Ứng dụng giải pháp ERP để xây dựng hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM

NGUYỄN TẤN LỘC

ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP ERP ĐỂ XÂY DỰNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI
CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP THU
MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI

Chuyên ngành: Hệ thống thông tin
Mã số: 60.48.01.04

TÓM TẮT
LUẬN VĂN THẠC SĨ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đà Nẵng – Năm 2017


Công trình được hoàn thành tại
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM

Người hướng dẫn khoa học: TS. Hoàng Thị Thanh Hà

Phản biện 1: TS. Nguyễn Trần Quốc Vinh
Phản biện 2: PGS. TS. Hoàng Quang

Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt
nghiệp thạc sĩ Hệ thống thông tin họp tại Đại học Đà Nẵng vào
ngày 07 tháng 01 năm 2017

Có thể tìm hiểu luận văn tại:
- Thư viện Trường Đại học Sư phạm, Đại học Đà Nẵng.


1
MỞ ĐẦU
Ngành cà phê được xem là sản phẩm chiến lược của Gia Lai nói
riêng, Tây Nguyên nói chung trong nhiều năm qua và trong thời gian
tới. Với diện tích gần 82 ngàn ha, mỗi năm, kim ngạch xuất khẩu cà
phê của Gia Lai mang lại khoảng 482 triệu USD kim ngạch xuất
khẩu cho toàn tỉnh.
Cùng với đó, hiện tại và trong nhiều năm tiếp theo, cây cà phê
vẫn giữ một vai trò hết sức quan trọng trong phát triển kinh tế của
Gia Lai, bởi ngành này đã tạo công ăn việc làm ổn định cho trên 200
ngàn người trực tiếp sản xuất và 100 ngàn người có liên quan đến cây
cà phê. Hơn thế, sản phẩm cà phê vẫn luôn được đánh giá là mặt
hàng nông sản xuất khẩu chiến lược của Gia Lai khi mà mặt hàng
này chiếm tỷ trọng cao nhất và chiếm 77,8% tổng kim ngạch phát
triển của toàn tỉnh.
Tuy nhiên, theo đánh giá của các nhà chuyên môn, cây cà phê ở
Gia Lai nói riêng, Tây Nguyên nói chung chưa thật sự phát triển bền
vững và ổn định. Nhiều người cho rằng, so với các ngành hàng nông
nghiệp có tiềm năng và thế mạnh khác như mía đường, lúa gạo, cao
su… thì cà phê Gia Lai đang có những dấu hiệu bất ổn trong việc
quản lý chuỗi cung ứng, tiêu thụ cho đến phát triển thị trường, khiến
chất lượng, năng lực cạnh tranh cũng như việc nâng cao giá trị kinh
tế của ngành hàng này luôn bấp bênh, thiếu bền vững.
Chấp nhận sự thay đổi để bắt đầu lại công việc kinh doanh và
chờ đợi sự thành công là châm ngôn của nhiều nhà lãnh đạo trẻ. Điều
đó xuất phát từ môi trường hội nhập kinh tế toàn cầu như hiện nay,

2
mỗi doanh nghiệp đều không ngừng làm mới mình, cải tiến công
nghệ, tiếp thu những khoa học kĩ thuật mới tránh rơi vào tình trạng
tụt hậu. Trong số các thay đổi, thay đổi được các doanh nghiệp ưu
tiên hàng đầu đó là sự cải cách trong hệ thống quản lý chuỗi cung
ứng mà giải pháp ERP (Enterprise Resources Planning) mang lại đã
nhanh chóng được nhiều công ty quan tâm do những lợi ích to lớn
như có cái nhìn toàn diện và tổng thể trong việc thu thập, xử lý và
phân tích dữ liệu . . .
Với mong muốn giúp ích cho các doanh nghiệp cũng như những
người làm công tác quản lý hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai từ đó
gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công nâng cao hiệu quả cho
các doanh nghiệp thu mua nông sản tại Gia Lai, tôi đã chọn đề tài
“Ứng dụng giải pháp ERP để xây dựng hệ thống thông tin quản lý
chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai”.
Luận văn được cấu trúc với nội dung như sau:
Phần mở đầu.
Chƣơng 1. Tổng quan về ERP.
Chƣơng 2. Tìm hiểu về quản trị chuỗi cung ứng.
Chƣơng 3. Triển khai giải pháp ERP cho SCM doanh
nghiệp thu mua cà phê.
Chƣơng 4. Cài đặt và thử nghiệm giải pháp ERP của
Odoo cho SCM.
Phần kết luận.


