Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại trường cao đẳng công nghệ thông tin – đại học đà nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHAN THỊ THU HUYỀN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2017


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHAN THỊ THU HUYỀN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01

Người hướng dẫn khoa học: TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH

Đà Nẵng - Năm 2017

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

PHAN THỊ THU HUYỀN


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài.........................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài..............................................................3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..........................................................3
4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài......................................................3
5. Bố cục đề tài...........................................................................................4
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu...............................................................4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI
HỌC..................................................................................................................8
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.........................8
1.1.1. Bản chất của hệ thống thông tin kế toán............................................8
1.1.2. Tiếp cận tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và theo
chu trình.....................................................................................................10
1.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CƠ SỞ GIÁO
DỤC ĐẠI HỌC...............................................................................................12
1.2.1. Đặc điểm tổ chức kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học................12
1.2.2. Tổ chức thông tin kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học theo cách

tiếp cận chu trình.......................................................................................15
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC
PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC........................................................23
1.3.1. Tổ chức thông tin để xác định mức học phí mỗi SV phải nộp........23
1.3.2. Thu học phí......................................................................................27
1.3.3. Tổng hợp báo cáo tình hình thu học phí..........................................28
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................29


2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG...........................................................30
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển......................................................30
2.1.2. Sứ mệnh và định hướng phát triển..................................................30
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường.............................................................31
2.1.4. Hoạt động đào tạo của Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại
học Đà Nẵng..............................................................................................32
2.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG...............................................33
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán..................................................................33
2.2.2. Đặc điểm công tác tài chính............................................................34
2.3.3. Hình thức tổ chức sổ kế toán...........................................................35
2.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ
NẴNG.............................................................................................................39
2.3.1. Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong chu trình..............39
2.3.2. Tổ chức thông tin để xác định học phí phải nộp của sinh viên.......40
2.3.3. Tổ chức thông tin trong hoạt động thu học phí...............................54
2.3.4. Tổ chức thông tin để báo cáo thu học phí........................................63
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................66
CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC

THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - ĐẠI HỌC ĐÀ
NẴNG.............................................................................................................67
3.1. ĐÁNH GIÁ ĐIỂM MẠNH, TỒN TẠI VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN
THIỆN VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH


THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN –
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG.....................................................................................67
3.1.1. Những điểm mạnh...........................................................................67
3.1.2. Tồn tại..............................................................................................67
3.1.3. Định hướng hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu
học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng. .69
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG...............................................71
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức dữ liệu và quy trình xử lý dữ liệu trong chu trình
thu học phí.................................................................................................71
3.2.2. Kiểm soát chu trình thu học phí...........................................................................76
3.2.3. Đề xuất giải pháp thu học phí qua thanh toán điện tử ngân hàng
OCB...........................................................................................................78
3.2.4. Giải pháp nhắn tin SMS tự động cho sinh viên nợ học phí...................80
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................85
KẾT LUẬN....................................................................................................86
PHỤ LỤC
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
GIẤY ĐỀ NGHỊ BẢO VỆ LUẬN VĂN
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN VĂN (Bản sao)
NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 1

NHẬN XÉT CỦA PHẢN BIỆN 2
BẢN GIẢI TRÌNH CHỈNH SỬA LUẬN VĂN (Bản chính)


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BGH
CBVC
CĐ
CSGD
CNTT
ĐHĐN
HTTTKT
KBNN
KTQT
NCKH
KHTC
CTSV
HP
SV
HĐSN
HĐSXKD
BHXH

Ban giám hiệu
Cán bộ viên chức
Cao đẳng
Cơ sở giáo dục
Công nghệ Thông tin
Đại học Đà Nẵng
Hệ thống thông tin kế toán

Kho bạc nhà nước
Kế toán quản trị
Nghiên cứu khoa học
Kế hoạch tài chính
Công tác sinh viên
Học phần
Sinh viên
Hoạt động sự nghiệp
Hoạt động sản xuất kinh doanh
Bảo hiểm xã hội


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
3.1.
3.2.

