KIẾN tập tại bộ PHẬN XUẤT NHẬP KHẨU

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP
TẠI PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU

TP. Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2018
LỜI CAM ĐOAN
1


Em xin cam đoan đề tài kiến tập này do chính em thực hiện, đề tài không trùng
với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Để hoàn thành đề tài kiến tập này em đã tham khảo một số tài liệu ở Công ty và
liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Những thông tin tham khảo trong đề tài đều
được trích dẫn cụ thể nguồn sử dụng.

TP. Hồ Chí Minh,tháng 10 năm 2018
Sinh viên thực hiện

Nguyễn hòa

2


LỜI CẢM ƠN
Em xin gởi lời cám ơn chân thành và sâu sắc nhất đến quý Thầy Cô Trường Đại
học Công nghiệp Thực phẩm Thành phố Hồ Chí Minh, nhất là quý Thầy Cô khoa Quản
trị kinh doanh đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt vốn kiến thức quý báu giúp cho em
hoàn thành khóa học và thực hiện báo cáo thực tập lần này.

Xin chân thành cảm ơn Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp đã tạo điều kiện,
giúp đỡ cho tôi có cơ hội cọ sát với thực tế, hiểu biết thêm được nhiều sự kiện, giúp tôi
vận dụng tốt nhất kiến thức đã học ở nhà trường vào công việc một cách hiệu quả, gói
hành trang kinh nghiệm quý giá ấy sẽ giúp ích cho tôi rất nhiều trên con đường sự kiện.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn đặc biệt đến cô Quách Tố Trinh đã luôn theo dõi,
đồng hành, tận tâm hướng dẫn, gợi mở giúp cho em và nhóm hoàn thành tốt nhất báo
cáo kiến tập theo đúng tiến độ đề ra.
Em xin kính chúc quý Thầy, Cô trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Thành
phố Hồ Chí Minh, Ban Giám đốc và toàn thể cán bộ, công nhân viên công ty Cổ phần
Công nghệ BNC luôn dồi dào sức khỏe, may mắn và thành công.
Em xin trân trọng cám ơn!
TP. Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2018
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Hòa

3


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên sinh viên: Nguyễn Hòa
MSSV : 2013150033
Khoá: 2015-2019
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
TP. Hồ Chí Minh, tháng 10. Năm 2018
Xác nhận của giáo viên hướng dẫn

4


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1.2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ARTEX Đồng Tháp năm
2017…………………………………………………………………………………..20
DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH
Sơ đồ 1.1.4.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp……12
Sơ đồ 2.1.1: Sơ đồ tổ chức phòng xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần ARTEX Đồng
Tháp………………………………………………………………………………….21
Sơ đồ 2.2.1: Sơ đồ mặt bằng tại phòng xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần ARTEX
Đồng Tháp…………………………………………………………………………...26

5


MỤC LỤC

6


LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhất
định phải có phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Để đứng vững và phát triển
trong điều kiện: có sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp phải nắm bắt được tâm lý, nhu
cầu của người tiêu dung với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã phong
phú, đa dạng chủng loại. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải giám sát tất cả các quy trình
từ khâu mua hang đến khâu tiêu thụ hàng hóa để đảm bảo việc bảo toàn và tăng nhanh
tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với khách hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà
nước, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên, doanh nghiệp
đảm bảo có lợi nhuận để tích lũy mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Để đạt được
mục tiêu lợi nhuện và an toàn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty phải tiến
hành đồng bộ các biện pháp quản lý, trong đó hạch toán kế toán là quan trọng, không
thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản lý tài
sản hàng hóa nhằm đảm bảo tính năng động , sáng tạo tự chủ trong sản xuất kinh
doanh, tính toán và xác định hiệu quả của từng hoạt động sản xuất kinh doanh làm cơ
sở vạch ra chiến lược kinh doanh. Thực tập cơ sở nghành kinh tế nhằm mục đích giúp
em ứng dụng những kiến thức và kỹ năng có được từ các phần đã học vào thực tế của
các hoạt động của đơn vị nhằm củng cố kiến thức và kỹ năng đã học, đồng thời giúp
cho việc nghiên cứu phần kiến thức chuyên sâu của nghành học.
1. Lý do kiến tập

Thực tập cơ sở nghành kinh tế nhằm mục đích giúp em ứng dụng được những
kiến thức và kỹ năng có được từ các phần đã học vận dụng vào thực tế của các hoạt
động của Công ty nhằm củng cố kiến thức và kỹ năng đã học, đồng thời giúp cho em
có được sự trải nghiệm thực tế ở Công ty, các kỹ năng làm việc, lối sống các nhân viên
trong công ty củng như biết các quá trình họ làm việc qua đó hình thành cho em một
văn hóa ứng sử trong Công ty mà em kiến tập.

