Khảo sát phân tích hệ thống quản lý tiền mặt của doanh nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới thầy giáo Hoàng Hữu Xanh đã tận tình
hướng dẫn em trong xuốt quá trình thực hiện và hoàn thành đồ án. Em xin gửi
lời biết ơn tới các thầy cô giảng dạy em trong xuốt quá trình học tập và
nghiêm cứu. Em xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ đang công tác tại Phòng Kế
toán, Tin học, Văn Phòng của công ty TNHH tiếp vận xuyên Thái Bình Dương
đã chỉ bảo, hướng dẫn và tạo điều kiện cho em trong suốt quá trình thực tập.

Nguyễn Thanh Hùng

Page


CHƯƠNG I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT
1.1. Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Ngày nay ứng dụng của tin học đã mở rộng ra tất cả các lính vực và trong đó
không thể thiếu lĩnh vực quản lý sản xuất. Một trong lĩnh vực yêu cầu hệ
thống thông tin vô cùng lớn với quan hệ vô cùng phức tạp. Nếu không có
những cách tiếp cận thích hợp việc xây dựng một hệ thống như vậy mang rất
nhiều rủi ro dẫn đến thất bại. Để hiểu hơn về hệ thống thông tin quản lý chúng
ta cần biết đến 1 số khái niệm sau.
1.1.1. Thông tin là sự phản ánh thành tri thức mới của chủ thể nhận phản ánh
về đối tượng được phản ánh.
Phản ánh
Đối tượng

Chủ thể

Tri thức hóa

1.1.2. Hệ thống thông tin
1.1.2.1.
Khái niệm
Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm
nhiệm vụ thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ việc
ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đường lối và kiểm soát các
hoạt động trong tổ chức.
1.1.2.2.

Đặc điểm của hệ thống bao gồm:

•

Thành phần ( Component)

•

Liên hệ giữa các thành phần

•

Ranh giới (boundary)

•

Mục đích (Purpose)

•

Môi trường ( Environment)

•

Giao diện(Interface)
Nguyễn Thanh Hùng

Page


•

Đầu vào(Inputs)

•

Đầu ra(Outputs)

•

Ràng buộc(Constraints)
1.1.2.3.

Các thành phần cấu thành hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là sự kết hợp hài hòa của các thành phần
•

Phần cứng

•

Phần mềm

•

Các hệ mạng

•

Dữ liệu

•

Con người trong hệ thống thông tin
Từ đó tạo lên một bộ máy hoạt động đưa ra được các thông tin hữu ích cho
các quyết định của doanh nghiệp.
1.1.2.4. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức:
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra



Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction



Processing System)
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch
mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người
cho vay và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống này có
nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ

chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp.
Ví dụ: Hệ thống trả lương, lập hóa đơn đặt hàng, theo dõi khách hàng, theo
dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên….Chúng đều là các hệ
thống TPS.
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information


System)

Nguyễn Thanh Hùng

Page


Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt
động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lược. Chúng ta dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu tạo ra bởi các
hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung,
chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Ví dụ: Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chỉ tiêu, theo dõi năng
suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….Chúng đều
là các hệ thống MIS.
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support


System)

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt
động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy
trình được tạo thành từ ba giai đoạn. Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá

các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Một hệ thống trợ giúp
ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định
rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả
năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây
là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và
xử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.


Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí
tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học nhưng tri thức
của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình
thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ
thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối ngoại trợ giúp ra
quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống
trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng
kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là các kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí
tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng.
Nguyễn Thanh Hùng

Page


Phân loại theo cấp quản lý
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và
trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ
như sau:
Tài chính
chiến lược

Marketing
chiến lược

Nhân lực
chiến lược

Tài chính Marketing Nhân lực
chiến
chiến thuật chiến thuật
thuật
Tài chính Marketing Nhân lực
tác nghiệp tác nghiệp tác nghiệp

Kinh doanh và
sản xuất chiến
lược
Kinh doanh và
sản xuất chiến
thuật
Kinh doanh và
sản xuất tác
nghiệp

Hệ thống thông
tin văn phòng

1.1.2.5.
Các phương pháp thiết kế và phát triển hệ thống thông tin
1.1.2.5.1. Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển(thiết kế phi cấu trúc)
Đặc điểm:

-Gồm các pha (phase):- Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm
thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống.
-Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo
hướng “bottom-up”(từ dưới lên) và nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này
đến pha khác.