3
CHƢƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ ERP
Trong chương này chúng ta sẽ đi tìm hiểu tổng quan về ERP từ
khái niệm, các đặc điểm, các phân hệ của ERP, cũng như lợi ích của
nó mang đến cho doanh nghiệp khi ứng dụng ERP vào quản lý doanh
nghiệp.
1.1. KHÁI NIỆM VỀ ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise
Resource Planning – ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến
một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ để
giúp công ty quản lý các hoạt động bao gồm: quản lý mua hàng, quản
lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, theo
dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,v.v… Nhằm đảm bảo các nguồn lực
thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, hàng, máy móc và tiền bạc
có sẵn với số lượng đủ khi cần.
Xét trên góc độ bản quyền mã nguồn, hiện tại có 2 loại phần
mềm ERP có bản quyền và mã nguồn mở.
1.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA ERP
1.2.1. Khác biệt giữa ERP và các phần mềm đơn lẻ
Khác biệt cơ bản và quan trọng nhất của việc áp dụng ERP so
với sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc (như phần mềm kế toán,
nhân sự, bán hàng, mua hàng…) đó chính là tính tích hợp. Doanh
nghiệp chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất trong đó các phân hệ
(module) của nó thực hiện những chức năng tương ứng với yêu cầu
của từng bộ phận, phòng ban.
1.2.2. Các đặc điểm của một hệ thống ERP
- ERP là hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh.


4
- ERP là hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy

tính.
- ERP là hệ thống hoạt động theo quy tắc.
- ERP là hệ thống với các trách nhiệm được xác định.
- ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong tổ chức.
1.3. CÁC PHÂN HỆ ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ. Từng
phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống
ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các
phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn.
Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể
bao gồm như sau:
1.3.1. Kế toán
1.3.2. Quản lý mua hàng và kho
1.3.3. Quản lý sản xuất
1.3.4. Quản lý bán hàng
1.3.5. Quản lý nhân sự và tính lƣơng
1.4. LỢI ÍCH CỦA ERP MANG ĐẾN CHO DOANH NGHIỆP
1.4.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
1.4.2. Công tác kế toán chính xác hơn
1.4.3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho
1.4.4. Tăng hiệu quả sản xuất
1.4.5. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
1.4.6. Các quy trình kinh doanh đƣợc xác định rõ ràng hơn


5
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chương 1 đã nêu về khái niệm, đặc điểm, các phân hệ của
ERP, lợi ích nó mang lại cho doanh nghiệp.
Qua tìm hiểu chúng ta có một cái nhìn chung về một hệ thống

hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp gồm 5 mảng chính: Quản lý
tài chính, Quản lý nhân sự, Quản lý quan hệ khách hàng, Quản trị
chuỗi cung ứng, Quản lý sản xuất.
Và đối với mỗi doanh nghiệp mà nói Quản trị chuỗi cung ứng
(SCM) là một quy trình quan trọng đây là một phương thức nhằm cải
thiện dịch vụ, nguồn cung cấp đầu vào của các doanh nghiệp, qua chế
biến, sản xuất sẽ được phân phối lại cho các nhà phân phối và tới tay
các khách hàng. Vì vậy mà đề tài mà tôi đã chọn cũng liên quan đến
Quản trị chuỗi cung ứng. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này chúng ta sẽ
cùng nhau tìm hiểu ở chương 2.


6
CHƢƠNG 2
TÌM HIỂU VỀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
Trong chương này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về
quản trị chuỗi cung ứng từ khái niệm, nguồn gốc và mục đích khi xây
dựng chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp.
2.1. KHÁI NIỆM
2.1.1. Khái niệm chuỗi cung ứng
Là mạng lưới các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà lắp ráp, nhà
phân phối và các trang thiết bị hậu cần. Nhằm thực hiện các chức
năng: Thu mua nguyên vật liệu, chuyển thành các sản phẩm trung
gian và cuối cùng, phân phối các sản phẩm đến khách hàng.
2.1.2. Quản trị chuỗi cung ứng
Thực tế đây là một phần nhỏ của ERP, nó là sự phối hợp tất cả
các hoạt động và các dòng thông tin liên quan đến việc mua, sản xuất
và di chuyển sản phẩm.
Quản trị chuỗi cung ứng (Supply chain Management - SCM) là
một sự quản lý toàn bộ chuỗi giá trị thặng dư (value - added), từ nhà

