Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại trường cao đẳng công nghệ thông tin đại học đà nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHAN THỊ THU HUYỀN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2017


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHAN THỊ THU HUYỀN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU
HỌC PHÍ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐẠI HỌC ĐÀ
NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01

Ngƣờ ƣớng

n

o

ọ : TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH

Đà Nẵng - Năm 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

PHAN THỊ THU HUYỀN


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài.........................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài..............................................................3
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.........................................................3
4. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài...................................................... 3
5. Bố cục đề tài...........................................................................................4
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu................................................................4
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI
HỌC..................................................................................................................8
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN......................... 8

1.1.1. Bản chất của hệ thống thông tin kế toán........................................... 8
1.1.2. Tiếp cận tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và theo
chu trình.....................................................................................................10
1.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CƠ SỞ
GIÁO DỤC ĐẠI HỌC....................................................................................12
1.2.1. Đặc điểm tổ chức kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học................12
1.2.2. Tổ chức thông tin kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học theo cách
tiếp cận chu trình.......................................................................................15
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC
PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC........................................................23
1.3.1. Tổ chức thông tin để xác định mức học phí mỗi SV phải nộp........23
1.3.2. Thu học phí......................................................................................27
1.3.3. Tổng hợp báo cáo tình hình thu học phí..........................................28
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1...............................................................................29


2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG...........................................................30
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển......................................................30
2.1.2. Sứ mệnh và định hƣớng phát triển..................................................30
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trƣờng.............................................................31
2.1.4. Hoạt động đào tạo của Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại

học Đà Nẵng..............................................................................................32
2.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA TRƢỜNG CAO ĐẲNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG...................................33
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán.................................................................. 33
2.2.2. Đặc điểm công tác tài chính............................................................34
2.3.3. Hình thức tổ chức sổ kế toán...........................................................35
2.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI

TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ
NẴNG.............................................................................................................39
2.3.1. Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong chu trình..............39
2.3.2. Tổ chức thông tin để xác định học phí phải nộp của sinh viên.......40
2.3.3. Tổ chức thông tin trong hoạt động thu học phí............................... 54
2.3.4. Tổ chức thông tin để báo cáo thu học phí....................................... 63
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2...............................................................................66
CHƢƠNG 3. ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ
CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ
TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - ĐẠI HỌC
ĐÀ NẴNG......................................................................................................67
3.1. ĐÁNH GIÁ ĐIỂM MẠNH, TỒN TẠI VÀ ĐỊNH HƢỚNG HOÀN
THIỆN VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH


THU HỌC PHÍ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN –
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG.....................................................................................67
3.1.1. Những điểm mạnh...........................................................................67
3.1.2. Tồn tại..............................................................................................67
3.1.3. Định hƣớng hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu
học phí tại Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng . 69

3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG...............................................71
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức dữ liệu và quy trình xử lý dữ liệu trong chu trình
thu học phí.................................................................................................71
3.2.2. Kiểm soát chu trình thu học phí....................................................... 76
3.2.3. Đề xuất giải pháp thu học phí qua thanh toán điện tử ngân hàng
OCB...........................................................................................................78

3.2.4. Giải pháp nhắn tin SMS tự động cho sinh viên nợ học phí..............80
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3...............................................................................85
KẾT LUẬN....................................................................................................86
PHỤ LỤC
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản s o)
GIẤY ĐỀ NGHỊ BẢO VỆ LUẬN VĂN
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN (Bản s o)
NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1
NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 2
BẢN GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN (Bản

ín )


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BGH

Ban giám hiệu

CBVC

Cán bộ viên chức

CĐ

Cao đẳng

CSGD

Cơ sở giáo dục

CNTT

Công nghệ Thông tin

ĐHĐN

Đại học Đà Nẵng

HTTTKT

Hệ thống thông tin kế toán

KBNN

Kho bạc nhà nƣớc

KTQT

Kế toán quản trị

NCKH

Nghiên cứu khoa học

KHTC

Kế hoạch tài chính

CTSV

Công tác sinh viên

HP

Học phần

SV

Sinh viên

HĐSN

Hoạt động sự nghiệp

HĐSXKD

Hoạt động sản xuất kinh doanh

BHXH

Bảo hiểm xã hội


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số ệu
bảng

Tên bảng

Trang

2.1.