2. Mục tiêu kiến tập

Vận dụng một phần kiến thức đã học để tập sự giải quyết các vấn đề phát sinh từ
thực tiễn. Quan sát và học hỏi từ các mối quan hệ kinh tế - xã hội để chuẩn bị cho sự
độc lập làm việc của em sau khi ra trường. Hình thành được kỹ năng tự nghiên cứu, kỹ
7


năng giao tiếp cũng như kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống phát sinh trong
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Giúp em nhận thức đầy đủ vai trò của người
quản trị, nắm được quy trình công việc cũng như bổ sung kiến thức thực tế cho cơ sở lý
luận đã được học ở trường làm nền tảng vững chắc cho công việc sau này.
3. Phạm vi kiến tập

Phòng xuất nhập khẩu của Công Ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp.
4. Phương pháp tiếp cận công việc

Em chủ động tìm hiểu các quy trình làm việc, quan sát các hoạt động của các bộ
phận và thu thập thông tin liên quan tại Phòng xuất nhập khẩu của Công Ty Cổ Phần
ARTEX Đồng Tháp. Chủ động hỏi trực tiếp các anh chị làm việc về công việc của
mình, chuẩn bị sẵn các câu hỏi và ghi ra giấy trước khi hỏi các anh chị để tiết kiệm
thời gian và hỏi được nhiều vấn đề hơn sau đó tập hợp các ý kiến trả lời làm cơ sở cho
việc viết báo cáo. Tham gia trực tiếp vào công việc của bộ phận trong phòng xuất nhập
khẩu bằng cách chuẩn bị sẵn bảng câu hỏi có liên quan đến công việc. Cuối cùng thu
thập các mẫu biểu, tài liệu có chữ ký và dấu xác nhận của đơn vị để đảm bảo tính pháp
lý của số liệu trong báo cáo kiến tập.
5. Bố cục bài kiến tập

Chương 1. Tổng quan về đơn vị kiến tập
1.1. Khái quát về doanh nghiệp

1.1.1. Thông tin chung
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
1.1.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp
1.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
1.1.4.2. Nhiệm vụ của các phòng ban trong Công Ty Cổ Phần ARTEX Đồng
Tháp.
1.2. Thông tin về tình hình hoạt động doanh nghiệp
Chương 2. Thực trạng tổ chức tại phòng xuất nhập khẩu của Công ty ARTEX
Đồng Tháp
8


2.1. Giới thiệu phòng xuất nhập khẩu của Công ty ARTEX Đồng Tháp
2.1.1. Sơ đồ tổ chức phòng xuất nhập khẩu
2.1.2. Nhiệm vụ từng vị trí trong phòng xuất nhập khẩu
2.1.3. Mối quan hệ tác nghiệp của bộ phận với các bộ phận khác trong Doanh
nghiệp
2.2. Tổ chức công việc tại phòng xuất nhập khẩu
2.2.1 Bố trí mặt bằng
2.2.2 Bố trí nguồn nhân lực
2.2.3 Quy trình làm việc của một nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu
Chương 3. Tổng kết quá trình kiến tập
3.1 Nhận xét về Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp
3.2 Nhận xét phòng xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp
3.3 Bài học kinh nghiệm của bản thân

9

Chương 1. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ KIẾN TẬP
1.1. Khái quát về doanh nghiệp
1.1.1. Thông tin chung
Tên : Công Ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp.
Logo:

Loại hình kinh tế: Công ty Cổ Phần.
Loại hình tổ chức: Tổ chức kinh tế SXKD dịch vụ, hàng hoá.
Đại diện pháp luật: Phạm Thị Thanh Yến.
Vốn điều lệ: 15.000.000.000 đồng
Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng
Số cổ phần: 1.500.000 cổ phần.
Giấy phép kinh doanh: 21/10/2014, thay đổi lần 1 ngày 17/11/2017.
Ngày thành lập Công ty: 21/10/2014
Ngành nghề chính: Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre,
nứa, rơm, rạ và vật liệu tết bện.
Thị trường: Trong và ngoài nước
MST : 1401987459 cấp ngày 21/01/2014 cơ quan Thuế đang quản lý là Cục
Thuế Tỉnh Đồng Tháp.
Địa chỉ : Cụm Công Nghiệp Mỹ Hiệp, Xã Mỹ Hiệp, Huyện Cao Lãnh, Tỉnh
Đồng Tháp.
SDT : 0274.6511.961.
Email :
10


