘’Tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý và giải
quyết văn bản đến ở HĐND-UBND huyện Lương Sơn thực trạng và giải
pháp’’ để tôi có thể hoàn thành đề tài này. Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn
sâu sắc tới TS. Bùi Thị Ánh Vân đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện
thuận lợi trong quá trình tôi thực hiện đề tài.
Đây là lần đầu tiên tôi thực hiện bài tiểu luận nghiên cứu nên kinh nghiệm và
kiến thức còn hạn chế thiếu sót. Vì vậy, mong thầy cô góp ý và cho những ý
kiến để trong những bài tiểu luận sau của tôi có thể hoàn thiện tốt hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

2|

DANH MỤC VIẾT TẮT
HĐND: Hội đồng nhân dân
UBND: Ủy ban nhân dân

QPPL: Quy phạm pháp luật

3|

MỤC LỤC

4|

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến đóng vai trò rất quan trọng đối với
hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói chung và đối với từng cơ quan, tổ
chức nói riêng. Việc quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản đến nói
riêng là một công cụ đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý của cơ quan.
Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức
quản lý, giải quyết tốt các loại văn bản có tầm quan trọng không thể xem nhẹ.
Đồng thời, đây cũng là vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo
thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan. Vì vậy, việc quan tâm đúng
mực đến công tác quản lý và giải quyết văn bản đến sẽ góp phần tích cực vào
việc tăng cường hiệu quả trong quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà
nước nói chung.
Mặt khác, quản lý và giải quyết văn bản đến là nội dung một học phần trong
khối kiến thức chuyên ngành mà tôi được học tại khoa Quản trị văn phòng
của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Bởi vậy, tôi quyết định tiến hành đề tài
này để vận dụng lý thuyết bài học vào thực tế.
Hơn thế, tôi chọn đề tài này làm bài tiểu luận của mình vì tôi rất thuận lợi
trong công tác thu thâp tài liệu như: Báo cáo thực tập, sách giáo trình hay các
thông tin tham khảo trên mạng,… Tuy nhiên, Báo cáo thực tập lại chưa thể

hiện được rõ một đề tài nghiên cứu. Cho nên, tôi triển khai đề tài này.
Với những lý do ở trên, tôi đã quyết định chọn vấn đề “Công tác quản lý và
giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn’’ làm đề tài cho bài tiểu
luận của mình.

5|

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để thực hiện được đề tài, vấn đề lý thuyết là vô cùng quan trọng. Cho nên, tôi
thấy rằng cần phải tìm hiểu thật kĩ và rõ ràng những vấn đề liên quan đến
công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. Trên tinh thần như thế, tôi đã tìm
đọc cuốn sách giáo trình ‘’Lý luận và phương pháp công tác văn thư của
PGS. Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia 2011)’’. Tuy nhiên, đây là
cuốn giáo trình viết chung cho công tác văn thư nói chung và quản lý văn bản
nói riêng chứ không viết riêng cho trường hợp quản lý văn bản đến ở cơ quan
trường học cụ thể nào. Vì vậy, vấn đề không được đề cập một cách đầy đủ.
Vì vậy, để thực hiện đề tài một cách rõ ràng và đầy đủ, tôi đã tìm hiểu thêm
tài liệu ở trên thư viện của trường. Tại đây, tôi đã tìm thấy ‘’Báo cáo thực tập
của sinh viên Nguyễn Thị Phương lớp Hành chính văn thư K1 khóa 20072010’’. Nhờ đó, tôi đã có thêm được nhiều số liệu thực tế về cơ quan mà tôi
đã chọn để thực hiện nghiên cứu đề tài. Nội dung của Báo cáo thực tập đã
giúp cho tôi hoàn thành tốt chương 2.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Tôi tiến hành đề tài này với mục đích nhằm vận dụng, kiểm nghiệm những
kiến thực và công tác quản lý văn bản đến mà tôi đã được học ở trường vào
thực thế. Hơn thế, còn có thể tim hiểu được những khó khăn, hạn chế về công
tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn. Từ đó tìm
ra được những giải pháp hiệu quả nâng cao công tác quản lý văn bản đến tại
cơ quan để có thể ngày một tốt và hoàn thiện hơn.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

*Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý và giải quyết văn bản dến tại
UBND huyện Lương Sơn tỉnh Hòa Bình.
*Phạm vi nghiên cứu

