Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng các phần mềm kế toán việt nam

i

LỜI CAM ĐOAN
Đây là luận văn tốt nghiệp của tôi dưới sự hướng dẫn của PGS. TS
Nguyễn Mạnh Toàn.
Tôi cam đoan các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và
chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Đặng Thị Kim Xuân


ii

MỤC LỤC
Trang

LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................i
MỤC LỤC..................................................................................................................ii
DANH MỤC CÁC BẢNG.......................................................................................vii
DANH MỤC CÁC HÌNH.......................................................................................viii

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)


iii

DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu bảng
Tên bảng

2.1
Bảo mật dữ liệu
Phương pháp tính giá hàng tồn kho do phần
2.2
mềm hỗ trợ
Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của
2.3
phần mềm kế toán
2.4
Báo cáo về hàng tồn kho
2.5
Các báo cáo về mua hàng và công nợ hàng mua
Chức năng xử lý bút toán trùng, các bút toán tự
2.6
động
Các báo cáo về bán hàng do phần mềm thực
2.7
hiện
2.8
Phương pháp kết chuyển dữ liệu
2.9
Dấu vết kiểm soát trong các phần mềm
2.10
Kiểm soát xử lý dữ liệu kế toán của phần mềm

Trang
31
35
36
38

39
44
47
51
54
59


iv

DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
hình
1.1
2.1
2.2
2.3
2.4
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7

Tên hình

Trang

Sơ đồ tổ chức xử lý thông tin trong phần mềm kế toán
Màn hình nhập mua hàng trong phần mềm HVL

9

AccPro
Quản lý nhật ký người sử dụng trong phần mềm Fast
Accouting
Màn hình phần mềm thực hiện chức năng sao lưu và
phục hồi dữ liệu
Màn hình cho phép lựa chọn cách thức kết xuất số liệu
từ phần mềm
Màn hình nhập liệu khai báo số dư ban đầu cho các tài
khoản kế toán
Bảng cân đối tài khoản được kết xuất từ phần mềm
PBM
Bảng kê chi tiết phát sinh công nợ được kết xuất từ
phần mềm PBM
Màn hình khai báo, sửa đổi chỉ tiêu mẫu báo cáo Bảng
cân đối kế toán
Màn hình khai báo công thức kết xuất số liệu Bảng cân
đối kế toán
Màn hình khai báo bút toán kết chuyển tự động
Màn hình khai báo xử lý bút toán trùng

34
53
56
57
66

69
70
73
74
75
77


1

MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của
một tổ chức, là người nắm giữ và phân tích các hoạt động tài chính của doanh
nghiệp. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho kế toán viên chuyển
dần từ cập nhật thủ công sang sử dụng tin học hóa công tác kế toán, và hiện nay
phổ biến là thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán, giảm thiểu chi phí đem
lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.
Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính Trị đã khẳng định:
"Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát
triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời
sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại".
Phần mềm kế toán là sản phẩm của ứng dụng công nghệ thông tin giúp
việc xử lý công việc của kế toán được nhanh chóng, từ đó cho ra các báo cáo kế
toán cần thiết đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý một cách chính xác. Phần
mềm kế toán không chỉ giải quyết về mặt phương pháp kế toán mà còn giải
quyết liên quan hàng loạt vấn đề như thu thập, xử lý, kiểm soát, bảo mật, tuân
thủ các quy định Nhà nước.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm của các hãng sản xuất
khác nhau, cả trong nước và nước ngoài. Do thiếu định hướng nên không ít nhà

sản xuất phần mềm lúng túng không chọn lựa được chiến lược phát triển phù
hợp, đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm thì không tìm được phần mềm
thích hợp phục vụ cho nhu cầu thông tin quản lý.
Từ trước tới nay do chưa có những quy định để thẩm định chất lượng sản
phẩm phần mềm kế toán, vấn đề này cũng chưa có cơ quan nào đứng ra để
kiểm chứng thông tin đó. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá
chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam hiện nay là vấn đề cần thiết nhằm thiết
kế, xây dựng và lựa chọn phần mềm kế toán. Ngoài ra, nó còn cung cấp một cơ
sở lý luận quan trọng cho việc phát triển và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán
đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình phát triển nền kinh tế.