Wed : www.hhh.vn
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Được thành lập vào năm 2005, với nỗ lực vô tận của nó qua nhiều năm, Artex
Đồng Tháp là một trong những nhà sản xuất thủ công mỹ nghệ của Việt Nam được làm

bằng lục bình, mây, tre, cỏ biển và lá cọ.
Từ khi thành lập, công ty đã xác định sứ mệnh của mình là cầu nối mang đến
những sản phẩm đặc biệt trên toàn thế giới được các nghệ nhân khéo léo thực hiện và
công ty đã giúp tạo ra hàng ngàn nông dân ở các làng nghèo trên cả nước. Công ty
không ngừng nỗ lực nâng cao chất lượng sản phẩm và nâng cao dịch vụ; đặc biệt là
hình thành một nhóm các nhà thiết kế bắt kịp và theo xu hướng thị trường để đáp ứng
nhu cầu của khách hàng.
1.1.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Với nhiều năm phấn đấu, Artex Đồng Tháp tự hào là sự lựa chọn của
khách hàng quốc tế. Sản phẩm đã có mặt trong chuỗi cửa hàng bán lẻ lớn nhất thế giới:
Kolh's, Ross Store, Home Dood, Winner, Fallabela ở Mỹ, Dunelm, Pocco, Edelman,
Aldi ở châu Âu, Komeri, Chidori, Nitori ở châu Á. Doanh thu hàng năm của công ty là
5,65 triệu USD, làm cho Artex Đồng Tháp trở thành một trong 5 nước xuất khẩu hàng
thủ công mỹ nghệ lớn nhất, cho thấy niềm tin của khách hàng vào Artex Đồng Tháp.
Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ và vật liệu
tết bện như: đối với lục bình thì có giỏ lục bình đựng nước, khay lục bình đựng nước,
kệ, chậu, Lục Bình Trộn Gố, Tủ, Pet giỏ, các sản phẩm từ tre, mây như giỏ, khay, …
Với hơn 100 công nhân làm việc toàn thời gian và 1.500 thợ dệt có thể theo mùa
tại các nhà máy, các cơ sở có thể sản xuất tới 80 x 40'HC hàng thủ công mỹ nghệ mỗi
tháng.
Một showroom 2 tầng với 700 m2 được lấp đầy với 1145 mẫu đặc biệt. Ở đây có
thể xem vẻ đẹp của sản phẩm với nhiều kiểu dáng và kích cỡ, phù hợp với nhiều mục
đích: giỏ lưu trữ và giặt ủi, trang trí nội thất, chậu trồng, kệ tạp chí, kệ và tủ ...
11


1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp
1.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty ARTEX Đồng Tháp

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG MARKETING
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾPHÒNG
TOÁN XUẤT NHẬP
PHÒNG
KHẨU NGHIÊN CỨU & PHÁT TRIỂN

Sơ đồ 1.1.4.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty ARTEX Đồng Tháp
1.1.4.2. Nhiệm vụ của các phòng ban trong Công Ty Cổ Phần ARTEX Đồng
Tháp.
-

Đại hội cổ đông:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Cổ Phần

ARTEX Đồng Tháp , họ có quyền quyết định những vẫn đề thuộc nhiệm vụ và quyền
hạn được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định.
-

Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Công ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp,

có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích,
quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

12


Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát
nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty.
-

Ban kiểm soát:
Ban kiểm soát là cơ quan kiểm tra, giám sát toàn diện mọi hoạt động của Công

ty theo quy định tại Điều 123 Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005
của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Ban kiểm soát thẩm định báo
cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính
khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu
của cổ đông lớn. Ban kiểm soát báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung
thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ
thống kiểm soát nội bộ.
-

Ban giám đốc:
Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty trước Hội đồng thành viên

và pháp luật hiện hành.
Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại của Công Ty.
Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của Công
ty.
Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động kinh doanh của Công Ty.
Đề xuất các chiến lược kinh doanh, đầu tư cho Hội đồng thành viên.
Phát triển thị trường trong cả nước.
Trực tiếp ký các Hợp đồng kinh tế.