6|

- Không gian: UBND huyện Lương Sơn tỉnh Hòa Bình.
- Thời gian: 23/03/2010-08/06/2010.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:
- Đọc tài liệu. Đây là phương pháp được kế thừa ở những tài liệu có sẵn như:
Giáo trình, Báo cáo thực tập, tài liệu tham khảo trên mạng,…
- Tổng hợp, phân tích, lôgic: Trong quá trình tôi thực hiện đề tài này, đây là
phương pháp được tôi vận dụng tiến hành nhiều nhất.
-Phương pháp khảo sát thực tế: Các hình ảnh, quyết định, công văn của cơ
quan trong quá trình đi khảo sát tại nơi mình thực hiện đề tài nghiên cứu đã
chọn.
6. Đóng góp
Thông qua việc thực hiện đề tài, chúng ta sẽ thấy rõ được những hạn chế
trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương
Sơn. Vì vậy, đề tài được thực hiện đã đề ra những giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác đó. Hi vọng với những đóng góp này sẽ góp phần giúp cơ
quan giải quyết được những thiếu sót trong quá trình quản lý và giải quyết
văn bản đến để ngày một hoàn thiện và tốt hơn.
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở Đầu, Kết Luận, Tài Liệu Tham Khảo và Phụ Lục, đề tài được
triển khai thành kết cấu ba chương:
Chương 1. Một số vấn đề về quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND
huyện Lương Sơn

Chương 2. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND
huyện Lương Sơn
7|

Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và
giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn.

8|

Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
ĐẾN TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN

1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
1.1.1. Một số khái niệm
Khái niệm ‘’văn bản’’
Văn bản được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực, là đề tài, đối tượng nghiên
cứu của nhiều ngành khoa học. Vì thế, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về
văn bản. Tuy nhiên, trong giáo trình ‘’Văn bản học và Lưu trữ học đại
cương’’ do ‘’Nhà xuất bản Giáo dục ấn hành năm 1996’’, khái niệm văn bản
được hiểu theo hai nghĩa: ‘’Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu
ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người’’
và ‘’Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong
hoạt động các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp’’ [2; Tr. 23].
Khái niệm ‘’quản lý văn bản’’
Quản lý văn bản đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức quản lý hành chính
nhà nước nói chung và quản lý ở các cơ quan nói riêng. Việc quản lý tốt các
văn bản đến, đi sẽ góp phần giúp nâng cao hiệu quả tất cả các hoạt động quản

lý ở cơ quan, tổ chức. Vì vậy, ta có thể hiểu ‘’Quản lý văn bản là áp dụng các
biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm
bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ
chức’’ [3; Tr. 277].
Khái niệm ‘’văn bản đến’’
9|

‘’Văn bản đến là tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con
đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị về
hoặc qua con đường bưu điện,… được gọi chung là văn bản đến’. Văn bản
đến được bảo mật tại các cơ quan, tổ chức theo một quy trình thống nhất dựa
trên quy chế của Nhà nước quy định [3; Tr. 281].
1.1.2. Nội dung công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Quản lý văn bản đến bao gồm có những nội dung chính sau: Tiếp nhận,
kiểm tra văn bản đến; đóng dấu đến; đăng ký văn bản đến; trình văn bản đến;
chuyển giao văn bản đến, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến. Đây là khâu quy trình quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy
chế quy định của Nhà nước. Vì vậy, cần tuân thủ nghiêm ngặt để tránh xảy ra
sai sót cũng như đảm bảo hoàn toàn bí mật về những nội dung, thông tin có
trong văn bản.
1.1.3. Tầm quan trọng của quản lý và giải quyết văn bản đến
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở mỗi cơ quan là vô cùng quan
trọng. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành của từng cơ quan lệ
thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin ở trong các văn bản
đến kịp thời, triệt để hay không. Ngoài ra, việc đảm bảo thông tin của hoạt
động lãnh đạo trong công tác cũng là vấn đề rất cần được chú ý. Việc sai sót
để xảy ra làm mất văn bản hay lộ thông tin ra ngoài những thông tin không
thể tiết lộ sẽ dẫn đến những ảnh hưởng rất lớn. Chính vì vậy, hiểu được tầm
quan trọng của công tác quản lý văn bản đến sẽ giúp cán bộ văn thư trong cơ

quan thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất.
1.2. Khái quát về UBND huyện Lương Sơn
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Lương Sơn
Lương Sơn là một huyện miền núi cửa ngõ phía đông của tình Hòa Bình cách
thủ đô Hà Nội 43km về phía Tây Bắc, cách thành phố Hòa Bình 33km về phía
10 |