Tên bảng

Trang

Quy mô đào tạo của Trường CĐCNTT
Mô tả trách nhiệm của các đối tượng tham gia vào chu

32

trình thu học phí
Cấu trúc tập tin SINH _VIEN
Cấu trúc tập tin LOP_HOC_PHAN
Cấu trúc tập tin DANG_KY_LOP_HOC_PHAN
Cấu trúc tập tin HOC_PHAN
Danh sách sinh viên đăng ký học phần
Danh sách sinh viên được miễn, giảm học phí
Cấu trúc tập tin HOC_PHI
Bảng kê biên lai thu học phí hàng ngày
Bảng kê chi trả học phí hàng tháng
Cấu trúc tập tin DOI_TUONG_MIEN_GIAM
Cấu trúc tập tin sinh viên

39
41
42
42
42
46
52
57
59

62
73
73

DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
hình
1.1.

Tên hình
Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán

Trang
8


Số hiệu
hình
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
2.12.

2.13.
2.14.
2.15.
2.16.
2.17.
2.18.
2.19.
2.20.
3.1.
3.2.

Tên hình
Sơ đồ tổ chức quản lý của Trường CĐ Trường Cao đẳng
Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy
vi tính
Lưu đồ luân chuyển dữ liệu sinh viên đăng ký môn học
Mối quan hệ giữa các tập tin trong xử lý đăng ký tín chỉ
Giao diện trang web đăng ký tín chỉ
Giao diện thể hiện danh sách học phần sinh viên đã
đăng ký
Giao diện thể hiện đăng ký học phần của mỗi sinh viên
Giao diện cập nhật đơn giá tín chỉ
Lưu đồ mô tả quy trình miễn giảm học phí sinh viên
Sơ đồ dòng dữ liệu xác định học phí
Giao diện thông báo học phí phải nộp cho sinh viên
Trình tự luân chuyển chứng từ học phí
Giao diện thu học phí
Giao diện thu các khoản khác
Mẫu biên lai thu tiền phí, lệ phí

Giao diện hạch toán Phiếu thu trên phần mềm Misa
Mẫu Phiếu thu trên phần mềm Misa
Giao diện hạch toán chi trả học phí trên phần mềm Misa
Giao diện khai thuế phí, lệ phí
Giao diện Báo cáo thu, chi HĐSN và HĐSXKD
Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình thu học phí
Mối quan hệ giữa tập tin sinh viên và đối tượng miễn
giảm
Lưu đồ luân chuyển chứng từ miễn giảm học phí

Trang
31
36
40
43
43
44
45
48
50
53
55
55
56
57
59
60
61
63
64

65
72
75
Error:
Referen
ce

3.3.

source
not

3.4.

Đề xuất giải pháp công nghệ tích hợp hệ thống thanh

found
79


Số hiệu
hình
3.5.
3.6.

Tên hình
toán điện tử OCB và CITPay
Mô hình quy trình hoạt động của hệ thống CITSms
Giao diện chức năng dự kiến của CIT_Sms

