Quy dinh ve luu tru chung tu ke toan

Copyright: ThanhVuHuyen

QUY ĐỊNH VỀ ĐÁNH SỐ VÀ LƯU TRỮ
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Số: thanhvuhuyen
Phát hành lần thứ 1, ngày phát hành: …/ ... / …


MỤC LỤC:
I QUY ĐỊNH CHUNG........................................................................................................................................ 1
II QUY ĐỊNH VỀ ĐÁNH SỐ CHỨNG TỪ......................................................................................................... 1
1. ĐÁNH SỐ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
2. NGUYÊN TẮC ĐẶT CÁC BỘ MÃ KẾ TOÁN

1
2

III CÁCH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN FILE CỨNG................................................................................3
1. HỒ SƠ PHÁP LÝ CÔNG TY (MÃ LĨNH VỰC 01)
2. KẾ TOÁN THU CHI (MÃ LĨNH VỰC 02)
3. KẾ TOÁN CÔNG NỢ (MÃ LĨNH VỰC 03)
4. KẾ TOÁN HỢP ĐỒNG (MÃ LĨNH VỰC 04)
5. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (MÃ LĨNH VỰC 05)
6. KẾ TOÁN KHO, CÔNG CỤ DỤNG CỤ, CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC, GIÁ THÀNH (MÃ LĨNH VỰC 06)
7. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG (MÃ LĨNH VỰC 07)
8. BÁO CÁO THUẾ (MÃ LĨNH VỰC 08)
9. SỔ SÁCH KẾ TOÁN (MÃ LĨNH VỰC 09)
10. CÁC HỒ SƠ KHÁC
11. HƯỚNG DẪN NHÃN BÌA CÒNG, BÌA HỒ SƠ

3
3
4
4
5
5
5
6
7
7
7

IV CÁCH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN FILE MỀM..................................................................................8
1. NGUYÊN TẮC CHUNG:
2. NGUYÊN TẮC ĐẶT TÊN THƯ MỤC VÀ TÊN FILE TRÊN SERVER

8
9

Trang 1/9


I

QUY ĐỊNH CHUNG
-

-

-

-

Chứng từ kế toán là vô cùng quan trọng vì vậy cần phải lưu trữ bảo quản thật cẩn thận và
theo quy định của pháp Luật cho từng loại chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán đưa vào lưu
trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự
số chứng từ giảm dần, thời gian phát sinh từ gần đến xa và theo kỳ kế toán năm.
Chứng từ kế toán cần phân biệt, nhận dạng và lưu trữ riêng biệt giữa nội bộ và báo thuế.
Việc lưu trữ chứng từ một cách hệ thống và khoa học sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian
trong việc tìm kiếm, truy xuất. Phòng kế toán phải độc lập, tách biệt với các phòng ban
khác. Các chứng từ quan trọng phải được lưu trữ ở trong tủ có khóa. Trường hợp bàn giao
chứng từ cho các phòng ban khác phải ghi sổ bàn giao chứng từ và có ký nhận.
Cá nhân không được phép lưu bất cứ tài liệu liên quan đến công ty trong ổ đĩa cứng trên
laptop của công ty. Tất cả dữ liệu làm việc đều phải làm trên hệ thống server, tránh hiện
tượng mất dữ liệu do lỗi virut hay hư ổ cứng.
Không được lưu trữ tài liệu cá nhân, không liên quan đến công việc trên máy tính công ty và
đặc biệt trên server công ty.
Cách thức lưu trữ chứng từ bao gồm lưu file cứng và lưu file mềm

II QUY ĐỊNH VỀ ĐÁNH SỐ CHỨNG TỪ
1. Đánh số chứng từ kế toán
-

-

Đánh số chứng từ một cách khoa học giúp thuận tiện cho việc quản lý, lưu trữ, kiểm tra và
đối chiếu chứng từ trong công tác kế toán.
Chu kỳ lặp lại của chứng từ phụ thuộc vào mức độ phát sinh chứng từ nhiều hay ít. Chu kỳ
đánh số chứng từ thường là theo tháng hoặc theo năm.
Quy tắc đánh số thứ tự áp dụng cho toàn bộ chứng từ trong phạm vi mình kế toán thực hiện