Đông Nam. Có đường quốc lộ 6A chạy qua trung tâm huyện lỵ, là mạch máu
giao thông nối liền vùng Tây Bắc của Tổ quốc với thủ đô Hà Nội; là một
huyện có điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế. Để khai thác hết tiềm năng,
tỉnh Hòa Bình đã tập trung xây dựng Lương Sơn thành huyện phát triển công
nghiệp là khu vực kinh tế trọng điểm của tỉnh.
Ngày 14/9/2009 Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 31/NQ-CP về việc
điều chỉnh địa giới hành chính một số huyện và thành phố Hòa Bình, tình Hòa
Bình. Trong nội dung Nghị quyết có nêu: ‘’Điều chỉnh toàn bộ diện tích tự
nhiên: 306,34 ha và dân số 3.964 người của xã Yên Quang thuộc huyện
Lương Sơn về huyện Kỳ Sơn, tình Hòa Bình. Điều chỉnh toàn bộ diện tích tự
nhiên 10.607,07 ha và dân số 29,536 người của 7 xã thuộc huyện Kim Bôi
gồm các xã: Tân Thành, Hợp Châu, Cao Dương, Cao Thắng, Long Sơn,
Thanh Lương và Hợp Thanh về huyện Lương Sơn tỉnh Hòa Bình.
Sau khi điều chỉnh, đến nay huyện Lương Sơn có tổng diện tích tự nhiên là
37.069,95 ha, dân số là 91.445 người; gồm có: 20 đơn vị hành chính cấp xã
(trong đó có 19 xã và 01 thị trấn), có 189 thôn, xóm (tổ dân phố); gồm 03 dân
tộc chính cùng sinh sống là dân tộc Mường, Kinh và Dao, trong đó dân tộc
Mường chiếm 64%, dân tộc Kinh chiếm 32%, dân tộc Dao và các dân tộc
khác chiếm khoảng 4%.
Hình ảnh của UBND huyện Lương Sơn [xem phụ lục 01].
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Lương Sơn

HĐND-UBND huyện Lương Sơn có tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo mục II và mục III của Luật tổ chức
HĐND-UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của HĐND-UBND cấp huyện. Theo Quyết định số 392/206-QĐ-UBND của
UBND huyện Lương Sơn về việc ban hành quy chế làm việc của UBND
11 |

huyện Lương Sơn nhiệm kỳ 2004-2009 hiện nay nguyên tắc hoạt động, làm
việc của UBND vẫn được thực hiện theo quy chế này.
Sau đây, là quyết định và quy chế làm việc của HĐND-UBND huyện Lương
Sơn nhiệm kỳ 2004-2009 [xem phụ lục 02].
* Chức năng
UBND huyện có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật
và các văn bản của các cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND
cùng cấp. UBND huyện chỉ đạo các mặt hoạt động của UBND cấp dưới trực
thuộc. Trong phạm vi nhiệm vụ,quyền hạn do pháp luật quy định, UBND
huyện ra quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các
văn bản đó. UBND huyện phối hợp với UBND tỉnh, thường trực HĐND và
các ban của HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kì họp HĐND, xây dựng
đề án HĐND xét và quyết định.
* Nhiệm vụ
Theo điều 43 của Luật HĐND và UBND, huyện Lương Sơn có nhiệm vụ
quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà nước. UBND huyện Lương Sơn
có nhiệm vụ quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp,
công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, y tế, giáo
dục, khoa học, công nghiệp, môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh,
truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai và các
nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất
lượng sản phẩm hàng hóa. Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc

chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của các cơ quan Nhà nước, tổ
chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân ở địa
phương. Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệ vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế
độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính
12 |

sách hậu phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân
dân ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa
phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú của người
nước ngoài ở địa phương. Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước,
tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm,
tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác nhau của công dân, chống tham
nhũng, chống buôn lậu, là hàng giả và các tệ nạn xã hội khác. Quản lý công
tác tổ chức, biên chế lao động, tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức Nhà
nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính phủ. Tổ
chức chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Tổ chức thực hiện việc thu ngân sách của địa phương theo quy định pháp luật
phối hợp với các cơ quan hưu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời
các loại thuế và các khoản chi phí khác ở địa phương.
Ngoài ra, theo điều 49, 45 Luật tổ chức HĐND và UBND còn quy định
UBND thực hiện việc quản lý hành chính địa giới, xây dựng đề án phân vạch,
điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND cùng cấp
thông qua để trình lên cấp trên xét. UBND huyện Lương Sơn chịu trách
nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và UBND tỉnh Hòa Bình.
* Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào tình hình chổ chức chính quyền được kiện toàn nhiệm kỳ 20042009, đã bầu đủ số lượng. Theo quy định, cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Lương Sơn tỉnh Hòa Bình gồm 8 thành viên: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch, 04
Ủy viên.

