KIỂM SOÁT nội bộ QUY TRÌNH LƯƠNG CTY YUJIN VINA file DOCX

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH
TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

GV

: ThS Nguyễn Thị Thu Hằng

LỚP

: K11405B

TP.HCM, 26/4/2015


BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
Tên

MSSV

Công việc

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh

K114050858

Tìm hiểu chính sách tiền lương

Nguyễn Thị Hằng

K114050860

Vẽ lưu đồ quy trình tiền lương

Đỗ Thị Thuỳ Mai

K114050886

Võ Thị Kim Nhung

K114050894

Trần Thị Hồng Như

K114050898

Mô tả quy trình tiền lương

Vũ Thị Huyền Thanh

K114050913

Vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ

Võ Thị Huyền Thương

K114050931

Tìm hiểu hệ thống chứng từ

Đặng Thị Vân

K114050952

Mô tả quy trình nghiệp vu

Giới thiệu đặc điểm kinh doanh và cơ cấu
của công ty
Tìm hiểu chức năng – mục tiêu của quy
trình tiền lương


MỤC LỤC


DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ
Bảng1.1: Chính sách chuyên cần


Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công:



Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lương:



Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lương:



Hình 1.1 Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina



Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công



Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ



Hình 2.3: Mẫu bảng thanht toán tiền lương



Hình 2.4: Mẫu bảng thanht toán tiền thưởng
Hình 2.5: Mẫu bảng thanht toán tiền làm thêm giờ



Hình 2.6: Mẫu Phiếu lương nhân viên



Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi



Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phòng kế toán
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự








Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lương
Sơ đồ 2.2: Lưu dồ quy trình chấm công
Sơ đồ 2.3: Lưu dồ quy trình tính lương
Sơ đồ 2.4: Lưu dồ thanh toán lương
Sơ đồ 2.5: Lưu dồ hạch toán lương


Lời mở đầu
---
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các yếu tố doanh thu và chi phí luôn là
mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, đặc biệt là chi phí tiền lương luôn được
xem là một trong vấn đề quan trọng. Có thể nói, tiền lương đóng vai trò như một phần
thu nhập của người lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân,
nhân viên tham gia sản xuất đạt được hiệu quả cao nhất.
Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độ
rủi ro của quy trình tính lương của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽ
xảy ra nếu như công ty không có quy trình tính lương một cách chặt chẽ? Giải pháp để
tìm ra hướng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu hỏi

trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lương trở
thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanh
nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất là
đối với các doanh nghiệp có số lượng công nhân viên lớn.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu về
vấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lương tại Công ty TNHH Yujin Vina”. Qua đó,
nhóm em đưa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghị nhằm
hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lương tại đơn vị.


Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
-

Tên công ty

: CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

-

Địa chỉ

: Khu Chế Xuất Linh Trung, Phường Linh Trung,

Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
-

Ngày thành lập

: 30/10/1997

-

Mã số thuế

: 0301484202

-

Vốn điều lệ

: 50 tỷ đồng

-

Số tài khoản

-

Số điện thoại

: 08 38975952

-

Fax

: 08 38975955

-

Giám Đốc

: Dae Ki Moon

: 47110000015335 (NH Techcombank CN Sài Gòn)

 Hình 1.1 Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina


 Lịch sử hình thành.
-

Ngày 30/10/1997 Công ty TNHH Yujin Vina được Bộ Kế hoạch và Đầu tư Việt
Nam cấp giấy phép hoạt động.

-

Tháng 1/1998 Công Ty TNHH Yujin Vina được khởi công xây dựng tại khu chế
xuất Linh Trung, quận Thủ Đức, với diện tích 12.000 m 2, với số vốn đầu tư ban
đầu là 162 tỷ đồng tương đương với 9,6 triệu USD. Công suất 43,400,000 sản
phẩm/ 1 năm.