Quyết định giá đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh.
Quyết định ngân sách hoạt động trong Công Ty theo kế hoạch phát triển do Hội
đồng thành viên phê duyệt.
Quyết định các chỉ tiêu về tài chính, ký các phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các
chức danh do HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong Công ty kể
cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám Đốc.
-

Phòng kinh doanh:
Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh
Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm
13


Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác
nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh
Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết
Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD
Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và
cách hợp tác với các khách hàng.
Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh
Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho các sản phẩm theo từng giai đoạn
và đối tượng khách hàng.
Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu.
- Phòng Marketing:
Chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động hàng ngày của phòng
Marketing, bao gồm các công tác nghiên cứu và tổng hợp từ các nguồn thông tin thị

trường.
Lập kế hoạch marketing, nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó, đề xuất kế hoạch
hành động cho từng giai đoạn phát triển.
Đề xuất chiến lược marketing sản phẩm bao gồm các kế hoạch hành động cụ
thể, ngân sách thực thi,…vv
Phối hợp và hỗ trợ Phòng kinh doanh trong quá trình làm việc nhằm thúc đẩy
hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Thực hiện các chiến lược quảng cáo và truyền thông để quảng bá hoạt động của
công ty cũng như cung cấp và định hướng thông tin cho công chúng
Xây dựng và tổ chức các sự kiện thu hút sự chú ý của khách hàng, đối tác và
cộng đồng;
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan truyền thông, báo chí tạo hình
ảnh đẹp của công ty trước công chúng để đảm bảo hình ảnh Công ty được thể hiện một
cách tốt nhất trước công chúng.
Xây dựng, duy trì và phát triển văn hóa công ty, xây dựng phong trào tập thể
nhằm nâng cao tinh thần sáng tạo, đoàn kết và chia sẻ của toàn bộ các thành viên trong
công ty.
- Phòng tài chính kế toán:
Là bộ phận giúp việc Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán- Tín dụng
trong toàn Công ty, giúp Giám đốc kiểm tra, kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động

14


kinh tế, tài chính trong Công ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước
và Công ty cổ phần.
Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo thực hiện kế
hoạch tháng, quý, năm. Huy động vốn trung, dài hạn, huy động kịp thời các nguồn vốn
sẵn có vào hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch tạo lập và sử dụng các nguồn tài
chính có hiệu quả, đảm bảo tăng cường tiết kiệm trong chi phí hạ giá thành, tăng nhanh

tích lũy nội bộ. Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, tổ chức thanh toán tiền kinh doanh,
thu hồi công nợ.
Căn cứ vào chế độ của Nhà nước và quy định của ngành, Công ty để kiểm tra
việc sử dụng tài sản, tiền vốn, kiểm tra việc chấp hành các quy định về dự toán, định
mức chi phí trong sản xuất kinh doanh. Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng cơ
bản và tổ chức thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành.
Căn cứ vào kế hoạch SXKD, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản để xây dựng kế
hoạch dụng trung và dài hạn. Kiểm tra việc sử dụng các nguồn vốn ở các đơn vị trực
thuộc. Tham gia đàm phán, dự thảo các hợp đồng của Công ty và hướng dẫn kiểm tra
các đơn vị trực thuộc trong công tác ký kết các hợp đồng kinh tế. Xây dựng và tổ chức
thực hiện kế hoạch trả nợ, thu nợ vay trung và dài hạn.
Tổ chức bộ máy kế toán: căn cứ vào đặc điểm SXKD của Công ty để lựa chọn
hình thức tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán) phù hợp và tổ chức bộ máy kế toán
hợp lý. Tổ chức công tác kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi
chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
Tổ chức hướng dẫn và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức việc ghi
chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
Thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý của
Công ty và từng đơn vị phù hợp.
Công tác kiểm tra tài chính, phân tích hoạt động kinh tế: thông qua báo cáo tài
chính và theo dõi tình hình quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị trực thuộc đề xuất tổ chức
15


kiểm tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, tín
dụng từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc sau đó kiểm tra tính trung thực của báo cáo
kế toán và quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc trong Công ty.
Công tác xây dựng, phổ biến chế độ kế toán, tổ chức đào tạo bồi dưỡng đội ngũ
cán bộ kế toán: phổ biến, hướng dẫn kịp thời các quy định,chế độ của Nhà nước trong
lĩnh vực Tài chính -Tín dụng - Kế toán và chính sách thuế. Dự thảo và xây dựng các

quy chế về Tài chính -Tín dụng - Kế toán áp dụng trong toàn Công ty. Tổ chức bồi
dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ nghiệp vụ làm công tác tài chính kế toán.
-