Các phòng chuyên môn của HĐND-UBND huyện gồm 12 phòng: Văn phòng
HĐND-UBND huyện, phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, phòng Tài chính – Kế
Hoạch, phòng Tài Nguyên và Môi Trường, phòng Lao Động – Thương Binh
và Xã Hội, phòng Văn hóa và Thông tin, phòng Giáo dục và Đào tạo, phòng
13 |

Y Tế, Thanh tra huyện, phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, phòng
Công Thương.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Lương Sơn [xem phụ lục 03].
* Tiểu kết
Trong chương 1, tôi đã trình bày một số vấn đề lý luận về công tác quản lý và
giải quyết văn bản đến: khái niệm, nội dung, vai trò, tầm quan trọng của công
tác về quản lý và giải quyết văn bản đến. Bên cạnh đó, tôi đã trình bày khái
quát về UBND huyện Lương Sơn. Những nội dung được thể hiện trong
chương 1 sẽ giúp tôi có được cơ sở lý luận, thực tiễn để triển khai những nội
dung ở chương 2 tốt hơn.

14 |

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
ĐẾN TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN
2.1. Sự chỉ đạo của UBND huyện Lương Sơn đối với công tác quản lý và
giải quyết văn bản đến
Hoạt động của công tác văn thư là then chốt cho mọi hoạt động của cơ quan,
do đó công tác chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Lương Sơn rất tích
cực, sát sao và diễn ra thường xuyên. Chánh văn phòng UBND huyện – ông
Nguyễn Văn Hoạt là người chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên công tác văn thư

của cơ quan, trưởng phòng các đơn vị trực tiếp chỉ đạo công tác văn thư của
đơn vị mình phụ trách. Chủ tịch UBND – ông Bùi Văn Tỉnh là người chịu
trách nhiệm và chỉ đạo cao nhất về công tác văn thư của cơ quan mình. Hàng
năm tại UBND huyện Lương Sơn luôn có các văn bản chỉ đạo về công tác văn
thư và cùng tạo mọi điều kiện bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác
văn thư. Cuối năm đều có chỉ đạo của cấp trên về báo cáo nội dung kiểm tra
về thống kê cơ sở và tổng hợp công tác văn thư lưu trữ.
Cụ thể, để cho tất cả mọi việc về quản lý văn bản đến đều được thực hiện theo
đúng quy định và quy trình nghiệp vụ thì cần có sự phân công trách nhiệm rõ
ràng, tùy theo cương vị và khả năng, mỗi người trong cơ quan sẽ được phụ
trách những nhiệm vụ công việc nhất định. Đối với Chánh văn phòng HĐNDUBND – ông Nguyễn Văn Hoạt, huyện phải trực tiếp xem xét toàn bộ văn
bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với ông Bùi Văn
Tỉnh về những công việc quan trọng. Cán bộ phụ trách công tác tổng hợp –
ông Đặng Thế Nghĩa sẽ tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vị và
trách nhiệm của đơn vị. Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ
cơ quan theo đúng thời gian quy định. Còn đối với cán bộ văn thư – bà Bùi
15 |

Thị Đào sẽ chỉ đạo, giải quyết kịp thời và chính xác những văn bản đến của
cơ quan theo yêu cầu của cơ quan lãnh đạo. Cụ thể: vào sổ, số các văn bản
đến bảo đảm đúng quy định, trình văn bản đến, đăng ký, chuyển giao văn bản
đến, giúp Chánh văn phòng theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến. Chịu
trách nhiệm quản lý chặt chẽ con đóng dấu vào các văn bản đúng quy định.
Lưu trữ, quản lý chặt chẽ các văn bản của cơ quan theo đúng pháp lệnh Văn
thư lưu trữ. Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản. Thực hiện nghiêm túc
mọi quy định cụ thể theo quy định, quy chế công tác văn thư của cơ quan.
Nói chung, công tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản và giải
quyết văn bản đến nói riêng là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được
đối với các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội, cụ thể là đối với

UBND huyện Lương Sơn. Vì vậy, cơ quan cần quan tâm làm tốt công tác này
để góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan một cách tốt hơn.
2.2. Các loại văn bản đến
Các loại văn bản đến mà UBND huyện Lương Sơn nhận được gồm: Công
văn, quyết định, chỉ thị, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản mật, giấy mời.
UBND huyện hàng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bản đến từ các cấp,
các hệ thống tổ chức khác nhau. Nội dụng thể loại và tác giảUBND huyện
hàng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bản đến từ các cấp, các hệ thống tổ
chức khác nhau. Nội dụng thể loại và tác giả văn bản rất đa dạng và phức tạp.
Có những văn bản chưa đựng những thông tin bí mật của lãnh đạo cấp cao
hay của các tổ chức. Vì vậy, văn bản đến phải được tổ chức quản lý và giải
quyết triệt để.
2.3. Tình hình quản lý văn bản đến ở UBND huyện Lương Sơn
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và
văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản
16 |