Nguyễn Thanh Hùng

Page


Khảo sát

Yêu cầu người dùng

Phân tích

Thiết kế sơ bộ

Nghiên cứu phần cứng

Thiết kế
Đặc tả chương trình
Viết lệnh

Kiểm thử đơn vị
Các mô đun đã kiểm thử
Kiểm thử hệ con

Kiểm thử hệ thông

Hình 1:Các pha thực hiện của phương pháp cổ điển
Nhược điểm : - Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp.
Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test) nếu có lỗi nào đó xuất hiện trong giai
đoạn cuối pha kiểm thử. Lúc đó, tùy theo mức độ nghiêm trọng của lỗi, có thể
buộc sửa đổi hàng loạt các modun. Khi một lỗi được phát hiện, khó đoán được
là modun nào chứa lỗi.
-Vì thực hiện nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc
pha, người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa. Nếu pha trước còn
Nguyễn Thanh Hùng

Page


lỗi thì pha sau tiếp tục phải chịu ảnh hưởng của lỗi đó. Mặt khác hầu hết các
dự án đều tuân thủ một kế hoạch chung đã ấn định từ trước => kết quả khó mà
được như ý với một thời gian quy định.
1.1.2.5.2. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc
Đặc điểm:
Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được
thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top-down”. Nghĩa là các modun mức
cao được viết lệnh và kiểm thử trước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp
hơn. Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc.
Nhược điểm:
Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và
cả hai chẳng có liên hệ nào với người sử dụng => Quá trình phân tích và
thiết kế gần như là tách ra thành hai pha độc lập.
1.1.2.5.3. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc
Đặc điểm
- Phương pháp này bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết

kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục,
biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt.
- Các hoạt động có thể thực hiện song song. Chính khía cạnh không
tuần tự này mà thuật ngữ “pha” được thay thế bởi thuật ngữ “hoạt động”
(“pha” chỉ một khoảng thời gian trong một dự án trong đó chỉ có một
hoạt động được tiến hành). Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi
phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó.
Một số phương pháp phân tích có cấu trúc:
Các phương pháp hướng chức năng
- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của
Mỹ dựa theo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống
con đơn giản hơn.

Nguyễn Thanh Hùng

Page


- Nó có hệ thống trợ giúp theo kiểu đồ hoạ để biểu diễn các hệ thống
và việc trao đổi thông tin giữa các hệ con. Kỹ thuật chủ yếu của SADT là
dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu (Data Dictionnary), ngôn ngữ
mô tả có cấu, ma trận chức năng. Nhưng SADT chưa quan tâm một cách
thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống.
- Phương pháp MERISE (MEthod pour Rassembler les Idees Sans
Effort) của Pháp dựa trên các mức bất biến (còn gọi là mức trừu tượng
hoá) của hệ thống thông tin như mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và
có sự kết hợp với mô hình.
- CASE (Computer-Aided System Engineering) - phương pháp phân
tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính.
Từ kinh nghiệm và nghiên cứu trong quá trình xây dựng hệ

thống, hang Oracle đã đưa ra một tiếp cận công nghệ mới - Phương pháp
luận phân tích và thiết kế hệ thống CASE*Method. Đây là một cách
tiếp cận theo hướng "topdown" và rất phù hợp với yêu cầu xây dựng một
hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại.
Các phương pháp hướng đối tượng
- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một
phương pháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực.
Những phương pháp này lại yêu cầu các phần mềm phải được mã hoá
bằng ngôn ngữ lập trình ADA. Do vậy phương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc
thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp.
- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô
hình hoá hệ thống thành các lớp.
Các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích và chia ra
cho các lớp của hệ thống. Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi
các thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra. Phương pháp RDD
hỗ trợ cho các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận
hướng đối tượng.
- Phương pháp OMT ( Object Modelling Technique) là một phương
pháp được xem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng.
Phương pháp này đã khắc phục được một số nhược điểm của các
phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước mắc phải.