Phòng xuất nhập khẩu:
Có chức năng tham mưu cho Ban lãnh Công ty trong việc thực hiện kinh doanh

xuất nhập khẩu cao su theo kế hoạch được giao. Nghiên cứu tình hình về cung cầu, giá
cả các sản phẩm mủ cao su trên thị trường trong và ngoài nước để xây dựng chiến lược
phát triển kinh doanh xuất nhập khẩu các sản phẩm đồ thủ công mỹ nghệ. Tham mưu
trong việc thực hiện thu mua các nguyên liệu đầu vào.
Xây dựng chiến lược phát triển trung hạn, dài hạn trong lĩnh vực tiêu thụ sản
phẩm của Công ty, các phương án tổ chức quản lý kinh doanh, xuất nhập khẩu nguyên
liệu của toàn Công ty và theo dõi việc thực hiện các phương án khi được lãnh đạo
Công ty phê duyệt.
Tham mưu khai tác và xây dựng thị trường xuất nhập khẩu sản phẩm ổn định,
lâu dài nhằm đảm bào yêu cầu têu thụ hết sản phẩm của Công ty. Nghiên cứu thị
trường giá cả, kịp thời nắm bắt các thông tin diễn biến về thị trường giá cả trong và
ngoài nước, tham mưu cho lãnh đạo Công ty về thị trường, về khách hang và giá bán,
giá thu mua phù hợp với từng thời điểm.
Nghiên cứu về cung cầu, thị hiếu của thị trường, tham mưu trong việc đa dạng
hóa các sản phẩm để nâng cao khả năng tiêu thụ, đem hiệu quả kinh tế cao.
Thực hiện tiếp thị, quảng cáo với khách hàng, tham gia hội nghị, hội họp về lĩnh
vực tiêu thụ, triễn lãm hội chợ, giới thiệu sản phẩm ở trong và ngoài nước và các biện
pháp thúc đẩy bán hàng. Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, xuất nhập khẩu sản phẩm của
Công ty với số lượng sản phẩm, giá cả … đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ của Công ty tham mưu xây dựng kế hoạch
giá thành sản phẩm và đề ra các giải pháp trong thực hiện chiến lược tiêu thụ sản phẩm
16

để góp phần hạ giá thành. Không những thế Công ty còn phối hợp với các phòng
nghiệp vụ của Công ty và các Xí nghiệp, các đơn vị kinh doanh hộ gia đình để thực
hiện nhiệm vụ cùng tổ chức kiểm tra, kiểm soát việc thu mua nguyên liệu.
Thực hiện Nhập khẩu các mặt hàng khác phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh
doanh của Công ty. Và cuối cùng là thực hiện chức năng nhiệm vụ khác do Tổng giám
đốc phân công.
- Phòng nghiên cứu và phát triển thị trường:
Phòng nghiên cứu và phát triển của Công ty Artex Đồng Tháp thực hiện việc
nghiên cứu, phát triển công nghệ, thực nghiệm các sản phẩm khoa học và công nghệ đã
được nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ mới vào quy trình sản xuất thực tế.
Phòng có chức năng tham mưu, tư vấn và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc
về các hoạt động nghiên cứu, chuyển giao công nghệ, quyền sở hữu trí tuệ,...và tìm
kiếm, xây dựng, quản lý các dự án đầu tư từ nguồn vốn của các doanh nghiệp.
Đối với chức năng nghiên cứu: Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm là nơi
tổ chức hoạt động nghiên cứu và triển khai các công nghệ đã được giao phục vụ cho
quá trình vận hành và sản xuất sản phẩm.
Đối với chức năng sản xuất kinh doanh: Phòng nghiên cứu và phát triển sản
phẩm là đầu mối hợp tác liên kết tìm ra thị trường kinh doanh các kết quả nghiên cứu
và phát triển, các ứng dụng công nghệ với các doanh nghiệp trong và ngoài nước theo
phương thức sản xuất sản phẩm công nghệ ở dạng thử nghiệm, qui mô nhỏ để thăm dò
thị trường và chuyển giao cho các doanh nghiệp thực hiện.
Bên cạnh đó, Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm còn tiến hành các hợp
tác liên kết nghiên cứu khoa học công nghệ với các doanh nghiệp nhằm theo kịp bước
tiến và những nhu cầu mới của thị trường và các doanh nghiệp trong nước.
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm còn thực hiện các đơn đặt hàng nghiên
cứu, triển khai thử nghiệm sản phẩm các đề tài khoa học ứng dụng công nghệ. Phòng
nghiên cứu và phát triển sản phẩm tham gia đào tạo đội ngũ chuyên viên khoa học và
công nghệ qua thực tiễn triển khai nhằm phục vụ cho nghiên cứu, thiết kế, sản xuất,
phục vụ cho ứng dụng, chuyển giao công nghệ cho các tổ chức và cá nhân có nhu cầu;