Trang
83
85


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, tất cả các cơ sở giáo dục đại học trong cả nước đều hướng đến
nhu cầu người học: sinh viên được quyền đăng ký chọn môn học, chọn thời
khóa biểu cho phù hợp với học lực, điều kiện của mình. Hầu hết các cơ sở
giáo dục đại học (CSGDĐH) trong cả nước đã đi vào hoạt động giảng dạy
theo chương trình đào tạo tín chỉ. Khi phương thức đào tạo thay đổi thì hệ
thống thông tin quản lý cũng cần phải được thay đổi theo để đáp ứng nhu cầu
cho công tác quản lý. Tổ chức quản lý tại một trường đào tạo theo học chế tín
chỉ phức tạp hơn nhiều so với đào tạo niên chế, toàn bộ hệ thống quản lý của
trường phải vận hành theo nhu cầu riêng của từng sinh viên. Hệ thống thông
tin kế toán (HTTTKT) của các cơ sở giáo dục đại học có chức năng cung cấp
thông tin liên quan các hoạt động chủ yếu để liên kết các hệ thống thông tin
khác, nên cần được quan tâm đổi mới để đáp ứng yêu cầu của hệ thống thông
tin quản lý. Hoạt động thu học phí lại càng phức tạp hơn vì cần phải tính toán
được số học phí mà mỗi sinh viên phải nộp dựa trên số tín chỉ sinh viên đăng
ký. Mức học phí của mỗi sinh viên sẽ khác nhau phụ thuộc vào số tín chỉ mà
sinh viên đăng ký học trong từng học kỳ. Như vậy, để thực hiện việc thu học
phí đạt hiệu quả cao đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ và chia sẻ thông tin
giữa các bộ phận tham gia vào chu trình gồm bộ phận Đào tạo, bộ phận Công
tác SV, bộ phận kế toán. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT)
trong công tác quản lý tại các cơ sở giáo dục đại học sẽ là xu hướng tất yếu và
phải được tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác nhằm

tăng cường sự phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các bộ phận Kế
toán với các bộ phận chức năng khác trong nhà trường như Đào tạo, các Khoa
quản lý chuyên môn, phòng Công tác sinh viên, phòng Hành chính tổng hợp,


2
Thư viện…Tuy nhiên, thực tế việc tổ chức thông tin kế toán tại các cơ sở giáo
dục đại học chủ yếu được thực hiện bằng các phần mềm riêng lẻ, vẫn còn
nhiều bất cập, chưa hiệu quả do chưa có sự trao đổi và chia sẻ thông tin giữa
các đơn vị với nhau. Vì vậy để đảm bảo thực hiện được chức năng của kế toán
cần có sự phối hợp giữa bộ phận kế toán với các phòng ban chức năng để trao
đổi thông tin dữ liệu một cách dễ dàng. Khi đó, việc hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán cho các cơ sở giáo dục đại học hiện nay cần theo định hướng
giải pháp quản lý tổng thể để tránh đi những sai sót, những công việc chồng
chéo của các khâu, các phòng ban.
Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin là một đơn vị sự nghiệp có thu,
tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thường xuyên. Hàng năm, ngoài
nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước cấp, học phí là nguồn thu lớn nhất của
trường, chiếm hơn 50% tổng nguồn thu, cho nên việc thu học phí là một công
việc rất quan trọng trong công tác kế toán của trường với yêu cầu đặt ra là
phải tính đúng, tính đủ và tính kịp thời số phải thu học phí đồng thời phải thu
đúng, thu đủ, thu kịp thời học phí của sinh viên. Tuy nhiên, hiện tại việc tổ
chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công
nghệ Thông tin còn nhiều tồn tại và hạn chế, việc kết nối, trao đổi thông tin kế
toán trong chu trình thu học phí giữa các phòng ban chưa được chú trọng
đúng mức và tổ chức khoa học, việc xác định học phí chưa chính xác và tồn
tại nhiều sai sót, thu học phí vẫn còn chậm trễ, tốn nhiều nhân sự và thời gian
trong mỗi đợt thu học phí.
Vấn đề đặt ra là cần tổ chức lại thông tin kế toán nói chung, thông tin kế
toán trong chu trình thu học phí nói riêng theo định hướng ứng dụng công

nghệ thông tin để đảm bảo được mục tiêu của chu trình thu học phí và nâng
cao hiệu quả trong công tác thu học phí. Chính vì vậy, tác giả đã chọn đề tài
luận văn “ Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại


3
trường cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng”, đề tài này phù
hợp với chuyên ngành đào tạo, có ý nghĩa khoa học và thực tiễn đối với
Trường.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Tổng hợp lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học
phí tại các CSGDĐH tại Việt Nam
- Đánh giá thực tế tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí
tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng
- Đưa ra các định hướng và giải pháp để hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin Đại học Đà Nẵng
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu
học phí
- Phạm vi nghiên cứu: Tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại
học Đà Nẵng
4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Phương pháp tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về hệ thống
thông tin kế toán nói chung, về tổ chức HTTTKT trong chu trình thu học phí
nói riêng tại các CSGDĐH
- Phương pháp khảo cứu tài liệu, quan sát, phỏng vấn tổng thể các đơn vị
liên quan để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện của hệ thống thông
tin kế toán đang được áp dụng tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin Đại học Đà Nẵng
- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin nhằm tổ chức dữ liệu
để hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí tại Trường Cao

đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng


4
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các từ viết tắt, bảng biểu và phụ
lục, bố cục của luận văn được chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu
học phí tại các cơ sở giáo dục đại học
Chương 2: Thực tế tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí
tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng
Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin Đại học Đà Nẵng
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hệ thống thông tin kế toán là lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ tại Việt
Nam. Các nghiên cứu liên quan hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ
thống thông tin kế toán gắn với đơn vị đặc thù như các cơ sở giáo dục đại học
nói riêng còn rất hạn chế. Tuy nhiên, trong quá trình nghiên cứu tài liệu phục
vụ đề tài này, tác giả cũng có nhận diện một số nghiên cứu liên quan đến đề
tài ở các góc độ khác nhau.
Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn,
(2013), “Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán” [8].
giúp tác giả đã có cái nhìn đa chiều, tổng thể trong việc tổ chức hệ thống
thông tin kế toán bằng việc khái quát và mô tả trực quan về mối liên hệ và
tính thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của HTTTKT, giúp hiểu rõ hơn bản
chất HTTTKT và nhờ đó có thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế
và tổ chức một HTTTKT hiệu quả.
Trong xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, cách tiếp cận chu trình là
một cách tiếp cận mới, hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế
toán trên cơ sở xác định vai trò của kế toán trong từng chu trình hoạt động,

5
nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán tại đơn vị. Nghiên cứu ‘Tổ
chức hệ thống thông thông tin kế toán trong trường Đại học theo hướng tiếp
cận chu trình’, Tạp chí Khoa học và Công nghệ, 9, 123 – 129, (2011), tác giả
Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn – Huỳnh Thị Hồng Hạnh đã đưa ra một gợi ý về
việc tổ chức các chu trình trong đơn vị rất đặc thù là trường Đại học [20].
Theo đó, hệ thống thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học được tổ
chức thành bốn chu trình: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình
giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình tài chính. Đây cũng là cơ sở để
tác giả kế thừa, xây dựng các chu trình trong các cơ sở giáo dục đại học nói
chung. Tuy nhiên, bài báo chỉ chỉ đề cập ở giác độ lý thuyết, chưa đi sâu tổ
chức thông tin cho một đơn vị cụ thể.
Trong thời gian qua cũng đã có rất nhiều các nghiên cứu về tổ chức kế
toán tại các cơ sở giáo dục đại học, chẳng hạn tác giả Nguyễn Thị Minh
Hường (2004) bàn về “tổ chức kế toán ở các trường đại học trực thuộc Bộ
Giáo dục - đào tạo” [14]. Trong luận án chủ yếu nghiên cứu về nội dung tổ
chức kế toán tài chính tuân thủ theo các qui định của chế độ kế toán trong các
trường đại học, tuy nhiên đây là nghiên cứu khá cũ, không phù hợp với bối
cảnh hiện nay, tác giả chưa nghiên cứu về cách thức xây dựng hệ thống thông
tin kế toán trong các trường đại học công lập dưới góc độ cung cấp thông tin
nhằm trợ giúp các trường đại học thực hiện tốt trách nhiệm và quyền tự chủ
tài chính trong điều kiện mới.
Liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại Đại học Đà Nẵng, Lê Thị
Minh Hằng (2012) [11] đã hoàn thiện công tác kế toán nhằm nâng cao chất
lượng quản lý tài chính, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính
hiện có tại ĐHĐN, trong nghiên cứu này đã làm rõ cơ chế tài chính giữa đại
học vùng và đại học con. Thêm vào đó, cũng có các nghiên cứu đưa ra định
hướng nhằm triển khai thực hiện công tác kế toán quản trị (KTQT) đối với cơ