2

2. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN
Mục đích của luận văn là nghiên cứu về hệ thống tiêu chuẩn đánh giá
chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam nhằm đưa ra giải pháp lựa chọn sử
dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp phù hợp. Đồng thời để đồng bộ hóa với
giải pháp tổ chức sử dụng, luận văn đề xuất giải pháp tổ chức thiết kế, xây dựng
phần mềm kế toán.
Với mục đích trên, phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào những
vấn đề: Lý luận tổng quan về phần mềm kế toán, chất lượng phần mềm kế toán;
Tiêu chuẩn về việc sử dụng phần mềm kế toán theo pháp luật Việt Nam; Khảo
sát thực tế việc thiết kế phần mềm kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam; Hệ
thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam; Giải pháp tổ
chức thiết kế, lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả chỉ đề cập đến phương pháp
tổ chức khảo sát, phân tích thiết kế phần mềm kế toán. Không đề cập đến giải
thuật, thuật toán, lập trình phần mềm kế toán.
3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp nghiên cứu chủ yếu được tác giả vận dụng là phương pháp
thống kê, so sánh, phân tích và tổng hợp. Luận văn thu thập các thông tin liên
quan đến đề tài trên cơ sở lý thuyết và thực tiễn.
Tác giả đã tham khảo các nghiên cứu liên quan như:
- Trần Phước (2007), Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử
dụng phần mềm kế toán Việt Nam, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Mính.
- TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống
thông tin kế toán, NXB Tài chính.
-Đánh giá sản phẩm phần mềm, Bộ thông tin và truyền thông.


3

- Nghiên cứu và thu thập thông tin hơn 10 phần mềm kế toán Việt Nam
từ những đơn vị sử dụng phần mềm kế toán qua phiếu khảo sát, phỏng vấn trực
tiếp, khảo sát qua điện thoại.
- Tham khảo các trang web của các công ty phần mềm kế toán, và một số
các bài viết về tiêu chí, chất lượng phần mềm kế toán.
Với những thông tin thu thập, thống kê được qua nghiên cứu, khảo sát
một số phần mềm kế toán đang được sử dụng tại Việt Nam, tác giả chọn lọc,
phân loại theo từng đối tượng nghiên cứu và phân tích, đánh giá nhằm đưa ra
nhận định về đối tượng nghiên cứu.
4. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỀN CỦA ĐỀ TÀI
Luận văn đã cung cấp những lý luận khoa học trong về hệ thống tiêu chí
đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam và xây dựng hệ thống tiêu
chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam áp dụng trong thực tế
bao gồm:
- Hệ thống hóa lý luận về chất lượng phần mềm kế toán.
- Cung cấp kết quả khảo sát và đánh giá thực trạng của phần mềm kế
toán đã được thiết kế và sử dụng trên thị trường Việt Nam.

- Đề xuất hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt
Nam.
Ngoài ra, luận văn còn cung cấp cho các chuyên gia tin học những cơ sở
lý luận về kế toán cần thiết để hiểu biết về kế toán. Đồng thời cung cấp một số
kiến thức cơ bản về phần mềm kế toán và quản lý toàn diện hệ thống đối với
người làm kế toán, các nhà quản lý doanh nghiệp.


4

CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN
VÀ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1.1.

PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN

1.1.

Phần mềm kế toán và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán
2.1.1.

Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông
tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại
chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán
đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. [1]
Với sự ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán đã giúp người
làm kế toán trong việc ghi chép và xử lý các giao dịch kế toán trong các module

chức năng như các tài khoản nợ phải trả, tài khoản phải thu, bảng lương, và số
dư cân đối tài khoản. Phần mềm kế toán sử dụng các chương trình máy tính
dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu
lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các
chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và
báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài
chính khác.
Tóm lại:
•

Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán,
tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.

•

Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.

•

Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế
toán thủ công.


5

Phần mềm kế toán có thể được phát triển, thiết lập ngay chính công ty
hay tổ chức sử dụng nó, có thể được mua từ một bên thứ ba, hoặc có thể là một
sự kết hợp của một gói phần mềm của bên thứ ba với yêu cầu sửa đổi của tổ
chức, cá nhân sử dụng. Có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau về độ phức
tạp và chi phí của nó.