đến. Tất cả các văn bản đến tại UBND đều phải được quản lý theo một quy
trình thống nhất, đúng quy định đó là: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến;
phân loại, bóc bì đóng dấu văn bản đến; trình văn bản đến; đăng ký văn bản
đến, ghi số ngày tháng; chuyển giao văn bản đến; lưu trữ văn bản đến; giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Như vậy, về nội dung
thể loại và tác giả văn bản rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan, tổ chức
chính trị-xã hội đều nằm trong hệ thống theo một thứ bậc nhất định và trong
hoạt động hàng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bản đến từ các cấp, các hệ
thống khác nhau. Do vậy, văn bản đến phải được tổ chức quản lý và giải quyết
triệt để.
Năm

Tống số
văn bản

Tên loại văn bản
Công văn

2007
2008
2009
2010

5214
5568
6421
6810

3824
4089
4768
5073

Quyết định
chỉ thị
596
654
703
734

Văn bản

QPPL
234
209
287
293

Văn bản
mật
19
24
20
30

Giấy mời
541
592
635
680

Thống kê số lượng văn bản đến của UBND huyện Lương Sơn trong 4 năm từ
2007 đến năm 2010
[1; Tr. 28]
Nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể thấy, từ năm 2007-2010, số lượng văn bản
đến của UBND huyện Lương Sơn tăng dần qua các năm. Trong đó, công văn
chiếm số lượng nhiều nhất trong tổng số văn bản đến của huyện.
Ở năm 2007, tổng số văn bản đến theo thống kê của huyện là 5214 văn bản,
trong khi đó thì công văn đã chiếm đến 3824 văn bản. Quyết định, chỉ thị
đứng thứ hai với 596 văn bản. Tiếp đó, giấy mời với 541 văn bản, QPPL 234
văn bản. Văn bản mật chiếm số lượng ít nhất trong tổng số chỉ 19 văn bản.
17 |

Sang đến năm 2008, tổng số văn bản đến của UBND huyện Lương Sơn đã
tăng lên so với năm trước. Đa số các loại văn bản đến đều tăng lên, duy chỉ có
văn bản quy phạm pháp luật giảm đi so với năm trước. Tổng số văn bản đến
theo số liệu thống kê năm 2008 là 5568 văn bản (tăng 1,07 lần so năm 2007).
Công văn vẫn chiếm số lượng nhiều nhất trong tổng số văn bản đến của huyện
4089 văn bản, tiếp sau đó đến quyết định chỉ thị 654 văn bản, giấy mời 592
văn bản, QPPL 209 văn bản giảm đi 25 văn bản so với năm 2007, văn bản
mật tuy vẫn chiếm số lượng ít nhất trong tổng số văn bản đến của huyện trong
năm là 24 văn bản nhưng đã tăng lên so với năm ngoái.
Bước sang năm 2009, số lượng văn bản đến theo thống kê của huyện Lương
Sơn đã tăng hẳn so với các năm trước đạt 6421 văn bản. Cũng như năm 2008,
đa phần số lượng các văn bản đều tăng nhưng sang đến năm 2009, văn bản
QPPL tăng còn văn bản mật lại giảm. Công văn vẫn dẫn đầu về số lượng đạt
4768 văn bản (tăng 1,17 lần), quyết định chỉ thị 703 văn bản (tăng 1,07 lần),
giấy mời 635 văn bản (tăng 1,07 lần), QPPL 287 văn bản (tăng 1,37 lần) và
cuối cùng văn bản mật với 20 văn bản.
Đến năm 2010, số lượng văn bản đến ở UBND huyện Lương Sơn đều tăng.
Tổng số văn bản đến là 6810 văn bản (tăng 1,06 lần). Trong đó, công văn
5073 văn bản, quyết định chỉ thị 734 văn bản, ciấy mời 680 văn bản, văn bản
QPPL 293 văn bản, văn bản mật 30 văn bản.
Qua bảng thống kê số lượng văn bản đến của UBND huyện Lương Sơn trong
4 năm từ năm 2007 đến năm 2010 chúng ta có thể thấy được, số lượng văn
bản đến đã tăng dần qua các năm, các loại văn bản cũng tăng đều duy chỉ có
văn bản QPPL và văn bản mật là có sự tăng giảm qua từng năm.
Tóm lại, văn bản đến đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý nhà
nước nói chung và đối với hoạt động quản lý văn bản của từng cơ quan nói
riêng. Văn bản đến chính là căn cứ và bằng chứng xác thực để cơ quan giải
18 |