6
sở giáo dục đại học. Chẳng hạn, vận dụng kế toán quản trị đối với Trường Đại
học ngoại ngữ, Nguyễn Thị Hường (2010) [15] đề tài đã hệ thống một số nội
dung cơ bản về lý luận của KTQT, trên cơ sở thực trạng công tác KTQT tại
Trường Đại học ngoại ngữ - Đại học Đà Nẵng, đã đưa ra những quan điểm và
định hướng phù hợp để vận dụng kế toán quản trị tại Trường. Đối với nghiên
cứu này, tác giả đã phản ảnh được thực trạng vận dụng kế toán quản trị ở
Trường Đại học Ngoại Ngữ - Đại học Đà Nẵng, từ đó xây dựng hệ thống kế
toán phù hợp để có thể vận dụng một số nội dung của KTQT vào loại hình
đào tạo không chính quy của Trường. Tiếp đó, vận dụng kế toán quản trị tại
Đại học Đà Nẵng, Nguyễn Thị Hạnh (2012) [10] đã lần nữa hệ thống hóa cơ
sở lý luận về KTQT mà trường đại học công lập có thể vận dụng. Đề tài đã
phân tích thực trạng vận dụng KTQT tại Đại học Đà Nẵng, từ đó đánh giá
khách quan những ưu điểm và những điểm còn tồn tại khi vận dụng KTQT.
Trên cơ sở thực trạng của việc vận dụng KTQT tại Đại học Đà Nẵng, luận văn
cũng đã đưa ra những nội dung có thể vận dụng KTQT đối với các trường đại
học công lập. Thế nhưng, các nghiên cứu chưa đề cập đến việc tổ chức kế
toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, chưa cập nhật những thay
đổi trong phương thức đào tạo quản lý. Ngoài những nghiên cứu nêu trên,
hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường Đại học Công lập Việt
Nam, Nguyễn Hữu Đồng (2012) [6] đã đề xuất mô hình mối quan hệ giữa các
yếu tố cấu thành hệ thống thông tin trong các đơn vị sự nghiệp có thu, theo đó
việc xử lí các nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị sự nghiệp. Tất cả những
nghiên cứu này chính là nền tảng giúp tác giả có thể nắm được công tác kế
toán trong các trường đại học.
Có thể nói nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ
thống thông tin kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học nói riêng còn rất hạn chế
ở Việt Nam. Mặc dù vậy, các nghiên cứu trên cũng đã cung cấp nền tảng kế

7
toán để tác giả kế thừa trong nghiên cứu của mình. Tuy nhiên, phần lớn các
nghiên cứu thường tiếp cận theo phần hành kế toán, chưa chú trọng tổ chức
thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, chưa đi sâu nội
dung phân tích thiết kế, tổ chức trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin,
gắn với đặc thù của các cơ sở giáo dục Đại học trong bối cảnh mới.
Do đó, trong nghiên cứu này tác giả mong muốn tìm hiểu về tổ chức
thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học theo cách tiếp cận chu
trình, trong đó đi sâu vào chu trình thu học phí, lấy điển hình tại Trường Cao
đẳng Công nghệ thông tin – Đại học Đà Nẵng.