trước tiên là các nhà đầu tư trong nước.
17


1.2. Thông tin về tình hình hoạt động doanh nghiệp
Công ty 100% xuất khẩu sang thị trường Châu Âu, Mỹ, Nhật, Trung Quốc và
hoạt động trong nước rất hiệu quả. Công ty cũng đã thành lập hơn 10 năm và đã có
lượng khách hàng ổn định, chỉ cần chú tâm vào chăm sóc các khách hàng hiện có xử lý
đơn hàng của khách, công ty không áp doanh số hay áp số lượng khách hàng tìm kiếm.
Công ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp có gần 10 năm trên thị trường, chuyên về
xuất khẩu mặt hàng handmade. Là doanh nghiệp sản xuất trực tiếp và xuất khẩu có uy
tín cao trên thị trường quốc tế. Thị trường chính của Công ty Cổ Phần ARTEX Đồng
Tháp là: EU, US, Japan,… Kim ngạch xuất khẩu năm 2013 là 5.8 triệu USD.

Quy mô công ty:
Công ty có 1 showroom (700m2), 2 văn phòng (Miền Bắc và Miền Nam) với 3
nhà máy và 1 công ty con.
Nhà máy tại Đồng Tháp: là nơi sản xuất ngành hàng thủ công mỹ nghệ bảo đảm
tuân thủ các quy trình nghiêm ngặt đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của Châu Âu,
bảo đảm tiến độ theo yêu cầu của khách hàng. Các công đoạn sản xuất, xử lý hàng hoá,
đóng gói, được đặt dưới các quy trình kiểm soát nghiêm ngặt của nhà máy được thực
hiện bởi đội ngũ công nhân lành nghề được đào tạo theo quy chuẩn của nhà máy. Nhà
máy có vai trò phát triển và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự của nhà máy là một
trong những mục tiêu hàng đầu của Công ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp.
Nhân viên: Hệ thống công ty có 5 phòng ban: Marketing, hành chính, tài chính
kế toán, phòng xuất nhập khẩu và phòng nhiên cứu & phát triển. Nhà máy với 40 nhân
viên văn phòng, 70 công nhân kho hàng và hơn 1000 thợ gia công.
Giá trị cốt lõi của công ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp là sản xuất những mặt
hàng có chất lượng cao, mẫu đa dạng, hiện đại (hơn 2000 mẫu), mang lại sự hài lòng
cho khách hàng. Về chính sách Nhân sự, công ty Cổ Phần ARTEX Đồng Tháp tạo ra

18


một sân chơi bình đẳng, minh bạch, cạnh tranh tạo cơ hội phát triển thử thách cho tất
cả ứng viên có tham vọng, nhiệt huyết, khát khao chứng tỏ năng lực bản thân.
Không ngừng phấn đấu và phát triển, Công ty Cổ phần ARTEX Đồng Tháp đã
đề ra những định hướng phát triển, những chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu qua
đó xây dựng một hệ thống Công ty lớn mạnh củng như phát triển hơn nữa trong nền
kinh tế thị trường đang ngày một cạnh tranh hiện nay.
Để biết rỏ tình hình phấn đấu củng như phát triển của Công ty Cổ Phần ARTEX
Đồng Tháp ta xem kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ARTEX Đồng Tháp năm
2017 được thể hiện ở bảng sau:

19


Đơn vị: Đồng
STT

Chỉ tiêu

Số tiền

1

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

95.476.033.498

2

Các khoản giảm trừ doanh thu

0

3

Doanh thu hoạt động tài chính

301.884.221

4

Chi phí sản xuất và kinh doanh hàng hóa

95.043.531.687

5

Chi phí tài chính

544.943.813

6

Lợi nhuận thuần

189.442.219

7

Thu nhập khác

3.420.953

8

Chi phí khác

719

9

Lợi nhuận khác

3.420.234

10

Tổng lợi nhuận trước thuế

192.862.453

20


Bảng 1.2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ARTEX Đồng Tháp năm
2017.Chương2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TẠI PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ARTEX ĐỒNG THÁP
2.1. Giới thiệu phòng xuất nhập khẩu của Công ty ARTEX Đồng Tháp

2.1.1. Sơ đồ tổ chức phòng xuất nhập khẩu.

TRƯỞNG PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU

PHÓ PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU

NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ

NHÂN VIÊN TỔNG HỢP

NHÂN VIÊN NHÃN MÁC

Sơ đồ 2.1.1: Sơ đồ tổ chức phòng xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần ARTEX Đồng
Tháp
2.1.2. Nhiệm vụ từng vị trí trong phòng xuất nhập khẩu.
Trưởng phòng xuất nhập khẩu:
Quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng Xuất nhập khẩu và chịu trách
nhiệm trước Giám đốc trong phạm vi công việc phụ trách, bao gồm:
- Xây dựng quy trình mua hàng trong và ngoài nước; quy trình giao nhận và xuất,
nhập hàng hóa;

21


- Xây dựng và triển khai kế hoạch công việc của Phòng, phân công công việc, đào
tạo nhân viên, quản lý và giám sát công việc, đánh giá hiệu quả công việc của nhân
viên.
- Xây dựng phương án, liên hệ với các nhà cung cấp mới, duy trì, phát triển quan
hệ đối với nhà cung cấp truyền thống.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ XNK thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký

kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp...
Hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa như: Hợp đồng mua
bán, bộ chứng từ vận chuyển, bộ chứng từ xuất nhập khẩu, các thủ tục thanh toán, các
thủ tục giao nhận hàng hóa. Kết hợp cùng với kế toán, thực hiện các hoạt động mở
L/C, làm các bảo lãnh ngân hàng. Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập
khẩu, xuất khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan
hàng hóa.
Quản lý, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng. Phối hợp với các bộ phận có liên quan
để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng. Thực hiện việc tìm kiếm
khách hàng mới, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu theo chiến lược công ty đã đề ra.
Phó phòng xuất nhập khẩu:
Cùng với Trưởng phòng quản lý và thực hiện các công việc liên quan đến xuất
nhập khẩu của Công ty. Cụ thể là: Liên hệ book container, quản lý và kiểm soát chặt
chẽ khai báo, làm thủ tục hải quan cho cả xuất và nhập hàng, liên hệ với khách hàng và
giải quyết các sự cố liên quan đến hàng hóa khi có sự cố ngoài mong đợi.
Ngoài ra phó phòng của công ty còn làm nhiệm vụ tính toán giá thành dịch vụ sản
phẩm khi đặt hàng, phát triển mối quan hệ với nhà sản xuất, qua đó hoàn thiện thủ tục
hồ sơ xuất nhập khẩu, hợp đồng và các tài liệu chứng từ cần có.
Nhân viên chứng từ:

22


Đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối vì mọi sai lầm đều phải trả giá bằng tiền. Cần
biết rõ quyền hạn và trách nhiệm công việc của mình vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tiến
độ công việc của tất cả mọi người sau này.
Về Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu vị trí này cũng không đòi hỏi quá cao. Nhân viên
Chứng từ chỉ cần theo yêu cầu của các bộ phận khác hoặc của khách hàng soạn thảo
các bộ chứng từ để phục vụ các thủ tục hành chính và Thông quan cụ thể là:
- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và xắp

xếp theo tiến độ của công việc.
- Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice,đơn đặt hàng ( P/O), Packing list,
lệnh giao hàng (D/O)…
- Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫu kiểm
định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đăc biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách
hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết
- Làm House Bill, Hoặc Texlex Relase trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra
làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ
sinh, vận chuyện cont…
- Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T,
D/A …
- Lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho những khách hàng tiếp
theo, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng,
giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe
vận tải, kho bãi….
- Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả
những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm
tiến độ công việc.
Nhân viên tổng hợp:
23