 Quá trình phát triển.
-

Tháng 07/1998 Công ty TNHH Yujin Vina đi vào hoạt động với một xưởng sản
xuất chính. Và đến ngày 03 tháng 10 năm 1998 chuyến hàng đầu tiên được xuất
xưởng trong niềm hân hoan phấn khởi của Ban Giám Đốc và toàn thể cán bộ
công nhân viên của công ty.

-

Đến năm 2000 do nhu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty quyết định đầu tư thêm
một phân xưởng mới với diện tích là 5430 m 2và công xuất 21,600,000 sản
phẩm/ 1 năm. Nâng tổng mức vốn đầu tư lên 16,6 triệu USD.

-

Hiện nay, với sự phát triển công ty đang sử dụng một lượng lao động tương đối
lớn: khoảng 1000 công nhân viên.

1.2 Chức năng và nhiệm vụ.


Chức năng của công ty:

Công ty TNHH Yujin Vina có chức năng sản xuất, kinh doanh và cung ứng cho
thị trường các sản phẩm như muỗng, nĩa, dao, móc khóa bằng thép không gỉ chất
lượng cao, đáp ứng nhu cầu nội địa và xuất khẩu.


Nhiệm vụ của công ty:

Đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Đảm bảo kinh doanh có
hiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với chất lượng tốt nhất. Đảm bảo
quyền lợi của người lao động ngoài ra công ty có nhiệm vụ mở rộng thị trường kinh


doanh trong và ngoài nước nhằm tăng cường vị thế, tăng giá trị vốn góp cho các cổ

đông và tạo nhiều công ăn việc làm góp phần ổn định xã hội.
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý



BAN GIÁM ĐỐC

Phòng Nhân
Sự

Phòng Kế
toán

Phòng KD Phòng QLCL Phòng XNK

Kho, Phân
xưởng

Nguồn: Phòng Nhân sự

-

 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Ban Giám đốc: Điều hành chung hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về

hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trước hội đồng quản trị. Xây dựng chiến lược
và triển khai thực hiện chiến lược sau khi được hội đồng quản trị phê duyệt.
-

Phòng Nhân sự. Xây dựng quy hoạch công tác tuyển dụng, đánh giá và phát

triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất của
công ty.
Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ tiền
lương. Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính
sách khác cho người lao động trong .Quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cán
bộ, nhân viên và người lao động. Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động
theo quy định hiện hành.
-

Phòng Kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty. Tổ

chức hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đúng quy dịnh và lập báo cáo mỗi kỳ.


Hằng năm phối hợp với phòng kinh doanh để phân tích tình hình hoạt động của công
ty, đề xuất giải pháp cho Ban giám đốc
-

Phòng Kinh doanh: Liên hệ với khách hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế.

Nghiên cứu, lựa chọn thị trường mục tiêu, thiết kế, hoạch định chiến lược kinh doanh.
Kết hợp với các phòng xuất nhập khẩu làm thủ tục xuất và nhập khẩu hàng hóa.
-

Phòng Quản lý chất lượng: Kiểm soát, quản lý chất lượng sản trong quá trình

sản xuất. Cập nhật và xây dựng các tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lượng sản phẩm.
-

Phòng Xuất nhập khẩu: Quản lý các nghiệp vụ xuất-nhập khẩu trong công ty.

Phụ trách khâu bán hàng, nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển phòng sản xuất
làm lệnh sản xuất. Khai thác trong nước hay nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ
quá trình sản xuất.
-

Kho, phân xưởng: Có nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm (muỗng, nĩa, dao…)

đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm theo kế hoạch đề ra. Bào quản, phân phối
sản phẩm và nguyên vật liệu cho sản xuất và nhận nguyên vật liệu từ nhà cung ứng.
Nhận thành phẩm từ xưởng sản xuất và xuất thành phẩm theo phiếu xuất kho hàng
hóa.
1.4.

Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lương

1.4.1 Cơ cấu phòng Kế toán:
-

Hình thức tổ chức kế toán tập trung, đơn vị có sơ đồ bộ máy kế toán gồm 6
thành viên cụ thể như sau:


Sơ đồ1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán

Kế Toán Trưởng
Kế toán Tổng
hợp

Kế toán
thanh toán

Kế toán
kho

Thủ Quỹ

Kê toán
bán hàng
(Nguồn: Phòng kế toán)

 Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên.
- Kế toán trưởng:
Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán
Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về
việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán,
thủ kho, thủ quỹ;
Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời
tài liệu liên quan đến công việc kế toán. Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo
pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán
trong đơn vị.
- Kế toán tổng hợp:
Tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra các phần hạch toán của các phần hành kế toán trước
khi số liệu được chính thức chấp nhận trong phần mềm kế toán


Lập và phân bổ các khoản chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, phân bổ chi phí khấu
hao tài sản cố định. Lập các bút toán kết chuyển doanh thu- chi phí, lãi lỗ cuối tháng.

Lập Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả họat động
kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhà
quản trị, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo nội bộ.
- Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt của Công ty, ghi chép và phản ảnh một cách đầy đủ các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt vào sổ quỹ.
Thực hiện việc thu- chi theo chứng từ đã được ký duyệt và báo cáo quỹ hàng ngày
và kiểm kê quỹ hàng tuần
-Kế toán thanh toán:
Thu thập chứng từ, hóa đơn, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến công nợ phải thu, phải trả, hàng tháng thực hiện bút toán ghi nhận chi phí lương,
các khoản trích theo lương, đồng thời lập Ủy nhiệm chi thực hiện thanh toán lương
cho nhân viên công ty bằng chuyển khoản ngân hàng.
Theo dõi, lập chứng từ thanh toán công nợ theo đúng đối tượng, thời gian quy định
và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán.
- Kế toán kho:
Thực hiện công tác nhập- xuất hàng hóa theo đúng đối tượng kế toán.
Lập báo cáo nhập xuất- tồn vào cuối tháng.
Phối hợp với thủ kho, nhân viên kho để tồ chức kiểm kê hàng tháng.
-Kế toán bán hàng:
Lập hóa đơn bán hàng và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , theo dõi công
nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng, chi tiết theo tuổi nợ.
Lập báo cáo bán hàng, báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo tình hình nợ phải
thu hàng tháng và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng.


1.5.2. Tổ chức công tác phòng Nhân sự:

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự

Trưởng phòng

Tuyển dụng

Chính sách

Đào tạo

Chế độ

Tiền lương

(Nguồn: Phòng Nhân sự )

 Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên
- Trưởng phòng: Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh
doanh và chiến lược của công ty.Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu
cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự. Tham mưu cho Ban giám đốc về việc xây
dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ
chức-Hành chánh-Nhân sự.
- Nhân sự Tuyển dung – Đào tạo: Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút
người tài cho công ty đồng thời lập kế hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các
phòng ban trong công ty. Xây dựng chính sách thăng tiến và luân chuyển nhân sự
trong công ty. Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và hỗ trợ cho các bộ
phận liên quan về công tác đào tạo và phát triển nhân viên.Phối hợp với các phòng ban
khác xác định nhu cầu đào tạo để lựa chọn hướng phát triển đào tạo theo yêu cầu của
công ty. Phối hợp với các phòng ban tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập


với công việc. Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến

thức cần thiết phục vụ cho công ty.
- Nhân sự Chính sách – chế độ: Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định
áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức
thực hiện. Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định, chính sách nhân sự cho
công ty và, thực hiện các chế độ cho người lao động. Xây dựng quy chế lương thưởng,
các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc và giải quyết những
thắc mắc của nhân viên trong hợp đồng lao động hay trong chính sách của công ty.
- Nhân sự tiền lương: Hàng tháng dựa vào bảng chấm công của từng phòng ban, tiến
hành tính lương và các khoản trích theo lương cho từng lao động. Tiến hành cập nhật
số lượng lao động để tạo tài khoản Ngân hàng cho từng lao động.


Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA
1. Khái quát về chu trình tiền lương
a. Khái niệm về tiền lương
Có nhiều cách hiểu về tiền lương, xét trên góc độ người lao động thì tiền lương
có thể là thu nhập của người lao động. Xét trên góc độ người sử dụng lao động thì tiền
lương là chi phí của người sử dụng lao động. Xét trên góc độ thị trường, tiền lương là
giá cả hàng hoá sức lao dộng. Trong quy trình tiền lương, tiền lương sẽ được hiểu là
các khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên của công ty được hưởng từ
công ty.
Tiền lương là yếu tố quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nhân sự trong
công ty. Có thể kể ra một số chức năng cơ bản của tiền lương như sau: kích thích lao
động, giám sát lao động, điều hoà lao động.
b. Các chức năng cơ bản, mục tiêu của chu trình tiền lương
 Định nghĩa chu trình tiền lương
Quy trình tiền lương được ghi nhận từ thời gian làm việc của người lao động
khi quét thẻ và ghi nhận trong Bảng chấm công cho đến khi việc thanh toán
lương được thực hiện và ghi nhận một cách chính xác vào hệ thống kế toán.
 Các chức năng cơ bản

- Xác định mức lương
- Chấm công
- Tính lương
- Trả lương
- Ghi nhận và báo cáo
 Mục tiêu của quy trình
- Mục tiêu chức năng xác định mức lương: Xác định mức lương phù hợp với
quy định của pháp luật, chính sách của công ty và phù hợp với năng lực,
-

-

chức vụ cho từng nhân viên.
Mục tiêu chức năng chấm công:
 Chấm đúng:
 Chấm đủ:
Mục tiêu chức năng tính lương: tiền lương của từng nhân viên được tính
toán một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
 Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác
và kịp thời.


 Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định
về chấm công của công ty.
 Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời
-

trên cơ sở chấm công.
Mục tiêu chức năng thanh toán lương: tiền lương của nhân viên toàn công ty
luôn được chi trả đầy đủ, chính xác từng người, chính xác số lượng và kịp

-

thời.
Mục tiêu chức năng ghi nhận và báo cáo: ghi nhận và báo cáo một cách
đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu về tất cả các chức năng của

công ty quy định.
2. Các chính sách liên quan đến tiền lương tại Công ty TNHH Yujin Vina
a. Chính sách tính lương
 Lực lượng lao động bao gồm: nhân viên văn phòng, công nhân phân xưởng
 Công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên làm công việc ổn định, lâu dài sau
thời gian thử việc là 2 tháng. Trong thời gian thử việc công nhân viên được trả
75% lương chính thức.
 Theo quy định của công ty, thời gian làm việc hàng ngày là 8 tiếng, cụ thể như
sau:
- Buổi sáng bắt đầu từ 7h30 đến 11h30
- Buổi chiều bắt đầu từ 12h30 đến 16h30
 Công nhân làm việc quá 16h30 được tính vào thời gian tăng ca. Thời gian tăng
ca chỉ được tính khi có sự yêu cầu làm thêm của tổ trưởng (trưởng
phong) và yêu cầu tính thêm giờ cần có sự phê duyệt của trưởng phòng.
- Khi công nhân về sớm hay ra cổng phải điền đầy đủ thông tin vào giấy ra
cổng, có xác nhận của tổ trưởng (trưởng phòng), công nhân ra cổng chuyển
giấy ra cổng cho bảo vệ.
- Công nhân nghỉ có lý do chính đáng (ốm đau, bố mẹ mất,…) phải thông báo
trước 3 ngày trừ trường hợp đột xuất phải nêu rõ lý do. Nếu công nhân tự ý nghỉ


phép, trong giới hạn 3 ngày tùy theo mức độ nghiêm trọng thì tổ trưởng đánh
giá tính chuyên cần và nếu nghỉ quá 3 ngày thì mỗi ngày trừ 2% lương.