8
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ
GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Bản chất của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong một đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm
nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức một
cách khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thông tin đầy đủ,
chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh
của đơn vị.
Ở mức độ khái quát, hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực
con người và các phương tiện được thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và

các dữ liệu khác thành thông tin. Trong điều kiện tin học hóa, các thiết bị
phần cứng và các phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng
của hệ thống.
Cơ sở hạ
Cơ sở hạ
tầng CNTT
tầng CNTT

Dữ liệu
Dữ liệu
kế toán
kế toán

Phần
Phần
mềm
mềm
Con
Con
người
người

Kiểm soát nội
Kiểm soát nội
bộ
bộ

Thủ tục, quy
Thủ tục,
quy

trình
trình

Thông
Thông
tin
tin
kế toán
kế toán

Hình 1.1. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán
(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn & Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)


9
Ngoài ra, hiện nay hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm bảo an toàn dữ
liệu của hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng nên các công cụ kiểm
soát nội bộ cũng được xem là yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán.
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán có sáu yếu tố cấu thành cơ bản:
(1) Con người
(2) Thủ tục và quy trình xử lý thông tin
(3) Dữ liệu về các hoạt động
(4) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin gồm máy tính và các thiết bị kết
nối thông tin
(5) Phần mềm kế toán kể cả cơ sở dữ liệu kế toán
(6) Công cụ kiểm soát nội bộ.
Hệ thống thông tin kế toán được xem một bộ phận quan trọng của hệ thống
thông tin quản lý. Như các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có
dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra.
Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh như

mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền
lương, công nợ, đầu tư… Thông tin về các dữ liệu đầu vào được ghi nhận chủ
yếu thông qua các chứng từ kế toán.
Quy trình xử lý: bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế
toán, đến việc phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để
cung cấp các thông tin kế toán. Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán
rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán
trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các
phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin. Để cung cấp thông tin tổng hợp và
chi tiết ở các mức độ khác nhau, trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng
nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho
việc phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối tượng kế toán,


10
từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của người sử dụng với phương
tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán.
Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử
dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như
phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức. Phương tiện
biểu hiện những thông tin tổng hợp và chi tiết đã được xử lý để cung cấp cho
người sử dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm Báo cáo tài chính và các báo
cáo kế toán quản trị. Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đầu ra
của hệ thống thông tin kế toán còn là tất cả những thông tin kế toán cần thiết
phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể
được phân quyền truy cập.
1.1.2. Tiếp cận tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và
theo chu trình
a. Cách tiếp cận theo các phần hành kế toán
Để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng

kế toán người ta thường tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo các phần
hành. Toàn bộ dữ liệu kế toán được phân loại và xử lý theo từng phần hành
nhất định như phần hành kế toán tiền, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh
toán, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ,... Kế
toán các phần hành theo dõi và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ, số phát
sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng kế
toán. Mỗi phần hành kế toán có thể do một nhân viên kế toán phụ trách một
cách độc lập. Nhân viên phụ trách phần hành kế toán nào thì chịu trách nhiệm
thu thập, kiểm tra các chứng từ liên quan và thực hiện việc phân loại, ghi sổ
kế toán theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành. Cách tiếp cận này
hướng đến đối tượng kế toán, là cách tiếp cận phổ biến nhất hiện nay.


11
b. Cách tiếp cận theo chu trình
Trong những năm gần đây có các nghiên cứu tiếp cận hệ thống thông tin
kế toán theo chu trình. Điều này xuất phát từ việc nhìn nhận trong quá trình
hoạt động của một tổ chức có những công việc được lặp đi lặp lại một cách
thường xuyên, liên tục theo một trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai
đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham
gia tích cực của bộ phận kế toán. Chẳng hạn, trong doanh nghiệp sản xuất, có
thể tổ chức các hoạt động thành bốn chu trình cơ bản là chu trình doanh thu
(bán hàng và thu tiền), chu trình cung ứng (mua hàng và thanh toán), chu
trình chuyển đổi (sản xuất) và chu trình tài chính. Trong các bệnh viện có thể
tổ chức các hoạt động thành bốn chu trình: chu trình cung ứng, chu trình
khám và điều trị, chu trình thu viện phí, chu trình tài chính. Tương tự, trong
các cơ sở giáo dục đại học, có thể tổ chức các hoạt động thành chu trình đào
tạo và nghiên cứu khoa học, chu trình cung ứng, chu trình thu học phí, chu
trình tài chính. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng,
đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao, cần phải phối hợp hoạt động giữa các

chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Chính
vì thế, bên cạnh việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo từng phần hành,
để theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tượng kế toán, cần thiết phải
tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình. Cách tiếp cận này hướng
đến các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ từng loại
thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu
trình kinh doanh để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy
cập khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất
(Nguyễn Mạnh Toàn, 2011) [20]. Cách tiếp cận nghiên cứu hệ thống thông tin
kế toán theo chu trình là cách tiếp cận mới, tạo điều kiện thuận lợi hơn công
tác kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận giúp hạn chế các hiện tượng


12
tiêu cực làm thất thoát tài sản của đơn vị, cách tiếp cận này rất phù hợp trong
điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả quả giữa
các bộ phận chức năng trong việc thực hiện nhiệm vụ mỗi đơn vị. Trong
nghiên cứu này, tác giả sẽ chọn cách tiếp cận chu trình để tổ chức thông tin
kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng.
1.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CƠ SỞ
GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
Cơ sở giáo dục đại học có hai chức năng chính là đào tạo và nghiên cứu
khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào thực tiễn. Trong đó, chức năng
đào tạo giữ vai trò quan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao
cho đất nước với qui mô đào tạo tăng lên không ngừng. Các loại hình đào tạo
chủ yếu tại các cơ sở giáo dục đại học bao gồm: đào tạo dài hạn cấp văn bằng
và đào tạo ngắn hạn cấp chứng chỉ. Bên cạnh đó, hàng năm các cơ sở giáo
dục Đại học tiến hành lập kế hoạch và thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa
học cấp cơ sở, cấp bộ và cấp nhà nước. Các trường tiến hành nghiên cứu ứng
dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn, tham gia tư vấn cho việc

hoạch định chính sách của đảng và nhà nước và cải thiện quá trình hoạt động
của nhiều tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau trong nền kinh tế
quốc dân.
Hiện nay, các cơ sở giáo dục đại học ở Việt Nam chủ yếu là các trường
công lập. Trong thời gian gần đây, số trường đại học ngoài công lập cũng
ngày càng gia tăng. Đa số các trường đại học áp dụng theo học chế tín chỉ.
1.2.1. Đặc điểm tổ chức kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học
a. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học ở Việt Nam hiện nay
thường thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong lĩnh
vực quản lý tài chính, tài sản, kế toán, quản lý tập trung các nguồn vốn, quĩ,


13
nguồn kinh phí trong và ngoài ngân sách nhà nước theo đúng chế độ qui định
của nhà nước.
Bộ máy kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học thường bao gồm:
- Kế toán trưởng (thường kiêm trưởng phòng Kế toán – Tài chính) là
người đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và
công tác kế toán trong toàn trường.
- Kế toán tổng hợp chỉ đạo trực tiếp việc hạch toán, đối chiếu sổ sách,
tiếp nhận và xử lý báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi lên, định kỳ (quí,
năm) lập các báo cáo tài chính phục vụ việc quyết toán kinh phí của trường
- Kế toán tài sản theo dõi việc mua sắm, xuất dùng tài sản, trang thiết bị
tại các bộ phận trong trường.
- Kế toán thanh toán theo dõi các khoản thanh toán phát sinh trong nhà
trường (thanh toán tạm ứng, thanh toán với cán bộ công nhân viên, thanh
toán với Kho bạc, cơ quan thuế, cơ quan BHXH...)
- Kế toán thu học phí theo dõi các khoản học phí của sinh viên các hệ
đào tạo trong trường.