Nguyễn Thanh Hùng

Page


Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các
bước phát triển hơn so với tiếp cận hướng chức năng. Nhưng trong thực tế
việc phân tích và thiết kế hệ thống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp

rất nhiều khó khăn vì chưa có nhiều các công cụ phát triển hỗ trợ cho việc
thiết kế hướng đối tượng. Chính vì vậy cách tiếp cận này vẫn chưa được phát
triển rộng rãi.
1.1.2.6. Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi
nhiều tác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau,
nhưng tựu trung lại các phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ
bản cho quá tŕnh phát triển dự án:
1.Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
2.Phân tích hệ thống : Phân tích các chức năng và dữ liệu của hệ thống cũ để đưa
ra mô tả của hệ thống mới.
3.Thiết kế hệ thống
4.Xây dựng hệ thống
1.1.3. Hệ thống thông tin quản lý (MIS)
1.1.3.1. Định nghĩa
Là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động
của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp
cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các
hoạt động của đơn vị.
1.1.3.2. Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý:
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm 4 hệ thống
con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên
cứu và hệ thống hỗ chợ quyết định.
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời,
nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử
dụng máy tính để cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin hàng ngày,
tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập thông tin lien quan đến một vấn
đề cụ thể đặt ra trước 1 tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là

Nguyễn Thanh Hùng

Page


có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình,
lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô
hình quyết định để hỗ chợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn
hơn.
1.1.3.3. Phân loại hệ thống thông tin quản lý:
Phân loại: Một tổ chức có thể chia làm nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần
một hệ thống thông tin quản lý của riêng mình. Một tổ chức điển hình có thể
có 4 cấp là: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong
một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp này. Các cấp có
thể có các bộ phận chung.
1.1.4. Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
Là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, nhằm thu
thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính.
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin
quản lý được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Nguyễn Thanh Hùng

Page 10


1.2. Giới thiệu chung về HTTT quản lý tiền mặt
1.2.1. Giới thiệu
1.2.1.1. Khái niệm

Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh
nghiệp, bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín
phiếu và ngân phiếu.
Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt nhất định tịa quỹ để
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của mình. Số tiền
thường xuyên tồn quỹ phải được tính toán hợp lý, mức tồn quỹ phụ thuộc vào
quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý tiền mặt là quá trình bao gồm quản lý lưu lượng tiền mặt tại quỹ,
kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp, bù đắp thâm hụt
ngân sách, giải quyết tình trạng thừa, thiếu tiền mặt trong ngắn hạn cũng như
dài hạn.
1.2.1.2. Các quy định chung
Khi hạch toán các loại tiền phải tuân thủ các quy định sau:
- Phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VNĐ) để ghi sổ
kế toán và lập báo cáo tài chính. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có
thể sử dụng đơn vị ngoại tệ để ghi sổ nhưng phải được sự đồng ý bằng văn bản
của Bộ Tài chính.
- Các Doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong hoạt động sản xuất kinh
doanh, phài qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam theo tỉ giá giao dịch thực tế
hoặc tỉ giá bình quân liên ngân hàng( gọi tắt là tỉ giá ngân hàng bình quân) do
ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải ra tiền theo giá thực tế
(giá hóa đơn hoặc giá thanh toán) để ghi sổ và theo dõi số lượng, trọng lượng,
qui cách phẩm chất và giá trị của từng loại.

Nguyễn Thanh Hùng

Page 11

1.2.2. Quy trình nghiệp vụ kế toán tiền mặt
1.2.2.1.

Kế toán tiền mặt tại quỹ

Tiền tại quỹ của Doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngân phiếu, ngoại
tệ, vàng, bạc, đá quí và kim khí quý đang nằm trong két của doanh nghiệp.
Các quy định về quản lý tiền mặt tại quỹ
Tiền mặt phải được bảo quản trong két an toàn, chống mất trộm, chống
cháy, chống mối xông.
Tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ bảo quản và trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ
thu, chi căn cứ vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Thũ quỹ do giám đốc chỉ định
và không được nhờ người khác làm thay.
Phải thường xuyên tiến hành kiểm quỹ với sự chứng kiến của kế toán
trưởng để phát hiện kịp thời khoản chênh lệch để có biện pháp xử lý; ngăn
chặn mọi hành vi biểu hiện tiêu cực xâm phạm tài sản của Doanh nghiệp.
Hàng ngày khi nhận được báo cáo quỹ kèm các chứng từ do thủ quỹ gửi
đến kế toán quỹ phải đối chiếu, kiểm tra số liệu trên từng chứng từ. Sau khi
kiểm tra xong kế toán lập định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản tiền
mặt
Nhiệm vụ của hạch toán tiền mặt tại quỹ
Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động quan trọng của các doanh
nghiệp. Nó vận động không ngừng, phức tạp và có tính lưu chuyển rất cao.
Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là điều kiện tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu
động, bảo vệ chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa hiện tượng lãng phí, tham ô…
Để quản lý tốt vốn bằng tiền kế toán thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động
của các loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt các loại vốn bằng
tiền thông qua ghi chép nhằm đảm bảo an toàn tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa
các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.

+ Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm
tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi
tiêu tiết kiệm có hiệu quả.

Nguyễn Thanh Hùng

Page 12


+ Tổ chức thực hiện các qui định về chứng từ và các thủ tục hạch toán vốn
bằng tiền.
Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ các nguyên tắc:
Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt
Nam (VNĐ)
Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam công bố tại thời điểm phát
sinh nghiệp vụ và được theo dõi chi tiểt riêng từng nguyên tệ trên tài khoản
007”ngoại tệ các loại”
Các loại vàng, bạc,đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại
thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất) ngoài ra phải theo dõi chi tiết
số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại.
Vào cuối mỗi kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo tỷ giá
thực tế.
Thủ tục kế toán
Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép
hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ thu, chi quỹ, tính ra số
tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng Vàng bạc, Đá quý nhận ký cược,ký quỹ phải
theo dõi riêng một sổ.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, kế toán căn cứ vào các chứng
từ (như hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tạm ứng,… để lập phiếu thu tiền
mặt hoặc hóa đơn mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán lương,

các hợp đồng kinh tế… để lập phiếu chi tiền mặt).
Hàng ngày thủ quỹ nhận được chứng từ thu chi tiền mặt, kiểm tra tính hợp
pháp hợp lý của chứng từ, yêu cầu người nộp hoặc nhận tiền ký tên vào phiếu,
khi thu tiền, chi tiền xong phải đóng dấu “đã thu”, “đã chi” vào chứng từ , cuối
ngày kiểm kê tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ
kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch phải kiểm tra và xác định nguyên nhân
kiến nghị biện pháp xử lý.
1.2.2.2. Hạch toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ
1.2.2.2.1. Nguyên tắc chế độ lưu thông tiền mặt
Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ của nhà
nước đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả 2 mặt thu và chi tập trung nguồn
Nguyễn Thanh Hùng

Page 13


tiền vào ngân hàng nhà nước nhằm đều hòa tiền tệ trong lưu thông, tránh lạm
phát và bội chi ngân sách nhà nước, kế toán thực hiện các nguyên tắc sau:
- Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách quản lý
tiền mặt. Các xí nghiệp cơ quan phải chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ thể
lệ quản lý tiền mặt của nhà nước.
Các xí nghiệp, các tổ chức kế toán và các cơ quan đều phải mở tài khoản tại
ngân hàng để gửi tiền nhàn rỗi vào ngân hàng để hoạt động.
Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn thu nhập nào đều phải nộp hết
vào ngân hàng trừ trường hợp ngân hàng cho phép tự chi như các đơn vị ở xa
ngân hàng nhất thiết phải thông qua thanh tóan ngân hàng. Nghiêm cấm các
đơn vị cho thuê, mượn tài khoản.
1.2.2.2.2. Chứng từ hạch toán tiền mặt
Các chứng từ dùng để hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm:

Phiếu thu ( Mẫu 01 -TT )

Nguyễn Thanh Hùng

Page 14


Nguyễn Thanh Hùng

Page 15


Phiếu chi ( Mẫu 02 -TT )

Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT)

Nguyễn Thanh Hùng

Page 16


Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẩu 04-TT)

Nguyễn Thanh Hùng

Page 17


Giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu 05 -TT )
Nguyễn Thanh Hùng

Page 18


Biên lai thu tiền ( Mẫu 06 -TT )

Nguyễn Thanh Hùng

Page 19


Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 08a - TT dùng cho tiền VN)

Nguyễn Thanh Hùng

Page 20


1.2.2.2.3. Mẫu sổ báo cáo
Kế toán vốn bằng tiền sử dụng các loại sổ sau:

Nguyễn Thanh Hùng

Page 21


Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt:

Nguyễn Thanh Hùng

Page 22


Nguyễn Thanh Hùng

Page 23


Nguyễn Thanh Hùng

Page 24


Nguyễn Thanh Hùng

Page 25