lập và kiểm tra như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu đề nghị, phiếu hạch
toán lương, tạm ứng, phiếu kế toán....
Quy tắt chung khi đánh số chứng từ:
Số chứng từ thường cấu thành từ 3 phần, phần 1 là viết tắt tên chứng từ, phần 2 là ký hiệu
năm hiện hành, phần 3 là số thứ tự lũy tiến từ bắt đầu từ số 01. Riêng phần 2 và phần 3 được
ngăn cách bằng ký hiệu gạch nối ( - ) hoặc dấu gạch chéo ( / )
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Nội Dung
Phiếu Thu Tiền Mặt
Phiếu Chi Tiền Mặt
Phiếu Thu Ngân Hàng
Phiếu Chi Ngân Hàng
Bảng Kê Tiền Mặt
Phiếu Mua Hàng
Mua Dịch Vụ
Phiếu Đề Nghị Nhập Kho
Phiếu Nhập Kho

Phiếu Đề Nghị Xuất Kho
Phiếu Xuất Kho
Biên Bản Giao Nhận

Chu kỳ
Tháng
Tháng
Tháng
Tháng
Năm
Năm
Năm
Tháng
Tháng
Tháng
Tháng
Năm

Quy tắc đánh số
PT**++TM-@@
PC**++TM-@@
PT**++NH-@@
PC**++NH-@@
BKTM**/@@
MH **-@@
DV**-@@
DNNK**++-@@
NK**++-@@
DNXK**++-@@
XK**++-@@

BBGN**-@@
Trang 1/9


13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
…

Biên Bản Đối Chiếu Công Nợ
Bản Kiểm Kê
Phiếu Đề Nghị Thanh Toán
Giấy Xác Nhận

Chi Phí Lương
Vận Chuyển Nội Bộ
Phiếu Đề Xuất Tạm Ứng
Phiếu Đề Xuất
Phiếu kế toán
Phiếu phân bổ
Phiếu tính giá thành
Giấy báo có
Giấy báo nợ
Chứng từ ghi tăng tài sản cố định
Chứng từ ghi tăng CCDC, CPTT
Chứng từ ghi giảm tài sản cố định
Chứng từ ghi giảm CCDC, CPTT
Chứng từ bán hàng hóa, dịch vụ
Chứng từ hàng bán trả lại
Chứng từ hàng mua trả lại
…..

Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
Tháng
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
Tháng

Tháng
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm

DCCN**-@@
BKK**-@@
DNTT**-@@
GXN**-@@
CPL**-@@
VCNB**++-@@
DXTU**-@@
PDX**-@@
NVK**-@@
PB**-@@
GT**-@@
BC**++-@@
BN**++-@@
TTS**-@@
TCC**-@@
GTS**-@@
GCC**-@@
BH**-@@
BTL**-@@
MTL**-@@

Trong đó:
- Kí tự bằng chữ là viết tắt của chứng từ kế toán
- ** là 2 số cuối cùng của năm kế toán đang làm việc
- ++ là số thứ tự của tháng đang làm việc (là các giá trị từ 01 đến 12)
- @@ là số thứ từ của chứng từ kế toán theo lũy tiến, bắt đầu từ số 01
Ví dụ: PC1901TM-01, trong đó:
- PC: viết tắt của Phiếu Chi là chứng từ kế toán
- 19: là số năm đang làm việc 2019
- 01: là tháng 01, thời điểm lập chứng từ kế toán
- TM: viết tắt của Tiền Mặt là loại chứng từ đang làm
- 01: là số thứ tự của phiếu chi được đánh theo lũy tiến.
Lưu ý: Chu kỳ đánh số chứng từ không cố định, có thể thay đổi theo khối lượng chứng từ phát sinh.
Nếu ước tính tổng số lượng chứng từ phát sinh trong năm lớn hơn 99 thì chứng từ sẽ được đánh số
theo tháng, thay vì theo năm.
2. Nguyên tắc đặt các bộ mã kế toán
-

-

Việc quản lý một cách hiệu quả bao gồm cả việc tổ chức các mã kế toán một cách khoa học.
Quy tắc đặt mã là cần đảm bảo:
+ Bộ mã thống nhất
+ Bộ mã có thể được mở rộng tới bất kỳ
+ Phù hợp với các bộ mã sẵn có hiện đang được sử dụng trong hoặc ngoài đơn vị
+ Phổ biến cho các đối tượng sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho
người mới sử dụng.
Các bộ mã kế toán quản lý bao gồm:
Trang 2/9