Quy mô đào tạo của Trƣờng CĐCNTT

32

2.2.

Mô tả trách nhiệm của các đối tƣợng tham gia vào chu
trình thu học phí

39

2.3.

Cấu trúc tập tin SINH _VIEN

41

2.4.

Cấu trúc tập tin LOP_HOC_PHAN

42

2.5.

Cấu trúc tập tin DANG_KY_LOP_HOC_PHAN

42

2.6.

Cấu trúc tập tin HOC_PHAN

42

2.7.

Danh sách sinh viên đăng ký học phần

46

2.8.

Danh sách sinh viên đƣợc miễn, giảm học phí

52

2.9.

Cấu trúc tập tin HOC_PHI

57

2.10.

Bảng kê biên lai thu học phí hàng ngày

59

2.11.

Bảng kê chi trả học phí hàng tháng

62

3.1.

Cấu trúc tập tin DOI_TUONG_MIEN_GIAM

73

3.2.

Cấu trúc tập tin sinh viên

73


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số ệu
hình

Tên hình

Trang

1.1.

Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán

8

2.1.

Sơ đồ tổ chức quản lý của Trƣờng CĐ Trƣờng Cao
đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng

31

2.2.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy
vi tính

36

2.3.

Lƣu đồ luân chuyển dữ liệu sinh viên đăng ký môn học

40

2.4.

Mối quan hệ giữa các tập tin trong xử lý đăng ký tín chỉ

43

2.5.

Giao diện trang web đăng ký tín chỉ

43

2.6.

Giao diện thể hiện danh sách học phần sinh viên đã
đăng ký

44

2.7.

Giao diện thể hiện đăng ký học phần của mỗi sinh viên

45

2.8.

Giao diện cập nhật đơn giá tín chỉ

48

2.9.

Lƣu đồ mô tả quy trình miễn giảm học phí sinh viên

50

2.10.

Sơ đồ dòng dữ liệu xác định học phí

53

2.11.

Giao diện thông báo học phí phải nộp cho sinh viên

55

2.12.

Trình tự luân chuyển chứng từ học phí

55

2.13.

Giao diện thu học phí

56

2.14.

Giao diện thu các khoản khác

57

2.15.

Mẫu biên lai thu tiền phí, lệ phí

58

2.16.

Giao diện hạch toán Phiếu thu trên phần mềm Misa

60

2.17.

Mẫu Phiếu thu trên phần mềm Misa

60

2.18.

Giao diện hạch toán chi trả học phí trên phần mềm Misa

63


Số ệu

hình

Tên hình

Trang

2.19.

Giao diện khai thuế phí, lệ phí

64

2.20.

Giao diện Báo cáo thu, chi HĐSN và HĐSXKD

64

3.1.

Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình thu học phí

71

3.2.

Mối quan hệ giữa tập tin sinh viên và đối tƣợng miễn
giảm

74

3.3.

Lƣu đồ luân chuyển chứng từ miễn giảm học phí

75

3.4.

Đề xuất giải pháp công nghệ tích hợp hệ thống thanh
toán điện tử OCB và CITPay

78

3.5.

Mô hình quy trình hoạt động của hệ thống CITSms

82

3.6.