2.1.2.

Tính ưu việt và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

a. Tính ưu việt của phần mềm kế toán
- Tính chính xác:
Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các
báo cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và như vậy
thời gian tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để
hoàn thành; thì ngày nay với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng có thể
giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ
vài ngày xuống còn vài phút. [11], [24].
Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy
nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần
mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ
công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên
nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình
trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng
hợp bị sai lệch.
- Tính hiệu quả:
Thông tin chính là sức mạnh trong xã hội cạnh tranh hiện nay, ai có
thông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với khả
năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh
chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn,
chính xác hơn và hiệu quả hơn. [11], [24].


6

Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế

toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính
toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được chi phí về nhân
sự và thời gian, chính điều này đã góp phần làm tăng lợi nhuận cho chính
doanh nghiệp sử dụng.
- Tính chuyên nghiệp:
Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của
doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), hình thức mẫu biểu chứng
từ, báo cáo đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp
doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng,
đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư. Đây là một yếu tố
có giá trị khi xây dựng một thương hiệu riêng cho đơn vị mình.
- Tính cộng tác:
Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế
toán từ mua hàng, bán hàng, quản lý vật tư, quản lý nhân sự, tính lương, tài sản
cố định,… và với chế độ đa người dùng đã cho phép nhiều người làm kế toán
cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. [11, tr.12-13]
Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này, bộ
phận này có thể là số liệu đầu vào của bộ phận khác và toàn bộ hệ thống được
tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng
biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên
nghiệp và tích cực hơn.
b. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán
Cùng với sự phát triển của tin học và công nghệ thông tin, phần mềm kế
toán đã hỗ trợ mạnh mẽ và tạo nên bước chuyển biến hiệu quả cho hoạt động
quản lý tài chính - kế toán trong thời gian qua ở Việt Nam. Với sự đóng góp của
loại công cụ kế toán hiện đại này trong công tác tài chính - kế toán, công tác kế
toán ở hầu hết các đơn vị Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp... hiện đã đưa


7

phần mềm kế toán vào sử dụng. Khi nói đến nhiệm vụ của công tác kế toán, thì
trước hết là nói đến nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho những
người có nhu cầu. Với đặc điểm nhanh chóng, kịp thời và có thể kiết xuất số
liệu một cách chính xác nhanh chóng ở bất kỳ lúc nào có yêu cầu, phần mềm kế
toán đã hoàn toàn khắc phục yếu điểm so với kế toán thủ công trước kia, đáp
ứng yêu cầu ngày càng cao cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo và
hoạt động của đơn vị. Đồng thời, phần mềm kế toán có thể loại bỏ hầu hết
những sai sót do chủ quan của con người trong quá trình ghi sổ kế toán và lập
báo cáo tài chính, do đó nó phản ánh được những số liệu kế toán khách quan và
trung thực hơn. [27]
Điều đặc biệt là trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các nghiệp vụ kế
toán ngày càng đa dạng phong phú và phức tạp hơn, nhưng với phần mềm kế
toán, việc phát sinh các nghiệp vụ mới, các hạch toán phức tạp... đều được giải
quyết một cách dễ dàng, chuẩn xác.
Với những đóng góp của phần mềm kế toán, có thể nhận thấy rõ lợi ích
của nó đố với từng đối tượng cụ thể như sau:
- Đối với doanh nghiệp:
 Đối với kế toán viên, nhân viên trực tiếp thực hiện lập và ghi chép sổ
sách chứng từ kế toán:
 Không phải thực hiện việc tính toán bằng thủ công, tiết kiệm
được thời gian ghi chép vào nhiều loại sổ khác nhau.
 Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ
cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được
báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán
viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ.
 Việc tra cứu, kiểm tra số liệu thực hiện nhanh chóng, chính xác.