-

+ Hệ thống tài khoản kế toán chi tiết
+ Hệ thống bảng mã thu chi (Nhóm mã, mã lớn, mã nhỏ)
+ Mã khách hàng, nhà cung cấp (Trừ những mã quản lý bởi Tổ Chức – Hành Chính)
Mã vật tư, hàng hóa, dịch vụ được tạo mởi bộ phận Kho-Vật tư
Bảng mã sẽ được cập nhật liên tục trên phần mềm kế toán. Bảng mã bao gồm cả mã gợi nhớ
và mã lũy tiến.

III CÁCH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN FILE CỨNG
File cứng (giấy tờ) : Từng file hồ sơ phải được đánh mã số hồ sơ. Hồ sơ lưu trữ chứng từ phải
có tên và nhãn rõ ràng, không để tình trạng trong file hồ sơ có lưu chứng từ nhưng không xác định
tên, dẫn đến việc khó tìm kiếm, thất lạc.
Nguyên lý đánh số mã file hồ sơ bao gồm 3 phần:
-

1 Ký hiệu đầu bằng chữ: T đối với hồ sơ thuế, N đối với hồ sơ nội bộ
2 Ký hiệu Mã Lĩnh vực: Là số tự nhiên bắt đầu từ 01 đến 99
2 Ký hiệu Phân hệ: Là số tự nhiên bắt đầu từ 01 đến 99, phân một lĩnh vực kế toán thành
nhiều phân hệ nhỏ khác nhau
Trường hợp một nhóm, có nhiều file nhỏ khách nhau, mỗi file nhỏ phân biệt theo thời gian,
sắp xếp theo thứ tự thời gian từ gần nhất đến xa nhất.

1. Hồ sơ pháp lý công ty (Mã lĩnh vực 01)
Hồ sơ pháp lý công ty phòng kế toán lưu trữ là bản gốc hoặc bản sao các công văn, quyết định
như:
- Đăng ký kinh doanh, chứng minh nhân dân ban giám đốc
- Hồ sơ góp vốn
- Giấy ủy quyền
- Quyết định bổ nhiệm

- Văn bản ban hành về quy chế, nội quy của phòng tài chính, kế toán
- Các quyết định, công văn khác liên quan trực tiếp đến phòng kế toán
Bộ hồ sơ pháp lý được đựng trong bìa lá lỗ, phân loại theo nhóm, sắp xếp theo ngày ký và đựng
trong bìa còng tên “ HỒ SƠ PHÁP LÝ”, Mã file hồ sơ file N01
2. Kế toán thu chi (Mã lĩnh vực 02)
-

-

Phiếu thu, chi được lưu kèm chứng từ thanh toán. Chi tiết bộ chứng từ bao gồm các chứng
từ nào tham khảo Quy định về hồ sơ thanh toán
Thu chi đề nghị duyệt cần kèm theo chứng từ gốc. Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán, hóa
đơn gốc trả lại bảng kê VAT đầu vào. Trường hợp thanh toán tạm ứng hay thanh toán làm
nhiều lần, chưa phải đợt cuối, photo các phiếu đề xuất, phiếu thiết lập công nợ… để kẹp vào
phiếu thu, phiếu chi. Bản gốc lưu tiếp trong hồ sơ chưa thanh toán để trình vào thanh toán
đợt sau.
Biên bản hủy phiếu thu chi được kẹp chung với phiếu thu/chi hủy
Bảng thu chi quỹ tiền mặt được in cuối mỗi tháng được lưu chung phiếu thu, phiếu chi và
hóa đơn chứng từ của tháng đó.
Cuối tháng, đóng phiếu thu, chi thành quyển, phân biệt thu chi ngân hàng và thu chi tiền
mặt., kèm bảng thu chi hàng ngày và báo cáo thu chi, lưu riêng theo tháng trong bìa nút, ký
hiệu mã file hồ sơ N02
Trang 3/9


-

Đối với hồ sơ thuế, “Thu ngân hàng” được thay thế bằng “ Giấy báo có”, Chi ngân hàng
được thay thế bằng “ Giấy báo nợ”. Kẹp giấy báo có, báo nợ bản kế toán lập, kẹp cùng sổ
phụ ngân hàng và sao kê ngân hàng theo tháng. Mã file hồ sơ T02.01 với phân hệ tiền mặt,