cung cấp tới nhà sản xuất rồi tới các nhà buôn bán, bán lẻ và cuối
cùng là tới khách hàng đầu cuối SCM có 3 mục tiêu chính: Giảm
hàng tồn kho, tăng lượng giao dịch thông qua việc đẩy mạnh trao đổi
dữ liệu với thời gian thực, tăng doanh thu bán hàng với việc triển
khai đáp ứng khách hàng một cách hiệu quả hơn.
2.2. NGUỒN GỐC CỦA SCM
SCM là một giai đoạn phát triển của lĩnh vực Logistics (hậu
cần). Ban đầu, Logistics được sử dụng như một từ chuyên môn trong
quân đội, được hiểu với nghĩa là công tác hậu cần. Đến cuối thế kỷ
20, Logistics được ghi nhận như là một chức năng kinh doanh chủ
yếu, mang lại thành công cho các công ty cả trong khu vực sản xuất
lẫn trong khu vực dịch vụ. Logistics đã phát triển qua 3 giai đoạn:


7
2.2.1. Giai đoạn phân phối
Giai đoạn này bao gồm các hoạt động nghiệp vụ sau: Vận tải,
phân phối, bảo quản hàng hóa, quản lý kho bãi, bao bì, nhãn mác,
đóng gói.
2.2.2. Giai đoạn hệ thống Logistics
Giai đoạn này có sự phối hợp công tác quản lý của cả hai mặt
trên vào cùng một hệ thống có tên là Cung ứng hàng và Phân phối
sản phẩm.
2.2.3. Giai đoạn quản trị chuỗi cung ứng
Theo ESCAP thì đây là khái niệm mang tính chiến lược về
quản trị chuỗi quan hệ từ nhà cung cấp nguyên liệu – đơn vị sản xuất
– đến người tiêu dùng.
2.3. MỤC ĐÍCH XÂY DỰNG CHUỖI CUNG ỨNG
2.3.1. Doanh nghiệp cần có SCM
Các chuỗi cung ứng ngày càng trở nên phức tạp, và kết quả là

các doanh nghiệp sẽ gặp phải càng nhiều thách thức trong quá trình
quản lý. Bất kỳ nhà sản xuất nào với một chuỗi cung ứng đa dạng,
nhiều thành phần của mình đều nhanh chóng nhận ra giá trị và các lợi
ích thu được từ một giải pháp SCM. SCM bôi trơn các hoạt động của
chuỗi cung ứng thuận tiện hơn, nhịp nhàng hơn, hiệu quả hơn và
chính xác hơn bằng cách kết nối tất cả các nhà cung cấp, các đối tác
thành một mạng lưới gắn kết chặt chẽ.
2.3.2. Vai trò của SCM đối với họat động kinh doanh
Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn. Bởi vì các
doanh nghiệp nằm trong bất cứ một chuỗi cung ứng nào cũng phải
đưa ra các quyết định chung và các quyết định riêng đối với các hành
động của họ trên 5 lĩnh vực: Sản xuất, hàng tồn kho, địa điềm, kho
bãi, vận chuyển, thông tin.


8
2.3.3. Mục đích của các doanh nghiệp khi xây dựng SCM
- Quản lý hiệu quả hơn toàn mạng lưới của doanh nghiệp.
- Sắp xếp hợp lý và tập trung vào các chiến lược phân phối.
- Tăng hiệu quả cộng tác liên kết trong toàn chuỗi cung ứng.
- Tối thiểu hóa chi phí tồn kho và tăng chu trình lưu chuyển
tiền mặt bằng cách quản lý tốt hơn mức tồn kho.
- Tăng mức độ kiểm soát công tác hậu cần.
2.3.4. Thực trạng ứng dụng ERP để xây dựng SCM hiện
nay
Các doanh nghiệp thường bao gồm rất nhiều các nghiệp vụ
khác nhau, vì vậy họ thường sử dụng các phần mềm quản lý với từng
nghiệp vụ khác nhau nên khi áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc
thì việc trao đổi dữ liệu sẽ phải thực hiện một cách thủ công.
Các doanh nghiệp Việt Nam đều đã quen với cách quản lý thủ