quyết và chỉ đạo, theo dõi thực hiện các vấn đề, sự việc thuộc nhiệm vụ, chức
năng của mình. Hơn thế, có không ít văn bản đến có chứa đựng nội dung và
thông tin thuộc bí mật của nhà nước và cơ quan. Vì vậy, việc quản lý văn bản
đến cần được thực hiện một cách đúng quy trình, chặt chẽ theo đúng các quy
định của Nhà nước hoặc cơ quan.
Hiện nay, tất cả các văn bản đến ở UBND huyện Lương Sơn đều được quản lý
và giải quyết một cách quán triệt và chặt chẽ theo đúng quy định quy trình
quy định của Nhà nước và cơ quan. Việc tìm hiểu và phân tích các khâu trong
quy trình sẽ giúp chúng ta thấy rõ được thực trạng của công tác quản lý và
giải quyết văn bản đến ở UBND huyện Lương Sơn một cách rõ ràng nhất để
từ đó có thể đề ra được những biện pháp phù hợp góp phần cải thiện công tác
quản lý của cơ quan hoàn thiện hơn.
2.4. Quản lý văn bản đến
2.4.1.Tiếp nhận và xử lý văn bản đến (phân loại, bóc bì, đóng dấu đến)
Theo Điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư quy định: “Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập
trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những
văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có
trách nhiệm giải quyết. Vì vậy, đây là khâu rất quan trọng trong quá trình
quản lý. Nó thường được bắt đầu ở khâu tiếp nhận tại văn thư cơ quan và kết
thúc ở bộ phận chuyên môn sau khi công việc đã được giải quyết.
Sau khi tiếp nhận, phong bì văn bản đến phải được xử lý sơ bộ. Văn bản đến
UBND huyện Lương Sơn cũng được phân thành hai loại: Loại thứ nhất là văn
bản được bóc bì, loại thứ hai là văn bản không được bóc bì. Văn thư cơ quan
tiến hành bóc bì với loại gửi chung cơ quan hoặc thường trực UBND huyện
Lương Sơn. Đối với văn bản có dấu hiệu ‘’khẩn’’, ‘’thượng khẩn’’,‘’hỏa tốc’’
được bóc bì trước để giải quyết kịp thời. Trong quá trình bóc bì, văn thư cơ
19 |

quan tuân thủ nguyên tắc bóc bì, cố gắng không làm rách, gây hư hại đối với
văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và
dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; đối chiếu số, ký hiệu ghi
ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót,
cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết kịp thời.
Đối với văn bản gửi đích danh người nhận hoặc phòng, đơn vị thuộc UBND
huyện, văn thư không bóc bì mà chuyển trực tiếp đến địa chỉ người nhận, nơi
nhận. Nơi nhận là thường trực HĐND huyện thì văn thư của cơ quan cũng
không bóc bì thư và chuyển lên Chủ tịch- ông Bùi Văn Dậu hoặc Phó chủ tịch
HĐND – ông Hoàng Văn Cốc. Văn bản nào gửi cho HĐND-UBND thì bà Bùi
Thị Đào bóc bì, phân loại gồm nhiều loại: loại cần giải quyết ngay, loại bình
thường, loại để nghiên cứu tham khảo ( như quảng cáo sách, du lịch) và loại
không dùng thể thức hành chính (công văn không có tên loại, công văn không
có ngày tháng, thiếu trích yếu nội dung và công văn không có dấu, không có
chữ ký, nhàu nát). Những văn bản không gửi đúng địa chỉ thì văn thư yêu cầu
trả lại nơi gửi, để thực hiện thủ tục theo quy định, đối với những văn bản khẩn
đến muộn hoặc những văn bản mật bị bóc thì văn thư kiểm tra và lập biên bản
khi cần thiết. Đối với những văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, thì cán bộ
văn thư chuyển trực tiếp cho người có thẩm quyền để giải quyết. Đối với
những văn bản mật, tối mật, tuyệt mật thì bà Bùi Thị Đào phải trực tiếp cho
lãnh đạo cơ quan xử lý, giải quyết kịp thời. Đối với những văn bản thường
nếu gửi cho cá nhân, các phòng, đơn vị trong UBND thì văn thư để riêng ra,
cặp đựng văn bản gửi cho cá nhân, đơn vị đó để người có trách nhiệm xử lý
đến nhận hoặc chuyển giao đến tân địa chỉ nơi nhận. Hàng ngày các số báo
đươc gửi đến phòng văn thư của Ủy ban đều đặn, trong đó có báo Đại biểu
được chuyển cho Chủ tịch UBND – ông Bùi Văn Tỉnh, 2 Phó chủ tịch kinh tế
và Chủ tịch HĐND – ông Bùi Văn Dậu. Báo Ngân hàng, Dân Trí, Pháp luật
được chuyển cho Phó chủ tịch văn hóa xã hội. Ngoài ra, còn có báo Bảo hiểm,