T02.02 với phân hệ ngân hàng
Hàng tháng scan phiếu thu chi đầy đủ để lưu trên server

-

3. Kế toán công nợ (Mã lĩnh vực 03)

-

-

-

- Chứng từ công nợ phải thu được phân loại theo bản chất của nghiệp vụ thu gồm thu khách
hàng, thu công ty, thu vay. Lưu thứ tự theo ngày của phiếu kế toán công nợ. Được lưu vào bìa
còng tên “ CÔNG NỢ PHẢI THU”. Mã file hồ sơ N03.01
Riêng đối với công nợ phải thu khách hàng, phân loại theo hợp đồng đang thực hiện và đã
hoàn thành, hợp đồng đã hoàn thành lưu theo Mã file hồ sơ hóa đơn GTGT đầu ra và bộ hợp
đồng khách hàng.
Bô Chứng từ công nợ phải trả lưu riêng theo từng đối tượng công nợ, được lưu vào bìa còng
tên: “CÔNG NỢ PHẢI TRẢ” Mã file hồ sơ N03.02. Đến lịch thanh toán, kế toán kẹp cùng
chứng từ gốc và lịch thu chi để trình cấp trên.
Chứng từ được duyệt sẽ kẹp cùng với phiếu thu chi, chứng từ chưa được duyệt sẽ lưu lại
chứng từ công nợ để theo dõi.
Phiếu tạm ứng và tất toán tạm ứng được lưu riêng theo Mã file hồ sơ N03.03 và theo tháng.

4. Kế toán Hợp đồng (Mã lĩnh vực 04)
Phòng Kinh doanh sau khi ký hợp đồng với khách hàng, bàn giao lại cho kế toán bản scan. Kế
toán lưu lại trên server và photo một bộ lưu trữ file hồ sơ.
4.1.

Bộ hợp đồng khách hàng

Bộ hợp đồng khách hàng bao gồm các hồ sơ sau:
- Hợp đồng
- Bảng báo giá
- Phiếu thiết lập công nợ phải thu
- Bảng dự toán
- Biên bản nghiệm thu từng hạng mục (nếu hóa đơn xuất theo tiến độ)
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành
- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
- Photo hóa đơn tài chính (nếu có)
- Phụ lục hợp đồng (nếu có)
- Đề nghị thanh toán (nếu có)
Bộ hợp đồng được đựng trong bìa lá lỗ, phân loại theo nhóm hợp đồng, sắp xếp theo ngày ký
và đựng trong bìa còng tên “ HỢP ĐỒNG KHÁCH HÀNG”, Mã file hồ sơ N04.01 hoặc T04.01,
lưu theo năm.
4.2.

Bộ hợp đồng nhà thầu/nhà cung cấp
-

Hợp đồng
Bảng báo giá
Thiết lập công nợ phải trả
Bảng dự toán
Biên bản nghiệm thu từng hạng mục (nếu hóa đơn xuất theo tiến độ)
Biên bản nghiệm thu hoàn thành
Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
Trang 4/9

-

Photo hóa đơn tài chính (nếu có)
Phụ lục hợp đồng (nếu có)
UNC hoặc phiếu thu tiền
Đề nghị thanh toán

Bộ hợp đồng được đựng trong bìa lá lỗ, phân loại theo nhóm hợp đồng, sắp xếp theo ngày ký
và đựng trong bìa còng tên “ HỢP ĐỒNG NHÀ THẦU”, Mã file hồ sơ N04.02 hoặc T04.02, lưu
theo năm.
Các báo cáo hợp đồng, bảng định khoản VAT và các báo cáo khách thuộc kế toán hợp đồng lưu
với mã file hồ sơ N04
5. Kế toán tài sản cố định (Mã lĩnh vực 05)
Hồ sơ tài sản cố định bao gồm:
- Thẻ tài sản cố định, hóa đơn GTGT (bản photo)
- Hợp đồng mua bán tài sản cố định
- Tờ khai nhập khẩu, vận đơn.
- Biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản cố định
- Hồ sơ thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
- Các hồ sơ khác theo đặc thù của tài sản và loại hình doanh nghiệp.
Hồ sơ của từng tài sản được lưu riêng vào bìa lỗ, lưu trong bìa còng tên “ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Mã file hồ sơ T05)
Bảng trích khấu hao tài sản cố định được lưu theo tháng, cùng với biên bản kiểm kê tài sản cố
định.
6. Kế toán kho, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước, giá thành (Mã lĩnh vực 06)
-