công theo các quy trình cục bộ.
Thực tế, các doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu về dịch
vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay phần mềm SCM.
Một vấn đề nữa của các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay là
số doanh nghiệp triển khai thành công các phần mềm ERP không
nhiều. Họ chỉ nghe rằng ERP là vấn đề rất phức tạp và số dự án triển
khai thành công rất ít so với số thất bại.
Tại Việt Nam từ 2003 thì ERP đã bắt đầu phát triển với việc
ứng dụng của một số công ty như Thép Miền Nam, Vinatex . . . Đến
năm 2005, số lượng các nhà cung cấp giải pháp gia tăng với sự tham
gia của các nhà cung cấp ngoài nước cần kể tên như Microsoft,
Oracle, SAP, . . . và trong nước như AZ, Pythis, Lạc Việt, FPT . . .


9
2.3.5. Khó khăn khi ứng dụng SCM
Có sự tín nhiệm của các nhà cung cấp và đối tác: Việc tự động
hoá dây chuyền cung ứng khá phức tạp và khó khăn.
Nội bộ công ty chống lại sự thay đổi: Việc cài đặt các phần
mềm quản trị cung ứng cũng có thể gặp nhiều khó khăn ngay từ bên
trong công ty. Nếu bạn không thể thuyết phục nhân viên rằng việc sử
dụng phần mềm sẽ giúp họ tiết kiệm đáng kể thời gian, mọi người
chắc chắn không chấp nhận thay đổi thói quen thường ngày.
Sai lầm ngay từ lúc đầu: Những phần mềm SCM mà bạn đưa
vào sẽ xử lý dữ liệu đúng theo những gì chúng được lập trình. Các
nhà dự báo và hoạch định chiến lược cần hiểu rằng, những thông tin
ít ỏi ban đầu mà họ có được từ hệ thống này sẽ cần phải điều chỉnh
thêm. Nếu họ không lưu ý đến một vài thiếu sót, khiếm khuyết của hệ
thống, họ sẽ cho rằng hệ thống này thật vô dụng.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2

Qua chương 2 chúng ta đã nắm vững được khái niệm, nguồn
gốc của SCM thông qua 3 giai đoạn của nó. Cũng như nắm rõ mục
đích xây dựng chuỗi cung ứng.
Cũng trong chương chúng ta đã thấy rõ được vai trò quan trọng
của SCM đối với doanh nghiệp như thế nào, thông qua việc hàng loạt
các doanh nghiệp trong nước bắt đầu xây dựng và đã xây dựng thành
công hệ thống SCM.
Chính vì vậy việc triển khai giải pháp SCM cho doanh nghiệp
là một việc cần thiết. Trong chương tiếp theo tôi sẽ xây dựng giải
pháp SCM cho doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai.


10
CHƢƠNG 3
TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP ERP CHO SCM
DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ
3.1. DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI
Phần lớn các doanh nghiệp thu mua cà phê tại tỉnh Gia Lai đều
là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cà phê được thu mua về sẽ được chế
biến thô rồi đem bảo quản và xuất khẩu. Chính vì thế phần đa họ đều
liên kết với các doanh nghiệp lớn để tồn tại và cạnh tranh. Với quy
mô như vậy cùng với những áp lực to lớn không những của xu thế thị
trường trong nước mà còn của thế giới đang đặt ngành thu mua cà
phê của tỉnh Gia Lai đứng trước những áp lực to lớn.
3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG
TẠI DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI
Chuỗi cung ứng là một ngành phức tạp, đòi hỏi quản lý và
phân tích một khối lượng dữ liệu lớn từ nhiều nguồn, thuộc nhiều
phòng ban và các đơn vị kinh doanh khác nhau. Để giúp Nhà quản lý
nắm bắt thông tin trên thời gian thực, phân tích dễ dàng và ra quyết

định đúng đắn, kịp thời, các doanh nghiệp đã và đang dần quan tâm
nhiều đến việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý.
Nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu thay thế Microsoft Excel bằng
các phần mềm lập kế hoạch/dự báo, ERP, Business Inteligence, SCM
làm công cụ lưu trữ và phân tích thông tin chính.
Qua tìm hiểu và nghiên cứu thì chuỗi cung ứng của các doanh
nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai còn khá đơn giản như Hình 3.1.