 Quy định về chính sách chuyên cần đối với nhân viên trong công ty:
 Bảng2.1: Chính sách chuyên cần
Thời gian công tác

Trên 4 năm

Công tháng
Đủ công
Nghỉ một ngày

Dưới 4 năm và thử việc

4 công chuyên cần

2 công chuyên cần

2 công chuyên cần

1.5 công chuyên cần

(1 công chuyên cần = 1 ngày lương)
 Trưởng của mỗi bộ phận sẽ là người phê duyệt số giờ làm cho
nhân viên của họ trên bảng chấm công. Vào cuối mỗi tháng, công ty sẽ tổng
hợp bảng chấm công để hoàn thành bảng thanh toán tiền lương trình cho Kế
toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
 Nhân viên văn phòng và công nhân phân xưởng được trả lương 1 lần trong một
tháng (vào ngày 05 của mỗi tháng).
 Công ty trả tiền lương, tiền thưởng, những khoản phụ cấp và những thu nhập
khác theo lương được quy định phù hợp với quy định của pháp luật và chính
sách nội bộ của công ty.

b. Cơ sở tính lương
 Công thức tính lương:
)+ Phụ cấp – Các khoản giảm trừ lương

 Trên tổng số lương trả cho người lao động, công ty sẽ giữ lại một phần của bảo
hiểm y tế (1,5%) và bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) từ người
lao động.
 Công ty sẽ chịu 18% bảo hiểm xã hội và 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất
nghiệp, 2% kinh phí công đoàn trên mức lương cơ bản.


 Máy quẹt thẻ ghi lại số ngày và thời gian làm việc của người lao động ở văn
phòng và nhà máy (bảng chấm công do tổ trưởng và các bộ phận có liên quan
ghi nhận).
 Lương của người lao động được theo dõi và tính toán dựa trên số giờ làm việc
trên bảng chấm công khi đã đối chiếu dữ liệu từ máy quẹt thẻ.
 Các trường hợp sau sẽ không được tính lương
-

Quẹt đúng 1 lần trong ngày (có quẹt thẻ vào mà không quẹt thẻ ra hoặc
ngược lại).

-

Trường hợp quên thẻ, phải báo với cấp trên có trách nhiệm liên quan,
nếu không sẽ không được tính vào thời gian làm việc chính thức.

-

Nhân viên có quyền lợi quẹt thẻ ra hoặc vào trong một số trường hợp đặc

biệt có phê duyệt của cấp trên. Ngoài ra, thời gian vệ sinh cho mỗi cá
nhân là 3 – 5 phút/lần. Giờ ra và vào ăn trưa 1 tiếng/người/ngày.

 Nhân sự tiền lương tính tiền lương, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập
cá nhân trên excel theo luật lao động của Việt Nam và chính sách lương của
công ty.
 Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêu
cầu thanh toán lương qua tài khoản ngân hàng cho từng nhân viên.


3. Thực trạng chu trình tiền lương tại Công ty TNHH Yujin Vina
Chu trình tiền lương tại công ty gồm 3 hoạt động cơ bản:
- Chấm công
- Tính lương
- Thanh toán lương và ghi nhận, báo cáo
 Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lương
NHÂN VIÊN