Phiếu xuất kho bán hàng lưu cùng với hóa đơn GTGT trong bộ chứng từ “ CÔNG NỢ PHẢI

THU”
Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được đóng theo tháng, kèm theo các chứng
từ:
+ Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt
+ Biên bản giao nhận hàng hoá cho mỗi lần xuất kho

-

Phiếu nhập kho mua hàng, được lưu trữ kèm với chứng từ mua hàng hóa trong bộ chứng từ
“ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ”

-

Phiếu nhập kho thành phẩm đóng theo tháng, kèm theo các Phiếu tính giá thành

Vì tính chất phát sinh ít, mỗi tháng một lần, các báo cáo như báo cáo xuất nhập tồn kèm theo
biên bản kiểm kê từng tháng, bảng tính giá thành tháng, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, bản kiểm
kê công cụ dụng cụ, phiếu báo hỏng công cụ dụng cụ được lưu theo năm. Mã file hồ sơ N06 hoặc
T06.
7. Kế toán tiền lương (Mã lĩnh vực 07)
Bộ chứng từ lương bao gồm:
- Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)
Trang 5/9


-

Bảng chấm công
Bảng kê phụ cấp
Bảng tính lương, Phiếu lương

Thông báo kết quả đóng bảo hiểm (Mẫu C12-TS)
Bộ chứng từ lương được gửi về phòng tài chính – kế toán trước ngày 10 hàng tháng.
Bộ chứng từ lương phân loại theo tháng, lưu trong bìa còng tên “HỒ SƠ LƯƠNG”

Bộ chứng từ lương được đựng trong bìa lá lỗ, sắp xếp theo tháng và đựng trong bìa còng tên “
LƯƠNG & BẢO HIỂM”,lưu theo năm. Mã file hồ sơ N07 hoặc T07.
Các chứng từ lương còn lại bộ phận Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm lưu trữ và giải trình
cho cơ quan thuế nếu cần. Phòng kế toán chỉ lưu trữ những hồ sơ liên quan trực tiếp đến chi phí
lương báo thuế.
8. Báo cáo thuế (Mã lĩnh vực 08)
8.1.
-

Thuế GTGT
Tờ khai thuế GTGT
Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào
Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra
Thông báo nộp tờ khai thành công

Hóa đơn GTGT đầu ra được lưu tại cuống.
Hóa đơn GTGT đầu vào được đính kèm bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào, lưu theo tháng
trong bìa nút. Trường hợp hóa đơn mỏng hoặc khổ giấy không phải giấy A4 thì kẹp hóa đơn
cùng với một tờ giấy A4 bấm cùng hóa đơn.
8.2.
-

Hóa đơn
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý
Thông báo phát hành hóa đơn
Báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn

Báo cáo kết quả hủy hóa đơn

-

Thuế TNCN
Tờ khai khấu trừ thuế TNCN hàng quý
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Cam kết 02/TNCN (nếu có)
Đăng ký giảm trừ gia cảnh (nếu có)
Tờ khai Quyết toán năm thuế TNCN

8.3.

8.4.

Thuế TNDN
- Tờ khai tạm tính thuế TNDN hàng quý
- Tờ khai quyết toán năm thuế TNDN
- Bảng kê các khoản chi phí không được trừ

8.5.

Thuế môn bài & Thuế khác
- Tờ khai thuế môn bài
- Thông báo nộp thuế môi trường và các loại thuế khác
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước

8.6.