8

 Đối với người phụ trách công tác kế toán của đơn vị:
 Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách,
báo cáo kế toán.
 Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời
điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu.
 Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh
nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng.
 Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của
doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng.
 Đối với lãnh đạo đơn vị:
 Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp
khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều
chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh
chóng và hiệu quả.
 Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính
chuyên nghiệp của đội ngũ kế toán, làm gia tăng giá trị thương
hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
- Đối với cơ quan quản lý nhà nước, thuế và kiểm toán:
 Phần mềm kế toán tạo điều kiện dễ dàng, thuận lợi trong công
tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp.
 Phần mềm kế toán tốt có thể giúp ngăn chặn hữu ích và phát
hiện những gian lận trong quản lý, điều hành doanh nghiệp. Từ
đó, cán bộ thanh kiểm tra doanh nghiệp nhanh chóng điều tra
và thu thập chứng cứ để xử lý những trường hợp vi phạm.
Các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy
trì hoạt động cho “bộ não tài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để
phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết

9

và chính xác, báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danh
sách khách hàng và các mối quan hệ với công ty…
1.2.

Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán
Trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác hạch toán kế toán tại

doanh nghiệp, thì việc tổ chức dữ liệu kế toán có những điểm khác biệt so với
hạch toán thủ công. Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện sử
dụng phần mềm kế toán có những đặc điểm chung được khái quát như sau:

KHỞI TẠO
KHỞI TẠO

DỮ LIỆU TỒN
DỮ LIỆU TỒN
CUỐI KỲ TRƯỚC
CUỐI KỲ TRƯỚC
DỮ LIỆU PHÁT SINH
DỮ LIỆU PHÁT SINH
TRONG KỲ
TRONG KỲ
ĐIỀU CHỈNH
ĐIỀU CHỈNH
CUỐI KỲ
CUỐI KỲ
ĐẦU VÀO

CƠ SỞ DỮ LIỆU
CƠ SỞ DỮ LIỆU
KẾ TOÁN
KẾ TOÁN

QUI TRÌNH XỬ LÝ
QUI TRÌNH XỬ LÝ
LUÂN CHUYỂN
LUÂN CHUYỂN
DỮ LIỆU VÀ
DỮ LIỆU VÀ
CUNG CẤP
CUNG CẤP
THÔNG TIN
THÔNG TIN

PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
XỬ LÝ

SỔ SÁCH
SỔ SÁCH
KẾ TOÁN
KẾ TOÁN

BÁO CÁO
BÁO CÁO
KẾ TOÁN
KẾ TOÁN
SAO LƯU VÀ

SAO LƯU VÀ
KẾT CHUYỂN
KẾT CHUYỂN
DỮ LIỆU
DỮ LIỆU
CHO KỲ SAU
CHO KỲ SAU

ĐẦU RA

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức xử lý thông tin trong phần mềm kế toán [8, tr.33]
a. Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào
Đây là bước thu thập ban đầu về hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Trong công đoạn này, từ các chứng từ gốc đã kiểm tra xong,
người sử dụng tiến hành phân tích, phân loại các chứng từ phát sinh trong quá
trình hoạt động kinh tế sau đó nhập liệu vào hệ thống tùy theo đặc điểm của


10

từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được
lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.


11

b. Công đoạn 2: Xử lý
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong
công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn

sau.
Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin
chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến
hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi
tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu
giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
c. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm
tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê,
phân tích,... Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ
liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối
với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng
phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo
nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
1.2.

CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

1.1.

Chất lượng
2.1.1.

Khái niệm

Chất lượng là một khái niệm quá quen thuộc với loài người ngay từ
những thời cổ đại, tuy nhiên chất lượng cũng là một khái niệm gây nhiều tranh
cãi. Nó trở thành yếu tố quan tâm hàng đầu của những ngành sản xuất vật chất