11

Hình 3.1. Mô hình chung chuỗi cung ứng thu mua cà phê tỉnh Gia Lai
Các quy trình trong hệ thống thông tin chuỗi cung ứng của các

doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai được khái quát hóa lại bằng
sơ đồ dòng dữ liệu cụ thể:
KHÁCH HÀNG

NHÂN VIÊN
KINH DOANH

Yêu cầu báo
giá

Xem năng lực
doanh nghiệp và
ước tính giá

Báo giá

Bảng báo giá

THỦ KHO

LÃNH ĐẠO

KẾ TOÁN

1

2

3

No
Phê duyệt

4

BÁN

Hợp đồng
(Đơn bán hàng)

Thương thảo
hợp đồng

Yes

*

5

HÀNG
Thực hiện mua
hàng
Yêu cầu xuất
hàng

Lập Phiếu xuất
kho

7

6

8

Xuất kho

Xuất hóa đơn

9

10
Theo dõi công
nợ Khách hàng

Quản lý giao hàng

TRẢ

11

12
Nhập kho
(Hàng trả)

Đơn trả hàng

Giảm trừ công nợ

HÀNG
Nhận hàng trả

Hình 3.2. Quy trình bán hàng.
NHÀ CUNG CẤP

NHÂN VIÊN
KINH DOANH
Yêu cầu mua
hàng

1

THỦ KHO

LÃNH ĐẠO

KẾ TOÁN

No
2
Duyệt Kế hoạch

Yes
3
Báo giá nhà cung
cấp

Yêu cầu báo giá

Hợp đồng mua

Hợp đồng
(Đơn mua hàng)

Thông báo giao
hàng

Phiếu đề nghị
nhập hàng

4

No

Phê duyệt
5

MUA

Yes

7

8

Kiểm tra chất
lượng số lượng
rồi nhập kho

Cập nhật hóa
đơn

HÀNG
9

6
Theo dõi công
nợ nhà cung cấp

10

TRẢ

Đơn trả hàng
11

HÀNG

Yêu cầu xuất
hàng trả

Xuất kho
(hàng trả)

Giảm trừ công nợ

Hình 3.3. Quy trình mua hàng


12

Hình 3.4. Phân hệ quản lý kho

Hình 3.5. Quản lý hoạt động nhập kho

Hình 3.6. Quản lý hoạt động xuất kho


13
Qua đây chúng ta đã có một cái nhìn tổng quan về hệ thống
thông tin quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp thu mua cà phê
tỉnh Gia Lai. Từ đây chúng ta có thể tìm hiểu sâu về giải pháp áp
dụng cho các doanh nghiệp như sau.

Hình 3.7. Mô hình ERD của hệ thống
3.3. GIẢI PHÁP ERP VỀ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG
Ngành cà phê là một ngành chủ lực của Gia Lai. Ngành đã và
đang là ngành chiến lược trong cơ cấu các mặt hàng nông sản của

tỉnh. Sản lượng cà phê đứng thứ tư trong cả nước là một trong những
điều kiện cần nhưng “sự bền vững” lại là điều kiện để ngành có thể
chi phối được thị trường cả nước.
Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết chuỗi cung ứng cho ngành thu
mua cà phê, nhìn nhận thấy thực trạng chuỗi cung ứng trong trồng
trọt, kinh doanh và sản xuất còn bộc lộ sự không bền vững. Đó là:

 Sự yếu kém trong công tác quản lý của ngành.
 Khả năng cạnh tranh, quảng bá thương hiệu của các doanh
nghiệp còn hạn chế.
Việc đề xuất các giải pháp xây dựng chuỗi cung cho doanh
nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai nhằm nâng cao nhận thức người