Báo Cáo tài chính

- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Trang 6/9


- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Bộ chứng từ thuế phân loại riêng theo từng sắc thuế, lưu trong bìa còng tên “THUẾ”, Mã file
hồ sơ T08.
Các báo cáo thuế được in làm 2 bộ, một bộ có đầy đủ chữ ký của giám đốc trước khi gửi lên cơ
quan thuế, một bộ được in ra từ hệ thống nhantokhai.vn, bản đã ký điện tử.
9. Sổ sách kế toán (Mã lĩnh vực 09)
Cuối mỗi kỳ, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng
thành quyển. Trước khi đóng lại, cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa.
Mã file hồ sơ: Mã file hồ sơ N09 hoặc T09.
10.Các hồ sơ khác
Do bản chất ít phát sinh nên các hồ sơ khác sẽ căn cứ vào việc phân loại tính chất của hồ sơ để
lưu trữ từ 1 đến 9 Mã file hồ sơ nêu trên. Căn cứ vào Bảng công việc phòng Tài Chính – Kế toán để
sắp xếp lưu trữ một cách phù hợp.
Trường hợp không thể phân loại vào 1 trong 9 mã file hồ sơ nêu trên, thì hồ sơ đó sẽ được sắp
xếp vào hồ sơ khác hoặc mở thêm một lĩnh vực để lưu trữ nếu cần

11.

Hướng dẫn nhãn bìa còng, bìa hồ sơ

11.1.

Gáy hồ sơ:

Trang 7/9


11.2.

IV

Bìa hồ sơ:

Tên+ Logo Công ty

MÃ HỒ SƠ - TÊN HỒ SƠ
Phòng Tài Chính – Kế Toán

CÁCH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN FILE MỀM
1. Nguyên tắc chung:
-

-

-

File mềm (dữ liệu trên máy tính): Bao gồm dữ liệu được chia sẻ trên server và dữ liệu lưu
trữ trong phòng ban Tài Chính – Kế toán.
Dữ liệu được chia sẻ trên server của công ty sẽ do bộ phận Tổ Chức - Hành Chính của Công
ty chịu trách nhiệm quản lý và cấp quyền truy xuất thích hợp. Dữ liệu được lưu trên server
bắt buộc phải là phiên bản cập nhật mới nhất, không được tạo nhiều phiên bản, tránh nhầm
lẫn, không rõ bản nào bản đúng.
Dữ liệu của Phòng Tài Chính – Kế toán do Kế toán trưởng quản lý, cấp quyền truy cập cho
từng nhân viên trong phòng ban. Dữ liệu sẽ do tự nhân viên đó chịu trách nhiệm lưu trữ và

cập nhật trên máy tính cá nhân của mình.
Dữ liệu tránh tạo nhiều phiên bản khác nhau gây nhầm lẫn.
Trang 8/9


-

-

Trong quá trình làm việc, nhiều biểu mẫu cần cập nhật liên tục, không cần thiết phải in ấn.
Việc tổ chức các thư mục trên server một cách khoa học sẽ đảm bảo tiết kiệm tối thiểu việc
thao tác quá nhiều khi truy cập dữ liệu, tiết kiệm thời gian và linh hoạt trong xử lý nghiệp vụ
kế toán.
Tệp dữ liệu cần tuân thủ nguyên tắc đặt tên: ngắn gọn nhưng đầy đủ, đồng bộ, tìm kiếm đơn
giản
Trong quá trình làm việc, nhiều biểu mẫu cần cập nhật liên tục, không cần thiết phải in ấn.
Việc tổ chức các thư mục trên server một cách khoa học sẽ đảm bảo tiết kiệm tối thiểu việc
thao tác quá nhiều khi truy cập dữ liệu, tiết kiệm thời gian và linh hoạt trong xử lý nghiệp vụ
kế toán.

2. Nguyên tắc đặt tên thư mục và tên file trên server
-

Tương tự như tổ chức trên file cứng, thư mục trên server cũng được phân loại theo lĩnh vực
và phân hệ cụ thể theo mã file hồ sơ tương ứng.
Đặt tên file và tên folder là tiếng việt KHÔNG dấu
Cách đặt tên lưu hồ sơ tuân thủ theo Quy định số QT.018/EV-TCHC được ban hành bởi
phòng Tổ Chức – Hành Chính.
Lưu ý với Scan hóa đơn VAT đầu vào. Quy tắc đặt tên: Ngày hóa đơn (YYMMDD)_Tên
đơn vị xuất hóa đơn_Số hóa đơn

Ví dụ: 180906_ Truong Nam Phat _1234567, trong đó
- 180906 là ngày hóa đơn vào ngày 06 tháng 09 năm
- Truong Nam Phat là tên đơn vị xuất hóa đơn
- 1234567 là số hóa đơn GTGT

-----------------------    --------------------------

Trang 9/9