Giao diện chức năng dự kiến của CIT_Sms

84


1

MỞ ĐẦU

1. Tín

ấp t ết ủ đề tà

Hiện nay, tất cả các cơ sở giáo dục đại học trong cả nƣớc đều hƣớng đến
nhu cầu ngƣời học: sinh viên đƣợc quyền đăng ký chọn môn học, chọn thời
khóa biểu cho phù hợp với học lực, điều kiện của mình. Hầu hết các cơ sở giáo
dục đại học (CSGDĐH) trong cả nƣớc đã đi vào hoạt động giảng dạy theo
chƣơng trình đào tạo tín chỉ. Khi phƣơng thức đào tạo thay đổi thì hệ thống
thông tin quản lý cũng cần phải đƣợc thay đổi theo để đáp ứng nhu cầu cho công
tác quản lý. Tổ chức quản lý tại một trƣờng đào tạo theo học chế tín chỉ phức tạp
hơn nhiều so với đào tạo niên chế, toàn bộ hệ thống quản lý của trƣờng phải vận
hành theo nhu cầu riêng của từng sinh viên. Hệ thống thông tin kế toán
(HTTTKT) của các cơ sở giáo dục đại học có chức năng cung cấp thông tin liên
quan các hoạt động chủ yếu để liên kết các hệ thống thông tin khác, nên cần
đƣợc quan tâm đổi mới để đáp ứng yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý. Hoạt
động thu học phí lại càng phức tạp hơn vì cần phải tính toán đƣợc số học phí mà
mỗi sinh viên phải nộp dựa trên số tín chỉ sinh viên đăng ký. Mức học phí của
mỗi sinh viên sẽ khác nhau phụ thuộc vào số tín chỉ mà sinh viên đăng ký học
trong từng học kỳ. Nhƣ vậy, để thực hiện việc thu học phí đạt hiệu quả cao đòi
hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận tham gia
vào chu trình gồm bộ phận Đào tạo, bộ phận Công tác SV, bộ phận kế toán. Do
vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác quản lý tại các cơ
sở giáo dục đại học sẽ là xu hƣớng tất yếu và phải đƣợc tổ chức trong mối quan
hệ với các bộ phận chức năng khác nhằm tăng cƣờng sự phối hợp, trao đổi dữ
liệu và thông tin giữa các bộ phận Kế toán với các bộ phận chức năng khác trong
nhà trƣờng nhƣ Đào tạo, các Khoa quản lý chuyên môn, phòng Công tác sinh
viên, phòng Hành chính tổng hợp, Thƣ viện…Tuy nhiên, thực tế việc tổ chức
thông tin kế toán tại các cơ sở giáo

2
dục đại học chủ yếu đƣợc thực hiện bằng các phần mềm riêng lẻ, vẫn còn
nhiều bất cập, chƣa hiệu quả do chƣa có sự trao đổi và chia sẻ thông tin giữa
các đơn vị với nhau. Vì vậy để đảm bảo thực hiện đƣợc chức năng của kế
toán cần có sự phối hợp giữa bộ phận kế toán với các phòng ban chức năng để
trao đổi thông tin dữ liệu một cách dễ dàng. Khi đó, việc hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán cho các cơ sở giáo dục đại học hiện nay cần theo định
hƣớng giải pháp quản lý tổng thể để tránh đi những sai sót, những công việc
chồng chéo của các khâu, các phòng ban.
Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin là một đơn vị sự nghiệp có thu,
tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thƣờng xuyên. Hàng năm, ngoài
nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nƣớc cấp, học phí là nguồn thu lớn nhất của
trƣờng, chiếm hơn 50% tổng nguồn thu, cho nên việc thu học phí là một công
việc rất quan trọng trong công tác kế toán của trƣờng với yêu cầu đặt ra là
phải tính đúng, tính đủ và tính kịp thời số phải thu học phí đồng thời phải thu
đúng, thu đủ, thu kịp thời học phí của sinh viên. Tuy nhiên, hiện tại việc tổ
chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trƣờng Cao đẳng Công
nghệ Thông tin còn nhiều tồn tại và hạn chế, việc kết nối, trao đổi thông tin kế
toán trong chu trình thu học phí giữa các phòng ban chƣa đƣợc chú trọng
đúng mức và tổ chức khoa học, việc xác định học phí chƣa chính xác và tồn
tại nhiều sai sót, thu học phí vẫn còn chậm trễ, tốn nhiều nhân sự và thời gian
trong mỗi đợt thu học phí.
Vấn đề đặt ra là cần tổ chức lại thông tin kế toán nói chung, thông tin kế
toán trong chu trình thu học phí nói riêng theo định hƣớng ứng dụng công
nghệ thông tin để đảm bảo đƣợc mục tiêu của chu trình thu học phí và nâng
cao hiệu quả trong công tác thu học phí. Chính vì vậy, tác giả đã chọn đề tài
luận văn “ Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại
trƣờng cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng”, đề tài này phù

3
hợp với chuyên ngành đào tạo, có ý nghĩa khoa học và thực tiễn đối với
Trƣờng.
2. Mụ t êu ng ên ứu ủ đề tà
- Tổng hợp lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học
phí tại các CSGDĐH tại Việt Nam
- Đánh giá thực tế tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí
tại Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng
- Đƣa ra các định hƣớng và giải pháp để hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình thu học phí tại Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin Đại học Đà Nẵng
3. Đố tƣợng và p ạm v ng