14
trồng cà phê, doanh nghiệp thu mua và nhà sản xuất phát triển theo
hướng bền vững. Từ đó củng cố định hướng phát triển ngành nhằm
cung cấp sản phẩm cà phê Gia Lai với một “diện mạo” mới trên thị
trường trong thời gian tới.
Ngoài ra việc xây dựng chuỗi cung ứng còn giúp cho người
tiêu dùng biết và đến với sản phẩm, dịch vụ mà mỗi doanh nghiệp
cung cấp cho thị trường, hoạt động quản trị chuỗi cung ứng cũng vì
thế mà trở nên rất quan trọng trong hoạt động của các nhà quản trị
doanh nghiệp. Sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường chính
là nhờ có một chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả. Với tốc độ thay
đổi chóng mặt cùng với những biến động khó lường của thị trường,
điều quan trọng bây giờ là doanh nghiệp phải nhận thức được các
chuỗi cung ứng cũng như vai trò của mình trong đó.
Vì vậy ở đây để xây dựng giải pháp ERP về quản lý chuỗi
cung ứng cho doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai ở đây tôi sẽ

xây dựng các phân hệ giải pháp như sau: Quản lý bán hàng, quản
mua hàng, quản trị kho.

Hình 3.8. Sơ đồ Use Case tổng quan của hệ thống
3.3.1. Giải pháp quản lý bán hàng
Để đáp ứng được nhu cầu trong quản lý bán hàng của doanh
nghiệp giải pháp đề ra là phải giải quyết được các chức năng chính
sau:


15

 Quản lý bán hàng:

bao gồm quản lý yêu cầu báo giá, tính

toán các đơn bán hàng, quản lý hợp đồng bán hàng: các thông tin bán
hàng, lịch sử của các giao dịch bán hàng, quản lý hàng trả lại.

 Quản lý khách hàng: bằng cách xây dựng danh mục khách
hàng với các thông tin của khách hàng và địa điểm, công nợ phải thu
đối với khách hàng.
Khách hàng

Nhân viên kinh
doanh

Giám đốc

Thủ kho

Kế toán

Yêu cầu báo giá

Lập bảng báo giá
Kiểm tra
Bảng báo giá được
duyệt
Bảng báo giá được
duyệt
Thương thảo hợp
đồng

Hợp đồng
Kiểm tra
Hợp đồng được ký

Hợp đồng được ký

Yêu cầu xuất hàng
Phiếu xuất hàng
Yêu cầu xuất hóa
đơn

Cập nhật hàng hóa
Xuất Hóa đơn
Giao hàng
Thanh toán bằng
tiền mặt/ chuyển

khoản

Theo dõi công nợ
khách hàng

Hình 3.9. Sơ đồ tuần tự quản lý bán hàng
a. Quản lý các chỉến lược Marketing cho quản lý bán hàng
b. Quản lý đơn đặt hàng
c. Quản lý hàng trả lại


16
Khách hàng

Nhân viên kinh
doanh

Yêu cầu trả lại
hàng

Lãnh đạo

Thủ kho

Kế toán

Đơn trả lại hàng
Kiểm tra
Đơn trả lại hàng
được duyệt

Yêu cầu nhập hàng
trả vào kho

Kiểm tra hàng và
nhập kho

Yêu cầu giảm trừ
công nợ cho khách
hàng

Theo dõi công nợ
khách hàng

Hình 3.11. Sơ đồ tuần tự quy trình hàng trả lại từ khách hàng
d. Xây dựng danh mục khách hàng
Bảng báo giá

Đơn bán hàng

Nhân viên
kinh
doanh

Nhận hàng trả lại

Thanh toán với
khách hàng

Hình 3.12. Sơ đồ Use Case quản lý thông tin khách hàng
e. Quản lý công nợ phải thu của khách hàng

Hình 3.13. Sơ đồ Use Case quản lý công nợ khách hàng
f. Các báo cáo của hệ thống thông tin quản lý bán hàng
3.3.2. Giải pháp quản lý mua hàng


17
a. Tổng quan
Khách hàng

Nhân viên kinh
doanh

Yêu cầu trả lại
hàng

Lãnh đạo

Thủ kho

Kế toán

Đơn trả lại hàng
Kiểm tra
Đơn trả lại hàng
được duyệt
Yêu cầu nhập hàng
trả vào kho

Kiểm tra hàng và

nhập kho

Yêu cầu giảm trừ
công nợ cho khách
hàng

Theo dõi công nợ
khách hàng

Hình 3.14. Sơ đồ tuần tự quản lý mua hàng
b. Chi tiết giải pháp
* Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và lập đơn hàng
* Quản lý nhận hàng và phân phối hàng
* Ghi nhận hoá đơn từ nhà cung cấp
* Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Hình 3.17. Sơ đồ tuần tự quản lý hàng trả lại cho nhà cung cấp
- Xây dựng danh mục nhà cung cấp
- Quản lý công nợ phải trả đối với các nhà cung cấp