Đi làm

CÁC BỘ PHẬN

Chấm công hàng
ngày

BP NHÂN SỰ TIỀN
LƯƠNG

PB KẾ TOÁN

BAN GIÁM ĐỐC

Tập hợp bảng chấm
công và các chứng từ
liên quan

Ký xác nhận bảng
chấm công
Tính lương, in phiếu
lương

Ký nhận

Kế toán trưởng phê
duyệt bảng TT lương

Phê duyệt bảng
thanh
toán
lương

Lập UNC

Phê duyệt UNC

Phiếu lương

Lập bảng Thanh toán
lương
Thanh toán, Hạch

toán lương


a. Quy trình chấm công
 Sơ đồ 2.2: Lưu dồ quy trình chấm công
CÁC BỘ PHẬN

Lập bảng chấm công

Bảng chấm
công

BỘ PHẬN NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG

Nhập dữ liệu vào Excel
và tổng hợp

Bảng chấm
công

Tập tin BCC

Bảng chấm công

Ký xác nhận

Bảng chấm công
đã phê duyệt

Hàng ngày, người lao động quét thẻ vào và ra công ty. Tổ trưởng các bộ phận ghi

nhận giờ lao động, ăn trưa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời


theo dõi những thông tin bất thường trong tổ của mình như công nhân nghỉ trong
ngày, công nhân về sớm, công nhân đến muộn… Sau đó cuối ngày, tổ trưởng gửi
bảng chấm công có xác nhận cho phòng nhân sự nhập liệu và sáng ngày hôm sau
nhận lại để theo dõi.
Cuối tháng, nhân viên nhân sự tiền lương có trách nhiệm tổng hợp thời gian lao
động của tất cả công nhân viên trên bảng chấm công (số công, thời gian làm thêm,
công chuyên cần…). Sau khi tổng hợp, đối chiếu với dữ liệu từ máy quét thẻ, bảng
chấm công được in ra giao cho trưởng các bộ phận (sản xuất, kinh doanh, kế toán,
kho,…) xác nhận.


b. Quy trình tính lương
Sơ đồ 2.3: Lưu dồ quy trình tính lương

BP NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG

KẾ TOÁN TRƯỞNG

GIÁM ĐỐC

Các bộ phận
Xét duyệt

Xét duyệt

Bảng chấm công

Nhập liệu và lập bảng
thanh toán lương

Bảng TT
lương

KT tổng hợp

Tập tin Bảng TT
lương

KT thanh toán

Bảng TT
lương

Bảng TT
lương


Sau khi nhận được bảng chấm công đã được xác nhận từ trưởng các bộ phận, nhân
viên nhân sự tiền lương căn cứ trên bảng chấm công, danh sách thay đổi bậc lương
công nhân của các tổ, danh sách cán bộ công nhân viên nghỉ chế độ trong tháng, danh
sách công nhân nghỉ việc để tính lương, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu
nhập cá nhân.
Việc tính lương được thực hiện trên phần mềm excel. Sau đó in ra phiếu lương
phát cho toàn thể nhân viên để ký xác nhận, khiếu nại nếu có sai sót trước khi lập
bảng thanh toán lương. Bảng thanh toán lương được lập thành 2 liên gửi cho Kế toán
trưởng và Giám đốc ký duyệt. Sau đó một liên được gửi cho kế toán tổng hợp, liên
còn lại gửi cho kế toán thanh toán.

c. Quy trình thanh toán và hạch toán lương.
 Sơ đồ 2.4: Lưu dồ thanh toán lương
KẾ TOÁN THANH TOÁN

GIÁM ĐỐC
A

Phòng nhân sự tiền
lương

Ngân hàng
Bảng TT
lương

UNC
Bảng Thanh
toán lương

GBN
Xét duyệt
Ghi sổ

Lập UNC

GBN

Sổ kế toán

UNC đã
xét duyệt

Bảng TT
lương

Bảng TT
lương

UNC

Ngân hàng
A


Sau khi nhận được bảng thanh toán lương từ phòng nhân sự tiền lương. Kế
toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi (2 liên) để đề nghị thanh toán lương kèm với
Bảng thanh toán lương đã được ký duyệt trước đó. Bộ chứng từ được đưa cho
Ban giám đốc ký duyệt. Sau đó kế toán thanh toán gửi bộ chứng từ qua ngân
hàng để tiến hành thanh toán. Sau khi thanh toán, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ tới
kế toán thanh toán .
 Sơ đồ 2.5: Lưu dồ hạch toán lương

BP nhân sự tiền lương

Bảng TT lương

Ghi sổ

Bảng TT lương

Sổ kế toán

Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương đã được ký duyệt tiến
hành lập bút toán và định khoản chi phí lương, các khoản trích theo lương... vào số cái
trong kỳ. Nhận được GBN kế toán thanh toán để tiến hành hạch toán số lương thực tế chi
trả trong kỳ.