Là một trí trong phòng xuất nhập khẩu của công ty thì nhiệm vụ chính yêu cầu
thu thập các giấy tờ, các hợp đồng của nhân viên chứng từ chuyển qua, cùng các nhãn
mác liên quan đến sản phẩm của nhân viên nhãn mác, sau đó tổng hợp lại một lần nữa
rồi chuyển lên cho phó phòng xuất nhập khẩu tham mưu.
Nếu có vấn đề sai sót từ nhân viên nhãn mác và nhân viên chứng từ thì yêu cầu
xem xét, kiểm tra và chỉnh sửa bổ xung, nhân viên tổng hợp còn làm công việc liên kết
những vấn đề của phòng xuất nhập khẩu với các phòng ban khác trong công ty.
Nhân viên nhãn mác:

Có nhiệm vụ theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng qua đó thiết kế, in ấn các
nhãn mác liên quan đến sản phẩm. Trực tiếp dán các nhãn này lên sản phẩm và theo dõi
trong quá trình vận chuyển.
Việc thiết kế nhãn cho sản phẩm là rất quan trọng đòi hỏi tính kỷ luật, sáng tạo
cao để đưa ra sản phẩm tốt cho khách hàng. Một sản phẩm tốt cũng phải có nhãn mác
tốt và nhãn mác tốt thì phải có một nhân viên nhãn mác tốt và ở đây nhân viên của
phòng xuất nhập khẩu dù chỉ là nhân viên nhãn mác nhưng vẫn rất giỏi và thể hiện tốt
năng lực của mình.
2.1.3. Mối quan hệ tác nghiệp của phòng xuất nhập khẩu với các phòng ban khác
khác trong Công ty Cổ phần Artex Đồng Tháp.
Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của mình ,các bộ phận phòng ban của
công ty có mối quan hệ rất chặt chẽ và gắn bó với nhau. Mặc dù mỗi bộ phận có chức
năng và nhiệm vụ riêng biệt nhưng việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận này lại hỗ trợ
đắc lực cho việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận khác và Công ty Artex cũng vậy,
phòng xuất nhập khẩu cũng có mối quan hệ tác nghiệp với các phòng ban khác vô cùng
qua trọng.Cụ thể là:
Gián đốc là nhà quản trị cao nhất của doanh nghiệp, thực hiện việc quản lý, giám
sát tổng quát tình hình thực hiện và kết quả hoạt đông của các phòng ban: phòng kinh

24


doanh, phòng marketing, phòng tài chính kế toán, phòng xuất nhập khẩu, phòng nghiên
cứu & thị trường.
Phòng xuất nhập khẩu cung cấp kịp thời các thông tin mua bán , xuất nhập khẩu
trong kì kinh doanh cho phòng kế toán để phòng kế toán có số liệu hạch toán, thống kê
tình hình tài chính của công ty.
Phòng tài chính kế toán thực hiện các nghiệp vụ về tình hình tài chính sau đó
cung cấp lại số liệu cho phòng xuất nhập khẩu để phòng xuất nhập khẩu thực hiện quá
trình mua bán, có kế hoạch xuất nhập khẩu phù hợp trong kì tiếp theo. Thực hiện cung

cấp các báo cáo tài chính cho giám đốc để giám đốc có thể nắm được tình hình tài
chính của doanh nghiệp từ đó có các quyết định kinh doanh phù hợp
Phòng kinh doanh là bộ phận thông suốt toàn bộ hoạt động của công ty. Liên
quan đến tất cả các phòng ban. Là cấu nối liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp và giữa
doanh nghiệp với bên ngoài.
Phòng marketing cùng với phòng xuất nhập khẩu quảng cáo sản phẩm, tìm kiếm
đối tác từ marketing sau đó chuyển danh sách khách hàng qua phòng xuất nhập khẩu sử
lý và tiến hành bán hàng,
Phòng nghiên cứu & phát triển thị trường cung cấp số liệu cho phòng marketing
và phòng xuất nhập khẩu nhằm hổ trợ cách thức đưa ra sản phẩm mới theo từng phân
khúc nhằm đưa đến khách hàng sản phẩm tốt nhất.
Các phòng ban trong công ty Cổ phần Artex Đông Tháp luôn luôn đoàn kết cùng
hổ trợ nhau phát triển, mỗi phòng ban làm tốt thôi chưa đủ phải tạo nên một tập thể
đoàn kế thì mới tạo nên một công ty vững mạnh và đều đó thể hiện ở tinh thần làm việc
tạo ra năng suất cho công ty.
2.2. Tổ chức công việc tại phòng xuất nhập khẩu
2.2.1 Bố trí mặt bằng
25