18

Hình 3.18. Sơ đồ Use case quản lý công nợ nhà cung cấp
3.2.3. Giải pháp quản trị kho
Cực tiểu đầu tư tồn kho, phục vụ khách hàng tốt nhất, bảo đảm
hoạt động hiệu quả ở các bộ phận, chi phí đơn vị thấp, xoay vòng tồn
kho cao, quan hệ cung ứng tốt, cung ứng liên tục.
Trên đây là những lý do tại sao một doanh nghiệp cần phải
quản trị kho hàng của mình. Ngoài ra hàng tồn kho thường chiếm tỷ

trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thông thường chiếm từ
40% đến 50%). Do đó, việc quản trị kho là một kết quả quan trọng
trong hoạt động trong chuỗi cung ứng.
Tồn kho rất cần thiết khi có sự không đồng bộ giữa cung và
cầu cho một doanh nghiệp hoạt động. Tồn kho cho phép sản phẩm
sẵn có tức thời hay trong thời gian hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu
người tiêu dùng. Tồn kho giúp ổn định nguồn lực cho toàn doanh
nghiệp.

Hình 3.20. Sơ đồ tuần tự hoạt động nhập kho


19

Hình 3.21. Sơ đồ tuần tự hoạt động xuất kho

Hình 3.22. Sơ đồ tuần tự quản trị kho
a. Kiểm soát đa đơn vị tinh, trọng lượng, thời hạn sử dụng,
không gian kho
b. Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho
c. Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế
d. Các báo cáo quản trị kho.


20

KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Chuỗi cung ứng cà phê Gia Lai đang trong quá trình hoàn
thiện, thông qua việc bắt đầu tham gia vào các tiêu chuẩn quốc gia.
Trong thực trạng ngành cà phê, với quy mô đa số là nhiều nông hộ

nhỏ.
Vì vậy tôi đã đề xuất xây dựng cơ bản chi tiết giải pháp ERP
về chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai:

 Giải pháp quản lý bán hàng.
 Giải pháp quản lý mua hàng.
 Giải pháp quản trị kho.
Cả ba nhóm giải pháp đã đề xuất đều có mối liên hệ mật thiết
với nhau bổ trợ cho nhau khi bán hàng chúng ta cần kiểm tra lại
lượng hàng trong kho có đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không,
nếu không đủ thì chúng ta cần tiến hành mua thêm hàng hóa rồi kiểm
tra lại chất lượng, số lượng hàng trước khi nhập vào kho để quản lý
rồi xuất kho giao hàng cho khách hàng.
Nhu cầu cần
đặt mua hàng

tra
m
g
Kiể lượ n
số

Quản trị
kho

Quản lý
bán hàng
Kiể
tiê m tr
uc as

hu ố lư
ẩn
hà ợ ng
ng ,
...

Quản lý
mua hàng

Hình 3.24. Mối quan hệ giữa 3 phân hệ
Nhưng để vận dụng đưa vào thực nghiệm thì cần phải có hệ
thống thực nghiệm. Chính vì thế mà ở đây tôi sử dụng hệ thống
Odoo. Đây là một công cụ mã nguồn mở, dễ dàng cài đặt trên nhiều
nền tảng hệ điều hành, tính thích ứng cao và dễ sử dụng. Cụ thể
chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu trong chương 4.


21
CHƢƠNG 4
CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM GIẢI PHÁP ERP CỦA ODOO
CHO SCM

4.1. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG ODOO
4.1.1. Hệ thống Odoo là gì?
Odoo được viết và phát triển bởi Fabien Pinckaers cùng cộng
sự, được biết đến nhiều hơn với tên gọi OpenERP và trước đó là
TinyERP, từ phiên bản 8.0 trở đi OpenERP được đổi tên thành Odoo.
Là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mã
nguồn mở, với mục tiêu có đáp ứng nhanh theo các nhu cầu khác
nhau của từng doanh nghiệp. Phần mềm có sẵn khoảng 300 module