ên ứu

- Đối tƣợng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu
học phí
- Phạm vi nghiên cứu: Tại Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại
học Đà Nẵng
4. P ƣơng p áp ng ên ứu ủ đề tà
- Phƣơng pháp tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về hệ thống

thông tin kế toán nói chung, về tổ chức HTTTKT trong chu trình thu học phí
nói riêng tại các CSGDĐH
- Phƣơng pháp khảo cứu tài liệu, quan sát, phỏng vấn tổng thể các đơn vị

liên quan để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện của hệ thống thông
tin kế toán đang đƣợc áp dụng tại Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin Đại học Đà Nẵng
- Phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin nhằm tổ chức dữ
liệu để hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí tại Trƣờng

Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng


4
5. Bố ụ đề tà
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các từ viết tắt, bảng biểu và phụ
lục, bố cục của luận văn đƣợc chia làm 3 chƣơng:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu
học phí tại các cơ sở giáo dục đại học
Chương 2: Thực tế tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí
tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng
Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin Đại học Đà Nẵng
6. Tổng qu n tà l ệu ng

ên ứu

Hệ thống thông tin kế toán là lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ tại Việt
Nam. Các nghiên cứu liên quan hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ
thống thông tin kế toán gắn với đơn vị đặc thù nhƣ các cơ sở giáo dục đại học
nói riêng còn rất hạn chế. Tuy nhiên, trong quá trình nghiên cứu tài liệu phục
vụ đề tài này, tác giả cũng có nhận diện một số nghiên cứu liên quan đến đề
tài ở các góc độ khác nhau.
Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn,
(2013), “Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán” [8].
giúp tác giả đã có cái nhìn đa chiều, tổng thể trong việc tổ chức hệ thống
thông tin kế toán bằng việc khái quát và mô tả trực quan về mối liên hệ và
tính thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của HTTTKT, giúp hiểu rõ hơn bản
chất HTTTKT và nhờ đó có thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế
và tổ chức một HTTTKT hiệu quả.

Trong xu hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin, cách tiếp cận chu trình
là một cách tiếp cận mới, hƣớng đến phục vụ các đối tƣợng sử dụng thông tin
kế toán trên cơ sở xác định vai trò của kế toán trong từng chu trình hoạt động,


5
nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán tại đơn vị. Nghiên cứu „Tổ
chức hệ thống thông thông tin kế toán trong trƣờng Đại học theo hƣớng tiếp
cận chu trình‟, Tạp chí Khoa học và Công nghệ, 9, 123 – 129, (2011), tác giả
Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn – Huỳnh Thị Hồng Hạnh đã đƣa ra một gợi ý về
việc tổ chức các chu trình trong đơn vị rất đặc thù là trƣờng Đại học [20].
Theo đó, hệ thống thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học đƣợc tổ
chức thành bốn chu trình: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình
giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình tài chính. Đây cũng là cơ sở để
tác giả kế thừa, xây dựng các chu trình trong các cơ sở giáo dục đại học nói
chung. Tuy nhiên, bài báo chỉ chỉ đề cập ở giác độ lý thuyết, chƣa đi sâu tổ
chức thông tin cho một đơn vị cụ thể.
Trong thời gian qua cũng đã có rất nhiều các nghiên cứu về tổ chức kế
toán tại các cơ sở giáo dục đại học, chẳng hạn tác giả Nguyễn Thị Minh
Hƣờng (2004) bàn về “tổ chức kế toán ở các trƣờng đại học trực thuộc Bộ
Giáo dục - đào tạo” [14]. Trong luận án chủ yếu nghiên cứu về nội dung tổ
chức kế toán tài chính tuân thủ theo các qui định của chế độ kế toán trong các
trƣờng đại học, tuy nhiên đây là nghiên cứu khá cũ, không phù hợp với bối
cảnh hiện nay, tác giả chƣa nghiên cứu về cách thức xây dựng hệ thống thông
tin kế toán trong các trƣờng đại học công lập dƣới góc độ cung cấp thông tin
nhằm trợ giúp các trƣờng đại học thực hiện tốt trách nhiệm và quyền tự chủ
tài chính trong điều kiện mới.
Liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại Đại học Đà Nẵng, Lê Thị
Minh Hằng (2012) [11] đã hoàn thiện công tác kế toán nhằm nâng cao chất
lƣợng quản lý tài chính, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính

hiện có tại ĐHĐN, trong nghiên cứu này đã làm rõ cơ chế tài chính giữa đại
học vùng và đại học con. Thêm vào đó, cũng có các nghiên cứu đƣa ra định
hƣớng nhằm triển khai thực hiện công tác kế toán quản trị (KTQT) đối với cơ