- Thủ quĩ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quĩ; thực hiện các nghiệp
vụ thu, chi tiền; cập nhật số liệu trên sổ quĩ, định kỳ tiến hành kiểm quĩ.
- Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ, báo cáo kế toán
Các cơ sở giáo dục đại học công lập hiện nay áp dụng Chế độ Kế toán
Hành chính sự nghiệp ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày
30/3/2006 và thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính
sự nghiệp số 185/2010/TT-BTC ngày 15/01/2010.
b. Tổ chức chứng từ kế toán, sổ sách, báo cáo kế toán
Các cơ sở giáo dục đại học hiện nay tuân thủ tương đối đầy đủ chế độ
chứng từ theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Các cơ sở giáo dục đại học đã
sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động và cũng đã tuân


14
thủ tốt việc ghi chép các nội dung bắt buộc trên chứng từ (ngày tháng, nội
dung và qui mô nghiệp vụ, chữ ký của các đối tượng liên quan).
Cùng với sự ứng dụng tin học trong kế toán, rất nhiều cơ sở giáo dục đại
học hiện nay tự in một số chứng từ cơ bản (phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu
học phí, các bảng kê thu, chi tiền...). điều này tiết kiệm đáng kể thời gian và
khả năng sai sót khi lập các chứng từ.
Việc lưu trữ chứng từ kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học công lập
cũng được tuân thủ theo đúng chế độ qui định. Các chứng từ sau khi ghi sổ
đều được đóng thành tập, theo từng tháng và lưu trữ, bảo quản theo đúng thời
hạn qui định.
Các cơ sở giáo dục đại học thường áp dụng hai hình thức tổ chức sổ
Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ. Đối với các trường sử dụng phần mềm kế
toán, các loại và mẫu sổ sách có thể không hoàn toàn theo đúng với hệ thống
sổ qui định cho từng hình thức. Đối với các trường chưa sử dụng phần mềm
kế toán, về cơ bản hệ thống sổ thường được tuân thủ theo đúng qui định của
từng hình thức.

Các sổ chi tiết theo danh mục sổ hướng dẫn của chế độ kế toán hiện
hành được mở thường bao gồm: sổ quĩ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hàng, kho
bạc; sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ; sổ tài sản cố định; sổ theo
dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng; sổ chi tiết các tài khoản; sổ
theo dõi dự toán ngân sách; sổ theo dõi nguồn kinh phí; sổ tổng hợp nguồn
kinh phí; sổ theo dõi các khoản thu; sổ chi tiết chi hoạt động; sổ chi tiết chi dự
án; sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc.
Các cơ sở giáo dục đại học đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán
được qui định tại chế độ kế toán hành chính sự nghiệp của Bộ Tài chính để
xây dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị. Bên cạnh đó, trong
quá trình tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản, một số Trường đã bổ sung


15
thêm một số tài khoản chi tiết cho phù hợp với bản chất và nội dung hoạt
động của đơn vị để đáp ứng cho yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và cung
cấp thông tin một cách đầy đủ, chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các
nguồn kinh phí hiện có tại đơn vị.
Các cơ sở giáo dục đại học hiện nay thường lập báo cáo tài chính và
quyết toán ngân sách theo quy định bao gồm:
- Bảng cân đối tài khoản
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
- Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN
- Bảng xác nhận số dư dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN
- Báo cáo thu – chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh
doanh
- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
- Báo cáo số kinh phí chưa quyết toán chuyển sang năm sau và Thuyết

minh báo cáo tài chính.
1.2.2. Tổ chức thông tin kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học theo
cách tiếp cận chu trình
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng và hiện đại thì
việc áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán cũng là một
đòi hỏi cấp bách và quan trọng. Khi đó, tổ chức hệ thống thông tin kế toán
không chỉ tổ chức theo từng phần hành kế toán như trước đây để theo dõi các
đối tượng kế toán như tiền, vật tư, tài sản, công nợ mà cần phải xây dựng hệ
thống thông tin kế toán theo chu trình. Cách tiếp cận theo chu trình là cách
tiếp cận mới, hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên
cơ sở xác định vai trò của kế toán trong từng chu trình hoạt động, phải biết