dễ dàng tích hợp vào hệ thống tùy theo nhu cầu của khách hàng.
4.1.2. Lý do chọn hệ thống Odoo?
Khác với các phần mềm khác, Odoo/OpenERP là mã nguồn
mở. Hơn thế nữa Odoo/OpenERP được viết chủ yếu trên Python.
Mặt khác, với hình thức được viết theo từng module độc lập,
doanh nghiệp có thể triển khai theo chiến thuật “Minimum Viable
Product” nghĩa là dùng ngay dùng sớm sản phẩm khi nó còn ít tính
năng.
4.2. DEMO THỬ NGHIỆM BẰNG ODOO
4.3. ĐÁNH GIÁ GIẢI PHÁP ERP ĐỀ RA
4.3.1. Những lợi ích khi thực hiện giải pháp đem lại.
Giải pháp ERP đề ra là một giải pháp tích hợp các ứng dụng
CNTT nhằm giúp cho doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai quản
lý các nguồn lực của mình một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một
cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp.


22
Chuẩn hoá quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng CNTT
trong quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hoá các quy trình nghiệp
vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất - kinh doanh.
4.3.2. Tiềm năng thị trƣờng và tiềm năng phát triển của
giải pháp
Trong xu thế hội nhập toàn cầu hoá các doanh nghiệp cạnh
tranh đòi hỏi doanh nghiệp phải có một giải pháp quản trị doanh
nghiệp tốt tạo tiền đề vững chắc trong các lợi thế cạnh tranh. Thị
trường ERP là một thị trường rất mới và đầy tiềm năng.
Với một đất nước 92 triệu dân, tăng trưởng kinh tế 8,4%/năm,
thị trường ERP tại Việt Nam trong giai đoạn bắt đầu phát triển thực
sự là mảnh đất nhiều hứa hẹn. Với mong muốn đóng góp một chút

sức mình vào việc cải thiện chất lượng quản lý doanh nghiệp tỉnh Gia
Lai, và là tiền đề cho việc phát triển các giải pháp quản lý bằng ứng
dụng Công nghệ thông tin sau này.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 4
Thông qua chương này chúng ta đã tìm hiểu được hệ thống
Odoo là gì, và lý do tại sao lại chọn hệ thống này.
Tự đánh giá giải pháp ERP về SCM đã đề ra về những lợi ích
khi thực hiện giải pháp cũng như tiềm năng thị trường cũng như tiềm
năng phát triển của giải pháp. Demo thành công giải pháp bằng hệ
thống Odoo.


23
KẾT LUẬN
Một chuỗi cung ứng hoàn thiện và hiệu quả chính là con
đường dẫn tới thành công cho các doanh nghiệp. Ứng dụng giải pháp
ERP để xây dựng hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng tại
doanh nghiệp thu mua cà phê có thể giúp các nhà quản lý đạt được cơ
bản các mục tiêu trong kinh doanh nâng cao hiệu quả góp phần vào
sự trường tồn của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn hội nhập hiện nay, vai trò của chuỗi cung ứng
rất quan trọng và đặc biệt hiệu quả hơn nếu nó được xây dựng hoàn
thiện một cách hợp lý. Việc ứng dụng giải pháp ERP vào xây dựng
hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp thu mua
cà phê là cần thiết trong giai đoạn hiện nay.
Với mong muốn được đóng góp ý kiến nhỏ bé cải thiện tình
hình xuất khẩu cà phê tại Gia Lai nói riêng và Việt Nam nói chung
trong những năm sắp tới, tôi đã mạnh dạn xây dựng một số giải pháp
và kiến nghị như đã nêu trong luận văn: (1) quản lý bán hàng, (2)
quản lý mua hàng, (3) quản trị kho.

Qua đây có thể rút ra một số các kết luận sau:
1. Ngành cà phê là một ngành có tính đặc thù riêng và phức
tạp.
2. Hệ thống nhà cung cấp phụ thuộc nhiều vào sản lượng do đó
bài toán tối ưu cung ứng ngoài tính toán cho thời điểm cần phải tính
cho một thời gian dài để chủ động cung ứng và tối thiểu hóa chi phí.
3. Hệ thống phân phối đa dạng và phức tạp với nhu cầu tập
hợp được trạng thái tiêu thụ, doanh thu bán hàng, trạng thái tồn kho
sản phẩm cũng như dự báo tiêu thụ để phục vụ cho điều động hàng,
điều chỉnh sản lượng thu mua.