6
sở giáo dục đại học. Chẳng hạn, vận dụng kế toán quản trị đối với Trƣờng Đại
học ngoại ngữ, Nguyễn Thị Hƣờng (2010) [15] đề tài đã hệ thống một số nội
dung cơ bản về lý luận của KTQT, trên cơ sở thực trạng công tác KTQT tại
Trƣờng Đại học ngoại ngữ - Đại học Đà Nẵng, đã đƣa ra những quan điểm và
định hƣớng phù hợp để vận dụng kế toán quản trị tại Trƣờng. Đối với nghiên
cứu này, tác giả đã phản ảnh đƣợc thực trạng vận dụng kế toán quản trị ở
Trƣờng Đại học Ngoại Ngữ - Đại học Đà Nẵng, từ đó xây dựng hệ thống kế
toán phù hợp để có thể vận dụng một số nội dung của KTQT vào loại hình
đào tạo không chính quy của Trƣờng. Tiếp đó, vận dụng kế toán quản trị tại
Đại học Đà Nẵng, Nguyễn Thị Hạnh (2012) [10] đã lần nữa hệ thống hóa cơ
sở lý luận về KTQT mà trƣờng đại học công lập có thể vận dụng. Đề tài đã
phân tích thực trạng vận dụng KTQT tại Đại học Đà Nẵng, từ đó đánh giá
khách quan những ƣu điểm và những điểm còn tồn tại khi vận dụng KTQT.
Trên cơ sở thực trạng của việc vận dụng KTQT tại Đại học Đà Nẵng, luận văn
cũng đã đƣa ra những nội dung có thể vận dụng KTQT đối với các trƣờng đại
học công lập. Thế nhƣng, các nghiên cứu chƣa đề cập đến việc tổ chức kế
toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, chƣa cập nhật những thay
đổi trong phƣơng thức đào tạo quản lý. Ngoài những nghiên cứu nêu trên,
hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trƣờng Đại học Công lập Việt
Nam, Nguyễn Hữu Đồng (2012) [6] đã đề xuất mô hình mối quan hệ giữa các
yếu tố cấu thành hệ thống thông tin trong các đơn vị sự nghiệp có thu, theo đó
việc xử lí các nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị sự nghiệp. Tất cả những
nghiên cứu này chính là nền tảng giúp tác giả có thể nắm đƣợc công tác kế
toán trong các trƣờng đại học.

Có thể nói nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ
thống thông tin kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học nói riêng còn rất hạn chế ở
Việt Nam. Mặc dù vậy, các nghiên cứu trên cũng đã cung cấp nền tảng kế


7
toán để tác giả kế thừa trong nghiên cứu của mình. Tuy nhiên, phần lớn các
nghiên cứu thƣờng tiếp cận theo phần hành kế toán, chƣa chú trọng tổ chức
thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, chƣa đi sâu
nội dung phân tích thiết kế, tổ chức trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông
tin, gắn với đặc thù của các cơ sở giáo dục Đại học trong bối cảnh mới.
Do đó, trong nghiên cứu này tác giả mong muốn tìm hiểu về tổ chức
thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học theo cách tiếp cận chu
trình, trong đó đi sâu vào chu trình thu học phí, lấy điển hình tại Trƣờng Cao
đẳng Công nghệ thông tin – Đại học Đà Nẵng.


8
CHƢƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ
TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Bản

ất ủ

ệ t ống t ông t n ế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong một đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm
nguồn nhân lực, các phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức một
cách khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thông tin đầy đủ,
chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh
của đơn vị.
Ở mức độ khái quát, hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực
con ngƣời và các phƣơng tiện đƣợc thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính
và các dữ liệu khác thành thông tin. Trong điều kiện tin học hóa, các thiết bị
phần cứng và các phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng
của hệ thống.

