CƠ BẢN VỀ EXCEL ( T1 )

CƠ BẢN VỀ EXCEL
Với công việc văn phòng, hầu như không ai không biết đến bộ chương trình Microsoft
Word và Excel nổi tiếng của Microsoft, bộ chương trình này hiện gần như là một tiêu
chuẩn ở các văn phòng công ty, doanh nghiệp và cũng là tiêu chuẩn để các phần mềm văn
phòng ra đời sau nó phải “bắt chước” theo… Word và Excel cũng là 2 môn bạn cần nắm
vững để đạt được chứng chỉ A tin học. Tuy Microsoft đã phát hành Excel 2007 đã lâu
nhưng hiện nay người sử dụng Excel 2003 vẫn chiếm tỷ lệ cao hơn người dùng Excel 2007.
Do đó, trong khuôn khổ hạn chế của quyển sách này, người viết sẽ giúp bạn có cái nhìn
khái quát về chương trình Excel 2003 cũng như các hàm công thức thông dụng để phục vụ
cho công việc.
I. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN:
1. Mở / đóng / lưu chương trình:
a. Mở Excel
Để mở Excel bạn nhấp chuột để mở menu Start > chọn Programs > chọn Microsoft
Office > chọn Microsoft Office Excel 2003.
Khi đó cửa sổ Excel sẽ có hình dạng như sau:
Trong đó:
1- Tiêu đề của cửa sổ Excel, mặc định khi bạn mở Excel thì tài liệu có tên là Book1.
2- Thanh công cụ, chứa các công cụ để định dạng nội dung trong Excel.
3- Thanh Menu, cung cấp các menu xổ xuống với nhiều tùy chọn.
4- Vùng nội dung, nơi bạn nhập liệu, tính toán và trình bày bảng tính của mình.
5- Hộp Name, cho bạn biết chính xác tên của mỗi ô đang được chọn, tên của mỗi ô đều
tuân theo quy tắc dọc – ngang, tức là ô thuộc hàng dọc chữ gì và hàng ngang thứ mấy.
6- Thanh Formula: Khi bạn nhập nội dung vào ô, nội dung đó đồng thời cũng xuất hiện trên
thanh này.
7- Tab Sheet: Chứa các mẫu trang tính khác nhau, mặc định mỗi bảng tính Excel có 3 trang
tính, bạn có thể thêm hoặc bớt số trang này.
b. Thoát khỏi Excel
Excel có 2 tùy chọn: đóng bảng tính đang làm việc và thoát khỏi Excel
+ Để thoát khỏi bảng tính Excel bạn mở menu File > chọn Close hoặc nhấp vào dấu X màu
đen ở góc phải, phía dưới 3 nút công cụ tùy biến cửa sổ làm việc.

+ Để thoát khỏi chương trình Excel, bạn mở menu File > chọn Exit hay nhấn tổ hợp phím
Alt+F4 hoặc dùng chuột nhấp vào nút X màu đỏ ở góc trên, bên phải cửa sổ chương
trình
Ở cả 2 trường hợp trên nếu bạn đã thay đổi nội dung của trang tính thì một hộp thoại sẽ
hiện ra nhắc bạn lưu lại bảng tính, nếu chọn Yes thì hộp thoại Save sẽ hiện ra, bạn cần chỉ
rõ nơi cần lưu cũng như tên tập tin, chọn No nếu muốn bỏ qua, và Cancel để quay về màn
hình làm việc.
c. Lưu bảng tính:
Để lưu bảng tính thành một tập tin trên máy, bạn nhấp vào menu File > chọn Save, hoặc
dùng tổ hợp phím Ctrl + S trên bàn phím hay nhấp nút hình cái đĩa mềm trên thanh
công cụ, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện
Ở đây bạn chọn nơi cần lưu bằng cách nhấp vào nút mũi tên chỉ xuống trong khung Save
in, nếu bạn muốn tạo một thư mục mới thì bạn nhấp vào nút , hộp thoại New Folder sẽ
xuất hiện, bạn nhập tên thư mục cần tạo và nhấp OK
Trở về hộp thoại Save as bạn nhập tên của tập tin trong khung File name và nhấp Save.
Lưu ý: bạn cần nhớ rằng một tập tin Excel phiên bản sau có thể gặp trục trặc khi muốn xem
bằng chương trình Excel bản trước đó, ví dụ: tập tin lưu bằng Excel 2003 có thể gặp vấn đề
không mở được trên Excel 97, 2000. Để giải quyết vấn đề này, trong khi lưu bạn có thể
chọn lưu để tương thích với phiên bản Excel trước đó bằng cách chọn như hình.