Định kỳ, Kế toán tổng hợp so sánh giữa Quỹ lương kế hoạch với chi phí lương
thực tế, nếu có chênh lệch lớn phải báo lại cho Kế toán trưởng để có biện pháp xử lý kịp
thời.
5. Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình
a. Bảng chấm công: Do tổ trưởng, trưởng phòng lập (2 liên)
Phương pháp ghi nhận: Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm công
hàng tháng.
Tên cột

Nội dung

Cột A, B

Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác.

Cột C

Ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của từng người.

Cột 1->31
Cột 32
Cột 33
Cột 34

Cột 35

Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.
Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.
Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương của từng
người trong tháng.
Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng các loại % lương của từng
người trong tháng.
Ghi tổng số công nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của từng người trong tháng.

Bảng chấm công gồm 3 chữ ký:
 Người chấm công : Ký để xác nhận việc chấm công
 Phụ trách bộ phận: Ký để kiểm tra việc chấm công là đúng, đủ theo quy định
 Người duyệt: Phê duyệt việc chấm công
Số liên: 2 liên
 Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt.
 Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lương để làm cơ sở lập Bảng thanh toán
tiền lương.


 Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công
Đơn vi:………..
Bộ phận:……….
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng….năm….

ST
T

A

ngạch
bậc
lương
Họ và hoặc
tên
cấp
bậc
chức
vụ

B

C

Ngày trong
tháng

Quy ra công

1 2 3 …

3
1

Số
công
hưởng
lương
sản

phẩm

1 2 3 …

3
1

32

Số
công
hưởng
lương
thời
gian

Số
công
nghỉ
việc,
ngừng
việc
hương
100%
lương

33

34

Số
công
nghỉ
việc,
ngừng
việc
hương
…%
lương

Số
công
hương
BHXH

35

36

Cộng
Người chấm công
(Ký, họ tên)
- Lương sản phẩm:
- Lương thời gian:
- Ốm, điều dưỡng:
- Con ốm:
- Thai sản:
- Tai nạn:

Phụ trách bộ phận

(Ký, họ tên)
SP
+
Ô
Cô
TS
T

- Nghỉ phép:
- Hội nghị, học tập:
- Nghỉ bù:
- Nghỉ không lương:
Ngừng việc:
- Lao động nghĩa vụ:

Ngày….tháng…năm.....
Người duyệt
(Ký, họ tên)
P
H
NB
KL
N
LĐ


b. Bảng chấm công làm thêm giờ: Do bộ tổ trưởng hay trưởng phòng lập
Phương pháp ghi nhận
Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm...) có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việc
theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ.

Tên cột

Nội dung

Cột A, B

Ghi số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận công tác.

Cột 1->31

Ghi số giờ làm thêm của các ngày (Từ giờ...đến giờ...) từ ngày 01 đến ngày
cuối cùng của tháng.

Cột 32

Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thường trong tháng

Cột 33

Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật

Cột 34

Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết

Cột 35

Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi tối (tính theo quy định của pháp luật)
không thuộc ca làm việc của người lao động.

Gồm 3 chữ ký:
 Đại diện của bộ phận có người làm thêm: xác nhận việc làm thêm giờ của nhân
viên.
 Người chấm công: xác nhận việc chấm công làm thêm giờ.
 Người duyệt: phê duyệt việc chấm công làm thêm giờ.
Số liên: 2 liên
 Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt.
 Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lương để làm cơ sở lập Bảng thanh toán
tiền làm thêm giờ.