Dữ liệu

Cơ sở hạ

Phần

tầng CNTT

mềm

kế toán

Thông
tin
kế toán

Con
ngƣời

Kiểm soát
nội bộ

Thủ tục,
quy trình

Hình 1.1. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán
(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn & Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)


9
Ngoài ra, hiện nay hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm bảo an toàn dữ liệu
của hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng nên các công cụ kiểm soát
nội bộ cũng đƣợc xem là yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán.

Nhƣ vậy, hệ thống thông tin kế toán có sáu yếu tố cấu thành cơ bản:
(1) Con ngƣời
(2) Thủ tục và quy trình xử lý thông tin
(3) Dữ liệu về các hoạt động
(4) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin gồm máy tính và các thiết bị kết
nối thông tin
(5) Phần mềm kế toán kể cả cơ sở dữ liệu kế toán
(6) Công cụ kiểm soát nội bộ.
Hệ thống thông tin kế toán đƣợc xem một bộ phận quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý. Nhƣ các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin
kế toán có dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra.
Dữ l ệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh nhƣ
mua vật tƣ, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền
lƣơng, công nợ, đầu tƣ… Thông tin về các dữ liệu đầu vào đƣợc ghi nhận

chủ yếu thông qua các chứng từ kế toán.
Quy trìn xử lý: bao gồm các bƣớc công việc từ thu thập các dữ liệu kế
toán, đến việc phân loại, xử lý, lƣu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để
cung cấp các thông tin kế toán. Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán
rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phƣơng pháp kế toán
trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các
phƣơng tiện kỹ thuật công nghệ thông tin. Để cung cấp thông tin tổng hợp và
chi tiết ở các mức độ khác nhau, trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng
nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho
việc phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối tƣợng kế toán,


10
từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của ngƣời sử dụng với phƣơng
tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán.
Đầu r : là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của ngƣời sử
dụng, bao gồm các đối tƣợng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng nhƣ
phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức. Phƣơng tiện
biểu hiện những thông tin tổng hợp và chi tiết đã đƣợc xử lý để cung cấp cho
ngƣời sử dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm Báo cáo tài chính và các báo
cáo kế toán quản trị. Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đầu ra
của hệ thống thông tin kế toán còn là tất cả những thông tin kế toán cần thiết
phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể
đƣợc phân quyền truy cập.
1.1.2. T ếp ận tổ

ứ

ệ t ống t ông t n

ế toán t eo p ần àn và

theo chu trình
a. Cách tiếp cận theo các phần hành kế toán
Để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tƣợng
kế toán ngƣời ta thƣờng tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo các phần
hành. Toàn bộ dữ liệu kế toán đƣợc phân loại và xử lý theo từng phần hành
nhất định nhƣ phần hành kế toán tiền, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh
toán, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ,... Kế
toán các phần hành theo dõi và cung cấp thông tin về số dƣ đầu kỳ, số phát
sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dƣ cuối kỳ của từng đối tƣợng kế
toán. Mỗi phần hành kế toán có thể do một nhân viên kế toán phụ trách một
cách độc lập. Nhân viên phụ trách phần hành kế toán nào thì chịu trách nhiệm
thu thập, kiểm tra các chứng từ liên quan và thực hiện việc phân loại, ghi sổ
kế toán theo từng đối tƣợng kế toán thuộc phần hành. Cách tiếp cận này
hƣớng đến đối tƣợng kế toán, là cách tiếp cận phổ biến nhất hiện nay.


11
b. Cách tiếp cận theo chu trình
Trong những năm gần đây có các nghiên cứu tiếp cận hệ thống thông tin kế
toán theo chu trình. Điều này xuất phát từ việc nhìn nhận trong quá trình hoạt
động của một tổ chức có những công việc đƣợc lặp đi lặp lại một cách thƣờng
xuyên, liên tục theo một trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do
nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích
cực của bộ phận kế toán. Chẳng hạn, trong doanh nghiệp sản xuất, có thể tổ chức
các hoạt động thành bốn chu trình cơ bản là chu trình doanh thu (bán hàng và
thu tiền), chu trình cung ứng (mua hàng và thanh toán), chu trình chuyển đổi
(sản xuất) và chu trình tài chính. Trong các bệnh viện có thể tổ chức các hoạt
động thành bốn chu trình: chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu

trình thu viện phí, chu trình tài chính. Tƣơng tự, trong các cơ sở giáo dục đại
học, có thể tổ chức các hoạt động thành chu trình đào tạo và nghiên cứu khoa
học, chu trình cung ứng, chu trình thu học phí, chu trình tài chính. Để đảm bảo
các hoạt động đƣợc diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu
quả cao, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng
tham gia trong cùng một chu trình. Chính vì thế, bên cạnh việc tổ chức hệ thống
thông tin kế toán theo từng phần hành, để theo dõi và cung cấp thông tin về từng
đối tƣợng kế toán, cần thiết phải tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu
trình. Cách tiếp cận này hƣớng đến các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán trên
cơ sở xác định rõ từng loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức
năng nào trong một chu trình kinh doanh để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo
hoặc phân quyền truy cập khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng
và chính xác nhất (Nguyễn Mạnh Toàn, 2011) [20]. Cách tiếp cận nghiên cứu hệ
thống thông tin kế toán theo chu trình là cách tiếp cận mới, tạo điều kiện thuận
lợi hơn công tác kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận giúp hạn chế các
hiện tƣợng


12
tiêu cực làm thất thoát tài sản của đơn vị, cách tiếp cận này rất phù hợp trong
điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả quả giữa
các bộ phận chức năng trong việc thực hiện nhiệm vụ mỗi đơn vị. Trong
nghiên cứu này, tác giả sẽ chọn cách tiếp cận chu trình để tổ chức thông tin kế
toán tại Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng.
1.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CƠ SỞ
GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
Cơ sở giáo dục đại học có hai chức năng chính là đào tạo và nghiên cứu
khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn. Trong đó, chức năng
đào tạo giữ vai trò quan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao
cho đất nƣớc với qui mô đào tạo tăng lên không ngừng. Các loại hình đào tạo

chủ yếu tại các cơ sở giáo dục đại học bao gồm: đào tạo dài hạn cấp văn bằng
và đào tạo ngắn hạn cấp chứng chỉ. Bên cạnh đó, hàng năm các cơ sở giáo
dục Đại học tiến hành lập kế hoạch và thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa
học cấp cơ sở, cấp bộ và cấp nhà nƣớc. Các trƣờng tiến hành nghiên cứu ứng
dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn, tham gia tƣ vấn cho việc
hoạch định chính sách của đảng và nhà nƣớc và cải thiện quá trình hoạt động
của nhiều tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau trong nền kinh tế
quốc dân.
Hiện nay, các cơ sở giáo dục đại học ở Việt Nam chủ yếu là các trƣờng
công lập. Trong thời gian gần đây, số trƣờng đại học ngoài công lập cũng
ngày càng gia tăng. Đa số các trƣờng đại học áp dụng theo học chế tín chỉ.
1.2.1. Đặ đ ểm tổ ứ ế toán tạ á ơ sở g áo ụ đạ ọ a. Tổ chức
bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học ở Việt Nam hiện nay
thƣờng thực hiện chức năng tham mƣu, giúp việc cho Hiệu trƣởng trong lĩnh
vực quản lý tài chính, tài sản, kế toán, quản lý tập trung các nguồn vốn, quĩ,


13
nguồn kinh phí trong và ngoài ngân sách nhà nƣớc theo đúng chế độ qui định
của nhà nƣớc.
Bộ máy kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học thƣờng bao gồm:
- Kế toán trưởng (thƣờng kiêm trƣởng phòng Kế toán – Tài chính) là
ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và
công tác kế toán trong toàn trƣờng.
- Kế toán tổng hợp chỉ đạo trực tiếp việc hạch toán, đối chiếu sổ sách,
tiếp nhận và xử lý báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi lên, định kỳ (quí,
năm) lập các báo cáo tài chính phục vụ việc quyết toán kinh phí của trƣờng
- Kế toán tài sản theo dõi việc mua sắm, xuất dùng tài sản, trang thiết bị
tại các bộ phận trong trƣờng.