20 |

báo Nhân dân, báo Tài nguyên, báo Thanh tra, báo Công Thương được chia
đều cho các phòng Công Thương, Thanh tra, Tài nguyên.
Văn bản đến sau khi được tiếp nhận và bóc bì được bà Bùi Thị Đào đóng dấu
văn bản đến. Tất cả văn bản đến sau đó đưa vào cặp trình văn bản đến, dấu
đến được đóng ở dưới số ký hiệu đối với văn bản có tên lạ và dưới trích yếu
nội dung; và đối với công văn hoặc trên đầu văn bản chỗ nào tiện cho việc
đóng dấu đến. Các văn bản được gửi đến UBND huyện Lương Sơn thuộc diện
đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu đến. Hiện nay, UBND huyện Từ Liêm
đang sử dụng dấu dến là dấu liền mực.
Mẫu dấu đến của HĐND-UBND huyện Lương Sơn:
U.B.N.D HUYỆN LƯƠNG SƠN
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:…………………...
Ngày……..tháng……..năm

Mẫu dấu bao gồm:
Tên cơ quan nhận văn bản.
‘’Số đến’’ là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục bắt đầu
từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
‘’Ngày đến’’ là ngày, tháng, năm cơ quan nhận được văn bản, đóng dấu đến
và đăng ký, đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải có thêm số 0 ở
trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm.
Việc đóng dấu tại UBND huyện Lương Sơn được thực hiện tương đối tốt. Tuy
nhiên, vẫn có một số văn bản mà cán bộ văn thư đóng dấu sai vị trí hoặc chèn
lên thông tin của văn bản. Vì vậy, dấu đến phải được đóng rõ ràng ngay ngắn
vào khoảng giấy trắng dưới số ký hiệu đối với văn bản có tên loại, hoặc
21 |

khoảng giấy trắng dưới trích yếu nội dung, ngày, tháng, năm đối với văn bản
không có tên loại (công văn).
Sau khi làm các bước tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu văn bản
đến thì cán bộ văn thư là bà Bùi Thị Đào sẽ chịu trách nhiệm đóng dấu công
văn đến vào văn bản.
2.4.2. Trình văn bản đến
Đây là khâu vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản
đến. Tất cả văn bản đến HĐND-UBND, sau khi bà Bùi Thị Đào đóng dấu đều
được trình cho Chánh văn phòng HĐND-UBND – ông Nguyễn Văn Hoạt
xem xét cho ý kiến chi đạo việc giải quyết văn bản đến. Bà Bùi Thị Đào căn
cứ vào đó để vào sổ đăng ký và chuyển văn bản đến các đối tượng liên quan
trong thời gian sớm nhất.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc
của cơ quan, tổ chức về chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao
cho các đơn vị, cá nhân; cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần
xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì , những đơn vị hoặc cá nhân tham gia
vào thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có). Sau khi có ý kiến
phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến
được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến,
sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng)
hoặc vào các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
Hiện nay, UBND huyện Lương Sơn, các văn bản đến sau khi đã đăng ký và
được bà Bùi Thị Đào - cán bộ văn thư đóng dấu đến sẽ được trình lên Chánh
văn phòng - ông Nguyễn Văn Hoạt để xin ý kiến về việc trình lãnh đạo (ghi
tên lãnh đạo cần trình). Ý kiến phân phối và giải quyết văn bản thường được
22 |

ghi ở trên đầu văn bản do dấu đến của văn phòng HĐND-UBND không có
chuyển trên dấu đến.
Ví dụ: Quyết định ‘’về việc thành lập Đoàn Thanh tra, kiểm tra công chức,
công vụ năm 2010 của UBND Tỉnh Hòa Bình’’ [xem phụ lục 04].
Khâu này ở cơ quan được thực hiện khá tốt, các văn bản đến thường được
trình ngay sau khi đăng ký và đúng với nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo
UBND huyện.
2.4.3. Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân có liên quan sau khi có ý kiến chỉ đạo
của Chánh văn phòng.
Hiện nay ở UBND huyện Lương Sơn áp dụng đăng ký văn bản đến theo
phương pháp truyền thống là đăng ký văn bản đến sổ theo mẫu in sẵn một
cách rõ ràng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy định. Văn bản đến được
đăng ký vào sổ bằng bút mực đen. Văn bản đến tại UBND được đăng ký vào
ba loại sổ: sổ một: đăng ký công văn đến từ các sở, ban ngành, các huyện ;sổ
hai: sổ đăng ký công văn gửi đến từ các xã, thị trấn, ban ngành huyện, công ti;
sổ ba: sổ đăng ký văn bản mật đến.
Sau đây là mẫu sổ đăng ký văn bản đến UBND huyện Lương Sơn [xem phụ
lục 05].
Các đơn thư gửi đến UBND huyện Lương Sơn được đăng ký chung vào sổ
đăng ký công văn đến xã, thị trấn, ban ngành huyện, công ti. Sổ đăng ký công
văn đến được đánh số riêng cho từng loại sổ chứ không đánh số riêng cho
từng loại văn bản.
Trong quá trình giải quyết văn bản, sau khi đã có ý kiến chỉ đạo việc giải
quyết và sao văn bản của Chánh văn phòng – ông Nguyễn Văn Hoạt, hoặc
23 |