12

vừa hướng đến tính hữu dụng và tiện lợi của sản phẩm, vừa để giảm thiểu
những lãng phí trong quy trình sản xuất.
Ngày nay, vai trò của người tiêu dùng luôn được đề cao, và chất lượng lại
càng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hơn khi Luật số 59/2010/QH12 về Bảo vệ
quyền lợi người tiêu dùng đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam khóa XII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 17 tháng 11 năm 2010 và có
hiệu lực thi hành từ 01/07/2011.
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ trở thành căn cứ quan trọng khi quyết
định lựa chọn mua hàng của người tiêu dùng. Chính vì thế, các doanh nghiệp
phải liên tục cải tiến chất lượng nhằm thỏa mãn khách hàng ngày một tốt hơn.
Chất lượng có ý nghĩa khác nhau tùy theo đối tượng sử dụng. Người sản
xuất coi chất lượng là điều họ phải làm để đáp ứng các qui định và yêu cầu do
khách hàng đặt ra, để được khách hàng chấp nhận. Chất lượng được so sánh với
chất lượng của đối thủ cạnh tranh và đi kèm theo các chi phí, giá cả. Do con
người và nền văn hóa trên thế giới khác nhau, nên cách hiểu của họ về chất
lượng và đảm bảo chất lượng cũng khác nhau.
Trong dự thảo DIS 9000:2000, Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO
đã đưa ra định nghĩa sau:
“Chất lượng là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ
thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên
quan".
Chất lượng là một vấn đề của nhận thức riêng. Cái mà người này cho là
một sản phẩm chất lượng thì có thể không phải là một sản phẩm chất lượng đối
với người khác. Mọi người có những nhu cầu và yêu cầu khác nhau về sản
phẩm. Do đó, quan niệm của họ về chất lượng là vấn đề của việc các nhu cầu
của họ được thoả mãn đến mức nào.
Vì vây, chất lượng không chỉ là một đặc tính đơn lẻ mà toàn bộ tất cả các

đặc tính quyết định mức độ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.


13

2.1.2.

Đặc điểm của chất lượng

Từ các khái niệm nêu trên về chất lượng, ta rút ra một số đặc điểm sau
đây về chất lượng:
1/ Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu. Nếu một sản phầm vì lý
do nào đó mà không được nhu cầu chấp nhận thì phải bị coi là có chất lượng
kém, cho dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể rất hiện đại.
2/ Do chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn
luôn biến động nên chất lượng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, không
gian, điều kiện sử dụng.
3/ Khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, ta phải xét và chỉ xét đến
mọi đặc tính của đối tượng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể.
Các nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan,
ví dụ như các yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội.
4/ Nhu cầu có thể được công bố rõ ràng dưới dạng các qui định, tiêu
chuẩn nhưng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng
chỉ có thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện được trong trong quá trình
sử dụng chúng.
5/ Chất lượng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà ta
vẫn hiểu hàng ngày. Chất lượng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá
trình.
Khái niệm chất lượng trên đây được gọi là chất lượng theo nghĩa hẹp. Rõ
ràng khi nói đến chất lượng chúng ta không thể bỏ qua các yếu tố giá cả và dịch

vụ sau khi bán, vấn đề giao hàng đúng lúc, đúng thời hạn đó là những yếu tố
mà khách hàng nào cũng quan tâm sau khi thấy sản phẩm mà họ định mua thỏa
mãn nhu cầu của họ. [9]


14

1.2.

Đánh giá chất lượng
Hiện nay, tại Việt Nam, cả nhà sản xuất lẫn người tiêu dùng đều thiếu

thông tin và kiến thức về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nói chung và chất
lượng phần mềm nói riêng. Vì vậy, việc sản xuất, định giá và tiêu thụ sản phẩm
đều thiếu tính khoa học, gây ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất cũng như đầu tư
ứng dụng. Mặt khác, nhiều nhà đầu tư nước ngoài cũng rất phân vân khi mua
hay đặt hàng doanh nghiệp Việt Nam gia công phần mềm vì không an tâm về
chất lượng sản phẩm.
Để đánh giá được chất lượng thì cần phải xây dựng các tiêu chí về chất
lượng cho chính sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cần đánh giá. Căn cứ vào các
tiêu chí đề ra, người ta xác định chất lượng theo từng mức độ, từng cấp bậc.
1.3.

Chất lượng phần mềm kế toán
Chuẩn ISO 9126 về chất lượng phần mềm được đưa ra vào năm 1991

quy định các đặc tính về chất lượng phần mềm [9]. Có 6 đặc tính lớn và được
thể hiện thông qua 21 đặc tính con. Phần mềm kế toán cũng là một phần mềm
nói chung, nên về cơ bản phần mềm kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu sau
đây để làm căn cứ đánh giá:

2.3.1.