- Kế toán thanh toán theo dõi các khoản thanh toán phát sinh trong nhà
trƣờng (thanh toán tạm ứng, thanh toán với cán bộ công nhân viên, thanh toán
với Kho bạc, cơ quan thuế, cơ quan BHXH...)
- Kế toán thu học phí theo dõi các khoản học phí của sinh viên các hệ
đào tạo trong trƣờng.
- Thủ quĩ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quĩ; thực hiện các nghiệp
vụ thu, chi tiền; cập nhật số liệu trên sổ quĩ, định kỳ tiến hành kiểm quĩ.
- Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ, báo cáo kế toán
Các cơ sở giáo dục đại học công lập hiện nay áp dụng Chế độ Kế toán
Hành chính sự nghiệp ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày
30/3/2006 và thông tƣ hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính
sự nghiệp số 185/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010.
b. Tổ chức chứng từ kế toán, sổ sách, báo cáo kế toán
Các cơ sở giáo dục đại học hiện nay tuân thủ tƣơng đối đầy đủ chế độ
chứng từ theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Các cơ sở giáo dục đại học đã
sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động và cũng đã tuân


14
thủ tốt việc ghi chép các nội dung bắt buộc trên chứng từ (ngày tháng, nội
dung và qui mô nghiệp vụ, chữ ký của các đối tƣợng liên quan).
Cùng với sự ứng dụng tin học trong kế toán, rất nhiều cơ sở giáo dục đại
học hiện nay tự in một số chứng từ cơ bản (phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu
học phí, các bảng kê thu, chi tiền...). điều này tiết kiệm đáng kể thời gian và
khả năng sai sót khi lập các chứng từ.
Việc lƣu trữ chứng từ kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học công lập
cũng đƣợc tuân thủ theo đúng chế độ qui định. Các chứng từ sau khi ghi sổ
đều đƣợc đóng thành tập, theo từng tháng và lƣu trữ, bảo quản theo đúng thời
hạn qui định.
Các cơ sở giáo dục đại học thƣờng áp dụng hai hình thức tổ chức sổ

Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ. Đối với các trƣờng sử dụng phần mềm kế
toán, các loại và mẫu sổ sách có thể không hoàn toàn theo đúng với hệ thống
sổ qui định cho từng hình thức. Đối với các trƣờng chƣa sử dụng phần mềm
kế toán, về cơ bản hệ thống sổ thƣờng đƣợc tuân thủ theo đúng qui định của
từng hình thức.
Các sổ chi tiết theo danh mục sổ hƣớng dẫn của chế độ kế toán hiện
hành đƣợc mở thƣờng bao gồm: sổ quĩ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hàng, kho
bạc; sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ; sổ tài sản cố định; sổ theo
dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng; sổ chi tiết các tài khoản; sổ
theo dõi dự toán ngân sách; sổ theo dõi nguồn kinh phí; sổ tổng hợp nguồn
kinh phí; sổ theo dõi các khoản thu; sổ chi tiết chi hoạt động; sổ chi tiết chi dự
án; sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc.
Các cơ sở giáo dục đại học đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán
đƣợc qui định tại chế độ kế toán hành chính sự nghiệp của Bộ Tài chính để
xây dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị. Bên cạnh đó, trong
quá trình tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, một số Trƣờng đã bổ sung


15
thêm một số tài khoản chi tiết cho phù hợp với bản chất và nội dung hoạt
động của đơn vị để đáp ứng cho yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và cung
cấp thông tin một cách đầy đủ, chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các
nguồn kinh phí hiện có tại đơn vị.
Các cơ sở giáo dục đại học hiện nay thƣờng lập báo cáo tài chính và
quyết toán ngân sách theo quy định bao gồm:
- Bảng cân đối tài khoản
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
- Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN

- Bảng xác nhận số dƣ dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN
- Báo cáo thu – chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh
doanh
- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
- Báo cáo số kinh phí chƣa quyết toán chuyển sang năm sau và Thuyết
minh báo cáo tài chính.

á

1.2.2. Tổ

ứ t ông t n

t ếp ận

u trìn

ế toán tạ

á

ơ sở g áo
đạ

ụ

ọ t eo

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng và hiện đại thì
việc áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán cũng là một đòi

hỏi cấp bách và quan trọng. Khi đó, tổ chức hệ thống thông tin kế toán không chỉ
tổ chức theo từng phần hành kế toán nhƣ trƣớc đây để theo dõi các đối tƣợng kế
toán nhƣ tiền, vật tƣ, tài sản, công nợ mà cần phải xây dựng hệ thống thông tin
kế toán theo chu trình. Cách tiếp cận theo chu trình là cách tiếp cận mới, hƣớng
đến phục vụ các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định vai trò
của kế toán trong từng chu trình hoạt động, phải biết