văn bản nào phải photo thì cán bộ văn thư – bà Bùi Thị Đào vào sổ kế hoạch
ở cột ghi chú trong sổ đăng ký văn bản đến là photo hoặc sao, rồi chuyển lên
cho cán bộ lưu trữ sao và photo văn bản.
Tiếp đến sau khi cán bộ lưu trữ - bà Bùi Thị Vân sao và photo văn bản xong
chuyển xuống văn thư giữ lại bản chính, sau đó đóng dấu cơ quan để bản sao
có giá trị pháp lý , tiếp đó căn cứ vào phần chỉ đạo của ông Nguyễn Văn Hoạt
- Chánh văn phòng hoặc thủ trưởng cơ quan, bà Bùi Thị Đào ghi tên cá nhân
hoặc đơn vị nhận bản sao của bản photo lên trên đầu trang văn bản để làm thủ
tục chuyển giao.
Ví dụ: Công văn đến của Công ty cổ phần tập đoàn XD&DL Bình Minh
QLDA XDNM xi măng Trung Sơn ‘’về việc một nhóm người vào khu vực
xây dưng nhà máy hành hung nhân viên bảo vệ’’ được cán bộ văn thư vào sổ
đăng ký đến số 18 ngày 28 tháng 04 năm 2010 [ xem phụ lục 06].
2.4.4. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản sau khi đã có ý kiến phân phối giải quyết của người có thẩm quyền
thì tùy vào từng ý kiến chỉ đạo cán bộ văn thư phân ra văn bản chuyển cho
lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan như: Chủ tịch UBND – ông Bùi Văn Tỉnh, các
Phó chủ tịch UBND, Chủ tịch HĐND – ông Bùi Văn Dậu, Phó chủ tịch
HĐND – ông Hoàng Văn Cốc, riêng vào một cặp. Còn đối với những văn bản
đến nếu ý kiến chỉ đạo gửi các cá nhân khác và các đơn bị, ban, ngành và
ngoài cơ quan thì để vào cặp gửi các đơn vị. Văn bản chuyển lên ông Bùi Văn
Tỉnh và các Phó Chủ tịch thường được văn thư chuyển giao vào cuối buổi
chiều mỗi ngày. Đối với giấy mời gửi cho Chủ tịch – ông Bùi Văn Tỉnh, bà
Bùi Thị Đào phải ghi chú tại phòng làm việc của Chủ tịch UBND huyện
Lương Sơn. Đối với văn bản đến chuyển cho các đơn vị giải quyết thì cán bộ
làm công tác văn thư của các đơn vị trực tiếp đến phòng văn thư cơ quan để
lấy văn bản và sách báo của đơn vị mình. Nếu khối lượng công việc không
nhiều thì bà Bùi Thị Đào phải linh hoạt chuyển văn bản đến từng đơn vị. Việc
24 |

chuyển giao văn bản tại UBND chưa hình thành sổ chuyển giao cũng sẽ gây
ra một số bất cập như việc chuyển giao còn chậm, chưa đúng tiền độ và chưa
đúng đối tượng nhận văn bản.
2.4.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận văn bản đến, các cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết
nhanh chóng, kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định và theo quy định cụ
thể của cơ quan. Đối với những văn bản khẩn được giải quyết khẩn trương
không chậm trễ theo tiến độ và nội dung văn bản yêu cầu. Đối với những văn
bản có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận giải quyết. Thủ trưởng cơ
quan phải triệu tập cán bộ, bộ phận có liên quan họp bàn thống nhất ý kiến
giải quyết.
Việc theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết
công việc của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải
quyết văn bản có đúng với quy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà
nước. Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện – ông Nguyễn Văn Hoạt là
người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan kiểm tra và tổng hợp tình hình giải
quyết văn bản đến của cơ quan. Các trưởng phòng, trưởng ban có trách nhiệm
kiểm tra việc chuyển, nhận văn bản kịp thời, chính xác và đúng tục. Cán bộ
văn thư – bà Bùi Thị Đào của văn phòng UBND huyện có nhiệm vụ tổng hợp
về văn bản đến bao gồm tổng số văn đến, văn bản đến được chuyển cho ai, ai
là người chịu trách nhiệm giải quyết để khi cần thiết báo cáo lãnh đạo.
Sơ đồ quy trình xử lý công văn đến của UBND huyện Lương Sơn [ xem phụ
lục 07].
* Tiểu kết
Trong chương 2, những nội dung mà tôi đã trình bày về thực trạng công tác
quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn như: sự chỉ
đạo của UBND đối với công tác quản lý văn bản đến, các loại văn bản đến,
25 |

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND huyện Lương Sơn

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về