Đặc tính chức năng

Đặc tính chức năng liên quan đến khả năng thực hiện một loạt các thao
tác để đạt được các yêu cầu hiện hay ẩn của người sử dụng. Đặc tính này được
chi tiết hóa thành 5 đặc tính sau:
 Tính phù hợp: đặc tính của phần mềm chỉ ra các chức năng phải đầy
đủ và phù hợp đối với các nhiệm vụ đã được xác định.
 Tính chính xác: đặc tính liên qan tới phần mềm phải cho kết quả hoặc
hiệu quả chính xác như dự tính.


15

 Khả năng tương tác: đặc tính chỉ khả năng hoạt động tương tác giữa
các hệ thống xác định.
 Tính tuân thủ: phần mềm đảm bảo các chuẩn mực, các quy ước, luật
lệ đã được quy định.
 Tính an toàn: khả năng dự phòng chống lại các truy cập không được
phép dù là vô tình hay cố ý đối với các chương trình hoặc dữ liệu.
2.3.2.

Độ tin cậy

Độ tin cậy là thuộc tính liên quan đến khả năng đảm bảo an toàn, hiệu
quả của phần mềm dưới những tác động của các điều kiện hay ở mức giới hạn
nào đó. Đặc tính này gồm có các đặc tính con sau:
 Độ chín thể hiện qua tỷ lệ lỗi của phần mềm.
 Khả năng kháng lỗi thể hiện khả năng bền vững của phần mềm, cho

phép phần mềm vẫn duy trì được hiệu quả xác định dưới tác động của các yếu
tố không thuận lợi như lỗi hay sự vi phạm về giao tiếp với phần mềm.
 Khả năng khôi phục: là khả năng và nỗ lực cần thiết để khôi phục lại
được hoạt động của hệ thống và khôi phục dữ liệu đạt được hiệu quả ở mức độ
cho phép và kịp thời khi hệ thống gặp sự cố. [25], [26]
2.3.3.

Sử dụng được

Sử dụng được là thuộc tính liên quan khả năng sử dụng phầ mềm theo
hướng giảm thiểu nỗ lực của người sử dụng. Đặc tính này gồm có các đặc tính
sau:
 Dễ hiểu là thuộc tính liên quan tới nỗ lực cần thiết của người dùng để
hiểu và khả năng áp dụng được quan niệm logic của phần mềm.
 Dễ học: tính năng liên quan đến nỗ lực cần thiết cả người sử dụng để
học cách sử dụng phần mềm.


16

 Dễ thao tác: thuộc tính liên quan đến nỗ lực cần thiết của người dùng
để thao tác và kiểm soát các thao tác đó đối với phần mềm.
2.3.4.

Tính hiệu quả

Đặc tính này gồm các đặc tính sau:
 Hiệu quả thời gian: thời gian đáp ứng, thời gian xử lý và tần suất
thông qua có hiệu quả (số lần thực hiện có tính chu kỳ trong một khoảng thời
gian các chức năng của phần mềm).

 Hiệu quả tài nguyên: Khối lượng tài nguyên được sử dụng và khoảng
thời gian sử dụng tài nguyên có hiệu quả.
2.3.5.

Bảo trì được

Đặc tính này gồm các đặc tính sau:
 Phân tích được: đặc tính liên quan đến nỗ lực cần thiết để chẩn đoán
khiếm khuyết hoặc nhận diện được phần cần phải thay đổi.
 Thay đổi được: đặc tính liên quan đến nỗ lực cần thiết để sửa đổi, hủy
bỏ phần có lỗi hoặc thay đổi môi trường.
 Ổn định: đặc tính có liên quan đến các rủi ro hoặc các hiệu quả không
mong muốn khi sửa đổi phần mềm.
 Kiểm tra được: đặc tính liên quan đến nỗ lực cần thiết để kiểm chứng
tính hợp thức của phần mềm được thay đổi.
2.3.6.

Khả chuyển

Đặc tính này gồm các đặc tính sau:
 Thích nghi được: đặc tính thể hiện khả năng phần mềm thích ứng
được với nhiều môi trường khác nhau mà không cần phải có những điều chỉnh
đặc biệt.
 Cài đặt được: đặc tính liên quan đến các nỗ lực cần thiết để cài đặt
chương trình trong một môi trường xác định. [9]


17

 Tuân thủ: đặc tính thể hiện khả năng kết hợp được với các quy chuẩn

và quy ước có liên quan khi thay đổi môi trường. [26]
 Có thể thay thế được: khả năng và các nỗ lực cần thiết để sử dụng
phần mềm thay thế một phần mềm khác trong môi trường của phần mềm.
1.3.

CÁC TIÊU CHUẨN VỀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM THEO PHÁP

LUẬT VIỆT NAM
1.3.1. Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán
Theo quy định tại thông tư 103/2005/TT-BTC Hướng dẫn tiêu chuẩn và
điều kiện sử dụng phần mềm kế toán [2] thì các đơn vị áp dụng phần mềm kế
toán phải đảm bảo các điều kiện sau:
1.3.1.1. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
a. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh
và yêu cầu quản lý chung, từng phần hành, từng bộ phận cụ thể của đơn vị
mình để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Phần mềm kế toán được lựa chọn
phải đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động và yêu cầu
quản lý của đơn vị.
b. Đơn vị kế toán phải trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với
yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên
kế toán.
c. Đơn vị kế toán được vận hành thử nghiệm trước khi áp dụng chính
thức phần mềm kế toán nhưng việc thử nghiệm phải được tiến hành song song
với việc ghi sổ bằng tay (trường hợp đơn vị chưa áp dụng phần mềm kế toán)
hoặc thực hiện song song với phần mềm kế toán mà đơn vị đang áp dụng
(trường hợp đơn vị đã áp dụng phần mềm kế toán). Sau quá trình thử nghiệm,


18

nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu
cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
d. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên
máy vi tính theo các yêu cầu: Quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm
tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc
sao, lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu;
phân định chức năng của từng người trong bộ máy kế toán.
đ. Đơn vị kế toán phải tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an
toàn cho hệ thống, được bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
1.3.1.2. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán
a. Đơn vị kế toán phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có
đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, trình độ sử dụng máy vi tính đáp
ứng yêu cầu sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính.
b. Đơn vị kế toán phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công
việc: Lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các
thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên
sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán.
c. Đơn vị kế toán phải quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu
trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban
hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân
viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
1.3.1.3. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán
Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Công ty,
Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo
tài chính hợp nhất cần chỉ đạo các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm


19

kế toán đảm bảo thuận tiện cho việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo. [26],

[27].
1.3.2. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán
Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc
hoặc hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm
cơ sở cho các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản
xuất phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán.
1.3.2.1. Tuân thủ các quy định của Nhà nước về chế độ kế toán
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định
của Nhà nước về chế độ, nguyên tắc kế toán được áp dụng; khi sử dụng phần
mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán
được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêu
cầu của pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:
a. Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên
máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy
định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ
kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm
các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính theo yêu cầu
quản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng
đúng mẫu quy định. Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán
theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các
quy định riêng về chứng từ điện tử. [2], [27]
b. Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản
kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế


20

toán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với tính
chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong

hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có
hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của
ngành và đơn vị.
c. Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần
mềm kế toán khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán;
đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra,
đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổ
kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổ
kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập; đảm bảo tính
chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế toán có thể bổ
sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
d. Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần
mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán
các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh
vực. Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi
cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác
có liên quan.
e. Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên
giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế
toán. Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán
thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng
nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng Việt. Giao diện mỗi màn
hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm.


21

f. In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm
kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất
giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo

tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy
được thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành.
Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để
có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.
1.3.2.2. Đảm bảo khả năng nâng cấp, sửa đổi
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung
phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài
chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có. Cụ thể, theo tiêu chuẩn này
phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
a. Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp
bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép
một số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt các
chứng từ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
b. Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp
hạch toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể bỏ bớt
các tài khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
c. Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội
dung, cách ghi chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng phải
đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác. Có thể loại bỏ bớt sổ
kế toán không sử dụng hoặc bổ sung sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị
mà không ảnh hưởng đến hệ thống.